Dirección Técnico Normativa

Opinión

T.D.: 7868966

OPINIÓN Nº 023-2016/DTN

Entidad: Municipalidad Provincial de Cajamarca

Asunto: Cuaderno de obra

Referencia: Comunicación recibida el 26.NOV.2015

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Gerente Municipal del Gobierno Regional

de Cajamarca realiza varias consultas respecto a la custodia del cuaderno de obra y a
la frecuencia en que se deben realizar las anotaciones en el mismo.

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas
genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos,
de conformidad con lo dispuesto por el literal o) del artículo 52 de la Ley de
Contrataciones del Estado, Ley N° 30225, y la Tercera Disposición Complementaria
Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 350-2015-EF.

En ese sentido, la conclusión de la presente opinión no se encuentra vinculada

necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTAS Y ANÁLISIS1

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1 “¿Quién debería asumir la custodia del Cuaderno de Obra en ausencia del
Residente?” (sic).

2.1.1 En primer lugar, de conformidad con el numeral 18 del Anexo Único del
Reglamento, “Anexo de Definiciones”, el cuaderno de obra es “El documento
que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el
inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes,
consultas y las respuestas a las consultas.” (El subrayado es agregado).

Asimismo, respecto a la anotación de ocurrencias, el primer párrafo del artículo

195 del Reglamento establece que “En el cuaderno de obra se anotarán los
1
De conformidad con los antecedentes de las consultas formuladas, su absolución se realizará en
atención a las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo
N° 1017 (en adelante, la "Ley"), y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF
(en adelante, el "Reglamento") y sus correspondientes modificatorias.
 2

hechos relevantes que ocurran durante la ejecución de esta, firmando al pie

de cada anotación el inspector o supervisor o el residente, según sea el que
efectuó la anotación. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las
ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la
Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicación
escrita.” (El resaltado es agregado).

Como se advierte el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la

comunicación entre la Entidad y el contratista, y para el control de la obra, en
tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su
ejecución para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista y las
decisiones de la Entidad.

2.1.2 Ahora bien, es importante señalar que el segundo párrafo del artículo 194 del
Reglamento establece que "El cuaderno de obra debe constar de una hoja
original con tres (3) copias desglosables, correspondiendo una de éstas a la
Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector o supervisor. El original
de dicho cuaderno debe permanecer en la obra, bajo custodia del residente,
no pudiendo impedirse el acceso al mismo." (El resaltado es agregado).

Asimismo, el tercer párrafo del referido artículo señala que si el contratista no

permite realizar anotaciones en el cuaderno de obra al inspector o supervisor,
será causal de aplicación de multa por cada día de dicho impedimento.

Adicionalmente, el cuarto párrafo del artículo citado indica que una vez
concluida la ejecución de la obra, el cuaderno de obra original quedará en
poder de la Entidad.

De esta manera, el cuaderno de obra debe permanecer en la obra bajo custodia

del contratista (por intermedio de su residente), quien deberá permitir las
anotaciones del inspector o supervisor y entregárselo a la Entidad una vez
concluida la ejecución de la obra.

2.1.3 Finalmente, es necesario precisar que, si bien el contratista debería mantener,

de modo permanente y directo, a su residente durante la ejecución de la obra,
en el supuesto (excepcional) en el que este no se encuentre en la misma, el
cuaderno de obra debería permanecer en obra y en custodia del personal del
contratista, en atención a que su finalidad, además de registrar los hechos
relevantes ocurridos durante la ejecución de la obra, es servir de sustento a las
solicitudes del contratista, quién deberá entregárselo a la Entidad una vez
concluida la ejecución de la obra.

2.2 “¿Cuál es la frecuencia con la que deberían realizar las anotaciones en el

Cuaderno de Obra el Residente y el Inspector o Superviso?” (sic).

De conformidad con lo señalado al absolver la consulta anterior, debe reiterarse

que en el cuaderno de obra se anotarán los hechos relevantes que ocurran
durante la ejecución de la obra, firmando al pie de cada anotación el residente o
el inspector o supervisor, de acuerdo a quien haya efectuado la anotación.
 3

De esta manera, considerando que en el cuaderno de obra se anotan los hechos

relevantes y que la relevancia de un hecho depende básicamente de las
condiciones particulares de dicho hecho y de cómo sea calificado por el
residente o del inspector o supervisor −cuestión que dependerá de las
circunstancias particulares−, la normativa de contrataciones del Estado no
establece ni puede establecer una frecuencia para realizar anotaciones en el
cuaderno de obra, las mismas que deben realizarse en función a la relevancia
del hecho y no en función a una frecuencia.

3. CONCLUSIONES

3.1 Si bien el contratista debería mantener, de modo permanente y directo, a su

residente durante la ejecución de la obra, en el supuesto (excepcional) en el que
este no se encuentre en la misma, el cuaderno de obra debería permanecer en
obra y en custodia del personal del contratista, en atención a que su finalidad,
además de registrar los hechos relevantes ocurridos durante la ejecución de la
obra, es servir de sustento a las solicitudes del contratista, quién deberá
entregárselo a la Entidad una vez concluida la ejecución de la obra.

3.2 Considerando que en el cuaderno de obra se anotan los hechos relevantes y que
la relevancia de un hecho depende básicamente de las condiciones particulares
de dicho hecho y de cómo sea calificado por el residente o del inspector o
supervisor −cuestión que dependerá de las circunstancias particulares−, la
normativa de contrataciones del Estado no establece ni puede establecer una
frecuencia para realizar anotaciones en el cuaderno de obra, las mismas que
deben realizarse en función a la relevancia del hecho y no en función a una
frecuencia.

Jesús María, 12 de febrero de 2016

SANDRO HERNÁNDEZ DIEZ

Director Técnico Normativo

CVP/.