INTRODUCCIÓN

El presente documento pretende dar a conocer la importancia y la necesidad de

implementar sistemas de documentación y control de los procesos y procedimientos
de la Comercializadora Ruffini S.A.S., con el fin de proporcionar a la organización
una custodia adecuada de formatos, legajos, títulos, entre otros, para el
aseguramiento de la calidad en la información y la contribución apropiada al archivo
de la empresa.

La gestión documental es de vital importancia, ya que permite el registro

estandarizado y sistemático de cada una de las actividades que se ejecutan en la
empresa. Para ello es necesario contar con métodos documentales en el que se
identifique la razón de ser del documento, su objetivo, su realización y posterior
revisión, con el propósito de verificar que las actividades vayan relacionadas con lo
que se va a hacer en la organización.

Por consiguiente, la caracterización de la empresa es el contenido principal para

conocer el desarrollo de este documento y su propósito, por medio del
direccionamiento estratégico: visión, misión, valores y principios corporativos, el
mapa de procesos y su organigrama. Para ello se explica la metodología
implementada, para identificar las necesidades de la organización y establecer
metas claras a ejecutar.

La matriz de caracterización y la matriz detallada son herramientas que permiten

describir a fondo la realización de las actividades empresariales, en las cuales se
identifican quienes intervienen en las mismas y establece responsabilidades. Por
último, el Listado Maestro constituye la razón de ser del Sistema de Gestión de
Calidad ya que permite establecer una organización codificada de los documentos
para su posterior consolidación y revisión.

Teniendo en cuenta los procesos administrativos y el direccionamiento estratégico

se obtiene un instrumento que contribuye al mejoramiento continuo de la
organización con una estructura documental que afianza la calidad y el registro de
información, en el que se lleve un registro correcto que coadyuve a alcanzar el plan
y los objetivos estratégicos sin dejar de lado la satisfacción del cliente.