IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2015, es la información que una organización

tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier
formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los
sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para
que la organización pueda operar y a las evidencias de los logros alcanzados. En estos
documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar,
aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada
de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La
información documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento,
trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será
necesario realizar las operaciones descritas a continuación deforma general. Para poder cumplir
con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de deberá:

- Identificar y codificar
- Almacenar y proteger
- Definir el periodo de conservación
- Definir la disponibilidad y el acceso

- Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención, la
fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos
en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.
- Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta o
en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.
- Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por
criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se
procederá a su destrucción.
- Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá
facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
- Acceso a la información documentada
Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de
la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los
mismos.