Manual Eventos

MANUAL DE ORGANIZACIN DE EVENTOS INSTITUCIONALES
UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL
INTRODUCCIN
El turismo de eventos es un turismo interesado en experimentar eventos caractersticos de una zona o importantes eventos acadmicos, culturales, deportivos, sociales , que incluyen congresos, simposios, seminarios, talleres Este tipo de turismo contribuye indudablemente al desarrollo turstico de cualquier pas. No slo en volumen de ingresos y de turistas, como promotor del turismo y formador de nuevas imgenes es quiz donde radica la mayor importancia estratgica que tiene esta modalidad. Al realizar un evento la persona no escoge la ciudad sede como destino turstico para visitarlo sino que es forzado a trasladarse hasta este lugar por la motivacin de participar en el mismo. Adems, la organizacin de eventos permite acceder a otros sectores y segmentos del mercado que reportan mayores ingresos. Dentro de este contexto la Universidad Tcnica Particular de Loja a travs de la Unidad de Congresos y Eventos invita a ustedes a seguir contribuyendo con el desarrollo turstico, econmico y cultural de nuestra ciudad a travs de los eventos que su CITTES y/o Escuela puedan generar. Para ayudar a cumplir esta meta ponemos a su disposicin el presente Manual de Organizacin de eventos institucionales, donde se dan las pautas a seguir en la planificacin de los diferentes tipos de eventos as como las instancias a las cuales deben recurrir dentro de la Universidad para que el evento que han decidido realizar tenga el xito esperado. Finalmente encontrarn formatos y fichas que se han elaborado en base a las experiencias que se han obtenido con la organizacin de los diferentes eventos de la Universidad, sin los cuales hubiese imposible redactar el presente manual.
Clara Gonzaga Vallejo
Evento/ Congreso
A quien se dirige
Directores Generales y D. G. RR. Interinstit
UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS
Analizan posibilidades de ejecucin No Aprobado Aprobado Revisa y Aprueba Replantear Evento Unidad de Congresos y Eventos Asesora Coordina Fecha Lugar Sede Programa General Estruc. Comit interno Dirigirse a Dir. Gen. RR. Interinstitucionales Entrega base de datos de Universidades e Instituciones con las que se mantienen relacin
Prog. General
Estimacin Recursos
Secretara
Exposicin Paralela
Difusin
rea Financiera
Coordinador Acadmico
Coordina
Prog. Tcnicos Prog. Complementarios Prog. Especiales
Plan Recursos Paquetes Promocionales Entregar paquetes
Sec. Interna Atencin participantes Recibir y ordenar papers y currculo ponentes
Dibujar planimetra Elaborar presupuesto Fijar valor stands
Imagen Corporativa Pgina web Difusin Actividades RR PP Presentacin evento
Elaborar presupuesto Control presupuesto Facturacin Informe final
Elaborar Lista ponentes Contacto e invitaciones ponentes Conforma comit cientfico Conforma Comit de honor
ESQUEMA DE CONTENIDOS:
CAPTULO I PRE - CONGRESO 1. 2. 3. 4. 5. Planificacin General de un Evento. Clasificacin de los programas en un evento. Estructura del Comit Organizador Universitario. Directores de Escuelas y/o CITTES. Funciones de Coordinador General. 5.1 Organigrama del Comit interno de trabajo. 5.1.1. Funciones del Director de Escuela y/o CITTES. a. Lista de ponentes magistrales. b. Contactarse con conferencistas. c. Conformar comit cientfico. 5.1.2. Funciones del responsable del Programa General. a. Funciones responsable Programa Tcnico. b. Funciones responsable Programas Complementarios. c. Funciones responsable Programas Especiales. 5.1.3. Funciones del responsable Financiero a. Elaboracin del presupuesto. b. Control del presupuesto. c. Facturacin. d. Elaboracin informe final. 5.1.4. Funciones del Responsable de Estimacin de Recursos. a. Elaborar plan de recursos. b. Crear paquetes promocionales. c. Conseguir auspicios. 5.1.5. Funciones del responsable de Difusin. a. Imagen Corporativa Oficial. b. Pgina web. c. Difusin del evento. d. Actividades de Relaciones Pblicas. e. Presentacin del evento. 5.1.6. Funciones del responsable de la Secretara del evento a. Secretara Interna. b. Atencin a participantes. c. Recibir y ordenar comunicaciones. 5.1.7. Funciones del responsable de la exposicin paralela. a. Determinar elementos para stand. b. Realizar presupuesto. c. Dibujar planimetra. d. Fijar valor de stand.
CAPTULO II CELEBRACIN DEL CONGRESO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Funciones del Coordinador Operativo. Funciones de la Unidad de Eventos. Funciones del Coordinador General. Funciones de la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales. Funciones del departamento VIA Comunicaciones. Funciones de la Unidad de Proyectos y Sistemas Informticos. Funciones del departamento de Infraestructura y Servicios.
CAPTULO III ACTIVIDADES POST - EVENTO Devolucin de auditorios. Evaluacin general. Informe econmico final. Notas de agradecimiento. ANEXOS BIBLIOGRAFA
I. PRE - CONGRESO
1. PLANIFICACIN GENERAL DE UN EVENTO
Planificar un evento requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto, es necesario visualizar claramente qu tipo de evento se va a realizar, cual es el alcance del mismo y las vinculaciones que en ese sector se esperan.
Un evento, sea cual sea su objetivo final, no puede estar aislado de la estrategia concreta de accin y momento institucional, de tal forma que la inversin y recuperacin financiera no sea el nico elemento a considerarse. La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en la realizacin de un evento permitiendo aumentar las posibilidades de obtener resultados positivos. La seleccin, la concepcin especfica de un evento, el tener un propsito claro y concreto son cruciales para alcanzar xito en su realizacin. Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y pueden ocasionar prdidas de imagen y dinero. Al concebir un evento debe considerar realizar un plan de trabajo que sea: Comprensible, concreto y sencillo. Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y despus del evento. Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboracin lo puedan comprender fcilmente, es decir, que tenga una secuencia lgica.
Cada evento presenta diferentes caractersticas, aunque se siguen pautas comunes para la mayor parte de ellos, no hay un modelo estndar en el cual poder basarnos para la planificacin del mismo.
El presente manual, basndose en las experiencias adquiridas en la organizacin y realizacin de los diferentes tipos de eventos en la Universidad Tcnica Particular de Loja, pretende dar una visin general del proceso a seguir para que los eventos planificados obtengan el xito deseado. El tipo y magnitud del evento determinan el tiempo de anticipacin con el cual hay que empezar su planificacin, as,
TIPO DE EVENTO TIEMPO PARA INICIAR PLANIFICACIN
18 meses (ptimo) 16 meses (lmite) Un (1) ao (ptimo) 10 meses (limite) Seis (6) meses
ENVO DE PRIMERA CONVOCATORIA

12 meses antes (ptimo) 10 meses antes (lmite) 8 meses antes (ptimo) 6 meses antes (lmite) 3 meses antes
* ENVO DE LTIMA CONVOCATORIA

6 meses ant (ptimo) 4 meses ant (lmite) No menos de 2 meses 1 mes antes
Internacional/Latinoamericano Nacional Local
* Entindase por envo de la ltima convocatoria el remitir la informacin completa, ms no como el envo de publicidad. Luego de este no debe haber variaciones en el programa tcnico (conferencias, ponencias, mesas de trabajo).
Optimo: garantiza calidad y contar con ponentes magistrales. Lmite: sujeto a aprobacin por las autoridades pertinentes.
Al momento de realizar la planificacin general de un evento se debe tomar en cuenta una serie de factores, los cuales deben ser establecidos por el grupo de personas que vaya a intervenir en la organizacin del mismo. Las actividades que debemos tener en cuenta para realizar la planificacin del proyecto preliminar son:
RECORDAR
Temtica del evento. Definicin de los objetivos generales y especficos. Polticas generales. Perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes. Estructura de organizacin. Formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo. Mecnica de trabajo y su realizacin (procedimientos) Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero. Contratacin de lugares y servicios.
Ir al inicio
Programas de actividades tcnicas, complementarias y/o acompaantes y especiales. Asignacin de responsabilidades y fechas de ejecucin Proyeccin de ventas y beneficios. Estrategia de comercializacin y difusin. Control de la aplicacin de recursos por actividad. Alternativas de accin en caso de desviacin del plan original, posibles contingencias y soluciones. Capacitacin de los organizadores y personal de apoyo Elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin. Elaboracin de la lista de seguimiento.
2. CLASIFICACIN DE LOS PROGRAMAS DE UN EVENTO

La elaboracin del programa general para un evento debe ser realista y contemplar todas las actividades necesarias mnimas para garantizar el xito. Adems, se debe equilibrar los diferentes programas para captar la atencin de nuestros participantes.
PROGRAMAS DE UN EVENTO
PROGRAMAS TCNICOS
PROGRAMAS COMPLEMENTARIOS
PROGRAMAS ESPECIALES
PONENCIAS MAGISTRALES TRABAJOS CIENTFICOS (COMUNICACIONES)
INAUGURACIN SOCIALES
CULTURALES
CLAUSURA
MESAS DE TRABAJO
DEPORTIVOS ACTIVIDADES ESPECIALES
VISITAS Y TRABAJO DE CAMPO
RECORRIDOS TURSTICOS
EXPOSICIONES PARALELAS
Ir al inicio 8
3. ESTRUCTURA DEL COMIT ORGANIZADOR UNIVERSITARIO.

Para optimizar los recursos humanos y materiales disponibles en la UTPL, se debe estructurar el comit organizador con sus respectivos responsables de rea, las mismas que estarn formadas por su propio equipo de trabajo segn sea el requerimiento.
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
COORDINADOR GENERAL Director (a) de Escuela y/o CITTES
COORDINADOR OPERATIVO Unidad de Congresos y Eventos
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
VIA COMUNICACIONES
UPSI
INFRAESTRUCTURA Y SERVIICOS
Comit Cientfico Atencin conferencistas Comit Interno Atencin Empresas y organismos Atencin invitados especiales Estructura e Invitacin actos especiales Mesas de Trabajo Coordinar protocolo Memoria Tcnica Coordinar Actividades Especiales Promocin y Difusin Personal Tcnico de Apoyo Exposicin Paralela Personal Tcnico de Apoyo Servicios Sala de prensa Seguridad Coordinar departamentos involucrados Plan de Marketing y Comunicacin Plan de Relaciones Pblicas Capacitacin personal apoyo Elaboracin Ficha Tcnica Decoracin auditorios Promocin y Publicidad Memorias CD Atencin Medios de Comunicacin Sealizacin Recursos Materiales
Elaboracin de Software
Transporte
Pgina WEB Cronograma de actividades
Tema General y Temticas Presupuesto
Adquisiciones
Control de Ponencias
generales
10
A continuacin se detallan las principales funciones de los directores de Escuelas y/o CITTES y la forma como se deben relacionar con los departamentos mencionados en el organigrama durante la planificacin del evento. Ir al inicio
4. DIRECTORES (AS) DE ESCUELAS Y/O CITTES

La labor principal del director(a) de escuela y/o CITTES es saber distinguir la conveniencia del evento en funcin de los intereses del departamento que dirige. Una vez tomada la decisin de organizar un evento y contar con las aprobaciones internas universitarias y de la contraparte, si sta se tiene, debe considerar los siguientes parmetros: 1. Fijar fecha del evento, misma que debe coordinarse con los directores generales y establecer posibilidades reales de su ejecucin. 2. Determinar pblico objetivo y cantidad estimada con el fin de concebir el Auditorio en el cual se desarrollar el evento. Para este efecto revisar la pgina web www.utpl.edu.ec/eventos ANEXO 1, CAPACIDAD AUDITORIOS UTPL. 3. Esquematizar los diferentes programas para tener una concepcin clara del alcance que tendr el evento. 4. Nombrar un coordinador(a) general del evento. Ir al inicio
5. FUNCIONES DEL COORDINADOR (A) GENERAL

Existen 2 posibilidades: a. Que el director(a) sea el coordinador(a) general del evento, o b. Que delegue la responsabilidad de coordinador general a otra persona del CITTES o Escuela.
11
Cualquiera que sea el caso, el coordinador general estar bajo la supervisin del coordinador operativo y es el responsable directo de que se cumplan los objetivos y metas, as como de administrar y ejecutar el evento. Por este motivo debe estar presente desde la concepcin del evento hasta la reunin de evaluacin que se realiza una vez finalizado el mismo. El Coordinador general organizar su comit interno de trabajo (integrantes del CITTES o Escuela), asignar funciones (de acuerdo al perfil de cada uno de ellos) y supervisar el proceso. Ir al inicio
5.1 Organigrama del Comit Interno de trabajo

Si el coordinador(a) general no es el director(a) de la Escuela y/o CITTES, ste, dentro del organigrama del evento, est subordinado a los dictmenes del coordinador. Las reas que deben tomarse en cuenta son: Coordinador Acadmico Programa General Estimacin de Recursos Difusin rea Financiera Secretra Exposicin Paralela.
12
COORDINADOR ACADMICO 1. Ponentes Magistrales 2. Contactarse con Ponentes 3. Conformar Comit Cientfico 4. Conformar Comit de Honor PROGRAMA GENERAL 1. Programa Tcnico. 2. Programas Complementarios 3. Programas Especiales 1. 2. 3. 4. REA FINANCIERA Presupuesto Control del Presupuesto Facturacin Informe Final
ESTIMACIN DE RECURSOS 1. Plan de Recursos 2. Paquetes Promocionales 3. Conseguir Auspicios
COORDINADOR GENERAL 1. 2. 3. 4. 5.
DIFUSIN Imagen Corporativa oficial Plan de Relaciones Pblicas Plan de Publicidad en medios Imagen pgina WEB Presentacin del Evento
SECRETARA EXPOSICIN PARELELA 1. Secretara Interna 2. Atencin Participantes 3. Recibir y ordenar comunicaciones 1. Definir elementos para Stands 2. Presupuesto tentativo 3. Dibujar planimetra 4. Fijar valor stand
Por cada rea descrita en el organigrama habr un responsable y dependiendo de las funciones que cumplirn debe conformar un equipo de trabajo que estar bajo su supervisin. Ir al inicio
13
5.1.1 Funciones del Coordinador/a Acadmico/a

Generalmente el Director(a) de Escuela y/o CITTES es quien cumple con esta funcin sea o no el coordinador general. Cualquiera sea el caso, debe cumplir con las siguientes funciones: a. Elaborar lista de ponentes magistrales incluyendo posibles sustitutos.
Considerar la presencia de ponentes de primer orden es uno de los factores ms importantes para dar relevancia al evento y aumenta las posibilidades de asistencia al mismo. Por tanto, 1. Conjuntamente con el comit organizador, propondr los mejores ponentes internacionales para las temticas planteadas. 2. Elaborar una lista de Ponentes substitutos para el caso de no poderse contar con los anteriores. Estas listas de ponentes debern ser aprobadas por el Rectorado y/o Direccin General Acadmica. b. Encontrar direcciones, ponerse en contacto con ellos y entrega o envo de Invitacin formal. 1. Conseguir un ponente de talla internacional no es tarea fcil. Debe considerarse como un proceso de aproximacin que tiene como objetivo conseguir su presencia fsica en el congreso Si sta no se consigue deben agotarse todas las posibilidades secundarias de conseguirlo (aula virtual, conferencia pregrabada ) No se debe olvidar que los ponentes tienen agendas muy apretadas y suelen prever con un ao de antelacin sus salidas. El tiempo de anticipacin con el cual se los invita, aumenta las posibilidades de conseguir su presencia en el evento. 2. Buscar el nexo adecuado para tener un acercamiento a ellos, por tal razn debe apoyarse en la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales, puesto que este departamento cuenta con una base de datos de las Universidades e Instituciones con las cuales la UTPL mantiene convenios y/o relacin. No es lo mismo ir directamente sin
14
conocer a un ponente internacional, a que alguien previamente le haya puesto al corriente de la seriedad de la institucin y de las personas encargadas. 3. Una vez establecido el contacto y posibilidades de su participacin en el evento, se debe determinar el pago de honorarios, condiciones de viaje y estada. 4. Al estar de acuerdo con las condiciones establecidas se debe proceder a la invitacin formal extendida por el Rector-Canciller. c. Conformar un Comit Cientfico.
1. La calidad de las Comunicaciones es el segundo factor en importancia que da relevancia a un congreso. Es labor del comit organizador en su conjunto determinar la extensin y aspectos cientficos y formales que deben incluir las comunicaciones , como por ejemplo, extensin mxima y mnima, tipo y tamao de letra, nmero mximo de palabras en el ttulo, inclusin de palabras claves, resumen en ingls, autor principal y secundario, etc. 2. Conformar el Comit Cientfico que se encargar de vigilar la calidad de las comunicaciones . Este debe estar integrado por expertos en la temtica y su procedencia puede ser tanto nacional como internacional. El Comit Cientfico tiene como objetivo aceptar, rechazar o pedir cambios en los trabajos cientficos presentados al congreso. 3. Se debe nombrar un/a coordinador/a del comit cientfico. Su funcin es la de convocar reuniones (cuando sean necesarias) y distribuir los trabajos cientficos recibidos para su evaluacin por los respectivos miembros. 4. Una vez aceptados los trabajos cientficos, el/la coordinador/a del comit cientfico debe agruparlos por temticas y solicitar a los autores el contenido completo de las comunicaciones para proceder a la elaboracin de la memoria tcnica del evento. As mismo debe solicitarles los requerimientos (proyector de datos, retroproyector, pizarrn, papelgrafos ) necesarios para su presentacin.
15
Un criterio para establecer el nmero de integrantes del Comit Cientfico es el de considerar el nmero de trabajos cientficos que debern ser corregidos por cada uno de ellos. Qu son las comunicaciones o trabajos cientficos? Los trabajos cientficos, comunicaciones, papeles o papers, son los contenidos de las conferencias que se dan en un congreso y se pueden presentar de las siguientes maneras: a) b) c) Comunicaciones Libres. Son presentaciones orales de duracin ms corta que una ponencia y versan sobre un tema especfico. Paneles. Presentaciones hechas por especialistas en un rea determinada y que versan sobre un mismo tema especfico que cada uno de los panelistas (mximo 6) plantea desde distintos puntos de vista. Psters. Son trabajos efectuados por un autor o un grupo de autores y presentados por escrito.
Las comunicaciones se obtienen por medio de convocatoria abierta, ms conocido como call for papers, donde se invita a participar con una presentacin especfica sobre uno de los tpicos o temas generales de las sesiones. ANEXO 2, ejemplo de comunicacin d. Conformar Comit de Honor Dependiendo del tipo, alcance y magnitud del evento se debe conformar un Comit de Honor, generalmente est formado por prestigiosas personalidades del mbito social y poltico, as como, pueden tambin pertenecer personalidades del mbito cientfico y acadmico. A ste comit se lo forma una vez que todos los aspectos del congreso estn definidos (lugar y fecha de celebracin, ponentes, tema del mismo ). La aportacin de estos prestigiosos miembros de la comunidad, es totalmente desinteresada, apoyando la iniciativa con su presencia y pertenencia a este Comit de Honor. Este comit no tiene una tarea determinada dentro del congreso, nada ms que darle un "toque" de distincin e importancia al mismo. El Comit de Honor puede o no guardar las estructuras del resto de comits, con un presidente, vicepresidente y vocales. Hay Comits de Honor con estas estructuras y otros en el que simplemente se nombran las personalidades pertenecientes al mismo.
16
Adems de Comit de Honor, se puede contemplar (cuando el congreso es de una cierta relevancia) la figura de la Presidencia de Honor, que suele ser ofrecida a personas de alto rango de los organismos oficiales como Ministros, Presidente del Gobierno A parte de la imagen del congreso, el contar con un Comit de Honor de "buen nivel" har que el congreso tenga una mayor aceptacin por parte de los posibles participantes, y una mayor repercusin social a travs de los medios de comunicacin. Ir al inicio
5.1.2. Responsable de los Programas del evento
El coordinador general y el responsable de la elaboracin del programa general del evento deben ponerse en contacto con la Unidad de Congresos y Eventos (en adelante soporte primordial para la operatividad del evento) para ir definiendo el programa y actividades complementarias del congreso, basndose en el alcance del mismo, en las experiencias de congresos anteriores y en la clasificacin de los programas de un evento (tema 2, captulo I). El primer borrador del programa general del congreso ser resumido puesto que tanto las conferencias como las ponencias y comunicaciones slo constaran numeradas en los das y horas establecidas, por ejemplo:
17
HORA 08H00 08H45 08H45 09H30 09H30 10H15 10H15 10H45 10H45 11H30 11H30 12H15 12H15 13H00 13H00 14H30 14H30 - 15H15 15H15 16H00 16H00 16H45 16H45 17H15 17H15 18H00 18H00 18H45 18h45
DIA 1 Inscripciones y acreditacin Inscripciones y acreditacin Inscripciones y acreditacin Inscripciones y acreditacin INAUGURACIN Conferencia 1 Conferencia 2 DESCANSO ALMUERZO Conferencia 3 Ponencia 1 Conferencia 4 REFRIGERIO Ponencia 2 Conferencia 5
DIA 2 Conferencia 6 Ponencia 3 Conferencia 7 REFRIGERIO Conferencia 8 Ponencia 4 Conferencia 9 DESCANSO ALMUERZO Conferencia 10 Ponencia 5 Conferencia 11 REFRIGERIO Conferencia 12 Conferencia 13 Cctel de clausura
Posteriormente, con la definicin de temticas y conferencistas se ir complementando esta programacin hasta obtener el programa general definitivo del evento. A este programa general se le debe adicionar informacin que interese a los participantes, por ejemplo: Datos generales de la ciudad (altura, clima, atractivos tursticos ). Nombre, direccin y tipo de comida de restaurantes. Nombre y direccin de bares y discotecas. Mapa turstico de la ciudad. Mapa de recorridos de buses de la Universidad. Mapa del campus Universitario. Nmero telefnicos de medios de transporte internos. Nmeros telefnicos de emergencia
Esta informacin adicional debe ser ordenada de acuerdo al pblico objetivo. (ANEXO 3, PROGRAMA COMPLETO) Dependiendo de la magnitud del evento se debe nombrar un responsable por cada uno de los diferentes programas del congreso: a) Responsable programas tcnicos. b) Responsable programas complementarios. c) Responsable programas especiales.
18
a. Responsable programas tcnicos 1. Una vez confirmada la presencia de los ponentes principales y secundarios, debe ponerse en contacto con ellos, solicitarles currculos, ttulos, resumen de su conferencia (o conferencia completa) y requerimientos para las mismas. 2. Listar y ordenar las conferencias por temas. 3. Enviar a los ponentes informacin sobre el pas y sobre la provincia. La informacin que se les puede enviar es acerca del clima, posibles excursiones, facilidades de transporte, costumbres alimenticias, informacin turstica. ANEXO 4, EJEMPLO 4. Preguntar acerca de sus hbitos alimenticios y si padecen de alguna enfermedad o alergia, esto con el fin de una mejor atencin. ANEXO 5 MODELO FICHA 5. Estructurar la agenda para cada uno de los ponentes magistrales e invitados especiales y enviarla para su respectiva revisin y aprobacin a la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales. En ella constarn: das de arribo y salida, actividades especficas a cumplir dentro de la Universidad, y, actividades complementarias (visita a la Universidad, cita con directores generales para negociar convenios o proyectos, city tour, cena con director Escuela y/o CITTES ). Esta agenda debe entregarse a cada uno de los ponentes. ANEXO 6, MODELO AGENDA 6. En conjunto con el coordinador general asigna a la, o las, personas responsables de cada uno de los ponentes e invitados especiales. stos deben ser docentes investigadores del CITTES y tienen la responsabilidad de velar porque la agenda se cumpla as como de solicitar a la Direccin General de RR Interinstitucionales los souvenir que se les entregar.
19
b. Responsable de los programas Complementarios
Dentro del programa general deben constar actividades sociales para todos los participantes del evento (visitas a la Universidad, refrigerios, cctel de bienvenida, cena de clausura, almuerzos ), actividades culturales (concierto de gala, muestra pictrica, presentacin de libro ), actividades deportivas o recorridos tursticos. La persona encargada de estos programas coordina con la Unidad de Congresos y Eventos y vigila que todo se cumpla de acuerdo a lo estipulado. c. Responsable Programas Especiales Dentro de estos programas constan inauguracin, clausura y actividades especiales. Para formalizar estos programas el responsable debe coordinarse con la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales. Ellos deciden: Listado de invitados, Miembros de mesa directiva, Intervenciones, Maestra/o de ceremonias, y Tiempo de duracin de las actividades.
ANEXO 7, EJEMPLO PROGRAMA COMPLEMENTARIO Y ESPECIAL Ir al inicio
5.1.3. Funciones del Responsable Financiero

Para mejor estructura el rea financiera se la divide en cuatro funciones bsicas: Elaboracin del presupuesto, control del presupuesto, facturacin e informe final.
20
a. Presupuesto. Una vez que se tiene elaborado el programa general se cuenta con la informacin mnima necesaria para la elaboracin de un primer presupuesto. Para afinarlo lo ms que se pueda el coordinador general debe mantener una reunin con el coordinador operativo (Unidad de Congresos y Eventos), quien a su vez convoca a todos los departamentos involucrados en la planificacin y desarrollo del evento (Relaciones Interinstitucionales, Eventos, Infraestructura, UPSI, VIA Comunicaciones, Editorial ), para en conjunto: 1. Informar los aspectos generales del evento e indicar el nombre de la persona responsable que en adelante trabajar con cada uno de ellos. 2. Solicitar los presupuestos parciales a cada uno de los departamentos de acuerdo a las actividades y funciones que desempearn durante el evento. El responsable del rea financiera en conjunto con el coordinador general se encarga de elaborar el presupuesto general, hacer los ajustes necesarios y realizar las aprobaciones por las instancias requeridas, segn sea el caso (Director General Acadmico y/o Director General de CITTES, Vicecanciller, Director Financiero). Tngase en cuenta que sin presupuesto aprobado ninguno de los CITTES involucrados ejecutar las funciones asignadas a ellos. Las polticas para fijar costos de inscripcin para participantes en general, as como costos para docentes y estudiantes de la UTPL dependern del presupuesto y de los directores generales correspondientes. ANEXO 8, MODELO PRESUPUESTO b. Control del presupuesto 1. Una vez aprobado el presupuesto lleva el control de las cuentas hacindolo cumplir de acuerdo a lo estipulado. 2. Se encarga de realizar el trmite pertinente en el departamento Financiero para la asignacin de un nmero de cuenta y entrega del cdigo de dimensin y as llevar la contabilidad directamente a travs del BAAN (sistema interno universitario para uso contable). Este sistema se lo utiliza tanto para los egresos (pago de facturas por gastos del evento) como para el registro de ingresos (Inscripciones y auspicios).
21
c. Facturacin Es el responsable de llevar el control y saber en todo momento lo que han pagado los asistentes al congreso para que la secretara pueda al final dar los certificados correspondientes, para lo cual: 1. Debe ponerse en contacto con el rea de Sociedad Electrnica de la UPSI para empezar con la elaboracin del software para inscripciones. Los datos que aparecen en este software son utilizados para la preparacin de la base de datos del congreso, credenciales y certificados. 2. Se debe procurar que los asistentes al congreso o evento se preinscriban a travs de la pgina web para as agilizar el proceso de inscripcin y entrega de materiales durante los das del mismo. 3. Debe realizar la facturacin de cada uno de los participantes al congreso, supervisando todos sus datos y las distintas actividades (presentacin de ponencias, asistencia a talleres, concursos, actividades extras etc.) a las que se apunta. d. Informe final Una vez terminado el evento, el responsable debe elaborar el estado de prdidas y ganancias y emitir el respectivo informe al comit organizador. Ir al inicio
22
5.1.4. Funciones del Responsable de Estimacin de Recursos
1. Elaboracin del Plan de Recursos. Una vez determinado el presupuesto comienza la tarea ms difcil: elaborar un Plan de Recursos que permita recaudar dinero para cubrir los GASTOS que ocasionar el evento. Debemos partir de una regla: Nadie da dinero si no recibe algo a cambio. Por tanto, se debe ser lo suficientemente creativo como para ofrecer alternativas que interesen a los potenciales colaboradores. 2. Diseo de paquetes para solicitar patrocinio y auspicios. Para cumplir con esta funcin, el responsable debe apoyarse en el departamento de Marketing y en las experiencias y contactos de los congresos anteriores. Ambos deben conformar varios paquetes promocionales con los diferentes elementos publicitarios y de los participantes con el fin de ofrecerlos personalmente a los posibles patrocinadores y as empezar a recaudar los recursos que financien el evento. Se debe considerar que los patrocinios no siempre son dinero en efectivo, las empresas pueden auspiciar el evento con los productos o servicios que ofrecen, por ejemplo, Empresas Areas: boletos para expositores e invitados especiales, Hoteles: hospedaje y alimentacin, editorial: impresin de material publicitario Parte del xito de la recaudacin depender de la creatividad y habilidad que tenga la persona encargada para conseguir la mayor cantidad de patrocinios. La gestin de los auspicios es funcin principal de los organizadores del evento.
23
Es importante tener en cuenta que 6 meses antes (mnimo) de la celebracin del evento se deben gestionar los auspicios para poder realizar la publicidad oficial puesto que sin ellos no se pueden realizar gran parte de los productos que se ofrecen en los paquetes promocionales. ANEXO 9, MODELOS DE PAQUETES PROMOCIONALES Ir al inicio
5.1.5 Funciones del Responsable de Difusin

La difusin a diferencia del plan de recursos, consiste en la presentacin del evento con el fin de conseguir el nmero de participantes previsto. Este proceso inicia con la definicin de un plan de marketing y Comunicacin del evento, diseado por los organizadores y la asesora directa del departamento de marketing de la universidad. Los organizadores debern remitir al departamento sealado informacin definida sobre: a. b. c. d. e. f. g. Nombre preliminar del evento. Fechas de realizacin. Entidades organizadoras. Grupo objetivo al que se dirige el evento. Nmero esperado de participantes. Imagen de congresos anteriores relacionados. Una idea preliminar sobre el estilo y tono de la imagen que se desea proyectar. h. Lista posibles auspiciantes. i. Lista tentativa de souvenires a entregar. j. Programa tentativo del evento. El plan elaborado con el departamento de marketing deber incluir: a. b. c. d. e. Imagen corporativa oficial. Pgina web. Difusin del evento. Actividades de Relaciones Pblicas Presentacin del evento.
24
a. Imagen corporativa oficial. 1. Debe ponerse en contacto con el Departamento de Marketing para definir la imagen oficial del evento. De su colaboracin deben surgir tres opciones para que el comit organizador elija la mas conveniente. 2. Una vez definida la imagen del evento, el departamento de marketing debe elaborar el portafolio de productos impresos para el evento (afiches, banners, gigantografas, pendones, hojas volantes ..) y luego de su aprobacin en cuanto a imagen y costos, proceder a su elaboracin. Hay que tener en cuenta que en este tipo de eventos, es comn la preparacin de material preliminar (Primer anuncio) que no necesariamente tiene la imagen final del evento, pero que se usa para dar a conocer con la suficiente anticipacin, la realizacin del mismo, en espacios de inters. Este primer anuncio se imprime en cantidades limitadas. Posteriormente, cuando se han definido fechas definitivas, participantes, ponencias, auspiciantes, etc. se imprime el tiraje final con logotipos de todos los organizadores, patrocinadores, auspiciantes, etc., del evento, de acuerdo a los paquetes escogidos por ellos. 3. Luego de haber impreso todo el material publicitario, se debe empezar con la elaboracin del material que se entregara a los participantes (souvenires) que debe estar listo con mnimo un mes de anticipacin a la celebracin del congreso. Dependiendo de la magnitud del evento el material que se entregar a los participantes ser: Bolsos. Carpetas. Block de notas.
25
b. Pgina Web
Esferogrficos. Credenciales. Portacredenciales. Programa general del evento (ver anexo 3). Tickets para programas complementarios. Invitaciones a programas especiales. Souvenires. Memoria Tcnica del evento. Certificados (una vez culminado el evento). Informacin adicional que se desee dar a participantes.
La persona responsable de coordinar la elaboracin de la pgina Web debe dirigirse al rea de Sociedad Electrnica de la Unidad de Proyectos y Sistemas Informticos (UPSI) para empezar con el diseo de la misma (acorde con la imagen del evento previamente establecida). La informacin que se debe proporcionar para la elaboracin de la pgina es, Artes de la Imagen oficial del evento en Adobe Ilustradror, jpg y otros programas de diseo. Nombre del evento y Fecha. Antecedentes. Objetivos. Sede. Pblico objetivo. Costos de inscripcin y formas de pago. Comit organizador. Comit cientfico. Programas del evento. Ponentes Magistrales (preferentemente con fotos). Convocatoria a ponentes. Base para presentacin de comunicaciones. Bases de concurso (si es que fuera el caso).
26
Informacin turstica de la Provincia de Loja y como llegar a sta. Informacin de la infraestructura hotelera de la ciudad.
Esta informacin debe estar siendo actualizada constantemente. La pgina Web debe contar con la opcin de pago en lnea. Esta opcin permite a los participantes pagar la inscripcin del evento con cualquier tarjeta de crdito a travs de este link, facilitando as el proceso de inscripcin a los asistentes y agilitando el trabajo a las personas encargadas de las inscripciones. c. Difusin del evento Para cumplir con esta funcin se deben considerar los siguientes parmetros: 1. Elaborar directorios de pblico objetivo y ponerse en contacto con ellos Una vez que el comit organizador ha definido su pblico objetivo debe elaborar los directorios de universidades e instituciones a las cuales se va a enviar la informacin y el material de promocin y difusin del evento de una manera personalizada. Los directorios nos ayudan a identificar a una persona de contacto dentro de las instituciones y as poder dar seguimiento a la promocin que se le est dando al evento.
INSTITUCIN DIRECCIN CONTACTO CARGO TELF. E-MAIL FECHA DE CONTACTO
2. Realizar visitas al pblico objetivo En la medida de lo posible se deben realizar visitas a las instituciones que se desea asistan al evento, con el fin de conseguir una mejor aceptacin por parte de ellos y asistan al congreso o permitan la asistencia de su personal.
27
Para esto se debe establecer un cronograma de salidas identificando claramente el grupo, o grupos, responsables. Para la entrevista se debe llevar informacin completa del evento, es decir un carpeta con, objetivos, temas, ponentes, fechas, sede, costos de inscripcin, actividades complementarias, informacin turstica y hotelera. Adems se debe preparar una presentacin breve del contexto global de los organizadores, es decir, de la Universidad, del CITTES, de la Escuela. Generalmente durante esta primera visita no se tiene toda la informacin en el material impreso (afiches, trpticos, hojas volantes), por lo que se debe entregar a la persona de contacto en forma de documento provisional.
3. Envo de material de promocin y difusin. Una vez identificada claramente a la persona de contacto se le debe enviar (por parte de los organizadores) el material de promocin en la mayor brevedad posible a los destinatarios. Para este efecto puede apoyarse adems en el departamento de Gestin de Centros, especificando listas con: destinatario, direccin y telfono, ciudad, pas. Luego se debe realizar el respectivo seguimiento para constatar que el material haya llegado a su destino. As mismo, los organizadores y el departamento de gestin de centros, deben enviar este material de promocin a los centros asociados de la UTPL para que ellos puedan difundir el congreso/evento de una manera personalizada. Otra va que se puede aprovechar para la promocin, y que da muy buen resultado, es el envo de hojas volantes adjuntas al material que se entrega a los estudiantes de modalidad abierta y a distancia (trabajos a distancia, exmenes presenciales...) en los casos en que el evento se relaciones con ese tipo de pblico.
28
d. Actividades de relaciones pblicas Uno de los componentes de la difusin del evento es el plan de relaciones pblicas con medios , que es el cronograma que el encargado de esta rea junto con el rea de Impresos del departamento VIA Comunicaciones elaboran para aprovechar todos los contactos que ya tiene la Universidad con los distintos medios de comunicacin y as promocionar el congreso/evento sin costo. Es labor del responsable de Relaciones Pblicas de VIA comunicaciones, establecer un cronograma en el que consten las entrevistas en radio, prensa y televisin as como es responsabilidad de los organizadores asignar a las personas que deben asistir a estos medios y garantizar su presencia para que la imagen de la Universidad no se vea afectada y se deteriore la relacin con el medio. Generalmente, los encargados de dar las entrevistas son el director de CITTES o Escuela y el coordinador general del Congreso. Los motivos por los que ellos son los responsables de cumplir con esta funcin son: el tener la idea global del evento y conocer los detalles de las diferentes reas y actividades que se desarrollarn en el congreso. En algunos casos y para dar mayor relevancia al evento, estas entrevistas las dan el presidente del congreso y en casos excepcionales los expositores. De ser necasario, tal funcin se puede delegar a otros miembros del comit organizador, preferentemente, aquellos funcionarios que han asistido a los cursos de voceros institucionales llevados a cabo por la institucin previamente (solicitar lista a marketing). Esto en virtud de aprovechar las salidas de promocin y difusin, ausencia de los responsables, etc. ANEXO 10 EJEMPLO PLAN DE RELACIONES PBLICAS EN MEDIOS
29
Otro de los componentes de la difusin es el envo de boletines de prensa hacia los diferentes medios de comunicacin. Para esto es necesario que el responsable entregue al rea de Impresos de VIA Comunicaciones el material informativo completo del evento. e. Presentacin del evento Se entiende por presentacin del evento el acto de dar a conocer el evento a las personas ms representativas de la ciudad y a los medios de comunicacin. Al referirnos a personas ms representativas englobamos no slo a las autoridades seccionales sino tambin a los representantes institucionales del pblico objetivo con el fin de que difundan ampliamente el congreso. Generalmente la presentacin se la realiza en Loja y en las principales ciudades del pas: Quito, Guayaquil y Cuenca. Para esta presentacin se debe contar con el programa general del evento y con todos los auspiciantes. Por esta razn, en eventos internacionales, se la debe realizar con 5 meses (mnimo) antes de la celebracin del evento, y en eventos nacionales con 2 meses (mnimo) antes de la celebracin del evento. Para la organizacin de las mencionadas presentaciones se debe coordinar con la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales, VIA Comunicaciones y la Unidad de Congresos y Eventos. Adems de seguir las recomendaciones que cada uno de estos departamentos dan, se debe preparar la documentacin bsica del evento para entregarla a los medios de comunicacin, distinta al material promocional que se entrega al resto de asistentes.
Ir al inicio
5.1.6 Funciones del responsable de Secretara

El rea en la que se apoyan todos los miembros del comit organizador es la SECRETARA del evento, convirtindose as en el punto neurlgico del mismo. Debe recabar y ordenar toda la informacin que se produce antes, durante y despus del congreso. 30
Debe estar enterada de todo cuanto sucede en el evento, de los avances, de los cambios efectuados, del pblico interesado, nmero de preinscripciones e inscripciones Sus principales funciones son: a. Secretara interna Para cumplir con esta funcin la persona encargada debe Convocar las reuniones del comit organizador. Redactar las actas de reuniones que sern ledas al inicio de la siguiente reunin con el fin de llevar una secuencia lgica. Realizar los oficios internos y externos propios del evento. Recibir y enviar correspondencia tanto nacional como internacional. Reunir y ordenar la documentacin que se produce durante el evento. Una vez culminado el evento y luego de la reunin de evaluacin debe reunir el respectivo informe.
b. Atencin a los participantes Atender las inquietudes previas al evento de los posibles participantes a la brevedad posible ya sea va e-mail o va telefnica. Receptar preinscripciones y realizar el respectivo seguimiento. Receptar inscripciones previas al evento y posteriormente enviar esta informacin al encargado del rea financiera. Coordinar con el responsable del rea financiera la impresin y entrega de certificados a los participantes
Si el congreso ha ofrecido servicios tursticos, debe ponerse en contacto con la Unidad de Congresos y Eventos y entregarles la informacin de los asistentes apuntados a estas actividades (fecha de arribo y salida, tipo de hotel, nmero asistentes, tour escogido) para coordinar:
31
Las reservas de alojamiento. Transportaciones. Tours pre congreso y post congreso.
c. Recibir y ordenar las comunicaciones y currculos de ponentes magistrales Debe recibir y ordenar todos los trabajos cientficos o comunicaciones que son enviadas para el evento y remitirlas al coordinador del comit cientfico para que l sea el responsable de repartirlas a los miembros de dicho comit y se proceda a su respectiva revisin. No es tarea de la secretara ponerse en contacto con los autores de las comunicaciones y enviarles la aceptacin o cambios que deben realizar, esta tarea queda delegada a cada uno de los miembros del comit cientfico. Debe, adems, recibir, ordenar y resumir los currculos de ponentes magistrales y entregrselos al responsable del programa general para que sean incluidos en ste.
Para la planificacin y organizacin de un evento debe existir una oficina que generalmente se denomina Centro de operaciones . Inicialmente esta oficina puede funcionar en las instalaciones de la Escuela o CITTES organizadores, es fundamental que al menos con dos meses de anticipacin a la celebracin del congreso el centro de operaciones empiece a funcionar en el lugar sede del evento o en una oficina asignada por el departamento de Infraestructura y Servicios. Esto garantizar que el comit organizador se dedique completamente al congreso y aumentar las posibilidades de que el evento tenga el xito esperado. Ir al inicio
5.1.7 Funciones del Responsable de Exposiciones Paralelas

Algunos congresos ofrecen la posibilidad de celebrar una exposicin paralela con el fin de ayudar a cubrir los gastos del evento, o de cumplir con lo ofrecido a los auspiciantes en los paquetes promocionales. Cualquiera que sea la razn para montar una exposicin se debe considerar que el objetivo fundamental de stas es reunir en un mismo mbito a la oferta y la demanda de determinados productos o servicios. Por tal motivo se debe crear los escenarios necesarios para que en esa reunin la oferta y la demanda concreten buenos negocios (en el momento o en el futuro).
32
Considerando que en el evento se cuenta con la demanda, es decir los asistentes, es ms sencillo atraer a la oferta. A las empresas relacionadas con el tema del congreso les resulta atractivo el hecho de tener al alcance su pblico objetivo. 1. La persona responsable de sta funcin debe ponerse en contacto con el departamento de Marketing e Infraestructura y Servicios para conjuntamente definir los elementos que se ofrecern para cada stand y posteriormente: Realizar un presupuesto tentativo Dibujar la planimetra e identificar stands Fijar el valor de los stands
2. Debe considerarse que los espacios para exposicin, pueden estar contemplados en los contratos y/o convenios de auspicio y patrocinio previamente firmados. Por tanto deber en esos casos, destinarse previamente un rea para esos efectos, durante el congreso (coordinar con Infraestructura y marketing). 3. Puesto que la UTPL no cuenta con un espacio asignado exclusivamente para exposiciones, debe entregar las especificaciones requeridas al departamento de Infraestructura y Servicios para que se encargue de la adecuacin del lugar. Dependiendo del espacio requerido, puede optarse por el hall del edificio El Octgono o Polideportivo. 4. En el caso de que no se realice una exposicin paralela, debe coordinar con el departamento de Marketing para montar un stand institucional en el que se muestran los servicios y logros del CITTES y la Escuela organizadores. Ir al inicio
33
II. CELEBRACIN DEL CONGRESO
En esta etapa es cuando se pone en prctica toda la planificacin y la organizacin diseada para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento.
Llevar a la prctica lo panificado no es sencillo, requiere de la entrega del comit organizador a sus actividades. Adems, el xito del evento depende de que se respete la divisin de funciones y se apoye en lo posible a los dems.
1. FUNCIONES DEL COORDINADOR OPERATIVO
El Coordinador Operativo, es decir, la persona delegada por la Unidad de Congresos y Eventos, es quien de ahora en adelante se encargar de coordinar la parte operativa del evento. Es el responsable de organizar a todos los departamentos que intervienen (Relaciones Interinstitucionales, VIA Comunicaciones, UPSI e Infraestructura) y tomar decisiones sobre estos aspectos.
34
Debe supervisar que todos los requerimientos necesarios para el buen desarrollo del evento estn a punto, es decir ubicados en el lugar adecuado, funcionando y con su respectivo responsable. Para lo cual coordina y supervisa los simulacros que se deben realizar en el lugar sede y deben intervenir todo el personal de los diferentes CITTES que van a laborar en el desarrollo del evento. Otro funcin fundamental del Coordinador Operativo es la de asesorar al Coordinador General del Evento y en conjunto tomar decisiones sobre posibles imprevistos que pueden suscitarse en el transcurso del evento. A continuacin se detallan las funciones que cada departamento involucrado debe realizar durante la celebracin del congreso y que deben coordinarlo con el coordinador operativo. Ir al inicio
2. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS
1. En base a la programacin establecida y a las reuniones previas a la celebracin del congreso elabora la FICHA TCNICA. La Ficha Tcnica es un documento que sirve de gua en la celebracin del evento y mediante el cual se indica: actividades que se desarrollarn, fechas, horas, requerimientos y departamentos responsables. Esta ficha es previamente enviada a la Direccin General de Relaciones Interinstitucionales para que se analice y se apruebe. Una vez aprobada se enva una copia a
35
todos los departamentos involucrados y se convoca una reunin con el fin de analizar y finiquitar todos los aspectos anotados en la ficha. Debido a la importancia que tiene este documento se debe elaborar con un mes de anticipacin a la celebracin del congreso como mnimo. Se debe tener claro que esta ficha no reemplaza al cronograma de trabajo que fue establecido en la planificacin del evento por el coordinador general, sino que es una actividad que debe constar en esta. Todos los departamentos deben guiarse por la ficha tcnica que han recibido, en caso de que se produzca algn cambio (razones de fuerza mayor) el coordinador operativo debe reportarlo con la debida anticipacin. ANEXO 11, EJEMPLO FICHA TCNICA. 2. Conjuntamente con el coordinador general del evento elaborar el Guin Tcnico del mismo. El Guin Tcnico es un documento en el cual se detalla cronometradamente todas las actividades tcnicas y operativas que se desarrollarn durante el evento. ANEXO 12, EJEMPLO GUIN TCNICO. 3. Conjuntamente con el rea de Aulas Virtuales coordinan la transmisin de los eventos tanto a nivel nacional e internacional desde y hacia a la Universidad. 4. Se encarga de coordinar el alquiler de equipos para traduccin simultnea. 5. Coordinar y supervisar el Hospedaje y transporte de los conferencistas e invitados especiales desde el da que arriban al pas hasta el da en que regresan a su lugar de origen. 5. coordinar el servicio de protocolo, para ello se apoya en la Escuela de Hotelera y Turismo. sta asigna el nmero de estudiantes requeridos y la persona responsable les asigna las tareas que deben cumplir, as:
36
Recibimiento de participantes en puertas de acceso. Atencin de mesa directiva en programas especiales. Atencin de ponentes durante conferencias Atencin de sala VIP
7. Coordinar y supervisar el personal que realizar guianza dentro y fuera de la Universidad a los conferencistas, invitados especiales y asistentes. 8. En base a la ficha tcnica y al nmero de auditorios que se utilizar deben encargarse de la decoracin de los mismos as como de supervisar la respectiva sealizacin. En caso de requerirse una decoracin especial deben ponerse en contacto con la Escuela de Arte y Diseo para que sean ellos quienes se encarguen de esta.
9. Deben supervisar que las actividades especiales programadas se desarrollen con normalidad para lo cual coordinan con los departamentos involucrados.
Ir al inicio
37
3. FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL
1. Debe supervisar que el responsable de la Imagen Corporativa oficial tenga listo y armado todo el material que se entregar a los participantes con al menos dos semanas de anticipacin a la celebracin del congreso. 2. Durante el desarrollo del evento el coordinador general debe permanecer en el lugar sede y tomar todas las decisiones que conlleven a la solucin de posibles problemas que puedan presentarse en torno al aspecto tcnico del evento (conferencias, mesas de trabajo, salidas de campo ). 3. Nombra un responsable para la recepcin de la presentacin de ponencias y comunicaciones. Esta persona debe solicitar a los acompaantes de conferencistas el material con la debida anticipacin y verificar que funcione y est grabada en la sala donde tendrn su exposicin. 4. Debe supervisar que su comit organizador interno y dems docentes investigadores cumplan con todas las funciones asignadas. 5. En conjunto con el Coordinador Acadmico (en caso de no ser la misma persona) debe recibir y atender a los conferencistas e invitados especiales durante el tiempo que se encuentren en el lugar sede del evento y en las actividades programadas en la agenda. 6. Coordina las reuniones al final de cada jornada para evaluarla y programar la del siguiente da. Ir al inicio
38
4. FUNCIONES DE INTERINSTITUCIONALES
LA
DIRECCIN
GENERAL
DE
RELACIONES
1. Autoriza, coordina y supervisa la agenda estructurada para conferencistas e invitados especiales, tanto colectivas como individuales. 2. Organiza la realizacin de reuniones paralelas entre conferencistas e invitados especiales y directores generales. 3. Coordina con la Unidad de Congresos y Eventos los programas especiales. 4. Es responsable de la estructura y desarrollo de los programas culturales. Ir al inicio
5. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO VIA COMUNICACIONES
1. Asigna un lder que ser el responsable por el departamento durante la celebracin del evento. 2. Se encarga de supervisar la instalacin y funcionalidad de la sala de prensa y asigna las personas responsables del manejo de la misma
39
3. Verificar a travs del departamento de marketing, la disposicin general del saln principal y los salones alternos a fin de que guarden la imagen del evento y la imagen institucional. 4. Los organizadores, junto con el departamento de marketing verificarn el cumplimiento de los trminos estipulados en contratos y convenios con, organizadores, patrocinadores, auspiciantes, expositores y participantes, en todos los mbitos y con ese orden de prioridad. 5. Se encarga de las invitaciones a los diferentes medios de comunicacin y de la atencin durante su permanencia en las instalaciones de la Universidad 6. Solicitan al coordinador general carpetas con la informacin ms relevante del evento para entregarla a los medios de comunicacin. 7. Realiza la cobertura del evento y luego se encarga de la difusin en los Informativos de la Universidad (impresos, TV, radio). 8. Todo el personal asignado debe estar presente en los simulacros establecidos y deben planificar su plan de contingencia. 9. Dependiendo de la magnitud del evento, asigna el nmero de personal Tcnico de apoyo (sonido, sala de control) con su respectivo responsable. Ir al inicio
6. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE PROYECTOS Y SISTEMAS INFORMTICOS UPSI
1. Asigna un lder que ser el responsable por el departamento durante la celebracin del evento
40
2. Asigna y capacita al personal que se encargar de manejar el software de inscripciones durante el tiempo establecido para las mismas. 3. Se encarga de instalar el equipo tcnico adicional requerido en las salas que sern utilizadas en el desarrollo del evento en la fecha solicitada en la ficha tcnica. 4. Dependiendo de la magnitud del evento asigna el personal tcnico de apoyo. 5. Dependiendo de la magnitud del evento debe instalar una sala con computadoras y acceso a Internet para los conferencistas e invitados especiales. 6. Todo el personal asignado debe estar presente en los simulacros establecidos y deben planificar su plan de contingencia. 7. Con la informacin que reciben por parte del encargado de los programas tcnicos realizan la memoria tcnica del evento grabado en un CD. Ir al inicio
7. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCYURA Y SERVICIOS
1. De acuerdo a la agenda tcnica del evento debe colocar los requerimientos necesarios para las salas y auditorios que sern utilizadas durante la celebracin del evento (mesas, sillas, pizarrones, bidones de agua ). 2. Se encarga de la sealizacin de salas y auditorios. 3. Asigna personal de varios servicios para que se encarguen de la limpieza constante de salas, auditorios y bateras sanitarias.
41
4. Dependiendo de la magnitud y tipo del evento debe asignar buses para que realicen recorridos para los participantes hacia y desde la Universidad. 5. Debe asignar buses para los recorridos tursticos de los participantes. En caso de no tener disponibilidad es su responsabilidad alquilarlos. 6. Asigna vehculo(s) para el traslado de conferencistas e invitados especiales segn agenda establecida. 7. Coordina el servicio de seguridad para los auditorios y salas que sern utilizadas en el evento. Ir al inicio
42
ACTIVIDADES POST EVENTO

Una vez culminado el evento el comit organizador interno debe cumplir con varias funciones que conlleven al cierre total del mismo. Entre las principales funciones estn: 1. Regular con el Coordinador Operativo y el departamento de Infraestructura y Servicios el desarme y entrega de salones para verificar que todo este acorde a lo recibido. 2. Preparar todos los elementos y documentos que llevarn a su oficina para preparar el informe final. 3. El responsable de conferencistas e invitados especiales debe verificar que se cumplan los traslados al aeropuerto. 4. El encargado de finanzas debe cancelar todos los pagos pendientes as como realizar las respectivas cobranzas para preparar su informe contable final. 5. El coordinador general en conjunto con la secretara del evento deben redactar notas de agradecimiento para enviar a conferencistas, auspiciantes, autoridades, colaboradores del evento . 6. Si por cualquier circunstancia algn conferencista o participante no retir su certificado la secretara debe encargarse de envirselo. 7. El coordinador general debe fijar el da y la hora para mantener una reunin final de evaluacin con el Comit para lo cual la secretara debe preparar una carpeta con la siguiente documentacin: Impresiones: 1 ejemplar de c/u (programa, credencial, carpeta ) Memoria tcnica del evento Trabajos presentados Conclusiones del evento Resumen de participantes, separados por nacionalidades, categoras Lista de participantes (nombre, apellido, procedencia, telfono, e-mail) Cantidad de asistentes por conferencias. Datos de la exposicin paralela. Informe contable final. Listado de auspiciantes y su participacin en los paquetes promocionales
Ir al inicio
43
ANEXOS
44
ANEXO 1
CAPACIDAD AUDITORIOS UTPL
DENOMINACION
CAPACIDAD ( ASIENTOS )
EQUIPOS EN SALA
3 Computadores para inscripciones 3 Computadores para salas de proyeccin 1 Computador para proyeccin general 1 computador para sala de prensa 2 computadores centro de operaciones 1 computador porttil 2 impresoras lser 1 fax MODEM 3 lneas internas
COSTO HORA (USD)
COSTO DIA (USD)
CENTRO DE CONVENCIONES
950
800 (Valor referencial)
45
2 lneas discado nacional 3 Proyectores de datos 3 Pantallas gigantes Proyector de dispositivas Sistema de amplificacin de audio, video Sistema para transmisin de aulas virtuales Sistema de control de luces 4 micrfonos inalmbrico de mano 3 micrfonos de solapa Generador elctrico UPS Amplificador Reproductor VHS Micrfono de cable Parlantes Proyector de datos Proyector de diapositivas Micrfono inalmbrico de solapa Estabilizador de energa Computador Consola de sonido Reproductor VHS Micrfono de cable Reproductor de CD Proyector de datos Proyector de diapositivas Estabilizador de energa Computador Amplificador Reproductor de VHS Reproductor de CD Parlantes Proyector de datos Proyector de diapositivas Micrfono inalmbrico de solapa
SALA MARCELINO CHAMPAGNAT
236
25
120
SALA PIO JARAMILLO
331
25
120
AUDITORIO I JANDHL
EDIFICIO OSCAR 60
30
150
46
AUDITORIO II RIOFRO
EDIFICIO VIRGINIA 65
AULA MAGNA POLIDEPORTIVO
256 500
Estabilizador de energa Reproductor de DVD multisiste Computador Repartidor de seal VGA Amplificador Reproductor de VHS Reproductor de CD Parlantes Proyector de datos Proyector de diapositivas Micrfono inalmbrico de solapa Estabilizador de energa Computador Repartidor de seal VGA Amplificador Reproductor de VHS Micrfono de cable Reproductor de CD Parlantes Proyector de datos Proyector de diapositivas Micrfono inalmbrico de mano Micrfono inalmbrico de solapa Estabilizador de energa Computador Consola de sonido
30
150
25
120
AUDITORIO UPSI
40
35 200 Amplificador Proyector de datos Micrfono inalmbrico de mano Computador Pantalla Aire acondicionado Fuente: Infraestructura y Servicios
47
SALAS: Capacidad 30 personas. Sala 622 Sala 5 116 Sala II - 105 Proyector de datos Computador Pantalla Proyector de diapositivas
www.utpl.edu.ec/cconvenciones
Ir al inicio
48
ANEXO 2
EJEMPLO
FORMATO DE RESUMENES
El resumen debe limitarse a resaltar el propsito del estudio o experiencia, los resultados ms importantes, las principales conclusiones y no incluye referencias bibliogrficas. Por favor, coloque un mximo de cinco palabras claves no incluidas en el ttulo al final de cada resumen. No se aceptarn ms de dos trabajos por autor. Los resmenes debern ser presentados en espaol o en ingls bajo el siguiente formato: 1. Configure la pgina en un tamao A4. 2. Escriba en formato WORD para Windows o RTF, usando letra Arial de 12 puntos y a doble espacio. 3. Margen de 2,5 cm a cada lado. 4. Ttulo del trabajo centrado y en negritas sin subttulos. 5. Los apellido(s) y nombre(s) del autor(es) al margen izquierdo en negritas. 6. El nombre, correo electrnico y direccin postal del autor(es) y de la institucin a la que pertenece(n). 7. Los nombres cientficos debern ser escritos en letra cursiva. 8. Resmenes de mximo 250 palabras. En caso de ser aceptada su presentacin se le comunicar y se le enviar las indicaciones para su posterior publicacin.
49
El sendero educativo del Jardn Botnico de Cali: un recurso de interpretacin educativa sobre botnica econmica.
POSTER
Jorge E. Orejuela Gartner, Ph.D. Departamento de Ciencias Ambientales Universidad Autnoma de Occidente jeorejuela@cuao.edu.co Ana Mara Echeverri Escobar Directora de Educacin Jardn Botnico de Cali annyecheverri@hotmail.com
RESUMEN La educacin ambiental es parte integral de la misin del Jardn Botnico de Cali y se considera como el principal agente de cambio en el comportamiento de la ciudadana para el logro de una mejor calidad de vida de las comunidades en armona con la naturaleza. La ubicacin estratgica del Jardn en la cuenca media del Ro Cali a pocos minutos del centro de Cali, le permite administrar un rea protegida de bosque seco tropical de 11 hectreas y tener influencia en procesos educativos que destaquen los aportes vitales de las plantas al bienestar humano. El sendero educativo de 800 m de longitud se convierte en el escenario de encuentro, de motivacin y de sensibilizacin de los visitantes en relacin con los recursos naturales del Jardn as como de orientacin a la educacin recreativa que destaque la importancia econmica, esttica y cultural que han tenido las plantas para los seres humanos. A travs de cinco estaciones educativas se presentan las contribuciones de las plantas que suministran materiales de construccin, para la alimentacin, para el
transporte, para la salud y la belleza y para el arte y la cultura. Cada estacin
50
interpretativa tiene una descripcin del tema en general, tiene una infraestructura adecuada o pequea construccin que sirve para mostrar al pblico ejemplos de elementos interactivos que demuestren el inters de las plantas en ese tema. Cada estacin tiene adems paneles con material grfico ilustrativo asi como plantas sembradas alusivas al tema. El resultado esperado del sendero es lograr que cada visitante al Jardn adquiera una informacin bsica y logre apreciar las plantas (y los animales) como contribuyentes a su propio bienestar y asimila el hecho bsico que sin plantas la vida como la conocemos hoy los seres humanos no sera posible.
Palabras clave: Educacin ambiental, interpretacin ambiental, botnica econmica.
51
ANEX0 3
PROGRAMA GENERAL DE UN EVENTO
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
ANEXO 4
INFORMACIN TURSTICA
ECUADOR Mgico por naturaleza, o: La magia de la naturaleza
Ecuador se encuentra al noroeste de Amrica del Sur, y la lnea equinoccial lo divide en dos hemisferios. Al norte limita con Colombia, al sur y al este con Per y al oeste con el Ocano Pacfico. La presencia de la cordillera de los Andes, de las corrientes martimas y de la Amazonia, generan significativas variaciones en su clima. Cuenta con cuatro regiones geogrficas: Costa, Sierra, Amazonia y Galpagos. Se divide, administrativamente, en 22 provincias. La extensin del pas es de 256.370* kilmetros cuadrados. Su poblacin sobrepasa los 12.5 millones de habitantes.
* Segn informacin del Instituto Geogrfico Militar.
69
LOJA La castellana ciudad de Loja es el principal centro urbano, histrico y cultural de la Regin Sur del Ecuador, Jardn y Fortaleza del Ecuador , esta ubicada entre los ros Zamora y Malacatos que se une en el vrtice norte del antiguo centro urbano. Loja fue la primera ciudad del pas que tuvo energa elctrica. La pequea planta hidrulica fue instalada por iniciativa y esfuerzo particular. Situada a 2100 m.s.n.m., en un valle de permanente primavera, Loja tiene alrededor de 170.000 habitantes y cuenta con un clima templado, con temperaturas que fluctan entre los 16 y 21C.
Loja, conocida tambin como Capital Musical del pas ha sido cuna de grandes artistas, poetas y escritores que han cantado, descrito y mimado sus encantadores paisajes multiformes. En Loja ser extranjero o forastero casi constituye un privilegio. La hospitalidad y cordialidad del lojano resalta y enaltece sus mejores tradiciones. La Ciudad cuenta con seis Museos que recogen la historia de Loja, cuatro de los cuales se encuentran en el centro de la Ciudad,
70
Museo del Banco Central del Ecuador, conocido tambin con el nombre de Museo Arqueolgico Histrico y Colonial, muestra la historia de Loja en sus distintas pocas, contribuyendo a mantener la identidad regional y nacional. Museo de las Madres Conceptas que contiene el legado valioso del Arte Religioso de la colonia, sus piezas han sido guardadas celosamente por las Madres Concepcionistas cuyo Monasterio data del ao 1597. Museo Matilde Hidalgo de Procel, creado en reconocimiento a los meritos de la distinguida lojana Matilde Hidalgo de Procel, primera mujer de Latinoamrica en ejercer el sufragio, primera medica del Ecuador, primera concejal y Diputada suplente. Museo de la Msica del Centro Cultural Po Jaramillo Alvarado, exhibe el legado de un representativo nmero de artistas lojanos, de las pocas renacentista y vanguardista 1890-1940. 1940-1970; conteniendo aproximadamente 7 mil partituras, 65 objetos. Museo de la Puerta de la Ciudad, en la planta baja y primer piso de la emblemtica Puerta de la Ciudad se encuentran cuatro salas de exhibicin que se complementan con un pequeo almacn de publicaciones y, artesanas, as como de una cafetera en el piso superior.
Las esplendorosas e histricas iglesias de la ciudad en realidad parecera que guardan la presencia permanente de Dios. Estas extraordinarias iglesias trabajadas por artesanos ecuatorianos bajo la mirada de profesionales espaoles constituyen atractivos sorprendentes.
71
Iglesia La Catedral, donde se recibe cada 20 de agosto la Imagen de la Virgen de El Cisne, segn Decreto de Simn Bolvar de 1829, quien llega a Loja para presidir la Feria Comercial y Religiosa del 8 de Septiembre. La romera se da con cientos de miles de feligreses que acompaan la Imagen desde la Parroquia El Cisne caminando por la carretera va a Loja desde el 17 de agosto, realizando dos descansos. Iglesia de San Francisco, templo de estilo renacentista y neo-griego que luego del terremoto de 1.851 se reconstruye y se mantiene hasta la actualidad conjuntamente con el Monasterio de los Hermanos Franciscanos. Iglesia de Santo Domingo, construida en el ao de 1557 y terminada en 1.600, de estilo eclctico con historicismo romntico, en su interior guarda obras como, la escultura de la Virgen del Rosario de estilo barroco, que fue trada desde Sevilla en el ao de 1550 y alrededor de 50 esculturas annimas. Dentro de las catacumbas y nichos resalta uno que contiene los restos de quien fuera uno de los fundadores de Loja Juan Salinas de Loyola. Iglesia San Juan De El Valle, construida pocos aos despus de la Fundacin de Loja 1548, su construccin es producto de un trabajo artesanal popular con la influencia espaola de la poca, realizada por la poblacin indgena del sector mediante mingas.
En el ao 2001 Loja recibi el TERCER LUGAR A LA CIUDAD MS ECOLGICA DEL MUNDO y el PRIMER LUGAR EN PARTICIPACIN CIUDADANA por contar con extensas reas verdes dedicadas a la recreacin de turistas nacionales y extranjeros, pero principalmente a la niez que acude a ellas.
72
Parque Recreacional Jipiro, ubicado al norte de la ciudad, tiene ms de 10 hectreas de extensin, cuenta con reas deportivas, piscinas, juegos infantiles, concha acstica, bares de comida tpica, rea de camping, paseos a caballo y bicicleta, etc. Una de las caractersticas principales son las rplicas de las ms destacadas expresiones arquitectnicas y culturales de la humanidad, identificativas de los nueve troncos etno-culturales del mundo Parque Orillas del Zamora, ubicado a continuacin del Parque Recreacional Jipiro, en el margen oriental y occidental del ro Zamora, puede ser recorrido a travs de sus senderos a pie, en bicicleta o caballo. En esta rea verde se encuentra el cartodromo municipal, el Orquideario municipal, y, el zoolgico que alberga a un singular personaje la Jirafa Chelito, a ms de los osos de anteojos, cusumbos, monos araa, puma, tortuga motelo, tigrillos, ardillas, pato, avestruces , amingo, entre otros. Parque Pucar de Podocarpus, este lugar ofrece una vista impresionante de la urbe y cuenta con un restaurante tpico donde se puede disfrutar de las mas variada gastronoma lojana.
La grandiosa cadena montaosa de los Andes, que atraviesa buena parte de Amrica del Sur, desde la Patagonia, tiene en Loja un paisaje nico; la belleza de este paisaje se convierte en la exaltacin de la fastuosidad de la naturaleza. Parque Nacional Podocarpus, ubicado en las Provincias de Loja y Zamora Chinchipe, este Parque se constituye en el centro hidrolgico de la Regin Sur del pas estimndose la existencia de 3.500 especies de plantas y ms de 600 especies en avifauna.
73
Valle de Vilcabamba, Est ubicado a 40 Km. de distancia de la Ciudad de Loja, la misma naturaleza dota al valle de un agradable clima de primavera perpetuo, poseedor de un atractivo particular puesto que en el viven longevos. Sendero Ecolgico Caxarumi, fue el antiguo camino desde Loja a Vilcabamba, en la actualidad es utilizado para caminatas, ciclo paseos, cabalgatas; su entorno natural de montaas, planicies, ros y valles permite la recreacin fsica y mental de quien lo recorre. Sesenta y cuatro kilmetros al norte de Loja se encuentra el Cantn Saraguro, que constituye uno de los centros indgenas ms interesantes de Amrica. All se conserva an toda la autenticidad de las comunidades incaicas, sus tradiciones, inclusive el dominio sobre sus propias tierras.
74
ANEXO 5
FICHA PARA CONFERENCISTAS
FECHA: ..
No
I DATOS GENERALES:
APELLIDOS TELF. PARTICULAR INSTITUCIN O EMPRESA DONDE LABORA ..NOMBRES .TELF.OFICINA . . .
II NOMBRE DE LA PONENCIA:
TTULO .FECHA DE ENTREGA APOYO LOGSTICO PARA EXPOSICIN FOTOCOPIADO: SI NO .. CANTIDAD . ..
EN CASO DE EMERGENCIA:
EN CASO NECESARIO NOTIFICAR A. RELACIN CON USTED DIRECCIN TELEFONO NOMBRE DE SU DOCTOR DIRECCIN TELFONO .. .. . . ..
TIENE USTED ALGUNA ALERGIA? ESPECIFIQUE .. PADECE ALGUNA ENFERMEDAD ACTUALMENTE? ESPECIFIQUE TOMA REGULARMENTE MEDICAMENTOS? ESPECIFIQUE .......................................................
75
ANEXO 6
MODELO AGENDA Visitante: Comisin AFEME (Asociacin de Facultades Ecuatorianas de Ciencias Mdicas y de la Salud)
Dr. Marco Alvarz Freire Director Ejecutivo Dr. Fernando Astudillo Secretario Dr. Oliver Arellano
Fecha: 3 y 4 de Agosto
FECHA DA HORA
3 de Agosto 06h45 08h00 08h30 09h30
ACTIVIDAD
Recibimiento Aeropuerto Catamayo Llegada a la Casa Lojana Desayuno Saludo Protocolario Recorrido UTPL ( Laboratorios CETTIA, Biologa Molecular y Celular, Anfiteatro, UPSI, Biblioteca, Aulas Virtuales, Sala de Convenciones, Editorial, CITTES Unidad de Medicina Familiar)
LUGAR
Catamayo Casa Lojana Casa Lojana UTPL
RESPONSABLE
Infraestructura, Dr. Vicente Rodrguez Infraestructura, Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodriguez
ACOMPAA
Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez Autoridades UTPL
10h00
UTPL
Ceitur
13h00
Almuerzo
Casa Lojana
Dr. Vicente Rodriguez
Dr. Jos Barbosa, Dr. Vicente Rodrguez, Dr. Servio Romero, Dr. Juan Valdivieso
76
15h30
Reunin: Presentacin Curricular Dr. Jos Barbosa Rector - Canciller (E) y Director de Escuela de Medicina
UTPL
20h00
Cena
Casa Lojana
Dr. Roberto Beltrn, Lic. Fanny Aguirre, Dr. Vicente Rodrguez, Dr. Servio Romero, Dr. Juan Valdivieso
08h00 08h30
Desayuno Recoger del hotel Visita a Hospitales: Clnica San Agustn, Hospital Militar, Hospital del IESS, Hospital de SOLCA
Casa Lojana Casa Lojana
Casa Lojana Dr. Vicente Rodrguez Infraestructura Dr. Vicente Rodrguez Infraestructura
Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez, Dr. Servio Romero, Dr. Juan Valdivieso Dr. Vicente Rodrguez, Dr. Servio Romero, Dr. Juan Valdivieso, Dra. Mara Rosa Vlez
09h00
Loja
4 de Agosto
13h00 16h00 17h00 18h00 20h00
Almuerzo Reunin con la comisin de autoevaluacin Reunin con estudiantes Reunin con docentes Cena Salida al aeropuesto
Casa Lojana
Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez
Casa Lojana Catamayo
Casa Lojana Dr. Vicente Rodrguez, Infraestructura
Dr. Jos Barbosa, Dr. Vicente Rodrguez Dr. Vicente Rodrguez
5 de Agosto
05h11
Fuente: Direccin General de Relaciones Interinstitucionales
77
ANEXO 7
PROGRAMA DE INAUGURACIN DEL I CONGRESO ECUATORIANO
DE ESTUDIANTES DE INGENIERA CIVIL

Mesa directiva: P. Dr. Luis Miguel Romero Crnel. Edgar Velasco Arq. Rodrigo Vivar Bermeo Ing. Jorge Bailn Ing. Mnica Cisneros Ing. Richard Serrano Sr. Yasmany Garca 1. 2. 3. 4. RECTOR CANCILLER UTPL GOBERN. DE LA PROV. DE LOJA PREFECTO PROV DE LOJA ALCALDE DE LOJA DIR. ESC. DE ING. CIVIL DE LA UTPL COORDINADOR DEL CONGRESO PRESIDENTE DEL CONGRESO
Intervencin de la Ing. Mnica Cisneros, DIRECTORA DE LA ESCUELA DE INGENIERA CIVIL Intervencin del Ing. Richard Serrano, COORDINADOR DEL CONGRESO Intervencin del Sr. Yasmany Garcia, PRESIDENTE DEL CONGRESO Intervencin del Dr. Jos Barbosa Corbacho, RECTOR CANCILLER (E) DE LA UTPL quien declara inaugurado este I CONGRESO ECUATORIANO DE ESTUDIANTES DE INGENIERA CIVIL.
78
GUION PROGRAMA DE PRESENTACION DE LIBRO
PRESENTACIN DE LA OBRA EL DISCRETO ENCANTO DE LO COTIDIANO DE LA AUTORA DE AMINTA BUENAO RUGEL Seoras y Seores muy buenas tardes, damos inicio al programa de PRESENTACIN de la Obra El Discreto Encanto de lo Cotidiano de la autora de Aminta Buenao Rugel. Esta tarde conforman la mesa directiva: P. Dr. Luis Miguel Romero Dr. Jos Barbosa Lcda. Aminta Buenao Eco. Abel Suing RECTOR- CANCILLER DE LA UTPL VICECANCILLER UTPL AUTORA DE LA OBRA DIRECTOR DE VIA COMUNICACIONES DE LA UTPL.
As mismo agradecemos la presencia de directores, funcionarios, docentes investigadores de la UTPL y de amigos de esta casa de estudios superiores que esta tarde nos acompaan 1. Recibamos en este momento al Eco. Abel Suing DIRECTOR DE VIA COMUNICACIONES de nuestra universidad, quien realiza la presentacin de la obra. 2. En este instante los invito a escuchar a la Lic. Aminta Buenao Rugel, autora de la obra El discreto encanto de lo cotidiano 3. A continuacin me permito dejar con ustedes al P. Dr. Luis Miguel Romero RECTOR CANCILLER de nuestra universidad. Una vez realizada esta primera parte del evento, los invitamos al Hall del Edificio central, ubicado en los bajos de este auditorio donde se llevar a cabo el Brindis de Honor (todos bajan al Hall)
79
SEGUNDA PARTE 2. El brindis de honor lo realiza ..
Les agradecemos por su presencia a este importante evento, ser hasta una prxima oportunidad.
GRUPOS DE ARTE DE LA UNIVESIDAD
Bajo la direccin del CITTES Gestin Cultural la Universidad cuenta con 10 grupos de arte: Jahua an, grupo de danza folclrica. En sus cuadros se descubre una imagen distinta, pero autntica de nuestras costumbres y tradiciones y transmiten el regocijo popular de las fiestas y celebraciones de nuestros pueblos, cuando ponen en escena lo ms selecto de nuestro folclor. Grupo Cyan, su msica, rica temticamente, usa de multitud de estilos y ritmos, desde el pasillo lojano al neoclasicismo new-age, con enorme libertad, y una arquitectura musical compleja pero melodiosa y delicada. Grupo Ukumary, con sus diferentes presentaciones llegan a la conclusin que el folclor y la msica latinoamericana necesitan resurgir ante las generaciones actuales y venideras. Grupo Antaru, su nombre significa Tren latinoamericano , tiene por objetivo fundamental llevar la msica a sus diferentes latitudes en un fastuoso recorrido por todo el mundo, imitando lo bueno de otras agrupaciones folclricas que han hecho su paso por la UTPL y dejando, sobretodo, un sello caracterstico en sus composiciones.
80
an Yurak, grupo de msica folclrica. Fundiendo el corazn lojano y el alma ecuatoriana nace esta agrupacin para cruzar el tiempo por la inspirada avenida de los Andes y ser la sangre joven del folclor que mantenga viva la llama de una tierra nueva. Camerata Arkos. En la msica como en cualquier rama de las Bellas Artes, los jvenes son los cimientos en la conformacin de una cultura. Por ello la UTPL al brindar a sus alumnos e instrumentistas la oportunidad de formarse e integrar una agrupacin musical nacional de excelencia, est revalorizando la labor musical de estos ejecutantes. Coro Universitario. Maestro, sopranos, tenores, bajos, altos y contraltos, trabajan incansablemente en la difcil tarea de acoplar sus voces para deleitarnos con su canto y transmitirnos un mensaje de sutiles emociones y profundos sentimientos. Compaa de Teatro. La mirada que propone este grupo no es metafrica sino concreta, dirigida a la gente y las cosas existentes. Tanto el actor como el asistente son testigos de una historia que se desarrolla en un momento especfico, no como en el cine, en donde se puede repetir la escena hasta que satisfaga visualmente al director. Grupo de Baile Moderno, guarda como objetivo apoyar al desarrollo de espacios para dar a conocer el baile moderno a travs de las coreografas en distintos ritmos musicales como pop, salsa, merengue, hip hop, rap, break, entre otros. Grupo Saucedales, esta agrupacin nace con la finalidad de difundir la cultura y el arte musical nacional y latinoamericano. Su nombre hace referencia a nuestro pasillo ALMA LOJANA que es nuestro segundo himno para los lojanos.
81
ANEXO 8
PRESUPUESTO II CONGRESO INTERNACIONAL DE BOSQUE SECO V CONGRESO ECUATORIANO DE BOTNICA III CONGRESO DE CONSERVACIN DE LA BIODIVERSIDAD DE LOS ANDES Y DE LA AMAZONA
Nmero das COSTO CANTIDAD UNITARIO COSTO TOTAL
DETALLE
EGRESOS
GASTOS EXPOSITORES Pasajes areos Quito-Loja-Quito Taxi aeropuerto Catamayo-LojaCatamayo Hospedaje Transporte interno (buseta) Alimentacin TOTAL GASTOS EXPOSITORES GASTOS DE PUBLICIDAD 16,00 16,00 16,00 1,00 16,00 125,00 8,00 60,00 80,00 30,00 2000,00 128,00 3840,00 320,00 1920,00
4,00 4,00 4,00
8208,00
100,00 1000,00 3000,00 4,00 2,00 2000,00 1,00 2,00 1,00 100,00 1,00 1,00 1,00 global 6,00 0,40 0,20 77,00 77,00 0,50 126,00 65,00 390,00 4,50 80,00 300,00 300,00 2500,00 600,00 400,00 600,00 308,00 154,00 1000,00 126,00 130,00 390,00 450,00 80,00 300,00 300,00 2500,00
Carpetas para auspiciantes Afiches full color Hojas volantes para promocin evento Gigantografas Evento Gigantografas UMV Dpticos Pendones grande Pendones pequeos Publicidad mvil en buses Camisetas Agenda del programa en gigantografa en papel cuche antirrasgable Trailer de ponentes Trailer de auspiciantes Espot publicitario radio, TV, prensa
DETALLE
Envo de afiches promocionales Pagina Web Sistema de Inscripciones Transporte interno (recorrido urbano) TOTAL GASTOS PUBLICIDAD GASTOS PARA PARTICIPANTES Y EXPOSITORES
Nmero das
COSTO CANTIDAD UNITARIO

200,00 1,00 1,00 global 3,00 200,00 140,00
COSTO TOTAL
600,00 200,00 140,00 800,00
9078,00
82
Certificados para participantes y expositores Cuadernos en espiral de 50 hojas Bolsos Esferogrficos Libro de ponencias Contraportadas cede con memorias del evento Memorias impresas Credenciales y portacredenciales participantes Credenciales y portacredenciales ponentes Credenciales y portacredenciales organizadores Agenda del programa para participantes Refrigerios Almuerzo de Bienvenida Servicios CEITUR (reservacin de pasajes, hoteles, tours) Traduccin simultnea Conexin aulas virtuales
1000,00 850,00 850,00 850,00 850,00 850,00 900,00 850,00 200,00 80,00 800,00 4,00 850,00 850,00 1,00 30,00 1,00
3,00 1,00 5,70 0,40 3,00 2,50 5,00 0,70 0,70 0,70 1,00 1,60 6,00 700,00 9,00 1047,00
3000,00 850,00 4845,00 340,00 2550,00 2125,00 4500,00 595,00 140,00 56,00 800,00 5440,00 5100,00 700,00 270,00 1047,00
DETALLE
Cocktail de clausura evento Arreglo local Bidones de agua
Tcnicos UPSI (inscripciones, equipo tcnico) Tcnicos VIA Comunicaciones (amplificacin, cmaras, e.tcnico) varios servicios protocolo eventos Maestra de cereminias Grupos de arte Personal de seguridad
Nmero das
COSTO CANTIDAD UNITARIO

global 1,00 30,00 6000,00 1000,00 1,50 1,5 1,5 1,5 20 1,5 1,5 100 20 600,00
COSTO TOTAL
6000,00 1000,00 45,00 480,00 360,00 60,00 80,00 120,00 60,00 400,00 400,00 2400,00
40 horas 40 horas 20 horas 2 40 horas 40 horas 1 4 4,00
8 6 2 2 2 1 4 5 1,00
Alquiler Centro de Convenciones TOTAL GASTOS PARA PARTICIPANTES Y EXPOSIT.

IMPREVISTOS Imprevistos, Gastos coordinacin y administracin TOTAL IMPREVISTOS
43763,00
global
1500,00
1500,00 1500,00
83
TOTAL GASTOS INGRESOS

Inscripciones Profesionales nacionales y extranjeros Inscripciones Estudiantes nacionales y extranjeros Inscripciones Profesionales Socios Funbotnica Estudiantes Miembros de Funbotnica Auspicios 350,00 200,00 200,00 100,00 global 80,00 60,00 60,00 50,00
62549,00
28000,00 12000,00 12000,00 5000,00 8000,00
TOTAL INGRESOS
65000,00
RESUMEN PRESUPUESTO
INGRESOS EGRESOS
UTILIDAD
65000,00 62549,00 2451,00
NOTA: La proyeccin de asistente tanto profesionales como estudiantes nacionales e internacionales es de 850 personas para el evento que se desarrollar del 14 al 17 de noviembre de 2005
84
ANEXO 9
PAQUETES PROMOCIONALES
El evento:
La Universidad Tcnica Particular de Loja (UTPL) y la Fundacin para la Investigacin y el Desarrollo de la Botnica (FUNBOTANICA) se encuentran organizando este evento, el cual se desarrollar en la ciudad de Loja-Ecuador del 14 al 17 de noviembre del 2005. Estos congresos pretenden crear un espacio para compartir las experiencias de conservacin de los bosques secos sudamericanos y apoyar la difusin y el desarrollo cientfico de las ciencias botnicas en el Ecuador. Las investigaciones y las acciones de conservacin en los Bosques Secos han sido relativamente escasas en comparacin con otras regiones biogeogrficas de Sudamrica. En Ecuador y Per por ejemplo, la informacin disponible es an insuficiente y est dispersa, en consecuencia, los escasos remanentes de bosque que an quedan, no estn bien representados en los Sistemas Nacionales de reas Protegidas. El II Congreso Internacional de Bosque Seco pretende dar continuidad a procesos de colaboracin multidisciplinaria que reviertan las tendencias actuales de degradacin. De igual forma, el V Congreso Ecuatoriano de Botnica pretende difundir los avances cientficos del estudio de las plantas en Ecuador y promover vnculos entre investigadores. Uno de los objetivos ser el de concretar acuerdos nacionales en torno a la investigacin y el monitoreo de la vegetacin, tema que requiere una orientacin urgente y concertada para apoyar el manejo y conservacin de la diversidad vegetal, recurso excepcional y estratgico del pas. Los eventos precongreso y paralelos que promueven lo siguiente: redes de informacin o cooperacin, cursos y talleres dirigidos a estudiantes de ramas afines a las temticas del congreso, intercambios comunitarios de experiencias en conservacin o investigacin, y reuniones gremiales (grupos de inters, herbarios, jardines botnicos, asociaciones, etc.). Internacionalmente reconocidos miembros de la comunidad Cientfica expondrn sus ponencias dando aval a nuestros Congresos, tales como el Prof. Rainer Bussman, Byron Swift Ph.D., Dr. Xavier Scheldeman Ph.D., M.Sc. Alina Freire Fierro y P. Luis Miguel Romero Ph.D. entre otros.
Auspicios : Con los antecedentes de los congresos anteriores (I Congreso Internacional de Bosque Seco
en Piura, y IV Ecuatoriano de Botnica en Loja, Ecuador), esperamos una participacin aproximada de 800 asistentes, entre ellos aproximadamente 100 expositores, de por lo menos 20 pases de Sudamrica y del resto del mundo.
85
Auspicios:
El Comit Organizador invita a las organizaciones cientficas y de la sociedad civil a participar en la realizacin de estos eventos y solicita contribuciones a patrocinadores interesados. Las colaboraciones pueden ser econmicas o patrocinando eventos paralelos, conferencias magistrales, paneles, publicidad, etc. Tambin pueden estar enfocadas a financiamiento para jvenes expositores, organizaciones campesinas, etc. Que no tengan los fondos necesarios para participar en el evento. Los paquetes incluyen: PAQUETE UNO Afiches A3 full color Pendones (5 pendones) Credenciales y porta credenciales 2 Gigantografas (1.33 x 2.00 mts.) Folletos informativos full color Hojas volantes full color Pgina Web UTPL Anuncios de prensa local Anuncios de prensa nacional (2 Comercio, 2 Universo) Libretas A5 blancas Carpetas Publicidad mvil (buses UTPL) Contraportada de CD con memorias del evento.
Valor del paquete: 2350 USD
PAQUETE DOS Bolsos Esferogrficos Incluye paquete uno
Valor del paquete: 3600 USD + banner impreso: 3720 USD
PAQUETE TRES Camisetas
Valor del paquete: 1400 USD + banner impreso: 1520 USD
Adicionalmente se proyectar un video (trailer) de 1 minuto de su institucin en

los medios de comunicacin. Su compaa tendr la oportunidad de hacer contactos ofreciendo sus productos y servicios en un stand a participantes nacionales e internacionales. El logotipo de su institucin estar en el afiche del evento de acuerdo con lo descrito anteriormente. Har una contribucin invaluable a la investigacin para la conservacin de los recursos naturales; sobre las formas de impedir y prevenir la degradacin de nuestro hbitat natural, el cual es la mejor herencia de nuestros hijos. Para mayor informacin y contribuciones se dispone de informacin en la pgina Web del Evento: www.bosquesecoybotanica2005.org.ec
Adems, a nivel nacional se reconocern a los auspiciantes en las entrevistas en
la pantalla del centro de convenciones durante los descansos para el caf.
86
ANEXO 10
PLAN DE RELACIONES PBLICAS EN MEDIOS
EVENTO: CITTES O ESCUELA ORGANIZADORA: FECHAS DE LA AGENDA: CIUDAD: MEDIO Radio Super Lser Diario La Hora Ecotel TV Radio Poder SECCIN Noticiero Interna Noticiero Noticiero Elecciones FEUTPL FEUTPL 12 y 13 de Julio Loja HORA 16h00 09h30 07h15 12h45 VOCERO Tulio Piedra Tulio Piedra Tulio Piedra Tulio Piedra CONTACTO EN MEDIO Gonzalo Ojeda Csar Sandoya Ramiro Cueva Fabin Coronel.
FUENTE: Impresos VIA Comunicaciones
FECHA 12 de julio 12 de julio 13 de julio 13 de julio
AGENDA DR. CARLOS CORDERO BECA PAIS CUENCA MEDIO Radio Splendid El Tiempo El Mercurio Ondas Azuayas FECHA 21-06-2006 21-06-2006 23-06-2006 Por confirmar HORA 07h30 15h00 15h00 LUGAR Luis Cordero 18-18 y Eugenio Espejo Av. Loja y Rodrigo de Triana Avenida de las Americas y N Aguilar CONTACTO Oswaldo Bermeo Marcela Rangel Ma. Laura Lozana Luis Vasconez
FUENTE: Impresos VIA Comunicaciones
87
ANEXO 11
FICHA TCNICA DE TRABAJO
II CONGRESO INTERNACIONAL DE BOSQUE SECO V CONGRESO ECUATORIANO DE BOTNICA III CONGRESO DE CONSERVACIN DE LA BIODIVERSIDAD DE LOS ANDES Y DE LA AMAZONIA
FICHA TECNICA DE TRABAJO Organiza: Fecha: Lugar: Responsable UTPL:
UTPL, Funbotnica, UNL. 14 al 17 de noviembre de 2005 Centro de Convenciones UTPL Ing. Mximo Moreira
Descripcin de requerimientos en cada rea que se utilizar para el desarrollo del evento
1. AREA DE INSCRIPCIONES
El rea de Inscripciones est ubicada en el hall del Centro de Convenciones, se realizar cobro de inscripciones, entrega de credenciales y de materiales REQUERIMIENTO computadores Impresoras Programa para inscripciones extensin telefnica Personal de apoyo para procesamiento de datos, credenciales y certificados Tableros para inscripciones cada uno con 4 sillas separadores, para ordenar a las personas Personal de apoyo que se encarga de la recepcin de inscripciones Personal de apoyo para entrega de materiales Credenciales para aistentes/ organizadores/ ponentes CANTIDAD 4 2 1 1 RESPONSABLES UPSI UPSI Soc. Electrnica/Organizadores UPSI
6 UPSI 2 Infraestructura 8 Infraestructura 4 Organizadores 8 Organizadores 1130 Organizadores
NOTA: La entrega de material a los estudiantes de la Universidad se la realizar el da viernes 11 de noviembre
2. COUNTER PARA INFORMACIN

Estar ubicado en el Centro de Convenciones
88
REQUERIMIENTO Personal de apoyo Informacin detallada del congreso Informacin turstica de la provincia Informacin servicios hospedaje y alimentacin de la ciudad.
CANTIDAD
RESPONSABLES Unidad de Eventos / Escuela de 2 Hotelera y Turismo 1 Organizadores Unidad Eventos / Escuela de 1 Hotelera y Turismo Unidad Eventos / Escuela de 1 Hotelera y Turismo
3. CENTRO DE CONVENCIONES
El centro de convenciones estar dividido en tres auditorios, en cada uno de ellos se desarrollar Congreso. De acuerdo a la agenda tcnica, se abrirn los paneles, para Inauguracin, Clausura y Conferencias Magistrales CANTIDAD POR AUDITORIO 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1 300
REQUERIMIENTO Amplificacin completa Micrfono corbatero Micrfono inalmbrico Micrfono cuello de ganzo Proyector de datos Video institucional Himnos y msica ambiental Proyector de acetatos Proyector de slides Equipo de VHS Cobertura del evento Asistentes Tcnicos Grabacin evento Equipo de traduccin simultnea Tarima armada Atril, mesa directiva y sillas para 8 pax Alfombra Sillas dispuestas en bloques Bidones de agua con base y mesa de apoyo Pizarra de tiza lquida, grande Limpieza total de la sala Guardias de seguridad Personal de protocolo Marcadores de tiza lquida Borrador de pizarra Cobertor de atril y mesa directiva Puntero lser Decoracin auditorio Computador con conexin a internet Generador elctrico UPS
RESPONSABLES VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones Infraestructura/ Organizadores Infraestructura Infraestructura Infraestructura Infraestructura
maana y tarde
2 Infraestructura 1 Infraestructura Infraestructura 2 Infraestructura Unidad Eventos / Escuela de 5 Hotelera y Turismo 4 Unidad Eventos / Organizadores 2 Unidad Eventos /Organizadores 1 U. Eventos 1 Organizadores 1 1 1 1 Unidad Eventos /Organizadores UPSi UPSI UPSI
89
Asistentes Tcnicos
2 UPSI
4. OFICINA CENTRAL -CENTRO DE CONVENCIONES

REQUERIMIENTO computadores con acceso a Internet Impresoras Lnea telefnica con discado nacional escritorios Sillas Mesa de reuniones CANTIDAD 2 1 2 2 16 1 RESPONSABLES UPSI UPSI UPSI Infraestructura Infraestructura Infraestructura
5. SALA DE PRENSA - CENTRO DE CONVENCIONES

REQUERIMIENTO computadores con acceso a internet Impresoras Lnea telefnica con discado nacional Sillas Mesa de reuniones Personal responsable de sala prensa CANTIDAD 2 1 2 16 1 2 RESPONSABLES UPSI UPSI UPSI Infraestructura Infraestructura VIA Comunicaciones
6. SALA VIP - CENTRO DE CONVENCIONES

REQUERIMIENTO computadores con acceso a internet Impresoras Lnea telefnica con discado nacional Sillas 1 silln grande, 2 sillones pequeos Personal apoyo atencin sala CANTIDAD 2 1 1 4 RESPONSABLES UPSI UPSI UPSI Infraestructura Infraestructura
Unidad Eventos/ Escuela de 2 Hotelera y Turismo
7. ESTACIN DE CAF- SALA VIP CENTRO DE CONVENCIONES

REQUERIMIENTO Mesa de apoyo Cafetera con capacidad para 30 pax Tazas con su respectivo platillo Azcar, azcar diettica, agua aromtica, leche, caf instantneo, botellas de agua Cucharillas de metal Servilletas basureros limpieza CANTIDAD RESPONSABLES Cafetera Universitaria / 1 Infraestructura 1 Cafetera Universitaria 24 Cafetera Universitaria Cafetera Universitaria 24 Cafetera Universitaria Cafetera Universitaria Infraestructura Infraestructura
NOTA: La estacin de caf debe ser atendida a las 07h30 y 14h00 respectivamente durante los dos das del evento
90
8. EXPOSICIN DE POSTERS
Se realizar en el hall del Centro de Convenciones REQUERIMIENTO Paneles para exposicin 80 posters Guardias de seguridad Arreglo y disposicin de posters CANTIDAD RESPONSABLES Infraestructura 1 Infraestructura 1 Organizadores (Pablo Acosta)
9. SERVICIO DE REFRIGERIOS
Los refrigerios se realizarn en Cafetera Universitaria del 14 al 17 de noviembre a las 10h20 y 17h00 respectivamente IMPLEMENTO tableros para las estaciones basureros grandes limpieza Mantelera (manteles, faldones, cubremanteles) personal para servicio Servicio de Refrigerios CANTIDAD RESPONSABLES Infraestructura / Cafetera 5 Universitaria 5 Infraestructura Infraestructura 4 Cafetera Universitaria Cafetera Universitaria/ Escuela 15 de Hotelera y Turismo Cafetera Universitaria
10. SERVICIO DE ALMUERZO

El Almuerzos se realizar el da Lunes 14 de noviembre y ser servido en el espacio ubicado tras el edificio 6 REQUERIMIENTO Carpas tableros para las estaciones tableros para participantes Sillas plsticas basureros grandes limpieza Mantelera (manteles,cubremanteles) Servicio de almuerzos CANTIDAD RESPONSABLES Infraestructura / Cafetera 10 Universitaria Infraestructura / Cafetera 6 Universitaria Infraestructura / Cafetera 80 Universitaria Infraestructura / Cafetera 850 Universitaria 6 Infraestructura 1 Infraestructura 4 Cafetera Universitaria 450 Cafetera Universitaria
11. ACTIVIDADES ESPECIALES INAUGURACIN: Se realizar el da 14 de noviembre a partir de las 09h00 en el Centro de Convenciones
REQUERIMIENTO CANTIDAD RESPONSABLES
91
Maestra de ceremonias Estructura programa Invitaciones
1 Relaciones Interinstitucionales RR Interinstitucionales/ Organizadores Organizadores
NOCHE CULTURAL: Se realizar el da mircoles 16 de noviembre a partir de las 20h00 en el teatro Universitario Bolivar.
IMPLEMENTO Buses para trasladar participantes, recorrido UTPL-Teatro Bolvar camioneta para trasladar equipos (antes y despus del evento) Atril Bus para trasladar personal de la UTPL a sus viviendas una vez terminado el evento Grupos de arte Maestra de Ceremonias Estructuracin programa personal protocolo decoracin del local Instalacin de equipos para proyeccin Instalacin equipos de amplificacin Micrfonos (acuerdo con lo solicitado por grupos de arte) Invitaciones CANTIDAD RESPONSABLES 5 Infraestructura 1 Infraestructura 1 Infraestructura Infraestructura RR Interinstitucionales 1 RR Interinstitucionales RR Interinstitucionales/ Organizadores Unidad Eventos / Escuela de 12 Hotelera y Turismo 1 Unidad Eventos VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones VIA Comunicaciones Organizadores
PRESENTACIN LIBRO: Se realizar el da mircoles 16 de noviembre a partir de las 19h00 en el Centro de Convenciones
REQUERIMIENTO Maestra de ceremonias CANTIDAD RESPONSABLES 1 Relaciones Interinstitucionales
CLAUSURA: Se realizar en el Centro de Convenciones el da Jueves 17 de Noviembre a partir de las 19h00

REQUERIMIENTO Maestra de ceremonias Grupo msical Estructuracin programa Cctel CANTIDAD RESPONSABLES 1 Relaciones Interinstitucionales Relaciones Interinstitucionales RR Interinstitucionales/ Organizadores Organizadores/Hotel La Casa Lojana
92
Personal servicio
Hotel La Casa Lojana/ Escuela de Hotelera y Turismo
12,TRASLADO DE CONFERENCISTAS
REQUERIMIENTO Elaboracin de Agenda para coferencistas Vehculo con chofer (de acuerdo a agenda) Personal atencin conferencistas CANTIDAD RESPONSABLES RR. Interinstitucionales 1 /Organizadores Infraestructura Organizadores
13. TRASLADO DE PARTICIPANTES

REQUERIMIENTO Buses recorrido Centro-UTPL 07h45 y 14h45 Buses recorrido UTPL- Centro 13h00 y 19h00 Personal atencin conferencistas CANTIDAD RESPONSABLES 6 Infraestructura Infraestructura Organizadores
14. BATERIAS SANITARIAS

Limpieza de baos (maana y tarde) / Desodorante ambiental / papel higinico / jabn lquido / papel toalla
93
ANEXO 12
GUIN TCNICO CENTRO DE CONVENCIONES Fecha: 22 de noviembre 2005. Operador tcnico: Fernando Luna. Responsable del congreso: Arq. Silvia Vian (Arq. Katerine Soto). Director Tecnico: Vctor Hugo Calle Loaiza.
HORARIO 08h00 - 08h40 08h00 - 08h40 08h15 - 08h30 08h25 - 08h26 08h25 - 08h26 08h26 - 08h30 08h28 - 08h29 08h28 - 08h29 08h30 08h30- 08h50 08h50 - 08h58 08h49 08h50 08h58 08h57 - 09h00 08h58 - 08h59 08h58 - 08h59
ACTIVIDAD Inscripciones Vdeo documental Entregar audfonos para traduccin simultnea Encender luces de escenarios y sistema de ventilacin Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Castro Rodrigo C. Ferrer Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente
RESPONSABLES Paquita Alvarado Fernando Luna Pablo Ochoa Fernando Luna Manuel Sucunuta / Arq.Diego Fern Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Fernand. Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Fernand Fernando Luna Vernica Mora
94
08h59 - 09h00 09h00 09h00 - 09h20 09h10 - 09h18 09h14 09h14 - 09h17 09h17 - 09h20 09h18 - 09h19 09h18 - 09h19 09h19 - 09h20 09h20 09h20 - 09h37 09h30 - 09h38 09h34 09h34 - 09h37 09h37 - 09h40 09h38 - 09h39 09h38 - 09h39 09h39 - 09h40 09h40 09h40 - 09h57 09h50 - 09h58 09h54 09h54 - 09h57 09h57 - 10h00 09h58 - 09h59 09h58 - 09h59 09h59 - 10h00 10h00 -
Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Basurto Eduardo Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Stefano Torracchi Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Esteban Terneus Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas - respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa
Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa
95
10h00 - 10h17 10h14 10h14 - 10h17 10h17 - 10h40 10h20 - 10h30 10h30 - 10h38 10h20 10h35 10h20 10h35 10h40 - 11h40 10h35 - 10h40 10h38 - 10h39 10h38 - 10h39 10h39 - 10h40 10h40 10h40 - 11h30 11h30 11h30 11h40 11h35 - 11h43 11h40 - 11h43 11h43 - 11h44 11h43 - 11h44 11h44 - 11h45 11h45 11h45 - 12h15 12h15 12h15 - 12h25 12h30 - 13h10
Interviene Rodrigo Cisneros Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas - respuestas Cofee Break Apertura de paneles Revisin interna del material para la siguiente ponencia Instalacin de micrfonos inalmbricos con pedestal de mesa Instalacin de 4 sillas MESA REDONDA (GENERAL) Material en power point de EXPOSITORES en las pantallas Se enciende micrfonos mesa directiva (para 4 personas) Proveer de agua mesa directiva (para 4 personas) Suben las personas a la mesa directiva Presentacin de los expositores por el moderador Intervienen 4 Participantes Mesa Listo micrfono para preguntas de pblico a traves de moderador Preguntas Revisin interna del material para la siguiente ponencia PONENCIA MAGISTRAL (GENERAL) Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa directiva Proveer de agua para atril y mesa directiva Suben las personas a la mesa directiva Presentacin del expositor por el presidente de mesa directiva Interviene Luisa Elena Guinard Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas INAUGURACIN CONGRESO (GENERAL) Realizacin con programa adjunto
Presidente de mesa Fernando Luna Expositor Veronica Mora Hugo Bravo Manuel Sucunuta / Diego Vlez Vctor Hugo Calle
Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Doris Ortiz Doris Ortiz Fernando Luna Doris Ortiz Manuel Sucunuta / Diego Vlez Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Fernando Luna Moderador
96
12h25 12h25 12h29 12h29 12h30 13h05 13h10 13h10 14h40 14h40 14h42 14h40 14h5514h55 14h58 15h00 15h00 - 15h30 15h30 15h30 - 15h40 15h30 15h38 15h43 15h43 15h43 15h43 15h45 15h45 16h15 16h15 16h15 16h25 16h25 16h45 16h27 -
Proveer de agua para atril y mesa directiva Puesta de logo del congreso en pantalla Encender micrfonos de podio Suben las personas a la mesa directiva Encender luz mesa directiva y podio Encender amplificacin completa coro Apagar todos los equipos sala general y estudio ALMUERZO PONENCIA MAGISTRAL (GENERAL) Encender luces de escenarios y sistema de ventilacin Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa directiva Proveer de agua para atril y mesa directiva Suben las personas a la mesa directiva Presentacin del expositor por el presidente de mesa directiva Interviene Marcelo Guevara Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Revisin interna del material para la siguiente ponencia Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa directiva Proveer de agua para atril y mesa directiva Suben las personas a la mesa directiva Presentacin del expositor por el presidente de mesa directiva Interviene Eduardo Guerrero Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas RECESO Cerrar paneles de salas
Vernica Mora Patricio Barrazueta Fernando Luna Unidad de Eventos Fernando Luna Fernando Luna Fernando Luna
Fernando Luna Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Fernando Luna Moderador Manuel Sucunuta / Diego Vlez Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Fernando Luna Moderador Hugo Bravo
97
16h30 16h40 16h42 16h43 16h43 16h44 16h45 16h45 17h02 16h50 16h58 16h59 16h59 17h02 17h02 17h03 17h03 17h04 17h05 17h05 17h22 17h10 17h18 17h19 17h19 - 17h22 17h22 17h23 17h23 14h24 17h25 17h25 17h42 17h30 17h38 17h39 17h39 17h42 17h42 -
Revisin interna del material para la siguiente ponencia Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Marco Albarracn Rodas Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas - respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Linda Pazmio Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Pablo Lozano Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas - respuestas Material en power point del expositor en las pantallas
Manuel Sucunuta / Diego Vlez Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez
98
17h43 17h43 17h44 17h45 17h45 18h02 17h50 17h58 17h 59 17h59 18h02 18h02 18h03 18h03 18h04 18h05 18h05 18h19 18h10 18h18 18h19 18h19 - 18h22 18h22 18h23 18h23 18h24 18h25 18h25 - 18h39 18h30 18h38 18h39 18h39 - 18h42 18h42 18h43 18h43 -
Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Victor Utreras Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Galo Zapata Rios Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Luis Carrasco Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Material en power point del expositor en las pantallas Se enciende micrfonos de atril y mesa de presidente Proveer de agua para atril y mesa de presidente
Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Vernica Mora
99
18h44 18h45 18h45 18h59 18h50 18h58 18h59 18h59 19h05 19h10 -
Suben las personas a la mesa Presidente Presentacin del expositor por el presidente de mesa Interviene Fernando Nogales Revisin interna del material para la siguiente ponencia Listo micrfono para preguntas de presidente Preguntas respuestas Apagar todos los equipos sala general y estudio
Unidad de Eventos Presidente de mesa Presidente de mesa Manuel Sucunuta / Diego Vlez Fernando Luna Expositor Fernando Luna
100
ANEXO 13
AULAS VIRTUALES La unidad de Aulas Virtuales empieza a operar independiente desde el ao 2002, formando parte de Modalidad Abierta. La unidad presta dos tipos de servicio: Sistema de videoconferencia satelital (Aula Virtual) Sistema de videoconferencia dedicada
SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA SATELITAL Es un sistema satelital que cuenta con un centro de emisin de seal, desde donde un profesor puede dar su clase, la misma que es difundida en tiempo real a 21 salas a nivel nacional, pudiendo interactuar solamente con seal de audio con los 21 puntos remotos.
ambato
Loja
esmeraldas
ESTUDIO
cuenca loja
guayaquil
SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA DEDICADA Este sistema permite mantener una comunicacin punto a punto en tiempo real, es decir se tiene una retroalimentacin de audio, video y otras aplicaciones
101
de los lugares que intervienen en la comunicacin. Este sistema a su vez se subdivide (Tecnologas): Conexin por la red de Internet New York, otros lugares del mundo. Conexin por la red privada que mantiene la UTPL Quito, Guayaquil, Cuenca, Loja. Conexin por ISDN (RDSI) Madrid, GDLN, Otros lugares del mundo.
ISDN Resto del mundo
Quito 192 Kbps 192 Kbps
384 Kbps
Loja
Guayaquil
Cuenca
Componentes: Lugar de transmisin (Loja, Quito, Guayaquil, Cuenca) Estudio (Equipo Audio Visual) Sala de control (Control de todo lo que sucede en la conferencia virtual) Telecomunicaciones Canales de comunicacin y Ancho de banda, frecuencias que se utilizan Aulas remotas (21 provincias) Difusin de eventos, asistencia tcnica del centro
102
BENEFICIOS SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA Mejorar el desempeo del expositor, optimizando el tiempo de capacitacin, ya que se puede tener una conferencia simultnea en 21 ciudades del pas. Minimizar los costos derivados de la dispersin geogrfica, ahorro en viticos movilizacin y alojamiento del personal. La interaccin entre alumno y profesor se realiza en tiempo real.
LUGARES EN LOS QUE CONTAMOS CON ESTE SERVICIO Quito Guayaquil Cuenca Loja Santo Domingo Ibarra Ambato Riobamba Esmeraldas Latacunga Manta www.utpl.edu.ec/aulasv Machala Zamora Puyo Nueva Loja Macas Tena Tena Tulcn Portoviejo Guaranda Quevedo
103
ANEXO 14
Hotel Escuela La Casa Lojana
MISIN: Hacer que nuestros huspedes se sientan durante su estada el Loja, igual o mejor que en su casa, mediante su infraestructura fsica y servicios necesarios, un equipo humano clido, profesional y siempre dispuesto a satisfacer sus necesidades.
Servicio de Hospedaje:

4 habitaciones simples 5 habitaciones simples-matrimoniales 2 habitaciones dobles 1 suite presidencial Bao privado en todas las habitaciones Servicio de TV Cable Telfono con discado directo Internet Room Service Lavandera Capilla Seguridad Privada Parqueamiento
Servicio de Restaurante y eventos

Comida Internacional Comida Tpica Local Servicios de buffet Organizacin de eventos
Cafetera Universitaria
104
Bar Cafetera Universitaria

MISIN: Servir a toda la familia utepelina con seriedad y honestidad brindndoles alimentos de alta calidad, seguros, a precios competitivos, en forma amable con el propsito de satisfacer y sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.
SERVICIOS Y PRODUCTOS: En la cafetera universitaria se establecen reas de produccin los cuales procesan la materia prima hasta lograr un producto terminado para consumo del pblico. Cocina: Preparacin de mens de almuerzos y cenas. Desayunos Mens concertados. Comida Rpida: tpica, sanduches, etc.
Panadera / Pastelera: Elaboracin de pan tradicional y de masas especiales. Pastelera y Repostera. Atencin de Eventos: Coffee Breaks. Estaciones de Caf Permanentes. Bocaditos de cctel.
Ir al inicio
105
BIBLIOGRAFA HERRERO Blanco Paola, Gestin y Organizacin de Congresos , Editorial Sntesis S.A., Madrid-Espaa, 2000. SEEKING David, FARRER John, Cmo organizar eficazmente Conferencias y Reuniones , FC Editorial, Madrid-Espaa, 1999. FLEITMAN Jack, Eventos y Exposiciones, una organizacin exitosa , McGrawHill Interamericana Editores, SA de CV, xxxxxxxx GHERARDI Eliana, Cmo hacer eventos exitosos , Editorial CEC, SA, Bogot D.C., 2004. Memorias de eventos realizados en la UTPL. Ir al inicio
106

Manual Eventos

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Eventos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE ORGANIZACIN DE EVENTOS INSTITUCIONALES

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

Clara Gonzaga Vallejo

Directores Generales y D. G. RR. Interinstit

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS

Prog. Tcnicos Prog. Complementarios Prog. Especiales

Plan Recursos Paquetes Promocionales Entregar paquetes

Sec. Interna Atencin participantes Recibir y ordenar papers y currculo ponentes

Dibujar planimetra Elaborar presupuesto Fijar valor stands

Imagen Corporativa Pgina web Difusin Actividades RR PP Presentacin evento

Elaborar presupuesto Control presupuesto Facturacin Informe final

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

ENVO DE PRIMERA CONVOCATORIA

* ENVO DE LTIMA CONVOCATORIA

Internacional/Latinoamericano Nacional Local

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

2. CLASIFICACIN DE LOS PROGRAMAS DE UN EVENTO

PONENCIAS MAGISTRALES TRABAJOS CIENTFICOS (COMUNICACIONES)

DEPORTIVOS ACTIVIDADES ESPECIALES

VISITAS Y TRABAJO DE CAMPO

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

3. ESTRUCTURA DEL COMIT ORGANIZADOR UNIVERSITARIO.

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

COORDINADOR GENERAL Director (a) de Escuela y/o CITTES

COORDINADOR OPERATIVO Unidad de Congresos y Eventos

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS

Pgina WEB Cronograma de actividades

Tema General y Temticas Presupuesto

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

4. DIRECTORES (AS) DE ESCUELAS Y/O CITTES

5. FUNCIONES DEL COORDINADOR (A) GENERAL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

5.1 Organigrama del Comit Interno de trabajo

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

ESTIMACIN DE RECURSOS 1. Plan de Recursos 2. Paquetes Promocionales 3. Conseguir Auspicios

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

5.1.1 Funciones del Coordinador/a Acadmico/a

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

5.1.2. Responsable de los Programas del evento

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

b. Responsable de los programas Complementarios

ANEXO 7, EJEMPLO PROGRAMA COMPLEMENTARIO Y ESPECIAL Ir al inicio

5.1.3. Funciones del Responsable Financiero

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

5.1.4. Funciones del Responsable de Estimacin de Recursos

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

5.1.5 Funciones del Responsable de Difusin

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL

UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS UTPL