SISTEMA DE COMPENSACIÓN VARIABLE POLE POSITION

REGLAMENTO GENERAL

1. Definición

El Sistema de Compensación Variable para empleados del Grupo Éxito, denominado Pole Position, es una
estrategia de compensación que busca el mejoramiento de los resultados de la compañía a través del
buen desempeño en la ejecución de la estrategia por parte de los empleados.

Este Sistema de Compensación Variable premia el buen desempeño de un grupo de colaboradores de la

compañía, a partir del cumplimiento de metas anuales mediante el pago de un incentivo anual no
constitutivo de salario.

2. Objetivos

Los objetivos del Sistema de Compensación Variable Pole Position son los siguientes:

• Alinear la gestión de los empleados con la estrategia del Grupo Éxito declarada en el Business Plan.
• Compartir los resultados superiores del Grupo Éxito con los empleados.
• Premiar el alto desempeño de los equipos de trabajo garantizando la alineación de los procesos.
• Premiar el desempeño superior y el logro para alcanzar mayores niveles de competitividad individual
y de compañía.

3. Cobertura

Participarán en el sistema todos los empleados que al 31 de diciembre del año evaluado cumplan las
siguientes condiciones:

• Tengan contrato a término indefinido o contrato a término fijo que haya iniciado en el año evaluado
y cuya duración entre la fecha inicial y final (en el año siguiente al evaluado inclusive) sea mayor o
igual a 6 meses.

• Ocupen cargos dentro de los niveles 1 al 5 definidos según la estructura organizacional de la

Compañía:
o Nivel 1: Presidente
o Nivel 2: Vicepresidentes y Gerentes Corporativos
o Nivel 3: Directores y Jefes de Distrito
o Nivel 4: Jefes de Departamento de la Corporación y Gerentes de Almacenes
o Nivel 5: Profesionales Corporación, estos son: Especialistas, coordinadores, analistas,
negociadores, activadores, administradores, abogados, expertos, diseñadores, asistentes
informáticos, jefes de RH, planeadores, promotores, gerentes inmobiliarios, líderes de
proceso, etc.

• Hayan ingresado a la Compañía o ascendido de cargos no participantes hasta el día 30 de septiembre

del año respectivo y que al momento de efectuarse el pago del incentivo estén activos en la nómina
de la compañía.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 Nota: Para el caso de la Industria de Alimentos, participarán las personas que ocupen cargos
directivos con régimen salarial integral, excluidos del pacto colectivo.

4. Componentes de la Compensación Variable Pole Position

El sistema que se utilizará para determinar la compensación variable de los empleados se basa en el
cumplimiento de tres componentes de medición:

• Corporativo: Lo conforman cuatro métricas que aplican para todos los participantes del Sistema:
o La Utilidad Operativa o EBIT del Grupo Éxito
o Los Ingresos del Grupo Éxito
o Los Gastos Operacionales del Grupo Éxito
o La Sostenibilidad del Grupo Éxito
• Equipo: Lo componen indicadores que miden el desempeño de los equipos de trabajo
• Individual: Es el resultado de la gestión individual de desempeño en términos de competencias y
objetivos definidos para cada uno de los empleados durante el año.

Cada cargo participante tendrá un conjunto de métricas que corresponderán a estos tres componentes,
las cuales deberán ser coherentes con la estrategia definida y serán las determinantes de su
compensación variable según los resultados obtenidos frente a las metas definidas para cada una.

5. Definición de métricas

• Componente de Medición Corporativo

Las métricas corporativas serán definidas y aprobadas por el Comité de Compensación de la Junta
Directiva del Grupo Éxito; así mismo sus rangos de cumplimiento (Mínimos y Máximos).

• Componente de Medición de Equipo

Las métricas de equipo serán definidas o aprobadas por cada Vicepresidente para cada uno de los
equipos impactados.

En el caso del Presidente y los Vicepresidentes de la compañía, las métricas serán revisadas y aprobadas
por el Comité de Compensación de la Junta Directiva del Grupo Éxito.

En ambos casos, es importante tener presente que el Departamento de Diseño Organizacional y

Compensación será el garante de la coherencia de las métricas definidas con la estrategia del negocio.

Los rangos de cumplimiento de las métricas de Equipo (Mínimos y Máximos) serán definidos en el
Comité de Mínimos y Máximos el cual lo integran El Vicepresidente Financiero y Administrativo, El
Vicepresidente de Recursos Humanos, El Director de Auditoria Interna, El Director de Desarrollo
Organizacional, El Jefe de Dpto. de Diseño y Compensación y el Analista de Diseño y Compensación
encargado de administrar el Esquema.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 • Componente de Medición Individual

La métrica de desempeño individual se compone de un 50% correspondiente a las competencias

(definidas en el modelo de competencias de la compañía) y otro 50% correspondiente a los objetivos
individuales de desempeño. Por lo tanto, la no definición de los objetivos de desempeño por parte de los
jefes, afectará negativamente en el resultado de la evaluación del colaborador. El Sistema de Gestión de
Desempeño es administrado por la Coordinación de Talento y Trayectoria Profesional de la Compañía.

6. Naturaleza de las métricas

Podrán ser definidas como métricas aquellas que cumplan con las siguientes características:

• Pueden relacionarse directamente con los resultados de la compañía.

• Aportan a los objetivos estratégicos de la compañía.
• Son objetivos, claros, con fuente de información definida y medición posible.
• Tienen historia para ser comparadas.
• Enfocados en el fortalecimiento del trabajo en equipo.

7. Período de Evaluación

El período de evaluación del sistema será anual, contemplando los días calendario comprendidos entre
el período del 1 enero a 31 de diciembre.

8. Ponderación de los componentes de medición

Cada componente de medición tendrá una ponderación o peso según el nivel del cargo participante de la
siguiente manera:
Nivel 1 y 2 Nivel 3 y 4 Nivel 5 Nivel 4 y 5 Todos
Equipos
Directores /
Componente Directivos
Métrica Alta Jefes Profesionale Nuevas
Medición de
Dirección Distrito / s Ejecutivos* Compañías
Almacenes y
Jefes Dpto.
CEDI
Utilidad Operativa
Ingresos
Corporativo 40% 30% 30% 20% 20%
Gastos Operacionales
Sostenibilidad
Métrica 1
Métrica 2
Equipo 40% 50% 50% 60% 60%
Métrica 3
Métrica 4
Gestión del
Individual 20% 20% 20% 20% 20%
Desempeño

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 9. Valor del Incentivo según el nivel del cargo

Según el nivel del cargo se ha definido un incentivo máximo, expresado en número de salarios de la
persona, con el cual el cargo participará en el sistema.

Nivel Incentivo Máximo

3 4
4 4
5 3

10. Determinación del valor del incentivo a recibir

El valor del incentivo a recibir se calculará de acuerdo a las métricas y metas definidas según el plan
estratégico del grupo, las cuales permanecerán sin cambios durante el año y serán definidas al comienzo
de cada período de medición para los participantes del Sistema de Compensación Variable Pole Position.

El incentivo se calcula a partir de los resultados de las métricas que se encuentren entre el cumplimiento
mínimo y el cumplimiento máximo definido para cada una de ellas así:
• % Cumplimiento MÍNIMO Paga el 25% del Incentivo Máximo
• % Cumplimiento MÁXIMO Paga el 100% del Incentivo Máximo
•
El % Incentivo Máximo Alcanzado para cumplimientos intermedios a los anteriores es proporcional.

El valor de la liquidación del incentivo es la sumatoria de los números de salarios a recibir, calculados de
manera independiente para cada métrica a partir de la aplicación de la siguiente fórmula:

% Peso Métrica x % Incentivo Alcanzado x Incentivo Máximo

Por ejemplo, para un cargo de nivel 5 cuyo incentivo máximo es 3 salarios, el cálculo del Incentivo a
recibir a partir de los resultados del año será:

Cump. Cump.
Resultados Incentivo a Recibir
Componente MINIMO MAXIMO
Métrica Unidad % Peso Meta
Medición 25% del 100% del % Inc Max Fórmula de No.
Real % Cump.
Inc MAX Inc MAX Alcanzado Liquidación Salarios
Utilidad Operativa - EBIT - COP MM 12.0% 100% 105% 650,000 695,600 107.02% 100.0% 3 * 12% * 100% 0.36
Ingresos COP MM 7.5% 100% 110% 10,989,000 10,965,890 99.79% 0.0% 3 * 7.5% * 0% 0.00
Corporativo
Gastos Operacionales COP MM 7.5% 100% 95% 2,085,000 1,985,600 95.23% 96.5% 3 * 7.5% * 96,5% 0.22
Sostenibilidad % 3.0% 100% 105% 100 98 98.00% 0.0% 3 * 3% * 0% 0.00
Ventas COP MM 15% 100% 110% 9,876,000 9,879,000 100.03% 25.2% 3* 15% * 25,2% 0.11
Equipo Satisfacción General del Cliente Puntos 15% 100% 102% 4.38 4.41 100.68% 50.7% 3 * 15% * 50,7% 0.23
Días de Inventario Días 10% 100% 98% 35.00 38.00 108.57% 0.0% 3 * 10% * 0% 0.00
Individual Gestión del Desempeño Individual Nivel 30% Ejemplar Ejemplar 100% 3 * 30% * 100% 0.90
Total Incentivo a recibir 1.82

Importante: El porcentaje (%) de cumplimiento de la métrica individual será calculado por la

Coordinación de Talento y Trayectoria Profesional de la Compañía con base en las políticas definidas

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 para el Sistema de Gestión de Desempeño. Los resultados serán entregados al Departamento de Diseño
y Compensación para calcular el valor del incentivo correspondiente a este componente.

11. Pago del Incentivo

La totalidad del pago del incentivo se realizará a más tardar en el mes de marzo del año siguiente al
período evaluado, una vez sea calculado y aprobado por la Auditoría General del Grupo Éxito el incentivo
total del período para cada empleado.

Este pago se efectuará una vez el Departamento de Diseño y Compensación reciba la totalidad de los
resultados de las métricas definidas en el Sistema de cada uno de los responsables y se cuente con la
aprobación del Presidente Director General de la compañía.

La liquidación se realizará con base en el salario de la persona a 31 de diciembre del año evaluado,
teniendo en cuenta las definiciones dadas en el capítulo de “consideraciones específicas para la
liquidación” de este mismo reglamento.

El pago como tal podrá realizarse en una o varias etapas, según sea definido por el Presidente Director
General, teniendo en cuenta que este pago o pagos, serán realizados una vez se tenga calculada la
liquidación total, es decir, la liquidación se realizará una vez se tenga toda la información de los
resultados de las métricas con la cual se pueda evaluar de manera definitiva y confiable el desempeño
total del período evaluado.

12. Consideraciones específicas para la liquidación

12.1 Participarán en el sistema los empleados que ingresen a la compañía o asciendan de un cargo no
participante hasta el día 30 de septiembre del año respectivo, pertenecientes a los niveles cubiertos por
el sistema y que al momento de efectuarse el pago del incentivo estén activos en la nómina de la
compañía.

Personas con compensación variable mensual (IxV) constitutiva de salario, no participan en el Esquema
Pole Position.

12.2 Ponderación del Incentivo

Se aplicará proporcionalidad en pagos en los siguientes casos:

• Por tiempo laborado en el año según la fecha de Ingreso a la Compañía o de ascenso desde un
cargo no participante
Bajo esta premisa se tienen las siguientes consideraciones:
o Personas que ingresen o asciendan entre el 01 de Enero y hasta el 30 de septiembre, se
les liquidará su incentivo proporcionalmente según el tiempo laborado, desde la fecha
de ingreso hasta el 31 de diciembre del año evaluado.
o Personas que ingresen a la compañía o asciendan entre el 1 de octubre y el 31 de
diciembre, no participan del sistema de compensación en ese año.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 • Ausentismos: Generan el pago proporcional del incentivo, los siguientes conceptos:
o Ausencias no Justificadas
o Suspensiones
o Licencias no remuneradas
o Ausentismos acumulados mayores o iguales a 90 días en el año evaluado (Sin contar
vacaciones, licencias de maternidad ni ley María)
• Cambios de Cargo
Ante cambios de cargo durante el año, el participante asume las métricas del nuevo cargo y la
liquidación del incentivo a recibir se realizará de manera proporcional teniendo en cuenta:
o El tiempo laborado en cada cargo.
o El salario correspondiente a cada cargo y el vigente a 31 de diciembre del año evaluado.
o Las métricas correspondientes a cada cargo considerando los resultados a 31 de
diciembre del año evaluado.

• Cambios de Salario
Ante cambios de salario durante el año, diferentes al incremento anual de la compañía, la liquidación
del incentivo a recibir se realizará de manera proporcional teniendo en cuenta el tiempo laborado
con cada salario.

• Traslados
Pago proporcional según el tiempo en cada dependencia y considerando resultados en cada una al
31 de diciembre:
o Traslado a dependencias nuevas: para dependencias que se abran después del 30 de
septiembre, el incentivo por el tramo de tiempo trabajado en esa dependencia nueva, se
liquida con las métricas del equipo agrupador superior inmediato (por ejemplo: para un
almacén que se haya abierto, las métricas del equipo agrupador inmediato serían las
métricas del distrito al cual pertenecía)
o Traslado desde dependencias cerradas: el incentivo por el tramo de tiempo trabajado en esa
dependencia cerrada, se liquida con las métricas del equipo agrupador superior inmediato.
o Traslados de personas o cargos cubiertos por pacto colectivo de la industria a cargos o
dependencias cubiertas por Pole Position: Se liquida de forma proporcional desde que inicia
la cobertura en el esquema

• Sanciones
Los líderes y colaboradores que sean público objetivo de la Gestión del Desempeño y omitan algún
procedimiento tendrán repercusiones económicas de un 33% en su métrica individual en la Pole
Position, pues se trata de un proceso en el que ambos son responsables y cumplir con este programa
es un deber como integrantes del Grupo Éxito.

12.3 Pérdida del Incentivo

El incentivo se dejará de reconocer en los siguientes casos sin aplicar ponderaciones:

• Ausentismos: Días de ausentismos acumulados mayores o iguales a 270 días en el año evaluado
(Sin contar vacaciones, licencias de maternidad ni ley María) generan pérdida del Incentivo.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 • Cambios de cargos participantes a cargos no participantes: Si durante el año el empleado cambia
de un cargo que participa en la Pole Position a uno que no participa, se pierde el derecho al
incentivo.
• Retiro de la Compañía antes de la fecha de pago: Es necesario estar activo en la nómina de la
compañía al momento del pago, de lo contrario se pierde el derecho al incentivo.

12.4 Constitución de nuevos equipos de trabajo en la compañía:

Los nuevos equipos de trabajo, a nivel de gerencia, canal o negocio, que sean conformados después del 1
de enero del año en evaluación, con el objetivo de ejecutar actividades necesarias para la buena
implementación del Business Plan de la compañía, deberán definir sus métricas de equipo en un plazo
máximo de dos meses después de la creación del equipo, con plazo máximo hasta el 30 de septiembre
del mismo año. Dichas métricas deberán ser comunicadas al Departamento de Diseño Organizacional y
Compensación para ser incluidas en el sistema.
De no ser definidas estas métricas en este plazo, se liquidará el incentivo a las personas de dicho equipo
que estén cubiertas por Pole Position, de la siguiente manera:
• Personas nuevas en la compañía: se medirán con las métricas del cargo superior inmediato
• Personas que ya estaban en la compañía: se liquida el incentivo de acuerdo con las métricas del
cargo anterior considerando sus resultados al 31 de diciembre.

Los equipos de trabajo o almacenes que sean creados o abiertos después del 30 de septiembre no
participarán en el sistema de compensación del año en curso y serán incluidos a partir del año siguiente.
Las personas que pertenezcan a estos equipos se regirán bajo las consideraciones específicas de
liquidación que respectan a traslados y ascensos y cambios de cargo.

12.5 Personas con más de un negocio, área o dependencia a cargo:

Aquellas personas que tengan más de un negocio, área o dependencia a cargo les será liquidado el
incentivo con las métricas de aquel negocio, área o dependencia que tenga matriculado en el sistema
REDHUMANA al 31 de diciembre del año evaluado, salvo que sus métricas de equipo identifiquen
claramente los negocios, áreas o dependencias de que es responsable.

12.6 Eventualidades sobre las métricas de equipo:

Cuando no sea posible medir el resultado de una métrica, el caso será analizado por el comité de
excepciones, el cual podrá tomar las siguientes decisiones sobre el mismo:
• Se elimina la métrica y su peso (%) se distribuye por partes iguales entre las demás métricas de
equipo
• Reemplazar la métrica por otra

12.7 Comité de Excepciones:

Las situaciones extraordinarias que se presenten en las dependencias o áreas y que afecten el
cumplimiento de las metas, deben ser validadas y consolidadas por los Vicepresidentes y notificadas al
Departamento de Diseño Organizacional y Compensación antes del 30 de noviembre para ser validadas
por el Comité de excepciones del sistema Pole Position.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional
 El Comité de excepciones se realizará en el mes de diciembre del año evaluado y estará conformado por
las personas que ocupen los siguientes cargos: VP Financiero y Administrativo, VP Recursos Humanos,
Director de Auditoría Interna, Director de Desarrollo Organizacional, Jefe del Departamento de Control
Gestión de RH, Jefe del Departamento de Diseño y Compensación y Analista de Compensación Variable
responsable del Sistema Pole Position.

Es importante tener en cuenta que las situaciones susceptibles de análisis por parte del Comité de
Excepciones son las siguientes:

• Personas “prestadas” a la corporación siempre y cuando las actividades realizadas correspondan a

un cargo participante del sistema.
• Cambios en las herramientas informáticas que afecten los resultados de las métricas.
• Gastos de personal referentes a indemnizaciones no presupuestadas.
• Situaciones de fuerza mayor e imprevistos.

13. Sistemas de Control

El sistema de compensación variable Pole Position es auditado por la dirección de auditoría del Grupo
Éxito en el momento de su liquidación.

Los resultados de cada una de las métricas son entregados directamente por las áreas responsables de
las mismas de manera integral, es decir, el Departamento de Diseño Organizacional y Compensación no
realizará cálculo alguno para la determinación del resultados de las métricas en cuestión, sólo hará uso
de los resultados entregados para el cálculo de la liquidación conforme estipula este reglamento.

Los aspectos no reglamentados en este documento, serán legalizados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos en
conjunto con la Dirección de Desarrollo Organizacional