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Cómo hacer
Eventos exitosos

Guía completa para organizar congresos,

seminarios, conferencias, convenciones y
reuniones especiales

ELIANA GHERARDI
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AGRADECIMIENTOS

Este libro es el producto de años de estudio, observación y trabajo en un área de actividad de

gran interés y creciente importancia social. No lo hubiera podido escribir sin la valiosa
colaboración de muchas personas, quienes hicieron posible, a lo largo de este camino, la
recopilación y organización de la información, pero sobre todo el ganar la necesaria
experiencia que el texto condensa. Por ello doy las gracias especialmente a mi maestra Diana
Feo de Tamayo.

A Maruja Beracasa, Isabel Martínez, Alberto Landaeta, Manuel Bronstein, Otto Rodríguez
Armas, Berta García, Miriam Talavera, Alberto Aristeguieta, Rómulo Ferrer, Marco Palavicini,
Víctor Mendoza, Valby Rangel, Frank Barreto, jesús Ernesto Ortiz, Luis Eduardo Rodríguez y a
tantos otros que laboran en empresas que prestan servicios relacionados con esta actividad:
transporte, agencias de festejos, hoteles, servicios audiovisuales, sonido, guías, intérpretes,
secretarias, agencias de viaje, líneas aéreas, imprentas, agencias de publicidad.

Agradecimiento que extiendo a Agustín Zavala, Aura M. Bavaresco de Prieto y a Gledy

Medrano, por su motivación y ayuda en la preparación del libro.
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INTRODUCCIÓN

Entre otras cosas que han dejado sobre él su huella profunda, el que termina ha sido el siglo
del avance científico y tecnológico, del progreso económico y del desarrollo cultural extendido.
Como se ha dicho tantas veces, si a algún adulto ilustrado le fuese dada la oportunidad de
haber vivido los inicios del siglo y estar hoy con vida y lucidez como para presenciar el final de
éste, seguramente no reconocerá en lo que hoy ve, especialmente en los tres campos
mencionados, lo que su memoria le mostrase como rasgo de ese pasado. Ha sido reconocido
también que esos y muchos otros cambios se han acelerado, en especial en la segunda mitad
de la centuria, hecho que da a nuestro siglo una significación y una especificidad únicas que,
en muchos sentidos y para muchos, es motivo de orgullo sobre el discurrir de la humanidad.

Los congresos, las convenciones, los simposios, en fin, los eventos o reuniones de variada
naturaleza y motivación, sin los cuales esos avances se habrían producido con mayores
dificultades o lentitud, sirvieron como recursos eficientes para exponer estos adelantos en
diferentes lugares y múltiples formas, para lograr el conocimiento mutuo y la articulación
institucional de los artífices de esos progresos, y facilitaron el dominio de nuevas técnicas y el
conocimiento de nuevos productos e ideas.

En este sentido se puede afirmar que el siglo XX ha sido el siglo de las reuniones científicas,
empresariales, culturales, políticas y hasta religiosas. Quizás el mejor símbolo de esto lo
constituye la Organización de las Naciones Unidas y su extensa red de asociaciones afiliadas
que han institucionalizado y celebran con regularidad y en distintos lugares eventos sobre
tópicos muy diferentes.

Naturalmente, no ha sido casual que esta proliferación de reuniones y eventos se haya

producido en el presente siglo. Aparte de los progresos en los campos señalados -que
encuentran en esas reuniones un escenario· óptimo y un acicate institucional- cabe mencionar
dos avances suplementarios que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de dichos
eventos. Nos referimos a los progresos en materia de transporte y comunicaciones. Los
primeros, en particular el transporte aéreo, ciertamente han acortado considerablemente las
distancias, contribuyendo a hacer de nuestro planeta, otrora un agregado de regiones y
comunidades esencialmente desvinculadas, "la aldea global" de la que habló Mac Luhan. El
transporte ha facilitado el desplazamiento de viajeros, impulsados no tanto por la necesidad
económica apremiante, sino principalmente por el deseo de conocer o el afán de aventuras;
permitiendo dar forma a una actividad que lleva también el sello de este siglo: el turismo, al
cual los eventos aportan una dimensión familiar.

Por su parte, los avances en la telefonía y en otras formas de comunicación a distancia, a la par
que aportan su propia contribución al acortamiento de la distancia, han dado a los hechos que
registran una expresión de actualidad casi absoluta, pues, cualquiera sea el lugar del planeta
donde esos hechos ocurran, estamos en capacidad de conocerlos en forma casi simultánea.
Para los congresos y eventos las telecomunicaciones son de mucha utilidad por dos razones
principales: una es de carácter general y se expresa en las ventajas obvias para sus
organizadores, pues permite hacer efectivos con gran rapidez los contactos con ponentes,
expositores, participantes e instituciones auspiciantes, prácticamente con independencia del
lugar en el cual residan. La otra razón es de un carácter más específico: la comunicación ha
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hecho posible la celebración de reuniones a distancia, en especial las teleconferencias y

videoconferencias.

Para algunos analistas, en la medida: en que internet prosiga su evolución y aumente la red de
investigadores vinculados por computadoras en la actual "autopista de la información" -con
fácil acceso a correo electrónico y a una base de datos virtualmente infinita-, los congresos,
seminarios y conferencias, tal como los conocemos, irán perdiendo vigencia instrumental y
utilidad práctica. Los que se inclinan por este argumento creen que la capacidad de internet
para vincular investigadores, estudiantes e instituciones gubernamentales y empresas privadas
convertirá en innecesaria o superflua la realización de este tipo de eventos.

Estas opiniones, afortunadamente minoritarias, dejan de lado, sin embargo, hechos de mucha
significación que son inherentes a los congresos y otras reuniones y que están en la base de la
justificación esencial para su realización. El primero y principal es la humana, vieja y sana
necesidad de intercambiar "de tú a tú" con nuestros semejantes. Cualquiera puede encender
una computadora e iniciar y mantener un diálogo a distancia con otro(s) cibernauta(s), con
mayor o menor regularidad y con mayor o menor interés. Ese intercambio puede ser
altamente gratificante y conducir a conclusiones de gran valor personal, pero por muy
satisfactorios que sean esos diálogos o intercambios, estarán siempre incompletos: no tendrán
el "toque personal", o lo tendrán sólo en forma parcial, que es inseparable del intercambio que
acompaña al apretón de manos, de conversar mirándose el rostro, del reencuentro con amigos
o colegas ... y es, precisamente, éste savoir vivre que usualmente se asocia al diálogo en
persona o a la presencia en vivo lo que los eventos hacen posible, a veces con modestia, pero
casi siempre con eficacia.

La segunda razón no es menos importante. Los congresos, simposio s y demás reuniones afines
son muy dinámicos en la asimilación de los cambios técnicos que inciden sobre la naturaleza
operacional de sus actividades, como la teleconferencia o videoconferencia. Cosa
comprensible porque una parte importante de esas actividades generalmente tiene que ver
con la presentación o exposición de imágenes y contenidos conceptuales. Por ello se ha venido
produciendo una fusión operacional o simbiosis entre el modo de operar de internet y la
cultura que subyace en la organización y realización de esas reuniones, lo que ocurre porque
ambas instancias o dominios se complementan.

Visto a futuro, lo que esto indica es que los eventos que trasciendan un cierto umbral de
costos y posean, en función de sus objetivos temáticos, un atractivo apreciable encontrarán en
internet tanto un cauce privilegiado para sus convocatorias, como recursos insustituibles para
su desenvolvimiento. En otras palabras, en la medida en que internet 'continúe potenciando su
capacidad para vincular diferentes comunidades de interés, creará oportunidades
suplementarias para construir y fortalecer relaciones y enriquecer la experiencia cotidiana de
los individuos, y en esa misma medida, sin duda, las reuniones de que hablamos soldarán aún
más su destino al de la red. Naturalmente, como suele ocurrir en las naciones, el
aprovechamiento de esta simbiosis va a estar afectado por las desigualdades económicas
existentes entre ellas, así como por los impactos diferenciales que en el campo de la cultura
provoquen esas desigualdades.
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En verdad, lo que estas y otras razones nos indican es que casi con seguridad en el futuro los
congresos, convenciones y demás eventos especiales experimentarán un desarrollo
considerable, lo que incidirá favorablemente tanto en sus instancias organizativas o de
planificación, como en sus realizaciones concretas. Perspectiva comprensible si recordamos
que, en opinión de muchos estudiosos, estamos apenas en los umbrales de la llamada
"sociedad de la información", cuya materialización plena supondrá colectivos humanos más
calificados que los ahora existentes y un orden económico y sociocultural orientado por el
conocimiento técnico especializado.

Finalmente, y en lo que respecta a nuestro país, cuyo nivel de desarrollo económico y social ha
sufrido una desdichada contracción, que seguramente es temporal, estamos en capacidad de
afirmar que la llamada "industria de eventos" ha avanzado a paso firme, lo que permite que
públicamente se le reconozca su estatus especial como técnica con perfil propio y bien
definido, que aglutina en su seno a un número reducido pero creciente de profesionales de
gran experiencia y motivación. A pesar de lo cual, desafortunadamente, se siguen realizando
congresos y reuniones afines en forma improvisada o sin contar con el necesario
asesoramiento. Fue precisamente esta constatación, que no causa sorpresa a quienes nos
movemos en el medio, lo que me llevó al convencimiento de que era conveniente trabajar en
la elaboración de un texto o manual que haga claros los diferentes pasos que han de dar
quienes se arriesgan en un oficio que, a simple vista, parece sencillo, pero que una vez
acometido se muestra exigente y complejo, incluso en aspectos aparentemente de mero
detalle.

Este libro ha sido escrito pensando, principalmente, en las personas que se ven confrontadas,
muchas veces en forma involuntaria, con la urgencia de organizar y de llevar a cabo eventos
para la institución en la que trabajan, y para lo cual la más de las veces sólo cuentan con una
gran dosis de buena voluntad. Confío en que en sus páginas encuentren conceptos claros de lo
que significan los congresos y otras reuniones, así como de las diferentes etapas que han de
transitar en la materialización de la idea. Al redactarlo siempre tuve en mente la realidad
económica y socio institucional de nuestro país, pues es éste el contexto nacional en el que,
con seguridad, se moverá la mayoría de sus lectores. Sin embargo, para quienes estén
interesados en avanzar en el conocimiento sistemático y más profundo de una disciplina que
se ha hecho cada vez más sólida, se anexan al final del libro informaciones de carácter
institucional y bibliográfico de gran utilidad.

Espero igualmente que este libro sea útil a los estudiantes universitarios en el campo de la
administración de empresas turísticas, y también para mis colegas especializados en la
planificación de congresos y otros eventos similares. Por experiencia sé que muchos de ellos
podrían redactar valiosos manuales sobre una materia a la cual han dedicado años y esfuerzos;
sin embargo, diversos motivos han impedido que ello sea así. Yo me he atrevido y confío en
que los frutos de mi trabajo sean satisfactorios.
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Capítulo I

Naturaleza y razón de ser de los congresos y eventos especiales

Definiciones básicas.

Tipos de eventos: congresos, seminarios, convenciones, jornadas, foros, cursos.

En consonancia con la creciente complejidad de la vida económica y social contemporánea,

eventos como las conferencias, congresos, simposios y seminarios han ido imponiéndose como
técnicas de trabajo de grupo que permiten a empresas, instituciones y asociaciones de toda
índole plantear y resolver problemas, tanto de carácter general como específico, confrontar y
discutir ideas sobre temas de naturaleza e interés muy variado o analizar áreas temáticas
especializadas. Esto ha hecho que la planificación y gestión operacional de estos eventos se
hayan convertido en una actividad altamente especializada, de uso frecuente, que requiere de
un conocimiento ad-hoc y de un personal con un perfil profesional claramente tipificado.

La justificación de los eventos de este tipo y la popularidad de que disfrutan no son arbitrarias.
Han demostrado claramente su utilidad práctica como un medio de gran eficacia para
transmitir nuevas informaciones, operar como un foro para el intercambio de ideas y
experiencias y favorecer el desarrollo de vínculos o conexiones interpersonales o
interinstitucionales. Los congresos y eventos especiales son un instrumento efectivo para
fortalecer la organización y alcance de los negocios, el desarrollo de la vida social y el avance
del conocimiento científico y técnico.

Son muchas las motivaciones que determinan la realización de un congreso, una conferencia o
un simposio, sin embargo puede aceptarse como un resumen adecuado de esas motivaciones
la que hizo el conocido escritor norteamericano Alvin Tofler, cuando señaló que la gente asiste
a congresos y eventos básicamente por tres razones:

l. Para obtener información formal de la gente que está hablando en el presídium.

2. Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de vista y establecer contactos más
permanentes.

3. Por recreación, para cambiar de rutina y por los usuales programas sociales que todos los
eventos normalmente incluyen.
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En el término evento se engloba, por consiguiente, una serie amplia de actividades que
adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clasificar de acuerdo con sus objetivos:

Educativo (aprendizaje): Congreso, curso, simposio, seminario, mesa redonda, taller, foro,
conferencia, exposición, convención, campamento, entre otros. Social: fiestas en general (Día
de la Secretaria, Fin de Año), aniversarios, homenajes.

Turismo: viaje de familiarización, tours, campamentos. Deportivo: campeonato y/o juegos,

olimpíada. Cultural: festival, concurso, salón, exposición. Informativo: reunión, convención,
asamblea. Motivacional: viaje de incentivo.

Religioso: peregrinaciones.

Político: asambleas, mítines.

El común denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios

privilegiados en los cuales se vinculan las personas o las instituciones que ellas representan, se
articulan intereses comunes y se produce un intercambio de información y conocimientos. La
gran mayoría de esos eventos sirve para poner en contacto a personas que residen dentro de
un mismo país; sin embargo, algunos autores hacen una división de los eventos según el
ámbito geográfico que abarca, por lo cual es posible hablar de eventos locales, regionales,
nacionales, mundiales e internacionales.

A pesar de la diferencia en cuanto al objetivo que se persigue, los elementos básicos para
organizar, planificar y desarrollar los eventos son similares. Por ello, salvo casos especiales y
sujetos a los ajustes de rigor, se podrán aplicar indistintamente las técnicas que expondremos
en los próximos capítulos.

La razón de ser del evento, la justificación del mismo, es la primera condición que debe tenerse
en cuenta a la hora de acordar su realización. Y aunque a primera vista pareciera fácil decidir
sobre la conveniencia de la realización del evento, en la práctica esto no resulta tan sencillo, lo
que ayuda a explicar el porqué de tantos fracasos en esta materia. No sólo son muy variados
los tipos de eventos, también lo son los tipos de instituciones y las motivaciones esenciales de
éstas. El "secreto" del éxito de un evento está en saber conciliar las características y modos de
operación de estas últimas con los propósitos y objetivos que la(s) institución(es) se plantee(n)
mediante su realización. A estos fines el punto clave consiste en determinar el objetivo real
que nos motiva a organizar el evento.
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TIPOS DE EVENTOS (TERMINOLOGÍA)

Como hemos señalado ya, quizás el rasgo más llamativo de los eventos sea su diversidad de
formas. Esto se debe a que es una práctica social sujeta a cambios continuos que permiten
incorporar innovaciones en su manera de operar y elevar la eficacia de sus fines. Por ello,
mientras que la organización de congresos y otras reuniones fue ayer una forma
predominante, hoy ya no lo es. Esto ayuda también a explicar por qué no se dispone de
definiciones unívocas de estos eventos. Las que ofrecemos a continuación tienen un sentido
convencional, pero no universal, resumiendo diferentes fuentes de información.

Congreso

En esta actividad, se suelen reunir cientos e incluso miles de personas pertenecientes a un

grupo científico, cultural, religioso, etc. (que no se congregan habitualmente) para informarse
y/o deliberar sobre algún tema en específico. Un congreso suele durar de tres a siete días
según la amplitud del programa, lapso en el cual se desarrollan múltiples actividades, en forma
simultánea en la mayoría de los casos, tales como conferencias, mesas redondas, talleres,
foros, sesiones de trabajos libres. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarse
cada dos años y en algunas ocasiones cada año, los congresos nacionales suelen ser anuales.

Tanto la fecha de realización de este tipo de evento como el tema del mismo suelen fijarse con
un mínimo de anticipación.

Jornada

Es una reunión de mucho menor envergadura y menos formal que un congreso. Se trata de
desarrollar en uno o más días un tema monográfico.

Convención

Es una reunión formal, con carácter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes a

grupos sociales, políticos, económicos o empresariales, destinada a suministrar información
sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos
de trabajo, hacer público algún proceso, método o sistema productivo innovador o
revolucionario, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar problemas específicos.
Su duración se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.

Seminario

Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo

debidamente planificadas. Es muy importante que los miembros (suele ser un grupo reducido)
tengan intereses comunes en cuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollo
del tema exige la búsqueda o investigación en diferentes fuentes, las actividades son
planificadas en la primera sesión, los resultados y conclusiones son responsabilidad de todo el
grupo. Al final se hace una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. La duración
del seminario puede ser de varios días.
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Simposio

Es un tipo de reunión en donde un equipo de expertos, en número reducido y de forma

sucesiva, explica a la audiencia aspectos de un tema por 15 o 20 minutos cada uno. En los
simposios se suele participar por expresa invitación de los organizadores. Las opiniones de los
expertos pueden ser coincidentes o no, lo importante es que el contraste de ideas permita
enriquecer el dominio de la temática abordada. Corrientemente, los participantes pueden
hacer preguntas que los expositores deberían responder, pudiendo intervenir nuevamente
para hacer aclaratorias, comentarios, agregar algo, hacer preguntas entre sí, sin dar lugar a
discusiones. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador del
evento hace un resumen o síntesis de las principales ideas expuestas y de las conclusiones más
relevantes.

Mesa redonda

Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vista divergentes o

contradictorios sobre un mismo tema, la confrontación de puntos de vista permitirá al
auditorio obtener una información más amplia. El coordinador abre la sesión, fija las pautas de
tiempo para cada expositor y una vez finalizadas las exposiciones efectúa un breve resumen de
las ideas principales expuestas por cada uno de ellos, así como un resumen general, luego se
invita al auditorio a efectuar preguntas. En este tipo de evento la figura del coordinador es
muy importante, debe ser un experto en el tema, poseer dominio de grupo y ser totalmente
imparcial. Este tipo de evento suele ser muy utilizado en medios como la televisión, donde
resaltan su valor y utilidad en la discusión de temas de gran interés público.

Panel

Varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o conversación ante una audiencia de
tamaño variado. Es una técnica más informal y flexible, ya que de lo que se trata es de
conversar y debatir entre sí el tema. Se caracteriza por la espontaneidad y el dinamismo. En
este tipo de evento el coordinador tiene una tarea muy importante, ya que debe intervenir
para efectuar preguntas, orientar el diálogo hacia aspectos no tratados y centrar la
conversación cuando se desvía. Unos minutos antes de terminar el diálogo, el coordinador
invita a los miembros a que hagan un resumen breve de sus ideas e invita al auditorio a
formular preguntas o intercambiar ideas. Por último, el coordinador destaca las conclusiones
más importantes de la reunión.

Foro

Es una reunión pública informal, que se acomete sin poseer estructurado y preestablecido un
orden del día; no hay límites en cuanto a la participación, su objetivo es el de ofrecer a todos
los asistentes una tribuna libre sobre un tema de interés común, se permite la expresión
abierta de ideas y opiniones. Un buen coordinador es fundamental para este tipo de actividad,
pues debe controlar la participación espontánea, imprevista, heterogénea de un público a
veces numeroso y desconocido. A través del foro se pueden obtener las opiniones del grupo
acerca de un problema, hecho o actividad, llegar a ciertas conclusiones generales y establecer
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los diversos enfoques que pueden darse a un mismo hecho o tema. Un foro incrementa la
formación de los participantes a través de aportes múltiples.

Coloquio

Es una reunión semiformal constituida por un grupo de especialistas de reconocida trayectoria

y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas sobre un tema de mutuo interés.

Taller

Son reuniones formativas de trabajo práctico o manual, se vale de la combinación de técnicas

didácticas que propician el conocimiento a través de la acción. En un taller todos los
participantes son activos contando casi siempre con un instructor que los dirige. Un taller es
una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.

Curso

Su característica principal es ser una actividad netamente didáctica, tiene un programa

preestablecido que debe ser desarrollado en su totalidad en el tiempo programado, los
participantes son dirigidos por un facilitador o instructor.

Reunión

Es un término general que se da cuando se junta un número de personas a fin de tratar

aspectos de interés de un grupo de trabajo o para programar una actividad.

Teleconferencia y videoconferencia

Son reuniones a larga distancia, que gracias a los avances tecnológicos permiten que expertos
situados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a través de la línea telefónica ofrecer
su opinión o punto de vista, o impartir, una conferencia o un curso. A diferencia de la
teleconferencia, las video conferencias van acompañadas de imágenes. Esta modalidad
permite también el intercambio de ideas entre el público y el expositor y la formulación de
preguntas. Esto significa además que, por estar el expositor o conferenciante en cualquier
parte del mundo, se produce un ahorro muy sustancial de tiempo y dinero.

Charlas

Reunión informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un tema en

particular.

Conferencia

Es una técnica expositiva centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manera

sistemática información o contenidos teóricos, generalmente de carácter especializado, a un
público de dimensiones variadas. El conferenciante, previamente, debe considerar aspectos
tales como el tiempo de duración, el tema a desarrollar y la justificación 'del mismo. La
conferencia debe ser estructurada en tres partes: una introducción al tema, el desarrollo del
mismo apoyado con ejemplos, demostraciones e ilustraciones, y para concluir se debe hacer
una síntesis de lo expuesto. Luego se abre un período de preguntas y respuestas.
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Asamblea

Reunión general y formal de una asociación, un club, una organización o compañía cuya
finalidad es la de decidir sobre políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances,
presupuestos. La asamblea usualmente sigue ciertas reglas de procedimientos. Su frecuencia,
así como la hora y el lugar se establecen según la necesidad.

Briefing

Reunión muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamientos a seguir o dar a conocer
alguna información a un grupo de trabajo.

Exposición

Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de
informal a formal con la visualización. Hay diferentes tipos de exposición según la duración de
las mismas: permanentes, temporales y ambulantes. Las exposiciones son un excelente medio
de comunicación social y un punto clave de la promoción y divulgación bien de una empresa o
de un producto específico. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a materializar
ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto
ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es
una actividad muy importante para establecer contactos.

Feria

Son exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de
promocionada y comercializada. A diferencia de las exposiciones, en las ferias el participante o
visitante pueden adquirir y llevar consigo los productos en venta.

Festival

Esta modalidad de evento se utiliza con el fin de promover una cierta actividad; algunos
ejemplos son los festivales de la canción, los gastronómicos, de cine, teatro, etc. Suelen ser
abiertos al público y congregar gran cantidad de personas.

Concurso

Se trata de una actividad para estimular la participación de un público específico. Como primer
paso a seguir, hay que crear un reglamento y designar un jurado calificador.

Viajes de incentivo

Es una modalidad de viajes que ofrece una organización o una empresa y que puede tener una
de estas dos finalidades: premiar a un empleado o a un grupo de empleados por un esfuerzo
especial de trabajo o inducidos a que hagan un esfuerzo adicional.
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Viajes de familiarización (Fam. trip)

Un hotel, un complejo turístico, un centro de congresos o líneas aéreas invitan a operadores

de turismo, agencias de viajes o empresas organizadoras de eventos a distintas actividades y
encuentros, con la finalidad de promocionar el lugar y los servicios.

Fiestas

Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo. Su razón de ser es la creencia
generalizada de que "siempre hay algo que celebrar". Tienen un gran valor porque muchas
veces se conocen nuevas personas o se retorna el contacto con amigos o familiares que hacía
algún tiempo no veíamos. A través de ellas se formulan nuevos proyectos, ocurren cosas
inusuales, divertidas y constructivas.
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Capítulo II

Actividades principales Los comités

Selección de fecha y lugar El programa

El éxito de cualquier actividad depende de las personas que en ella intervienen y de las
circunstancias en las cuales se lleva a cabo. Sin embargo, puede afirmarse que en lo esencial
ese éxito se logra cuando hay una planificación. Planificar implica realizar acciones
estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar, por lo que es muy importante
determinar entonces el objetivo que queremos obtener del evento a organizar.

El objetivo de la reunión es clave, ya que él constituye el hilo conductor que une a todos los
participantes. Un evento bien dirigido y organizado, pero sin un objetivo común compartido
por los asistentes, conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramente
terminarán en fracaso. Esto es cierto incluso en reuniones de carácter político, sindical o
religioso, en muchas de las cuales puede parecer a primera vista que predominan los intereses
contrapuestos. Sin embargo, examinadas a fondo, es siempre posible observar en ellas
objetivos comunes, compartidos por el colectivo de participantes.

Realizar un evento implica considerar de manera explícita un conjunto de elementos

relacionados directamente con la naturaleza y características del mismo, o dar respuesta
concreta a interrogantes planteados por esos elementos. Entre los aspectos a tomar en cuenta
tenemos:

El ente organizador o patrocinador:

Importancia de las instituciones en el medio.

Influencia económica, cultural, científica o política.

La temática del evento:

Importancia económica, académica, social, científica, etc.

Novedad del tema.

Los objetivos:

Específicos o generales.
Duraderos o circunstanciales.
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Los expositores o ponentes:

Nivel de conocimientos o experiencia.

Reconocimiento e influencia técnica, social y política.

Los participantes:

Interés en el tema.
Nivel de conocimientos.
Características socioculturales.

Lugar o ambiente de trabajo del evento:

País.
Localidad.
Tipo de instalación.

Duración y fecha del evento:

Días, semana, mes.

Períodos vacacionales o de labor.

Costos:

Montos presupuestados.
Descuentos especiales.

Los eventos deben planificarse con suficiente antelación para su buen desarrollo. A veces es
imposible una buena planificación por falta de tiempo y habrá que abordarlo de la mejor
manera posible, reemplazando formulas idóneas por otras sustitutivas. Cuanto más compleja
sea la reunión más tiempo se necesita para su preparación. Un estudio de tiempos para el
comienzo de la preparación hará que el evento llegue a buen término. Hay que tener en
cuenta el tiempo que se tarda en cada uno de los pasos a seguir, procurando contemplar los
márgenes suficientes para los imprevistos que puedan surgir.
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El comité organizador

Es sin duda una etapa determinante la escogencia de las personas que ocuparán puestos en
un comité. Las personas deben conocer los objetivos y metas de la reunión y con base en esos
propósitos coordinar sus acciones en forma positiva y constructiva. Un comité organizador
debe estar integrado como mínimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, un
secretario, un tesorero y un vocal. La presidencia es ocupada, generalmente, por el más alto
ejecutivo de una empresa, de una asociación, el gerente de una compañía o el secretario
ejecutivo de una institución académica, según los casos. Debe ser una persona que goce de
mucho prestigio y credibilidad dentro de su cargo o especialidad.

Las personas que se escojan para formar parte de un comité organizador deben:

· Estar personalmente motivados y entusiasmados. Tener un alto sentido de

responsabilidad.

· Ser personas creativas.

· Tener el tiempo suficiente para dedicarlo a esta responsabilidad.

Presidente honorario

Éste es un cargo honorífico que se asigna normalmente a alguna personalidad nacional o

extranjera, presidente de una institución o asociación. Generalmente se trata de una persona
de mucha categoría y de renombre en el ámbito social, político o científico, y que se hace
presente en la inauguración del evento.

Principales actividades del comité organizador:

1. Diseñar la programación estratégica del evento. Designar los miembros y las

respectivas funciones de los comités y subcomités.

2. Escoger el lugar y la fecha en que se realizará. Elaborar el programa general del

evento.

3. Hacer el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.

4. Escoger a las asociaciones, empresas y/o personas que auspicien y patrocinen el

evento.

5. Elaborar el presupuesto general del evento y solicitar su aprobación en los niveles

correspondientes.

6. Planificar las acciones a desarrollar para llevar a buen término la celebración del
evento.

7. Mantener el seguimiento de las actividades desarrolladas por los comités.

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8. Convocar a los representantes de los comités a reuniones periódicas para evaluar los
resultados de las actividades desarrolladas.

9. Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comités.

10. Aprobar la incorporación o desincorporación de los miembros de los comités.

11. Definir la política del sector en el evento.

12. Definir los medios y la frecuencia de la promoción. Elaborar el presupuesto

preliminar y el definitivo. Mantener un control permanente sobre las finanzas. Preparar el
informe final y las recomendaciones, una vez concluido el evento.

Durante la etapa de planificación se establecen claramente los objetivos y el plan general de

trabajo del evento a organizar. La evaluación de los objetivos y planes incluye una serie de
acciones primarias. Con la separación, clasificación y agrupación de acciones se inicia la
primera etapa de la división de funciones.

La división, clasificación y agrupación de funciones están sujetas a una serie de factores, tales
como: el objetivo y la complejidad del evento, la cantidad de participantes, el programa
general, los recursos humanos y económicos con que se cuenta, entre otros. :

El presidente del comité organizador, en el plazo más breve, debe convocar a su primera
reunión con el objeto de proceder a constituir los demás comités. A través de estas
subdivisiones o comités lo que se hace es asignar responsabilidades, claro está que éste no es
un único modelo a seguir, ya que en algunas ocasiones sólo tres o cuatro personas hacen todo
el trabajo de organización y coordinación. Las siguientes son las funciones que generalmente
se les asignan a los comités.

Comité de programa

Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del
programa general del evento. Entre sus principales funciones tenemos:

1. Preparar un cronograma de actividades, estableciendo fechas topes.

2. Estructurar el programa técnico:

3. Escoger los temas a tratar y las actividades a realizar. Seleccionar a los

conferenciantes y/o ponentes. Seleccionar coordinadores de actividades.

4. Elaborar las bases para la presentación de trabajos. Establecer los mecanismos para
la preselección y hacer la selección final de los trabajos.

5. Enviar las cartas de invitación y de confirmación. Solicitar con antelación las

ponencias y los trabajos, así como un breve curriculum vitae y una fotografía de los ponentes e
invitados especiales.
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6. Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido
para su reproducción y distribución.

7. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de acompañantes.

8. Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y
programar acciones pendientes.

9. Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.

Comité de finanzas

Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuidos
de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Dentro de las funciones de este comité
están:

1. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar los recursos económicos

que sean necesarios. Abrir las cuentas bancarias.

2. Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.

3. Establecer las prioridades de los gastos. Efectuar los pagos.

4. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

Comité de apoyo y/o de servicios generales

Este comité debe prestar apoyo permanente al comité organizador en todo lo referente a la
planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Entre sus
principales funciones están:

1. Reservación del centro de convenciones. Montaje de los salones.

2. Alquiler del equipo de sonido.

3. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Grabación de los discursos.

4. Reproducción del material.

5. Disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc. Organización y contratación

del personal técnico. Alquiler de materiales.

Comité de promoción y relaciones públicas Diseño y elaboración del logotipo.

1. Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial,

invitaciones, distintivos, todo lo relacionado con impresos.
 19

2. Promoción interna y externa.

3. Diseño y elaboración de las pancartas.

4. Diseño y compra de todo el material promocional. Planificación. y coordinación del

protocolo. Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.

5. Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes

e invitados especiales. Redacción y/o revisión de los discursos de inauguración y clausura.

6. Seleccionar y adiestrar el personal especializado que trabajará durante el evento.

7. Coordinar la entrega del material de inscripción. Elaborar los instructivos.

8. Coordinar los actos de inauguración y clausura. Escoger los obsequios a repartir.

Comité de transporte

1. Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.

2. Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.

3. Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comité de seguridad

1. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de

los delegados y o participantes.

2. Vigilancia de las instalaciones y de los equipos hasta su reintegro a la empresa o a

los prestatarios de los servicios.

3. Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.

4. Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comité de recepción

1. Funciona como el anfitrión. Es el responsable de dar la bienvenida a todos los

participantes.

2. Recibir a los invitados especiales.

 20

3. Brindar toda la información tanto de las actividades del evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados.

Comité de registro

1. Coordinar todo lo referente a la inscripción. Diseñar las planillas de inscripción.

Entregar el material.

2. Suministrar información.

Comité de alojamiento

1. Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje. Contratar los servicios de

alojamiento.

2. Distribuir las habitaciones.

3. Asignar habitaciones a los invitados especiales.

Comité de alimentos y bebidas

1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos,

cenas, refrigerio s, etc. Organizar los horarios.

2. Seleccionar el menú.

Comité de damas

1. Coordinar el programa de acompañantes.

2. Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.

3. Solicitar obsequios y donaciones. Colaborar en la decoración.

4. Ayudar en la organización del programa social.

Organizadores profesionales de eventos

Según sea el tamaño del evento, no sólo en cantidad de personas sino también en cuanto a
complejidad, se hace. Indispensable contratar los servicios de una empresa o una persona
organizadora profesional de eventos que se encargará de la coordinación general del mismo.
 21

La organización de eventos como profesión está reconocida mundialmente por distintas

asociaciones. Entre las principales organizaciones de este tipo podemos mencionar la
International Asociation Professional Congress Organizer (lAPCO) y la International Congress
and Conferences Asociatíon (lCCA). En Venezuela existe la Asociación Venezolana de
Organizadores de Congresos y Afines (AVOCA). A los organizadores profesionales se les
denomina Professional Conferences Organizas (PCO), Organizadores Profesionales de
Reuniones (OPR) o Meetings Plannen (MP) (en el Anexo Nº 3 de este libro se ofrece una lista
de las principales asociaciones que operan en el sector).

Cuando un comité organizador solicita los servicios profesionales para la organización de su

evento, es recomendable que se evalúen las diferentes alternativas de la oferta y que se
escojan personas u empresas de reconocida trayectoria tanto en el ámbito nacional como
internacional, o bien que pertenezcan a alguna de las asociaciones anteriormente
mencionadas, ya que en los últimos años personas con vagos conocimientos en la materia se
venden como expertos. La selección de la empresa responsable de la planificación gestión del
evento es, sin ninguna duda, una tarea exigente que obliga a tomar en cuenta numerosos
elementos o factores que tienen que ver con el éxito del mismo.

Por su parte, cuando se decide contratar para esas tareas a un organizador profesional,
conviene tener presente que éste no puede ser cualquier profesional, ya que se requiere de
una persona muy organizada y ordenada, eficiente, responsable, que posea también mucha
imaginación, previsión, paciencia, flexibilidad, buen humor, cortesía, mucha energía,
adaptabilidad, conocimiento de idiomas y condiciones físicas óptimas. No se puede olvidar que
la organización y realización exitosa de un evento son una tarea altamente exigente tanto en el
plano físico como en el psicológico.

El gráfico 1 muestra la estructura de actividades de la industria de los congresos. Como es fácil

de ver, ella pone de relieve el carácter diferenciado de sus principales actividades y actores, lo
que indica que se caracteriza por poseer un amplio esquema de división del trabajo. La
importancia de las actividades, las funciones y el papel de los diferentes actores es variable, sin
embargo todos deben confluir operacionalmente para poder garantizar el éxito de la reunión.
 22

CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE

Selección de la fecha

La escogencia de la fecha a efectuar nuestro evento es de una importancia vital, en este

sentido se debe tener en cuenta:

1. Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

2. Evitar coincidencia de fechas con otras actividades similares o de la misma

especialidad.

3. Cerciorarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas,

fiestas nacionales o regionales. Si coincide con las tradicionalmente utilizadas en el pasado, en
caso de un evento que se repita.

4. Las condiciones climatológicas.

 23

5. Ventajas en cuanto a las temporadas turísticas: alta y baja.

6. Horario y frecuencia de los transportes (aviones, barcos, ferries, trenes, autobuses).

7. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

8. Si se trata de un evento de tipo académico deben examinarse las fechas que

corresponden a los finales de trimestres o semestres universitarios, de aquellos centros a los
que pertenecen personas que se desea invitar a participar, revisar también las fechas de los
exámenes.

Selección del nombre

Escoger un nombre es de vital importancia: debe ser corto y llamativo pero también adecuado
al objetivo que se persigue. Además, conviene ubicarlo en el contexto local, regional, nacional,
internacional, por ejemplo: del Caribe, panamericano, mundial, etc.

Selección del lugar o sede

Escoger el lugar o sede del evento es muy importante y no debe ser decidido a la ligera o por
simple gusto. El entorno físico puede facilitar o inhibir las actividades programadas. Al elegir
dónde realizar nuestro evento, debemos tomar en consideración los siguientes aspectos:

1. El lugar geográfico (país, ciudad).

2. El lugar físico o las instalaciones donde se llevará a cabo: centro de convenciones,

hoteles, instituciones educativas, agencias de festejos, instalaciones deportivas, etc. A estos
fines se debe efectuar un análisis de las necesidades requeridas.

3. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones. Facilidades de estacionamiento.

4. Comodidad para los usuarios.

5. Servicios que presta.

6. Los equipos que posee.

7. Los costos.

En la mayoría de los países cuando se decide hacer un evento se evalúan las diferentes
alternativas de lugares donde hacerlo, hasta conseguir el sitio que preste todos los servicios y
que se adapte a los requerimientos. En Venezuela, la mayoría de los eventos suelen realizarse
en hoteles; en menor medida se hace uso de instalaciones universitarias o centros ad-hoc
(como es el caso del Parque Central, en Caracas). Recientemente se inauguró el Palacio de
Eventos ubicado en Maracaibo, estado Zulia, y desde hace aproximadamente tres años se
encuentra operando una parte del Centro de Convenciones de la ciudad de Mérida.

Hay otros factores que son importantes señalar al momento de escoger una sede
internacional, y surgen muchos interrogantes tales como: ¿Podrán todos los delegados e
invitados obtener el visado?
 24

Si se requiere de mucha promoción

¿Resulta accesible el sitio seleccionado para los medios de comunicación nacionales e

internacionales?

¿Cuenta con los medios apropiados para la transmisión de noticias? ¿Recibirá el apoyo
local que requiere?

La variedad en eventos y sus particularidades hace que la sede que es ideal para una reunión
no lo sea para otra. No hay sede que sea perfecta para todo tipo de reuniones.

EL PROGRAMA
El diseño del programa

El diseño del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con los
objetivos trazados, entonces nuestra reunión será un éxito; de no ser así, desafortunadamente
no llenará las expectativas y puede provocar frustraciones o fracasos.

Corrientemente los eventos de mayor trascendencia comprenden tres tipos principales de

sesiones, lo que da lugar a varios programas particulares:

1. Programa técnico o científico. Programa social.

2. Programa para acompañantes. Visitas técnicas.

3. Programa turístico.

La combinación equilibrada de estos elementos es de máxima importancia, siendo clave para

garantizar el éxito de la reunión.

Programa técnico o científico

El diseño del programa técnico de un evento requiere de mucho conocimiento del tema, así
como de una serie de componentes que da la experiencia. Diseñar un excelente programa,
definir con precisión el tema básico del evento, escoger unos extraordinarios conferenciantes,
determinar el número de sesiones, designando sus respectivos presidentes y moderadores, no
son tareas fáciles.

El comité de programa tiene bajo su responsabilidad el diseño y la estructuración del mismo,

por lo que debe de antemano conocer y estar muy claro en el objetivo principal, a fin de poder
seleccionar los temas adecuados y cubrir las expectativas que tienen los participantes.

No existe una única definición del programa técnico ni un solo tipo de comité de programa. En
función del objetivo del evento y de otras consideraciones importantes, son muchas las vías a
través de las cuales se llega a la definición o formulación más adecuada de ese programa, así
como a la conformación del comité que tendrá a su cargo las tareas contempladas. En todo
caso, lo que sí es imprescindible es que las personas que integren el comité, en especial el
 25

presidente del mismo y los moderadores y relatores, sean individuos que tengan autoridad
profesional en su especialidad. Esto es muy importante porque a menudo es necesario
dirigirse a personal experto, que puede o no ser miembro de la asociación que convoca el
evento, solicitándole formalmente su colaboración profesional (ponencias, papers,
comentarios por escrito, etc.) y esto se ve facilitado por la calidad y el reconocimiento
académico o profesional de los miembros del comité.

Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Abarcar temas muy puntuales.

2. Las sesiones de trabajo no deben tener una duración superior a las dos horas y
media o tres, con el consiguiente descanso.

3. Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.

4. Si el evento tiene una duración de cinco o más días, y sesiones previstas tanto en la
mañana como en la tarde, es aconsejable dar medio día libre.

5. Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, así como las
condiciones climatológicas.

6. Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata de

actividades muy largas, tanto en días como en horas, se recomienda alternar diferentes
técnicas.

7. La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debe

concluir, de igual manera, a la hora pautada.

8. Dejar libre el tiempo necesario para un descanso y poder tomar un refrigerio, hacer
llamadas telefónicas o simplemente compartir.

9. Si se planifican actividades consecutivas o simultáneas, y hay que ir de una sala a la

otra, se recomienda pautar el tiempo suficiente para el traslado.

10. No estructurar muchas sesiones simultáneas, ya que se crea confusión entre los
delegados, se hace difícil escoger a cuál asistir (especialmente si todas las sesiones son muy
interesantes). Después de los almuerzos las actividades deben ser muy dinámicas,
preferiblemente interactivas.

11. Si la actividad dura varios días, no se debe programar la actuación de todos los
conferenciantes "estrella" en un solo día y mucho menos en actividades simultáneas.

De igual modo conviene tener presente que la relación de intercambio entre los expositores y
su audiencia es crítica para el aprendizaje de los conocimientos impartidos en el evento. En
este sentido la Dra. Sara R. Torrence, experta en organización de eventos, cita, en su libro How
to Run Seientifie and Ieehnieal Meetings, las siguientes estadísticas que indican el porcentaje
diferencial de captación audiovisual de las personas, según el tipo de actividad que realizan al
asistir a congresos, charlas o seminarios:
 26

ACTIVIDAD % DE CAPTACION

Oír solamente 10

Ver solamente 30

Oír y ver 50

Oír, ver y hablar 70

Oír, ver, hablar y hacer 90

Lo que esta información pone de relieve es que si los organizadores de eventos desean
realmente que la audiencia aprenda, retenga información y actúe en función de lo que ha
aprendido en la reunión es recomendable, entonces, combinar actividades cognoscitivas, no
concentrándose en una o dos de ellas.

Las sesiones de apertura y clausura son muy importantes, razón por la cual siempre es
conveniente organizarlas del modo más memorable posible. Por ello, a los fines de hacerlas
impactantes no deben ser muy prolongadas, sino más bien cortas (de no más de dos horas de
duración).

Se deben enviar las cartas de invitación a cada expositor, explicando con mucha claridad:

1. El tema sugerido a tratar.

2. La fecha, el lugar y la hora en que va a hacer la presentación.

3. Tiempo a utilizar.

4. Tipo de auditorio al que se va a dirigir. Términos en los cuales se hace la invitación.

Es también muy importante enviar el esquema preliminar del programa, así como indicar
cuáles otros temas y ponentes se han seleccionado. También se debe informar cuáles
organismos o asociaciones están auspiciando y patrocinando el evento.

Luego que los expositores y/o ponentes aceptan su participación se procede a enviar otra
carta de confirmación, en la que se les informará de otros detalles, tales como si se requiere
pasaporte, visa, vacunas o de algún permiso especial, también se les notificará la fecha límite
para que envíe la ponencia o algún material que deba distribuirse. Igualmente, se le solicitará
un breve curriculum vitae y fotografía si es necesario. Es útil y conveniente que el comité
organizador mantenga una constante comunicación con los ponentes.

El invitado y/o ponente deberá solicitar, con antelación y por escrito, información sobre todos
los requerimientos: equipos audiovisuales, transporte, alojamiento, alimentación, etc., para él
y sus acompañantes. Deberá informar, además, si requiere algún tipo de seguridad.
 27

Cuando el comité organizador asume el pago de los gastos de transporte y alojamiento de los
ponentes, debe informarles con mucha claridad las condiciones de los mismos: lugar donde
debe retirar los boletos y hotel en el cual· se hospedará; y si también se incluyen las comidas o
bien se le van a entregar viáticos al llegar. En caso de honorarios profesionales: la cantidad a
cancelar, en qué tipo de moneda y de qué manera se va a efectuar el pago.

El moderador

Es bastante frecuente que la función o papel del moderador, coordinador y/o presentador en
los eventos, no se tome con la debida seriedad. De allí que muchas veces no se le da
importancia a la formación profesional de la persona que se escoge, porque se tiene el mal
concepto que cualquiera puede cumplir ese rol. En eventos de cierta envergadura se requiere
que la persona sea un especialista en el tema que se va a tratar, que tenga buen timbre de voz,
buena dicción, seguridad de sí mismo y sea una persona ecuánime. En reuniones pequeñas
generalmente esa función la asume la misma persona que convoca. En muchos cursos el
profesor puede actuar como moderador.

Las funciones del moderador son las siguientes:

1. Abrir la sesión.

2. Presentar a los ponentes.

3. Ceder la palabra a quien vaya a participar. Moderar el coloquio.

4. Invitar al receso y/o refrigerio.

5. Invitar a continuar las sesiones.

6. Cerrar la sesión.
28
29
 30

Programa social

Las actividades sociales de quienes intervienen directamente en congresos, convenciones,

seminarios, talleres, etc.; '0 de quienes los acompañan a estos eventos, han ido ganando
importancia progresivamente, al punto de que su organización requiere de dedicación y
esfuerzos especiales. Por esta razón las actividades sociales deben contemplarse en el
presupuesto a objeto de garantizar su realización. En verdad, gran parte del éxito de los
congresos, seminarios y jornadas dependen de una buena selección y organización del
programa social. Éste está condicionado por el tipo de evento que se está organizando y el
propósito principal es lograr integrar en las reuniones o actos previstos a todos los delegados y
participantes, y a los acompañantes cuando los haya.

Esto contrasta con lo que ocurría en un pasado no tan remoto, cuando el programa social del
evento se limitaba a un gesto de bienvenida, hospitalidad o reconocimiento público a los
participantes, por ejemplo, una cena, un concierto, visitas a sitios históricos, etc. Por el
contrario, hoy en día el programa social es parte integral del evento, y tiene gran valor e
importancia, especialmente en lo relacionado con las relaciones interpersonales.

Para los responsables de elaborar el programa social son dos los factores clave a tener en
cuenta: la duración del evento y el presupuesto de gastos. La influencia de la duración del
evento se ejerce en dos sentidos: por una parte, mientras más prolongado sea éste, mayor
será la necesidad de disponer de un amplio programa social, como condición para evitar fases
prolongadas de inactividad, e incluso de franco aburrimiento, entre los participantes y
acompañantes. Por otra parte, mientras más dure el evento mayores serán las exigencias de
socialización de quienes asisten al mismo, razón por la cual un buen organizador siempre
deberá estar atento para prever el tipo de actividad social o de distracción que permita
satisfacer esas exigencias.

A su vez, la incidencia del factor presupuestario sobre el diseño del programa social es clara, ya
que si los organizadores disponen de recursos financieros será mucho más 'fácil diversificar las
actividades contempladas en ese programa. Por el contrario, un presupuesto muy austero
limita fuertemente estas posibilidades. En el caso extremo, lo imperdonable sería no incluir en
el presupuesto general del evento un mínimo de recursos para atender actividades de tanta
importancia. Para evitar situaciones de este tipo, es muy corriente que el costo de los
programas sociales sea incluido en el costo de inscripción del delegado, o bien, como se ha
hecho cada vez más frecuente, que esos gastos sean patrocinados por una o varias empresas o
instituciones.

Cualquier actividad del programa social, en especial la de bienvenida o clausura, sea un coctel
de recepción, una cena de gala o una noche típica, debe ser organizada con mucha dedicación,
pues conviene convertida en un evento grato que se recuerde por mucho tiempo.

Para cada reunión social a realizar se debe escoger el sitio más adecuado. Generalmente el
brindis de bienvenida se suele hacer en el mismo lugar donde se desarrolla el evento o en el
hotel donde se encuentren alojados la mayoría de los participantes. Otras actividades pueden
ser programadas en otros lugares.
 31

Al organizar el programa social se recomienda:

1. Escoger y reservar por escrito los salones, teatros, etc., con suficiente antelación.

2. Seleccionar el área para realizar los refrigerios. Enviar carta confirmando los
servicios solicitados, así como los costos y forma de pago.

3. Operar de igual modo para la contratación de grupos musicales, cantantes,

orquestas, etc.

4. Cercano al evento, enviar carta confirmando la hora exacta y el lugar, así como
todos los servicios requeridos. Asegurar flexibilidad en los horarios.

5. Seleccionar adecuadamente las comidas y bebidas, y determinar el tipo de servicio

que se requiere. Conocer las costumbres alimentarias de los invitados especiales y
participantes.

6. Informar a los participantes sobre estas actividades, hora de comienzo y finalización

y el tipo de vestuario que debe llevar.

7. Elaborar y repartir las invitaciones.

8. Elaborar y vender las entradas en caso de que no estén incluidas en la cuota de

registro.

9. Cuidar con mucho esmero cada detalle en la organización de estos eventos.

Los tipos de eventos sociales más frecuentes son:

Recepción de bienvenida

Es un encuentro que, según el caso, puede ser informal y realizarse la víspera del evento,
cuando ya están abiertas las inscripciones de los delegados, o bien el mismo día en que se
inaugura e instala el evento. Su propósito es el de permitir a los participantes un primer
contacto con el personal de secretaría, con los expositores y/o con los colegas participantes,
en especial con quienes vienen del exterior. Ésta es una actividad de mucha utilidad cuando se
trata de eventos internacionales, ya que ayuda al proceso de instalación de los participantes,
permitiéndoles, de ser necesario, resolver problemas que pueden haber surgido con motivo
del traslado al país sede. Casi siempre la recepción de bienvenida incluye un buffet o un coctel.

E l evento cultural

Se ha convertido en una actividad casi obligada en los eventos con una duración de tres a
cuatro días. Cuando el evento es de carácter internacional y generalmente participan personas
que hablan diferentes idiomas, conviene realizar una actividad que no implique ningún
problema en este sentido, por ejemplo, un concierto, un ballet o un espectáculo musical. A los
fines de reducir los costos conviene que los organizadores lleguen a acuerdos operativos con
instituciones que, en el momento del evento, presenten este tipo de espectáculo. En este caso
 32

es fácil conseguir descuentos importantes en los precios de las entradas, logrando que el
espectáculo se presente con exclusividad a los participantes. Otro tipo de actividad cultural
que goza de mucha popularidad es la apertura nocturna de un museo, convenida con los
responsables de éste y con carácter de exclusividad para los participantes del evento.

Desayunos

Existen diferentes maneras de hacerlos, pueden ser tipo bujjet o servido especialmente. La
decisión que se adopte dependerá de la cantidad de personas que van a asistir y la hora de la
actividad programada después del desayuno.

Refrigerios

A media mañana y a mitad de la tarde se realiza un receso, se ofrece café, té y jugos en ambas
ocasiones, con pásteles salados en la mañana y galletas o pasteles dulces en la tarde.

Almuerzos

Si hay dos horas o menos entre las sesiones de mañana y tarde y no existen suficientes
restaurantes cercanos al sitio del evento para la cantidad de participantes, entonces lo más
conveniente es contratar los almuerzos con casas especializadas. Naturalmente, el precio de
los mismos deberá incluirse en la cuota de inscripción. Esto permite economías de costo y
garantizar un mínimo de calidad en las comidas.

También encontramos la modalidad almuerzo-conferencia: ésta se utiliza

especialmente en eventos de poca duración o cuando se invita a algún expositor afamado.

Suites de hospitalidad

Es común que las empresas contraten este servicio al hotel, bien por un día o por todos los que
dure el evento, con el objetivo de invitar y atender a los delegados que les interesen o bien a
sus clientes. Una desventaja de este tipo de actividad es que se corre el riesgo de no saber
exactamente cuántas personas asistirán al mismo, ya que en ellos resulta sumamente difícil
controlar la asistencia.

Programa de acompañantes

Como un complemento, y a menudo como una extensión del programa social, se lleva a cabo
el llamado programa para acompañantes, el cual conlleva el diseño de un plan de actividades
orientadas a hacer lo más grata posible la estancia de los familiares o amigos que suelen
acompañar a quienes participan en los eventos. Con esto los organizadores del evento
procuran reforzar el espíritu de grupo y mantener la solidaridad y cohesión entre los
participantes. Algunas de las actividades contempladas en este tipo de programa tienen un
carácter prácticamente exclusivo para estos acompañantes, pues tienen lugar en horas en las
que el evento propiamente dicho se está realizando. Otras son compartidas con quienes tienen
un interés puntual en el evento en sí.
 33

La naturaleza de las actividades contempladas en el programa para acompañantes suele ser

muy variada, sin embargo predominan las visitas guiadas a la ciudad donde se realiza el
evento, o a sitios de interés histórico o turístico situados en lugares cercanos a la ciudad sede.
También suelen incluirse visitas a museos, galerías, centros comerciales, teatros, espectáculos
musicales o artísticos y restaurantes de comida típica.

En el caso de estas visitas, y con miras a evitar que se trate a los acompañantes como simples
turistas, conviene organizar las excursiones teniendo siempre en cuenta:

1. El tiempo que se tarda en ir y regresar a los lugares seleccionados.

2. La duración de los paseos.

3. Se debe ser cuidadoso con todo lo relativo a la logística de estos paseos, en

particular con los autobuses, conductores y guías.

4. Cuando asisten niños hay que planificar actividades relacionadas con su edad.

5. Analizar el promedio de las edades de los acompañantes para saber qué actividades
se pueden programar. La nacionalidad, o si es un evento nacional conocer el estado del que
proceden.

6. Tomar en cuenta si hay mayoría de mujeres o de hombres entre los participantes.

7. Solicitar por escrito la visita a los lugares previstos. Adquirir previamente las
entradas.

8. Contratar salones y/o espacios si se requieren.

9. Enviar carta de confirmación indicando con exactitud la fecha, hora y la cantidad de

personas que asistirán a esa actividad.

10. Determinar el tipo y cantidad de medios de transporte.

11. Designar el personal de guías de protocolo y turísticas que acompañarán a este

grupo.

12. En el lugar del evento prever un salón en donde se registren, se les haga entrega
del programa, puedan obtener información cada vez que lo requieran o bien puedan esperar al
delegado.

13. Prever obsequios.

Visitas técnicas

En algunos eventos se organizan actividades de índole técnica relacionadas con el evento. Así,
se planifican visitas a fábricas y/o establecimientos. Estas actividades suelen ser organizadas y
financiadas por empresas.
 34

Programa turístico

Dentro del marco del tema general que estamos tratando, el motivo turístico es un apéndice
de la participación en el evento, por lo que se suele aprovechar esta oportunidad para
planificar actividades de turismo en fecha previa o posterior al evento. Estos paseos son una
excelente oportunidad para mostrar las bellezas naturales y la cultura del lugar a delegados e
invitados, sitios de interés que muchas veces son desconocidos.

Se recomienda contratar los servicios de una agencia de viajes o una empresa especializada de
turismo, para que se puedan planificar los tours con antelación y hacer las reservaciones de
todos los servicios requeridos.

Se debe enviar a los delegados toda la información detalladla y con suficiente tiempo de
anticipación, de manera que estén en capacidad de tomar la mejor decisión.

Capítulo III

Las cuatro fases de la organización

A. El espacio. El material impreso

B. La promoción. Los equipos

C. Los participantes. Preparación del ambiente

D. Los recursos humanos

Todos los congresos, simposios u otros eventos, por grandes o pequeños, sencillos o complejos
que sean, deben organizarse con suficiente anticipación para poder garantizar su buen
desarrollo. Como ocurre con casi todas las acciones humanas, el tiempo casi siempre es el
factor enemigo, y por ello se impone una adecuada planificación de las diversas actividades
 35

que el evento presupone. Cada organizador debe revisar con mucho detenimiento los pasos
que deben darse, pues no conviene comenzar demasiado pronto los preparativos, y mucho
menos demasiado tarde, de forma que no llegaría a estar todo preparado en su debido
momento.

Desde luego que los períodos de preparación dependen de la magnitud del evento, de la
cantidad de invitados y de la complejidad de la logística.

La experiencia indica que en el caso de un evento inter nacional se requiere como mínimo de 1
año, siendo el lar so ideal 2 años. Si se tratara de eventos nacionales, se requiere de 8 meses a
1 año, y si, por ejemplo, fuera una convención de ventas de una gran empresa es necesario un
período de 3 a 4 meses.

Por otra parte, ciertos pasos son condición previa de otros, por lo que deben estar completos
para comenzar el siguiente.

La organización de eventos se realiza en cuatro fases:

La primera fase se refiere a las múltiples actividades mencionadas en los capítulos anteriores.
Una vez que surge la necesidad de realizar un evento, se conforma el comité organizador, se
selecciona el tipo de evento considerando el objetivo básico del mismo, se le da un nombre, se
escoge una fecha, se comienza a estructurar el programa, se elige el lugar, se decide de qué
manera y quién va a realizar el trabajo de organización y coordinación, se determina quién va a
auspiciar y patrocinar el evento y se formula el primer presupuesto.

La segunda fase es propiamente a la etapa de organización, planificación y promoción. En ella

se determinan los aspectos fundamentales del evento, y culmina justo cuando se inician en
sentido práctico las actividades que lo definen. Como veremos luego, de esta etapa depende la
mayor parte del éxito. Por ello es necesario planificar cuidadosamente cada paso y prever cada
detalle, procurando minimizar los imprevistos siempre presentes durante el desarrollo del
evento.

La tercera fase se inicia al comenzar el evento, es cuando se ejecutan todas las actividades
programadas y planificadas en la etapa anterior y las propias del momento de la realización del
mismo. Es aquí donde se comprueba si el trabajo realizado. durante días, meses o años de
organización ha sido realmente efectivo. Es una etapa de mucho riesgo que debe tratar de
excluir, o cuando menos minimizar, todo elemento de improvisación. Cada paso, cada
actividad, cada detalle, deben estar totalmente bajo control.

La cuarta fase tiene que ver con la finalización del evento y se denomina postevento. En esta
fase se desarrollan las siguientes actividades:

a. La cancelación de pagos pendientes a proveedores, personal y cierre de cuentas con

el centro de convenciones.
 36

b. Agradecimientos: es algo inexcusable, por parte de los organizadores, no enviar una

carta o nota de cortesía a todas aquellas personas que hicieron posible que la reunión se
desarrollara conforme estaba previsto (auspiciantes, patrocinadores, ponentes, directivos del
centro de convenciones, entre otros).

c. Evaluación: se debe evaluar el cumplimiento de objetivos, así como el lugar escogido

y el servicio prestado por parte de las empresas proveedoras. Conclusiones: toda reunión ha
de tener unas conclusiones que puedan reflejarse en un acta, en un informe, en un dossier,
una nota de prensa o un libro de interés general para los participantes o directivos de la
organización promotora.

d. Con el fin de planificar los tiempos requeridos por las actividades, se recomienda
utilizar algunas herramientas como es la gráfica de Gantt que muestra de forma sencilla los
tiempos de realización, comienzo y terminación de cada una de las tareas que conlleva la
organización del evento y sus interdependencias (ver gráfico).

En este capítulo trabajaremos básicamente sobre la segunda y tercera de las fases

mencionadas, es decir sobre la planificación, organización, promoción y gestión operacional de
los eventos. Explicaremos las actividades a realizar y los detalles a considerar a la hora de
tomar decisiones.

EL LUGAR DONDE SE DESARROLLARÁ LA ACTIVIDAD

Uno de los primeros interrogantes que deben responder los organizadores es

¿Dónde realizar el evento?

En algunos casos (dependiendo de los requerimientos de nuestro evento) tenemos un

sinnúmero de espacios entre los cuales escoger, mientras que en otros se debe adaptar el
evento al espacio que más se adecue. Generalmente escogemos entre: centros de
convenciones, hoteles, centros de adiestramiento, universidades, salones de agencias de
festejos, resorts, posadas, barcos, etc.

Una vez seleccionado el lugar 'que más se adapta a las necesidades y/o requerimientos del
evento diseñado, se efectúa una reunión con los ejecutivos o encargados del centro de
convenciones, hotel o lugar escogido como sede del evento, en la cual se procede a
determinar todas las necesidades o requerimientos inherentes a su realización y que deben ser
satisfechos.
 37

A continuación ofrecemos una lista que puede ayudar en esta tarea:

1. Ubicación. Seguridad.

2. Capacidad de la(s) sala(s) de reunión plenaria o principal.

3. Adecuación del espacio para el uso de equipos audiovisuales.

4. Salones para reuniones más pequeñas y simultáneas.

5. Salas para presentación de trabajos libres y/o posters. Salas para actividades
complementarias, tales como comité organizador, prensa, organizador (PCO: Professional
Congress Organizer), oficina para secretaría técnica (secretarias, fotocopiadora, reproducción
de documentos), recepción de audiovisuales, agencia de viajes o línea aérea, banco y/o casa
de cambio. Confort de las sillas.

6. Altura del techo, tipo de lámparas. Iluminación.

7. Ventilación.

8. Ambientación y decoración. Flexibilidad.

9. Limpieza.

10. Insonorización.

11. Espacio para el área de inscripciones, información, entrega de material.

12. Área para refrigerios.

13. Espacio para colocación de cabinas de interpretación simultánea y entrega de

audífonos.

14. Depósitos.

15. Área para exposición.

16. Aire acondicionado y/o calefacción. Rampas.

17. Ascensores.

18. Escaleras.

19. Estacionamiento.

20. Baños.

21. Teléfonos.

22. Primeros auxilios.

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Luego de verificar los espacios necesarios, se debe enviar una comunicación con el fin de
reservar cada área en la fecha exacta en que se va a usar. En este primer acercamiento se trata
de prever con el máximo de precisión todas las necesidades que se han de satisfacer. Debe
estar claro, sin embargo, que a medida que se acerca la fecha de realización del evento se_ van
afinando detalles. Los congresos nacionales y/o internacionales en los cuales participan un
gran número de personas son los que requieren mayor espacio para funcionar, por esta razón
suele ser ilimitada la oferta de lugares adecuados. En cambio los eventos pequeños tienen
mayor número de opciones. De allí que la experiencia, el profesionalismo y el ingenio del
organizador (PCO) sean muy importantes a la hora de escoger la sede.

Determinados y reservados los espacios se procede a firmar el contrato. Es muy importante

dejar muy bien especificados los espacios y en qué fecha se van a utilizar, así como su costo y
forma de pago.

Cercano al evento se suele enviar una carta confirmando todo lo contratado, solicitando los
servicios de limpieza, indicando las horas en que deben estar listos los salones, así como el
servicio permanente de agua. A los fines de evitar equívocos e inconvenientes, se anexan
planos especificando el tipo de montaje en cada área, la distribución del presídium, solicitud
de la cátedra (preferiblemente con luz), decoración (en caso de que se requiera) bien con
plantas, flores o algún objeto.

Debe estar claro que equipar y preparar las salas de trabajo, y naturalmente disponer del
personal que garantice su operatividad, es una función a la cual no se puede restar
importancia. En relación con esos preparativos es clave la determinación del tipo de montaje
que mejor satisfaga las necesidades de las salas de trabajo y eventos sociales. Con el propósito
de ilustrar sobre modelos alternativos de montaje de las salas se anexan algunos de los
esquemas o modelos de mayor uso.
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EL MATERIAL IMPRESO

Bajo. este renglón se incluye un conjunto. importante y variado. de actividades y servicios que
deben ser satisfechos de la mejor manera.

El logotipo

Es usual que para cada evento se escoja una imagen gráfica. Cuando el evento es promovido
por empresas, instiitucio.nes o. asociaciones se utiliza el logotipo que generalmente las
identifica. En cambio hay otras actividades en do.nde es necesario crear toda una imagen. Para
conseguir la imagen adecuada se sugiere contratar los servicios de empresas o. perso.nas
especializadas, aunque si hay suficiente tiempo. se puede programar un concurso. Lo
importante es que el logotipo sea llamativo y fácil de reproducir en cualquier material a
imprimir.

La papelería

Al disponer del logotipo se procede a diseñar la papelería que será usada para todas las
actividades relacionadas con el evento. Básicamente consta de papel tamaño. carta y sobres.

El afiche o póster

Algunos eventos utilizan como material promocional los afiches. Si es así, es importante que
sean llamativos y ofrezcan una información básica, tal como: quién organiza y auspicia el
evento, cuándo y dónde se va a realizar y los números de teléfonos donde se pueda requerir
información adicional y/o realizar la inscripción.

Programa preliminar

Es aquel que se elabora y distribuye en las primeras etapas de organización y promoción del
evento, contiene la información sin detalles, de carácter muy general sobre las actividades que
se van a desarrollar en el transcurso del mismo. Puede decirse que ofrece una vista
panorámica del evento.

Planilla de inscripción

Los formatos a elaborar suelen ser muy variados, sin embargo, los más frecuentes se orientan
a obtener información del siguiente tipo:

1. Nombre completo de quien se registra. Organización, empresa, institución o

compañía a la que pertenece.

2. Dirección completa.

3. Categoría: si es invitado) conferenciante, delegado. El tipo de inscripción que se

elige.

4. Acompañante.
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5. Fecha de llegada y salida. Medio que utiliza para llegar.

6. Selección de programas sociales y turísticos.

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Al recabar la información conviene siempre tener presente que lo mejor y más conveniente es
adoptar un enfoque sencillo, evitando complicaciones innecesarias que desagraden a los
participantes.

Planilla de trabajos libres

Las planillas de trabajos libres o abstract se diseñan y distribuyen cuando los delegados
pueden participar en las sesiones de trabajos libres, las cuales están concebidas y se ejecutan
básicamente como un estímulo a la investigación y a nuevas propuestas. Son actividades que
gozan de mucha popularidad y contribuyen a ampliar la participación en el evento. La planilla
que se utiliza con esos fines tiene un formato internacional están dar; lo que varía es el texto
de las palabras clave y temas. Generalmente se imprime en un solo color y sobre papel bond.
Debe ser enviada con el programa preliminar, ya que debe ser devuelta por lo menos dos o
tres meses antes del evento, de manera que el comité de programa las evalúe, clasifique y
determine las sesiones en las que se presentarán.
 51

Programa (impreso) definitivo

Es uno de los documentos de más valor y ampliamente utilizado en el transcurso de un evento.

Es el programa oficial del mismo y contiene toda la información adicional que se les pueda
suministrar a los delegados. Existen muchos diseños y formas, así como opiniones, en cuanto
al formato, sin embargo la tendencia es a elaborar uno que se pueda llevar en un bolsillo o en
la cartera con facilidad. A cada tipo de evento se debe adaptar su propio tipo de programa.

Para el programa definitivo se recomienda:

1. Usar un diseño de portada similar al utilizado en el programa preliminar.

2. Colocar el logotipo y nombre del evento. Fecha y lugar en que se realiza el evento.
Lista de miembros del comité organizador. Palabras de bienvenida.

3. Programa.

4. Esquema.

5. Programa social.

6. Programa de acompañantes. Información general.

7. Libro de resúmenes. Este libro se entrega junto con el programa en el momento de

la inscripción; en él se recopilan todos los resúmenes de los trabajos libres que han sido
aceptados por el comité de programas. Es muy sencillo y su portada debe ser similar al del
libro de programa.

Lista de participantes

Es una lista que se debe distribuir preferiblemente al inicio del evento, contiene los nombres
de todas las personas que asisten, así como invitados especiales, conferenciantes y
moderadores. Es recomendable colocar, al lado del nombre del participante, su dirección (de
habitación, trabajo y correo electrónico).

Tarjetas de invitación

De acuerdo al grado de formalidad las invitaciones se deberán realizar en papel o cartulina más
fina, el texto debe ser muy preciso, indicando cuándo, cómo y dónde se realizará la actividad
que da lugar a la invitación, así como el motivo de la misma.

Tickets

En muchas ocasiones se distribuyen a los delegados y sirven para entrar a un almuerzo o

alguna actividad que hayan adquirido aparte del registro general, o bien para los traslados. Son
muy sencillos y se elaboran en cartulina.

Distintivos

Es la identificación personal de los asistentes a un evento. Esto permite que los participantes
estén identificados para poder entrar y salir libremente de las instalaciones o para que se
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conozca con quién se está hablando. Los datos fundamentales a incluir en el distintivo son el
logotipo y el nombre del evento, el nombre del participante; en algunos casos se incluye
además el país o región de donde proviene aquél o la empresa que representa. En eventos
deportivos se suele agregar otras informaciones como el tipo de sangre y grupo sanguíneo al
que pertenece, si es alérgico a algún medicamento. En eventos donde la seguridad es extrema,
por ejemplo eventos de Estado, los distintivos llevan la fotografía, numero de cédula y los
lugares a los cuales se tiene acceso.

Hoy en día existe una gama infinita de tipos, tamaños y materiales con los cuales se pueden
elaborar los distintivos, desde los impresos en papel o cartulina, hasta los similares a las
tarjetas de crédito.

Cartulinas de identificación o identificadores

El objeto de éstas es dar a conocer la identidad de la persona que expone o que participa en la
reunión. Generalmente se le coloca el nombre de la persona en letras visibles, también se
puede incluir el nombre del país y/o de la empresa que proviene y/o el cargo. Se elaboran en
cartulina blanca o de color, doblada en tres, formando un prisma triangular, o bien pueden ser
realizados en acrílico' o metal introduciéndose una tira de papel.

Certificados de asistencia

Pueden ser desde una simple comunicación en papelería del evento, en la cual los
organizadores certifican que la persona ha asistido al evento, o bien pueden ser un poco más
formales elaborados en cartulina. Deben incluir el nombre y logotipo del evento, fecha y lugar,
el nombre de la persona a la que se otorga el certificado y la firma de quien se determine.
Generalmente son entregados al finalizar la última sesión del evento.

Diplomas y reconocimientos

Los diplomas o certificados de este tipo suelen ser muy cotizados, dependiendo naturalmente
su categoría de la importancia del evento. En su elaboración conviene utilizar un papel
especial. Deben llevar toda la información relativa al evento y el nombre de quien recibe el
reconocimiento.

Material para los participantes

Se suele entregar una carpeta, un maletín o un bolso en el cual se le coloca todo el material:
libreta, bolígrafo, programa, invitaciones, tickets, documentos, etc.

LA PROMOCIÓN

Esta es una actividad estratégica en la planificación del evento. El primer paso se refiere a
cómo diseñar una campaña para "venderlo" y así lograr la asistencia deseada. Un evento es un
producto nuevo, por lo tanto es, en gran medida, desconocido; los consumidores son las
personas que a él asistirán. La promoción o venta del mismo se puede hacer por varias vías.
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Invitación directa/personal

Para ello habrá que recolectar todas las listas de posibles participantes con su dirección de
oficina, habitación o electrónica. Se enviará a través del correo, mensajeros, servicios
especiales, etc., una comunicación o el programa preliminar adjuntando, además, la planilla de
inscripción.

Medios impresos

Nos referimos a prensa, revistas especializadas, publicaciones. Para ello habrá que diseñar
unos artes de los anuncios; es indispensable que contengan el logotipo, nombre, fecha, lugar,
institución promotora y auspiciante(s), los temas principales, costo de inscripción (en algunos
casos), invitados especiales, conferenciantes; en fin deben ser elaborados en la forma más
atractiva posible. También se deberán escoger los días y fechas más apropiados para su
publicación.

Afiches y/o posters

En muy importante determinar los espacios y lugares donde colocar los afiches. Su uso está
ampliamente explicado en el punto sobre material impreso.

Entrevistas y envío de información a emisoras de radio y televisión

Según las características del evento, deben buscarse los programas cuya temática sea afín y
contactar a los productores a fin de informarles del evento, así como sugerir invitar a los
programas a los organizadores y/o participantes.

Cuñas promocionales en radio y televisión

Es conveniente contar con el asesoramiento de profesionales tanto para la elaboración de

cuñas como para elegir el medio adecuado.

Los PARTICIPANTES

Registro/Inscripción
Aunque se enviaran previamente las planillas de inscripción y los participantes estuvieran
registrados, hay que establecer un área en la entrada de los salones para el registro o
inscripción. Para esta actividad se requiere de un personal ágil y que tenga el don de tratar con
el público, y si se trata de un evento internacional debe hablar varios idiomas. Mientras más
capaces y experimentadas sean estas personas más ágil será el proceso de registro. Esta área
se puede dividir en dos para que el proceso de inscripción sea lo más fluido posible: una, para
aquellas personas que no se han registrado y deberán hacer todo el proceso completo, desde
llenar la planilla de inscripción hasta cancelar, retirar el material y el distintivo, y otra área para
aquellas que se han registrado previamente y sólo deberán retirar el material y distintivo.
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Invitados especiales

Los invitados especiales son aquellas personas que por su prestigio, nombradía o
reconocimiento científico, social o político, le confieren importancia y notoriedad al evento. En
algunos casos son invitados con todos los gastos pagos por parte del comité organizador, en
otros, se hacen presentes por sus propios medios. En todo caso, según el tipo de evento y de la
posición del invitado, habrá que considerar los siguientes aspectos:

1. Nombre completo y títulos oficiales. Nombre de los acompañantes.

2. Hacer los arreglos pertinentes al viaje.
3. Notificar al hotel, a las autoridades etc., de la presencia del(os) invitado(s).
4. Designar a la guía de protocolo y al comité de recepción que acudirá a recibirlos.
5. Adquirir los obsequios o regalos.
6. Inspeccionar personalmente las habitaciones o suites. Proveerle en la habitación
de todo el material relativo al evento, así como una carta de bienvenida, material
informativo de la ciudad o del país, y periódicos. Colocarle en la habitación,
flores, frutas, chocolates y/ o quesos.
7. Hacer los arreglos de paseos o tours o para alguna actividad en especial.
8. Hacer los arreglos para entrevistas y/o ruedas de prensa solicitadas por el
invitado o por los medios de comunicación.
9. Cuando se trate de personas catalogadas en un momento determinado como
importantes (VIP' very important person) no se debe descuidar ningún detalle,
hay que estar constantemente pendientes de los requerimientos para
complacerlos y hacerlos sentir lo mejor atendidos posible.

Alojamiento

La elección del alojamiento, tanto de los invitados especiales como de los ponentes, delegados
y acompañantes, es una cuestión muy importante que obliga a tener en cuenta varias
consideraciones de tipo práctico y psicológico. La selección varía enormemente de unos casos
a otros, en función del tipo de evento, la categoría de los delegados y las disponibilidades de
alojamiento existentes. Es difícil dar unas normas concretas, aunque es conveniente tener en
cuenta:

1. Máximo confort posible.

2. La ubicación.
3. Los servicios que ofrece.
4. La limpieza.
5. Estacionamiento.
6. Seguridad.

Es importante señalar que la mayoría de los hoteles ofrecen tarifas de grupo, por lo que
conviene negociar con los ejecutivos del hotel. Realizar eventos cuando se considera la
temporada baja en turismo permite obtener mejores precios, beneficios y servicios, porque los
hoteles se encuentran con poca ocupación. Lo contrario ocurre cuando es la temporada alta y
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están llenos o casi llenos. Según el evento los delegados hacen sus reservaciones directamente
y le cancelan al hotel, o bien los delegados cancelan el total de inscripción y alojamiento al
organizador y éste a su vez paga al hotel. Es muy importante después de la negociación firmar
un contrato en donde se establezcan las tarifas y políticas establecidas. Si el organizador
asume el pago total deberá enviar con antelación las listas, especificando día de entrada y
salida, tipo de ocupación; si ya posee la información de la hora de llegada deberá también
indicada. Deberá señalar en esas listas quiénes son los invitados especiales y los
conferenciantes, de manera que el hotel esté al tanto y pueda también brindarles alguna
atención especial. Hoy día, en su mayoría los hoteles brindan otras facilidades y atenciones
cuando se trata de grupos, las cuales no deben ser desaprovechadas por los organizadores de
eventos.

Previo al evento se deberá enviar otra comunicación y lista final de huéspedes y

reservaciones, así como los detalles respecto a qué pagos cancelarán los organizadores y
cuáles correrán por cuenta del huésped.

Los EQUIPOS

Existe una serie de equipos que son indispensables a la hora de organizar un evento y otros
que son de uso casi obligatorio durante el desenvolvimiento del mismo.

Equipo de sonido

Debe estar acorde con el tamaño del salón o del lugar donde se va a realizar el evento, si no
hay un buen sonido de nada habrá servido traer el mejor conferenciante o la mejor orquesta.

Equipo de grabación

En algunos eventos se suele grabar todas las conferencias o actividades más importantes. Nos
referimos a grabación en casetes o filmación.

Equipos de interpretación simultánea

Si el evento se desarrolla en otros idiomas se requieren estos equipos, básicamente

conformados por las cabinas para intérpretes y los audífonos. Además, según la cantidad de
idiomas se necesitará igual cantidad de cabinas y de acuerdo al número de participantes se
solicitarán los audífonos necesarios.

Equipos de apoyo audiovisual

Hay diferentes tipos de proyección razón por lo cual se requieren diferentes tipos de equipos y
tamaños de pantallas. Entre los equipos los más importantes son los televisores, betamax,
VHS, películas 16 mm, proyectores para diapositivas, retroproyectores para las transparencias
y video Beam.

Otros equipos:

1. Pizarras y rotafolios.

2. Si se van a transcribir las grabaciones se requiere grabadores y audífonos.

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3. Máquinas de reproducción, fotocopiadoras. Equipos de computación.

4. Comunicaciones: teléfono, fax, celular, radios, conexión a internet.

Es muy importante evaluar las empresas que proveen estos equipos, poniendo énfasis en los
costos de alquiler por el tiempo requerido. Se sugiere firmar los contratos ton detalle en el tipo
de servicio y el costo del mismo.

LA PREPARACIÓN DEL AMBIENTE

Recepción/Información
A la llegada los participantes al aeropuerto, puerto, o al hotel, deben ser recibidos por
personal especializado (guías de protocolo) ubicado en áreas rápidamente visibles. Este
personal es el encargado de dar la bienvenida y asistir a los participantes desde el mismo
momento de su llegada. Esta labor adquiere un mayor valor en el caso de los eventos
internacionales. El personal responsable de la recepción y la información deberá operar desde
el día en que comienzan a llegar los delegados hasta el regreso de la mayoría de ellos.

· También cercano a los salones se suele colocar un área de información.

Decoración/Información/Señalización

La decoración de los ambientes a utilizar por varias horas o días es muy importante, ya que le
imprime un toque de calidez al lugar. Luego de revisar las necesidades de cada evento se
procede a hacer los encargos a los proveedores respectivos.

Las banderas

Son de uso obligatorio en actividades de Estado, de organismos internacionales y eventos

deportivos. Por el contrario, en eventos como congresos de asociaciones o de empresas
industriales o comerciales, no es obligatorio su uso. Es importante destacar que cuando se
utilicen banderas deben colocarse las de todos los países asistentes.
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Pancartas

Éstas se utilizan con varias finalidades, en especial para identificar las áreas, dar la bienvenida
a los asistentes, informar o servir como medio de promoción. Son elaboradas en diferentes
materiales: acrílico, anime, corcho, tela, cartón etc. Siempre habrá que colocar una que
identifique el área de la sesión principal.
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Las flores

Son importantes en toda decoración. Cada evento requiere de decoraciones diferentes; el uso
de las flores se estila más en eventos sociales. En actividades académicas se deben utilizar con
discreción, y cambiadas cada vez que sea necesario. También se pueden utilizar plantas
ornamentales.

La señalización

Es muy importante para orientar a los participantes sobre dónde se desarrollan las actividades
programadas, poder identificar salas, localizar autobuses, etc. También se recomienda colocar
el orden del día en lugares visibles.

Cartelera para mensajes

Generalmente se ubica en el lugar de inscripción o en el lugar de recepción o a la entrada de la

sala principal. Igualmente es recomendable colocar una pizarra para que los delegados puedan
dejar o recibir mensajes.

Los RECURSOS HUMANOS

Dependiendo del tipo y la magnitud del evento se requerirán una mayor o menor cantidad de
personal contratado para que trabaje uno o dos días antes del inicio del mismo y hasta uno o
dos días después de culminado.

Intérpretes simultáneos

Por cada idioma extranjero se requiere de dos o tres intérpretes. La selección de los
intérpretes es una responsabilidad exigente, se recomienda contratar exclusivamente
profesionales en la materia y preferiblemente que pertenezcan a la Asociación de Intérpretes.

Traductores

Cuando se deban hacer traducciones a documentos, debe incluirse en el presupuesto el

importe de estos trabajos, los cuales normalmente se calculan por hojas o número de
palabras.

Guías

Pueden ser necesarias para ocuparse de ciertas áreas específicas como son el registro, la
información, la recepción tanto en el aeropuerto como en el hotel, la atención a invitados
especiales, con los acompañantes, en las salas, coordinando la entrega de documentos. Es un
personal especializado, imprescindible para dar apoyo a los organizadores y coordinadores del
evento, para la buena marcha del mismo.

Personal de seguridad

El número de personas encargadas de la seguridad se contratará de acuerdo a la importancia

del evento, al lugar donde se realiza y a la presencia de personalidades.
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Personal técnico

Para los equipos de sonido, interpretación simultánea y audiovisuales, fotocopiadora, equipos

de telecomunicaciones es necesario contar con personas capacitadas y conocedoras de los
instrumentos a usar.

Personal de apoyo

Éste se compone de secretarias, mecanógrafas, taquígrafas, correctores de estilo, correctores

de prueba, mensajeros.

PROTECCIÓN EN CASO DE EMERGENCIAS

Cuando se organizan eventos se recomienda ser lo más cautelosos posible, por lo que hay que
tomar en consideración algunas previsiones según la actividad, el número y características más
destacadas de los participantes (en particular la edad) prever la presencia de ambulancias y
servicio médico. En ocasiones no es necesario hacer este tipo de contrataciones, en especial
cuando los eventos se llevan a cabo en hoteles grandes, los cuales suelen contar con servicios
de primeros auxilios. Sin embargo, es prudente averiguar quiénes son los médicos adscritos a
esas unidades, qué horario de trabajo tienen y con cuáles recursos clínicos cuentan. Esto debe
complementarse con información actualizada sobre la ubicación de los hospitales y clínicas
más cercanas y la manera de localizar rápidamente a ciertos especialistas (sobre todo,
odontólogos).

De igual manera es útil verificar el funcionamiento del sistema de incendios, así como las vías
de escape del centro de convenciones o lugar donde opera el evento. Por último, siempre es
bueno tener a mano una lista de teléfonos de emergencia (bomberos, policías, etc.).

Capítulo IV

Presupuesto y gestión financiera

Estimado de gastos

Ventas de espacios publicitarios

Tarifas.

Punto de equilibrio

Resuelto el punto de planificación del evento -es decir, definidos los objetivos básicos del
mismo, las características de los participantes, la fecha y el lugar en el cual se realizará y los
rasgos principales del programa de actividades-, el paso siguiente es formular el presupuesto
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del evento. Ésta es una tarea estratégica para el éxito del mismo, ya que si el presupuesto se
elabora de una manera realista permite a los organizadores tomar decisiones administrativas
sólidas, monitorear los avances de las actividades, controlar los costos y evaluar la generación
de ingresos, desarrollar las mejores relaciones con proveedores y vendedores y mantener la
credibilidad frente a los promotores del evento. Este es el motivo por el cual se sostiene con
entera razón que la elaboración del presupuesto es el paso inicial y más importante en el
establecimiento de un efectivo sistema de administración financiera de los recursos a
disposición de los organizadores.

Administración de los recursos

Si elaborar el presupuesto es una tarea clave, determinar quiénes administrarán los recursos
monetarios no es menos importante. A decir verdad esta pregunta debe responderse en forma
previa a la formulación del presupuesto, siendo muy frecuente que el manejo del dinero lo
lleve el tesorero o responsable de las finanzas del evento. Sin embargo, son muy variados los
tipos de relaciones que se establecen entre los tesoreros y las instituciones promotoras y/o
entre los primeros y las organizadoras profesionales de eventos. Lo importante es que,
independientemente del carácter de esas relaciones, las responsabilidades de los tesoreros o
de las personas que cumplen esas funciones estén claramente definidas, evitándose al máximo
que haya duplicaciones de atribuciones o imprecisiones en las mismas, pues si esto llega a
ocurrir con mucha probabilidad se convertiría en una fuente de inconvenientes y problemas.

Como tarea previa a la elaboración del presupuesto es necesario conocer las relaciones que
deben existir entre los responsables del manejo financiero y los organizadores. De este modo
se está respondiendo explícitamente a importantes interrogante s que normalmente se
plantean; mientras más claras sean las respuestas, más sólido será el presupuesto que se
elabore, más armoniosas serán las relaciones entre el comité organizador y el organizador y/o
coordinador y mayores probabilidades de éxito tendrá el evento.

Elaboración del presupuesto

En esencia un presupuesto es un instrumento administrativo de uso amplio que define y

cuantifica las fuentes de ingreso y de gasto en cualquier actividad que se planifique. Al
elaborarlo, cada una de las- partidas que lo integran debe ser estimada de forma realista. Para
ello siempre es necesario tomar decisiones previas.

Para comenzar, es fundamental establecer los objetivos financieros inherentes al evento. El

primero y principal de esos objetivos es que esta actividad no debe dar pérdidas, sino generar
la mayor rentabilidad posible. Si un evento produce pérdidas también produce,
inevitablemente, frustración y desaliento para la realización de futuras actividades.
Alternativamente, cuando se decide que el evento genere beneficios debe decidirse
igualmente el nivel esperado de esos beneficios y los propósitos a los cuales se destinarán los
mismos.
 61

De igual manera, es muy importante definir de dónde procederán los ingresos que permitan
financiar el evento. A estos fines es necesario decidir si se ha de cobrar a los participantes y, en
caso afirmativo, cuál sería la tarifa. Como veremos luego, la fijación de la cuota de inscripción
es una decisión exigente que supone el máximo de realismo financiero por parte del comité
organizador y los organizadores y/o coordinadores. Otros interrogantes comunes en esta
materia son los siguientes: ¿se solicitarán contribuciones especiales? Si la respuesta es
afirmativa deberá, a su vez, definirse la forma como se materializarán esas contribuciones y
cómo serán solicitadas y por quién. ¿Se permitirá la realización de actividades paralelas al
evento? Si esto se acuerda, ¿qué características tendrán? ¿Qué volumen de ingresos se espera
recaudar por esta vía? ¿Cuánto será la cuota de inscripción de los acompañantes? ¿Están todas
las actividades sociales incluidas en la cuota de inscripción o algunas son opcionales? ¿Cuánto
serán los honorarios profesionales de los conferenciantes e invitados especiales? Cuando éstos
y otros tantos interrogantes hayan sido respondidos, se estará entonces en condiciones de
proceder a formular el presupuesto de ingresos y gastos.

Estimación de los ingresos

Los ingresos a disposición de los organizadores generalmente provienen de las siguientes

fuentes:

Por concepto de inscripción o registro

En la mayoría de los eventos ésta constituye la fuente más importante de ingresos, razón por
la cual deben ser considerados en forma cuidadosa. Su monto total dependerá de la tarifa de
inscripción y del número de participantes (se hace una explicación más detallada en la p. 108).

Promotores

Generalmente la(s) institución(es) que promueve(n) el evento hacen aportes importantes para
el financiamiento del mismo, los cuales pueden asumir la forma de donaciones, préstamos
reembolsables o no. En algunos casos, que tienden a ser cada vez más excepcionales, y según
propósitos muy especiales, los promotores financian íntegramente la actividad.

Otras instituciones

Muy a menudo empresas industriales, comerciales, fundaciones, organismos gubernamentales

o multilaterales aportan recursos en calidad de donaciones o ayudas, las cuales contribuyen a
sufragar gastos del evento. También pueden asumir directamente el pago de actividades
específicas, por ejemplo, honorarios, gastos de traslado y permanencia de conferenciantes,
registro de estudiantes, actos sociales. En esta categoría de ingresos un tipo de aporte muy
frecuente es el que se recibe bajo la modalidad de patrocinio. Éste puede hacerse en dinero o
especie, en contrapartida la institución patrocinan te recibe promoción de su imagen.

Intercambios

Constituye un sustituto de entradas por concepto de registro o inscripción y opera bajo la

figura del canje; es decir, se asigna cierta cantidad de cupos (derecho a participar en el evento)
a cambio de ciertos bienes y servicios, aportados por una organización no promotora. Dada la
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naturaleza de la operación, conviene precisar la equivalencia en dinero de los bienes y

servicios a intercambiar, de modo de lograr que el valor monetario de lo que se recibe se
corresponda con el valor de la participación.

Exposiciones

Aunque el uso de este tipo de actividad, "Como gestión complementaria del evento en sí, no
es muy frecuente, pues requiere de ciertas condiciones físicas y materiales o de espacio.
Cuando se organiza adecuadamente puede constituirse en una fuente importante de ingresos.

Venta de espacios publicitarios

Esta es una forma de obtención de ingresos que rápidamente se ha ido popularizando, debido
a las múltiples ventajas que presenta tanto para los vendedores, porque dan a conocer nuevos
productos o servicios en condiciones de bajos costos de promoción, como para los
participantes y organizadores, que reciben información gratuita sobre esos productos y
servicios. Sin embargo, se debe ser cuidadoso con la escogencia de los vendedores o
promotores publicitarios, buscando siempre la seriedad y responsabilidad empresarial de estos
últimos.

Préstamos bancarios

Dependiendo del costo del capital del préstamo (tasa de interés cobrada por los bancos), es
posible -y a veces claramente conveniente- acudir a una institución financiera a objeto de
obtener recursos que contribuyan a financiar gastos imprescindibles. Sin embargo, esto sólo
debe hacerse en etapas tempranas de la organización, cuando los préstamos o avances de
dinero de los promotores, o de las colaboraciones o ayudas recibidas no son suficientes para
garantizar el pago de las obligaciones, y no conviene diferir las actividades. Esto es
particularmente importante en relación con los gastos de promoción o cuando el crédito
comercial que se otorga es de breve plazo o perentorio.

Por lo demás, es altamente recomendable que los organizadores consideren, en la forma más
exhaustiva posible, todas las fuentes potenciales de ingreso. Es igualmente sensato planificar
la percepción de los ingresos a lo largo de un período de tiempo amplio, y no en forma
concentrada. Al actuar de este modo se facilita cancelar los gastos a medida que se van
produciendo, lo que redunda en un aprovechamiento de los descuentos comerciales y evita la
acumulación de deudas. Por último, en materia de ingresos, aunque conviene ser exhaustivo
en relación con las fuentes, se debe, sin embargo, ser conservador en cuanto a la suma que se
espera recaudar.

Estimación de los gastos

Definidas las fuentes y cuantificados los montos de los ingresos que se esperan obtener, el
próximo paso en la elaboración del presupuesto es la estimación de los gastos en que se
incurrirá con motivo de la realización del evento.
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Al igual que en el caso de los ingresos, al calcular los gastos se imponen varias
recomendaciones importantes. En primer lugar, es imprescindible solicitar a todos los
responsables de comités una lista detallada de todos los desembolsos que esperan realizar en
el área que operan. No debe olvidarse que -como señaló Homer Smith, experto internacional
en el tema- "todo lo que ha de hacerse antes, durante o después del evento tiene un precio
marcado". Por lo tanto, cualquier desembolso que se piense realizar, por pequeño que sea,
debe ser anotado. Naturalmente, esto no quiere decir que los responsables de las finanzas lo
aceptarán automáticamente y lo incluirán en el presupuesto de gastos. Como es lógico, cada
desembolso deberá ser considerado en el contexto del presupuesto global del evento. Sin
embargo, los costos anticipados ofrecen indicaciones de mucho valor sobre la composición y
cuantía de los gastos que se espera realizar.

Igualmente, conviene categorizar los gastos por área de actividad o función: documentación,
publicidad y promoción, material de oficina, alquiler de equipos, imprenta y reproducción,
alimentos y bebidas, planta física, etc. En relación con este punto, una norma sensata es
ampliar al máximo las fuentes de información sobre los costos que fijan diferentes
proveedores de bienes y servicios. Esto permite tener una visión realista de las condiciones de
mercado, favoreciendo la elección más conveniente o económicamente más racional en lo que
respecta a las adquisiciones y contrataciones que deben hacer los organizadores. Para ayudar
a elaborar una lista de rubros de gastos lo más amplia posible, se anexa a este capítulo un
modelo detallado, pero no exhaustivo, de partidas de gastos comunes a la gran mayoría de
eventos. Puede utilizarse como una guía útil, pero estando conscientes que todo evento
presupone desembolsos específicos y que éstos deben ser incorporados en forma explícita en
el presupuesto de gastos que se esté elaborando.

En tercer lugar, al elaborar el presupuesto se debe estar consciente de que existen costos
"ocultos"; sin duda los más importantes y frecuentes se encuentran asociados a la inflación, es
decir, a las alzas en los precios de los bienes y servicios provocadas por la acción de la política
macroeconómica de los gobiernos sobre la estructura productiva y de gastos del país. Para los
organizadores, como para la gran mayoría de los agentes económicos individualmente
considerados, la inflación real o esperada es un dato que no están en capacidad de modificar y
al cual deben forzosamente adaptarse. Por esto, su impacto sobre las diferentes partidas de
gasto debe ser estimado expresamente. A estos fines, es de mucha utilidad requerir la opinión
de los proveedores en relación con los cambios de precios que esperan tengan lugar en el
lapso de programación del evento. Conviene recordar siempre que una subestimación en la
tasa esperada de la inflación afectará negativamente la rentabilidad del evento, al presuponer
un nivel de gastos menor al que impone la realidad del mercado.

En lo que respecta a los gastos imprevistos, debe tenerse presente que ellos son inherentes a
la gran mayoría de las acciones humanas. Tienen por tanto un carácter contingente y es casi
inevitable que ocurran. Con miras a enfrentarlos, una recomendación sana es la de prever que
 64

ellos consumirán entre 10% y 20% de los gastos totales claramente cuantificables. Al actuar
conforme esta recomendación se garantiza que el evento no se verá afectado por causa del
azar, y si los gastos que éste provoca resultan menores a los estimados y presupuestados la
rentabilidad del evento aumentará necesaria y convenientemente.

Por último, siempre es bueno tener presente (e instruir a los miembros del comité en tal
sentido) que una regla de oro de todo buen administrador es la de asumir disciplinadamente
un comportamiento economizador, es decir, que siempre es bueno ahorrar dinero donde sea
posible. Esta regla debe combinarse con orientaciones sensatas en materia de planificación
financiera del evento. Por ejemplo, la fijación de la fecha de este último debe eludir las
llamadas "temporadas altas", cuando el flujo de viajeros o turistas encarece los costos
generales del evento.

Fijación de la tarifa o cuota de inscripción

En el proceso de elaboración del presupuesto, uno de los pasos más importantes es el de

decidir si se cobrará o no por participar en el evento. Cuando se decide afirmativamente,
entonces se plantea el método para determinar la 'tarifa a cobrar.

Dejando de lado los imprevistos, que ya hemos considerado, es claro, por ejemplo, que la
determinación del número de participantes en el evento es algo que no se puede dar por
descontado. Su número puede ser mayor o menor dependiendo de varias circunstancias: el
lugar donde se realiza la actividad, el cual puede ser más o menos atractivo; los costos
generales en que incurrirá la persona (o grupo familiar), los cuales están siempre afectados por
factores disímiles (distancia que deben recorrer, costo de la vida en la ciudad sede del evento,
etc.).'

Ahora bien, cuando los responsables de la organización del evento consideran estos múltiples
elementos y los proyectan sobre el marco de los objetivos fundamentales del mismo, tienen
básicamente dos opciones a su disposición para establecer la tarifa de inscripción. Una
consiste en establecer unilateralmente ese precio en forma esencialmente intuitiva, esperando
que el mismo resulte atractivo para los potenciales participantes. Si el evento es financiado
enteramente por los promotores, el problema de la tarifa a cobrar prácticamente desaparece,
ya que es perfectamente factible establecer un precio de registro simbólico. Sin embargo,
como ya anotamos, ésta es una circunstancia cada vez más excepcional. Por otra parte, si el
evento se lleva a cabo de manera regular, los organizadores pueden limitarse a adicionar cierto
porcentaje al precio cobrado en el evento anterior, que bien puede ser la tasa de inflación
experimentada. También se puede utilizar como referencia la tarifa cobrada en eventos
parecidos realizados en fecha reciente y en lugares cercanos a la sede de la actividad. Como es
fácil de ver, aunque éste es un procedimiento expedito, encierra sin embargo muchos riesgos
que de materializarse podrían traer serias consecuencias financieras para los organizadores y
promotores del evento.

La segunda opción, que implica una aproximación técnica, es mucho más conveniente, si bien
es más exigente desde el punto de vista económico-contable. Para poder exponer sus
 65

principales características se debe, sin embargo, definir dos conceptos clave en la contabilidad:
costos fijos y costos variables.

Costos fijos (CF): son todos aquellos gastos en que se incurre con motivo del evento y que son
enteramente independientes del número de personas que efectivamente asistan al mismo.
Generalmente, estos costos incluyen algunos de los desembolsos más grandes, por ejemplo:
alquiler del local, salas de exposición, publicidad y promoción, equipos audiovisuales, servicios
de secretaría, etc.

Costos variables (CV): como su nombre lo indica, se trata de aquellos gastos que varían en
relación directa con el número de participantes. Aquí se incluyen, entre otros, refrigerios,
material de apoyo, distintivos, almuerzos, cenas, etc.

Tanto los costos fijos como los variables se pueden expresar en términos unitarios, es decir,
por participante, lo que matemáticamente se obtiene dividiendo el monto total de cada uno
de esos costos entre el número de personas efectivamente registradas en el evento (número
de participantes). Tenemos así el costo fijo unitario y el costo variable unitario.
Corrientemente, la tarifa por participación en el evento (cuota de inscripción) se obtiene
sumando el costo fijo unitario al costo variable unitario.

Expresado en forma simbólica, el método de cálculo es el siguiente:

Cuota de inscripción = C.F.Total/No. Participantes + C.V.Total/No.Participantes

En el cálculo de la cuota de inscripción se debe ser sumamente cuidadoso en la estimación del

número de participantes efectivos, ya que dicha tarifa es muy sensible al valor numérico de
esta variable. Por otra parte, aunque éste es un método claramente objetivo, que se basa en la
estimación de variables económico-contables hecha en forma independiente, no constituye
ninguna garantía de que el precio así determinado pueda aplicarse sin problemas. En sentido
estricto, es muy posible que el comité organizador se vea en la obligación de efectuar ajustes
discrecionales al monto de la tarifa calculada de esa forma. En todo caso, estos ajustes serán
sustancialmente menores a los que tienen que hacerse cuando se utiliza el primero de los
métodos descritos.

Determinación del punto de equilibrio

Con la información des glosada sobre ingresos y gastos y con esta última clasificada en costos
fijos y variables, es posible aplicar una técnica del análisis económico que permite la
determinación de lo que se conoce como punto de equilibrio. Éste vendría a ser aquel punto
en donde los ingresos totales se igualan a los costos totales y no existe, por consiguiente, ni
ganancia ni pérdida. El punto de equilibrio es un indicador de gran utilidad para la toma de
decisiones antes y durante el evento, ya que permite a los organizadores conocer el nivel de
ingresos y gastos en el cual no ganan ni pierden dinero.
 66

La determinación numérica, al igual que la representación gráfica en un eje de coordenadas

cartesianas, del punto de equilibrio es bastante sencilla. Para ello basta con aplicar la siguiente
fórmula:

Punto de equilibrio (x) = Costos fijos (a) / 1 - Costos variables (b)

Expresado en forma simbólica: X=a/(1-b)

El segundo término del denominador de la fracción (b) se conoce como margen de

contribución, y no es más que el porcentaje de los costos variables en relación con el ingreso
total.

Con los siguientes datos de la estructura de ingresos y costos de un evento hipotético

podemos ejemplificar el cálculo del punto de equilibrio:

Bs. %

A. Ingresos 10.000.000 100

S. Costos fijos 4.000.000 40

Costos variables 2.500.000 25

Total costos 6.500.000 65

C. Utilidad sobre ingresos 3.500.000 35

Estos son los pasos á seguir:

• Cálculo del margen de contribución por cada Ss. 100 de ingresos (1 - b)

1 - b = % de Ingresos Totales - C.V. / Ingresos Totales

1 - b = 100 - 25 = 75 (0.75)
 67

• Aplicación de la fórmula x = a / 1 - b

x = 4.000.000 / 0.75 = Ss. 5.333.333,33

• Probando el resultado

Ingresos 5.333.333,33

Costos fijos 4.000.000,00

Costos variables (*) 1.333.333,33

Costos totales 5.333.333,33

Diferencia - O -

(*) C.V. = Ingresos totales (5.333.333,33) - C.F. (4.000.000,00)

En conclusión: por encima de Bs. 5.333.333,33 de ingresos el evento comienza a generar

utilidades. Si éstos alcanzan la previsión de Bs. 10.000.000, Y los gastos se comportan de
acuerdo con la previsión presupuestaria, los promotores y organizadores tendrán una utilidad
de Bs. 3.500.000. El gráfico anexo muestra la representación del punto de equilibrio.
 68

Capítulo V

Cómo ser un excelente participante

Vivimos en un mundo de permanente intercambio de información y conocimientos. Como

hemos visto a lo largo de este libro, los congresos, las conferencias, los seminarios, los
simposios, en fin la multiplicidad de eventos que ayudan a darle forma y contenido a ese
intercambio constante, se han ido desarrollando y consolidando precisamente porque ellos
son escenarios especiales que permiten un cauce eficaz, tanto a quienes están en capacidad de
aportar la información y el conocimiento, como a quienes están ansiosos de recibirlos.

Aunque siempre es posible citar ejemplos negativos de participación en eventos, la experiencia

nos dice que éstos son minoría. La más de las veces asistir a un congreso o a un seminario es
una actividad grata y quienes lo hacen disfrutan en verdad de un privilegio. Las fronteras de
nuestro conocimiento se expanden, las discusiones avivan la curiosidad intelectual y espolean
la reflexión, el conocimiento de nuevos colegas o el reencuentro con conocidos estimulan la
amistad y la camaradería, " la visión de nuevos paisajes o la visita de lugares que nos han sido
familiares fomentan la alegría.

Para que estos valores logren potenciarse, conviene asumir un comportamiento especial que
nos permita actuar como participantes productivos y cooperadores en los eventos a los cuales
asistimos.

La experiencia nos indica que existen tres razones fundamentales para asistir a un evento:

El delegado debe asistir:

1. Los temas y ponentes escogidos son de mucha importancia para la labor que
desempeña.

2. La asistencia al evento le va a proporcionar la oportunidad de establecer contacto

con otros profesionales y así intercambiar ideas y nutrirse de nuevas experiencias.

3. Participar añade valor a su curriculum.

El delegado se ve obligado a ir:

1. Se lo ordenan en la organización en que trabaja.

2. Por ser elegido o designado como delegado de una empresa, país, etc.

3. Por necesidades profesionales.

El delegado desea ir:

1. Es una oportunidad para salir de la rutina.

2. Su participación representa algún prestigio.
3. Es una oportunidad para conocer otro lugar.
 69

Cualesquiera que sean las razones para que un delegado asista a un evento, es muy
importante tomar en cuenta algunas consideraciones para que quede satisfecho y, además,
comportarse y causar una buena imagen.

Consideraciones a tomar en cuenta:

a. Cumpla con las fechas que se establezcan para las inscripciones, envío de documentos,
reservaciones. Envíe con suficiente antelación, y preferentemente por escrito, todas
sus solicitudes relativas al viaje, hora de llegada y regreso, alojamiento, en caso que
requiera de alguna comida en especial, requerimientos especiales tales como sillas de
ruedas, intérprete, etc.
b. Antes de asistir al evento, lea con mucho detenimiento toda la información que le
envían los organizadores. En caso de viajar infórmese sobre el lugar y sus costumbres.
c. Planee y prepare sus intervenciones.
d. Al llegar, establezca inmediatamente contacto con los organizadores.
e. Lleve siempre en un lugar visible su distintivo de identificación.
f. Relaciónese con los otros delegados. Escuche con mucho detenimiento. Participe, sin
excesos.
g. Exponga con mucha claridad y precisión sus ideas sobre el tema que se está tratando.
h. Sea breve y positivo. Evite repeticiones innecesarias sobre puntos de vista ya
expresados por otros participantes.
i. Hable despacio y trate de ser preciso en sus comentarios u observaciones.
j. No sea polémico e impositivo.
k. No intervenga sólo para figurar. Hágalo para que le aclaren situaciones o para
complementar.
l. Cuando se comprometa a asistir, hágalo, no cambie de idea a última hora o prefiera
otra actividad.
m. Sea puntual en todas las actividades. Es preferible que usted espere, ya que al entrar
una vez comenzada la actividad distrae tanto a los delegados como al expositor.
Resérvese los comentarios con sus vecinos para la hora del receso.
n. La documentación que entregan generalmente es muy importante, llévesela y
compártala con otros amigos y/o compañeros de trabajo.
o. Recuerde: su participación es muy importante, si usted no participa, no se comunica,
no socializa, no está contribuyendo con el evento y su tiempo no habrá sido
aprovechado al máximo. No asista solamente, participe.
 70

ANEXO 1

EL BURÓ DE CONVENCIONES DE VENEZUELA

Es una organización independiente que agrupa y coordina los diferentes sectores de la

industria de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y afines, involucrados en la
realización de reuniones, con el fin de promover, nacional e internacionalmente el país y sus
ciudades aptas como destino o sede de eventos.

Objetivos

Su misión primordial es atraer eventos y visitantes internacionales al país.

Debe conocer el potencial del mercado mundial de eventos y así elegir los que al país le
convienen.

Realizar las gestiones necesarias para que Venezuela sea elegida sede de los eventos
internacionales, en forma planificada y organizada:

Mantiene una base de datos y estadística sobre los eventos nacionales e internacionales y así
puede mostrar la factibilidad del país como destino de eventos mundiales, internacionales,
nacionales, regionales o locales.

Hace un inventario nacional de todos los servicios vinculados a la organización de eventos,

para satisfacer las necesidades de quienes lo soliciten.

Establece estrategias que conduzcan a que se conozca el Buró de Convenciones, a crearle una
identidad, a construirle una imagen con ventajas competitivas que demuestren su potencial.

Funge como mediador y consejero honesto e imparcial en los acuerdos o diferencias que
puedan surgir entre los miembros del Buró, así como con otras áreas de la industria.

Actúa como agencia de información gratuita para proporcionar al solicitante las diferentes
opciones y servicios necesarios para su evento.

Promueve y apoya los intereses de la industria de eventos ante el sector público y sus
autoridades e instituciones.

Propósitos principales

Incrementar la industria del turismo, al captar al turista de mayor poder adquisitivo y mayor
volumen de gasto. Apoyar el mundo académico, científico, tecnológico, cultural, profesional y
deportivo, y así intensificar el intercambio de conocimientos y, por ende, servir de proyección
dentro y fuera de las fronteras del país. Fortalecer, estabilizar y expandir la industria de los
eventos, para obtener el más alto rendimiento de las instalaciones y los recursos existentes y
optimizar los servicios ofrecidos por el país.
 71

Centralizar la información y fungir como banco de datos de la industria.

Estimular el crecimiento de las instituciones y empresas relacionadas con el sector, para

generar nuevas fuentes de trabajo.

Calidad, lealtad, competitividad y gerencia en la prestación de servicios.

Representar los intereses de la industria de eventos en el país.

Posicionar a Venezuela en el mundo a través de los eventos internacionales.

ANEXO 2

PRINCIPALES ASOCIACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES

RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

INTERNACIONALES

• Assian Association of Conventions and VisitOTS Bureaus (AJ\CVR). Fundada por siete países
asiáticos en 1983 por iniciativa de Filipinas. En la actualidad está integrada por diez países.

• Association Intemationale des Interprétes de Conference (Anc). Constituida en 1953 en París.

Hoy en día reúne a algo más de dos mil asociaciones, ubicadas en 67 países.

• Association Internationale des Palais de Congrés (Arpc). Creada en 1958, tiene su sede en
Austria. A ella están afiliados 97 palacios de congresos de 30 países. Association Internationale
de Traduct de Conference (AITC). Se fundó en 1962, a la misma pertenecen 300 traductores de
15 países.

• International Association of Convention and Visitor Bureaus (IAcvB)). Fundada en 1914, tiene
su sede en el estado de Illinois (EEUU). Reúne 53 miembros de 23 países y 300 de los Estados U
nidos. Promueve la calidad de los servicios.

• International Association of Professional Congress Organizers (IAPco). Nace en 1968 por

iniciativa de cuatro países: Bélgica, Gran Bretaña, Holanda y Dinamarca. Tiene su sede en
Bruselas y 35 países miembros. Su finalidad es estudiar los problemas comunes de los
miembros de la organización. Reconocimiento de la profesión del Organizador Profesional de
Reuniones (PCO: Professional Congress Organizer). Cursos, publicaciones, Diccionario 1987.

• International Congress and Convention Association (ICCA). Nació en 1964. Tiene nueve
categorías de miembros: agencias de viaje (120), líneas aéreas (38), organizaciones
profesionales de congresos y exposiciones (48), oficinas de turismo (74), transporte (2),
hoteles (27), centros de congresos y exposiciones (73), servicios auxiliares (9), miembros
honorarios (1). En total, la Asociación posee 450 miembros en 65 países. Tiene su sede en
Holanda. Asesora a sus miembros en programas de formación.
 72

• Internationale Congress Institute (ICI). Fundado en 1987. Tiene su sede en Austria. Cumple
una importante labor en materia de búsqueda de información sobre eventos, y en la
formación profesional para personal de la industria.

• Meeting Planners International (MPl) Se fundó en Chicago en 1972. Es una organización

dedicada a los estudios de mercado y generación de estadísticas. Está integrada por 8.500
personas de 29 países.

NACIONALES

• Asociación Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y Afines (A VOCA) Es

una asociación civil sin fines de lucro que tiene por objeto el desarrollo de las entidades y las
personas dedicadas a la organización de congresos, exposiciones y eventos afines, tanto para
el incremento de estos eventos en Venezuela como para el logro de la excelencia de los
servicios profesionales prestados por sus miembros.

Objetivos:

Fomentar la iniciativa privada y pública con el fin de incrementar la celebración de congresos

en el país. Estimular el aumento de la asistencia de público a esos eventos.

Proyectar la imagen de Venezuela como país sede de eventos internacionales.

Difundir en el exterior los atractivos turísticos del país. Mejorar el nivel profesional de todos
los integrantes de esta industria.

Difundir la imagen profesional de los miembros. Fomentar la creación de centros de

convenciones. Lograr la constitución del Convention Bureau y su ulterior desarrollo.

Representar a sus miembros ante organismos públicos. Representar a sus miembros en

eventos internacionales. Asesorar a sus miembros en materia legal y tributaria.

Membrecía:

La asociación tiene dos tipos de miembros: activos y asociados. Los miembros activos son
todas aquellas empresas y personas debidamente afiliadas cuyo objeto sea la organización de
congresos, ferias y eventos similares. Entre este tipo de miembro existen tres categorías
principales (A, B Y C). Los miembros asociados están conformados por los afiliados que se
dedican a proveer bienes y servicios a los congresos, exposiciones y eventos afines. Existen
también tres categorías de asociado (D, E Y F).

• Asociación Venezolana de Intérpretes.

• Asociación Venezolana de Guías de Turismo.

 73

ANEXO 3

REVISTAS y PUBLICACIONES ESPECIALIZADAS

Conference and Exhibitions International. International Trade Publications Ltd., Queensway

House, 2 Queensway, Redhili, Surrey RH 1 1 QS, England.

Conference and Incentive Travel. Haymarket Business Publications Ltd, 30 Lancaster Gate,
London W2 3Lp, England.

Medical Meetings. Medical Meetings, 63 Great Road, Maynard, Massachusetts, USA.

Meeting Destination. Bader Norris. Publishing Associates, L.P., 11 West 42d street, New York
10036, USA.

The Meeting Manager. Meetings Planners International, 1950 Stemsons freeway, Dallas, Texas
75207'3109, USA.

Successful Meetings. Bill Communications, 633 Third Avenue, New York 10017, USA.

Taunts- Wirtschaft, Convention Industry. Wilhelm- LeuschnerrStrasse 13, D-6000 Frankfurt am

Main 1, Germany.

The PCo. International Association of Professional Congress Organizers, 40 me Washington, B-

1050 Bessel, Belgium.

Ferias & Congresos. Editorial Ferias & Congresos S.A., Av.

Córdoba 3580, Buenos Aires, Argentina.

Convenciones. Editado por Organización Comunicacional Arbeláez, Boulevard de Sabana

Grande, edificio Pasaje El Recreo, piso 5, oficina 54, Caracas, Venezuela.
74
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 79

CATÁLOGO DE CUENTAS PARA ELABORAR PRESUPUESTO

I. INGRESOS

1. Espacios publicitarios O Actividades especiales

2. Concesiones y venta de comida y bebida
3. Concesiones para vender artículos promocionales O Cuotas de registro al evento
4. Cuotas de venta de actividades O Donativos y patrocinios
5. Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, culturales, deportivas
6. Venta de espacios de exposición
7. Venta de revistas y/o publicaciones especializadas

II. EGRESOS

1. Salones y Auditorio
 80

a. Alquiler de salones
b. Alquiler de auditorios
c. Espacio para registro, información
d. Espacio para exposiciones
2. Acondicionamiento
a. Accesorios
b. Arreglos florales
c. Banderas
d. Pancartas
e. Señalización
f. Cartelera de mensajes
g. Identificadores
h. Globos
i. Decoración
j. Lámparas de mano
k. Plantas
l. Manteles y servilletas
m. Mesas y sillas
n. Presídium
3. Difusión en medios de comunicación
a. Adquisición de casetes
b. Compra de cintas de video
c. Avisos en prensa
d. Avisos en revistas
e. Artes finales de los avisos
f. Elaboración de cuñas de radio
g. Producción de cuñas para televisión
h. Espacios en televisión
i. Honorarios a periodistas
j. Ruedas de prensa
4. Impresos
a. Papelería
b. Afiche
c. Programa preliminar
d. Programa final
e. Libro de resúmenes
f. Lista de participantes
g. Acta final
h. Distintivos
i. Certificados de asistencia
j. Diplomas
k. Tarjetas de invitación
l. Planillas de inscripción
m. Planillas de trabajos libres
n. Recibos
 81

o. Otros impresos
5. Publicidad y promoción
a. Convocatoria al evento
b. Difusión del evento en diferentes medios
6. Invitados especiales/conferenciantes
a. Pasajes
b. Transporte
c. Alojamiento
d. Viáticos
e. Honorarios profesionales
f. Obsequios
7. Hoteles y hospedaje
a. Anticipo para reservar las habitaciones
b. Cortesía a invitados especiales
c. Pago de habitaciones del comité organizador
8. Transporte
a. Autobuses O Minibuses
b. Automóviles O Camionetas
c. Camiones de carga O Motocicletas
d. Otros medios de transporte
9. Eventos sociales
a. Brindis o coctel de bienvenida
b. Desayunos
c. Almuerzos
d. Cenas
e. Artistas
f. Grupos musicales
g. Espectáculos
h. Refrigerios
i. Otros
10. Material POP (Promocional)
a. Carpetas
b. Gorras
c. Franelas
d. Llaveros
e. Encendedores
f. Plumas
g. Maletines
h. Otros
11. Programa de acompañantes
a. Lugares de visita
b. Transporte
c. Obsequios
d. Comida
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12. Alquiler de equipos

a. Sonido
b. Interpretación simultánea: cabinas, receptores
c. Computación
d. Fotocopiadora
e. Música
f. Radios de comunicación
g. Teléfonos
h. Fax
i. Traducción
j. Pantallas
k. Retroproyectores
l. Proyectores
m. DVD
n. Televisores
o. Video Beam
p. Películas
q. Rotafolios
r. Otros equipos
13. Correo y paquetes
a. Envío de cartas
b. Envío de paquetes
c. Servicio de mensajería
d. Servicios especiales de correo
14. Papelería
a. Acetatos
b. Cinta adhesiva
c. Clips de diferentes tamaños
d. Engrapadoras
e. Grapas
f. Hojas
g. Tijeras
h. Sobres
i. Resmas de papel
j. Lápices y plumas
k. Tirro
l. Pega
m. Regla
n. Sellos
o. Carpetas
15. Varios materiales
a. Disquetes
b. Cintas para máquinas de escribir
 83

c. Cintas para impresoras

d. Casetes
e. Bombillos
f. Herramientas
g. Material eléctrico
h. Caja primeros auxilios
16. Recursos humanos
a. Selección de personal
b. Honorarios
c. Horas extra
d. Viáticos
e. Secretarias
f. Intérpretes
g. Traductores
h. Taquígrafos
i. Transcriptores
j. Correctores de estilo
k. Operadores de fotocopiadora
l. Mensajero
m. Técnico de sonido
n. Técnico de audiovisuales
o. Guías de protocolo
p. Personal de seguridad
q. Personal de mantenimiento
r. Fotógrafos
s. Camarógrafos
t. Maestro de ceremonia
u. Conductor
v. Guías de turismo

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