Universidad Galileo – IDEA

Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas

Automatización de Procesos administrativos 2

Taller No. 3
“Informe Final”

Nombre SULMA LISBETH MARROQUIN PEREZ Carné:18004963

Día de Clase: MARTES Fecha: 13/06/2018 Tutor: LIC. LUIS CHINCHILLA .

INSTRUCCIONES: Resuelva cada una de las partes del caso empresarial. Use su libro de texto como
apoyo para la solución del mismo.

Tema: Elaboración de informe Final

Objetivos
 Presentar un informe final de acuerdo a la consultoría realizada en la empresa.
 Compara y cuantificar resultados obtenidos.
 Integrar resultados y establecer un plan de mejora constante para el sistema.

Antecedentes

Alimentos de Nelsón ha entrado en una etapa madura, la cual requiere de mucha reingeniería
en sus procesos. Recientemente usted fue contratado como consultor en Automatización de Procesos
administrativos, como resultados; diseño un sistema de emisión de cheques, e igualmente hizo un
estudio del proceso de gestión de cheque para proveedores.

Determinación del Problema.

Su segundo trimestre en la empresa ha finalizado, necesita presentar resultados ante la junta

directa, por lo que se solicita que realice un informe final, tipo reporte, de todos los avances realizados
en la empresa desde su llegada. Para ello se le pide:

a) Elabore una introducción

b) Contenido:
a. Describa el sistema diseñado en el taller No.1
b. Indique qué sistema de información se adapta al sistema diseñado.
c. Indique qué factores indican una retroalimentación exitosa.
d. Describa los beneficios de implementar el sistema en el taller No.1,
e. Elabore un pequeño presupuesto del equipamiento necesario para implementar el
sistema.
f. A base del taller No.2 presente el proceso antiguo versus el proceso nuevo, indique
cuánto tiempo mejoró y qué beneficios trajo para la empresa y para el proveedor.
c) Elabore un prototipo de la salida propuesta en el sistema diseñado. (salida de cheque)
d) Conclusiones y Anexos

Recuerde que el informe final, depende pasar su periodo de prueba, esfuércese y demuestre porqué
debe seguir trabajando en Alimentos de Nelson .
REPORTE TRIMESTRAL DE LAS MEJORAS EN
LA EMISION DE CHEQUES
El presente informe dará a conocer las mejoras realizadas en los últimos tres meses
en la emisión de cheques dentro de la empresa, donde se resolvieron los problemas
que se estaban teniendo y se analizó todo el proceso llegando a un análisis donde se
mejoró el proceso del mismo, disminuyendo el tiempo de entrega al cliente para así
tener a nuestros clientes más satisfechos y por lo tanto también reducir las quejas
que se estaban teniendo.

INDICE DEL CONTENIDO:

o Descripción del método de estudio del sistema

o Modelo del Sistema
o Plan de trabajo
o Resumen Ejecutivo
o Recomendaciones y Sugerencias
o Anexos

DESCRIPCION DEL METODO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA: Se elaboraron encuestas donde
se les consulto a los clientes que tan satisfechos estaban en el tiempo que se estaba
llevando la emisión de cheques, cada cliente nos brindó su punto de vista dando el
siguiente resultado;

No. De Clientes Clientes Satisfechos Clientes Insatisfechos

10 1 9
20 1 19

9 de cada 10 clientes se encontraban insatisfechos con el tiempo que nos estaba

llevando en emitirle su cheque. Por lo que nos llevó hacer un análisis más profundo
de cómo poder reducir el tiempo sin dejar de hacer ningún proceso importante.

MODELO DEL SISTEMA: Se llegó a un análisis y se implemente con la ayuda del

análisis del Valor Agregado, que procesos nos estaban tomando mucho tiempo y que
no eran necesarios, se eliminaron ciertos pasos como por ejemplo el que el
mensajero llenara la solicitud y luego que la secretaria lo verificara, se logró
mejorar este proceso de la siguiente manera, la secretaria verifica la contraseña del
mensajero y llama al auxiliar de contabilidad para que verifique y de validez a la
contraseña de pago el cual lleva un tiempo de 4 minutos este proceso al compararlo
con el anterior nos estamos ahorrando 7 minutos que nuestros clientes esperaban
para que se les emitiera su cheque.
PLAN DE TRABAJO: Después de analizar las mejoras en el proceso de emisión de
cheques el nuevo sistema quedo de la siguiente manera: En el sistema anterior
teníamos 9 pasos y en el nuevo únicamente 5 por lo que estamos agilizando el
proceso de emisión de cheques a nuestros clientes para que estén más satisfechos.

•El mensajero entrega contraseña a secretaria y le indica lo que necesita; la secretaria verifica
y lama al auxiliar de contabilidad para verificar validez de la contraseña de pago.
Paso 1
•La secretaria de recepción saca fotocopia de la contraseña y se la manda al auxiliar de
archivo y el Auxiliar de archivo coloca sticker con código único de verificación a la copia y
Paso 2 llena la solicitud de cheque para luego darcela al mensajero.

•La secretaria general revisa el documento, anota el número de contraseña y solicitud, lo cual
la pasa a ventanilla de contabilidad.
Paso 3

•El auxiliar de Contabilidad recibe el número de contraseña, verifica código único de

verificación de copia. Emite un comprobante de gestión de cheque.
Paso 4

•El auxiliar de contabilidad entrega comprobante al mensajero.

Paso 5

RESUMEN EJECUTIVO: Uno de los puntos más importantes que se tomaron en cuenta
en la elaboración de este sistema que queríamos mejorar el proceso de emisión de
cheques para así tener a nuestros clientes satisfechos y poder facilitar este proceso
cuando ello necesitaran emitir su cheque. Se procedió a realizar las encuestas ya con
ellas se decidió reducir el tiempo en el proceso y así poder brindarles a nuestros
clientes un mejor servicio que se vio reflejado en que los clientes ya no pusieron
quejas sobre este proceso al contrario se veía lo satisfechos que se encontraban con
la rapidez del mismo.

RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS: A lo largo de este proceso logramos ver los

errores que se estaban teniendo en la emisión de cheques por lo que partimos en
este punto preguntándoles a nuestros clientes y claro a nuestros empleados también
el cómo podríamos agilizar el proceso de emisión de cheques por lo que muchos nos
dijeron que podríamos reducir los pasos para esto decidimos analizar qué pasos no
eran necesarios para este proceso, así que decidimos eliminar algunos de ellos para
que el proceso se agilizara y al finalizar de diseñar el sistema eliminamos 4 pasos que
para nosotros no eran necesarios y que también se llevaban mucho tiempo.
ANEXOS: En la siguiente grafica se dan a conocer después de mejorar el proceso de
emisión de cheques con el nuevo sistema que se implementó la cantidad de clientes
satisfechos, desde el primer mes se fue viendo el aumento de clientes que se sentían
satisfechos con el nuevo proceso hasta finalizar con el 3r mes que 10 de cada 10
clientes están satisfechos con el nuevo proceso de emisión de cheques lo cual nos
hace ver que el sistema que implementamos funciona correctamente.

Clientes Satisfechos

1r mes 2do mes 3r mes