3. 2.

1
INFORME ANUAL 2017 GESTIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento de Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, Código Disciplinario

Único 734 de 2002, Art 34 Numeral 5, el Decreto 1080 de 2015 y Ley 1712 de 2014 “Ley
de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública” la Contraloría de
Cundinamarca presenta el informe de gestión documental

Este informe tiene como propósito mostrar el cumplimiento normativo vigente archivístico,
tanto de los entes rectores (MIN CULTURA, AGN, CDA y la Contraloría de
Cundinamarca), mostrando las actividades realizadas en el año 2017.

Todos los años el Proceso de Gestión Documental a través de la Secretaria General

emite una circular Anual de cumplimiento obligatorio, en el cual se plasma el cronograma
anual de Acompañamiento y Transferencias Primarias Documentales, la vigente para el
año 2018 es la circular 014 del 20 de Diciembre del 2017, actividad que comienza con
los acompañamientos a las diferentes dependencias con la capacitación y sensibilización
archivística a los funcionarios responsables de la organización de los documentos
producidos y recepcionados para sus debidos trámites funcionales administrativos en sus
Archivos de Gestión , para un mayor logro de efectividad y trasparencia en el manejo de
la información Institucional.

1. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

1.1 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. De conformidad con lo ordenado por la

normatividad archivística, a nivel Nacional Decreto 2578 de 2012, nuestra entidad según
la Resolución N° 0332 del 30 de agosto de 2013 establece el CIA (Comité Interno de
Archivo) de la Contraloría de Cundinamarca y se deroga la Resolución 0413 del 25 de
julio de 2011 y está conformado por los siguientes cargos:

Secretario (a) General. - quien es el presidente del CIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica
Jefe Asesora Oficina de planeación, Sistemas e Informática
Jefe Oficina de Control Interno
Director (a) Administrativa y financiera
Subdirector Operativo Servicios Generales. - Secretario del Comité Interno de Archivo).

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La función principal de este comité es asesorar la alta dirección en materia archivística y

gestión documental, así mismo definir las políticas, la planeación, los planes y programas
en materia archivística y gestión documental, de conformidad con la ley 594 de 2000 de
demás normas.

1.2-REUNIONES COMITE INTERNO DE ARCHIVO.

Se realizaron 4 comités internos de archivo, 04 comités ordinarios, y 0 extraordinarios.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO EN LA VIGENCIA 2017

COMITÉ ORDINARIOS COMITÉ EXTRAORDINARIOS
4 0

COMITE INTERNO DE ARCHIVO

(CIA)
VIGENCIA 2017
4.5
4
4
3.5
3
2.5 COMITÉ ORDINARIOS
2
1.5 COMITÉ
1 EXTRAORDINARIOS
0.5
0
0
COMITÉ COMITÉ
ORDINARIOS EXTRAORDINARIOS

La Alta Dirección Conforma el Comité Interno de Archivo, el cual se reúne cuatro (4) veces al año
y extraordinariamente cuando lo amerite, según Resolución 0332 de 30 de agosto de 2013,

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1.3 Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos.
Para el año 2017 se programaron 19 acompañamientos y 19 transferencias primarias
Documentales, las cuales se cumplieron al 100%.

Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos Programados y

realizados

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS

ITEM PROGRAMADOS EJECUTADOS
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 19 19
ACOMPAÑAMIENTOS 19 19

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y
ACOMPAÑAMIENTOS
40

30 19 19
20

10 19 19
0
1 2

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ACOMPAÑAMIENTOS

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TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS.

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS

No. No. DE
Orden OFICINA CAJAS
1 Comunicaciones 1
2 Oficina Asesora Jurídica 36
3 Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática 1
4 Oficina Asesora de Control Interno 1
5 Dirección Técnica Disciplinaria 5
6 Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa 1
7 Subdirección Participación Comunitaria 21
8 Despacho del Contralor Auxiliar 5
9 Subdirección Técnica Finanzas Públicas 2
10 Subdirección Costos Ambientales 10
11 Subdirección de Infraestructura y Transporte 5
12 Dirección de Control Departamental 1
13 Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental 44
14 Dirección de Control Municipal 1
15 Subdirección de Fiscalización Nivel Municipal 81
16 Secretaria General 2
17 Dirección Administrativa y financiera 9
18 Subdirección Operativa de Servicios Generales 2
Subdirección de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería e
19 Inventarios 25
TOTAL 253

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Se programaron 19 Transferencias primarias Documentales, se ejecutaron 19 transferencias

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS

1
1
2
25 36
2 1
9 5
1

21

5
81 10

2
44
5
1

Comunicaciones
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática
Oficina Asesora de Control Interno
Dirección Técnica Disciplinaria
Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa
Subdirección Participación Comunitaria
Despacho del Contralor Auxiliar
Subdirección Técnica Finanzas Públicas
Subdirección Costos Ambientales
Subdirección de Infraestructura y Transporte
Dirección de Control Departamental
Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental
Dirección de Control Municipal

primarias Documentales programadas se recibieron 253 cajas.

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1.4 PRESTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL PARA CONSULTA

Durante la vigencia 2017 se realizaron 419 consultas que fueron solicitadas por cada una
de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan registradas
en el formato de préstamos, PA06-PR04-F01,

PRESTAMOS DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

(CARPETAS)
No. de
Solicitudes
No de Solicitudes resueltas
419 419

1.5 AUTORIZACIÓN PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

CENTRAL

Durante la vigencia 2017 se realizaron 53 consultas que fueron solicitadas por algunas
de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan registradas
en el formato de préstamos, PA06-PR04-F02

PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

No. de
Solicitudes
No de Solicitudes resueltas
53 53

2 ACTIVIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

(SIC)

En una de las fases del Ciclo vital del documento (Archivo Central), funciona principalmente la
conservación y preservación del acervo documental de la Contraloría de Cundinamarca donde se
encuentran las agrupaciones documentales (unidades de conservación cajas y carpetas con sus
respectivas tipologías documentales), transferidas por las dependencias cada año las cuales son
verificadas con el formato único de Inventario Documental (FUID), se revisan al interior de cada

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una de las unidades de conservación documental (carpetas), la organización cronológica, limpieza
archivística de material metálico duplicidad documental , luego se asigna el número definitivo de
caja en el archivo Central, para ser enviado a la dependencia productora para tenerlo en cuenta
en futuras consultas se solicita el número de caja y carpeta y por último se ubican estas unidades
de conservación en las baldas dentro de los archivadores rodantes de piso.

Se tiene en cuenta los factores ambientales, administrativos y de custodia es por esta razón que
se debe realizar las actividades anuales de prevención las cuales son:

2.1. JORNADAS DE LIMPIEZA EN LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

El siguiente es el cronograma de limpieza, para la vigencia 2017, esta actividad es

realizada por el personal de Servicios generales
N° De Orden Fecha PISO Actividad Observaciones Nombre
Funcionarios
que realiza la
actividad

09-032017 10-11-13- BRIGADA DE “Los archivos de la AUXILIARES DE

LIMPIEZ A LOS Administración Pública deberán SERVICIO
1 09-04-2017 6-7- 8 ARCHIVOS GENERAL
implementar un Sistema Integral
GESTIÓN
de Conservación (SIC) , en cada
08-06-2017 2-3-4 una de las fases del ciclo vital del
documento” AGN.
31-07-2017

14-09-2017

12-10-2017

09-10-2017 2 BRIGADA DE Los archivos de la AUXILIARES DE

LIMPIZA Administración Pública deberán SERVICIO
2 02-11-2017 GENERAL
implementar un Sistema de
AL ARCHIVO
Conservación en cada una de
CENTRAL Y AL
09-11-2017 las fases del ciclo vital del
ARCHIVO DE
GESTIÓN DE documento” AGN
10-11-2017 SUBDIRECCIÓN
DE
FISCALIZACIÓN
NIVEL MUNICIPAL

Se realiza 12 BRIGADA DE Los archivos de la AUXILIARES DE

semanal LIMPIEZA Administración Pública deberán SERVICIO
3 GENERAL
implementar un Sistema de
AL ARCHIVO
Conservación en cada una de
HISTORICO
las fases del ciclo vital del
documento” AGN

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2.2. JORNADA DE LIMPIEZA REALIZADA POR LOS AUXILIARES DE SERVICIOS

GENERALES.

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Estas imágenes corresponden a las brigadas de aseo, realizadas por las y los funcionarios del
área de Servicios Generales, durante el primer y segundo semestre el año 2017, según el
cronograma.

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2.3 FUMIGACIONES. JORNADAS SEGÚN SIC

Durante la vigencia 2017 la entidad realizó un pago de Factura No 10015 del 12 de abril de
2017 cuyo representante legal es el señor: NELSON AUGUSTO ESCOBAR PEÑA, con Nit:
79118126-5; Extintores Prevención & Seguridad, El objeto del contrato es, “Servicio de
Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos rastreros y
voladores en los Archivos de Gestión de las dependencias de la Entidad, las áreas comunes y el
sótano” el valor total de la Factura fue de
$ 650. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 1 jornadas durante la vigencia 2017.
Durante la vigencia 2017 la entidad realizó el contrato No 032/2017 cuyo representante legal es
el señor (a): CARLOS ANDRÉS MATEUS ORDOÑEZ, Ultra Clean. El objeto del contrato es, “Servicio
de Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos rastreros y
voladores en todos los pisos de la Entidad, las áreas comunes y el sótano.” el valor total del
contrato fue de $ 3.189. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 02 jornadas durante la
vigencia 2017.

FUMIGACIÓN
ITEMS MES MES MES
PROGRAMADAS 12/04/2017 26/08/2017 23/12/2017
EJECUTADAS 12/04/2017 26/08/2017 23/12/2017

FUMIGACIÓN
2/19/2018
12/31/2017
11/11/2017
9/22/2017
8/3/2017
6/14/2017
4/25/2017
3/6/2017
1/15/2017
11/26/2016
1 2 3

PROGRAMADAS EJECUTADAS

A continuación, se evidencia en fotografías la labor realizada por el contratista.

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3.- SEGUIMIENTO A LA APLICABILIDAD DE TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL.
3.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)

La Contraloría de Cundinamarca en la actualidad cuenta con 32 tablas de retención documental,

Durante la vigencia 2017 se realizaron 80 acompañamientos a las diferentes áreas que solicitaron
capacitación y sensibilización en sus archivos de Gestión de acuerdo a las series, Subseries y
tipologías documentales con sus respectivos tiempos de retención documental y disposición final,
para organizar clasificar e identificar las unidades de conservación cajas, carpetas en sus
respectivas baldas de almacenamiento documental en los archivadores rodantes de piso.

SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

No. DE SEGUIMIENTO PARA

No. SOLICITUDES APLICABILIDAD DE LA T.R.D
80 80

SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

80 80

80
70
60
50
40
30
20
10
0
No. SOLICITUDES No. DE SEGUIMIENTO PARA
APLICABILIDAD DE LA T.R.D

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Las diferentes dependencias realizaron 203 solicitudes con el fin de atender quejas, y
requerimientos de las diferentes dependencias de la Contraloria de Cundinamarca.

3.2 MODIFICACIONES A LAS T.R.D.

Igualmente fueron modificadas y actualizadas 08 tablas de retención documental que detallamos

a continuación.

MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIA

Dirección de Control Departamental 1
Dirección de Control Municipal 1
Subdirección Participación Comunitaria 1

MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIA

Dirección de Control Departamental Dirección de Control Municipal

Subdirección Participación Comunitaria

4-. VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA:

La ventanilla única de correspondencia de la Contraloría de Cundinamarca, tiene por objetivo

gestionar de manera óptima el manejo de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas,
contando con un personal capacitado en el manejo seguro de estas, garantizando su adecuada y
oportuna distribución a su lugar de destino, hay 03 funcionarios encargados para estas labores.

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Se cuenta con dos (2) ventanillas Una donde se recibe la correspondencia externa, es decir la que
envían los entes de control, los municipios, los hospitales, y demás entidades del orden Nacional,
Distrital, Departamental, municipal, la otra ventanilla recepciona toda la correspondencia que
envían las oficinas de la Contraloría hacia el lugar de destino, bien sea local, Departamental o
nacional.

Durante el año 2017, la correspondencia enviada ascendió a 4.612 sobres

ENTREGADOS POR LA CONTRALORIA A 472

TOTAL ENTREGAS
AÑO 2017 DEVOLUCIONES TOTAL 47
CORREO ENTREGADOS EFECTIVAS 472
CORREO CERTIFICADO
POSTEXPRESS
MAYO 312 312 272 40 312
JUNIO 483 338 821 99 99
JULIO 279 199 478 423 55 478
AGOSTO 347 319 666 597 69 666
SEPTIEMBRE 320 250 570 497 72 569
OCTUBRE 196 383 579 0
NOVIEMBRE 194 277 471 0
DICIEMBRE 187 528 715 0
TOTAL 2318 2294 4612

COMUNICACIONES
OFICIALES
TOTAL 472
DEVOLUCIONES
ENTREGAS EFECTIVAS 472
TOTAL ENTREGADOS

666
569
478 69 72
312 99
99 55 597 497
40 821 423 0 0
272 666 0 715
570 579 471
312 478
1 2 3 4 5 6 7 8 9

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COMUNICACIONES OFICIALES
ENTREGADOS POR LA
CONTRALORIA A 472
CORREO CERTIFICADO CORREO POSTEXPRESS

338 319
199 250 383 277 528
312 483 279 347 320 196 194 187

De los 12.475 sobres enviados el 57% es decir 7.065 sobres corresponde al contrato, 29%
entregado a la mano por el mensajero de la entidad equivalente a 3.659 sobres y el 14%
equivalente a 1.751 que se paga por caja menor, cuando no hay contrato.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS.

Los Instrumentos archivísticos documentales que se tuvieron en cuenta para realizar este
informe son:

 Circular del manejo de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas

 Tabla de retención documental aprobada y aplicada
 Tabla de valoración documental aprobada y aplicada
 Inventarios documentales de cada una de las transferencias
 El mapa de procesos y Procedimientos publicado en la Intranet de la entidad.
 La TRD, se encuentra pública en la Pag.Web de la entidad.
 El Cuadro de Clasificación Documental publicado en la Pag. Web

OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS

 Capacitación programada por la escuela de capacitación - Taller de Gestión Documental

realizada por la UNAD.
 Capacitaciones programadas por el Concejo Departamental de Archivos en la Gobernación
de Cundinamarca. Sobre el Informe del Diagnóstico Integral del Ciclo vital del Documento.
 Circular 014 de 20 de diciembre 2017, con su respectivo cronograma anual de
transferencias primarias documentales y acompañamientos.
 Informe sobre Inducción y Reinducción de la Gestión Documental y protección de Archivos,
el cual fue socializado a todos los funcionarios de la entidad a través del correo electrónico
Institucional.

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 Se estas generando conciencia sobre el ahorro de papel.
 Hay archivos descentralizados de la Contraloría de Cundinamarca en unos depósitos de la
Empresa TANDEM, ubicados en Cota – Cundinamarca, dando cumplimiento a la
recomendación hecha por el grupo de Inspección y vigilancia del AGN, al Archivo Central
Respecto al sobrepeso existente en la infraestructura debido a las Unidades Documentales
(Cajas y Carpetas) trasferidas por los Archivos de Gestión de la entidad al Archivo Central
después de cumplir el tiempo de retención en TRD, aprobada y aplicada
 Se hace el estudio de necesidad del Servicio, con sus especificaciones técnicas que indica
en Acuerdo 049 de 05 de mayo de 2000, art.3 “condiciones de edificios y locales destinados
para archivos” Área de Depósitos Como:
 Mobiliario
 Estantería
 Material y Diseño de elaboración de las unidades de almacenamiento
 Condiciones Ambientales y Técnicas
se pasa a la Dirección Administrativa y Financiera quien realiza su etapa precontractual
junto con la oficina Asesora Jurídica.
 Gestión realizada por la Secretaría General de Contraloría de Cundinamarca Dra. AMANDA
POVEDA ZAMBRANO al Director Nacional del Servicio de Aprendizaje SENA, el apoyo de
tres Aprendices, para la organización del Archivo Gestión de la Subdirección de
Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Cundinamarca a los Procesos desde 1968 hasta
1997, teniendo en cuenta que son cinco (5), deposito llenos de estos; tarea ardua y
destacable para garantía de los derechos y deberes consagrados en la Constitución
Colombiana.
 Resolución No. 0626 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el
Sistema Integrado de Conservación – SIC – al interior de la Contraloría de Cundinamarca”
 Resolución No. 0627 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Plan
Institucional de Archivos – PINAR – al interior de la Contraloría de Cundinamarca”
 Resolución No. 0628 de 30 noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el
Diagnóstico Integral de Archivos al interior de la Contraloría de Cundinamarca”
 Resolución No.0629 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el
Programa de Gestión Documental al interior de la Contraloría de Cundinamarca.

Elaboró: Matilde Morales Pulecio Profesional Universitario Archivo Central

Reviso: Henry Beltrán Hernández
Vo/Bo: Jyneth Magaly Bello Molano Subdirectora de Servicio Generales

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