Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la

institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la

correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple
trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una
organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo
de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y
responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios
solicitando un buen número de secretarias cualificadas.

En la actualidad las exigencias que el mercado laboral solicita a los

profesionales son mucho más altas de lo que eran tiempo atrás. Las
empresas se han vuelto sumamente exigentes al contratar asistentes y
secretarias, razón por la que la formación que se les brinda hoy día es
relevante así como también las habilidades y competencias que tienen que
ser capaces de desarrollar.

La secretaria es una pieza imprescindible en la maquinaria de toda

organización, por ello su desarrollo profesional es de gran envergadura.
Para el correcto desempeño profesional la secretaria tiene que poseer la
cualidad de discreción, flexibilidad, polivalencia, cuidado por el detalle y
iniciativa, a la vez ser capaz de combinar estas características son las
herramientas y técnicas inherentes a la profesión.

La labor de secretaria no debe minusvalorarse en una empresa

¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien

su rol?

DISCRECIÓN

Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza,

como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado.
Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de
todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora
de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

PUNTUALIDAD

Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y

formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino también a la hora de
entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios
asignados a cada tarea.

PACIENCIA
Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha
dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre
los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van
como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te
dejes dominar por ellos.

ORGANIZACIÓN

Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se
relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que
tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa
que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has
comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se
pueden cumplir; o advertirlo.

LEALTAD

La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin

embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o
“dedicarse a pesar de…”
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y
no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con
nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo
que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.

TACTO

Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser

amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin
dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no
está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la
persona y manejamos la situación.

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita

cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las
visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la
oficina y es discreta en el teléfono.

INICIATIVA Y PRO ACTIVIDAD

Una secretaria tiene que ser capaz y tener autonomía para manejar la
agenda, organizar reuniones, elaborar cartas, memos y discursos, solicitar
información de forma anticipada para presentaciones, entre otras cosas.

CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN La secretaria tiene que poder adaptarse al

directivo tanto en el ritmo de trabajo como en la manera en que lo realiza,
así como en la comunicación y presentación de documentos.
DISPONIBILIDAD

La secretaria tiene que tener disponibilidad y adaptarse a los horarios del

directico, asegurar tiempo presencial y usar medios telemáticos.

CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN

Toda buena profesional tiene que ser capaz de gestionar las relaciones con
los contactos de la empresa de forma óptima y poder adaptarse a los
distintos niveles de interlocución.

Exigencias técnicas de una secretaria

Manejo de idiomas: el inglés de forma imprescindible, pero además las
empresas valoran el manejo de otras lenguas como el francés, italiano,
alemán, portugués y chino.

Formación: las secretarias en la actualidad tienen que estar formadas en

Secretariado de Dirección, estar especializadas y mantenerse al tanto de las
últimas tendencias.

Conocimientos de paquete de Office: toda secretaria de dirección tiene

que poder manejar esta herramienta informática.

Conocimientos varios: una profesional debe de saber a rasgos generales

sobre legislación, marketing, protocolo, gestión personal, contabilidad, etc.

Experiencia: si bien no es un requisito excluyente en todos los trabajos,

siempre se valora la experiencia por ello es que resulta tan importante
realizar pasantías durante el cursado de la carrera.

Etiqueta y protocolo

El respeto y la consideración juegan un papel importantísimo en el entorno

de la secretaria de éxito.
La etiqueta se basa en las reglas del decoro que guían y gobiernan el
comportamiento humano.
El protocolo de antes se entendía sólo como una parte de las relaciones
oficiales, ceremoniales y diplomáticas.
El protocolo es la etiqueta en las relaciones profesionales en este mundo
globalizado, moderno y tecnológico en que vivimos hoy en día.
Con el protocolo se perfecciona la actividad empresarial y no solamente
entre la empresa y sus clientes externos sino también dentro de ella,
mejorando las relaciones personales con los clientes y con los compañeros
de trabajo.
  En todas las funciones de la secretaria el trato y desempeño serán los
mismos en cuanto a educación se refiere:

 Salude a todas las personas en su entorno, pero con “buenos días o

buenas tardes” pero no “buenas” a secas como pretende la “supuesta
modernidad.”

 Mencione “señor” o “señora” después de saludar o al dirigirse a un

cliente, según sea el caso.

 Trate de “usted” a todas las personas de su entorno aunque sean

jóvenes, especialmente al jefe y si es joven y buenmozo con mayor
razón.

 No tutee a los clientes, espere su permiso para hacerlo.

 No masque chicles ni mucho menos haga globos delante de otras

personas.

 No bese a los clientes, al jefe ni a los compañeros de trabajo.

Simplemente salude con energía positiva y buen humor.

 No confunda un evento social con su centro de trabajo. Respételo al

igual que su uniforme y logo de la empresa.

 No fume, no coma ni beba, tampoco retoque su maquillaje en

público.

 Llegue a su centro de trabajo arreglada y con una buena higiene

personal.

 No use escotes profundos, tacos aguja, accesorios llamativos ni mini

falda. ¡Todo tiene su momento!

 Use el cabello recogido siempre, ese es el “look” de la mujer

ejecutiva exitosa. No lo deje suelto ni con las raíces crecidas por falta
de tinte.

 Por favor no cargue maletín o portafolio, cartera, lonchera y bolsas de

plástico a la oficina.

Conclusión

Siempre recuerda que tú misma serás quien, desempeñando tu cargo con

responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto.
Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres
nerviosa, puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos.
Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos
habilidad para una determinada faceta, debemos explotarla.