El Sistema Nacional de Abastecimiento y las

Normas Generales del Sistema de

Abastecimiento
1 Sistema Nacional de Abastecimiento.La definicin generalizada sobre el Sistema de Abastecimiento seala que es el conjunto
interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, con la intencin de lograr la gestin eficiente y eficaz de los procesos de
abastecimientos que requieren las entidades del Estado, buscando orientar como seala Nunja,
Jos (2010) "al racional flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de
los recursos materiales; as como acciones especializadas para atender las necesidades y
requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar
la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de
la Administracin Pblica".[1]
2 Antecedentes.El Sistema Nacional de Abastecimiento fue creado mediante Decreto Ley N 22056 con fecha 29
de diciembre de 1977 entrando en vigencia a partir de 1978. Sealando que sera conformado
por la "() Oficina Central Tcnico Normativa la Direccin Nacional de Abastecimiento del
Instituto Nacional de Administracin Pblica, y como rganos de ejecucin, las Oficinas de
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo Jefe tiene rango de Ministro, Organismos
Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales"[2]. Y que sus objetivos eran asegurar la
unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de. los procesos de Abastecimiento de bienes y
servicios no personales en la Administracin Pblica, a travs de procesos tcnicos de
catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y
seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin
final.
Mediante DECRETO LEY N 22867 Ley de Desconcentracin de Atribuciones de
los Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalizacin del 22 de Enero del 1980, se busc
impulsar el proceso de desconcentracin administrativa, estableciendo las decisiones relativas a
los procesos tcnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en la
Administracin Pblica. La referida norma estableci que el Instituto Nacional de Administracin
Pblica (INAP) era el ente rector de este Sistema y como rganos de ejecucin, las Oficinas de
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales.
En el desempeo de sus funciones, este organismo emiti una serie de Directivas, Reglamentos
que coadyuvaron a la debida implementacin del Sistema de Abastecimiento en la
Administracin Pblica. Este organismo, en su oportunidad, emiti las denominadas Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento aprobado mediante Resolucin Jefatural N118-80INAP/DNA[3]que fueron:
SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios
SA.05 Unidad de Ingreso Fsico y custodia temporal de bienes
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios
Este Organismo mediante Res. Jefatural N 335-90- INAP/DNA aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional y determin que corresponda al
rgano de Abastecimiento precisar, instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la verificacin de bienes de almacn.
Las primero cuatro Normas Generales del Sistema de Abastecimiento fueron derogadas mediante
el DECRETO SUPREMO N 039-98-PCM que reglamentaba la Ley N 26850 Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado. Las contrataciones se rigen actualmente por el Decreto Legislativo

N1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado publicado el 04 de junio del 2008 y que
entr en vigencia el 01 de febrero del 2009 a partir de la aprobacin del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N184-2008-EF,
perfeccionndose esta norma mediante sucesivas modificatorias. En cuanto a las ltimas tres
Normas Generales del Sistema, estas siguen an vigentes.

Normas Generales del Sistema de

Abastecimiento
Estas Normas fueron aprobados por Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA, el 25 de Julio de
1980, con la finalidad de garantizar y facilitar el control y eficacia de las funciones de estas
normas, dentro de una concepcin integral de la gestin de Abastecimiento. Cada Norma esta
constituida, por una definicin, Concepto, Objetivos, Acciones a Desarrollar, Base Legal, Alcances
y Mecanismos de Control. Estas Normas, en resumen, son:
SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia
Esta norma seala que en todo requerimiento, solicitud, obtencin, suministro o administracin
de bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de calidad, cantidad, oportunidad,
lugar y costo: este ltimo cuando sea pertinente[4]
Cuidando que en toda accin a adoptarse, no solo debe preservarse el fondo, sino tambin la
forma. Buscar satisfacer las necesidades de la administracin pblica sino, tambin, hacerlo de
forma correcta, con buenas prcticas.
Seala adems que el abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de
la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes y servicios
(eficiencia), as como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.
Busca esta Norma, lograr los objetivos de: i) Establecer mecanismos que garanticen la
contribucin del Abastecimiento a la consecucin de resultados institucionales, y ii) Rodear de
garantas y pautas de medicin al ejercicio de la funcin de Abastecimiento.
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
Seala que el planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento abarcar tanto
a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los procesos tcnicos.
El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una organizacin social.
Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y las
actividades complementarias para la operacin de dichos de dichos elementos en estado ptimo
o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para
la produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las distintas
entidades que constituyen la Administracin Pblica. Tales actividades se realizan en campos
especializados denominados procesos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes.
Son procesos tcnicos de Abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores, programacin,
registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes, almacenamiento, mantenimiento,
seguridad, distribucin y disposicin final. En resumen, en el Abastecimiento intervienen todas
las unidades orgnicas que conforman una entidad pblica, de uno u otro modo, por tanto la
integridad de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el rgano de
Abastecimiento.
La funcin de esta Norma es la de lograr la unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento.
SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento
Indica que los encargados y los usuarios de la funcin de abastecimiento son responsables de
actualizar y emplear permanentemente la informacin necesaria para orientar la aplicacin de
los procesos tcnico.
Conociendo que "Informacin" es todo dato o fenmeno que proporciona un
nuevo conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El
Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de
los procesos tcnicos. Para que sea confiable la informacin debe ser actual, es decir, reflejar del
mejor modo posible los fenmenos que ocurren en el momento presente.

La funcin de esta Norma era: i) Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a
cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa, y
ii) Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades pblicas.
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios
Esta Norma seala que toda la adquisicin de bienes y/o servicios ser realizada por la Oficina
de Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se encargue a un rgano
diferente, lo har aplicando normas que emita el de Abastecimiento.
Indica que la adquisicin es un proceso tcnico de Abastecimiento, de ah la facultad exclusiva.
Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr
que una entidad pblica en representacin del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o
facultad de utilizacin de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o
no una obligacin de pacto. Especializando en un organismo encargado de realizar esta labor. En
cada entidad opera un rgano especializado a cargo de la funcin de Abastecimiento. Segn las
caractersticas de la entidad, dicha funcin se puede ejercer en forma centralizada o
desconcentrada.
Los Objetivos seguidos por esta Norma eran: i) Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un
mismo propsito, ii) Garantizar el desempeo tcnico y armnico de la actividad; y iii) Facilitar el
control.
SA.05 Unidad de Ingreso Fsico y custodia temporal de bienes
Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el Almacn del
rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias
aplicarn principios y procedimientos similares.
El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar
pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier rea fsica acondicionada
con ese fin. El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde fuera de
ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que
origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al
conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,
mensurables, intercambiables y tiles.
Sub Objetivos eran: i) Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes
adquiridos a la entidad, ii) Extender los principios generales de almacenamiento a todas las
reas que realizan custodia temporal de bienes, y iii) Realizar mejor control de los bienes
durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
Seala que en toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o
administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos
pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del rgano de
Abastecimiento.
La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin corresponde a todos los
rganos de una entidad. Siendo los objetivos sealados: i) Fijar criterios para hacer ms racional
el empleo de los medios materiales que disponen las entidades, y ii) Propiciar el empleo de
criterios tcnicamente elaborados.
SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios
Esta Norma est orientada a que las entidades pblicas formularn y aplicarn normas
para verificar la existencia del estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o
servicios de que dispone la entidad.
La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en representacin de la
entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin, en referencia a las
unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. Bsicamente la verificacin
se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto
como accin o resultado); estado para apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as
como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en que se emplea,
lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el
empleo en beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales).

Siendo los objetivos sealados: i) Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la
entidad, ii) Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un
Abastecimiento ms eficaz; y iii) Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios
innecesarios para la entidad.

Vigencia de las Normas Generales de

Abastecimiento
La Segunda Disposicin Final del DECRETO SUPREMO N 039-98-PCM que reglamentaba la Ley N
26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de fecha 26 de Diciembre de 1998,
deroga las Normas SA.O1, SA.02, SA.03 y SA.04. Estando vigentes aun las Normas SA.O5, SA.06,
y SA.07. Estas cuatro fueron derogadas por cuanto eran referidas a la realizacin de las
contrataciones, la forma y control de las mismas; y la Ley N 26850 estableca normas bsicas
que contenan los lmites mnimos y mximos que deberan observar las Entidades del Sector
Pblico, dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en los procesos de contrataciones y
adquisiciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se derivan de
los mismos. Dichos procesos comprendan todos los contratos que estaban destinados a obtener
bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las funciones del Estado.
Reemplazando a las Normas mencionadas. La Ley de Contrataciones ha estado perfeccionndose
hasta la fecha.

Anlisis de Normas Vigentes

Para poder determinar la importancia del anlisis de estas Normas, se hace necesario revisar si
an tiene vigencia, o si se han promulgado normatividad que, sin proponrselos, estn
reemplazando en lo dispuesto por estas. Para saberlo se ha elaborado la presente matriz:
NORMA
GENERAL
ABASTECIMIENT
O

Detalle

Objetivos

SA.05
Unidad de Ingreso
Fsico y custodia
temporal de bienes

SA.06
Austeridad del
Abastecimiento

SA.07
Verificacin del
estado y
utilizacin de
bienes y servicios

Todos los bienes

adquiridos ingresarn
fsicamente a la entidad
por el Almacn del
rgano de
Abastecimiento; y para
su custodia temporal,
esa u otras
dependencias aplicarn
principios y
procedimientos similares

En toda previsin, solicitud,

obtencin, suministro,
utilizacin y/o
administracin de bienes y
servicios, se aplicarn los
criterios e instrumentos
pertinentes de austeridad
que establezca la entidad a
propuestas del rgano de
Abastecimiento

i) Establecer un
solo tipo de va o canal
para el ingreso fsico de

i) Fijar criterios para

i) Realizar
hacer ms racional el
seguimiento a los
empleo de los medios
bienes y servicios

Las entidades
pblicas formularn y
aplicarn normas
para verificar la
existencia del estado
y condiciones de
utilizacin de los
bienes y/o servicios
de que dispone la
entidad.

bienes adquiridos a la
entidad
ii) Extender los
principios generales de
almacenamiento a todas
las reas que realizan
custodia temporal de
bienes.
iii) Realizar mejor
control de los bienes
durante sus periodos de
custodia, mientras son
movilizados hasta el
lugar de utilizacin
directa.

con que cuenta la

entidad.
ii) Recabar
informacin de las
existencias, en
materiales que disponen las bienes y servicios
entidades.
para realizar un
ii) Propiciar el
Abastecimiento ms
empleo de criterios
eficaz.
iii) Evitar la
tcnicamente elaborados.
acumulacin
improductiva de
bienes o servicios
innecesarios para la
entidad

Alcance

Todas las Entidades del

Sector Publico

Todas las Entidades del

Sector Publico

Todas las Entidades

del Sector Publico

Disposiciones

Seala acciones a
desarrollar respecto a los
bienes que ingresan a la
Entidad. Seala que el
lugar de custodia de
estos, se denominara
Almacn.

Plantea acciones a desarrolla

por parte de Abastecimiento,
y de la Oficina general de
Administracin y de la
Oficina de Planificacin.
Todas referentes a cubrir la
austeridad de los
procedimientos.

Indica las acciones

administrativas a
adoptar referentes a
la toma
de inventario fsico
de los bienes de la
Institucin.

Control

Dicta cuatro
disposiciones de control,
todas referentes a
Almacn y
la supervisin requerida.

Indica que la Oficina General

de Administracin deber
supervisar las acciones,
sealando comunicacinfrec
uente entre estas dos
oficinas.

Seala acciones para

el control de los
bienes de la
Institucin

Normas
Relacionadas

i) Ley de
Contrataciones del Estado
D.L. N 1017. Referente a
i) Resolucin
principios que rigen las
Jefatural N335-90contrataciones.
ii) Ley
INAP/DNA Manual de
Administracin de
de Presupuesto del Sector
Almacenes para el
Pblico para el
Sector Publico.
Ao Fiscal 2014, en lo
ii) Resolucin de referente a Medidas de
Contralora N 320-2006 Austeridad,Disciplina y
Aprueba Normas
Calidad en el Gasto
de Control Interno.
Pblico[5]
iii) Resolucin de
.
Contralora N 320-2006
Aprueba Normas de Control
Interno.
Cuadro 01
Referencia: Res. Jefatural N 118-80- INAP/DNA

i) Ley N
29151 Ley del
Sistema Nacional de
Bienes Estatales.
ii) D.S. N
007-2008-Vivienda
Reglamento de la ley
general del sistema
nacional de bienes
estatales.
iii) Directivas
de la
Superintendencia de
Bienes Nacionales.
iv) Resoluci
n de Contralora N
320-2006 Aprueba
Normas de Control
Interno.

Autora: Propia
El cuadro anterior tiene la relacin de las Normas Generales de Abastecimiento SA.O5, SA.06, y
SA.07. Informacin tomada de la Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA, y de normas vigentes
que se relacionan con estas, complementndose entre s. A continuacin analizaremos cada una
de ellas.
SA.05 Unidad de Ingreso Fsico y custodia temporal de bienes
Esta Norma seala acciones a desarrollar respecto a los bienes que ingresan a la Entidad,
custodia, registro y entrega de los mismos. Indica que el lugar de custodia de estos, se
denominara Almacn, entre otros. Posteriormente el INAP emiti la Resolucin Jefatural N33590-INAP/DNA que aprueba el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Publico,
ambos vigentes a la fecha. SI bien es cierto, el manejo de almacenes no ha variado en la
administracin publica, la Contralora General de la Republica, moderniz la visin del control, a
travs de Resolucin de Contralora N 320-2006 Aprueba Normas de Control Interno, sobre
los riesgos que ocurren en la gestin de los procedimientos administrativos. A la fecha, aun no se
emite normas adicionales al respecto, Debiendo las instituciones mediante Directivas sobre
Almacenes, tratar de normar, segn sus circunstancias, el manejo de los mismos.
Por el momento, se necesitara revisar la Norma respecto a los puntos: Acciones a Desarrollar y
Mecanismos de Control- y la Resolucin Jefatural N335-90-INAP/DNA, para darle modernidad y
agilidad al manejo de almacenes.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En cuanto a esta norma, sobre la austeridad de los procedimientos en las adquisiciones,
procedimientos, control y dems, se est cumpliendo, ya que cada ao se emite las Medidas de
Austeridad, Disciplina y Calidad en el Gasto Pblico a travs de la Ley de Presupuesto del Sector
Pblico para el Ao Fiscal correspondiente; de la misma forma se tiene los principios que rigen
las contrataciones estatales como: Moralidad, Imparcialidad, Razonabilidad, Eficiencia y
Transparencia aprobados mediante Ley de Contrataciones del Estado D.L. N 1017. Adicional a
aquello estn las Directivas de Austeridad que cada Institucin aprueba cada ao.
Esta norma necesita ser modificado en su contenido o de lo contrario derogarse, porque la
informacin presentada no est de acuerdo a los tiempos modernos, dado que las medidas de
austeridad han ido cambiando a travs del tiempo, y se aplican disposiciones legales vigentes.
SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios
En esta etapa hay dos puntos, el de verificacin de bienes y servicios; en lo referente a bienes,
est el control patrimonial, mediante Ley N 29151 se promulgo la Ley del Sistema Nacional de
Bienes Estatales y con D.S. N 007-2008-Vivienda se aprob el Reglamento de la ley General del
Sistema Nacional de Bienes Estatales. Posteriormente se cre la Superintendencia de Bienes
Nacionales, se encarga de velar por legislar sobre los bienes patrimoniales institucionales ,
mostrando modernidad y claridad en cuanto a sus procedimientos. En cuanto a la verificacin de
los servicios y bienes muebles, la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, sealan
procedimientos y acciones a adoptar al respecto.
Esta norma deber ser derogada, por cuanto su disposicin est sealada por normas modernas
y vigentes.

TRMINOS UTILIZADOS EN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

v

Adquisicin:

La accin orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos sobre un bien.

v

Bases:

Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las especificaciones tcnicas y los
trminos de referencia o expediente tcnico, segn corresponda, que con el conjunto de

condiciones, procedimientos establecidos por la Entidad y, cuando corresponda, la proforma

del contrato, rigen un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente
Reglamento.
v

Calendario del proceso de seleccin:

El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de seleccin, en el cual se

fijan los plazos para cada una de sus etapas.
v

Contratacin:

Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin jurdica dentro de los alcances de
la Ley y del Reglamento
v

Especificaciones Tcnicas:

Descripciones, elaboradas por la Entidad, de las caractersticas fundamentales de las obras,

consultoras, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir, respectivamente.
v

Postor:

La persona natural o jurdica legalmente capacitada que participa en un proceso de seleccin

desde el momento en que presenta su propuesta
v

Proveedor:

La persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta servicios o ejecuta obras.
v

Obra:

Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes

inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras,
puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de
obra, materiales y/o equipos.
ORGANISMO REGULADOR
El organismo regulador del Sistema de Abastecimiento es el Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE), el cual es un rgano pblico descentralizado
perteneciente a la Presidencia del Consejo de Ministros, con personera jurdica de derecho
pblico que goza de autonoma tanto administrativa, funcional, financiera, econmica, as como
jurdica.
Entre sus funciones estn:
Velar por el cumplimiento y difusin de la ley de contrataciones y adquisiciones del
Estado, as como proponer las modificaciones que sean necesarias.
-

Aprobar directivas que fijen criterios de interpretacin o de integracin de dicha Ley.

Resolver en ltima instancia administrativa los asuntos de su competencia.

Desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores.

Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de adquisiciones y contrataciones

del Estado (SEACE).
-

Organizar y administrar conciliaciones y arbitrajes.

Absolver consultas sobre la materia de su competencia.

Imponer sanciones a los proveedores, participante, postores y contratistas que

contravengan las disposiciones establecidas.
Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica los casos en que se
aprecie indicios de incompetencia, negligencia, corrupcin o inmoralidad detectados en el
ejercicio de su funcin pblica.
Supervisar todo proceso de contratacin de bienes, servicios u obras cualquiera sea el
rgimen de contratacin.
PROCESOS TCNICOS
Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del sistema de
abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos funcional y operativo.
Los Procesos tcnicos son 11, los que para una mayor operatividad y funcionamiento han sido
agrupados en Sub sistemas.
7.1 SUB SISTEMA DE INFORMACIN.Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende, se capta, procesa, clasifica,
actualiza, proporciona y conserva la informacin sobre los bienes servicios en general y
ejecucin de obras, proveedores que lo suministran, precio de mercado y condiciones
de venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que ofrecen, acciones de seguimiento
y control a realizar, etc.; necesarios por las entidades pblicas para tomar la decisin ms
conveniente en condiciones ptimas para el Estado.
Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:
a.

CATALOGACIN.-

Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin, obtencin,

actualizacin y proporciona la informacin referida a los bienes, servicios, obras
y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos en el catlogo
institucional el cual constituye un documento de valiosa informacin.
b.

REGISTRO DE PROVEEDORES.-

Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la informacin comercial
relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la entidad, y tambin los bienes,
servicios, obras y consultora que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.

c.

REGISTRO Y CONTROL.-

Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificacin y conformidad, a cada una
de las fases de cada uno de los procesos tcnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones
y adoptar las medidas necesarias.
As como tambin referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los
diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el trmite de los
mismos, hecho que perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.
d.

PROGRAMACIN.-

Proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la satisfaccin conveniente y

oportuna de los bienes y servicios, obras, consultora, etc. que son requeridas por las
dependencias de las entidades pblicas, previa determinacin en base a las respectivas metas
institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de austeridad y prioridad.
7.2 SUB SISTEMA DE NEGOCIACIN/OBTENCIN
Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende presenta opciones y
condiciones para negociar bienes y/o servicios o, para rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos fortuitos comprobados.
a)

ADQUISICIN

Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms conveniente, adecuada y

oportuna para el Estado, la adquisicin, obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras,
consultora, siguiendo un conjunto de acciones tcnicas administrativas y jurdicas, requeridas
por las dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta elpresupuesto asignado.
b) RECUPERACIN DE BIENES
Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o disposicin
de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tena derecho sobre su
propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:
-

Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.

Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad.

Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que
permanecieron en stock o sin rotacin, por haber sido adquiridos sin rotacin, por haber sido
adquiridos sin programacin en exceso o en forma indiscriminada.
7.3 SUBSISTEMA DE UTILIZACIN/PRESERVACIN.
Llamado as porque orienta y coordina la movilizacin, el uso, conservacin y custodia de los
bienes, servicios y obras ejecutadas para una adecuada utilizacin y preservacin.
Comprende los siguientes procesos:

a)

ALMACENAMIENTO

Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada on la ubicacin fsica temporal de los

bienes materiales adquiridos por las entidades pblicas a travs de las modalidades de
adquisicin establecidas, en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con fines de
custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las dependencias solicitantes,
con destino a los usuarios de los mismos.
b)

MANTENIMIENTO.-

Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento por medio de la
unidad de servicios o de terceras personas idneas, proporciona adecuada y oportunamente
el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo, preventivo, correctivo de la
maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el propsito de estar en ptimo estado de
conservacin y de operacin de los mismos.
c)

SEGURIDAD.-

Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por medio de la unidad de
seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brindan un eficiente servicio de seguridad
integral.
d)

DISTRIBUCIN.-

Es un proceso, que a travs del almacn institucional, proporciona adecuada y oportunamente

los bienes requeridos para las dependencias solicitantes, para el logro se sus objetivos y alcance
de metas institucionales.
e)

DISPOSICIN FINAL.-

Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situacin tcnica, administrativa
y jurdica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulacin
improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.
Por lo que ser pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineracin o destruccin, segn
su estado.