TEMA 28

OFIMÁTICA
PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CÁLCULO.

INTRODUCCIÓN
En este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos básicos de la ofimática, a
través de sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas de
tratamiento, almacenamiento y archivo de documentos, así como las hojas de cálculo.
Los objetivos a alcanzar en este tema serán los siguientes:
- Conocer las funciones básicas de los procesadores de texto
- Comprender el significado de las bases de datos y su utilidad.
- Comprender las funciones de una hoja de calculo.

1. PROCESADORES DE TEXTO

1.1. Concepto

Un procesador de textos es un programa de aplicación que permite a un ordenador

procesar textos. Los programas de tratamiento de textos permiten manipular
documentos y crearlos.

Software es, según la definición que hace una enciclopedia electrónica de muy
extendido uso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de
instrucciones responsables de que el hardware, es decir, la máquina, realice su tarea". Y
un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para
"procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato
específico y enriquecerlos de mil maneras.

Podemos decir que las antiguas máquinas de escribir fueron las antecesoras directas de
los actuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no había más que echar
mano de los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etcétera. Con
el agregado de que cada versión era una y sólo una, aunque se hubiera usado papel
carboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versión del texto significaba
escribirlo de nuevo.

Hacia el inicio de la década de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores

electrónicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en el
trabajo con textos; y no como los actuales PC, que pueden también correr otro tipo de
programas, ya sea de diseño, de cálculo, etcétera. Estas primeras máquinas electrónicas
permitían la manipulación de un texto mediante su visualización en una pantalla, de
manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de impresión.
Éste fue en verdad un gran paso, pues el usuario podía, en pantalla, cortar palabras,
acomodar párrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otras funciones sencillas. El
problema era que aprender a usar estas máquinas resultaba complicado y el equipo era
costoso.

En la década de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de

procesadores de texto, diseñados para usarse en computadoras personales (PC). Se
trataba de simples editores que permitían mover palabras, cortar párrafos, reacomodar
textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar
palabras.

Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los

correctores ortográficos, los diccionarios, los diccionarios de sinónimos y las funciones
"macros", con las que se facilitaba la automatización de la ejecución de tareas
repetitivas. Los programadores dotaron a sus nuevas creaciones de herramientas para la
elaboración y edición de notas, tanto al pie de página como al final del fichero. Hubo
herramientas para la ordenación de listas, la generación de índices, la producción de
tablas de contenido, la aplicación de ecuaciones científicas, y los famosos métodos de
línea roja, con los que es posible encontrar en un instante errores que de otra manera
llevaría mucho más tiempo localizar.

Más adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creación y

edición de todo tipo, de gráficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de
hipertextos y mucho más. Actualmente es posible producir, con un solo procesador de
textos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes programas de diseño, de edición,
hojas de cálculo, etcétera, e incluso podemos elaborar elementales productos
multimedia y publicarlos en Internet.

1.2. La interfaz gráfica

El proceso de incluir tantas funciones en un solo programa generó un grave problema:

cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin obligarlo a hacerse de
un complejo manual o a tomar un curso especializado. La solución vino con el uso de
interfaces gráficas. La interfaz de usuario, o interfaz gráfica de usuario, es la forma
como aparecen en pantalla los comandos de un programa: por medio de botones,
colores, símbolos y ventanas.

La interfaz tiene dos principales "misiones": la primera es informar al usuario acerca de

los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven, y la segunda es brindar la
posibilidad de elegir entre las distintas opciones.

Ahora revisemos brevemente la interfaz de un procesador de textos muy popular.

Debemos hacer notar que, dada la flexibilidad que existe para que el usuario
"personalice" la interfaz, es decir distribuya a su gusto los elementos que la componen,
el ejemplo que usamos es sólo una posibilidad dentro de las muchas para que aparezcan
ordenados en la pantalla los elementos de la interfaz.

De manera sintética, la interfaz consiste en un área de trabajo rodeada por diferentes

barras en las que se encuentra dispuesta una buena cantidad de botones. En la parte
superior tenemos la Barra de título del programa, que nos indica el nombre del
programa que utilizamos así como el del archivo con el que estamos trabajando.
La Barra de menús está compuesta por botones que, al click, despliegan una oferta de
funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de menú porque pone a nuestra disposición
diversas opciones, entre las que podemos elegir.

Al hacer click en alguno de los botones que componen la Barra de herramientas

"estándar" se activa una determinada función: pegar, cortar o copiar texto, imprimir,
guardar, etcétera. El método para aplicar una función consiste en bloquear la sección del
texto que se quiere modificar y hacer click en el icono correspondiente a la función
deseada. La Barra de herramientas formato contiene funciones que modifican las
características de la fuente o tipo de letra con que está escrito el texto, así como el
tamaño y la alineación de los párrafos. Con las funciones agrupadas en esta barra
también es posible alterar el color del texto y subrayar palabras, como si usáramos un
marcador fluorescente en una hoja impresa.

Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las características de las
imágenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas de palabras
rodeen a las imágenes, que queden detrás o delante de ellas o hacer semitransparente la
imagen y colocarla como fondo de la página.

La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tan
minuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la información contenida
en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el usuario puede
armar sencillas páginas Web, listas para ser publicadas en Internet. La Barra
portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de texto que el
usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven para colocar
objetos en la página, alinear columnas de texto u otros elementos similares.

El área de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance y estado
de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cómo se verá nuestro texto una
vez impreso. Una función muy útil para los usuarios que no tienen mucha experiencia
en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puede recurrir en
momentos difíciles mediante el planteamiento de preguntas con un lenguaje sencillo
acerca de cómo utilizar las distintas herramientas.

La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda y viceversa a

lo largo del documento que tenemos en pantalla, y además contiene algunos botones
que nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.

En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuario
diseñar imágenes más o menos complejas, además de esquemas, cuadros analíticos y
organigramas, recursos todos ellos cuya aplicación en las necesidades cotidianas del
maestro es muy frecuente.

En la Barra de estado podemos localizar información tal como el número de páginas

totales de nuestro texto, la página en la que nos encontramos, la línea, la columna, etc.
Finalmente, la Barra de estado no corresponde al procesador de textos sino al sistema
operativo: en ella se despliega información acerca de los programas (incluyendo nuestro
procesador), así como la hora y fecha actuales y otros datos que van más allá de lo
relativo a nuestro escrito.
1.3. Tablas de caracteres del entorno Windows

Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de
256 caracteres y que no contiene ni mayúscules acentuadas ni otros caracteres
necesarios para otros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI,
la cual si que posibilita estas opciones.

Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la
oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan
caracteres extraños.

1.4. Los tipos de letra de Windows

Windows permite manejar un gran número de tipos de letras distribuidos con el propio
Windows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows se
pueden clasificar en función de varios criterios:

1.4.1. Aspecto

1. Con Serif. Son letras que tienen una base, como por ejemplo la Times.
2. De palo. Son letras sin base, como por ejemplo la Arial

1.4.2. Espaciado

En una máquina de escribir o un procesador de texto no gráfico, todos los caracteres

ocupan la misma anchura: una "i" ocupa lo mismo que una "m". En Windows,
normalmente se utilizan los tipos de letra proporcional, donde una "i" es más estrecha
que una "m".

Por tanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de
columnas de texto, porque el número de letras que caben en una columna depende de lo
que se haya escrito. Para alinear el texto en columnas habrá que recurrir a los
tabuladores o a las tablas.

1.4.3. Técnica de generación de los caracteres

- Mapa de bits. El tipo de letra es una matriz de puntos. Al aumentar el tamaño de

los caracteres, estos puntos se hacen más evidentes y las letras aparecen
'recortadas'.
- Vectorial y True Type. El tamaño de la letra se ajusta internamente por un
sistema de vectores. Así conserva siempre la máxima resolución que soporten la
pantalla y la impresora.
- Tipo de impresora. La impresora normalmente trabaja con los tipos que le
envían las aplicaciones, pero también dispone de unos tipos propios. La ventaja
de trabajar con los tipos de la impresora reside en que se acelera mucho la
impresión. Sin embargo, tiene algunos inconvenientes:
 a) La imagen en pantalla puede no coincidir plenamente con el texto que se
imprimirá.
b) Los tipos de impresora son, normalmente, de espaciado fijo.
c) Algunos caracteres pueden no ser soportados por la impresora, con lo cual se
verán bien en la pantalla, pero se imprimirán erróneamente.

1.5. La pantalla

Como hemos apuntado anteriormente, los procesadores de texto para Windows

presentan un aspecto común, en los que la pantalla aparece dividida en varias partes de
arriba a abajo:

 Barra de título. En ella aparece el título del programa y del archivo en el que se
está trabajando.
 Barra de menús. En ella aparecen las opciones del menú principal, que dan
acceso a todas las funciones del programa.
 Barra de herramientas. Está compuesta por iconos que dan acceso a las
funciones más utilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el
usuario puede decidir cuáles son los iconos que se muestran e incluso disponer
de varias barras de herramientas alternativas para las diferentes fases del proceso
de edición: edición normal, elaboración de gráficos, corrección, etc. Algunos
programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.
 Área de edición. Es donde se escriben los documentos.
 Barra inferior. En ella aparece información diversa sobre el documento, la
tipografía que se está utilizando, el punto del documento en el que se encuentra
el cursor, etc.

Los modernos procesadores de texto disponen de varias modalidades de visualización

de los documentos. La modalidad de más calidad, es una visualización de tipo
WYSIWYG (What You See Is What You Get), que significa que el documento una vez
impreso tendrá el mismo aspecto que el que aparece en pantalla. En la modalidad de
menos calidad o borrador se obvian algunos elementos, sobre todo gráficos, adornos y
cabeceras y pies de página en general, para acelerar la visualización del documento que
se está editando. Algunos programas permiten además la modalidad de esquema. Esta
es una herramienta muy potente que permite modificar fácilmente la organización del
documento al mover y cambiar el estilo asignado a grandes bloques de texto.

1.6. Edición básica

Todos los procesadores para Windows permiten manejar bloques. Un bloque es un

fragmento de texto marcado mediante uno de los siguientes procedimientos:

 Pinchar y arrastrar con el ratón. Se coloca el cursor con el ratón en el punto de

principio del bloque que se quiere marcar y, sin soltar el botón izquierdo,
arrastrar el ratón hasta el punto final del bloque. En ese momento se debe soltar
el botón.
 Con el teclado. Se coloca el cursor al principio del bloque y manteniendo
pulsada la tecla Mayus se lleva el cursor hasta el final del bloque. Cuando se
llegue se debe soltar la tecla.
A partir de este momento se puede acceder a varias funciones:

 Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se
puede pegar en este o en otros documentos
 Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situación actual.
 Asignar formato de texto al bloque, etc.

Dar formato a un texto significa, en términos generales, fijar los parámetros que
definirán su aspecto, desde el tipo de letra a su alineación en la página. Este apartado
hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto de fragmentos de texto
que queremos diferenciar del resto del mismo.

Hay dos maneras de definir el formato o aspecto del texto:

 Activando la opción deseada en un punto determinado, con lo cual el texto que

se añada a partir de la posición del cursor adquiere el nuevo formato hasta que
se introduzca otra opción alternativa. Por ejemplo, si activamos el subrayado
todo el texto escrito desde este punto aparecerá con ese aspecto hasta que lo
desactivemos.
 La segunda y más recomendable, es dar formato a bloques de texto previamente
seleccionados, activando la opción deseada posteriormente, con lo cual sólo
modificamos el aspecto de ese bloque.

El tamaño del papel, la orientación vertical o apaisada, el número de columnas... Todas

estas opciones hacen referencia a unos aspectos del trabajo con procesadores de texto
que en gran parte se definen antes de iniciar un documento. En general, son aspectos
independientes del formato del texto que se va a escribir y tienen más que ver con el
tipo de trabajo que se va a realizar. Sus modificaciones no afectan al texto escrito ni a
sus atributos.

Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos los
párrafos tienen la misma importancia, sino que unos párrafos componen el cuerpo
principal del texto, mientras que otros actúan como títulos de capítulo, de apartados o de
subapartados o como partes de una enumeración. Para resaltar la función de cada uno de
los párrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces -
negrita, cursiva,...-) o de párrafo (alineación, interlineado respecto a los párrafos
previos, etc.). Esto puede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los
párrafos, pero este es un proceso muy lento y propenso a los errores.

Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de
párrafo. Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado
tipo de párrafo que se incluyen en el código no visible del archivo. De esta forma puede
determinarse, por ejemplo, que los títulos de apartado se harán con una Arial con cuerpo
14 y en negrita y que el texto estándar será TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin
realces. Bastará con indicarle al programa qué párrafos son títulos de apartado y cuáles
son texto estándar para que el programa les aplique automáticamente el formato que se
ha definido previamente.

La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo de texto, ya que son la
base para algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:
  Esquemas. La visualización del documento en modo esquema se basa en una
definición previa de jerarquía de los estilos, de forma que hay que definir cuál es
el estilo que ocupa el nivel jerárquico superior (por ejemplo, título) y cuáles son
los siguientes (por ejemplo, apartado y subapartado).
 Índices. La misma jerarquía de estilos se utiliza para generar automáticamente
los índices de contenido de un documento.

Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han
definido en un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros
documentos en el futuro.

Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de página
y algunos estilos de párrafo. Todos los documentos están creados bajo las
especificaciones de una plantilla.

Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele ser una página en blanco,
pero los procesadores de texto poseen muchas otras. Muchas de ellas contienen
encabezamientos gráficos y texto predefinidos en vistas a editar fácilmente documentos
vistosos de diversas índoles, tales como informes, fax, agenda, artículos en columnas,
calendarios, etc. Además, se pueden crear plantillas nuevas o modificar las existentes si
no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Las modificaciones realizadas en el
formato del documento o de la página no alteran la plantilla y solo afectan al documento
actual.

Un esquema es una visualización de la estructura de un documento desde el nivel

superior que se va expandiendo en forma de ramas de árbol hasta el nivel último. Cada
nivel (apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta
llegar al último (que correspondería al texto del cuerpo del documento).

Son muy útiles a la hora de organizar la distribución de los apartados en un documento

largo. Permiten mover y cambiar la jerarquía de grandes bloques de texto.

Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una
verificación ortográfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores
ortográficos comparando una a una las palabras del documento con un diccionario
interno. El que se pase la verificación ortográfica no asegura que no haya errores
ortográficos. En general, si una palabra existe en el diccionario, aunque esté mal escrita
en el contexto, no será detectada como errónea (por ejemplo se considerará correcto si
aunque la forma correcta en el contexto fuese sí). Por contra, una palabra escrita
correctamente será detectada como errónea si no se ha separado de un punto o una coma
anterior o si la forma gramatical no está recogida en el diccionario.
Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelen
guardar las palabras más usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot,
que pueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona
cuando una palabra es detectada como errónea.

Los procesadores de texto permiten incluir imágenes de la mayoría de formatos gráficos

más habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias librerías
de imágenes en formato propio.
Además, se puede pegar directamente cualquier imagen que esté en el portapapeles,
incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando en
Windows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles o
Alt-PrintScreen que copia sólo la ventana activa.

Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de
combinar un documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar
esta fusión de archivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la
información contenida en un documento, como una carta o un informe. El típico
ejemplo es la realización del mailing o redacción de una carta que es enviada a distintos
destinatarios, personalizando para cada uno de ellos el nombre y la dirección. Con esta
función también se pueden imprimir etiquetas postales. La fusión con WordPerfect
permite imprimir también los sobres.

Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada por
registros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de cálculo o
una base de datos se adaptan a esta estructura y son válidos como archivo de datos.

2. BASES DE DATOS

2.1.Concepto
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en
campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada
como de forma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de
información. (Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios
cursos)
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varía
según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda
explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la
información sigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los
datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se
informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama
gestor de datos, que permite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de
campos).
El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor de
base de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,
parados, u Oracle.
2.2. Características
Son las siguientes:
 Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa
y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos.
 Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de
duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor
aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias
entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos
contradictorios.
  Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad
de los datos.
 Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los
registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.
 Permite realizar un listado de la base de datos.
 Permiten la programación a usuarios avanzados.

2.2. Introducción de datos

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:
 Vídeo: secuencias de imágenes.
 Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.
 Sonido: archivos de audio.
 Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.
 Numéricos.
 Alfanuméricos.

2.3. Funcionalidades
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
 API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados
acceder a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
 Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos
Sistemas gestores de bases de datos.
 Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y
consultas en la base de datos.
 Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para
establecer parámetros personalizados.

3. HOJAS DE CÁLCULO

3.1. Concepto y funcionalidades

Su función es realizar operaciones matemáticas. Permite procesar números y ayuda a

realizar cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican manipular
muchos números y realizar muchas operaciones numéricas. Los más populares son las
hojas de cálculo electrónicas que fueron diseñadas para reemplazar las hojas tabulares
usadas en contabilidad.

Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten una
infinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo se
pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123,
WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.
Se forma por columnas, filas y celdas formadas por la intersección de ambas.
Las columnas se denominan con letras y las filas se denominan con números ya que es
fundamental la identificación para poder realizar la inserción de datos. Así las celdas se
identifican con una letra, correspondiente a la columna y el número correspondiente a la
fila.
El tamaño de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las
columnas mientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el ancho,
teniendo en cuenta que al modificar el ancho de columna modificamos el ancho de todas
las filas de esa columna e igual ocurrirá si modificamos las filas.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo asigna
directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda
referido al aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo trabajar con un
conjunto de celdas (se denomina “rango de celdas”) aplicando una función a todo el
conjunto.

Los principales elementos de trabajo son pues:

 Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.

 Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números,
que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.
 Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.
 Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras,
que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene
la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así
sucesivamente.
 Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen los
gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una Celda se nombra
mediante el nombre de la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la
Celda que es la intersección de la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.
 Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la Celda de
una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta. Es decir Celda inicial y Celda final del rango, separadas por dos
puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5,
D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones comunes de las hojas de cálculo son las siguientes:
 Alto y ancho de celdas.
 Formato de números.
 Borde de las celdas.
 Selección de rangos.
 Relleno de rangos.
 Orientar el texto

3.2. Selección de elementos

Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella. Para seleccionar
una Fila completa, se hace un click sobre el Título de la Fila. Para seleccionar una
Columna completa, hacemos un click sobre el Título de la Columna.

Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado método del drag and drop
(arrastrar y bajar): Presionamos el botón izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la
selección (una esquina), y con éste presionado desplazamos o arrastramos el mouse
hasta que llegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.

Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos,

como veremos más adelante los archivos de Microsoft Access se denominan bases de
datos y los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual
que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentra
albergada la información; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartir la
información que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer
simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla.

3.3. Excel ´97

Excel 97 además de funcionar como una típica Hoja de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos
tipos de objetos la Hoja de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadas con
éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de cálculos existen dos
conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de
un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas los estados de la República
Mexicana-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo
números de habitantes.

Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.

Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows
correctamente, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al submenú Programas y luego
hacer click en la opción Microsoft Excel.

3.3.1. Barras de herramientas

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del
modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo,
pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras de herramientas
personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.
Las barras de herramientas que se creen o se personalicen estarán disponibles en todos
los libros del sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientas personalizada
esté disponible en un libro determinado, podemos asignar la barra de herramientas al
libro.

 Barra de menús de la hoja: La barra de menús es una barra de herramientas especial

situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús como Archivo,
Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús y comandos para
trabajar con hojas de cálculo.

Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la

barra de menús de gráficos. Puede personalizar las barras de menús exactamente igual
que cualquier barra integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones y menús.
Algunos comandos de menú tienen imágenes junto a ellos, de modo que puede
asociarse rápidamente el comando con el botón de la barra de herramientas
correspondiente. Si deseamos ejecutar un comando con más facilidad, podemos crear un
botón en la barra de herramientas, utilizando el cuadro de diálogo Personalizar.

La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de control, Archivo, Edición,
Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, ?.

 Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir,

Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar,
Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas
Web, Auto suma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente
para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.
 Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de
fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la
derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares,
Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría,
Bordes, Color de relleno, Color de fuente.
 Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes íconos: Modo
Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de
comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar,
Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles.
 Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes íconos: Dibujo, Seleccionar
objeto, Girar libremente, Auto formas, Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse, Cuadro de
texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea, Color de fuente, Estilo de
línea, Tipo de línea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.
 Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos del gráfico,
Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos, Por
Filas, Por Columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo ascendente.
 Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes íconos: Atrás, Adelante,
Detener, Actualizar, Página de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo
la barra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de herramientas es la que está
en la figura 23, y es semejante a la de un navegador de Internet.
 Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes íconos: Insertar WordArt,
Modificar texto, Galería de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt, Girar
 libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt,
Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt.

Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al menú Ver, luego al
submenú Barras de herramientas, y a continuación hacemos un click en la opción con el
nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A este submenú
podemos entrar también clickeando cualquier barra de herramientas con el botón
derecho del mouse.

El submenú Barras de herramientas también presenta una opción llamada Personalizar.

Esta opción abre una caja de diálogo con el mismo nombre, la cual posee tres fichas. La
primera ficha, llamada Barras de herramientas, posee un cuadro de lista en el cual se
alojan todos los nombres de las barras de herramientas. En este cuadro de lista hay más
barras de herramientas que las que podemos encontrar en el submenú Barras de
herramientas. También posee cinco botones referentes a las barras de herramientas de
Microsoft Excel.

 Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismo

nombre.

3.3.2. Operaciones básicas

 Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al menú Archivo y luego
clickear la opción Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el que tiene dos fichas:
General y Soluciones hoja de cálculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se
creará un libro nuevo.
 Para abrir un libro de Excel 97 entramos al menú Archivo y luego hacemos un click
sobre la opción Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón Abrir de la barra de
herramientas. Aparecerá una caja de diálogo denominada Abrir que se divide en
cinco partes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual
podemos seleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La
segunda contiene varios íconos útiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en
Favoritos, Agregar a Favoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa,
Comandos y configuración. Estos íconos se dividen en cuatro grupos.

El botón Subir un nivel es el único que contiene en el primer grupo, y se utiliza para
subir un nivel de carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres íconos y son
utilizados para buscar en la Web. Los próximos cuatro botones están en el tercer grupo
y son utilizados para la visualización de los archivos que contiene la carpeta actual. El
último icono, Comandos y configuración, representa al cuarto grupo y despliega un
menú con diversas opciones acerca del tema.

La parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, y
también para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, que
son Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la apertura
del archivo), y Avanzada, que se utiliza para la búsqueda avanzada de archivos. La parte
inferior de la caja de diálogo Abrir también se utiliza para la búsqueda de archivos. Para
ir a esta caja de diálogo también podemos presionar la combinación de teclas Ctrl+A.

 Para cerrar un libro vamos a la opción Cerrar ubicada en el menú Archivo.

 Para guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos reemplazarlo,
simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar, o bien
hacemos un click sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar
(figura de diskette)

Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente, podemos ir a

la opción Guardar como del menú Archivo, la cual presenta una caja de diálogo llamada
Guardar como. Si el documento no tiene nombre pero igualmente vamos a la opción
Guardar, también aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Este cuadro de diálogo es
muy parecido al de Abrir. La única diferencia que posee es que no tiene las opciones de
búsqueda de archivos. Para entrar a esta caja de diálogo también podemos presionar
Ctrl+G.

Si deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente vamos al menú
Archivo y clickeamos la opción Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente
que nos ayudará a hacerlo.

 Para especificar opciones acerca de la página, vamos al menú Archivo y clickeamos

la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas:
Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.
 Para establecer el área de impresión en el menú Archivo hay un submenú llamado
Área de impresión. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, éste se despliega, con
dos opciones referentes al área de impresión de Excel 97.
 Para visualizar un libro en Vista preliminar, clickeamos la opción Vista preliminar,
la que está ubicada dentro del menú Archivo. Cuando lo hacemos, se abre una
ventana en la cual se ve cómo va a quedar la hoja seleccionada antes de imprimirse.
Sobre esta vista se ubican varios botones, como ser: Siguiente, Anterior, Zoom,
Imprimir, Configurar, Márgenes, Saltos de página, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la
Vista preliminar del libro actual, hacemos un click sobre el botón Vista preliminar
de la barra de herramientas Estándar (la hoja con lupa).
 Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al menú Archivo y
clickeamos la opción Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:

- Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a

imprimir el libro
- Intervalo de páginas e Imprimir, en las que podemos decirle a Excel qué es lo
que queremos imprimir, por ejemplo, varias páginas consecutivas o no
consecutivas, una selección, el libro entero, etc
- Copias, donde podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir
- La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar (que imprime lo
especificado), Cancelar (que cancela la orden de impresión y cierra el cuadro de
diálogo)
- Vista previa, que entra automáticamente a la Vista preliminar

Para entrar a la caja de diálogo Imprimir también podemos hacer un click en el icono
Imprimir de la barra de herramientas Estándar: o presionar Ctrl+P.

 Para enviar un libro por correo electrónico y otras opciones accedemos al menú
Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.
 Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opción Propiedades que se
encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5
fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 97 (obviamente

poseyendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

 Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de

la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción
Maximizar.
 Minimizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de
la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción
minimizar.
 Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón
Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o
bien, en el menú control, elegimos la opción Restaurar.
 Mover la ventana de Excel 97: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana
está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un
drag and drop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este método ya fue explicado)
sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de
control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
 Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop (arrastrar
y bajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al
menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos
hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
 Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo sólo debemos presionar su
botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la
misma soltamos las teclas.
 Cerrar: podemos optar por cuatro formas:

- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar

- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4
- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir
- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 97