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Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas.

Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y
exportación de datos

Access. Principales funciones y utilidades

Una base de datos, abreviado en singular BD y en plural BBDD, es un programa capaz de almacenar una gran
cantidad de datos relacionados y estructurados que pueden ser consultados rápidamente de acuerdo con las
características selectivas que se deseen. En Access encontraremos:

• Tablas para almacenar datos.

• Consultas para buscar subconjuntos que nos interesen de ellos.
• Formularios e informes para analizar o imprimir datos con diseños específicos.
• Páginas webs de acceso a datos para ver o editar datos desde Internet o intranet.

+ INFO ¿Qué es intranet? Red informática interna de una empresa u organismo basada en los estándares de
Internet en la que los ordenadores están conectados a uno o varios servidores web.

Conceptos básicos sobre una base de datos:

• Redundancia: Son datos almacenados en distintos puntos de la base de datos. Aunque a veces sea necesario,
se debe minimizar. El objetivo es tener datos interrelacionados, pero sin redundancias. Uno de los
problemas de la redundancia de datos es la reducción de la capacidad de almacenamiento, dado que la
implementación de dicha redundancia requiere la duplicación de los conjuntos de datos almacenados en
tablas.
• Integridad: Significa que si un dato está en distintos puntos y se elimina o edita, se hace en todos esos sitios.
• Transacciones con recuperación: Permiten recuperar pérdidas de información por fallos del sistema.
También permiten la actualización síncrona (al mismo tiempo) de las pantallas cuando distintos usuarios las
comparten.

Aspectos importantes sobre Access:

• El lenguaje usado en las consultas de Access es SQL, Structured Query Language, es decir, Lenguaje de
Consulta Estructurada.
• Access trabaja en local (nuestro ordenador) y no requiere de conectividad a Internet de ningún tipo.
• Funcionamiento de Access. La base de datos Access como tal no existe; es solo la interfaz que facilita a los
usuarios el uso y la manipulación de los datos que muestra. Lo que sí existe son:
o Archivos de extensión .accdb
o Motor llamado ACE (Access-Control Entry) que accede a esos archivos.

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• Todos los SGBD permiten añadir, editar o eliminar datos y relacionarlos entre sí o con otras bases de datos a
través de un campo común, de ahí que la mayoría de las bases de datos basen sus softwares con un enfoque
relacional.
• Un disparador o trigger no es una funcionalidad implementada en Access, pero sí afín a las bases de datos.
Un trigger se ejecuta cuando sucede algún evento (insertar, actualizar, borrar) sobre las tablas a las que se
encuentra asociado.
• Compactar y reparar en Access: La compactación realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de
almacenarlo en el disco. Cuando se eliminan datos, se pueden fragmentar ocupando espacio en disco de
forma innecesaria. La compactación corrige estos errores de fragmentación en la estructura de la base de
datos. Cuando una base de datos ha sufrido daños, al intentar abrirla, Access nos ofrecerá la opción de
compactarla. Si una base de datos se comporta de forma irregular, se ha de compactar.

Otras consideraciones a tener en cuenta:

• Las herramientas que hacen falta para trabajar con una base de datos son tres: un equipo, un medio que
soporte los datos y un software que nos permita acceder a la información. Por soporte de almacenamiento
de datos nos referimos al medio de almacenamiento, es decir, el material físico (ejemplo: disco duro) donde
se almacenan los datos para que puedan ser procesados por un software de base de datos como Access.

• Cuando tratamos con datos, no solo se buscan, sino que se quieren en tiempos admisibles. Para lograr
rapidez no solo se depende de un equipo potente, sino de que los datos tengan una organización lógica y
eficaz.
• Limitación de acceso. No todos los usuarios deben tener acceso a todo. Existen protección de acceso por
medio de claves y cifrado de datos.
• Evolución: Antaño las interfaces eran solo de caracteres (números y letras); en cambio, ya hay interfaces
gráficas que permiten todo tipo de datos: gráficos, imágenes, sonidos, etc.

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Modelos de SGDB
• Modelo jerárquico o árbol: Hay un registro raíz del que dependen N registros de menor nivel. A su vez, estos
N registros pueden tener M nuevos registros dependientes de un nivel inferior. Este modelo sigue la regla de
que un dato hijo no puede existir sin su dato padre, por lo que, si se elimina un dato padre, se elimina todo
lo que penda de él. Además, la relación es uno a uno, por lo que un dato hijo solo puede tener un único dato
padre. Ejemplo: Dos fábricas de leche (registros padres) venden cada una su producto a un supermercado
(registros hijos) distinto cada una.

• Modelo en red: Este caso se diferencia del modelo anterior en que un registro hijo puede tener cualquier
número de registros padres. Ejemplo: Un supermercado (registro hijo) puede vender la leche de más de una
fábrica (registro padre). En este caso, el registro hijo (supermercado C) tendría dos registros padres (las dos
fábricas).

• Modelo relacional: es el modelo convencional por medio del cual se accede a los datos a través de tablas
compuestas por filas y columnas. Conviene hablar de sinónimos:

o Una tabla es lo mismo que una relación (relación de datos) y es lo mismo que un archivo-secuencia
(secuencia de datos).
o Una fila es lo mismo que un registro. A veces, también se denominan tupla.
o Una columna es lo mismo que un campo y, en ocasiones, se le denomina atributo. Veremos que, en
Access, un campo tendrá siempre, al menos, definidos dos elementos: el tipo de campo y su
nombre.

Existen dos sistemas de base de datos relacionales:

1. Base de datos con archivos simples: Toda la información relacionada se alberga en una única tabla.
2. Base de datos relacional: La información utiliza varias tablas con relaciones entre ellas. Es el caso de
Access.
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Una tabla se compone de un número variable de registros (filas), las cuales contiene un número también
variable de campos (columnas). ¿Qué es, pues, la intersección entre una fila y una columna? Muy sencillo: un
dato. La tabla es la forma de representar una relación o secuencia. La importancia de las tablas está en los
datos que las componen:

o El campo es la categoría de información. Por ejemplo, los apellidos de todos los usuarios de
simplificatusopos.
o El registro es toda la información para un elemento concreto de la tabla. Por ejemplo, los datos del
alumno apellidado García Moreno.

En Access podemos no solo trabajar con tablas completas, sino que podemos crear lo que se denominan vistas sobre
el conjunto de tablas existentes. Las vistas constituyen una parte de una o más tablas de nuestra base de datos. Una
vista es una imagen lógica de una información concreta de una base de datos y, por ello, no necesariamente se ha de
corresponder con la imagen física (estructura real) de la tabla o tablas de las que toma los datos. Son características
de las vistas:

- No almacenan información, sino que solo pintan los datos que se desea constituir en la vista.
- Los datos se actualizan ante cambios: nuevos registros, ediciones, borrados, etc.
- Son tablas virtuales que sirven para tener un subconjunto de datos preparados para hacer consultas sobre
ellos.
- Son útiles para poder aplicar gestión de permisos, es decir, podemos limitar la visión de usuarios a partir de
las vistas generadas en nuestra base de datos.

Ejemplo: A partir de la Tabla clientes, creamos una vista de dicha tabla únicamente con los campos Id cliente y
Nombre. Esta vista nos puede servir además para limitar los permisos de un usuario que se aplica a la imagen lógica
con respecto a la imagen física.

Conceptos básicos sobre el enfoque relacional

Un dominio en base de datos es un conjunto de valores de un mismo tipo (tipo fecha, tipo texto, tipo moneda, etc.)
caracterizados por un nombre (fecha de nacimiento, empresa, trabajador, etc.). El dominio es el listado de todos los
posibles valores que puede tomar un campo. Ejemplo. Si tenemos un campo de tipo «texto corto» que solo puede
tomar 4 valores (por ejemplo, las opciones de una respuesta de un examen tipo test), el dominio lo conforman 4
valores.

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Como es posible relacionar dos tablas, la relación afecta a los dominios. ¿Cómo se calcula el dominio de dos o más
tablas relacionadas? Calculando el subconjunto del producto cartesiano de N dominios. ¿Y qué es un producto
cartesiano? Es la relación de datos a partir de todas las posibles combinaciones que se puedan dar entre ellos. Por
ejemplo, si relacionamos dos tablas de dominios de valor 2 y valor 3, la relación de ambas tablas nos ofrecería un
producto cartesiano de 6 valores. Veamos el ejemplo de forma gráfica:

Tipo de claves en Access:

• Clave primaria o principal (en inglés, primary key): Campo o conjunto de campos que identifican de manera
exclusiva y única cada registro de una tabla. El objetivo de definir un campo como clave principal es impedir
que dos registros tengan el mismo contenido en ese campo clave. Características de una clave primaria:

- No puede tener valores nulos o vacíos.

- Preferiblemente no debe cambiar. Un ejemplo de mala elección de campo clave sería un número de
teléfono de una lista de trabajadores, ya que es un dato que podría cambiar.
- El icono lo representa una llave porque key en inglés significa llave.
- Cuando dos o más campos constituyen la clave principal de una tabla se denomina clave compuesta.

- Aunque en una tabla independiente no es necesaria una clave principal, es recomendable que exista. Sin
embargo, las tablas relacionales sí deben tener una clave principal para que se pueda definir una
relación entre ellas. De hecho, Access utiliza sus campos «clave principal» para reunir rápidamente los
datos de las distintas tablas relacionadas.
- Access crea automáticamente un índice para cada clave principal (veremos más adelante el concepto de
índice).
- Cuando un campo es marcado como clave principal, se marca a sí mismo como un campo requerido, es
decir, que será de obligado cumplimiento. Eso no sucede cuando es del tipo autonumeración, ya que
este tipo de campo se autocompleta de forma automática.

Veremos que en Access hay dos vistas con las que podremos trabajar:

- En la Vista Hoja de datos no se puede borrar un campo que haya sido definido como clave principal,
ya que se emplea para identificar y almacenar las filas de la tabla en la base de datos.
- Solo podremos editar o borrar el campo definido como clave principal en la Vista Diseño.

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• Clave foránea, externa o ajena: Una clave principal de una tabla puede relacionarse con claves externas de
otras tablas. Estas claves externas se denominan también foráneas o ajenas. Las claves foráneas se usan en
una tabla secundaria y coincide con la clave primaria de una tabla primaria relacionada.

Ejemplo: En la siguiente imagen se establece una base de datos de tres tablas con dos relaciones: A-B y B-C.

- A es la tabla primaria de la relación A-B donde A tiene un determinado campo definido como clave
principal y B tiene ese mismo campo definido como clave, pero es denominado clave foránea al ser
la tabla secundaria de la relación A-B.

- A la vez, B es la tabla primaria de la relación B-C donde B tiene un determinado campo definido
como clave principal (puede ser el mismo u otro) y C tiene ese mismo campo definido como clave,
pero es denominado clave foránea al ser la tabla secundaria de la relación B-C.

En pocas palabras, una clave foránea es un campo o grupo de campos de una tabla (secundaria) que
contiene valores que coinciden con la clave primaria de otra tabla (primaria).

Las claves foráneas pueden tener valores duplicados en la tabla secundaria, mientras que para las claves
primarias no es posible. Ejemplo: Un campo Id cliente de la tabla cliente puede aparecer también en la tabla
pedidos. En la tabla cliente es la clave principal y en la tabla pedidos es la clave foránea. Además:

- En la tabla cliente (primaria), el campo Id cliente no puede tener valores repetidos

- En la tabla pedidos el campo Id cliente sí puede tener valores repetidos porque un mismo cliente
puede tener uno o más pedidos:

Tabla clientes Tabla pedidos

Id cliente Nombre Dirección Etc. Id pedido Importe Id cliente Nombre
1 Pascual Calle Sol, 45 1 147,8 1 Pascual
2 RAM Av. Ciencias, 21 2 51,2 1 Pascual
3 Puleva Plaza Flores s/n 3 118,24 2 RAM
4 40,96 3 Puleva
5 94,59 3 Puleva
6 32,77 3 Puleva

En resumen, la clave externa o foránea de una tabla secundaria es la clave principal de otra tabla definida
como primaria.

Por último, definiremos el concepto propagación de una clave. Cuando la clave principal de una tabla entra a formar
parte de otra tabla relacionada, se dice que se ha producido una propagación de la clave. Este campo es la clave
foránea. Una propagación de clave sucede en relaciones 1:1 o en relaciones 1:N, es decir, de una tabla principal a
una tabla secundaria o de una tabla principal a varias tablas secundarias.