UNIVERSIDAD FACULTAD

PROGRAMA CARLOS ALBERTO DUQUE GALLEGO

MATRIZ – URIM – URGENTE VS IMPORTANTE

¿Gestionas bien el tiempo?
Dos preguntas que parecen significar lo mismo pero que en mi opinión son
distintas.
Hay personas que se saben planificar muy bien: llevan la agenda al día,
elaboran listas de lo que tienen que hacer, establecen sus prioridades, e
incluso estiman el tiempo que van a necesitar para llevarlas a cabo. Sin
embargo, cuando se tiene que dar el siguiente paso, que es llevar todo eso
a la práctica, la cosa cambia.

Por eso, que te sepas organizar y planifiques con antelación las tareas, no
significa que a la hora de la verdad no te dejes arrastrar por los
acontecimientos, atendiendo las tareas según van llegando. Es fácil
olvidarse de la agenda y de nuestro orden de prioridades en cuanto aparece
un problema que reclama nuestra atención.

Si dudas sobre si haces un uso eficaz del tiempo, haz una reflexión personal y
piensa si para ti se ha convertido en un hábito ir corriendo a todas partes, o
el hecho de que te impacientes cuando te interrumpen y que trates de
separarte de la gente para continuar con lo que estabas haciendo. O
también si te llevas trabajo pendiente a casa y sueles comer mientras
trabajas. Todas estas situaciones nos dan la voz de alarma de que no
estamos administrando bien nuestro tiempo.

Si ya es importante para un profesional organizarse bien, lo es todavía más

para un mando intermedio. Y esto es porque los mandos intermedios (como
líderes de sus equipos) en parte son también “dueños” del tiempo de los demás.
Entre las funciones de un supervisor o un coordinador está la de planificar y
coordinar las tareas de su equipo, por lo que en muchas ocasiones deberá
planificar sus jornadas, marcarles tiempos y prioridades, distribuir tareas
entre ellos, convocarles a reuniones, etc. Disponer del tiempo de los demás
no es ninguna broma. De hecho, el entorpecer y complicar su día a día con
decisiones o cambios de última hora frecuentes, tiene un efecto
desmotivador en el equipo. Respetar el tiempo y los compromisos de otras
personas es esencial.
Pareto ya hizo referencia a la gestión del tiempo con la Regla del 80/20: “En el
20% de nuestro tiempo conseguimos el 80% de nuestros resultados”. Es decir, que la
actividad no siempre va ligada a la productividad. También Alan Lakein en
“How to Get Control of Your Time and Your Life” y después Stephen
Covey que es uno de los grandes gurús del liderazgo.
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No hay curso sobre gestión del tiempo en el que no se hable sobre los
cuatro cuadrantes de Covey. Los cuadrantes o matriz del tiempo resultan
de cruzar dos variables: el grado de urgencia y el grado de importancia de las tareas. Y
cada una de las actividades que realizamos está encuadrada en uno de
ellos.

Lo que vino a decir Covey fue que nos centráramos en el Cuadrante II (No
urgente, pero Importante), ya que es el cuadrante fundamental para ser
productivos. Es el tiempo que dedicamos a planificar, a formarnos o a
formar a otros, a prevenir, a ver cómo se pueden mejorar las cosas, a
establecer relaciones con los demás, etc.
Desafortunadamente, no siempre es el cuadrante donde mayor tiempo
pasamos, puesto que con frecuencia se presentan crisis, reuniones,
problemas que hay que solucionar urgentemente… y que nos dejan la
sensación de estar continuamente “apagando fuegos”. Ese es el Cuadrante I,
el de lo (Urgente e Importante).
En los dos cuadrantes restantes, cuanto menos tiempo pasemos, mejor.
El Cuadrante III(Urgente pero No Importante) es el de las reuniones
improductivas de última hora, visitas imprevistas, llamadas inesperadas y
que se prolongan más de la cuenta, o tareas que no son de uno pero que
por circunstancias nos toca hacer. No merece la pena dedicar mucho
tiempo a ellas.
Por último, el Cuadrante IV (Ni Importante, Ni Urgente) son las actividades más
tentadoras y entretenidas, pero que suponen una total pérdida de tiempo y
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que no repercuten en nuestra productividad, como prestarse a chismes,

gestiones que no tengan que ver con el trabajo, navegar por internet sin
rumbo fijo, etc.

Lo ideal es realizar las tareas porque son importantes, no porque sean

urgentes. Como en el ejemplo del bol de cristal de Covey, si lo que
hacemos es llenar primero nuestra agenda del día con tareas que no son
importantes y que no nos aportan nada, luego no encontraremos tiempo
para las cosas que realmente sí lo son.
REALIZAR UN EJERCICIO DE SU VIDA LABORAL CON SIGUIENTE
FORMATO
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DIAGRAMA DE PARETTO

CONCEPTO

Gráfico cuyas barras verticales están ordenadas de mayor a menor

importancia, estas barras representan datos específicos correspondientes a un
problema determinado, la barra más alta esta del lado izquierdo y la más
pequeña, según va disminuyendo de tamaño, se encuentra hacia la derecha.

USO

Ayuda a dirigir mayor atención y esfuerzo a problemas realmente importantes,

o bien determina las principales causas que contribuyen a un problema
determinado y así convertir las cosas difíciles en sencillas. Este principio es
aplicable en cualquier campo, en la investigación y eliminación de causas de
un problema, organización de tiempo, de tareas, visualización del antes y
después de resuelto un problema, o en todos los casos en que el efecto final
sea el resultado de la contribución de varias causas o factores.

PROCEDIMIENTO

1. Decidir qué problemas se van a investigar y cómo recoger los datos.

2. Diseñar una tabla de conteo de datos (totales).
3. Elaborar una tabla de datos.

Tipo de Reclamo Número Número Acumulado % % Acumulado

B 8
C 7
D 6
A 4
E 3

 Lista de ítems
 Totales individuales
 Totales acumulados
 Composición porcentual
 Porcentajes acumulados
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4. Organizar los ítems de mayor a menor.

5. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal

Efectos

Desde o hasta el
Desde o% hasta
total general
100%

Causas

C. MÉTODO COMBINADO

Lo primero que tenemos que hacer es establecer los criterios por los que
evaluaremos las ideas propuestas. ¿Qué criterios estoy buscando en la solución a
nuestro problema? Los criterios elegidos pueden ser:

A. De carácter general: Eficacia, posibilidad de control y seguimiento,

coste de implantación, viabilidad.
B.
C. Únicamente para el problema concreto a tratar: Por ejemplo: ¿Por qué
trabajo me decido?: sueldo alto, bajo coste de alquiler, buenas
escuelas, buenas oportunidades de promoción,
disponibilidad de transporte
público, responsabilidades motivadoras en el trabajo…

Ponderar los criterios. Una vez que he establecido los criterios: ¿qué
importancia relativa van a tener esos criterios a la hora de que nos decidamos
por una alternativa o por otra? Para ello se puntúa, por ejemplo de 0 a 5
los criterios por orden de importancia en función de la consecución de los
objetivos. Los criterios a los que damos la misma importancia, tendrán la misma
puntuación.
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Valorar las opciones. ¿Hasta qué punto las opciones cumplen los distintos
criterios? Se les otorga una puntuación para cada uno de los criterios. Puntuamos
de 0 a 10.

Obtener el resultado. El resultado se obtiene de multiplicar el valor que le

hemos dado al criterio (puntuación relativa del criterio) por la puntuación
de cada opción (puntuación relativa de la opción) en ese criterio.

Hallar la valoración total de cada opción. Anotamos la suma en vertical en la

columna de resultados de cada opción. Para terminar elegimos la opción que
obtenga mayor puntuación.

CRITERIOS Puntuación OPCIÓN A OPCIÓN B OPCIÓN C

Relativa Relativa Resultado Relativa Resultado Relativa Resultado
del criterio
Eficacia 4 6 10 3
Control y 3 5 8 4
seguimiento
Coste de 5 2 2 2
implantación
Viabilidad 2 0 6 8
TOTAL