Sistemas de Inventario

Los inventarios de mercaderías en una empresa son partes muy importantes y fundamentales, ya que
por la venta de estas la empresa genera ingresos en su favor.

Por tanto se debe tener el conocimiento de ambos sistemas para poder elegir el más conveniente para el
control de inventarios en una empresa. Es así que en este curso te mostraremos la definición y
contabilización de ambos sistemas.

Se denomina sistemas de inventarios al conjunto de procedimientos contables destinados al control del

movimiento de mercaderías, registro de sus operaciones aplicando un método de evaluación y su
correspondiente exposición en estados financieros de acuerdo a normas de contabilidad.

Los sistemas de inventarios que ayudan a la evaluación de mercaderías existentes en una empresa son:

* Sistema del inventario periódico

* Sistema del inventario perpetuo

El sistema de inventario periódico. Es un procedimiento que realiza la evaluación y contabilización del

inventario final, como: El costo de ventas que se determina cada cierto tiempo, mensual, bimestral,
semestral y anualmente.

El objetivo de este sistema de inventarios es facilitar la registración de operaciones aplicable a pequeñas

empresas.

El sistema del inventario periódico se caracteriza principalmente por:

* Utilizar cuatro cuentas matrices para su registración, siento estas: inventario inicial, compras, ventas e
inventario final.

* No conocer ni registrar el costo de ventas por cada venta de mercaderías realizadas, sino únicamente
cada cierto tiempo.

* Prepararse necesariamente un asiento para incorporar el inventario final y el costo de ventas.

* No utilizar tarjetas valoradas de control de inventarios.

El tratamiento contable bajo este sistema, radica en apropiar cuentas separadas para cada operación es
decir:

* Las mercaderías encontradas al inicio de la actividad se cargan a la cuenta inventario inicial.

* Las compras de mercaderías se cargan a la cuenta compras.

* Las ventas de mercaderías se abonaran a la cuenta ventas.

* Las mercaderías encontradas a la finalización del ejercicio se cargara a la cuenta inventario final.

Obviamente también se pueden utilizar sub cuentas relacionadas con las compras y ventas.

El sistema de inventario perpetuo. Es un procedimiento que realiza la evaluación del inventario final y
contabilización del costo de ventas se determina por cada venta que se realiza y de acuerdo con el
método de evaluación implantado en la empresa.

El objetivo de este sistema de inventarios es lograr un adecuado control del movimiento de mercaderías
y poder contar con información oportuna.
Las características principales del sistema perpetuo son:

* Se utilizan dos cuentas matrices para su registración, siendo estas: Inventarios y ventas.

* Se conoce y se registra el costo de ventas por cada venta de mercaderías realizadas.

* No se requiere preparar asiento para incorporar el inventario final ni el costo de ventas.

* Se requiere necesariamente utilizar tarjetas valoradas y de almacenes para el control de inventarios.

* Es recomendable su aplicación por la fiabilidad que proporciona su información.

El tratamiento contable bajo este sistema radica en apropiar dos cuentas separadas para las
operaciones, es decir:

* Las mercaderías encontradas a inicio de actividad se cargaran en la cuenta inventarios.

* Las compras de mercaderías se cargaran en la cuenta inventarios.

* Las ventas de mercaderías se abonan a la cuenta ventas.

* Por cada venta se calcula el costo de la mercadería vendida, cargando la cuenta costo de ventas con
abono a la cuenta inventarios.

Si relacionamos las cuentas utilizadas en este sistema con el periódico, veremos que la cuenta
inventarios reemplaza a las cuentas del inventario inicial, compras e inventario final. Obviamente también
se puede utilizar sub cuentas relacionadas con las ventas.

Los Sistemas de control de inventarios son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las
cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida.

Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el
sistema perpetuo.

El sistema de inventarios periódico realiza un control del inventario cada determinado tiempo o periodo, y
para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de
inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no
puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los
productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer
un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral
o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar conteo físico de
inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones
en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia prima, no se contabilizan en el activo

(Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras. Al finalizar el periodo, con el valor allí
acumulado, se realiza el conteo físico de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones
de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras.

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos, lo mismo que la devolución en ventas.

Al finalizar el periodo se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se
contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Sistema de inventarios perpetuo o continuo: En este sistema la empresa mantiene un registro continuo
de cada artículo del inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo
momento. Es útil para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros estados intermedios.
La empresa puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas
directamente de las cuentas, sin tener que hacer un conteo físico de las mercancías. Este sistema es el
que se utiliza en nuestro país.

Este sistema proporciona un grado de control más alto que el sistema periódico, debido a que la
información del inventario siempre está actualizada.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al
momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

La valoración de los inventarios para la determinación del costo de venta por el sistema perpetuo, tiene
el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes
con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las
mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valoración de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que
buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los métodos de valoración tenemos: Método del promedio ponderado, Método PEPS (Primero en
Entrar, Primero en Salir), Método UEPS (Ultimo en Entrar, Primero en Salir), etc.

En el sistema perpetuo, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la

cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se
contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

Métodos de Evaluación de inventario

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial como un mal necesario
para garantizar la continuidad de la producción, sin embargo la gestión empresarial actual está
necesitada de una adecuada gestión y control de los inventarios, donde debe primar el criterio de
mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad de todo el flujo en la cadena
logística que permitan absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación,
garantizando la máxima satisfacción del cliente y la eficiencia de la entidad.

La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un buen manejo se
puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados o falta de artículos
para la venta. Así mismo, un buen inventario significa una buena producción porque se puede tener
disponible toda la contabilidad de inventarios.

La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.

Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.

La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para
valuar los inventarios en términos monetarios. A continuación se presentarán 4 métodos de valuación de
inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas:

Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están
individualmente identificadas
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en entrar al
inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El
inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para calcular el costo del
inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del
inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a
un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así
sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se
vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.

Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo
promedio unitario de los artículos.

El primer paso para poder crear una valuación de inventarios utilizando costo promedio es sacar el costo
unitario del inventario final. Este se calcula a través del total de costos acumulados -costos totales menos
el inventario final- entre el total de unidades equivalentes. Dentro de los costos están: los de productos
en proceso, inventario inicial, de materiales, mano de obra, gastos de producción, e indirectos.

Ese costo unitario se desglosa en una cédula de aplicación del costo, y el costo final del inventario debe
de ser igual al número total de unidades equivalentes por el costo promedio de cada unidad. Cada vez
que se efectúe una compra nueva se debe re calcular el costo unitario promedio. Este nuevo costo surge
de dividir el saldo monetario entre las unidades existentes, por lo cual las salidas del almacén que se
realicen después de esta nueva compra se valuarán al nuevo costo y así sucesivamente.

Los inventarios de mercancías se pueden llevar tanto por el sistema perpetuo o por el sistema periódico,
en el primero, el inventario se afecta cada vez que compramos y/o vendemos mercancías, mientras que
el segundo no se registran los movimientos del inventario sino, que al final del periodo contable se
procede a un conteo físico para calcular la existencia en el negocio.

Aplicación de los métodos

Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación
del costo de mercancías en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total Inventario inicial 10 Unid. $
10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000 Cantidad total 40 Unid. $ 550.000 Ventas
periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid.

Promedio ponderado

Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40

El valor promedio del costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 =
$68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.

PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario final queda
valorado al costo de la primera mercancía en existencia.

UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario final queda
valorado al costo de la última mercancía comprada.

Comparación de los métodos

El impacto de la valuación de los inventarios a partir del uso de diferentes fórmulas de medición,
considerando el incremento o reducción de los precios el impacto que tiene en los estados financieros,
también afecta a los indicadores que derivan de ellos. Algunas personas consideran mejor el método de
últimas entradas, primeras salidas (UEPS) para el análisis de rendimiento, ya que presenta una mejor
medida de la utilidad. Mientras que, para analizar los activos y la posición financiera, el método de
primeras entradas primeras salidas (PEPS) es el utilizado.

La aplicación de diferentes técnicas para determinar el costo del inventario tiene un impacto directo en el
importe reconocido como impuesto a las ganancias durante un periodo contable. En periodos donde los
precios se incrementan, el método de primera entrada, primera salida (PEPS), ocasiona que el ingreso
del periodo sea mayor, por lo tanto, el impuesto también lo será, en comparación con el método de
inventario promedio ponderado. Bajo la aplicación de la técnica identificación específica, el importe de
impuestos durante un periodo dependerá de los inventarios que hayan sido dados de baja en ese
periodo.

Para los individuos de la entidad que tiene la responsabilidad de ejercer como gerentes, normalmente les
conviene reportar ingresos elevados cada periodo, ya que es común que ellos reciban beneficios a partir
de este indicador. Utilizando la técnica de identificación específica, el ingreso puede ser manipulado,
para reportar ingresos elevados cada periodo. Al contrario, el método de primera entrada, primera salida
(PEPS) y el de costo promedio ponderado no ofrecen esta libertad, causan impactos diferentes en la
utilidad del periodo

Las ganancias por el mantenimiento del inventario en la entidad durante periodos algunas veces
prolongados son eliminadas a través de la implementación del método de última entrada, primera salida
(UEPS).

Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el
inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades
existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
Cuál es el método más favorable para una empresa en una economía
inflacionaria, desde el punto de vista costo y activo.
Con el método del PEPS: Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los
resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del
inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el
inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a
un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas,
que por lo general fueron más económicas, se tiene un costo de venta relativamente más bajo, lo que
significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea más
elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance
general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto más costoso.
Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta
producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

En cuanto al método del Costo promedio, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear
con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara
afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir
que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario
final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que
tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se vera
disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado
por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por
este método.
Ejemplo del Peps: (Tomado de la Universidad de la salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el

valor de los inventarios:

1. El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo

unitario era de $10.oo.
2. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
3. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
4. El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
5. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
6. El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:
Entradas Salidas Saldo

Fech Concept
Q VU VT Q VU VT Q VU VT
a o

Saldo 1.00 $1 $10.00

01-01
inicial 0 0 0

50 $1 $6.00
03-01 Compras 500 12 6.000
0 2 0

1.00 $1 $10.00
04-01 Venta
0 0 0

100 12 1.200 400 12 4.800

60
15-01 Compras 15 9.000 600 15 9.000
0
 50
28-01 Compras 18 9.000 500 18 9.000
0

31-01 Ventas 400 12 4.800

600 15 9.000

200 18 3.600 300 18 5.400

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000

unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500
unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de
entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta
de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario,
que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no
alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo
de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y
quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta
acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un
costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la
sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo

Ejemplo del costo promedio

(Tomado de a universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el
valor de los inventarios:
 El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo
unitario era de $10.oo.
 El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
 El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

· El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo

Solución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex)
de la siguiente manera
Descargar grafica.
El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000
unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500
unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de
entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra,
y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el
nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el
número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que
hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100
unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de
unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo
promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.
Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores
totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando
como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta.
El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se
realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.
Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades
valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.455.oo. El costo de
ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a
$29.545.oo.
Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el
saldo se va colocado un subrayado simple.
El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el
hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no
tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado,
por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no
queda ni subvalorado ni sobrevalorado.Recordemos que al utilizar el método
PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a
precios antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que
las ultimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van
a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando
directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor,
las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como
utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual
que sucede con el método UEPS.