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CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN
LOS GOBIERNOS LOCALES
JULIO 2006
PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 03
1. Qué son los Sistemas Administrativos 03
2. Qué es el Sistema de Abastecimiento 03
1. Concepto 03
2. Finalidad 04
3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento 04
3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de
Abastecimiento en los Gobiernos Locales 09
1. Los Subsistemas de Abastecimiento 09
2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos
Locales 13
a. Denominación y Organización 13
b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento 13
c. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento 14
3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento 16
PARTE II
GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 18
1. El proceso de contrataciones y adquisiciones 18
A. Fases de los procesos de adquisición o contratación 19
B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones 20
2. Tipos de procesos de selección 24
3. Montos para la determinación de los procesos de selección 28
4. Etapas del proceso de selección y plazos por tipo de selección 30
5. Convocatoria de los procesos de selección 31
CONSULTAS FRECUENTES 33
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales
PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1. Concepto
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al
racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales;
así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la
continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes
de la administración pública.
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2. Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administración pública.
Artículo 76
“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos
públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como
también la adquisición o la enajenación de bienes.
Artículo 194
“Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local.
Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme
a ley.”
Artículo 195
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Entidad creada por el artículo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgánica del INAP" del
11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administración Publica.
En 1995 se dispone su desactivación y liquidación por Ley N 26507.
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Artículo 1
“Institúyase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento (…)”
Artículo 2
“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento,
recuperación de bienes y disposición final”.
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Resolución Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generales
de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposición Final del Decreto
Supremo N°039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposición Final
del Decreto Supremo N°013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este último, por el art. 3º
del Decreto Supremo Nº 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo,
en la práctica, al no existir otra metodología normada por el Estado, resulta pertinente
que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios técnicos, en lo que sea
aplicable.
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA.
Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos
para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un
documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y
autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga
sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración en las
municipalidades.
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales
Artículo 10
“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas
administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito
público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por
su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los
niveles de gobierno”.
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Artículo VIII
“Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera
general y de conformidad con la Constitución Política del Perú, regulan las
actividades y funcionamiento del Sector Público; así como a las normas técnicas
referidas a los servicios y bienes públicos, y a los sistemas administrativos del
estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio”.
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- Ley de Presupuesto del Sector Público, para el Año Fiscal 2006, Ley 28652
- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411
- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la
República, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422
- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444
- R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de
bienes cuya propiedad está acreditada
- Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN
- D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales
b) Subsistema de Negociación/Obtención
A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para
negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los
bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Está
conformado por los Procesos Técnicos de:
- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía - AMC,
Adquisición Directa - AD, Concurso Público - CP y Licitación Pública - LP.
- Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes
para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se había perdido
por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia
tecnológica, etc.
c) Subsistema de Utilización/Preservación
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso,
conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción
integral, para una adecuada utilización y preservación.
5
La RM Nº 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisión Multisectorial para analizar las
conclusiones sobre Catalogación de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisión creada por
DS Nº 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogación de Bienes y Servicios
Único.
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a) Denominación y Organización
El área encargada del abastecimiento en una municipalidad –dependiendo del
tamaño de ésta- generalmente tiene jerarquía de subgerencia con el denominativo
o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. También se le denomina
Subgerencia de Logística o Jefatura de Logística, como en la Municipalidad
Provincial de Puno (ver gráfico Nº 01).
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ALCALDE
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Gerencia de Administración
Sub Gerencia de
Abastecimiento
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Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinación de necesidades.
- consolidación de necesidades.
- formulación del plan de adquisiciones.
- ejecución de la programación.
- evaluación de la programación.
Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
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Registro de proveedores
A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a través
del Registro Nacional de Proveedores - RNP.
Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su
reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.
Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recolección o selección.
- reparación o reconstrucción.
- utilización.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo
estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
Seguridad
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Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la
ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de
custodia.
Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se
cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la
entrega de los bienes o servicios solicitados.
Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a
las diferentes dependencias de la municipalidad.
1. Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.
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Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación
del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar
ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC,
siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición.
7. Inventario Físico
En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.
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Ello quiere decir que la selección del proveedor no se produce de manera libre o
subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de selección que debe
conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto Único
Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento.
Es necesario señalar que pese a que la similitud de los términos puede originar
confusión, debemos diferenciar entre el proceso de adquisición o contratación y el
proceso de selección.
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Los procesos de adquisición o contratación que realizan las entidades tienen tres
grandes fases, detalladas a continuación y señaladas en el cuadro Nº 01:
a) Preparación de la selección
Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisición o
contratación hasta la convocatoria del proceso de selección. Dentro de esta fase
encontramos, además de la aprobación de la adquisición o contratación, las
siguientes actuaciones de carácter administrativo: designación del comité
especial, elaboración y aprobación de las bases, entre otras.
b) Selección
Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de selección hasta la
celebración / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el
proceso de selección.
c) Ejecución contractual
Es la fase que va desde la celebración hasta la liquidación del contrato. En esta
fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestación
del servicio o la ejecución de la obra.
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FASES
Preparación de la Selección Proceso de Selección6 Ejecución Contractual
1. Convocatoria y Registro de
1. Plan Estratégico Institucional 1 Celebración del contrato
participantes
2. Presentación de consultas, 2. Ejecución de las
2. Plan Operativo Institucional absolución y aclaración de prestaciones derivadas del
las bases contrato
3. Formulación de
3. Determinación de
observaciones a las Bases e 3. Adicionales y reducciones
necesidades
integración de éstas
4. Presentación y entrega de 4. Ampliaciones o
4. Presupuesto Institucional
propuestas reducciones de plazo
5. Plan Anual de Adquisiciones 5. Evaluación y calificación
5. Subcontratación
y Contrataciones de propuestas
6. Aprobación del expediente 6. Otorgamiento de la Buena
6. Intervención económica
de contratación Pro
7. Designación del Comité 7. Citación para la
7. Resolución
Especial Celebración del contrato
8. Elaboración del Proyecto de
8. Celebración del contrato 8. Aplicación de penalidades
Bases Administrativas
9. Aprobación de las Bases 9. Conformidad de entrega o
Administrativas de prestación de servicio
10. Liquidación de obra o de
consultoría de obra
1. Principio de moralidad
Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por
la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.
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3. Principio de imparcialidad
Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables
de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarán en estricta
aplicación de la ley y el reglamento, así como en atención a criterios técnicos que
permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.
4. Principio de eficiencia
Los bienes y servicios o la ejecución de obras que se adquieran o contraten
deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega y
deberán efectuarse en las mejores condiciones para su uso final.
5. Principio de transparencia
Toda adquisición o contratación deberá realizarse sobre la base de criterios y
calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores
tendrán acceso durante el proceso de selección a la documentación de las
adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el
reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados
deben ser de conocimiento público.
6. Principio de economía
En toda adquisición o contratación se aplicarán los criterios de simplicidad,
austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los
procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos,
debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades
costosas e innecesarias.
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Los principios señalados tienen como finalidad garantizar que las entidades del
sector público obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma
oportuna y a precios o costos adecuados. Servirán también como criterio
interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación
de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parámetros
para la actuación de los funcionarios y de las dependencias responsables y para
suplir los vacíos de la mencionada Ley y su Reglamento.
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Por otro lado, un caso en el que se aprecia la función integradora de los principios
es el siguiente: en el calendario de un proceso de selección se dispone un plazo
para la presentación de observaciones, su respectiva absolución, así como la
integración de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de
selección lo más pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. Así
las cosas, culmina el plazo de presentación de observaciones, sin que ningún
adquiriente de Bases haya presentado su disconformidad. Puede el Comité
Especial, con aprobación de la Entidad, adelantar la integración de Bases y con
ello, la presentación de propuestas, ahorrando así un tiempo útil a fin de evitar el
desabastecimiento inminente.
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Internaciona
l Nacional
1
Veamos a continuación cada uno de ellos.
1. Licitación Pública 2
Se convoca para la adquisición de bienes, así como para la contratación de obras,
La Municipalidad
dentro de los márgenes
ingresa alque establecen las normas presupuestarias.
SEACE
3
La Licitación Pública para la ejecución de obras se desdoblará en:
a) Licitación Pública Nacional para la ejecución de obras por empresas
constituidas y con instalaciones en el país.
b) Licitación 4Pública Internacional cuando las características técnicas de las
obras requieran de participación internacional.
2. Concurso Público
Se convoca para la contratación de servicios, dentro de los márgenes
establecidos por las normas presupuestarias.
7
Según el artículo 14º de la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artículo
77º del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
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3. Adjudicación Directa
Se convoca para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución
de obras, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias.
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a) La Contratación de Obras:
Licitación Pública: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150
000.00.
Adjudicación Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00.
Cuando el monto del valor referencial de una obra pública sea igual o mayor a
S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la
supervisión y control de obras.
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Requisitos
La convocatoria de todo proceso de selección deberá contener obligatoriamente
lo siguiente:
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CONSULTAS FRECUENTES
Consulta
¿Cuál es el procedimiento para la modificación del plan anual de
adquisiciones y contrataciones?
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Consulta
¿Los procesos de bienes, servicios y obras de menor cuantía,
obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases
del proceso en el indicado sistema?
Si. Los procesos de Menor Cuantía tienen particularidades, que hay tomar en
cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de selección.
En principio, las Adjudicaciones de Menor Cuantía –que pueden ser programadas-
serán incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
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Consulta
¿Por qué para adquirir un producto de gran valor se envía una convocatoria
a PROMPYME y CONSUCODE?
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Consulta
¿Cuáles son las funciones que cumple el comité especial de adjudicaciones
directas selectivas, y quienes pueden conformarlo?
* Las funciones de éste Comité Especial Permanente son las mismas que
cualquier Comité Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del
proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las
propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o
proponer las modificaciones de las características técnicas y el valor referencial,
todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el
consentimiento de la buena pro. El Comité Especial no podrá modificar de oficio
las Bases aprobadas.
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de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de
los integrantes deberá ser del área usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio
materia del proceso de selección). Uno de los miembros, cualquiera de ellos,
debe tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo,
si se va a adquirir maquinarias de construcción, uno de los integrantes del Comité
debe conocer explícitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, será
necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene técnicos
especialistas en el objeto de la convocatoria, sería recomendable contratar un
independiente especialista externo para que forme parte del Comité o lo asesore.
Ello está permitido. Véase el reglamento mencionado, artículo 49).
Consulta
¿Cómo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones: PAAC?
En este caso, la información del Plan Anual podrá ser remitida a través de
cualquiera de las siguientes formas:
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DIRECTIVA Nº 005-2003/CONSUCODE/PRE
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Consulta
¿Cómo y cuando se podría modificar el presupuesto de cada
municipalidad? ¿Por qué a veces el presupuesto designado para una obra
se acaba antes de la culminación? ¿En ese caso podría modificarse o que
se podría hacerse?
Consulta
¿Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la
compra de los programas de complementación alimentaria?
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Este artículo señala que el Plan Anual de Adquisiciones podrá ser modificado de
conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de
las metas institucionales. Señala, en su inciso primero, que el PAAC se modificará
cuando se tengan que incluir o excluir procesos de selección, lo que quiere decir
que sí es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de
complementación alimentaria.
Una vez incluido, el Plan Anual modificado deberá ser aprobado por el alcalde,
para que se pueda pasar a realizar el proceso de selección. De lo contrario, no es
procedente.
Consulta
La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con un
contrato
No. La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con una
orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno.
Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garantía de
fiel cumplimiento.
Consulta
¿Cómo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicación de menor
cuantía?
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