TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: VIBRATHER S.A.S

Representante: ROMAN ARANGO

Dirección: CRA 55 # 55 - 55
Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com.

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Juan David Martínez
Fecha: Septiembre 25 de 2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de VIBRATHER S.A.S, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
VIBRATHER S.A.S
Criterios de Auditoria
• SGC de MRC
• Política de Gestión Financiera.
• Política de Logística y Servicio al Cliente
• Manual de Procedimientos
• Políticas Corporativa de MRC.
• Norma ISO 9001:2008
• Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2017
• Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos
M-DR-005
• Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de
2017
• Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2017

Reunión de Apertura:
1 de noviembre de 2017
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
1 de noviembre de 2017
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El
Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y
Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de
Octubre de 2017. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo
y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión
de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área,
además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Superintendencia de Logística
• Supervisor de Logística
• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
EQUIPO AUDITOR DE
GERENCIA DE
CALIDAD
ROMAN ARANGO Experto Tecnico SGC FIRMA
ROGELIO PATAKIVA Ingeniero de Procesos FIRMA
MANUELA BELTRAN Representante de Gerencia FIRMA

AUDITADOS
Mexico Orozco FIRMA
Coordinador laboratorio de Ensayos
e Investigacion
Martina hinguis Coordinador de Analisis y Ensayos FIRMA
Yurimer Garcia Analista Instrumental FIRMA
Calixto Buenahora Analista Fisicoquimico FIRMA
Martin Elias fuentes Fisicoquímico FIRMA
Cartagena Maria Auxiliar Laboratorios FIRMA
Cubides
 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 de noviembre
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunion de apertura Roman Arango Representante Experto tecnico 7:45 a. m.
direccion de sistema. 4,5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado secretaria general 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Witt Coordinador de plantas 10:00 a. m.

almuerzo 12:00 a. m.
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 Margot Zarate Director GDRH 1:30 p. m.
medicion y analisis de mejora James Rodriguez Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunion de cierre Roman Arango Representante Experto tecnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y
cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier
duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes. b- Revisión documental durante la realización

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
 No. Documento revisado
1 Política de Logística y Servicio al
Cliente
2 Política de Gestión Financiera
Instructivos de desarrollo de Ensayos
de laboratorio
3 Manual de Procedimientos. Cap.
Compras y Logística.
Manual de Procedimientos de
Laboratorio
Manual de Documentos de Retención
y Archivo del Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Observaciones del documento
Última actualización 18 de julio 2015
Última actualización 5 de enero 2015 I-EL-
002 Carpetas de Protocolos e Instructivos
Última actualización 9 de febrero 2016
M-PC-002 Versión Marzo de 2016
M-DR-005 Libros de registro de muestras
Versión Marzo de 2016

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
 LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE VEREFICACION CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
copias controladas del manual
manual de calidad si de calidad
instruciones de trabajo
paso a paso si
tacticamete se entiende que
identificados todos los las solicitudes de trabajo de
planes de trato no laboratoria estan ordenadas
existenresgistros de las
mejoas de accion si
formatos y registros si
se lleva tabla de bitacoras si
existe una metologia
definidad si
la documentacion esta en
documentacion completa si desorden
existen definidos verbalmente conocen el
procesos para realizar procedimiento, pero no esta
tareas si documentado.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimientos política de Falta agregar x
de costos en gestión implementación de
materiales en financiera procedimiento para
bodega y costos en materiales
standby de bodega y standby
2 formato único Cap. Compras No se tiene en cuenta x
de despachos, y logística el formato único de
Manual de despachos y recibo de
procedimientos mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización de x
organizacionales logística y la política de logística,
servicio al cuya última
cliente actualización fue el 18
de julio 2011 y no se
 han agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos
• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se
han agregado los cambios organizacionales del año 2012.

 Conclusiones de la Auditoria:

-Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento

para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
(Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.