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AUDITORIA INTERNA 91

CAPITULO IV

ESTRUCTURA Y ADMINISTRACION DEL


DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
4.1. OBJETIVOS

Anlisis de la ubicacin del departamento de auditora interna,


en las Sociedades o Grupos.

Conocimiento de la ubicacin del departamento de auditora


interna, cuando la Sociedad o Grupo de Sociedades cotizan
en la Bolsa.

Anlisis de la estructura del departamento de auditora interna,


dentro de una Sociedad.

Conocimiento de las diferentes formas de evaluacin, de un


departamento de auditora interna.
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4.2. UBICACION TRADICIONAL DEL DEPARTAMENTO DE AU-


DITORIA INTERNA

Vamos a analizar las diferentes ubicaciones, que se le han asig-


nado al departamento de auditora interna, considerando la forma
tradicional y cuando este departamento forma parte integral y subs-
tancial del gobierno corporativo, que es cuando crece como depar-
tamento, por la funcin importante, que realiza dentro del Comit
de Auditora como parte del Gobierno Corporativo de la Sociedad,
o del Grupo de Sociedades.

La posicin organizacional del departamento de Auditora Inter-


na debe ser relevante para asegurar el cumplimiento de las res-
ponsabilidades de auditora que les son asignadas. El director de
Auditora Interna es responsable, en lo individual, ante la Sociedad
o Grupo de Sociedades; y habr de ser investido con la autoridad
suficiente para promover la independencia del departamento, y pa-
ra asegurar un amplio margen de cobertura de auditora, que sean
aceptados de manera adecuada los informes de auditora, y que se
adopten acciones apropiadas con base en las recomendaciones y
sugerencias del departamento de auditora.(1)

Concluyendo, que entre ms alto sea el nivel del departamento


de Auditora Interna, dentro de la Sociedad o Grupo, mayor ser la
aceptacin y respeto a esta funcin, mayor ser la interaccin con
los niveles de toma de decisiones y por supuesto mejor ser el ser-
vicio que prestara a la Sociedad o Grupo de Sociedades.

Reportando al Consejo de Administracin

Aunque deseable un departamento de Auditora Interna en una


organizacin, desde un punto de vista prctico y de oportunidad,
no lo ser por la simple razn de que cada cundo se rene el
Consejo de Administracin? Qu agenda aborda el Consejo de
Administracin en sus reuniones? Cunto tiempo le puede dedicar
el Consejo, al director de Auditora Interna? Qu nivel de detalle
puede y debe profundizar el director de Auditora Interna, en sus
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participaciones en el Consejo? Por lo regular el Consejo, no se in-


volucra en aspectos operativos y ocupa ms su tiempo en analizar,
evaluar y tomar acuerdos, dictar polticas y tomar decisiones macro,
en relacin con la supervivencia y bienestar de la Sociedad o Grupo
de Sociedades.

Por el lado de la oportunidad, no se debe perder de vista que la


funcin de auditora debe ser planeada y dentro de esa planeacin
habr de considerarse la atencin e intervencin en asuntos emer-
gentes, que tal vez no fueron incorporados de manera especfica
dentro del programa o plan de intervenciones de auditora, el direc-
tor de Auditora Interna por su experiencia, capacidad y libertad de
accin, puede decidir una intervencin sin necesidad de que se le
autorice, pero el problema ser: cundo reportar los resultados
de su trabajo? Hasta que se rena el Consejo de Administracin?
Posiblemente para entonces, ya se perdi la oportunidad de la Au-
ditora Interna, en la toma de decisiones derivada de un resultado o
un reporte de Auditora Interna.

Reportando a la Direccin General

Este puede ser el enfoque por excelencia de ubicacin organiza-


cional del departamento de Auditora Interna en una entidad, antes
del establecimiento del Gobierno Corporativo, lo cual ser comen-
tado mas adelante. El principal responsable en una Sociedad o
Grupo de Sociedades es el Chef Executive Officer (CEO). Respon-
der por ella ante sus accionistas, su Consejo de Administracin,
sus deudores, acreedores, el gobierno, sus recursos humanos, y
por los recursos que se le han confiado para que los administre.
Un elemento de control bsico indispensable y de gran ayuda, ser
el departamento de Auditora Interna. El director de Auditora In-
terna proveer al CEO de un aspecto esencial en toda Sociedad
o Grupo: Informacin, con este elemento el CEO sabr hasta qu
punto es confiable y veraz la informacin administrativa, operacio-
nal y financiara que se le est presentando; sabr que la Sociedad
est respetando las polticas, criterios y procedimientos aproba-
dos y asentados en un manual; sabr que tan eficientes son esas
polticas, criterios y procedimientos en funcin de una operacin
sana y rentable, Auditora Interna al depender del CEO, asegura
amplio margen de cobertura de revisin y supervisin; no teniendo
limitaciones a su alcance; contando con independencia y libertad
de accin; tendr libertad directa de comunicacin en funcin de
decisiones oportunas, sin intermediarios, conoce, comprende y en-
tiende los estilos, mtodos y criterios de Administracin del CEO,
puede interactuar sin interferencias y asegurar acciones efectivas
sobre los hallazgos y recomendaciones de auditora.
Reportando a la Direccin de Finanzas

El Chef Financial Officer (CFO) puede decidir como allegarse de


recursos, cmo administrarlos cuando obran en su poder, y como
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erogarlos. Este hecho le da poder dentro de la Sociedad. Si a este


poder se le aade el de contar con informacin delicada y altamen-
te relevante e importante que suministra Auditora Interna, as como
el poder de decidir cundo, dnde, cmo y a quin auditar, se est
haciendo al CFO uno de los hombres ms poderos de la Sociedad
o Grupo, salvo verdaderos casos de excepcin y por circunstancias
que as lo ameriten el departamento de Auditora Interna, no deber
depender del CFO, el ya tiene suficiente con el poder de administrar
el efectivo de la Sociedad o Grupo.

Reportando a otros Funcionarios

Reportando a la Gerencia Administrativa: a la Gerencia Adminis-


trativa le corresponde la instauracin, el seguimiento, respeto y vi-
gilancia para que el sistema de control interno sea eficaz. Cmo
lograrlo?

Para esto, una estructura organizacional ideal de la Gerencia Ad-


ministrativa, deber estar integrada por las siguientes reas:
Organizacin y mtodos

Contabilidad general

Contabilidad de costos

Auditora interna

Cul es la correcta ubicacin del departamento de auditora in-


terna?

En Sociedades medianas o pequeas que no cuentan con una


gran infraestructura administrativa, es comn que el departamento
de Auditora Interna dependa del CEO, ya que por ser mayor su
rango de control y supervisin, le permite mejor acercamiento hacia
sus auditores internos.

En organizaciones de mayor tamao, los reportes del departa-


mento de Auditora Interna hacia el CEO, o hacia el gerente admi-
nistrativo, quien depende del CEO, sern los ms convenientes. En
ningn caso ser recomendable el reporte al CFO.

4.3. UBICACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTER-


NA, SI LA SOCIEDAD COTIZA EN BOLSA

Las Sociedades o grupos de Sociedades que coticen en la Bol-


sa Mexicana de Valores (BMV) y en el New York Stock Exchange
(NYSE), o en cualquier otra Bolsa del mundo, estarn sujetas al
Cdigo de Mejores Practicas Corporativas en Mxico y a la ley Sar-
banes Oxley (SOX) en New York, USA, o algn otro Cdigo de otros
pases; por lo tanto no ser a nivel voluntario sino obligatorio, la
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creacin de un departamento de Auditora Interna, que forme parte


de un Comit de Auditora, como pieza fundamental del Gobierno
Corporativo.

Al formar parte del Comit de Auditora dentro del Gobierno Cor-


porativo, el departamento de Auditora Interna junto con los Audito-
res Externos, un representante del Consejo de Administracin, y los
dems Comits Societario y de Administracin; estarn ubicados
no como parte del organigrama de la Sociedad o Grupo, sino a un
lado, al nivel del Consejo de Administracin de la Sociedad o Gru-
po, con el cual, tendrn una relacin estrecha y frecuente, ya que
debern analizar en per odos de tiempo cortos, todo tipo de pro-
blemas o planes relacionados con la auditora externa, interna, o
con los informes proporcionados por estos, sin olvidar los temas de
los dems Comits. Por lo tanto la ubicacin del departamento de
Auditora Interna, estar en un nivel muy alto, lo cual le da gran im-
portancia a este departamento y a las observaciones o sugerencias
que determine en forma peridica y anual.

Como aseguramos el cumplimiento del Cdigo de Etica de Te-


lefnica S.A.

(Polticas Corporativas de Telefnica, S.A.)

www.telefonica.com
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4.4. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA IN-


TERNA

Factores a considerar en la formacin del departamento de au-


ditora interna.

Cuntos auditores deben integrar el departamento?,

Qu niveles jerrquicos lo integran?

Con qu infraestructura se le dotar?

A continuacin analizaremos los factores a considerar en esta


decisin.

El tamao de la Sociedad o Grupo de Sociedades medido en la


magnitud de sus activos, volmenes de produccin y venta, recur-
sos humanos con que cuenta, complejidad y variabilidad de sus
operaciones, son elementos bsicos a considerar. A mayor ampli-
tud, se requiere mayor control, el departamento de Auditora Interna
es parte esencial de ese control.

Nosotros los contadores, administradores y financieros, siempre


consideramos prioritario la relacin costo-beneficio, de cualquier
toma de decisiones. Aqu hay que recalcar que el departamento de
Auditora Interna no debe considerarse como un costo, ya que es
una inversin, que habr de redituar beneficios y rendimientos a la
Sociedad o grupo a futuro; este aspecto en ocasiones es factible de
ser medido, para lo cual hay que analizar lo siguiente:

Cunto se perdi o desperdicio por falta de vigilancia o super-


visin adecuada?

Cunto se ahorro, o que beneficios se obtuvieron gracias a una


oportuna intervencin o recomendacin del departamento de Audi-
tora Interna?

En cunto colaborara Auditora Interna en: el bienestar y futuro


de la Sociedad o grupo de Sociedades?

Otros factores, que influyen en la formacin y dimensiones del


departamento de Auditora interna son los niveles de mando y ope-
racin por adoptar, partiendo de un CEO y sus respectivos geren-
tes, supervisores y ayudantes.

El prescindir de los servicios de Auditora Interna, o el dotarla


con una raqutica infraestructura, puede ser un ahorro mal enten-
dido, recurrencia de errores o actos indebidos. Si existen errores
frecuentes en la operacin administrativa o en aspectos operativos
de la Sociedad o Grupo, si existen fraudes, o irregularidades, ser
un signo inequvoco de que hay falta de control y supervisin en la
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Sociedad o de su Grupo. Por lo cual ser necesaria la creacin del


Departamento de Auditora Interna.

En la actualidad, existen otras formas de armar un departamen-


to de Auditora Interna, algunas requieren de mayores erogaciones
presupuestales, que las otras, por ejemplo: ya hemos podido cons-
tatar en algunas Sociedades o Grupos que para cumplir con los
requisitos establecidos en el Cdigo de Mejores Prcticas Corpora-
tivas, o de SOX, las Sociedades o Grupos, contratan a una firma de
auditores nacional o internacional, para que les revise sus estados
financieros, como auditores externos y al mismo tiempo contratan a
otra firma de auditores, para que les facilite su personal ejerciendo
funciones de auditora interna dentro de la Sociedad o Grupo, lo
cual es vlido totalmente, pero si causa un presupuesto de nivel
elevado. Esto se da a raz de que en muchos casos, existen firmas
de contadores o auditores que promueven el servicio de Auditora
Interna por outsourcing. Estos casos son prcticos, debido a que el
departamento de Auditora Interna, debe ser de alto nivel confiden-
cial y se vuelve muy importante al pertenecer al Comit de Audito-
ra, que a su vez forma parte sustancial, del Gobierno Corporativo.
4.5. EVALUACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA IN-
TERNA

Vamos a considerar varias formas de evaluar al departamento de


Auditora Interna:

En la forma tradicional, en la cual este departamento, muchas ve-


ces no planeaba sus tareas o trabajos por realizar, ya que se utiliza-
ba como departamento emergente, para las revisiones de urgencia
que se tenan en las Sociedades o Grupos, entonces solucionaba
problemas y casos que resultaban en la operacin de la Sociedad
o Grupo; en este caso, el resultado de su evaluacin, simplemente
no se tena, porque la misma operacin le absorba todo su tiempo.

Otra forma de evaluar al departamento de Auditora Interna, se


mostraba a criterio del ejecutivo, director o gerente del departamen-
to al cual dependa la realizacin de su trabajo, y esta evaluacin
por lo regular no es de tipo profesional y se realiza anualmente.

Como parte de un Comit de Auditora y del Gobierno Corporati-


vo, se tiene como inicio, una planeacin anual y peridicamente se
le da seguimiento, de acuerdo con los informes que vaya presen-
tando el departamento de Auditora Interna, y se puede decir que
si este departamento, produce informes trimestrales, y los comen-
ta con los integrantes del Gobierno Corporativo o del Consejo de
Administracin, en esos periodos se ir ejerciendo su evaluacin,
quiz vari un poco esta, de acuerdo a la Sociedad o Grupo, para
la cual trabaje. Si el departamento de Auditora Interna, de la So-
ciedad o Grupo para el cual labora, aparece listado en Bolsa, la
evaluacin se har a cada uno de los integrantes del departamento
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de Auditora Interna, por escrito y comentada con su jefe directo, en


otras Sociedades o Grupos, la evaluacin ser verbal y en periodos
anuales.

Como debe ser la evaluacin, para que el funcionario o integran-


te de un departamento tan delicado y de tanta confidencialidad,
como lo es Auditora Interna, se muestre a gusto y orgulloso de tra-
bajar en dicho departamento, se recomienda que la evaluacin sea
de tipo personal, no en equipo y que se realice por escrito, comen-
tada con el jefe superior; en periodos mximos semestrales, y que
de estas evaluaciones dependan ascensos o reclasificaciones, esto
ltimo motivara notablemente al personal de dicho departamento.
4.6. CONCLUSIONES

El departamento de Auditora Interna adquiri importancia, a raz


de su integracin al Comit de Auditora dentro del Gobierno Cor-
porativo, y es ah donde, despus de ser un rea para solucin de
problemas urgentes, se convierte en una excelente herramienta de
planeacin, supervisin y monitoreo, para el Gobierno Corporativo.

La ubicacin que se le daba al departamento de Auditora In-


terna, dejaba mucho que desear en la forma tradicional, ahora su
ubicacin est completamente definida en el Comit de Auditora,
perteneciente al Gobierno Corporativo.

Todas las Sociedades o Grupos, independientemente de que


coticen o no en Bolsa, deberan integrar su estructura de Gobier-
no Corporativo, a fin de estar preparados antes de que vengan los
desarrollos grandes, que involucren prdidas de control en la So-
ciedad o Grupo.

Otro factor importante para estructurar el departamento de Audi-


tora Interna dentro del Gobierno Corporativo, es estar preparados
con visin futura de ingreso a Bolsa, cuando sta tenga su boom
Nacional.
100 EDICIONES FISCALES ISEF

4.7. BIBLIOGRAFIA

(1) Santillana, Gonzlez Juan Ramn


Auditora Interna Integral
Editorial Thomson, 2a. edicin
Mxico, 2005

(2) Espino Garca Gabriel


Introduccin al Gobierno Corporativo
Editorial PAC,
Mxico, 2011.

(3) Como aseguramos el cumplimiento del Cdigo de Etica de


Telefnica S.A.
(Polticas Corporativas de Telefnica S.A.)
www.telefonica.com

Naturalmente, las mquinas no conocen


conflictos: Por qu habran de sufrirlos unos
autmatas vivientes, a menos de tener un defecto
de construccin o de funcionamiento?

Erich Fromm