Gestión de Conocimiento

En una entrega posterior de este blog compartimos una primera versión de nuestra
herramienta para facilitar y guiar el diseño de estrategias de gestión de conocimiento, ICA2 KM
CANVAS. En esta oportunidad queremos compartir con vosotros, KM Strategy Planner, una
nueva versión que hemos desarrollado aprovechando las últimas experiencias generadas en
nuestros proyectos y también los múltiples comentarios y preguntas recibidas a raíz de su
publicación.

Hemos detallado más los elementos vinculados a la dimensión de negocio, y aportado un poco
más de guía para la descripción de los procesos de conocimiento y las métricas de seguimiento
(y también hemos aprovechado para rebautizar nuestro tool para dar un nombre que
pensamos es más descriptivo).

La nueva estructuración de la herramienta nos permite visualizar 3 dimensiones de análisis

integradas por 8 bloques de trabajo:

Las dimensiones de análisis son:

1. Estrategia: Alinear Retos de negocio, ¿qué se quiere impactar?, con las necesidades de
conocimiento vinculados a dicho reto, ¿cuáles son los retos de conocimiento vinculados al
reto?, y los dominios de conocimiento asociadas a tales necesidades ¿de que sabemos o
debemos saber.

2. Operación: Definir los procesos o iniciativas para atender las necesidades de conocimiento,
¿cómo gestionaremos los dominios de conocimiento identificados?, y describir los elementos
organizativos necesarios para su instrumentación (espacios, canales, roles, políticas, acciones
de comunicación/reconocimiento, etc.).

3. Seguimiento: Describir las métricas necesarias para realizar seguimiento y valorar el éxito de
la estrategia en términos de actividad (acciones realizadas, participación, etc.), conocimiento
(capacidades o piezas de conocimiento generadas) y negocio (impacto en KPIS, objetivos, etc.).

Y los planos de trabajo:

1. Focos de negocio. ¿Qué queremos impactar? Aquí se establecen los focos de negocio a los
que apuntarán las iniciativas de gestión de conocimiento. Se busca crear direccionamiento
para orientar iniciativas de gestión de conocimiento en función de los retos estratégicos y
necesidades de mejora o transformación de los procesos clave de la organización. Para
ayudarnos podemos preguntarnos si la organización necesita: internacionalizarse, crear
nuevos negocios, mejorar la rentabilidad y eficiencia de un proceso, incrementar los niveles de
calidad, entre otras.

2. Retos de conocimiento. ¿Cuáles son los retos de conocimiento relacionados con el reto de
negocio? Definir en este caso las principales inquietudes que tiene la organización desde una
perspectiva de capacidades y conocimiento. Por ejemplo: ¿La organización se enfrenta a la
necesidad de asimilar o incorporar una nueva tecnología para lo cual necesita nuevo know-
how?, ¿hay problemas de retención de talento joven?, ¿es importante identificar expertos y
asegurar la preservación de conocimiento y mitigar riesgo de pérdida?

3. Conocimiento clave: ¿Qué sabemos o qué debemos saber para cubrir las necesidades
planteadas?Aquí es importante vincular las temáticas o áreas del saber hacer que influyen o
pueden influir en los retos planteados. No se trata de realizar un ejercicio exhaustivo para
crear un diccionario temático, sino de identificar familias de conocimiento que nos aporten
una visión de alto nivel. Por ejemplo, conocimiento sobre: disciplinas técnicas, tecnologías o
herramientas concretas, disciplinas de gestión, normativas o legislaciones, procesos
industriales o comerciales, entre otros.

4. Procesos de Conocimiento. ¿Cómo gestionar los dominios de conocimiento clave?En este

plano se enunciarán las distintas iniciativas que pueden facilitar la gestión eficiente
(desarrollarlo, socializarlo, aplicarlo) del conocimiento clave identificado con el propósito de
contribuir a que este llegue a las instancias necesarias para atender a las necesidades de
negocio. Podremos formular iniciativas alrededor de cuatro procesos clave:

Conectar:Identificar y acceder a las fuentes de conocimiento de interés para la organización

(procesos de vigilancia tecnológica e inteligencia organizativa).

Ordenar:Identificar, explicitar, catalogar y hacer accesibles contenidos en función a las áreas

de conocimiento clave para el negocio (procesos de gestión documental y mapa de
capacidades).

Socializar:Instrumentar rutinas de intercambio de prácticas y experiencias (procesos de

transferencia y preservación de conocimiento experto).

Desarrollar:Mecanismos de aprovechamiento, desarrollo y generación de capacidades

(procesos de aprendizaje e innovación).

5. Reguladores. ¿Cuáles son las reglas de juego?Establece las directrices de la gestión de

conocimiento para mantener la cohesión, regular y moderar el desarrollo de los procesos de
conocimiento, todo esto en armonía con el conjunto de valores corporativos.

6. Habilitadores. ¿Qué usaremos?Canales tecnológicos para facilitar los procesos de registro,

organización y difusión de contenidos, y entornos presenciales de colaboración para facilitar la
transferencia de conocimiento.
7. Dinamizadores. ¿Cómo estimularemos los procesos de conocimiento? Plantea la
consideración y/o despliegue de instrumentos de comunicación, sensibilización y
reconocimiento, así como también la dedicación de recursos (económicos y de tiempo) que
incorporen la energía necesaria, para estimular a las personas de la organización, en la
participación en los procesos de generación, asimilación, intercambio y renovación de
conocimiento.

8. Indicadores. ¿Cómo mediremos el impacto de la gestión de conocimiento? Propone

indicadores de seguimiento para valorar la salud e impacto de la gestión de conocimiento en
tres dimensiones:

Indicadores de actividad. Medir el nivel de uso y aprovechamiento de los distintos procesos y

canales de gestión de conocimiento.

Indicadores de conocimiento. Medir el nivel de conocimiento generado/registrado, su

agrupación por temas (densidad) y nivel de uso o aprovechamiento.

Indicadores de negocio. Indicadores de beneficios cuantitativos y cualitativos generados en los

retos de negocio definidos, como consecuencia del aprovechamiento de las iniciativas de
gestión de conocimiento instrumentadas.
Canvas para la formulación de estrategias de gestión de conocimiento (https://ica2.com/km-strategy-planner/)
Uno de los factores clave para el éxito en la implantación de una estrategia de gestión de
conocimiento reside en la conexión que esta sirva para apalancar o impulsar el desarrollo y la
competitividad de la organización, sin perder de vista que esto ocurre sobre la base de dinámicas de
intercambio y colaboración que suponen, por sí mismas, importantes retos culturales.

Es por lo que es necesario hacer una definición que parta de inquietudes del negocio y a la vez se
ajuste a la realidad y madurez de la organización para asegurar su asimilación y aprovechamiento.
En este sentido, una adecuada estrategia o modelo de gestión debe tener un carácter sistémico, que
articule tres elementos clave:

1. Vinculación con el negocio. Una estrategia de gestión de conocimiento es la que sirve para
canalizar este activo (el conocimiento) a los procesos y retos de la organización. No busca el
conocimiento como fin, sino que lo considera como un activo para impactar al negocio.
2. Procesos y recursos organizativos. La gestión del conocimiento no ocurre a través de
programas o iniciativas o momentos aislados, para que tenga éxito debe
integrarse/aprovechar espacios, procesos y canales que formen parte de la arquitectura y del
quehacer diario de la organización.
3. Actitudes y aptitudes. Las personas, son en definitiva la fuente y el driver para generar,
desarrollar ideas y conocimiento, por lo tanto, es fundamental considerar acciones que
busquen impulsar, motivar e implicar a todos los integrantes de la organización en los
procesos y espacios que se dispongan para favorecer el aprendizaje, la colaboración y la
aplicación (puesta en valor) del know-how que se vaya generando y así crear impactos y
mejora.

Teniendo todo esto en cuenta hemos creado un instrumento de análisis que en formato de CANVAS,
nos permite explorar de forma ordenada e interconectada seis dimensiones para facilitar el diseño de
una estrategia de gestión de conocimiento que cumpla las premisas mencionadas.

Las seis dimensiones del ICA2 Kanvas son:

1. Focos de negocio. ¿qué queremos impactar? En esta capa se establecen o definen los
ámbitos de negocio a los que apuntarán las iniciativas de gestión de conocimiento. Se busca
aquí crear direccionamiento para orientar iniciativas de gestión de conocimiento en función
de los retos estratégicos y necesidades de mejora o transformación de los procesos clave de
la organización. Para cumplimentar esta dimensión es necesario:
 Explicitar de forma concreta los retos, procesos o decisiones estratégicas sobre qué
busca, o necesita, nuestra organización. Para ayudarnos podemos preguntarnos:
¿internacionalizarse?¿crear nuevos negocios?¿mejorar la rentabilidad y eficiencia de un
proceso?¿incrementar los niveles de calidad?¿fidelizar? ¿generar nuevos productos o
servicios?¿mejorar los existentes? entre otras.
 Identificar dominios de conocimiento clave: ¿Qué sabemos o qué debemos saber
para cubrir las necesidades planteadas? Aquí es importante vincular las temáticas o
áreas del saber hacer que influyen o pueden influir en los retos/procesos/decisiones
planteadas. No se trata de realizar un ejercicio exhaustivo para crear un diccionario
temático, sino de identificar familias de conocimiento que nos aporten una visión de
alto nivel. Por ejemplo: Conocimiento sobre: disciplinas técnicas, tecnologías o
herramientas concretas, disciplinas de gestión, normativas o legislaciones, procesos
industriales o comerciales, tendencias en mercados o comportamientos de clientes
objetivo, entre otros.
2. Procesos de Conocimiento. ¿Cómo impactar los focos de negocio? En esta capa se
enunciarán las distintas iniciativas que pueden facilitar la gestión eficiente (desarrollarlo,
socializarlo, aplicarlo) del conocimiento clave identificado con el propósito de contribuir a
que este llegue a las instancias necesarias para atender a las necesidades de negocio. Según
la naturaleza de los dominios de conocimiento (si son más o menos estructurados o tácitos,
 si son propios de nuestra organización o se encuentran en nuestra industria, si están más o
menos desarrollados y disponibles), podremos formular iniciativas alrededor de cuatro
procesos clave:
 Conectar: Identificar y acceder a las fuentes de conocimiento de interés para la
organización (procesos de vigilancia tecnológica e inteligencia organizativa).
 Ordenar: Identificar, explicitar, catalogar y hacer accesibles contenidos en función a
las áreas de conocimiento claves para el negocio (procesos de gestión documental y
mapa de capacidades).
 Socializar: Instrumentar rutinas de intercambio de prácticas y experiencias (procesos
de transferencia y preservación de conocimiento experto).
 Desarrollar: Mecanismos de aprovechamiento, desarrollo y generación de capacidades
(procesos de aprendizaje e innovación).
3. Métricas: ¿Cómo mediremos el impacto de la gestión de conocimiento? Se propone
indicadores de seguimiento para valorar la salud e impacto de la gestión de conocimiento en
tres niveles:
 Indicadores de actividad. ¿Se están desarrollando iniciativas? Medir el nivel de uso y
aprovechamiento de los distintos procesos y canales de gestión de conocimiento.
 Indicadores de conocimiento. ¿Se está generando y usando el conocimiento? Medir el
nivel de conocimiento generado/registrado, su agrupación por temas (densidad) y nivel
de consumo/consulta.
 Indicadores de impacto. ¿Se está generando valor en los focos y objetivos del
negocio? Beneficios que se están obteniendo, tanto a nivel cualitativo como
cuantitativos. Indicadores de beneficios derivados de replicación o reutilización
4. Moduladores. ¿Cuáles son las reglas de juego? Establece las directrices de la gestión de
conocimiento para mantener la cohesión, regular y moderar el desarrollo de los procesos de
conocimiento, todo esto en armonía con el conjunto de valores corporativos. Se consideran
aquí tres tipos de moduladores:
 Políticas, que aportan los preceptos y directrices de base que conducirán las actividades
planteadas en el modelo. Establecen el marco de compromisos de la organización y de
las personas en cuanto a su implicación para favorecer el desarrollo de la gestión de
conocimiento dentro de la organización.
 Roles, describen el marco de responsabilidades que deberán asumir figuras clave dentro
de la organización para apoyar y dinamizar las actividades de gestión de conocimiento.
 Taxonomía, (lenguaje común o código de clasificación) representa el conjunto de
criterios a utilizar para catalogar los aportes o registros de conocimiento que se
gestionan en cada uno de los componentes del modelo.
5. Espacios: ¿Qué usaremos? Canales tecnológicos para facilitar los procesos de registro,
organización y difusión de contenidos, y entornos presenciales de colaboración para facilitar
la transferencia de conocimiento.
 Espacios presenciales: Ideales para el desarrollo de sesiones de análisis de problemas,
talleres para la revisión de lecciones aprendidas y casos de éxito, y dinámicas de
transferencia de conocimiento.
 Espacios virtuales: Funcionalidades de trabajo colaborativo para apoyar el registro,
organización, difusión, trazabilidad y preservación de contenidos (conocimiento
explícito) y acelerar los procesos de debate y resolución de preguntas.
6. Dinamizadores: ¿Cómo estimularemos los procesos de conocimiento? Plantea la
consideración y/o despliegue de instrumentos de comunicación, sensibilización y
reconocimiento, así como también la dedicación de recursos (económicos y de tiempo) que
incorporen la energía necesaria, para estimular a las personas de la organización, en la
participación en los procesos de generación, asimilación, intercambio y renovación de
conocimiento.
 Las acciones de comunicación. Se utilizarán para difundir las actividades, objetivos,
propósitos y resultados relacionados con la gestión de conocimiento, haciendo énfasis
en los casos de éxito las buenas prácticas, lecciones aprendidas y los logros obtenidos
gracias a la aportación y/o reutilización de conocimiento. Contempla acciones para
hacer “visible” los retornos y mantener el interés y expectativas de las personas y de la
organización.
  Las acciones de formación. Buscan desarrollar una percepción positiva sobre la
importancia que tiene el intercambio y generación de conocimiento, basado en el
desarrollo de actitudes y aptitudes que contribuyan a generar cultura de intercambio y
colaboración.
 Las acciones de reconocimiento. Serán de tres tipos: social, profesional y material.
Reconocimientos que la organización otorga a las personas y/o equipos que participen
activamente en las dinámicas de generación e intercambio de conocimiento y
desarrollos de competencias en otras personas de la organización.

Recorriendo estas seis dimensiones, no sólo se tendrá una estrategia de gestión de conocimiento
vinculada a las necesidades del negocio, sino que nos aseguraremos de articular y aprovechar de
forma sistémica iniciativas que quizá puedan estar aisladas maximizando así su rendimiento y
efectividad.

Si quieres más información sobre el uso de este instrumento, o te interesa desarrollar un ejercicio de
análisis en tu organización no dudes en ponerte en contacto con nosotros haciendo clic aquí para
enseñarte o para desarrollar un taller que permita diseñar una estrategia de gestión de conocimiento
efectiva para tu área o tu organización.