DD042 – Gestión del Tiempo y Dirección de Reuniones

CASO PRÁCTICO

Desarrollado por: Melissa Andrea Rodríguez Buelvas.

Usuario: COMRRHHGC2680579

Desarrollo de la actividad:
1. ¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su
tiempo?
Respuesta:
Para una eficaz gestión del tiempo, es fundamental disponer de un registro
preciso de señalamientos, vencimientos y citas.
Por ende a Julia le convendría usar tanto agendas manuales como agendas
de programas informáticos. Lo importante de su gestión es mantenerlas
siempre a la vista; tomarse el tiempo de apuntar los compromisos en el
momento en que se produzcan, y examinarla regularmente para recordar
nuestros compromisos, a ser posible una vez a la semana.

2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que
esto se repita?
Respuesta:

 ajustarse a los ritmos de trabajo.

 buscar ayuda profesional para mejorar las dificultades
(preocupaciones, estrés), ya que estas permiten que el desarrollo
organizacional vaya en decadencia.
  Instaurar términos claros, concretos y viables tanto propios como
competitivos/profesionales, teniendo en cuenta que se pretende en
el inconsciente una responsabilidad expresamente unida a un
compromiso obtenido encadenando a la persona honradamente por
la moral en la cual se establece la formación.

3. ¿Qué actividad puede y no, delegar?

Respuesta:
Saber delegar las tareas a sus colaboradores le permitirá concentrarse en
tareas importantes; cómo actuar en las reuniones; organizar el flujo de
documentos; tratar las llamadas; la programación del tiempo libre y un
largo, etc.
En este caso una persona que ayude a realizar los informes apoyados en sus
propios modelos ya que usualmente este tipo de informes es iterativo en
dimensión y estructuración, de igual manera alguna persona comprometida
que sepa manejar los tiempos referente a medios de comunicación.

4. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión

de su tiempo.
Respuesta:

 Falta definición de metas a corto, mediano y largo plazo ya que lo

forjado no debe permanecer simplemente ponderado en un
documento debe ser con hechos contribuyentes enfocando los
procesos a fines determinables y videntes, pues la organización se
planeta unos objetivos a cumplir, por ende a ella corresponde
rediseñarlo a su plan de acción para favorecer en cierta manera a la
eficacia de los logros originados e implícitos en el mismo.
  No tiene una técnica hábil y específica de su labor, no es ordenada en
su trabajo, en sus actividades diarias no existe continuidad clara,
concreta e instaurada.
 No efectúa planificadores, agendas, u otros instrumentos que apoyan
a una estructuración ordenada de acciones, de igual manera no se
evidencian equipos electrónicos de nuestro día día, pues estos medios
admiten gran eficiencia y eficacia en compromiso laborales
permitiendo que se esté contantemente en acercamiento con las
personas.

5. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita

la situación de Julia?
Respuesta:

 Instruir día a día a todas las personas vinculadas a la organización

formándolos en cuestiones concretas de su radio de acción, afinando
capacidades y optimizando equivocaciones, esto concentra al
personal y lo torna habilidoso adquiriendo como efecto a nivel
personal y organizacional grandes logros.

 Una estrategia que forje menos estrés laboral por la inoportuna carga
de trabajo que se presenta en algunas áreas se hace necesario una
política de La flexibilización laboral como proceso, implica un cambio
en la forma de gestionar los recursos humanos y en las relaciones
entre trabajadores y empresarios; ya que por medio de esta se
realzaran los niveles de satisfacción y responsabilidad en los
diferentes cargos.

 Concebir una reevaluación de la forma en que la organización está

operando el tema de las reuniones ya que en diversos asuntos son
aburridas y poco fructíferas.

6. ¿Cómo podría ayudar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de

agobio que está viviendo?
Respuesta:

Posterior a esto Arcadio debe ser una persona con escucha activa ante las
dificultades que exterioriza a habitualmente ya sea en la esfera laboral,
profesional, y porque no familiar, y sentimental; claro está que corresponde
conquistar una confianza exclusiva.
Debe ser maestro, apoyo y solucionador en ciertas medidas, velar por las
necesidades de cada contribuyente para que sean solucionadas por la
organización en niveles más altos, fortaleciendo capacidades técnicas y
sabias de sus colaboradores con formación o cursos especializados
cultivando así más el personal y volviéndolo apto en sus áreas, además de
descifrar las emociones y acciones de sus colaboradores proveyendo
bienestar al personal por intermedio de reconocimientos, estímulos,
atracciones, fundando un ambiente de competitividad saludable y
promoviendo un trabajo bien perfilado y motivado.

7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su

tiempo?
Respuesta:
Cabe resaltar que un gadget es un dispositivo que tiene un propósito y una
función específica.
Se los usa para agregar funciones a determinados sitios webs, como puede
ser blogger, o muy comúnmente también se los usa en el escritorio de
Windows.
Evernote:
Es la aplicación móvil por excelencia para la gestión de tu agenda de
trabajo. Evernote es la app de agenda online más completa del mercado a
día de hoy. Se presenta como un espacio para “capturar todas tus
experiencias” y acceder a ellas desde cualquier lugar, ya que todas tus
anotaciones se actualizarán al instante en todos los dispositivos en los que
tengas instalados la aplicación.
Podrás anotar todas tus ideas y tareas pendientes a través de texto,
imágenes, audios, capturas de pantalla… Incluso dispone de extensiones de
Google Chrome para que puedas agendar tus lecturas online, tus favoritos
en redes sociales… Es una maravilla.
Además, Evernote te permite tener una agenda compartida y sincronizar

Lo más interesante como herramienta es:

 Está disponible para dispositivos iOS y Android.
 Puedes combinar varios formatos de contenidos (texto, foto y audio)
 Puedes sincronizarlo todo con varios dispositivos (con los que podrás
trabajar offline)
 Tiene una interfaz muy agradable y fácil de usar.
 La versión gratuita es muy completa.
 Dispone de aplicación de escritorio, por lo que permite vincular todos
tus dispositivos.
 Es una herramienta muy versátil.
En su versión de pago, te permite tener una agenda compartida, ideal para
trabajar en equipo y poder sincronizarlo todo en tiempo real, compartiendo
libretas que recogen las tareas por hacer, etc. Algunas extensiones de
Chrome, añaden funcionalidades extra a esta aplicación y resultan de mucha
utilidad para la organización de tu agenda y tiempo:

Do it tomorrow:

Es otra aplicación más sencilla que Evernote. Se trata de una agenda digital
donde puedes ir anotando tus tareas pendientes y organizarlas por días,
temáticas y prioridades. Para que no te hagas un lío con los posts-it, en esta
aplicación móvil podrás tener todo anotado en un mismo lugar.
En ella podrás anotar un conjunto de tareas próximas a realizar. Sólo
mantiene dos días (hoy y mañana), y te avanza automáticamente al día
siguiente las tareas que no has tachado.

Lo mejor de esta aplicación es que:

 Es gratuita y sencilla de utilizar

 Disponible para iOS y Android

 Es muy fácil reordenar y editar las tareas existentes

 Tiene también su extensión de Google Chrome.

Bibliografía – web grafía

 Fundación Universitaria Iberoamericana. (s.f.). Gestión del Tiempo y

Dirección de Reuniones
 https://www.universidadviu.com/consejos-y-estrategias-para-la-gestion-
del-tiempo/
 https://blog.interdominios.com/las-5-mejores-aplicaciones-para-
gestionar-tu-agenda-de-trabajo/