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E.M.P 3º S. CONTABILIDAD Semana 11 Semana 03 CONTABILIDAD E.M.P 3º S.

La auditoría externa de los estados HOJA DE TRABAJO


financieros
Es preciso hacer unas consideraciones sobre el término “auditoría” en el ámbito económico y financiero del Muchas empresas en el proceso de selec- Así tampoco, la computadora no está pro-
mundo de los negocios. ción de personal contable, realizan una prueba gramada para hacer una hoja de trabajo con la
al personal aspirante que consiste en elaborar precisión, el cuidado y la responsabilidad con
En términos generales, auditar, es examinar y verificar información, registros, procesos, circuitos, etc. con objeto una hoja de trabajo. ¿Qué deben hacer las per- la que un ser humano con los conocimientos
de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad. sonas evaluadas? Con la información contable necesarios puede hacer. Por eso la importancia
de una fecha determinada que la empresa les de este documento que nos ayudará a entender
1. Auditoría de estados financieros: Es el examen y verificación de los estados financieros de una empresa con suministra deben hacer el siguiente trabajo: un mejor muchos detalles en la elaboración de los
el objeto de emitir una opinión sobre la fiabilidad de los mismos. Suele hablarse en la actualidad de auditoría de las balance de comprobación con los datos dados, estados financieros.
“cuentas anuales”. sacar los ajustes necesarios, rehacer el balance
de comprobación ajustado, calcular el costo de Una Hoja de trabajo es un documento impor-
2. Auditoría de informes económicos y financieros: Aparte de las “cuentas anuales”, cualquier información venta, elaborar el estado de resultados y el ba- tante aunque no es indispensable ni obligatorio.
económica puede ser sometida a examen o verificación con objeto de opinar sobre su veracidad, transparencia y lance general. Es una forma columnaria que se utiliza en con-
razonabilidad de cálculo. tabilidad para organizar la información, con el fin
Son varios pasos que se deben ejecutar de preparar los asientos de ajuste, el estado de
3. Auditoría interna: Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno cuidadosamente con lápiz, borrador y regla para ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el
establecidos por una empresa con el fin de conocer si funcionan como se había previsto al tiempo que ofrecer a la demostrar los conocimientos contables que los balance general.
gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos. aspirantes a trabajar en el área tienen. Los resul-
tados obtenidos en la ejecución de este proceso Es una hoja de contabilidad muy grande
4. Auditoría operativa: El objetivo es el examen de la gestión de la empresa con el propósito de evaluar la eficacia determinará si son aceptados o no. porque en ella deben aparecer todas las cuentas
de los resultados con respecto a las metas previstas. Una auditoría de este tipo requiere la existencia previa de un plan del balance de comprobación en primer lugar,
de actividades y presupuesto concreto de los resultados esperados. Al informe que se debe elaborar de esta ma- luego una sección donde se anotan los ajustes,
nera se le conoce en contabilidad como hoja de sigue una sección donde se hace el balance de
5. Auditoría de sistemas: Supone un trabajo previo al planteamiento de cualquier reorganización administrativa. trabajo, pero no es un informe formal u obligato- comprobación después de los ajustes, continua
La finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la rio, su utilidad radica en que se determinan los con una columna para determinar el costo de
compañía auditada al objeto de establecer: ajustes con mayor claridad, se calcula detallada- venta, y finaliza con la elaboración del estado de
mente el costo de venta, y se trasladan las cuen- resultados y del balance general. Es un borrador
• La eficacia de los procedimientos administrativos en orden a asegurar el registro de todas las transacciones tas una a una, las modificadas y no modificadas que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y
efectuadas y su correcta valoración. al estado de resultados y al balance general, que la presentación de los estados financieros.
se espera son los definitivos.
• La idoneidad de los criterios contables utilizados.
Hoja de trabajo.
• La funcionalidad de sus circuitos y sistemas administrativos al objeto de eliminar las redundancias. Al finalizar
el trabajo los auditores exponen los puntos débiles que han podido detectar así como las recomendaciones sobre los Es cierto que vivimos en un mundo automa-
cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía. tizado y que los sistemas informáticos contables
hacen los cálculos más rápidos y con exactitud,
6. Auditoría económico–social: Se está comenzando en la actualidad a desarrollar este concepto vinculado con pero el análisis y clasificación de cuentas es un
la necesidad de evaluar la aportación que la empresa hace al progreso humano o, dicho de otra forma, ponderar el trabajo que sigue siendo potestad de los huma-
cumplimiento de su responsabilidad social. nos, y que sólo nosotros podemos dilucidar si
la información está equivocada o correcta. Las
Copiado de: http://www.eumed.net/libros/2006a/jcmn/1a.htm computadoras no pueden discernir la diferencia
entre un asiento erróneo y uno correcto o entre Lápiz, borrador y regla.
una cuenta cargada correctamente y viceversa. Instrumentos necesarios para elaborar una hoja de trabajo.

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Son en total 6 secciones divididas en sus respectivas columnas de “Debe” y “Haber” que deben Empresa S.O.S, C.A
llenarse a lápiz para que puedan borrarse y corregirse los errores que se cometan al llenar la Estado de Resultados
información. Se parte del balance de comprobación y se termina con el balance general. Aunque no Del 1-1-06 al 31-12-06
es un informe formal debe tener su encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento
(Hoja de trabajo) y periodo al cual está referido. A continuación te mostramos la estructura de una hoja Ventas brutas 8.000.000
de trabajo: -descuentos en ventas 100.000

Empresa S.O.S -devoluciones en ventas 50.000


Hoja de trabajo -rebajas en ventas 50.000 200.000
Del 01-12-06 al 31-12-06 Ventas netas 7.800.000
Costo de venta
Balance de Balance Costo de Estado de Balance
Cuentas Ajustes Inventario inicial 1.000.000
comprobación ajustado venta resultados general
compras 500.000
Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber
+fletes en compras 100.000
1 Sub total 600.000
2 -Devoluciones /compras 50.000
-descuentos/compras 20.000 70.000
3
Compras netas 530.000
4
Mercancía disponible 1.530.000
5 -Inventario final 1.000.000
6 Costo de venta 530.000
Utilidad bruta en ventas 7.270.000
Gastos de operación
¿Cómo empezamos la elaboración de la balance de comprobación inicial. ¿Qué debemos
Gastos de ventas
hoja de trabajo? Veamos la secuencia de pasos hacer con estas cuentas? Agregarlas al balance
para este proceso: de comprobación inicial al final después de la Publicidad 500.000
totalización de saldos. Sueldos vendedores 700.000
1. Partimos del balance de comprobación,
Total gastos de venta 1.200.000
anotamos todas y cada una de las cuentas que En la sección de ajustes debemos enumerar
aparecen en el balance de comprobación ase- desde el primer ajuste hasta el último ajuste y Gastos de administración
gurándonos de registrar los saldos deudores en cuidar que la teoría del cargo y del abono se Sueldos de personal 800.000
la columna “Debe” y los saldos acreedores en cumpla. Al final totalizamos los saldos del debe y Gastos de alquiler 600.000
la columna “Haber” al final se traza una línea del haber de la sección de ajustes y se traza una
Total gastos de adminis. 1.400.000
debajo de los últimos saldos y se suman los dos línea doble bajo los saldos respectivos.
totales cuidando que cuadren. Comprobado el Total gastos de operacion 2.600.000
equilibrio se traza una línea doble debajo de los 3. Luego nos vamos a la sección de balance Utilidad neta en operacion 4.670.000
totales. ajustado, aquí vamos a trasladar todas las cuen- Otros ingresos
tas del balance de comprobación inicial que no
2. Una vez realizado el balance de compro- necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial Alquileres cobrados 500.000
bación revisamos cada una de las cuentas y cuidado con las cuentas que fueron ajustadas. Otros egresos
sacamos las que necesitan actualizarse ya que Por ejemplo: si la cuenta tiene saldo deudor y Gastos por intereses 100.000 400.000
debemos reflejar el monto correcto de las mis- en el ajuste tiene saldo acreedor deben restarse
Utilidad neta del ejercicio 5.070.000
mas. Es probable que en el proceso de ajustes las cantidades y colocarse el saldo resultante,
se creen nuevas cuentas que no estaban en el que puede ser deudor o acreedor dependiendo

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Los gastos de ventas son aquellos gastos A la UNO le vamos a sumar primero los in- del monto mayor. Por supuesto si la cuenta tiene Cada una de estas cuentas la traemos de la
que están relacionados directamente con el gresos extraordinarios logrados en el ejercicio y saldo deudor y en ajuste también es deudora, sección del balance ajustado y la colocamos con
proceso de ventas y que son necesarios para segundo le vamos a restar los egresos extras del ambas cantidades se suman. Y se coloca el total sus debidos saldos en la sección de costo de
llevar a cabo el acto de vender. Por ejemplos los mismo. Al resultado de esta relación lo llamamos deudor. Lo mismo sucede con el caso contrario. venta. Aquí el total de los débitos debe ser ma-
gastos de publicidad o los sueldos y comisiones UNE. Utilidad neta del ejercicio.
del equipo de venta. yor al total de los créditos, ese monto es el costo
Debemos cuidar que todas las cuentas
No siempre el resultado es una utilidad, hay de venta. Pero este monto debe colocarse en la
Los gastos de administración no están re- muchos casos donde el resultado de las opera- ajustadas y no ajustadas pasen a la sección del
columna de los créditos para que al sumar con
lacionados directamente con las ventas pero ciones de una organización arroja pérdidas. En balance ajustado, para ello podemos utilizar una
el total acreedor sea igual al total deudor. Una
son necesarios para el buen funcionamiento esos casos hay que revisar la gestión adminis- regla para verificar línea por línea. Al final suma-
mos los totales del debe y los totales del haber vez copiados el saldo deudor y el saldo acreedor
de la organización, ya que la empresa no sólo trativa de la empresa para determinar las corre-
tiene personal de venta, también hay otro tipo de cciones necesarias a la misma. que, como siempre deben estar equilibrados y iguales se traza una línea doble al final después
personal como secretarias, personal contable, trazamos una raya doble bajo los saldos finales. de los saldos.
recursos humanos, etc y otros departamentos Veamos la forma de presentar el Estado de
que generan erogaciones y cuya clasificación Resultados que puede ser un reporte vertical u 4. En la sección de costo de venta, debemos 5. Así pasamos a la sección del estado de
recae en los llamados Gastos de administración. horizontal pero que debe coincidir en el orden de calcular precisamente ese monto. Sacamos resultados, para esta sección se van a trasladar
Por ejemplo: sueldos de personal administrativo, las cuentas. paso por paso siguiendo la fórmula del costo de todas las cuentas nominales que aparecen en el
gastos de servicios públicos, etc. balance ajustado, es decir todos los egresos e
La presentación formal debe llevar un enca- venta, que ya conocemos:
Al deducir todos los gastos normales de bezamiento donde se especifica en el siguien- ingresos registrados en dicha sección. También
operación de la utilidad bruta en ventas obtene- te orden: nombre de la empresa, nombre del Costo de venta= Inventario inicial + Gastos se debe sumar el costo de venta en la columna
mos la UNO, Utilidad neta en operaciones. estado financiero y el periodo económico que sobre compras – Devoluciones, rebajas y des- del debe (es un egreso y tiene saldo deudor). Al
corresponda desde la fecha de inicio a la fecha cuentos sobre compras – Inventario final hallar los totales del debe con el haber, siempre
Los siguientes pasos son determinar otros de cierre.
ingresos obtenidos por la empresa que no tienen habrá una diferencia que viene a ser la ganancia
que ver con la actividad principal del negocio y Después vienen cuatro secciones: una o la pérdida del periodo evaluado. Para que
otros egresos que tampoco se originan por las sección donde se muestran los ingresos, otra haya ganancia el total de los créditos debe ser
actividades normales de la empresa. Éstos son donde se refleja el costo de venta, luego la de mayor que el total de los débitos.
llamados ingresos y egresos extraordinarios. gastos de operación y por último la de ingresos
y egresos extras. Una vez determinada la ganancia o la pérdi-
Un ingreso extra podría ser la ganancia que
obtenemos por vender un activo, un egreso extra da se toma este total y se suma en la columna
En la próxima página encontrarás un modelo
podría ser por ejemplo el pago de una multa. de Estado de Resultados. que falta para establecer el equilibrio Luego se
totalizan las dos columnas y se traza una línea
doble bajo los totales.
1. ¿Cuál es la finalidad del Estado de Resultados?
6. En la última sección correspondiente al
_______________________________________________________________________________
balance general se van a pasar todas las cuen-
_________________________________________________________________________________
tas reales, es decir, las cuentas de activo, pasivo
2. Escribe las diferencias entre la utilidad bruta en ventas, la utilidad neta en operaciones y la utilidad y capital así como la utilidad o la pérdida obte-
neta del ejercicio. nida en la sección anterior. Si es una utilidad se
________________________________________________________________________________ coloca en la columna de los créditos, si fue una
_______________________________________________________________________________ pérdida se anota en la columna de los débitos.
3. Si la empresa se dedica a la compra venta de artefactos eléctricos y en el ejercicio se da una
operación en la cual vende un vehículo, ¿cómo se considera el ingreso proveniente de esta Después se totalizan las dos columnas y
Actividades

operación? aquí los dos totales (debe y haber) tienen que


ser iguales. De lo contrario, hubo un error en los
________________________________________________________________________
______________________________________________________________________ cálculos de las secciones anteriores y habrá que
Realizar una hoja de trabajo es un proceso que requiere total
concentración. revisar una por una las anotaciones hechas des-
de la primera sección.

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Modelo de hoja de trabajo.


Hoja de Trabajo para el mes que termina el 31 de julio de 2006
ESTADO DE RESULTADOS
Balance de
Nombre de las Balance de Estado de Balance
Ajustes Comprobación
Cuentas Comprobación Resultados General
(ajustado)
Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber
Caja 1.135.000 200.000 1.135.000 1.135.000 Una vez terminado los asientos de cierre y Una empresa comercial tiene por finalidad
Renta por adelantado 6000.000 15.000 400.000 400.000 verificados los saldos correctos con el balance vender los bienes y servicios que fabrica o com-
Artículos de oficina 60.000 45.000 45.000 de comprobación post cierre ya se puede pre- pra para vender, los cuales les deben generar
Equipo de oficina 1.500.000 1.500.000 1.500.000 sentar la situación financiera y para ello se usan una utilidad. La primera fuente de ingresos para
Cuentas por pagar 260.000 260.000 260.000 dos informes conocidos como estados financie- este tipo de empresas son las ventas normales
Honorarios legales no ganados 150.000 50.000 100.000 100.000 ros. Uno de ellos el Balance General y el otro es de operación. Al total de las ventas normales
Fernández, cuenta de capital 2.500.000 2.500.000 2.500.000 el Estado de Resultados. de operación llamadas “Ventas brutas” hay que
Fernández, cuenta de retiros 200.000 200.000 200.000
Veamos en primer lugar de qué se trata el rebajarle las devoluciones en ventas que oca-
Honorarios legales ganados 1.150.000 125.000 1.275.000 1.275.000
Estado de Resultados. sionalmente hay, las rebajas y descuentos en
Gastos de sueldos de oficina 500.000 75.000 575.000 575.000 ventas que también son frecuentes y de esta
Gastos de teléfono 30.000 30.000 30.000 Estado de resultados. resta se obtiene el resultado llamado “Ventas
Gastos de electricidad 35.000 35.000 35.000 netas”.
4.060.000 4.060.000 El Estado de Resultados también conocido
Gastos de renta 200.000 200.000 200.000 como Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado
de ingresos y egresos nos indica el resultado Vb - (Dev/v - Reb/v - Desc/v) = Vn
Gastos de artículos de oficina 15.000 15.000 15.000
Gtos. por dep. de Eq. De Of. 20.000 20.000 20.000
obtenido durante un ejercicio económico pro-
veniente de las operaciones comerciales de la Al tener las ventas netas hay que deducirles
Dep. acumulada de Eq. De Of. 20.000 20.000 20.000
empresa que bien pudo haber sido una ganancia el “Costo de Venta”, como ya sabemos el costo
Sueldos por pagar 75.000 75.000 75.000
o una pérdida. de venta es lo que costó producir a la empresa
Cuentas por cobrar 75.000 75.000 75.000
los productos que vende y recordemos que vie-
435.000 435.000 4.230.000 4.230.000 875.000 1.275.000 3.355.000 2.955.000 Es un informe financiero obligatorio de pre- ne expresado con la siguiente fórmula:
Utilidad neta 400.000 sentar para la empresa y en él se van a detallar
1.275.000 1.275.000 3.355.000 3.355.000 todos y cada unos de los ingresos y egresos de la
misma durante el ejercicio económico finalizado. Cv =Ii + C + Gtos/c - Dev y reb/c - If

Observe que la hoja de trabajo de la ilustración tiene cinco pares de columnas y que las primeras Ingresos y egresos. Es decir, el costo de venta es igual a la suma
dos columnas se titulan balance de comprobación. A estas primeras dos columnas se pasan los saldos del inventario inicial más las compras netas que
Los ingresos son definidos por el Instituto son todas las compras hechas más los gastos
de las cuentas que aparecen en el balance de comprobación. Americano de Contadores Públicos como “El sobre esas compras menos las devoluciones o
resultado de la venta de mercancías y servicios rebajas en las mismas y finalmente menos el
Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan “ajustes”, los cuales se registran en prestados, y es medido por el cargo hecho a los
estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra los ajustes son, salvo con una excepción, los inventario final de mercancías.
clientes o tenedores de mercancías, usuarios
mismos que fueron contabilizados en el libro diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la ela- de los servicios que se les han suministrados”. El costo de venta se lo vamos a restar a las
boración de los estados financieros. Estos son en realidad los ingresos normales de
ventas netas o ingresos netos y obtendremos la
operación, ya que la finalidad de una empresa
Después de concluir la hoja de trabajo, una vez que ésta y los estados financieros se han termi- Utilidad bruta en ventas.
es obtener ganancias por medio de la venta de
nado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal mercancías o la prestación de servicios.
El siguiente paso es determinar los gastos
efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la
Pero hay otras operaciones que generan normales de operación que se clasifican en dos
hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos.
ganancias para una empresa como la venta o grupos: los gastos de venta y los gastos de ad-
intercambio de activos por ejemplo. Éstos son ministración y es aquel conjunto de gastos que
ingresos extras que también deben reflejarse en la empresa debe hacer para cumplir sus opera-
el Estado de Resultados. ciones normales.

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Con estos dos asientos todas las cuentas nominales (ingresos y egresos) quedan con saldo cero,
es decir, cerradas. La única que va a presentar un saldo es la cuenta provisional “Ganancias y pérdidas, 1. ¿Cuáles son los informes financieros que se deben obtener después del análisis de un
veamos el saldo que debe tener: balance de comprobación y sus ajustes?
Ganancias y pérdidas __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Debe Haber
__________________________________________________________________________

Bs. 12.432.000 Bs. 18.540.000


2. ¿Qué utilidad tiene la elaboración de una hoja de trabajo?
__________________________________________________________________________
Bs. 6.108.000
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

El saldo es acreedor lo que quiere decir que los ingresos fueron mayores que los egresos como es 3.. A continuación te presentamos dos balances de comprobación de una empresa: el primero es antes
lo lógico, este monto es el beneficio obtenido. Para terminar los asientos de cierre debemos cerrar la de los ajustes y el segundo después de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por
cuenta “ganancias y pérdidas” contra “Utilidad en el ejercicio”, en este caso. una e identificar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial.
a. Balance de comprobación
Descripción Debe Haber Empresa S.O.S

Ganancias y pérdidas Bs. 6.108.000 Cuentas Debe Haber


Utilidad en el ejercicio Bs. 6.108.000 Banco Bs. 1.800.000

Con este asiento culminamos el proceso de cierre y únicamente quedarán las cuentas reales, es Cuentas por cobrar Bs. 1.300.000
decir, las de activos, pasivos y capital donde se incluirá la “Utilidad del ejercicio” que por supuesto
Mobiliario Bs. 3.120.000
aumenta la cuenta capital.
Vehículo Bs. 6.540.000

Artículos de escritorio Bs. 360.000

Comisiones a vendedores Bs. 1.320.000


1. Explique las diferencias entre cuentas reales y cuentas nominales.
________________________________________________________________________________ Publicidad prepagada Bs. 1.680.000
________________________________________________________________________________ Gastos generales Bs. 3.000.000
2. ¿Qué sucede si el saldo de la cuenta “Ganancias y pérdidas” es deudor?
Equipo de oficina Bs. 3.600.000
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________ Capital Bs. 8.000.000

3. ¿Qué cuenta real es la afectada en los casos que haya ganancias o pérdidas y cómo es afectada? Ingresos Bs. 9.507.000
________________________________________________________________________________ Cuentas por pagar Bs. 660.000
________________________________________________________________________________
Efectos por pagar Bs. 4.500.000
4. ¿Por qué es necesario obtener un balance de comprobación post cierre?
Actividades

Actividades
__________________________________________________________________________ Intereses por pagar Bs. 53.000
________________________________________________________________________
Total 22.720.000 22.720.000
______________________________________________________________________

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Cuentas Debe Haber


b. Balance de comprobación ajustado
Empresa S.O.S Sueldos y salarios Bs. 1.542.000

Gastos de alquiler Bs. 1.100.000


Cuentas Debe Haber
Devoluciones en venta Bs. 124.000
Banco Bs. 1.800.000
Gastos comisiones venta Bs. 213.000
Cuentas por cobrar Bs. 1.300.000
Gastos varios de venta Bs. 121.000
Mobiliario Bs. 3.120.000
Gastos papelería Bs. 35.000
Vehículo Bs. 6.540.000
Gastos prov.cob.dudoso Bs. 56.000
Artículos de escritorio Bs.240.000
Depreciación mobiliario Bs. 125.000
Depreciación de mobiliario Bs. 312.0000 Costo de venta Bs. 8.879.000
Comisiones a vendedores Bs. 1.372.000
Procedamos primero a cerrar la cuenta de “Ventas” contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”,
Publicidad prepagada Bs. 1.550.000 mediante el siguiente asiento:
Ingresos por cobrar Bs. 23.000
Descripción Debe Haber
Gastos generales Bs. 3.000.000
Ventas Bs. 18.540.000
Equipo de oficina Bs. 3.600.000
Ganancias y pérdidas Bs. 18.540.000
Gastos artículos de escritorio Bs. 120.000
Después debemos cerrar todas las cuentas de egresos contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”
Gastos de publicidad Bs. 130.000 también, haciendo el siguiente asiento:
Gastos por Intereses Bs. 4.000 Bs. 53.000
Descripción Debe Haber
Gastos en cuentas cobro dudoso Bs. 130.000
Ganancias y pérdidas Bs. 12.432.000
Capital Bs. 8.000.000
Sueldos y salarios Bs. 1.542.000
Provisión cuentas cobro dudoso Bs. 130.000
Gastos de alquiler Bs. 1.100.000
Depreciación acumulada mobiliario Bs. 312.000

Ingresos Bs. 9.530.000 Devoluciones en venta Bs. 124.000

cuentas por pagar Bs. 660.000 Gastos comisiones venta Bs. 213.000

Efectos por pagar Bs. 4.500.000 Gastos varios de venta Bs. 121.000

Comisiones a vendedores por pagar Bs. 52.000 Gastos papelería Bs. 35.000
Actividades

Intereses por pagar Bs. 52.000 Gastos prov.cob.dudoso Bs. 56.000

Total 23.241.000 23.241.000 Depreciación mobiliario Bs. 125.000

Costo de venta Bs. 8.879.000

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