POLITÉCNICO MAYOR

MÓDULO: FACTURACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

DOCUMENTO DE APOYO
FACTURA REQUISITOS DE LEY
PROGRAMA: Auxiliar Administrativo en Salud
Elaborado: EQUIPO DE DOCENTES

NORMA DE COMPETENCIA

Facturar los servicios de salud prestados según pagador, tipo de contratación y

norma vigente.

ELEMENTOS DE COMPETENCIA

 Liquidar los servicios generados en la atención de la persona según

contratación y normatividad vigente.

 Disponer los documentos contables para el cobro por la prestación del

servicio según normatividad vigente y las condiciones contractuales.

La factura como documento contable (Definición, requisitos, tipos de factura)

¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor
probatorio y constituye título valor para su emisor o poseedor en caso de endoso.
Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y
entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el
nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o
servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros
conceptos.
Sobre la factura dice el artículo 773 del código de comercio colombiano:
Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (…)
Vemos que el código de comercio nuestro define la factura como un título valor,
título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo en el contenido, de
modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor [factura] no reciba a
satisfacción lo allí contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento
respectivo presta mérito ejecutivo.
Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de título valor
debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio considera para
ello.
Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor
desde el punto de vista tributario, requisitos que están contemplados en el artículo
617 del estatuto tributario.

REQUISITOS DE LA FACTURA.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor,
debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Código de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos

señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto
Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los
siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En

ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se
entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a
la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o

firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente
ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el

original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los
terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los
requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de
cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio
origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del
vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que
corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la
parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las

señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las
facturas.
PARA EFECTOS TRIBUTARIOS, LA FACTURA DEBE CONTENER MÍNIMO
LOS REQUISITOS CONTEMPLADOS EN EL ARTÍCULO 617 DEL ESTATUTO
TRIBUTARIO:

ARTICULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. Para efectos

tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y

h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría.

PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no

será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar
copia de la misma.
PARÁGRAFO. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será
admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando
corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de
manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos,
alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

ARTICULO 618. OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO

EQUIVALENTE. A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de
bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o
documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a
exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente
comisionados para el efecto así lo exijan.

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien
expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda
constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga
como mínimos los siguientes requisitos:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos

descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre
la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas,
se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos

contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el

documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que
el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d)

del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones
y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente
contenga la correspondiente numeración”.

Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de

autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que
debe estar impresa en la factura.
ARTICULO 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La factura de
venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen
con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a
consumidores finales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina

registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y
los demás que señale el Gobierno Nacional.

Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley el Gobierno Nacional
reglamentara la utilización de la factura electrónica.

ARTICULO 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA

EXPEDICIÓN DE FACTURA No se requerirá la expedición de factura en las
operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de
ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá
esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen
simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.

ARTICULO 616-3. Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de los
requisitos previstos en las normas o cuando se presten para expedir facturas con
numeración repetida para un mismo contribuyente o responsable, serán
sancionadas con la clausura por un día del establecimiento o sitio donde ejerzan la
actividad.

Una vez aplicada la sanción de clausura, en caso de incurrir nuevamente dentro

de los 2 años siguientes en cualquiera de los hechos sancionables con esta
medida, la sanción a aplicar será la clausura por diez (10) días calendario y una
multa equivalente a la establecida en la forma prevista en el artículo 655.

Cuando el lugar clausurado fuera adicionalmente casa de habitación, se permitirá

el acceso de las personas que lo habitan, pero en él no podrán efectuarse
operaciones mercantiles o el desarrollo de la actividad u oficio, por el tiempo que
dura la sanción y en todo caso, se impondrán los sellos correspondientes.

La sanción a que se refiere el presente artículo, se impondrá mediante resolución,

previo traslado de cargos a la persona o entidad infractora, quien tendrá un
término de diez (10) días para responder. Contra esta providencia procede el
recurso previsto en el artículo 735 del Estatuto Tributario
La sanción se hará efectiva dentro de los diez (10) días siguientes al agotamiento
de la vía gubernativa.

SI USTED DESEA IMPLEMENTAR SU FACTURA MEDIANTE EL SISTEMA

ELECTRONICO, ES DECIR IMPRESA POR UN PROGRAMA CONTABLE DEBE
TENER ENCUENTA LO SIGUIENTE:

DIAN

Resolución 14465
28-11-2007

Por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la

factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta
modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el literal i) del

artículo 19 del decreto 1071 de 1999, artículo 684-2 del Estatuto Tributario y
el Decreto 1929 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el articulo 684-2 del Estatuto Tributario prevé que la dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales podrá prescribir para determinados contribuyentes o sectores
la adopción de sistemas técnicos para el control de la actividad productora de
renta.

Que el decreto 1929 del 2007 reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Que este decreto en su artículo 1º definió la factura electrónica y estableció que la

autorización de numeración de facturación que debe solicitar el obligado a facturar,
corresponde a la misma autorizada para la factura por computador.

Que según el artículo 4º de la misma normativa, la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales debe establecer las características y requisitos del contenido
técnico de control de la factura electrónica y de las notas crédito.

Que de conformidad con el artículo 8º del mismo decreto, la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales debe establecer los términos en los cuales el
obligado a facturar, que opte por utilizar la factura electrónica, informará a la DIAN
las distintas situaciones relacionadas con el uso de la factura electrónica y demás
aspectos relacionados con el ejercicio de esta modalidad, y
Que conforme al artículo 9º del Decreto 1929 de 2007, la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales debe establecer el contenido y las condiciones de tiempo,
modo, lugar y especificación técnica de la información que los obligados que opten
por facturar en forma electrónica y los adquirentes deben entregar a la Entidad,

En mérito de lo expuesto, el Director General de la Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

Artículo 1. Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en la presente resolución aplica:

a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma
de factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y
controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que
para la expedición (generación y numeración) de facturas en otras modalidades,
incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios
públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los
procedimientos y tecnologías de información. En este evento los contribuyentes
obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

- 1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente

resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control
establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la
factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control, la
entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico,
para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su
totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender las demás
obligaciones establecidas en la resolución 03878 de 1996.

- 2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente

resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control
establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la
factura electrónica, así como con la inclusión del número técnico de control
solamente en las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de
mantener el sistema de control técnico establecido para la factura por computador.
En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas
en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen
facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura
electrónica, deberán cumplir en su totalidad lo dispuesto en la Resolución 03878
de 1996.
La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación

Artículo 2. Inicio de operaciones con factura electrónica y actualización.Las

personas jurídicas, naturales y demás sujetos obligados a facturar que opten por
facturar electrónicamente deberán informar a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales su decisión de facturar bajo esta modalidad.

La persona natural o jurídica a través de su representante legal, deberá diligenciar

y entregar el documento que para tal efecto disponga la DIAN, siempre y cuando
se encuentre certificada la calidad del proceso de facturación.

En consecuencia, deberá informarse entre otros datos: el número y fecha de las

certificaciones vigentes de calidad ISO 9001:2000 en el proceso de facturación,
definido en el artículo 2 del Decreto 1929 de 2007, precisando los procedimientos
objeto de la certificación: expedición (generación y numeración), entrega,
aceptación y conservación, incluyendo exhibición. Si todo o parte del proceso se
cumple a través de terceros, deberá especificarse adicionalmente, el nombre o
razón social y NIT de la persona natural o jurídica que presta el o los servicios,
indicando los procedimientos del proceso de facturación que presta por el
obligado, así como los datos relativos a las respectivas certificaciones de calidad.

Cuando el obligado requiera actualizar datos relativos a la certificación de calidad

y/o datos relativos a los terceros que le prestan alguno o todos los servicios
relacionados con el proceso de facturación, deberá diligenciar y entregar el
documento que para tal efecto disponga la DIAN.

Cuando se requiera aclarar o completar información suministrada por el obligado,

la DIAN deberá requerirlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
radicación del escrito respectivo. El solicitante deberá complementar la
información dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del
requerimiento, si no lo hace se entenderá que desiste, sin perjuicio de que el
interesado pueda presentar nuevamente el informe de inicio o de actualización.

Artículo 3. Procedimiento para autorización de numeración.

1. Generalidades.

La numeración de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrónica,

obedece a un SISTEMA DE NUMERACIÓN CONSECUTIVA AUTORIZADO POR
LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la

unicidad de la factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos que le
permitan diferenciar la facturación de los ingresos provenientes de las ventas o
prestación de servicios, como: la modalidad de pago, por establecimientos de
comercio, por ciudad u otra forma. Cuando se utilice prefijo, el mismo formará
parte del número de la factura.

Las notas crédito no requieren numeración autorizada por la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales, pero en todo caso deben llevar un sistema de
numeración consecutiva.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, los abonos y

cargos se reflejarán en la siguiente factura. En todo caso, estas empresas deben
conservar los documentos y/o registros que soportan el abono o cargo respectivo.

El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una

solicitud y la respectiva decisión de la DIAN.

2. Solicitud de autorización de numeración.

La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica una vez
informe su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a
utilizar.

Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en

forma electrónica, deberá utilizarse, así:

- a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta
forma de facturación.

- b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras

modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se

indica en el literal b) del artículo 1º de la presente Resolución y, tenga una
autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene
utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Cuando el interesado requiera un nuevo rango de numeración o la habilitación de

un sobrante por el vencimiento del término de dos años contados a partir de la
ejecutoria de la resolución de autorización de numeración, se deberá elevar la
respectiva solicitud.

Todos los obligados que opten por facturar en forma electrónica

independientemente de que expidan o no factura por un sistema de facturación
según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente resolución, deberán
solicitar autorización de numeración.
En todo caso, los obligados a facturar que opten por facturar en forma electrónica,
y así lo manifiesten a la DIAN, previo al inicio de la expedición de las facturas
electrónicas, deberán cumplir con las características y contenido técnico
establecidos en el decreto 1929 de 2007, la presente resolución y las demás que
modifiquen o aclaren dicha normativa.

3. Decisión.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la Subdirección de

Gestión y Asistencia al Cliente o dependencia que haga sus veces, deberá
resolver la solicitud de autorización de numeración dentro de los quince (15) días
hábiles siguientes a la fecha de recepción. Una vez vencido el término antes
señalado sin que la Administración se haya pronunciado, se entenderá que opera
la autorización solicitada.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización de

numeración para facturar electrónicamente, procede únicamente el recurso de
reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la
presentación del mismo, por el área de gestión y asistencia o dependencia que
haga sus veces.

En las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de resolución de

autorización o señalar que la administración no se pronunció en el término
señalado en el inciso primero de este numeral, cuando sea el caso, y el rango de
numeración consecutiva autorizada.

Artículo 4. Contenido técnico de control de la factura electrónica y de las

notas crédito. El contenido técnico de control corresponde a un valor
alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza
algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de
expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora,
minutos y segundos), además de la clave técnica, entre otros. Esta clave será
entregada por la DIAN al obligado una vez autorice la numeración para facturar en
forma electrónica y en lo sucesivo cuando el obligado lo requiera.

El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de
las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y, se deberá
representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar
en su representación gráfica.

Parágrafo 1. Para los obligados que opten por el numeral 1 del literal b) del
artículo primero, el número técnico de control deberá incorporarse en las facturas
expedidas que comparten con la factura electrónica el procedimiento de
expedición (generación y numeración).
Parágrafo 2. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, para
efectos de la obtención del contenido técnico de control se tendrá en cuenta, entre
otros aspectos, los datos de identificación del adquirente persona natural o
jurídica, informados en los acuerdos para facturar bajo la modalidad de factura
electrónica.

Parágrafo 3. El procedimiento y las especificaciones técnicas pertinentes se

incorporan en el anexo 001, que forma parte integral de la presente resolución.

Artículo 5. Cese de operaciones con factura electrónica. La expedición de

facturas electrónicas cesará de oficio o a solicitud de parte.

1. De oficio, en los siguientes eventos:

- a) Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales verifique que la

información entregada por el obligado con el fin de informar el inicio o
actualización de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica no sea
exacta o veraz.

- b) Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que corresponden al

obligado que opte por facturar en forma electrónica conforme al Decreto 1929 de
2007, la presente Resolución y/o las normas que modifiquen o complementen
dicha normativa.

En cualquiera de estos casos, la DIAN expedirá la correspondiente resolución e

inhabilitará la numeración sobrante, cuando haya lugar a ello. Contra dicho acto
administrativo, procede el recurso de reposición ante el área de Gestión y
Asistencia o dependencia que haga sus veces, el cual deberá interponerse dentro
de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto
dentro del mes siguiente a la presentación del mismo. Una vez ejecutoriada la
resolución, quedará inhabilitada la numeración sobrante.

2. A solicitud de parte, en los siguientes casos:

- a) Cuando se presenten circunstancias que impidan el uso de la factura

electrónica tales como: liquidación de la persona jurídica o asimilada, fusión por
absorción o fusión por creación, cuando la sociedad o sociedades absorbidas o
fusionadas facturaban electrónicamente. En los eventos de escisión, cuando la
sociedad que facturaba electrónicamente desaparece jurídicamente y, por cese de
actividades mercantiles en forma defiNITiva, entre otros.

- b) Cuando el obligado opte por no facturar electrónicamente, informando la

numeración sobrante, si fuere el caso.
Para tal efecto, el interesado deberá informar el cese de operaciones bajo la
modalidad de factura electrónica y solicitar la inhabilitación de la numeración
sobrante, cuando sea el caso.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud procede el recurso de

reposición ante el área de Gestión y Asistencia o dependencia que haga sus
veces, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a
su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes siguiente a la presentación del
mismo.

Parágrafo 1. En todos los casos en los cuales se informe una numeración

sobrante, la misma será inhabilitada y por consiguiente no podrá ser usada, a más
tardar desde la fecha de ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

Parágrafo 2. Cuando el obligado cese la expedición de facturas en forma

electrónica y continúe con la expedición de facturas en otras modalidades que
compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, un vez
ejecutoriada la resolución. Debe someterse a la normatividad que corresponda
según el caso.

Artículo 6. Formas de adelantar los procedimientos. Los procedimientos de

inicio, autorización de numeración y cese de operaciones con factura electrónica,
se adelantarán en forma presencial o virtual cuando la DIAN lo disponga a través
de sus servicios informáticos electrónicos, utilizando el mecanismo de firma
amparado en certificado digital.

Artículo 7. Información a entregar en forma periódica por el obligado a

facturar. El obligado que opte por facturar en forma electrónica deberá entregar
de manera virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente información:

1. Consolidado mensual por adquirente. Este consolidado debe presentar

totalizada la información de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada
mes calendario, diferenciado por tipo de factura, según sean electrónicas o
facturas expedidas en otras modalidades que compartan con aquella el
procedimiento de expedición, así:

- a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas.

- b) Valor total del IVA facturado en las facturas expedidas.

- c) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas anuladas.

- d) Valor total del IVA de facturas anuladas.

- e) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas expedidas
por contingencia utilizada (ej. talonario, facturas expedidas en otras modalidades
que compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición).

- f) Valor total del IVA de facturas expedidas por contingencia utilizada (ej.
talonario, o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura
electrónica el procedimiento de expedición).

- g) Cantidad y valor notas crédito.

- h) Valor IVA notas crédito.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios, informarán únicamente respecto

de las facturas electrónicas por cada persona natural o jurídica con la cual hayan
celebrado acuerdos para facturar en forma electrónica y no reportan información
relativa a notas crédito.

La información correspondiente a este numeral, deberá entregarse conforme a las

especificaciones técnicas que figuran en el anexo 002, que forma parte integral de
la presente Resolución.

2. Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas

electrónicas. Este informe debe presentar la relación de la identificación y el
nombre o razón social de los adquirentes suscriptores, de los acuerdos suscritos
como de los revocados, para el período informado, incluyendo la fecha de
suscripción del acuerdo y la de terminación (revocación) cuando haya lugar.

Esta información deberá entregarse conforme a las especificaciones técnicas que

figuran en el anexo 004, que forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 8. Información a entregar por el adquirente de forma periódica.Los

adquirentes a quienes previo acuerdo se les haya expedido factura electrónica,
que pretendan hacer valer costos y deducciones, deberán entregar a través de los
servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, un consolidado mensual por obligado a facturar, el cual deberá
presentarse por cada mes calendario con la información totalizada y contener la
siguiente información:

- a) Cantidad de facturas y valor total de la operación de las facturas que le fueron

expedidas.

- b) Valor total del IVA que le hubieren facturado, cuando se trate de bienes y/o
servicios gravados.
Parágrafo. La información a que se refiere el presente artículo deberá entregarse
conforme a las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003, que forma
parte integral de la presente Resolución.

Artículo 9. Plazo de entrega de información. Los obligados que opten por

facturar en forma electrónica así como los adquirentes que pretendan hacer valer
costos y deducciones, deberán entregar la información a que se refieren los
artículos anteriores, por bimestres vencidos correspondientes a los meses de:
enero y febrero, marzo y abril, mayo y junio, julio y agosto, septiembre y octubre y,
noviembre y diciembre, según el último dígito del NIT sin incluir el dígito de
verificación, así:

* 1 y 2: el sexto y séptimo día hábil del mes siguiente al vencimiento del periodo,
respectivamente.

* 3 y 4: el octavo y noveno día hábil del mes siguiente al vencimiento del período,
respectivamente.

* 5 y 6: el décimo y decimoprimero día hábil del mes siguiente al vencimiento del

período, respectivamente.

* 7 y 8: el decimosegundo y decimotercero día hábil del mes siguiente al

vencimiento del período, respectivamente.

* 9 y 0: el decimocuarto y decimoquinto día hábil del mes siguiente al vencimiento

del periodo, respectivamente.

Artículo 10. Información detallada. sin perjuicio de la información a reportar

conforme a los artículos anteriores, la DIAN podrá requerir información detallada,
por el período que determine, a un obligado o a grupos de obligados que hayan
optado por facturar en forma electrónica, o a un adquirente o grupos de
adquirentes que pretendan soportar costos y deducciones, así:

1) Si el informante es el obligado a facturar, deberá diferenciar el tipo de factura,

según sean electrónicas o facturas expedidas en otras modalidades que
compartan con la factura electrónica el procedimiento de expedición, así como las
facturas anuladas y las expedidas con procedimientos de contingencia,
informando los siguientes datos:

a) Nombres y apellidos o razón social del adquirente,

b) Tipo de documento de identificación del adquirente,
c) Número de documento de identificación del adquirente,
d) Tipo de factura (electrónica, otra modalidad, talonario en caso de contingencia)
e) Número de factura,
f) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
g) Valor total de la operación facturado,
h) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
i) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas y las demás
que compartan con la misma el procedimiento de expedición (generación-
numeración), si fuera el caso).

2) Si el informante es el adquirente, deberá informar respecto de las facturas

electrónicas que le hubieren expedido, la siguiente información:

a) Nombres y apellidos o razón social del vendedor del bien o servicio,

b) NIT del vendedor
c) Número de factura,
d) Fecha de la factura, (año, mes día, hora, minutos, segundos).
e) Valor total de la operación facturado,
f) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
g) Número de control técnico (respecto de las facturas electrónicas).

Parágrafo 1. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la

información suministrada corresponderá únicamente a las facturas electrónicas
expedidas a los adquirentes con quienes hayan suscrito acuerdos, documentos de
donde se tomarán los datos de identificación del adquirente persona natural o
jurídica.

Parágrafo 2. La anterior información se entregará en el formato cuyas

especificaciones técnicas se incluyen en el anexo 005, que forma parte integral de
la presente Resolución.

Artículo 11. Procedimiento para la entrega de información. El obligado que

opte por facturar en forma electrónica deberá entregar en forma virtual a través de
los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital
emitido por la DIAN, la información a que se refieren los artículos anteriores.

El adquirente a quien le hubieren facturado en forma electrónica, que pretenda

hacer valer costos y deducciones, podrá entregar la información a que se refieren
los artículos anteriores en forma virtual a través de los servicios informáticos
electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de
la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, en caso de
poseerla a la fecha de publicación de la presente resolución, o en forma presencial
en caso contrario, evento en el cual deberá llevar la información en unidades
extraíbles USB.

La obligación de presentar la información correspondiente, la cumple directamente

la persona natural obligada que opte por facturar en forma electrónica o el
adquirente según el caso, o el representante legal de las personas jurídicas o
demás entidades. La DIAN emitirá cuando sea el caso el mecanismo de firma con
certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del
informante deba cumplir la obligación de presentar la información utilizando los
servicios informáticos electrónicos.

Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial

en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la
presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta
persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el representante
legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En
estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de
información por envío de archivos.

Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios

informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la
presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma
virtual, deberá acercarse a la administración o puntos habilitados por la DIAN
llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital
para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación
virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la
presentación presencial.

Sin perjuicio de lo anterior, el obligado a informar deberá prever con suficiente

anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar
el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso, los eventuales daños en su
sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los
procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de
inscripción o actualización en el registro único tributario y/o de la activación del
mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta asociada a la firma
digital, por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o
la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres (3) días
hábiles al vencimiento, constituirán causales de justificación de la
extemporaneidad en la presentación de la información.

Parágrafo. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales modifique o

adicione el contenido de la información que debe entregarse conforme a la
presente resolución, lo dará a conocer a los obligados a reportar, a través de
Resolución, con una antelación no inferior a tres (3) meses a la finalización del
periodo respecto del cual se requiera la información.

Artículo 12. Procedimiento previo a la presentación de la información a

través de los servicios informáticos electrónicos. Para efectos de la emisión
del mecanismo de firma con certificado digital, deberá cumplirse previamente el
siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del

informante incluyendo la responsabilidad "Informante de exógena", y su correo
electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro
Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el
mecanismo de firma con certificado digital.

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su

Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767
de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la
responsabilidad 22 "obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo

de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres (3)
días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el
procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse

personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta
persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas
administraciones de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las
personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la
persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 2. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las

personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia
de la presente resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo
de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

Artículo 13. Sanciones. Cuando la información a que se refiere la presente

resolución no se suministre dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido
presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de
las sanciones contempladas en el articulo 651 del Estatuto Tributario.

Artículo 14. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y

deroga las disposiciones que le sean contrarías.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 28 noviembre de 2007

OSCAR FRANCO CHARRY

Director General

CUANDO REALICE COMPRAS CON EL REGIMEN SIMPLIFICADO Y UD ES

REGIMEN COMUN DEBE TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE:

El MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO en el DECRETO 522 DE

2003 (7 MAR. 2003) reglamenta entre otras cosas la COMPRA A PERSONAS
DEL REGIMEN SIMPLIFICADO ASI:
ARTICULO 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones
efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no
comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente,
responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas
naturales no comerciantes o inscritas en el ré gimen simplificado, expedirá a su
proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes
requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
d. Fecha de la operación.
e. Concepto.
f. Valor de la operación.
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

Ademas de lo anterior, cuando se realizan copras a personas naturales, ES DE

GRAN IMPORTANCIA SOLICITARLES UNA COPIA DEL RUT, PUES ESTÉ
SERÁ DE GRAN UTILIDAD TANTO PARA SOPORTAR COSTOS Y
DEDUCCIONES, COMO PARA REPORTAR INFORMACIÓN EXÓGENA DE
FORMA CORRECTA.

En primer lugar, por EXIGENCIA DEL ARTÍCULO 177-2, SE DEBE EXIGIR Y

CONSERVAR LA COPIA DEL RUT DE LAS PERSONAS NATURALES
PERTENECIENTES AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO, A LAS QUE SE LE HAYAN
REALIZADO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS GRAVADOS CON EL
IMPUESTO A LAS VENTAS.

De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados

fiscalmente.

También contempla el citado artículo, que las compras que se realicen a una
persona que debiendo estar en el régimen común, no lo está, tampoco serán
deducibles.

Dice el artículo 177-2:

No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de
operaciones gravadas con el IVA:

a. Los que se realicen a personas no inscritas en el régimen común del impuesto

sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones de
pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt] en el respectivo período gravable.
b. Los realizados a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre
las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen
un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt]
en el respectivo período gravable .

c. Los realizados a personas naturales no inscritas en el régimen común, cuando

no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo
vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo
anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y
arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de
los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace
referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de

exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del régimen
simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a
que se refiere el artí culo 555-2.

Se observa que la obligación de exigir el Rut, no se aplica cuando las compras se

realizan a los agricultores, ganaderos y arrendadores que pertenezcan al régimen
simplificado.

Este artículo es aplicable únicamente tratándose de operaciones gravadas con el

impuesto a las ventas, de suerte que si lo que se adquiere es un bien o un servicio
que no está gravado con el impuesto a las ventas, no existe la obligación de exigir
el Rut.

En todo caso, independientemente de si se obliga o no a exigir el Rut, éste debe

ser solicitado a toda persona natural a la que se le hagan adquisiciones, puesto
que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se debe
reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.

Hoy en día, por efecto de la obligación de reportar información exógena, el

contribuyente tiene que tener plenamente identificados a sus proveedores, y la
mejor forma de hacerlo, es mediante el Rut, por tanto, este debe ser exigido
independientemente de si existe la obligación o no de hacerlo.

El no exigir el Rut a sus proveedores puede por un lado la no aceptación del costo
o gasto, y por el otro, la posibilidad de no reportar o reportad de forma equivocada
la información e medios magnéticos, situación que es sancionable también.