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MÓDULO GERENCIA DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS

UNIDAD 2: INTEGRACION DE LOS SISTEMAS DE HSEQ

AUTORES:

NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO CÓD. 840001

LAURA NELLY ROPERO BACCA CÓD. 840004

NORLEIBY TATIANA GARCÍA CÓD. 840011

Tutor:

MG. NOLFER ALBERTO RICO BAUTISTA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE INGENIERIAS

ESPECIALIZACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS HSEQ

Ocaña, Colombia Abril de 2018

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Índice

Introducción .................................................................................................................................... 3

Elemento 1. Respuesta a los interrogantes planteados en el caso práctico .................................... 4

Elemento 2. Informe gerencial ..................................................................................................... 13

Referencias bibliográficas. ............................................................................................................ 17

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Introducción

Las Normas ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad; ISO 14001:2004 Sistema

de Gestión Ambiental; OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, están creadas con la finalidad de compatibilizar cada una sus alcances a un Sistema

Común Integrado, de ahí se desglosa la hipótesis si es viable complementar un conjunto de

procesos relacionados, que sean transversales a las tres temáticas de Gestión, que sea valorable,

ameno y útil para la empresa y sus empleados, que logre la esencia del enfoque al cliente y/o partes

interesadas, la base en la Gestión por Procesos y la voluntad de la Mejora Continua, es decir, si es

posible crear un modelo de Sistema Integrado que sea positivo, que cumpla con los requerimientos

del cliente y que logre la mejora continua, así nace un Sistema Integral de Gestión genérico

aplicable al estudio de caso de una empresa de servicios de construcción.

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Integración de los sistemas HSEQ

Elemento 1. Respuesta a los interrogantes planteados en el caso práctico

CASO PRÁCTICO: Los requisitos legales en la identificación de una buena

integración.

Para muchas empresas de servicios, el servicio prestado es de manera inmediata. En este

momento JFA & Asociados, es una organización dedicada a la asesoría de construcción. En el

2009 comenzó con la implementación de la ISO 9001:2008 dentro de la organización y para el

año 2015 decidió comenzar a incluir en la organización todo lo relacionado a Seguridad y Salud

en el Trabajo. A finales del año 2016 decidieron comenzar a integrar estos sistemas junto a la

norma de Medio ambiente, encontrando el Director de Calidad que uno de los problemas que

surgió fue la integración del proceso de identificación de requisitos legales.

Debido a que las normas de calidad, SST y medio ambiente se implementaron casi de

forma individual, los requisitos correspondientes a éstas fueron por consiguiente considerados de

manera independiente entre ellos. La empresa disponía de diferentes proveedores de servicios

(responsables) que eran los encargados de la actualización de la legislación; la frecuencia de la

actualización también era diferente. Los usuarios finales de este servicio la información les

llegaban por vías y en formatos diferentes. Se daban situaciones que toda la información les

llegaba con multiplicidad, pues a veces los requisitos a cumplir podían tener efectos para la

seguridad y salud en el trabajo, para el medio ambiente o para el mejoramiento continuo de la

organización.
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En la organización se determinó crear un grupo especial para atender esta situación

conformado por el director de calidad, el director de SST, Jefe de Talento humano, del director

de servicios y el director de parte ambiental. En una reunión se llegó a plantear algunas

cuestiones en cuanto a cómo aplicar la gestión por procesos de manera integral y se tomó la

decisión de -- aunque tener todas las normas—que se comenzaría como si no existiesen

procedimientos, no todos estaban con los mismos horizontes por lo cual se plantearon las

siguientes preguntas:

- ¿Cuál sería el manejo del contexto organización (necesidades, expectativas) de

nuestros clientes?

Director de calidad: Desde la oficina de calidad se deben como primera instancia para

determinar las necesidades y expectativas, las partes interesadas se deben clasificar en grupos y

subgrupos con el fin de determinar las que son pertinentes. Una vez clasificadas las partes

interesadas, se determinan las necesidades y expectativas, los cuales son los requisitos que dichas

partes interesadas tienen para JFA & Asociados.

A toda la información recolectada de las partes interesadas se les debe hacer seguimiento

cada determinado tiempo (1 año) con el fin de verificar que dichos requisitos han sufrido o no

cambios.

Como partes interesadas para la empresa se clasificarían las siguientes:

Clientes: usuarios, usuarios potenciales, usuarios retirados.

Empresa: trabajadores, directivos, procesos de la empresa

Entes de control
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Sociedad: familia trabajadores, empresarios, vecinos, medios de comunicación, comunidad

en general.

Competidores, proveedores.

Así mismo, para el análisis del contexto se identifican unas cuestiones internas y

cuestiones externas que afectan y tienen directa relación con la empresa. Éstas cuestiones se

identifican por medio de la aplicación de unas herramientas (Matriz de evaluación factores

externos, matriz de evaluación factores internos), las cuales arrojan como resultado unas

fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades que consignadas en una DOFA permiten

establecer unas estrategias a las cuales se les hará seguimiento para su implementación.

Director de SST

Tabla 1

Identificación partes interesadas de la empresas JFA & Asociados

ACTIVIDAD CLAVE PARTES REQUISITO

INTERESADAS
NECESIDADES EXPECTATIVAS

Es una empresa que ofrece
servicios asesoría para el diseño,
ejecución de obras de
Construcción.
Alta Dirección Cumplimiento de los
Requisitos legales relacionado
con la seguridad y salud de los
trabajadores.
Empleados y - Procurar el cuidado integral
Contratistas de su salud.
-Cumplir las normas,
reglamentos e instrucciones
del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa
ARL -Asesoría y asistencia técnica
en actividades de educación y
prevención, orientadas a las
normas y reglamentos técnicos
Garantizar el bienestar físico
y mental de todos los
trabajadores, a través de
actividades de promoción y
prevención, buscando
minimizar los accidentes de
trabajo y enfermedades
profesionales.
-Promocionar actividades de
la salud y la prevención de
accidentes y enfermedades
laborales.
-Fomentar programas de
estilos de vida saludables.
-Dar cumplimiento a las
actividades programadas de
Asesoría y asistencia técnica
en SST.
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en seguridad y salud en el
trabajo.
EPS -Gestión y atención de los
casos probables de Accidentes
de Trabajo y/ Enfermedades
Laborales.
Proveedores -Transparencia en el
cumplimiento en los acuerdos
establecidos.
Entes de Control Mayor compromiso con los
requisitos legales adquiridos
en temas de seguridad y salud
en el trabajo.
Visitantes y -Generar el menor impacto
Comunidad En negativo, en la sociedad.
General
-Cumplir con atención de los
casos probables de
Accidentes de Trabajo y/
Enfermedades Laborales.
-Transparencia en el
cumplimiento en los acuerdos
establecidos.
- Cumplimiento de los
requisitos legales adquiridos
en temas de seguridad y salud
en el trabajo.
-Garantizar la seguridad y
bienestar de los visitantes en
la empresa.

Jefe de talento humano: el jefe del talento humano de la empresa debe proveer el

personal adecuado con los perfiles pertinentes para liderar los procesos de la empresa. Así

mismo, se debe proveer un coordinador para cada uno de los sistemas de gestión y éstos a su vez

deben procurar que todos los requisitos de su respectivo sistema se cumplan y se ejecuten de

acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias.

Director de Servicios

El director de servicios asume la función técnica de dirigir y controlar cualitativa y

cuantitativamente la prestación de los servicios y la calidad de los mismos.

Las partes interesadas para este proceso corresponden a:

Clientes: usuarios, usuarios potenciales, usuarios retirados.

Empresa: trabajadores, directivos, procesos de la empresa

Entes de control.
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Las necesidades y expectativas para las partes interesadas corresponden a :

El control de la documentación de los suministros. Los suministradores entregarán al constructor,

quien los facilitará al director de ejecución de la obra, los documentos de identificación del

producto exigidos por la normativa de obligado cumplimiento y, en su caso, por el proyecto o

por la dirección facultativa.

El control mediante distintivos de calidad o evaluaciones técnicas de idoneidad.

Control de ejecución de la obra.

Director de parte ambiental

Tabla 2

Identificación partes interesadas de la empresas JFA & Asociados

PROCESO PARTES REQUISTO

INTERESADAS
NECESIDADES EXPECTATIVAS

Accionistas Rentabilidad y el -Posicionamiento de la

Servicios asesoría para el diseño, crecimiento de nuestra empresa.
ejecución de obras de organización. -Rentabilidad en los
Construcción. costos
Empleados y Contratistas -Calidad del servicio
-Uso adecuado de los -Satisfacción del cliente.
recursos y materias -Estabilidad laboral
primas.
-Pago adecuado
Ingresos.
Clientes -Calidad del servicio -Cumplimiento en
-Productos y/o calidad del servicio y
servicios, confiables, productos.
seguros. -Oportunidad de precios
bajos.
Proveedores -Alianzas estratégicas y -Transparencia en el
la calidad concertada cumplimiento en los
-Comunicación efectiva acuerdos establecidos.
-Pago puntual
Entes de Control -Implementación de -Transparencia en sus
tecnologías amigables procedimientos.
con el ambiente en
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todos sus -Cumplimiento de los

Comunidad En General
procedimientos. requisitos legales
-Mayor compromiso adquiridos.
con los requisitos
legales adquiridos.
-Generar el menor -Proyectar una imagen
impacto negativo, en la corporativa amigable con
sociedad. el ambiente.
- Preservación de los
recursos naturales.

- ¿Qué entradas y salidas tiene el proceso mencionado?

Director de calidad: desde la oficina de calidad las entradas para el cumplimiento de

requisitos legales es la información de completo cumplimiento que emitan las organizaciones de

certificación, los requisito internos de la empresa, y los requisitos legales emitidos por entes de

control y el gobierno nacional. Por otra parte como entradas se tiene el personal trabajador de la

empresa, así como el director de calidad.

Como salidas se tiene el cumplimiento de cada uno de los requisitos legales y

disposiciones reglamentarias que rigen el sistema de gestión de calidad, así mismo evidencias del

cumplimiento de dichos requisitos. Se debe contar con una matriz en la cual se plasmen todos los

requisitos legales

Director del SST

Tabla 3
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Identificación de entradas y salidas

PROCESO ENTRADAS SALIDAS

Asesoría para el diseño, Normatividad y reglamentos adquiridos Programa y actividades de

ejecución de obras de por la organización relacionados al promoción y prevención, buscando
Construcción Sistema de Gestión de la Seguridad y minimizar los accidentes de trabajo
Salud en el Trabajo. y enfermedades profesionales.

Informe de ingreso condiciones de salud Evaluciones el estado de salud de

de los trabajadores que participan en el
proyecto.
Identificación delos riesgos y peligros al
que van estar expuestos los trabajadores
que hacen parte del proyecto.
sus empleados donde se identifican
y controlar oportunamente los
riesgos de salud relacionados con el
trabajo.
Matriz de identificación de peligros

Jefe de talento humano: desde la oficina de talento humano se tienen como entradas todas

las regulaciones y requisitos legales en todo lo pertinente a la administración del talento humano

de la empresa ya que es insumo indispensable para la ejecución de cada una de las tareas y

actividades realizadas en la empresa.

Como salidas se cuenta con la reglamentación en cuanto a talento humano ejecutada y

puesta en marcha junto con las evidencias que garanticen la comprobación de que los requisitos

legales se llevan a cabo dentro de la empresa.

Director de Servicios

Proceso: Asesorias para el diseño, ejecución de obras de construcción.

Entradas:

Talento Humano

Máquinas, equipos y tecnología

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Capital e inversiones

Información del mercado

Información de los servicios contratados

Salidas:

Fuerza laboral

Proporcionar información apropiada la prestación de servicios

Especificar las características del servicio que son esenciales para la prestación segura y correcta.

Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos.

Director de parte ambiental

Tabla 4

Identificación de entradas y salidas

PROCESO ENTRADAS SALIDAS

Asesoría para el diseño, Talento Humano

ejecución de obras de Documento final con el proyecto de
Construcción Diseños de los Planos del diseño y ejecución de obras de
proyecto. Construcción.

Realizar Cotizaciones. Servicios y/o subcontratos requeridos por

el proyecto.
Compra de materiales y
equipos requeridos para el Documento con el diseño de los planos
proyecto. arquitectónico.
Residuos Sólidos: Escombros, residuos
material químicos y peligrosos entre
otro.

Residuos líquidos: agua, residuos

domésticos, residuos químicos y
peligrosos: pintura, lubricantes, aceites
grasas, emulsión asfáltica, entre otros.

Residuos gaseosos: gases y vapores,

material articulado, emisiones
contaminantes
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- ¿Cómo se pueden transformar esos elementos de entrada para tener elementos que

realmente se necesiten y se requieran?

Director de calidad – jefe de talento humano: teniendo toda la información de entrada

como los requisitos legales y la normatividad que se debe cumplir para tener un adecuado

funcionamiento, se deben crear o adoptar herramientas de gestión que permitan a la empresa

implementar cada uno de los requisitos exigidos por los sistemas de gestión adoptados. Así miso,

para el caso específico de los requisitos legales el coordinador del sistema de gestión integral

debe consolidar en una matriz todos los requisitos de los diferentes sistemas para poder tener un

control y un seguimiento a la implementación de cada uno de los mismos así como el poder

corroborar las evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la normatividad.

Director del SST

Teniendo en cuenta que las entradas son elementos que responde a criterios definidos en

el sistema, estos deben estar interrelacionados con el proceso al cual pertenecen; para garantizar

las salidas esperadas en cada proceso.

Director de Servicios

En este punto se identificarán y analizarán cada uno de los servicios que se prestan desde

la empresa con la identificación de las características de los mismos y los grupos de interés,

clientes / usuarios a los que se destina. Para cada uno de los servicios identificados se

confeccionará una pequeña ficha en la que se identificarán: las características de cada uno,

momento en el que se suministra y todos aquellos puntos que pudieran contribuir a la definición

de los mismos.
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Director de la parte ambiental

Teniendo en cuenta que las entradas son elementos que responde a criterios definidos en

el sistema, estos deben estar interrelacionados con el proceso al cual pertenecen; para garantizar

las salidas esperadas en cada proceso.

Elemento 2. Informe gerencial

Toda empresa, es creada con el propósito de satisfacer una necesidad, sin dejar a un lado

la obtención de beneficios, lo cual está enmarcado por una serie de actividades relacionadas con

recursos necesarios para el cumplimiento de las mismas.

Antes de realizar cualquier tipo de selección, se debe realizar un estudio que garantice

que la decisión tomada sea la correcta. En estos casos el ingeniero o el gerente de proyectos,

juega un papel muy importante, ya que debe llevar a cabo una serie de análisis, tanto económicos

como técnicos, partiendo que en el futuro, decisión tomada agregara valor

Problemática planteada:

La empresa JFA & Asociados, en su trabajo de realizar la integración de las normas de

calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, se ha encontrado con diversos factores

que estancan de alguna manera todo el proceso de integración. Una de las dificultades halladas

en el proceso fue la identificación de requisitos legales lo cual no estaba unificado para las tres
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normas si no que cada una tenía su mecanismo de recolección de información y su método de

seguimiento a sus requisitos legales por lo cual se presentaba información repetida ya que

algunos requisitos aplicaban para dos o más de las normas a integrar.

Alternativa de solución:

Como solución a la situación presentada anteriormente se propone que se cuente con un

coordinador del sistema integrado y sea éste quien solicite la información de requisitos legales a

cada uno de los directores de los 3 sistemas de gestión para posteriormente consolidar en una

sola herramienta de gestión toda la información pertinente sin duplicidad y así poder llevar a

cabo seguimiento sobre el cumplimiento de cada una de la normatividad y disposiciones legales.

De igual forma en la empresa JFA & Asociados se comenzaría a aplicar la gestión por

procesos de manera integral comenzando como si no existiese procedimientos por lo cual los

procesos se iniciaran de la siguiente manera:

Identificar el mapa de procesos de la empresa por medio de una representación gráfica

reflejando todas las áreas a integrar en la empresa JFA & Asociados.

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Se prosigue a caracterizar cada uno de los procesos identificados detallando información

propia como por ejemplo responsables, partes interesadas, objetivo del proceso, entradas y

salidas, indicadores, riesgos, actividades, entre otras.

Así mismo, todos los procesos de la empresa deben contar con información documentada

propia de ellos que pueda tener control operación y medir el desempeño de todas sus actividades

en cada uno de los aspectos a integrar como lo es calidad, medio ambiente y seguridad y salud

en el trabajo.

En la integración de los Sistemas de HSEQ, para unificar los sistemas de gestión la

empresa JFA & Asociados en uno sólo a través del ciclo PHVA, Recogiendo en una sola base

documental los manuales de gestión, procedimientos, instructivos, documentos técnicos y

registros, realizando una sola auditoria, bajo un único lineamiento que agrupa el proceso de

revisión por la dirección encaminándola a la mejora continua.

Retos y proyecciones:

 Continuar con el fortalecimiento en la socialización de las normas certificadas.

 Re inducción general en la organización.

 Seguir consolidando las actividades del SIG desde el campo ocupacional, de calidad y

ambiental de tal manera que se optimicen recursos y se logre mayor efectividad.

 Actualización de los requisitos legales (NORMOGRAMA).

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 Definición de las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos

críticos para la gestión de la calidad, gestión ambiental o de la seguridad y salud en el

trabajo.

 Inclusión de clientes, proveedores, contratistas, comunidad y otras partes interesadas en

los procesos.
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Referencias bibliográficas.

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE GRADO A LA BIBLIOTECA

DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SNTANDER OCAÑA).Basado en Normas

APA Sexta Edición REV: C 14-03-2016 Disponible Online

https://ufpso.edu.co/ftp/pdf/guias/ga/K-AC-DBL-001C.pdf

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Orientaciones Sobre SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.NTC 9001.2015 Bogotá,

Colombia. ICONTEC.Disponible Online: http://tienda.icontec.org/brief/NTC 9001.pdf.

Instituto Colombiano de normas Técnicas y Certificación ICONTEC. (2015). NTC ISO

9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos. Bogotá: ICONTEC.

Instituto Colombiano de normas Técnicas y Certificación ICONTEC. (2015). NTC ISO

14001:2015 Sistemas de gestión ambiental - Requisitos. Bogotá: ICONTEC.

Instituto Colombiano de normas Técnicas y Certificación ICONTEC. (2007). Norma

Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Orientaciones Sobre directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o
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ambiental. NTC ISO 19011-2007 Bogotá, Colombia. ICONTEC. Disponible Online:

http://tienda.icontec.org/brief/NTC ISO 19011-2007 1.pdf.

Rico Bautista, Nolfer. Integración de los sistemas de HSEQ. Universidad Francisco de

Paula Santander Ocaña.