Proyecto.

Diseño y Montaje de la Sala Premium para cierre de negocios. RC Farías

Problema u oportunidad.
Desarrollar un modelo de evento BTL estandarizado, asequible y eficiente a las empresas y sus
marcas para favorecer conversiones - cierres de ventas por ejemplo; generando rentabilidad y
sostenibilidad a RC Farías bajo un modelo de producto mínimo viable - PMV - que garantice su
comercialización continua.

Contexto
Organizar un evento requiere de una planificación al detalle donde nada se puede dejar a la
improvisación. El contenido, los equipos audiovisuales, el espacio, la escenografía… Cada uno de
estos aspectos debe cuidarse e integrarse para alcanzar el éxito global del acto. Hasta ahí todo claro.
Sin embargo, otro de los elementos que hoy en día adquiere una importancia clave en la
organización de eventos hace referencia al usuario, al asistente o participante. Conectar con el
público y ofrecerle una gran experiencia debe ser el objetivo principal.
Las empresas deben ofrecer un contenido o “momento” de calidad que favorezca esa conexión y
esa participación del asistente. Gracias a esto, la experiencia de usuario se verá reforzada y la
fidelización del cliente aumentará. El público quiere participar, quiere probar, conocer, discutir y
compartir información y experiencia en los eventos. Es por ello, que debe ocupar un puesto
privilegiado, que favorezca así su compromiso con la marca.
Se debe fomentar esa experiencia de usuario desde el minuto uno e incluso durante los días previos
al acto. A través de la app (del evento), encuestas para medir el nivel de interés o alertas a correos
electrónicos solicitando opinión sobre alguno de los contenidos, entre otras posibilidades.
Además, durante el desarrollo del acto, se pueden realizar encuestas interactivas, para que los
usuarios participen e interactúen con otros asistentes, o también que puedan enviar preguntas o
dudas a los propios ponentes para que haya una relación bidireccional en todo momento.
El objetivo es crear una experiencia única y personalizada. Estrechar lazos con el cliente a través de
diferentes acciones que pueden favorecer el éxito del evento basada en una notable experiencia de
usuario que a la postre genere las conversiones deseadas por la marca.

Objetivo General.
Comercializar el modelo de activación Premium estandarizado y eficiente como estrategia de
expansión a clientes internos y/o nuevos.

Objetivos específicos
1. Consolidarlo como una nueva unidad de negocio en RCF que origine nuevos Leads.
2. Generar la figura Partnership para mitigar costos de operatividad.
3. Realizar análisis de costos y rentabilidad para llevarlo fuera de Bogotá.

Racional.
¿Por qué lo vamos a realizar?
Porqué RC Farías está en busca constante de ampliar los insights dentro de un plan de mercadeo -
B2B o B2C - que genere conversión y cumplimiento de metas de las empresas, aprovechando los
recursos propios de las mismas como, capital humano y por supuesto su portafolio de PyS.

¿Qué esfuerzo representa hacerlo?

Se deberá realizar una investigación previa del entorno local – demanda y competidores – para
determinar como primera medida la base del modelo de negocio. Partiremos del – PMV – y los
costos operativos que estarán involucrados en su desarrollo.

¿Cuál es el valor agregado?

El modelo de negocio resultante del PMV deberá ser eficiente por si mismo para RC Farías, de tal
manera que este permita trasladar dichos costos a las marcas, buscando que el desarrollo de las
actividades BTL (en este caso) de alto nivel puedan ser replicadas varias veces en periodos cortos de
tiempo, inclusive si estos son demandados fuera de Bogotá. Resaltando a la agencia como garante
de calidad durante todo el proceso de entrega.

Actividades.
1. Encuestas para determinar el nivel de aceptación y demanda de este formato de
activaciones (para pocas personas según el caso).
2. Elaborar mapa de prioridades
3. Levantar costos del PMV

Entregables:
Modelo de encuesta – responsable: César Enciso
Mapa de prioridades – responsable: César Enciso
Tabla de costos PMV – responsable: César Enciso

Revisión de los avances del proyecto: por definir.

PMV
Cotización barra móvil para eventos evoforma y globotech (pendientes)
Cotización servicio de catering solicitada a tres proveedores (pendiente por recibir)
Cotización sonido y (luces por solicitar)
Cotización Dj o artista

Mapa de Prioridades:
Elaboración de la base conceptual del proyecto - Ok
Construcción del modelo eficiente y sostenible - Ok
Cotizaciones de proveedores - Ok
Modelo de encuesta:

¿Realiza usted en su empresa eventos BTL para sus clientes?

 Si
 No

¿Con qué frecuencia realiza usted estos eventos?

 Uno (1) al mes
 Uno (1) o más por trimestre
 Uno (1) o más por semestre
 Uno (1) al año

¿Los eventos que realiza para sus clientes son para?

 Entre 20 y 50 personas
 Entre 51 y 100 personas

¿Para la realización de los eventos usted?

 Se encarga de producir y realizar el evento
 Contrata proveedores para que realicen el evento

¿Dónde realiza sus eventos BTL?

 En su propio espacio (Oficina, salas de ventas, vitrinas, otros)
 Alquila un espacio abierto
 Alquila un espacio cerrado

¿Normalmente sus eventos son?

 En la mañana
 Al medio día
 En la tarde
 En la noche

La duración de sus eventos oscila entre:

 30 y 60 minutos
 Una (1) a dos (2) horas
 Mas de dos (2) horas

¿Sus eventos incluyen?

 Catering
 Catering + Sonido
 Catering + Sonido + Luces
 Catering + Sonido + Luces + (Música en vivo o Dj)
 Catering + Sonido + Luces + (Música en vivo o Dj) + promotores o modelos de protocolo

¿Su presupuesto estimado para un evento BTL con los items anteriormente descritos es de?
 Entre 2 y 3 millones de pesos netos
 Entre 3,1 y 5 millones de pesos netos
 Mas de 5 millones de pesos netos.
¿Cuál ha sido la experiencia con sus eventos BTL?
 Muy Positiva
 Positiva
 Normal
 Negativa, ¿Por qué? __________________

¿Se lograron los objetivos propuestos?

 Si
 No, ¿Por qué? __________________