DIAGNOSTICO GENERAL PARA ORGANIZACIONES

Fecha del Diagnostico: Junio 03 de 2019

Nombre Asesor :Jazmin Mendoza Rios
Hora de inicio: Hora de terminación:
1. INFORMACION DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre de la Organización: Solucion IT SAS Ubicación Geográfica :Bogotá-Cundinamarca ,El Polo

Nombres y cargo de las personas de la organización que participaron del dia

Dirección:Carrera 22 A N° 85 A 41
Coordinadora Contable

Teléfono :6368866 Fax: Celular:3186237196

Correo electrónico: recursos.humanos@solucionit.co Tipo de organización:Pyme-Outsorcing Contable

Número:
Personería Jurídica Otorgada por:
Fecha :
Número:
Cámara de Comercio o Ciudad: Bogotá
equivalente Fecha:
NIT: 830,079,021-6
Nombre: Esperanza Rojas Gutierrez
Representante Legal Dirección: Carrera 22 A N° 85 A 41
Cedula No:
ONES

El Polo

zación que participaron del diagnostico:Erika Salinas-

elular:3186237196

ble
 2. COMPOSICION, ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION
Número de personas que hacen parte
56 Cuántos Hombres:15
activa de la organización :
Comunidad Indígena N/A
Grupo mayoritario que la compone Comunidad AfroDecendiente N/A
(Marque con una X): Comunidad Campesina N/A
Otros N/A

Misión Institucional:SOLUCION IT brinda soluciones profesionales en materia contable, financiera, tributaria y cambiaria, orientadas a ser l
mejor alternativa ajustada a las necesidades de nuestros clientes, enfocados en fortalecer los procesos mediante su evaluación y
retroalimentación, brindando un servicio de calidad, seguridad, confianza y eficiencia.

Visión Institucional:SOLUCION IT S.A.S., para el año 2018 será reconocida como una de las firmas líderes en proveer atención
personalizada en servicios de consultoría contable, financiera, tributaria y cambiaria a nivel nacional e internacional, siendo el soporte princip
de nuestros clientes con el respaldo de la más alta calidad de nuestros profesionales.

Valores Corporativos:

Solucion IT SAS busca orientar su cultura organizacional con valores corporativos que enmarcan el direccionamiento del negocio.
Todos nuestros colaboradores deben interiorizar estos valores y practicarlos porque hacen parte de nuestras vidas e interactúan en los
contextos en que nos desenvolvemos.
*Liderazgo:
Se busca siempre que cada uno de nuestros colaboradores tenga iniciativa y autonomía sobre las funciones realizadas de acuerdo a su carg
Somos líderes en el negocio y soportamos a nuestros clientes en maximizar su potencial.
*Trabajo en equipo:
Contamos con un equipo de trabajo que debe buscar siempre la interacción en aras de un mejor rendimiento de grupo. Valoramos el aporte
brindado por cada miembro de equipo. Trabajamos de forma global y comprometida para alcanzar metas en común.
*Asociación:
Entendemos a nuestros compañeros, clientes o proveedores para sincronizar nuestros intereses y necesidades con ellos. Desarrollamos una
relación basada en confianza, respeto e integridad.
*Excelencia:
Desarrollamos soluciones innovadoras que garanticen el éxito de nuestros clientes. Luchamos continuamente en el mejoramiento de nuestro
rendimiento para cumplir nuestros compromisos.

Estructura Organizacional:(Organigrama)

Mapa de Procesos de la Organización :

Antecedentes y trayectoria de la Organización :

SOLUCION IT es una empresa de carácter privado, inicia su actividad en el año 2006 en el sector financiero colombiano.
Somos una compañía socialmente responsable que brinda sus servicios profesionales con el fin de otorgar una excelente asesoría contable,
tributaria, financiera y cambiaria garantizando calidad en la información y mejoramiento continuo para generar soluciones que se ajusten a la
necesidades de nuestros clientes. Contamos con un grupo de profesionales capacitados con los más altos estándares nacionales e
internacionales, lo cual permite contribuir de manera efectiva en los procesos de generación de valor y toma de decisiones, soportándonos e
un sistema de calidad y desarrollo tecnológico continuo.

Explique el negocio en el cual se encuentra la organización?

Servicios profesionales de asesoría y consultoría financiera en las modalidades de outsourcing contable, asesoría financiera, cambiaria y
tributaria en organizaciones a nivel nacional y bajo estándares internacionales.
Cuál es la función de la organización frente a sus asociados?
a) Formal:
Son las acciones que se incluyen en el plan de empresa desde la constitución de la misma y que pretenden regular las actividades
corporativas, asignar roles, diseñar departamentos, elegir responsables y, en último término, dar entidad a la organización. Es estática,
jerárquica y suele plasmarse en documentos de carácter oficial conocidos por todos los integrantes.
En qué fecha realizó la última asamblea:(revisar las fechas de las 2 ultimas asambleas)
Marzo 18 de 2019,Diciembre 15 de 2018.
Está desarrollando actualmente un plan de negocios? Si: No: En qué nivel de desarrollo? (alto- medio- bajo)
No
Relaciones o Alianzas Interinstitucionales
Nombre de la Entidad Asesora Antecedentes y Tipo de Relación Tiempo de Duración:
Empresa Socia de Revisoria Fiscal y
Consultores Externadistas Asociados SAS 10 años
Auditoria
Relaciones con Entidades Financieras a Nivel de Crédito actualmente
Nombre Entidad Financiera Valor y Tipo de Crédito Situación Actual
Bancolombia Credito Corporativo Paz y salvo
La organización cuenta con un líder visible que mantiene y motiva la cohesión de grupo?
Si,la Gerencia General y la Direccion Administrativa de RRHH
La organización tiene establecidos objetivos y metas? Si: No: A que plazo? Escritos?
Si, a largo,mediano y corto Plazo,si estan publicados en la pagina web,la intranet y en la cartelera de la compañía
Mencione los Objetivos:
*Mejorar el desempeño del negocio con el fortalecimiento de nuestros procesos de manera que contribuyan en la generación de valor por pa
de nuestros servicios.
*Asegurar la disponibilidad y oportunidad de los recursos necesarios para la implementación, desarrollo, sostenimiento y mejora del Sistema
Gestión de la Calidad.
*Optimizar nuestro software de gestión empresarial como una de las herramientas de vanguardia para el desarrollo financiero y empresarial d
nuestros clientes.
*Fortalecer continuamente nuestro equipo humano en sus diferentes disciplinas con el fin de mejorar la transparencia y objetividad de los
servicios prestados.
 Cuántas Mujeres:41

N/A
N/A
N/A
N/A

ibutaria y cambiaria, orientadas a ser la

s mediante su evaluación y

íderes en proveer atención

internacional, siendo el soporte principal

ireccionamiento del negocio.

de nuestras vidas e interactúan en los

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miento de grupo. Valoramos el aporte

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orgar una excelente asesoría contable,
generar soluciones que se ajusten a las
altos estándares nacionales e
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medio- bajo)

Tiempo de Duración:

10 años

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Situación Actual
Paz y salvo

a compañía
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o, sostenimiento y mejora del Sistema de

el desarrollo financiero y empresarial de

a transparencia y objetividad de los

 3. TALENTO HUMANO Y BENEFICIARIOS DE LA ORGANIZACION
Número de asociados destinados al área de: Número de Mujeres permanentes
Dirección administrativa y RRHH 4
Directora Administrativa y de RRHH
Lady Jazmin Mendoza Rios: 29 Años de Edad, Profesional en Administracion de Empresas, Especialista en Gerencia de Talento Humano,8
años de experiencia dirigiendo areas de Talento Humano y Administrativas,Antigüedad en la Compañía 9 meses
Responsabilidades: Es directamente responsable de la dirección administración y del recurso humano de la organización y el area
administrativa.
Situación Problema:Apremiada por las urgencias de la operación, apenas tiene tiempo para incursionar en otras áreas de Talento Humano
que también le apasionan. La dinámica organizacional tampoco le ha permitido reestruturar los procesos de Talento Humano. Ha tenido
sucesivos diferencias con la Gerencia quien considera que hay ciertos procesos y responsabilidades de cáracter legal que se pueden tomar
por alto.Es muy relevante para la empresa,aunque le han impuesto responsabilidades que no son inherentes a su cargo,lo que genera
recarga laboral.Ademas le limitan en ocasiones su autonomia para la toma de decisiones y cuando le exigen ser autonoma se presentan
dificultades de discrepancia

Asistente Administrativa y de RRHH

Natalia Baquero: 22 Años de Edad,Tecnologa en Gestion de Talento Humano,1 año de experiencia apoyando y asistiendo areas de Talento
Humano y Administrativas,Antigüedad en la Compañía 6 meses

Responsabilidades: Es directamente responsable de la apoyar a la Direccion administrativa y del recurso humano de la organización
Situación Problema:No cuenta con suficiente experiencia en el área,lo que genera ciertos retrazos en la entrega de sus compromisos,pese
a que requiere capacitacion tiene una actitud asertiva y de colaboración.
Recepcionista
Sthephany Melo:20 Años de Edad. Estudiante de Ingenieria Industrial en 6to semestre,6 meses de experiencia en labores de asistencia
administrativa adquiridos en la compañia,

Responsabilidades: Servir de apoyo a las actividades administrativas de la organización, en lo relacionadop con la comunicación interna y
externa, atención al público en sus requerimientos de información y ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia
Situación Problema:Ha tenido sucesivos diferencias con la Gerencia quien considera que debe tener un protocolo de servicio y atención al
cliente,ademas de ello en varias oportunidades se le ha llamado la atencion por la importancia de una adecuada presentacion personal.

Mensajero
Rafael Cortes: 35 Años de Edad, Bachiller, 2 años de experiencia efectuando labores de mensajeria y despacho,Antigüedad en la empresa 1
año.
Responsabilidades: Distribuir correspondencia, efectivo, cheques y diversas encomiendas dentro y fuera de la Organización, utilizando los
medios de transporte necesarios para entregar oportunamente y en forma segura las mismas.
Situación Problema: Ha tenido sucesivos diferencias con la Directora de RRHH quien considera que debe mejorar su actitud ,ya que en
ocasiones menciona y tiene comentarios inapropiados hacia la empresa,igualmente tiene una actitud de desmotivacion y apatia
laboral.Actualmente su medio de transporte es personal (bicicleta)y no cuenta con las condiciones basicas de seguridad ,no es el transporte
mas adecuado para transportarse en largas distancias.La Gerencia no ha autorizado la entrega de dotacion para el trabajador hace 1 año.

Servicios Generales
Nelsy Moscote: 48 Años de Edad, Nivel Educativo Primaria, 20 años de experiencia en cargos de Servicios Generales y de
Limpieza,Antigüedad en la Compañía 3 años.
Responsabilidades: Es directamente responsable de Realizar de forma adecuada, todas las funciones de aseo y cafeteria de las
instalaciones
Situación Problema:Apremiada por las urgencias de la operación, apenas tiene tiempo para asear las instalaciones y atender a los
jefes,desde que su compañera de labor renuncio se le han cargado las tareas y por tanto debe quedarse tiempo adicional a su jornada
laboral.La Gerencia no ha autorizado la entrega de dotacion para el trabajador hace 1 año.

Número de asociados destinados al área de: Número de Mujeres permanentes

Dirección Controller 25
Dirección Financiera 4
Dirección TI 0
En cual o cuales de estas áreas registra controles SI NO
Dirección administrativa y RRHH

SI

Dirección Controller
SI
Dirección Financiera SI
Dirección TI SI
 Número de Hombres permanentes
1

presas, Especialista en Gerencia de Talento Humano,8

d en la Compañía 9 meses
el recurso humano de la organización y el area

po para incursionar en otras áreas de Talento Humano

uturar los procesos de Talento Humano. Ha tenido
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que no son inherentes a su cargo,lo que genera
nes y cuando le exigen ser autonoma se presentan

de experiencia apoyando y asistiendo areas de Talento

strativa y del recurso humano de la organización

ertos retrazos en la entrega de sus compromisos,pese

e,6 meses de experiencia en labores de asistencia

ción, en lo relacionadop con la comunicación interna y

rolando la recepción y despacho de la correspondencia.
a que debe tener un protocolo de servicio y atención al
ortancia de una adecuada presentacion personal.

de mensajeria y despacho,Antigüedad en la empresa 1

iendas dentro y fuera de la Organización, utilizando los

mismas.
n considera que debe mejorar su actitud ,ya que en
ene una actitud de desmotivacion y apatia
condiciones basicas de seguridad ,no es el transporte
a entrega de dotacion para el trabajador hace 1 año.

en cargos de Servicios Generales y de

odas las funciones de aseo y cafeteria de las

po para asear las instalaciones y atender a los

nto debe quedarse tiempo adicional a su jornada
año.

Número de Hombres permanentes

10
2
2
Cuales?
Evaluación de Desempeño,indicador de
Ausentismo,Indicador de
Capacitación,Indicador de Seleecion y
Contratación.Encuesta de Clima
Organizacional.Auditorias

Evaluación del Control Interno Contable.

Indicador de estados, informes y reportes
contables,Revisorias y auditorias fiscales
Auditorias
Auditorias,indicador de incidencias
4. ASPECTOS TECNICOS - PRODUCTIVOS
En qué consiste su proceso de producción y/o servicio?
Captación de clientes potenciales,personas naturales o juridicas para llevar a cabo el ejercicio de la contabilidad del negocio.
Aplica control de calidad en: Materias primas o insumos: Procesos de producción o servuccion: Producto terminado:
Si.en la prestacion de Servicio
Aplica este control en : Forma Visual: Escrita:
Escrita a traves de la elaboracion de estados fiananciero,balances,y demas procesos contables.
Aplica algún sistema certificado de calidad: Si: No: Cual Tipo de certificación:
Registro y bajo la vigilancia de la Junta Central de Contadores, ISO 9001-2018
Cuantas hectáreas están certificadas:
Todas las Áreas y Procesos de la organización
Que procesos están certificados:
Misionales,Visionales y de Apoyo
Cuál es la capacidad productiva en unidades de acuerdo a la infraestructura actual en (terrenos) o (instalaciones): Actual: Máxima:
Mínima:
Minima, ya que las instalaciones son pequeñas y no abastecen para la cantidad de personal
Lleva registro de proveedores: Si: No: Cual:
Si,base de datos de proveedores y contratistas
Cuantos proveedores tiene:
Aproximadamente 185 proveedores
Forma de pago: Por Negociación Contado: % Crédito: %
Lleva control de inventarios:No En materia prima En producto en proceso
Frecuencia de compras: Mensualmente
En qué estado se encuentra la maquinaria y equipos utilizados por la organización :Bueno: aceptable: regular:malo: A cuanto ascie
valor: $

Algunos equipos de computo se encuentran obsoletos,otros han sido cambiados y reemplazados,aproximadamente en equipo de
computo hay $
En qué estado se encuentran las instalaciones utilizadas para prestar servicios, para producir, para almacenar: Bueno: aceptable:
regular:malo:
Aceptable: Regular: malo: : A cuanto asciende su valor:$

En qué estado se encuentra los muebles y enseres para prestar servicios, para producir: Bueno: aceptable:
regular : malo: A cuanto asciende su valor: $

En qué estado se encuentra los equipos de tecnología (Computadores)que tiene la organización: Bueno:
aceptable: regular: malo: A cuanto asciende su valor:$

En qué estado se encuentra los vehículos que tiene la organización: Bueno: aceptable: regular:
malo: A cuanto asciende su valor: No posee vehículo:

Estos activos están valorizado en libros contables: Si: No: Su estimación es tentativa: Si: No:
o de la contabilidad del negocio.
rvuccion: Producto terminado:

es.

terrenos) o (instalaciones): Actual: Máxima:

Días de plazo:
En producto terminado

eno: aceptable: regular:malo: A cuanto asciende su

mplazados,aproximadamente en equipo de

oducir, para almacenar: Bueno: aceptable:

r: Bueno: aceptable:

anización: Bueno:

regular:

Si: No:
 5. ASPECTO COMERCIAL

Porcentaje de ventas: Contado % Crédito %

Posee punto de venta?: Si: No: Propio

Hace investigación de mercados: Si: No: Que método utiliza para hacer la investigación:

Información de la Consideraciones de
Investigación técnica
competencia los clientes
Tiene marca comercial? Si: No: La marca esta patentada? SI: No:
Que canal o canales de distribución utiliza para llevar sus productos o servicios al cliente:

Mencione cada uno de

Factores que
los
Características del
productos o servicios producto/servicio determinan y/o afectan su
que usted produce producción

Vida
útil del Cuantos clientes registra
Precio del producto produc para este
o servicio to o
servici producto o servicio
o

De los anteriores cuáles son sus productos más importantes y cuales los secundarios?

Los productos que vende son materias primas para transformación? Si : No: Son productos semielaborados?
SI: No:

Son productos terminados: Si: No:

Cuál o cuáles son sus productos más rentables:

Sus productos cuentan con una ficha técnica: Si: No:

En qué nivel de precio se encuentran sus productos o servicios con relación a sus competidores?
Por encima de la Al nivel de la Por debajo de la
competencia competencia competencia
Como determina el precio de su producto o servicio:
Por la competencia: Costeo parcial: Costeo total:
Cuantos clientes permanentes registra
Cuantos ocasionales?
actualmente?
A través de qué sistema captura nuevos clientes
Referidos Familiares Conocidos
Qué sistema de promoción utiliza para dar a conocer sus productos o servicios?
Catalogo / portafolio/
Volantes/ pasacalles / Perifoneo
mostrario
tarjetas de
Degustaciones Otro cual?
presentación
El cubrimiento del mercado es:
Local Regional Departamental
Describa ampliamente su(s) cliente(s):
Existe una estrategia del servicio al cliente :Si: No: En qué consiste:
Cuantos competidores directos tiene : Cuantos competidores indirectos tiene:
Identifica claramente a sus competidores: Si No: Porque?
Cuenta con documentos de registro comercial? (como orden de compra – solicitud de pedido al almacén –
despacho de mercancía en almacén – Entrega de mercancía al cliente – Expedición de factura de compra –
Recibo de pago ) Si: No: Por qué?
Nombre de mi Productos o servicios
Ubicación
competidor de mis competidores

Calidad de sus Ventajas de

Desventajas de mis
productos o mis
competidor
servicios competidores
es
 Días de plazo

Arriendo

za para hacer la investigación:

Sugerencias externas

tentada? SI: No:

ctos o servicios al cliente:

Condiciones técnicas en que

entrega el producto o servicio

(embalaje- empaque-servicio)

Que problemas
tiene en su
comercialización

ales los secundarios?

ón? Si : No: Son productos semielaborados?

on relación a sus competidores?

No tiene competencia
 Criterio personal:
ales?

Apoyos institucionales
tos o servicios?
Telemercadeo

Nacional

ste:
dores indirectos tiene:

compra – solicitud de pedido al almacén –

liente – Expedición de factura de compra –

Precios de sus productos o

servicios
6. ASPECTOS FINANCIEROS
Maneja sistema contable?
Manual: Sistematizado:Siigo
Si: No:si
Dispone la organización de un computador: Si : No: si De que programas dispone?
Maneja documentos contables?
Cuales:
Si: No:
En cuantos días se encuentra la recuperación
Elabora estados financieros?
Cada cuanto? real de
Si : No: cartera?
Tiene un crédito la
Con que entidad financiera?
organización? Si; No: No
Monto del crédito: Plazo: Interés:
Ha recibido apoyo financiero de entidades de Cooperación
Cuáles?
internacional? Si: No:
Actualmente está ejecutando un proyecto con recursos financieros de cooperación
nacional o internacional? Si: Qué Entidad?
No:
Presento Declaración de renta (revisar los últimos 2 años) Si: No: Por qué?
Esta al día en el pago del IVA( revisar los 3 últimos meses ) Si: No: Por qué?
 Externo:
as dispone?

se encuentra la recuperación

Valor de la cuota: $

Porque valor?
 7. ASPECTOS DE MEDIO AMBIENTE
Aportar a la conservación, protección o Contribuye al uso y aprovechamiento sostenible
restauración de ecosistemas estratégicos de la de los recursos naturales y el medio ambiente: Si:
región. Si: No: No: Cómo?
Cómo?
Minimizar los impactos negativos del sistema Qué tipo de contaminación genera sobre el medio
de producción sobre el ambiente : Si: No: ambiente?
Cómo?
 OBSERVACIONES Y DIAGNOSTICO POR AREAS

1. INFORMACION DE LA ORGANIZACIÓN:

Datos Complementarios y Observaciones:

Diagnostico:
2. COMPOSICION, ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION:

Datos Complementarios y Observaciones:

Diagnostico:
3. TALENTO HUMANO Y BENEFICIARIOS DE LA ORGANIZACIÓN:

Datos Complementarios y Observaciones:

Diagnostico:
4. ASPECTOS TECNICOS – PRODUCTIVOS

Datos Complementarios y Observaciones:

Diagnostico:
5. ASPECTOS COMERCIALES
Datos Complementarios y Observaciones:
Diagnostico:
6. ASPECTOS FINANCIEROS
Datos Complementarios y Observaciones:
Diagnostico:
7. ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES
Datos Complementarios y Observaciones:
Diagnostico:
Concepto general del resultado del diagnostico realizado a la organización:

Nombre y Firma del Responsable: Nombre y Firma :