Mtra.

Iliana Camacho Yáñez

MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES

Tema 2. Gestión administrativa: Conceptos básicos.

2.1 Concepto de administración
La palabra administración proviene del latin (ad, dirección hacia, tendencia;
minister, comparativo de inferioridad y el sufijo ter, que indica subordinación u
obediencia, es decir, que cumple una función bajo el mando de otro, quien le presta
un servicio a otro) y significa subordinación y servicio. Chiavenato (2001).
La administración surge como una necesidad del hombre, a través de la
historia, de coordinar recursos y actividades para obtener mejores resultados.
Frederick Taylor, ingeniero norteamericano, fue la primer persona en
proponer que la administración se podía estudiar como una ciencia, aplicando a
esta el método científico.
De acuerdo a Koontz y Weihirich (2004) la administración es el proceso de
diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos específicos.
Esta actividad tiene las siguientes características:
 Los individuos que la ejercen, aplican un proceso administrativo.
 La administración se aplica a todo tipo de organizaciones y en todos los
niveles jerárquicos.
 Persigue la productividad y la optimización de recursos.
Münch (2010) afirma que la administración tiene las siguientes ventajas que
la hacen importante:
 A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y
simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
 Incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier
organización.
 Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en el
mercado.
La administración es un elemento esencial en todas las empresas, pues es
aplicable a todo tipo de organizaciones, grandes y pequeñas, lucrativas y no
lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. Koontz y Weihrich (2004).
2.2 El proceso administrativo.
Si nos remitimos a la evolución de la administración como ciencia, el primer
teórico que propuso la existencia de las áreas funcionales en la empresa, así como
del proceso administrativo fue Henry Fayol, difiniéndolo como los pasos lógicos y
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secuenciales necesarios para ejercer la práctica de la administración. Fayol propuso
cinco pasos: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Cabe aclarar que dependiendo del autor, los pasos del proceso pueden
cambiar, pero todos tienen la misma finalidad, y para efectos prácticos, se
estudiarán cuatro básicos: planeación, organización, dirección y control.
A su vez, el proceso administrativo se divide en dos fases: la mecánica,
llamada así porque en ella se proyecta lo que se va a realizar en la organización (y
se incluyen los pasos de planeación y organización) y la dinámica, en la que se pone
en marcha lo propuesto previamente (dirección y control).
A continuación vamos a estudiar en qué consiste cada una de las etapas del
proceso administrativo:

PLANEACIÓN:
Koontz y Weihrich (2004) definen a la planeación como el procedimiento
que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo
las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir
alternativas de futuros cursos de acción.
Las principales herramientas de la planeación son:
 Misión o propósito, en donde se identifica la tarea básica de la empresa.
 Objetivos: Son los fines que se persiguen. Deben ser cuantificables y
específicos en el tiempo.
 Estrategias: Consiste en adaptar los cursos de acción y los recursos para
lograr los objetivos.
 Políticas: Son criterios generales que orientan la acción en la toma de
decisiones.
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 Procedimientos: Consisten en secuencias crónicas de actividades clave.
 Programas: Son los pasos a seguir y los recursos a implementar (incluyendo
el tiempo) para llevar a cabo un curso de acción dado.
 Presupuestos: Es la formulación de resultados esperados expresada en
términos numéricos.
La planeación es muy importante, ya que representa el punto de partida del
proceso administrativo y en ella se plantea el rumbo que va a seguir una empresa,
especificando qué quiere lograr y promoviendo la eficiencia. Münch (2010).
ORGANIZACIÓN:
La organización (del griego organon=herramienta), como etapa del proceso
administrativo, es la distribución y disposición de los recursos organizacionales
para alcanzar los objetivos estratégicos. Esa distribución se refleja en la división del
trabajo en unidades organizacionales (departamentos y cargos), definición de
líneas formales de autoridad y adopción de mecanismos para coordinar las diversas
tareas organizacionales. Chiavenato (2002).
En la etapa de organización se definen los siguientes puntos:
 Jerarquía administrativa: Es el número de niveles jerárquicos que adopta
una empresa para garantizar la realización de las tareas y el alcance de los
objetivos.
 División del trabajo: Es el grado de fragmentación de las tareas
organizacionales en actividades separadas, de acuerdo a su especialización,
lo que da origen a las áreas o departamentos de la empresa.
Se dice que una organización (entendida como sinónimo de empresa) está
bien diseñada cuando los individuos que laboran en ella saben cuál es su trabajo, su
responsabilidad, su facultad para tomar decisiones, su nivel jerárquico y los canales
de comunicación formal. Hernández y Palafox (2012).
DIRECCIÓN:
Münch (2010) explica que la dirección es la ejecución de los planes de
acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo
social a través de la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el
ejercicio del liderazgo.
Henry Fayol afirmaba que dirigir es el arte de manejar a las personas. Hacer
funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa.
Inspeccionar periódicamente el cuerpo social.
Esta etapa es de vital importancia, porque implica la interacción de los
administradores con el personal de la empresa y de éstos depende el adecuado
manejo de los recursos y el logro de los objetivos.
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De acuerdo a Koontz y Weihrich (2004) administrar implica crear y
mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto
en favor del cumplimiento de objetivos comunes.
Los elementos que integran el proceso de dirección son los siguientes:
 Motivación: Es un término genérico que se aplica a una amplia serie de
impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares, que conducen a
la acción.
 Toma de decisiones: Es el proceso sistémico y racional a través del cual se
selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo.
 Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite y recibe
información.
 Liderazgo: Es el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen de manera voluntaria en el cumplimiento de metas grupales.
CONTROL:
Es el proceso por el cual los administradores monitorean y reglamentan la
eficiencia y la eficacia con la que una organización y sus miembros desempeñan las
actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Jones y McGregor
(2010).
Reyes Ponce define al control como el establecimiento de sistemas que
permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el
fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, y corregir y mejorar y formular
planes.
Hernández y Palafox (2012) enlistan los pasos del proceso de control como a
continuación se menciona:
1. Definición del propósito del control.
2. Establecimiento de parámetros como unidades de medida.
3. Generación de un instrumento de medición.
4. Medición de la variabilidad y del comportamiento del estándar.
5. Generación de medidas correctivas a las desviaciones de la norma.
6. Evaluación de la efectividad del control.
Según lo expresa Münch (2010), el control es de vital importancia dado que sirve
para comprobar la efectividad de la gestión, promueve el aseguramiento de la
calidad, garantiza el cumplimiento de los planes, establece medidas para prevenir
errores y reducir costos y tiempo, entre otras cosas.
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2.3 Niveles jerárquicos
Los niveles organizacionales o jerárquicos indican el alcance en la toma de
decisiones de los administradores en las empresas y su papel va a cambiar
dependiendo en dónde esté situado.
 Nivel estratégico o institucional: Es el nivel administrativo más elevado de la
empresa y está conformado por el presidente y los directores que toman las
principales decisiones de la organización. Responde por la definición el
futuro del negocio en conjunto. En este nivel, el administrador debe poseer
visión para definir la misión y los objetivos fundamentales del negocio.
 Nivel táctico o intermedio: Está conformado por los gerentes, quienes
interpretan la misión y los objetivos fundamentales del negocio y los
traducen en medios de acción cotidianos en áreas funcionales específicas.
 Nivel operacional u operativo: En este nivel se administra la ejecución y la
realización de las tareas y actividades cotidianas. En este nivel, el
administrador tiene contacto directo con la ejecución y la operación
realizada por los empleados o administrativos y colaboradores de primera
línea que se encargan de realizar las tareas y actividades necesarias de la
organización.
Chiavenato (2002)

2.4 Áreas funcionales

Toda empresa, independientemente del tamaño o giro, debe cubrir con
actividades básicas que le aseguren su correcto funcionamiento.
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Münch (2010) cita que las áreas funcionales son conocidas indistintamente
como áreas de actividad, áreas de responsabilidad, departamentos, gerencias o
direcciones, y esta nomenclatura varía de acuerdo con el tamaño de la empresa.
Para Henry Fayol, las funciones básicas de la empresa eran: comercial,
técnica, financiera, contable y seguridad. Chiavenato (2002)
En las PYMES el dueño dirige y conoce a todos los trabajadores; los
problemas de producción, finanzas, ventas y personal son tan reducidos, que el
propietario puede resolverlos y realizar las actividades inherentes a estas; la
centralización en la toma de decisiones y ejecución de actividades es común.
Münch (2010) describe a las principales áreas funcionales de la siguiente
manera:
 Recursos humanos: Área en la que se realizan las actividades tendientes a
coordinar y optimizar las habilidades, los conocimientos, experiencias y
competencias de las personas que trabajan en la empresa con el fin de lograr
su máxima eficiencia. Abarca las siguientes funciones.
o Reclutamiento y selección.
o Administración de sueldos y salarios.
o Capacitación y desarrollo.
o Relaciones laborales.
o Higiene y seguridad industrial.
o Servicios y prestaciones.
 Finanzas: La finalidad de esta área es obtener recursos monetarios,
invertirlos y asignarlos adecuadamente, así como registrar las operaciones,
presentar los resultados de la operación y cumplir con las obligaciones
fiscales. Incluye las siguientes actividades:
o Contraloría.
o Contabilidad general y costos.
o Tesorería.
o Crédito y cobranzas.
o Cuentas por pagar.
o Impuestos.
 Producción: Es el área encargada de transformar los insumos en productos
de alta calidad. Abarca las funciones de:
o Programación de la producción.
o Diseño de producto.
o Procesos.
o Control de calidad.
o Mantenimiento.
 Mercadotecnia: Conjunto de actividades tendientes a crear, promover,
distribuir y vender bienes y servicios en el momento y lugar más adecuados,
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y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente. Maneja
de manera integral las siguientes actividades:
o Planeación y evaluación.
o Producto.
o Precio.
o Plaza. Distribución.
o Publicidad.
o Investigación de mercados.

Fuentes de información
Chiavenato, Idalberto (2001). Administración: proceso administrativo. México: Mc
GRAW HILL
Chiavenato, Idalberto (2002). Administración en los nuevos tiempos. Colombia:
Mc GRAW HILL
Hernández, Sergio & Palafox, Gustavo (2012). Administración. Teoría, proceso,
áreas funcionales y estrategias para la competitividad. México: Mc GRAW HILL.
Koontz, Harold & Weihrich, Heinz (2004). Administración, una perspectiva global.
México: Mc GRAW HILL
Münch, Lourdes. (2010). Administración: gestión organizacional, enfoques y
proceso administrativo. México: PEARSON.