Está en la página 1de 11

MANUAL DEL USUARIO

SGI - SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


MODULO BASICO DE GESTION DE DATOS

Men BASICOS > MERCANCIAS:

Llamamos mercanca tanto a las mercaderas, productos o


artculos, materia prima, insumos o servicios.

ABM Mercanca: este formulario da de Alta a la Mercanca por


primera vez, Edita sus datos y los Clasifica segn Grupo, Familia
y asigna un Tratamiento al mismo.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo de la mercanca es automtico y es numrico.
Cdigo de Barra: Asigna el cdigo de barra de la mercanca.
Tratamiento: Clasifica las mercancas como Articulo, Mercadera,
Producto, Insumos, Materia Prima o Servicios
Grupo: Clasifica la mercanca por Grupos de Familias.
Familia: Clasifica la mercanca por Familias de mercancas.
Mercanca: Nombre descriptivo de la mercanca. (Como aparecer en la factura)
Descripcin: Descripcin detallada de la mercanca y caractersticas.
Unidad de Medida: Unidad de medida como se vender la mercanca.
Impuesto: impuesto al valor agregado, 0%:exento, 5 y 10%: gravados
Mostrar en TPV: Habilita la mercanca en la pagina Web.
Actualiza el Stock: Habilita el Stock para modificar en la venta y compra.
Producto de Produccin: Habilita a la mercanca como Producto de Produccin.
Asignar Imagen: Cargue las imgenes para las mercancas.
Stock Contador: Habilita y Deshabilita el Stock como un contador de la mercanca.
Estado: Activo y Inactivo la mercanca. (Cuando ya existen registros de compras o ventas ya no puede eliminar la mercanca, solo puede Deshabilitarlo)

2. Lista de Mercancas:
Box de Seleccin Buscar: Selecciona el campo por cual filtrar la lista.
Caja de filtro: Texto que ser buscado en la lista segn la opcin
seleccionada del Box de seleccin.
Botn Filtrar: Ejecuta la accin de filtro.
Mostrar solo inactivos: muestra las mercancas Inactivadas.
Lista de Mercancas: Muestra la lista de mercancas filtradas, puede hacer
doble click para seleccionar una mercanca para editarla.

Funcionamiento: Este formulario se utilizara para registrar las mercancas por nica vez, es necesario que clasifique y
organice las mercancas segn el Grupo y Familia que corresponda, puede asignarle un Tratamiento el cual es solo
una descripcin que indica cmo ser tratado la mercanca, registre y configure las mercancas de acuerdo a sus
necesidades. Si es un producto que se controlara con el Stock e inventarios, tilde dicha opcin, si es un producto que
se producir en el Modulo de Produccin debe tildar la opcin de Producto de Produccin, el cual lo habilitara para
producir dicho producto. Si est registrando un servicio que desea controlarlo solo por ventas como un contador solo
tilde las opciones de Actualizar el Stock y Stock Contador, esto har que el stock funcione como contador. Puede
asignarle una imagen a la mercanca.
En la Barra de opciones de registro encontramos las siguientes opciones:
Nuevo: Habilita el formulario para ingresar los datos y registrar una nueva mercanca.
Editar: Edita una mercanca ya registrada, seleccione un registro en la pestaa LISTA haciendo doble click y
luego este botn lo habilitara para editarlo.
Eliminar: elimina el registro seleccionado, solamente puede eliminar una mercanca que no tiene otros
registros como compras, ventas, etc. Si desea que no aparezca ms una mercanca solo debe Editarlo y cambiar el
Estado a Inactivo.
Buscar: Buscar una mercanca en la Lista, presione si desea habilitar la pestaa Lista para seleccionar un filtro.
Refresh: actualiza la lista de mercancas.
Imprimir: imprime la mercanca seleccionada.
Guardar: Guarda los cambios del registro nuevo o modificado.
Atrs: vuelve atrs sin guardar los cambios del registro.
Salir: Cierra el formulario.

ABM Grupos de Familias: este formulario da de Alta a los Grupos


de Familias por nica vez, puede Editar sus datos o Eliminar el
registro.
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones
Seccin de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Grupo es automtico y es numrico.
Nombre del Grupo: Describe el Nombre del Grupo de las Familias de las
mercanca segn su clasificacin.
Seleccin de Filtro: al presionar el botn Buscar esto habilitara el Selector de
filtro y el Box de texto para buscar un registro.

ABM Familias de Mercancas: este formulario da de Alta a las


Familias de mercancas por nica vez, puede Editar sus datos o
Eliminar el registro.
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones
Seccin de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo de Familias es automtico y es numrico.
Grupo: Seleccione el Grupo al cual pertenecer la Familia segn su
clasificacin de las mercancas.
Nombre de la Familia: Describe el nombre de la familia a registrar.
Seleccin de Filtro: al presionar el botn Buscar esto habilitara el Selector de
filtro y el Box de texto para buscar un registro.

ABM Tratamiento de Mercancas: este formulario da de Alta a la


descripcin de Tratamientos de las mercancas por nica vez, puede
Editar sus datos o Eliminar el registro.
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones
Seccin de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Tratamiento es automtico y es numrico.
Nombre del Tratamiento: Describe el Nombre del Tratamiento de las
mercanca segn su clasificacin, insumo, materia prima, producto, servicio.
Seleccin de Filtro: al presionar el botn Buscar esto habilitara el Selector de filtro y el Box de texto para buscar un registro.

ABM Unidades de Medida: Da de Alta a las Unidades de medidas de las mercancas por nica vez, puede Editar sus
datos o Eliminar el registro, cada registro posee una Descripcin y un Smbolo que lo caracteriza. El manejo del
formulario es idntico a los anteriores.
Men BASICOS > CLIENTES:

ABM Clientes: este formulario da de Alta a los Clientes por primera vez, Edita sus
datos.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Cliente es automtico y es numrico.
Descripcin: Es el Nombre y Apellido del Cliente o Razn Social.
Estado: Activo / Inactivo. (Cuando ya existen registros relacionados ya no puede
eliminar un Cliente, solo puede Deshabilitarlo)

Men BASICOS > PROVEEDORES:

ABM Proveedores: este formulario da de Alta a los Proveedores por primera vez,
Edita sus datos.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
2. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Proveedor es automtico y es numrico.
Descripcin: Es el Nombre y Apellido del Proveedor o Razn Social.
Estado: Activo / Inactivo. (Cuando ya existen registros relacionados ya no puede
eliminar un Proveedor, solo puede Deshabilitarlo)

Men BASICOS > EMPLEADOS:

ABM Empleados: este formulario da de Alta a los Empeados por primera vez,
Edita sus datos.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Empleado es automtico y es numrico.
Nombres y Apellidos: Es el Nombre y Apellido del Empleado.
Ocupacin: Seleccione la Ocupacin que tendr del Empleado.
Estado: Activo / Inactivo. (Cuando ya existen registros relacionados ya no puede eliminar un
Empleado, solo puede Deshabilitarlo)
ABM Usuarios: este formulario da de Alta a los Usuarios del sistema por primera
vez, Edita sus datos as como las contraseas.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
2. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Usuario es automtico y es numrico.
Empleado: Seleccione el Empleado que tendr acceso al sistema.
Nombre de Inicio de Sesion: ingrese el nombre de inicio de sesin con el cual
el Usuario seleccionado ingresara al sistema.
Editar Seguridad: Boton que habilita la Seguridad por contraseas.
Check: El Usuario debe cambiar su contrasea en el prximo inicio.
Nivel de Acceso: El sistema posee dos niveles de accesos primarios, el
Administrador es de Nivel 1, el cual tiene acceso a todas las opciones del
sistema, Nivel 2 es acceso restringido el cual ser configurado en las Polticas
de seguridad del sistema.
Estado: Activo / Inactivo. (Cuando ya existen registros relacionados ya no puede eliminar
un Empleado, solo puede Deshabilitarlo)

ABM Ocupaciones: este formulario da de Alta a las Ocupaciones de los


Empleados del sistema por primera vez, Edita sus datos.

ABM Zonas: este formulario da de Alta a las Zonas de los Vendedores del
sistema por primera vez, Edita sus datos.

ABM Ciudades: este formulario da de Alta a las Ciudades en el


sistema por primera vez, Edita sus datos

ABM Vendedores: este formulario da de Alta a los Vendedores del


del sistema por primera vez, Edita sus datos. Puede asignar una Zona
a los vendedores.

Men BASICOS > SUCURSALES:

ABM Sucursales: este formulario da de Alta a las Sucursales por primera vez,
Edita sus datos.

ABM Almacenes este formulario da de Alta a los Almacenes de


las Sucursales por nica vez, Edita sus datos. Cada Sucursal
puede tener sus Almacenes independientes as como Depsito,
Showroom, etc.
Al dar de Alta un Almacn debe seleccionar la Sucursal a la que
pertenece.
Men BASICOS > CUENTAS:

ABM Tipo de Documentos: este formulario da de Alta a los Tipos de


Documentos, estos datos ya son configurados por defecto y son de
uso interno del sistema, configura las cuentas de las Factura Crdito,
Recibos, Pagares, Descuentos especiales y Bonificaciones.

ABM Condicin de Venta: este formulario da de Alta a las


Condiciones, estos datos ya son configurados por defecto y son de
uso interno del sistema, las Condiciones de Ventas son CONTADO Y CREDITO.

ABM Forma de Pago: este formulario da de Alta a las Formas de Pago de las transacciones, estos datos ya son
configurados por defecto y son de uso interno del sistema, las formas de pago son EFECTIVO, CHEQUE, TARJETA.

ABM Planes de Pagos / Cuotas: este formulario da de Alta a los


Planes de Pagos o Financiacin por nica vez, Edita sus datos y
tiene la opcin de probar el Plan y ajustarlo.

Descripcin de partes:
Barra de Control de Opciones de registro.
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1. Formulario de carga de Datos:
Cdigo: el cdigo del Plan es automtico y es numrico.
Ttulo del Plan: Nombre del Plan de Pagos que lo identifica.
Modalidad de Cuotas: cantidad de cuotas o fraccionamiento con el cual el
sistema calculara las cuotas.
Interes por Plan: Es el inters en Porcentaje calculado sobre el total.
Seccion de Prueba del Plan: Puede probar los planes y las cuotas con solo
ingresar un Importe, vencimientos y haciendo click en el botn Probar.
Estado: Activo / Inactivo. (Cuando ya existen registros relacionados ya no puede eliminar un
Empleado, solo puede Deshabilitarlo)
Men GESTION > Control de Ventas y Facturacin:

Control de Ventas y Facturacin: formulario de Control del Proceso de


ventas, Prepara los pedidos del Cliente, Imprime un Presupuesto, Emite una
Orden de Pedido del Cliente, emite la Factura del pedido. Puede cancelar el
Pedido, anular la Factura. Emite las Notas de Remisin y Gestiona las
Devoluciones, notas de Crditos. Las ventas pueden ser CONTADO o CREDITO.

Descripcin de partes:
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1. Formulario de Datos de la Operacin:
RUC y Buscar Cliente: Ingrese el RUC/CI para seleccionar un
Cliente directamente o Bsquelo haciendo click con la Lupa.
Nro Presup: Es el Nmero de presupuesto el cual se genera
automtico para el sistema, si desea abrir un presupuesto
anterior para dar continuidad de venta solo ingrselo en el
box y presione Enter y se cargara el presupuesto.
Agente de Venta: Es el Agente o Vendedor de que est
atendiendo al Cliente, al cual se le asignara la comisin
correspondiente a las mercancas vendidas.
Condicin de Venta: Seleccione la condicin de venta
Contado o Crdito que desee emitir.
Informacin y Opciones de Anulacin: Nos da un resumen
de la operacin, Nro de Pedido y Fecha del Pedido con un
check para Cancelar el Pedido si es necesario, igualmente
para la Factura donde encontramos el check para Anular la
Factura.
Notas de Remisin: Botn para emitir y ver las Remisiones.
Devoluciones: Botn para registrar y ver las Devoluciones.
Impresin de Documentos: permite seleccionar el Documento a Imprimir, tal como Presupuestos, Orden de Pedido, copia de Factura.
Botn PRESUPUESTO: Registra y Emite el Presupuesto para el Cliente.
Botn ORDEN DE PEDIDO: Registra y Emite la Orden de Pedido para el Cliente.
Botn FACTURAR: Registra y Emite la Factura correspondiente para el Cliente.

Botn Agregar, Quitar: agrega nuevas mercancas o quita de la


lista de detalle del pedido o factura.

Botn Nuevo: Genera una Nueva Operacin limpiando todos los


campos de carga.

Ventana emergente de seleccin de mercanca: busque la


mercanca directamente con un lector de cdigos de barra o bien
ingresando el cdigo o el nombre de la mercanca. Utilice la tecla
Enter para saltar de Box en Box, ingrese los datos de Cantidad,
Seleccione el Precio A,B o C correspondiente, puede ingresar el
Precio por Paquete o bien por Unidad.

2. Lista de Operaciones:
Box de Seleccin Buscar: Selecciona el campo por cual filtrar la
lista.
Lista de Operaciones realizadas.
Estados de FACTURADO, PRESUPUESTO, ORDEN PEDIDO.
Funcionamiento: este formulario Controla todo el Proceso de ventas. Usted puede utilizarlo de forma completa o
solo para registrar las ventas directamente.
Procedimiento Completo:
1. Presupuesto para el Cliente:
Pasos bsicos:
a. Ingrese los datos del Cliente,
b. Seleccione la Condicin de Venta Contado o Crdito, si es
crdito puede asignar el vencimiento en das correspondientes de forma manual. ej: 7, 15 30dias
c. Seleccione el Agente de Ventas o por defecto es el usuario que
inicio sesin,
d. Agregue el detalle de las mercancas con el botn Agregar, busque
una mercanca por cdigo de barra, cdigo del producto o bien por
el nombre del mismo, si no encuentra puede hacer click en la lupa
y seguir buscando, ingrese las cantidades, precio A, B o C segn su
organizacin de precios.
e. Si Desea hacer un descuento puede ingresar de forma manual el
mismo en el box de texto de Descuento.
f. Guardar el presupuesto presionando el Botn PRESUPUESTO.
g. Si desea Imprimirlo, seleccione el Documento Presupuesto para el
Cliente y haga clic en el icono de impresora.
h. El Presupuesto impreso es similar a la figura.

2. Orden de Pedido del Cliente:


Pasos bsicos:
a. Si es una Orden nueva, realice todos los pasos del Punto 1
Preparacin de Presupuesto.
Si es una Orden ya Registrada seleccinelo de la Lista de
Operaciones.
b. Para generar la Orden de pedido simplemente haga clic en el icono
verde indicado.
c. Si desea Imprimirlo, seleccione el Documento Orden de Pedido y
haga clic en el icono de impresora.
d. La Orden de Pedido impresa es similar a la figura.

3. Facturar el pedido.
Pasos bsicos:
a. Si es una Factura nueva, realice todos los pasos del Punto 1,
Si es una Pedido ya Registrado seleccinelo de la Lista de
Operaciones.
b. Para generar la Factura de pedido simplemente haga clic
en el icono verde indicado o en el botn FACTURAR.
c. La Factura imprime automticamente segn el formato
predeterminado.

Procedimiento Rpido de Facturacin: (La orden de Pedido se genera automticamente)


1. Registrar y Facturar al Cliente:
Pasos bsicos:
a. Realice todos los pasos del Punto 1
b. Para generar la Factura de pedido rpidamente haga clic en el botn FACTURAR.
c. La Factura imprime automticamente segn el formato predeterminado.
OTRAS FUNCIONES:
Cancelar una Orden de Pedido ya emitida.

Anular una Factura, haga clic en el check Anular,


Aparecer una ventana de aprobacin por un
supervisor.

Nota de Remisin, para imprimir la nota que va


acompaar al envo y entrega de Mercancas solo
presione el botn Nota Remisin y abrir el formulario
que prepara la Nota de Remisin. Modifique si necesita
el detalle de las mercancas, Guarde e Imprima.

Devoluciones y notas de Crditos. Presionando el botn


de Devoluciones se abrir el formulario donde indicara
las mercaderas que son devueltas por el Cliente,
haciendo doble clic en el detalle sobre una mercanca le
preguntara la cantidad devuelta.
Guarde e Imprima la Nota de Crdito para el Cliente.
Automticamente se restaurara el stock de dicha
mercanca y se generara el crdito en la cuenta del
Cliente.

Las ventas a Crditos generan una cuenta a cobrar del Cliente, la cual es sin vencimiento inicialmente o bien si indica
los das de vencimientos el sistema calculara dicha fecha. Posteriormente puede aplicar un plan de pagos a esta
cuenta o bien cancelarla con uno a mas recibos, esto lo hacemos en gracias al mdulo Cuentas Clientes.
Cuando se factura, el sistema nos abre un visor de Cobro, donde indicamos la
forma de pago. Estas pueden ser de una sola forma o combinadas, es decir el
sistema acepta pagos en efectivo tarjeta y cheque, si un monto en Cheque no
alcanza la Factura el sistema asume que la diferencia ser efectivo, de igual
manera tarjeta. Nos brinda de un clculo del vuelto para que no tenga que
calcular y evitar cualquier error.
Men GESTION > Control de Compras:

Control de Compras: formulario de Control del Proceso de Compras,


Prepara los pedidos al proveedor, Imprime un Presupuesto, Emite una
Orden de Pedido del Cliente, emite la Factura del pedido. Puede cancelar el
Pedido, anular la Factura. Emite las Notas de Remisin y Gestiona las
Devoluciones, notas de Crditos. Las ventas pueden ser CONTADO o
CREDITO.

Descripcin de partes:
Pestaas Principales: se dividen en dos secciones:
1 Formulario de Datos de la Operacin:
Proveedor: haga clic en la lupa para seleccionar un Proveedor.
Nro. de Orden: Es el Nmero de la Orden de Compra el cual el
sistema genera de manera automtica, si desea abrir una orden de
compra anterior para dar continuidad de compra solo ingrselo en
el box y presione Enter y se cargara la orden.
Condicin de Compra: Seleccione la condicin de la compra
Contado o Crdito segn le otorgue el proveedor.
Forma de Pago: Puede seleccionar la Forma de pago con la que fue
efectuada la compra.
Detalle de la compra: contiene el Detalle de la compra.
Impresin de Documentos: permite seleccionar el Documento a
Imprimir, tal como Solicitud de Cotizacin, Orden de Compra,
Cuentas del Proveedor.
Botn ORDEN DE COMPRA: Registra y Emite la Orden de Pedido para el Cliente.
Botn FACTURAR Y RECIBIR ARTICULOS: Registra la Compra y recibe los artculos en el almacn.

Botn Agregar, Quitar: agrega nuevas mercancas o quita de la lista


de detalle del pedido o factura.

Botn Nuevo: Genera una Nueva Operacin limpiando todos los


campos de carga.

Ventana emergente de seleccin de mercanca: busque la


mercanca directamente con un lector de cdigos de barra o bien
ingresando el cdigo o el nombre de la mercanca. Utilice la tecla
Enter para saltar de Box en Box, ingrese los datos de Cantidad,
Seleccione el Precio A,B o C correspondiente, puede ingresar el
Precio por Paquete o bien por Unidad.

Configuracin de Precios de Venta: al seleccionar una mercanca el sistema le


mostrara automticamente su ltimo precio de compra con el cual podr hacer sus
anlisis y ajustar el precio de venta, el cual puede modificarlo. Guarde los cambios
de los precios tildando el Check de Guardar Cambios. Tambin puede asignarle una
imagen a la mercanca en cuestin.

2 Lista de Operaciones:
Box de Seleccin Buscar: Selecciona el campo por cual filtrar la lista.
Lista de Operaciones realizadas.
Estados de ORDEN PEDIDO, AUTORIZAR, FACTURAS, RECIBIR.
Pestaas de Procesos: se dividen en dos secciones:
1 Proceso de Compra:
Detalle del Proceso: Lista de los Procesos de la Compra. Puede seleccionar un
proceso haciendo doble clic en el proceso para verificar.

Registrar Factura/Ver: con este botn registra las facturas de la compra.

Registrar Recibos/Ver: con este botn registra las facturas de la compra.

Recibir Artculos: Realiza el proceso de recepcin de las mercancas adquiridas


en la compra, en este punto es donde se da de alta a las mercancas en el
Stock.

Factura de Compra: Al hacer clic en Registrar Factura nos abre la


ventana de la Factura, con esta detallamos la factura de compra,
Ingrese el nmero de factura de la compra.

Botn Facturar: botn que guarda la Factura de compra.

2 Detalle del Pedido:


Detalle del Pedido: Lista del Detalle de la Compra, es decir las
mercancas.

Proceso de Recibir Mercancas:


Al Recibir las mercancas nos aparecer esta ventana, donde
simplemente vemos las facturas pendientes de recibir mercaderas.
Seleccione la factura a recibir, aparecer el detalle de las
mercancas, simplemente haga clic en Transferir al Almacn.

Proceso de Transferencia de Mercaderia:


Las mercancas pueden ser transferidas entre sucursales y Almacenes. Transfiere
mercaderas de un almacn a otro con la autorizacin de un Supervisor, emite un
comprobante de transferencia
MODULO DE INVENTARIO DEL STOCK

- Formulario de Stock, imprima el formulario para realizar su


inventario, regstrelo en el sistema.
- Registro de Mercadera Inventariada.
- Informe del Resultado del Inventario

GESTIONES ADMINISTRATIVAS

- CONSULTAS, Imprima Listas Mercancas,


imprimir listas de Precios, Listas de Clientes,
Proveedores, Sucursales. Imprima el Estado de Cuenta
del Cliente, el Estado de Cuenta con los Proveedores.
- ADMINISTRACION, Informes de Facturacin,
Informes de Compras, filtrados por Periodo, diario,
semanal, mensual, anual.
- Informe de Compras y Ventas por Producto,
informe que muestra un resumen de los gastos y
ganancias brutas realizadas en las compras y ventas
totales de todos los productos.
- Otros a Desarrollar

También podría gustarte