Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

MANUAL DE USO GUIA DEL

PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA EN SAP.

Contenido

INTRODUCCION:..................................................................................................................................2
Operando transacción FF67- Extracto de cuenta manual....................................................................3
Paso 1- Creación de archivo con FBL3N como base de datos.............................................................3
Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel..................................................................................6
Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual................................................13
Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual................................................................14
Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual ..................................................................16
TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT.......................................................................20
Proceso de carga al sistema por medio del batch input..................................................................20
VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA..................24
Vista de movimientos ....................................................................................................................24
Fin de proceso.................................................................................................................................25

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INTRODUCCION:
Es primordial en nuestra organización, la aplicación y elaboración de las conciliaciones bancarias,
desarrolladas dentro del ambiente de nuestro sistema SAP.

El presente manual cubre la necesidad de una visión inmediata y acertada en el contexto de nuestra
Organización y del propio sistema SAP.
De cómo efectuar acertadamente este proceso, que es enlace requerido y necesario para otros procesos
como son la determinación de IVA, Flujo de efectivo, Balance General, cierres mensuales, etc.

El presente proceso es desarrollado, debido a que pudiendo ser completamente automatizado, los
bancos en el país, no cuentan con un link de enlace automático, que pudiera enlazar con nuestro propio
sistema.
Lo que implica que este proceso se desarrolle de forma semiautomática, con varios pasos a seguir que
tienden a simplificar el trabajo que se genera tanto, dentro de la oficina central como en las diferentes
obras y proyectos desarrollados en el interior de la Republica.

Este proceso no genera un trabajo adicional o extraordinario a las labores propias ya asignadas, pues
una conciliación de saldos de la cuenta de bancos Vs. El propio banco, vía estado de cuenta bancaria.
Se debe efectuar para cualquier empresa u organización, con los mismos fines que arriba se
mencionan.

Beneficios como organización y áreas de trabajo:

• Vista actualizada de las diferentes chequeras (incluso de obra), dentro del sistema desde
cualquier punto de trabajo.
• Actualización de saldos de cuentas bancarias en línea y tiempo real incluyendo obra.
• Diagnósticos de flujos de efectivo para una planeación financiera de la organización y los
propios proyectos.
• Declaraciones de IVA de forma totalmente automatizada, generación de vista de saldos en
línea y tiempo real.
• Estados financieros reales.

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Operando transacción FF67- Extracto de cuenta manual

Paso 1- Creación de archivo con FBL3N como base de datos.
Para preparar la información o base de datos que se utilizara en la creación de la conciliación bancaria
se solicita desde la transacción FBL3N-Lista de partidas individuales de cuentas de mayor, un
reporte de partidas abiertas, con el layout diseñado especialmente para contener la información que
será requerida para efectuar este proceso.
Esta información se solicita incluyendo los dos números de las cuentas contables (principal/transitoria)
que contiene la cuenta bancaria, por la sociedad de que se trate.

Solicitando el periodo (mes), que será el mismo del estado de cuenta bancario (recomendación es que
se tome el cierre de mes) y con layout /FTOPARAFF67.

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La vista que nos da el formato /FTOPARAFF67 previamente elaborado es la siguiente:

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Descripción de campos:

Nombre de
Columna Descripción Ejemplo
Estado que guardan las partidas individuales en este caso
status tomaremos las Partidas abiertas.
Código de Obra Código de la obra donde se genero el documento.
Clase de Clasificación de documento, identifica un movimiento contable y CA, SA, AB, DZ,
documento Determina su uso y de donde proviene, KZ, ZP
Clave de Clave que determina si es cargo o abono y que en conjunto con la
contabilización clase de documento se direcciona dentro de la contabilidad. 40, 50.
Moneda del
documento Tipo de moneda en que se efectúo el movimiento o transacción. MXN, USD.
Fecha de Fecha de elaboración del documento o ingreso al sistema en su uso
documento Se determina tiempos de efectos en deudores y acreedores.
Ejercicio/mes Año y mes en que se efectúa el movimiento. 2007/04
Fecha de
contabilización Fecha en la que se cargara a la contabilidad principal de la empresa.
Importe en
moneda de
documento Clave de moneda en que se elaboro el documento. MXN
Numero que asigna el sistema con el cual se identifica dentro de la
No. documento
Contabilidad a la partida.
No. De cheque Numero del cheque se va a conciliar.
Texto de identificación adicional como numero de factura de
Referencia
Proveedor, etc. capturado en la transacción Origen.
Texto Texto que se aplico en la transacción origen.

Información que además esta generada en un orden lógico de esta manera:

• Orden cronológico.
• Separación por día de afectación o contabilización.
• Solo vista de partidas abiertas.
• Visualización de partidas en conciliación, de meses anteriores.

Esta información, tiene varios usos exportándola a hoja de cálculo Excel, nos servirá para elaborar una
hoja de trabajo que se subirá al sistema, así como varias columnas que nos permitirán checar y ser
asertivos en la labor que vamos a comenzar.

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Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel.

Al exportar nuestro archivo creado en la transacción anterior lo haremos de acuerdo a los la siguientes
pasos.

A) Desde el menú de cabecera como se muestra o directamente tecleando F9 creamos un fichero o

hoja de calculo.

Abriéndonos las siguientes pantallas.

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En esta pediremos la opción hoja de cálculo, y aplicando .

Mostrándonos lo siguiente, donde daremos el nombre del archivo que vamos a crear, que como
sugerencia de control puede ser:
Fecha, numero de cuenta contable y/o numero de cuenta bancaria.

Dando clic en el match code nos abre un administrador de archivos similar al que tenemos en
Windows.

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Donde colocamos el archivo en el lugar que tengamos nuestra administración de cuenta bancaria.

Nos regresa a la vista anterior

Damos el botón crear en caso de que se haya elaborado previamente algún archivo con el mismo
nombre daremos el botón reemplazar.
Con esto hemos creado nuestra hoja de calculo (fichero) con el que vamos a trabajar.

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Al traer el archivo creado en Excel tendremos que seguir los siguientes pasos

Se mostrara con esta pantalla donde le dare4mos el botón finalizar para darnos una vista de esta
manera.

Debiendo ordenarla para tener la vista de la siguiente manera.

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Vista ordenada de archivo en Excel.

Donde tendremos que sumar los siguientes tres campos en otra celda, con la formula que se indica

Formula

Campos
ya

Dejándonos esta vista general del archivo donde lo sombreado (columnas G, H, I y M) será lo que
ocuparemos en la transacción FF67.

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Lo que se a efectuado hasta el momento es la creación de un archivo que debe ser IDENTICO al
estado de cuenta bancario, ya que este archivo representara lo efectivamente pagado y cobrado.
Debido a que este archivo es la vista de la institución bancaria respecto a la cuenta de la compañía, y
que los importes que acabamos de generar son los propios de nuestra cuenta bancaria, entonces los
importes se deberán cambiar en signo
• si es un cheque cobrado, cargos por comisiones, impuestos o cualquier cargo por parte
del banco
De “+” pasa como “-”.

• si es un deposito, cancelación de comisiones, impuestos o cualquier abono por parte del

banco
De “-” pasa como “+”.

Como se puede observar tenemos subtotales por día.

Identificamos los depósitos, cheques cobrados, cargos del banco, etc. y modificamos los signos de los
importes, para quedar como a continuación se muestra.

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Eliminando los renglones de subtotales, nos queda un listado plano, que refleja la totalidad de
movimientos que vamos a aplicar.
Utilizamos los totales de esta hoja para capturar el saldo inicial y saldo final que nos pide la
transacción FF67.

Quedando de esta manera:

Notemos la diferencia que existe en los totales por el cambio de signos.

Una vez con esta información ya definida y preparada iremos a SAP a la creación del extracto para
conciliación bancaria.

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Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual.

Entrando a transacción FF67-extracto de cuenta

Una vez ahí llenar los datos requeridos como se presenta.

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Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual.

Los datos a llenar son básicos en el éxito de este proceso por lo que se debe tener previo conocimiento
de ellos.

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Descripción de campos:

Nombre de
Campo Función y descripción Ejemplo
Sociedad en la que se tiene la cuenta bancaria a la cual se le creara
Sociedad un extracto 0100
Clave que identifica a un banco, propio de la cuenta a la que se crea
Banco Propio
extracto HSBC7
Clave que identifica la cuenta bancaria, a la que se crea un extracto
ID de cuenta
para efectuar la conciliación bancaria 98859
Consecutivo que se da por cada uno de los extractos que se van
No. extracto
generando 2
Fecha de extracto Fecha de elaboración 31.05.2008
Moneda en la cual esta la cuenta bancaria donde se efectúa el
Moneda
extracto
Saldo del estado de cuenta bancario, que dentro de SAP se
Saldo inicial
Representa en la cuenta Principal. 2,924,082.09-
Saldo final del estado de cuenta bancario, tendrá que ser el mismo
que se representa la suma de cuentas:
Saldo final Principal + Transitoria + - partidas en conciliación = saldo bancario

Otra vista es el archivo de Excel, en su caso, + el saldo anterior. 2,620,296.97-

Fecha de Fecha que tomara el sistema como fecha base de contabilización,
contabilización Así como el periodo contable mensual donde cargara el proceso. 31.05.2007

Los datos que son llenados son base para la contabilización que posteriormente se hace por medio del
sistema, todos los puntos son importantes, pero se debe tomar muy en cuenta la fecha de
contabilización, ya que en este periodo (mes).

• Se afectara las partidas de los cheques efectivamente.

• Afectara el flujo
• Afecta el pago de IVA
• Estados financieros y toma de decisiones correctas.

Al llenarse en primera instancia el campo de ID de cuenta, nos dará en automático el campo superior
que se refiere a banco propio.

Una vez llenos todos los campos damos enter o .

Pasándonos a la siguiente pantalla que llenamos con los datos preparados en el archivo de trabajo
elaborado en Excel.

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Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual

La vista inicial es como se presenta:

Como se puede observar ya aparece un total propuesto de inicio en esta pantalla, que es el resultado de
la operación con los datos que metimos en la pantalla anterior con respecto al saldo inicial y saldo
final, la diferencia es total de movimientos que tiene la cuenta.

Para que nuestra pantalla este completa y lista para incluir los datos que tenemos damos clic al

siguiente icono que se encuentra en la parte superior

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Presentándose así:

Los datos que solicita esta pantalla los tomaremos del archivo de Excel y serán llenos como lo muestra
la siguiente pantalla.

No debemos perder de vista que esto debe ser lo mismo que tenga el estado de cuenta bancario, así
como que en este archivo nos debe dar sumas iguales y con el mismo signo.

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Teniendo todo en orden salvamos guardando la información.

Lo cual nos regresa a la pantalla inicial pero con un aviso de que el extracto a sido grabado

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El siguiente paso será, dentro de esta pantalla contabilizar el extracto individual como se muestra.

Generándonos un aviso de que efectúo el proceso.

Se debe tener en cuenta que este paso el sistema llama contabilizar, no es necesariamente lo que
conocemos en términos contable/administrativos.
Ya que lo que hace esta parte de proceso es generar un archivo batch que debe ser ejecutado en el
siguiente paso y este archivo propiamente efectúa la elaboración automática de pólizas contables, que
hacen la compensación y el traslado de la información de la cuenta transitoria a la cuenta principal.

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TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT.

Proceso de carga al sistema por medio del batch input

El proceso de carga batch input se corre con la transacción SM35

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Dándonos la siguiente pantalla donde seleccionamos juego de datos archivo batch input que
generamos.
Debido a que en esa bandeja abra más de un archivo, tendremos que identificar el propio de forma
muy sencilla y segura.

ID y Numero de cuenta bancaria / Autor / Fecha de elaboración.

Seleccionamos el juego de datos dando clic a la parte del extremo.

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Presentándose de esta manera:

Y ejecutamos presionando el botón de ejecutar o la tecla F8.

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presentándonos la siguiente pantalla:

Donde debemos tener el cuidado de que contenga la siguiente información y en caso de no tenerla
deberá incluirse.

Seguido de la tecla ejecutar de la pantalla en cuestión

El proceso de contabilización corre automático manteniendo presionada la tecla enter del teclado hasta
que este proceso concluya, cerrando la transacción y concluyendo el proceso de generación de
conciliación bancaria

Nota: no se colocan las pantallas que crea el batch input, por que este proceso debe correr interno en
el ejemplo se corre como visible para tener un perfecto control del proceso.

Deberá solicitar al instructor le muestre como se efectúa para tener la visión completa.

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VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE

CONCILIACION BANCARIA.
Vista de movimientos .

Es importante entender los procesos del sistema SAP, los cuales podemos ir verificando con los
reportes propios del mismo SAP.
Traslado de movimientos de cuenta transitoria a la cuenta principal

Saldo final de la cuenta contable corresponde: a saldo final de hoja de Excel y saldo final de cuenta
bancaria.

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Pasa el saldo a la cuenta principal, dejando compensadas las partidas en la cuenta transitoria.

Saldo de cuenta transitoria en ceros en este ejemplo queda completamente saldada a la fecha.

Con este chequeo damos por terminado el proceso de CONCILIACION BANCARIA, proceso que nos
brindara la posibilidad de mantener actualizada nuestra vista de bancos, desarrollado un flujo sano de
efectivo, así como todos los efectos que aplican a la legislación fiscal mexicana en cuanto a IVA y
estados financieros.

Fin de proceso.

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