UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO DE SUCRE
ESCUELA DE AMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE CONTADURIA
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

TEMA 3

SISTEMAS
CONTABLES

GRUPO Nº 01:
KEIBER ZURITA C.I.: 24.535.189
JESUS FERNANDEZ C.I.: 23.346.989
VICTOR CEDEÑO C.I.: 24.873.141
PROF.: ABNER LIENDO
SECCIÓN Nº 02

CUMANÁ, MARZO DEL 2019.

 INTRODUCCIÓN

Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber qué se
utiliza para llevar las cuentas de una organización.

Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un
registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal característica
de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar esos movimientos diarios en dinero, de
manera que tan solo mirando las notas contables podemos conocer como entra y sale el dinero de la
sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un sistema de información contable está
formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las
actividades que acabamos de describir, para que posteriormente los superiores jerárquicos puedan
usar la información en su toma de decisiones.
 SISTEMAS CONTABLES

Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se hallan

interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello vinculado a la
contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una organización).

Según Catacora, un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a
una fecha o por un periodo determinado. Están conformados por un conjunto de principios,
métodos, procedimientos y normas que nos permiten recopilar, clasificar, registrar, resumir y
analizar la información financiera para conocer los resultados y de esta manera tomar decisiones al
respecto que sirvan a los fines de la organización. Esta información se soporta en los libros diarios,
libros mayores, libros auxiliares y se resumen en los estados financieros de la entidad.

Asimismo, un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, entre

otros, para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por
medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.

FUNDAMENTOS LEGALES

1.La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela expone en los artículos 141, 143,
311 y 318, las normas fundamentales acordadas por la Nación para ser consideradas y aplicadas, las
cuales son presentadas por la Administración Pública, y se refieren a la información financiera.
Dentro de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, está manifestada la honestidad
y la transparencia de los datos registrados y presentados, siempre y cuando se mantenga presentes
ciertos principios que conllevan a lograr una información precisa, veraz y oportuna. Asimismo,
estos artículos pueden considerarse como base principal para comenzar con el análisis de la
presentación de información financiera, tanto en el ámbito público como privado.

2. Las Normas Internacionales de Información Financiera de Venezuela (VEN-NIIF), también

llamadas principios de contabilidad, los cuales van desde la NIIF 1 hasta la 8 y se aplican
actualmente desde el año 2008 cuando comenzó la transición de NIC a NIIF y por ello son las
normas de carácter reciente en la metodología de registros contables. Se clasifican en dos grupos:

2.1. VEN-NIIF GE, correspondiente a las normas o principios de contabilidad a las grandes
entidades y están conformadas por los boletines de aplicación de las VEN-NIIF (BA VEN-NIIF),
que deben ser aplicados conjuntamente con las normas internacionales de información financiera
(NIIF).

2.2. VEN-NIIF PYME, correspondiente a las normas o principios de contabilidad

aplicables a las pequeñas y medianas entidades.

3. NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) desde la 1 hasta la 40, que son un conjunto de
normas contables que regulan la información que debe presentarse en los Estados Financieros,
conocidos como Estados de Situación Financiera, Estado de Resultado, Estado de Flujo de Efectivo,
Estado de Cambios del Patrimonio, que forman parte del juego completo de Estados Financieros. La
forma en que esa información ha de aparecer en dichos estados financieros, basada en la NIC son
normas cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio y una imagen
fiel de la situación financiera de una empresa. Cabe destacar que se aplican de manera supletoria
debido a que actualmente están en vigencia las NIIF tanto las completas como las pequeñas y
medianas entidades, pero aun asi se pueden acudir a ellas.

4.Código de Comercio, establece las normas que deben seguir los comerciantes en relación a su
contabilidad mercantil. Entre los artículos más relevantes están los Art. 32, que se refiere al idioma
en que se deben llevar los libros; Art. 34, asiento diario de operaciones; Art. 36, referido a lo que no
se debe hacer al llevar la contabilidad en los distintos libros como por ejemplo no dejar espacios en
blanco, no hacer raspaduras ni enmendaduras a éstos. Dentro de los fundamentos legales se
encuentran los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Internacionales de
Contabilidad.

5. Código Orgánico Tributario, establece todo lo correspondiente a la materia tributaria, es decir,

el tratamiento del ISLR y como las entidades deben llevar dicha información ante el organismo
estatal de administración tributaria.

6. Ley de Impuesto al Valor Agregado, es aquella que regula los procedimientos que deben llevar
las empresas para cumplir con sus responsabilidades de pago de impuestos sobre el valor agregado
de los bienes y servicios que produzca la empresa por motivos de las ventas y compras que incurren
en su operación. También fija los procedimientos de formalidad que deben llevar las entidades para
con el Estado en el cumplimiento de sus labores de informar sobre sus actividades.

JUSTIFICACION

Los sistemas contables reúnen, registran y procesan la información financiera (en términos
monetarios), que es generada por las actividades o transacciones normales de la empresa (estados
financieros), necesarios para una eficiente toma de decisiones. Asimismo, la contabilidad y los
sistemas contables surgen como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la
empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y
financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio.

OBJETIVOS

 Proporcionar los elementos necesarios tales como, cuentas, asientos, libros, formas y reportes
para un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables
 Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a los diferentes
usuarios a los efectos de la toma de decisiones.
 Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación
de un catálogo de cuenta similar.
 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

EL SISTEMA CONTABLE PUEDE SER:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con frecuencia llamado

simplemente un sistema de información, es la combinación del personal, los registros y los
procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferente cada usa un
sistema de información contable distinto.

Sistema contable de costo: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna
los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la
toma de decisiones, planeación y control administrativo. Los informes de costo son muy útiles
también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

Sistema administrativo: Es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la

definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas
administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento.

Sistema contable tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las

obligaciones tributaria de las organizaciones.

ASPECTOS BASICOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD.

Normativa: El diseño del sistema de contabilidad debe regular todas las operaciones o
transacciones contables (registro tratamiento) en las actividades financieras. Quienes diseñan,
aprueban y autorizan los sistemas contables, deberán tomar en cuenta lo dispuesto en la NIIF para
las PYMES, así como la naturaleza y operaciones de la entidad que los aplicará.

Volumen de información: La mayor responsabilidad de un gerente es la toma de decisiones que

se basa en la información generada por los sistemas de contabilidad.Ésta gran cantidad de datos
suministrados por las empresas deben ser resumidos y procesados para que reflejen los estados
financieros, y los resultados obtenidos en un período determinado y con base a tomar una serie de
decisiones.

Tipos de operaciones: Éste sistema debe ser capaz de manejar aquellos acontecimientos que
puedan suceder en el desarrollo diario del traslado o traspaso de información, sin que tenga que
detenerse el funcionamiento del mismo y no se pierda uno de sus objetivos fundamentales como lo
es el otorgar información clara y oportuna a los usuarios.

Necesidades de Información: La información que suministre la empresa tiene que ser de forma
clara y precisa, ya que la contabilidad registrada es importante para planear sobre el futuro y tomar
decisiones. Mientras más grande sea la decisión, mayor será la necesidad de información, puesto
que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones.

ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD:

-NORMAS Y PRINCIPIOS CONTABLES: La estructura básica de la contabilidad comprende

diversas normas y principios de aceptación general, los cuales marcan su autoridad mediante la
aceptación de los usuarios.

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), los Principios de Contabilidad

Generalmente aceptados (PCGA), instituyen que las normas son aplicables únicamente a los efectos
de la contabilidad financiera; es decir, la preparación de los estados financieros de carácter general,
dirigidos a usuarios internos y externos, entre ellos:

Entidad: Las organizaciones deben tratarse como entidades separadas y distintas de los socios y
directivos, ya que deben guardar su propia identidad jurídica y comercial.

Negocio en marcha: Parte del supuesto de que la entidad tiene una existencia permanente, salvo
especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de
que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y
generar utilidades.

Costo histórico: Todo recurso adquirido por la organización se registrará al valor de compra.

Consistencia: Indica que todas las transacciones convertidas en operaciones contables, deben ser
respaldadas por un comprobante legal.

Revelación suficiente:Establece que los estados financieros deben mostrar claramente la

información adecuada para dar una adecuada interpretación de la situación financiera y de los
estados de resultados de la empresa.

Importancia relativa: Solo se deben realizar partidas que puedan tener un efecto importante en
los estados financieros.

Partida doble: Los hechos económicos que llevan a cabo una entidad deben ser expresados por
medio de un sistema de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelve toda
operación. Esto es entendible y tiene sentido si indexamos en este concepto la teoría del cargo y del
abono.

Prudencia: Este principio establece que las pérdidas deben registrarse cuando se conozcan o se
deben estimar cuando se vayan a producir, en tanto las ganancias únicamente cuando se produzcan.

Realización: Establece que los hechos económicos deben ser registrados en los libros
únicamente cuando se haya perfeccionado la operación que lo origina.

-RECURSOS MATERIALES Y TECNOLÓGICOS: Son los factores o medios materiales y

tecnológicos que utilizan las organizaciones para la producción. Éstos recursos involucran los
materiales para el trabajo de oficina, los equipos y maquinarias de alta tecnología, que debe poseer
toda organización para llevar a cabo todas sus operaciones de manera óptima y cumpliendo con los
requisitos y normas establecidas en la organización y las leyes que la regulan. Encontramos
entonces:

Recursos materiales:Son los bienes tangibles que la organización puede utilizar, elementos de
oficina, instrumentos y herramientas.
 Recursos tecnológicos:Son los conjuntos de técnicas, procedimientos, métodos y sistemas que
son utilizados por la empresa y las diferentes actividades relacionadas con la producción de bienes o
servicios.

Recursos Humanos:El factor humano es el motor que mueve las actividades de la empresa. No
se logra nada con una gran estructura y abundantes recursos. Son los que cumplen con las tareas de
recuperar, seleccionar, contratar, capacitar y administrar el personal durante la permanencia de la
empresa. Todos aquellos que sostienen una relación laboral en una entidad

Estructura Organizacional: Es el diseño organizado y coherente del área o el departamento de

la empresa en donde operará el sistema contable.

Estructura de Cuentas:Es el conjunto de designaciones de las cuentas con su respectiva

simbolización numérica, dispuesta sistemáticamente para llevar de manera uniforme la contabilidad
de la empresa.

El Manual de Contabilidad: Es un documento preparado por el Dpto. De Contabilidad este

abarca los principios y procedimientos generales que da las instrucciones a todo el personal
contable de cómo deben registrar las transacciones u operaciones y como llevar las cuentas de una
organización. Los manuales que se aplican en el área contable son:

 De política contable: Estos manuales detallan todas y cada una de las políticas que se siguen en
la entidad respecto a los registros contables.

 Manual de código: También se denominan manual de codificación de cuentas, clasificador de

cuentas o sencillamente manual de cuentas.

 Manual de normas y procedimientos contables: Especifican los asientos de tipos contables que se
realizan para un determinado procedimiento o transacción.

PROCESO CONTABLE

Es el conjunto de fases a través de los cuales se obtiene y comprueba la información

financiera. Es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y
resumidas, generalmente por el departamento de contabilidad, para la obtención de los Estados
Financieros, los cuales mostrarán los resultados del ejercicio para el cual se informa. Dichos
informes serán la imagen fiel del estatus de la empresa y deberán ser evaluados por la gerencia a fin
de conocer si se han cumplido los objetivos propuestos por la misma.
 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

Recopilación: Tiene la finalidad de recabar toda la documentación que se genera en la

organización.

Clasificación:Consiste en separar la información recopilada de acuerdo al origen y fuente que

tengan las transacciones.

Registro: Una vez recolectada y clasificada la información se procede al registro de los datos en
orden cronológico de modo que después se tenga fácil acceso a éstos.

Resumen: Toda la información obtenida tiene que ser resumida y agrupada para que pueda ser de
fácil interpretación a los usuarios de esta, ya que es un gran volumen de información y se resumen
en lo que conocemos como Estados Financieros.

Análisis: la información plasmada en los estados financieros debe analizarse e interpretarse, con el
objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por la entidad económica, tuvieron
en su situación económica.

TIPOS DE PROCESO CONTABLE

Los libros contables son instrumentos donde se asientan o registran las operaciones
contables de forma cronológica, es decir, a medida que van ocurriendo las transacciones.Dentro de
los libros principales que toda organización se encuentran:

De un solo Diario a dos columnas: Es un documento numerado, que le permite registrar en

forma cronológica todas las transacciones por la empresa, es el principal registro en cualquier
sistema contable.

De Diario-Mayor:Se registran las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de forma organizada y

cronológica.

De Diario de columna: Esta es otra forma de libro diario. Como su nombre lo indica, su
contenido incluye una serie de columna que se destina aquellas cuentas que tienen mucho
movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, se lleva en una columna especial
que denominaron cuentas varias. Este libro cumple exactamente las mismas funciones que el libro
diario solo que con un formato diferente.

De diario auxiliares: Los cuales son libros complementarios a los libros principales o legales de
contabilidad (diario, mayor...), pueden ser tantos como se quiera y se generan dependiendo del
volumen y necesidades del negocio. Son utilizados en aquellas empresas donde se realizan muchas
operaciones, el resumen de éstas es lo que registran en el diario principal.

Hojas de movimiento: Mejor conocida como hoja de trabajo, es un instrumento contable

(borrador extracontable) el cual facilita la agrupación, análisis y ordenamiento de todas las cuentas
que conformaran la contabilidad, permitiendo formular los asientos de ajustes y los de cierre antes
de asentarlos en el Libro Diario, sirviendo de ayuda y guía para formular posteriormente los Estados
Financieros.
 Hojas de comprobante: Es conocido como sistema de comprobantes, cada operación dará
origen a la elaboración de un comprobante original y dos copias, en el cual se describe la
operación.

Registros automatizados o procesamientos electrónicos de datos: Es una herramienta que

consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes
paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de
una forma sistemática y automatizada de las operaciones y demás hechos contables que suceden
dentro de la organización.Dentro de los sistemas mayormente empleados en Venezuela se
encuentran: Software E-Profit, Sistema Administrativo Independiente (SAINT), SAP Business One,
SISCOM y JD Edwards Enterprise One.

El llenado y uso manual de libros irá desapareciendo, principalmente por la cantidad de

bondades que los sistemas computarizados y automatizados ofrecen, pues constantemente estos
mejoran generando más opciones que faciliten el día a día y las decisiones que deben tomarse para
llevar al éxito cualquier organización. Por lo tanto, el impulso y fomento en el uso de estos avances,
es de suma importancia en Pro de lograr un desarrollo especializado, pues optimiza cada día el
sistema contable y administrativo presente en la mayoría de las organizaciones.

INSUMO O DOCUMENTOS BASICOS DE UN DEPARTAMENTO

Son la cantidad de documentos que debe tener una empresa que son posibles de verificar
debido a la cantidad de comprobantes originales de las transacciones, que constituyen el insumo
fundamental del sistema contable, entre estos documentos se puede mencionar:

 Comprobantes de ingreso y egreso de caja

 Cheques
 Pagare
 Notas de créditos etc.
 CONCLUSIÓN
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras del día a día.

Con el paso del tiempo y las exigencias de información financiera al día de hoy las empresas
necesitan la información de una manera rápida y con la mayor exactitud posible, por tal motivo los
sistemas contables han ido evolucionando día a día, aunque todavía existen empresas pequeñas que
utilizan los registros manuales la gran mayoría está utilizando lo que es el sistema electrónico el
cual te da en forma instantánea la información financiera y de otras áreas requerida por la empresa,
lo cual es de gran utilidad para los usuarios y la empresa para la toma de decisiones. Entonces se
puede concluir lo siguiente:

 Los sistemas contables, son importantes para toda entidad sin importar su tamaño (pequeña
o grande).
 Estos sistemas han ido con el tiempo dejando en desuso el registro manual de las
transacciones de las organizaciones, pues permite llevar de manera automatizada las
operaciones de la misma.
 Permite que las organizaciones que trabajen con ellos, incurran en menos costos, gastos,
menos tiempo, etc.
 Los sistemas contables electrónicos actuales pueden almacenar, manejar y proporcionar la
información en cuestión de segundos y sobre todo precisos.
 Pueden realizar en cuestión de minutos tareas para las que una persona tardaría días o
semanas.