MACIA, Mateo (ed.) Manual de documentación jurídica. Madrid: Síntesis, 1998.

(Ciencias de la Información ; 18)

INTRODUCCIÓN GENERAL A LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA

Juan Reviriego

Mateo Maciá

1.1. Derecho y documentación

Desde antiguo ha existido el afán de recoger en una sola obra todo el corpus
jurídico imperante en una Comunidad y que éste sea conocido por todos sus
componentes. Recopilar y difundir a través de distintos soportes serán dos de
las características del Derecho y al mismo tiempo de la Documentación.

La evolución de la Documentación Jurídica ha seguido un proceso muy

parecido al de la comunicación. El primer estadio de la Documentación Jurídica
es la norma consuetudinaria, que corresponde a la comunicación oral. El origen
y evolución de la escritura permite grabar la norma sobre un soporte y
difundirla; a partir de este momento el Derecho estará íntimamente ligado al
desarrollo de la escritura y sus diferentes soportes. A la vez que se forman los
diferentes sistemas lingüísticos se van perfilando los distintos sistemas
jurídicos. El tratamiento de los documentos jurídicos, a través de la
recopilación, codificación, etc., da lugar a un lenguaje jurídico y a unas
publicaciones específicas para este tipo de documentación.

El Derecho tiende naturalmente a la recopilación y a la codificación, a reunir

textos dispersos sobre una misma materia en un solo volumen para hacerlos
accesibles. También a la clasificación conceptual ya la creación de sistemas
que permitan una localización más fácil de los textos. Existen grandes áreas
dentro del Derecho - Civil, Penal, Constitucional. Administrativo, Mercantil, etc.-
y también unos conceptos jurídicos acuñados que facilitan la labor de acceso,
cada vez más necesaria por la multiplicación de los textos de contenido
jurídico.

La labor de aquellas personas que en sus respectivas profesiones tienen que

manejar constantemente textos jurídicos se ha venido complicando con el
extraordinario aumento que ha experimentado el volumen de toda esta
documentación. Cada día resulta más difícil tanto el acceso a la misma como la
tarea de manejar todos los datos sobre una determinada materia. [20]

En los últimos años, la incorporación de las tecnologías de la información al

mundo del Derecho ha significado varios cambios, que van desde el soporte
informático hasta la forma de acceso. Las posibilidades de los nuevos soportes
y medios vienen a solucionar dos problemas tradicionales en la Documentación
Jurídica: el volumen y el acceso rápido al texto.

Por ello resulta necesario que el profesional del Derecho -y, por supuesto, el
profesional de la misma Documentación Jurídica- que desee tener una
información actual, fiable y exhaustiva, conozca bien el mundo de la
Documentación Jurídica, sus publicaciones y sus posibilidades, así como el
tratamiento de los documentos para su consulta y acceso, además de tener
una preparación informática para el uso de las bases de datos y el acceso a la
red Internet.

1.2. Definición y clases de documentación jurídica

La documentación jurídica puede definirse como la generada en la creación,

aplicación, difusión e investigación del Derecho. Abarca, por tanto, todas las
fuentes del conocimiento del Derecho, esto es, la legislación. la jurisprudencia y
la doctrina científica en cualquiera de sus soportes: papel o informática. Es una
definición realizada con un criterio amplio frente al carácter restrictivo del
articulo 1.1 del Código Civil, cuando al señalar las fuentes del Derecho
establece una primacía clara de la legislación sobre la jurisprudencia y los
principios generales del Derecho.

Documentación Legislativa

Es la producida por los órganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de

la facultad que tienen conferida para llevar a cabo la elaboración de las
normas. Esta potestad corresponde al Parlamento y al Ejecutivo. Será
estudiada in extenso en el capítulo tercero de este Manual de Documentación
Jurídica.

En conexión con ésta, generada en el desarrollo de la actividad del Parlamento,

estaría la documentación parlamentaria (capítulo sexto del Manual) referida a
todo el proceso de elaboración de las normas, proyectos y proposiciones.
discusión y aprobación. También la documentación administrativa (capítulo
séptimo del Manual) se incluye dentro de esta clase, y comprende todas las
normas inferiores y actos administrativos unidos a la gestión y procedimientos
propios de una actividad o función que se desarrolla a tres niveles: estatal,
autonómico y local.

Documentación Judicial (capítulo cuarto del Manual) es la producida por los

órganos encargados de la función jurisdiccional en el ejercicio de su actividad.
Comprende todas las resoluciones de jueces y tribunales que tengan carácter
jurisdiccional. Las sentencias tienen un papel central en la documentación
judicial en la medida en que a través de ellas se genera y conforma la
jurisprudencia.

La Documentación de la doctrina jurídica (capítulo quinto del Manual) está

formada por los documentos más tradicionales en la documentación, como son
las monografías, manuales, artículos de revista, tesis y otros trabajos de
investigación.

1.3. Soportes de la información jurídica

El Derecho necesita de su difusión para ser conocido, pues como señala el

dictum clásico, su ignorancia no puede ser invocada. El Derecho hay que darlo
a conocer y desde su origen ha tenido un fuerte carácter escritural. Por obra de
la escritura se garantiza su conocimiento y se hace posible la exigencia de su
cumplimiento. Desde el Código de Hammurabi, grabado con caracteres
cuneiformes en una piedra de diorita, hasta la edición electrónica de una revista
jurídica se puede elaborar la historia de los soportes de la información y la
evolución de la escritura.

El Código de Hammurabi (1700 antes de Cristo) representa la primera edición

de normas "publicadas". A partir de éste asistimos a una evolución constante
de los soportes del Derecho: papiros, tablillas, pergaminos y papel, menos
pesados que la piedra, han contribuido a darle una mayor difusión. Se inicia,
pues, la publicación del Derecho, con dos referentes importantes: la Lex
Duodecim Tabularum (462 antes de Cristo) y el Codex Iustinianus (circa 530
después de Cristo), obras que conforman un sistema jurídico a la vez que
ayudan a la difusión de la lengua latina.

En la Edad Media la creación de instituciones como Cortes y Cancillerías, entre

otras, dan lugar a numerosos Códices, Fueros y Títulos, etc., dirigidos a regular
una comunidad, gremio u otorgar concesiones a particulares. Asistimos, pues,
a una producción legal necesitada de juristas especializados en la redacción,
recopilación y tratamiento de esta documentación, que aunque incipiente, no
deja de ser importante. Este especialista se encargará de informar la norma y
formular el texto.

Pero es con la aparición de la imprenta cuando el derecho alcanzará su

dimensión actual. La rapidez en la impresión, la edición de un gran número de
ejemplares y sus posibilidades de difusión la convertirán en una insustituible
aliada. Las sucesivas ediciones que se hacen de las leyes y su difusión
conlleva un mayor y mejor conocimiento de éstas.

El paso del Antiguo Régimen al Estado moderno supone una gran tarea
legislativa. Es una época de gran desarrollo del Derecho y, por supuesto, de la
Documentación Jurídica. Nacen instituciones generadoras de Derecho y se
configura una Administración Pública con un procedimiento incipiente. Las
Administraciones se van a dotar de publicaciones, boletines o diarios, que les
sirven para difundir las normas. Y es, sobre todo, la era de la Codificación, que
tendrá dos objetivos: recopilar y estructurar el Derecho vigente.

La publicación jurídica va a cambiar de forma radical, y llegará así hasta finales

de nuestro siglo, con pocas variantes. La obra jurídica ya no es una mera
colección de textos, la recopilación va a tener una estructura, los textos serán
analizados y posteriormente referenciados a través de índices que permitirán
su acceso y consulta. Nace el mundo editorial jurídico dedicado
fundamentalmente a dos tipos de publicación: los repertorios, colecciones
exhaustivas de legislación o jurisprudencia, y las revistas jurídicas, que
recogerán las aportaciones de autores sobre el Derecho.

El carácter exhaustivo y el tamaño de estas obras hacen que la documentación

jurídica vaya abandonando desde los años ochenta su principal soporte, el
papel, para encontrarse con la informática. Ésta, aparte de prestar un soporte
más ágil para la información jurídica, afecta no sólo a la difusión y conocimiento
del Derecho, sino también a su creación y aplicación.

Dado el gran volumen de documentación que se maneja en el mundo del

Derecho, la aportación de la informática parece clara dentro del ámbito jurídico:
garantizar la agilidad y la exhaustividad en el conocimiento, producción y
transmisión de documentos jurídicos. La informatización de la documentación
jurídica se ha afrontado desde diferentes posiciones y por distintos
procedimientos:

En primer lugar, la informatización de publicaciones jurídicas oficiales, como es

el caso del Boletín Oficial del Estado, dando lugar a varias bases de datos,
entre ellas Iberlex.

En segundo lugar, la iniciativa privada. Esto es, las empresas editoriales

jurídicas que han informatizado sus repertorios o publicaciones. Este es el caso
de la mayoría de las bases de datos actualmente en el sector. [22]

Por último, la informatización de las instituciones y organismos productores

de documentación jurídica. La automatización, por lo general, no se produce
sólo en el aspecto de la informática jurídica. Ésta suele venir acompañada de
opciones de informática de gestión que pretende agilizar el funcionamiento
interno de estos organismos.

Las tecnologías de la información ofrecen nuevas posibilidades para la

Documentación Jurídica, muy superiores a las que ofrecen los sistemas
impresos. Estas posibilidades pueden sintetizarse en los siguientes puntos:

- Capacidad de almacenamiento ilimitada, que garantiza la

exhaustividad.

- Rapidez en la distribución de la información. Teóricamente, en el

mismo momento de publicarse una ley o dictarse una sentencia puede
ser accesible desde cualquier terminal en línea del país o vía Internet.

- Posibilidades de búsquedas nuevas, no sólo a través de los índices,

sino también, por palabras, por listas de palabras o por frases
contenidas en los textos.

- Acceso a todo tipo de documentos jurídicos de manera simultánea:

legislación, jurisprudencia, bibliografía, etc., construyendo el jurista en un
 tiempo breve el sistema jurídico necesario para el estudio y resolución
de determinado asunto.

- Acceso a documentos no jurídicos, pero relacionados: datos y

publicaciones de ciencias sociales, de medicina, de información general,
que enriquecen cualquier investigación o estudio.

Todo ello está afectando de manera decisiva al mundo del Derecho. El

desarrollo de las tecnologías informáticas y de las autopistas de la
comunicación representa un avance para la profesión jurídica en una doble
vertiente:

- Disponer de más y mejor información en tiempo real.

- Lograr la total automatización del despacho, como apoyo a la gestión

de la actividad profesional.

Las dos vías actuales de acceso al documento jurídico -publicaciones impresas

y medios electrónicos- sólo suministran al usuario el texto para que él resuelva
problemas jurídicos concretos a partir de éste. Los nuevos desarrollos
informáticos giran en torno a los sistemas expertos o informática decisional,
que pretende dar soluciones a los problemas planteados. Estos sistemas se
están utilizando en sectores jurídicos donde se reiteran situaciones típicas o
problemas comunes como el derecho fiscal, laboral, cuestiones de tráfico, etc.

1.4. Publicaciones jurídicas

La explosión documental que afecta al mundo actual tiene su reflejo en la

documentación jurídica. En el caso concreto de nuestro país, ésta ha tenido un
gran crecimiento en los últimos años. Crecimiento motivado, sobre todo, por el
desarrollo de la Constitución, con la creación de una serie de instituciones
generadoras de documentación, así como la nueva estructura del Estado en
Comunidades Autónomas. A todo ello se une la pertenencia a la Unión
Europea, además de ser miembro de un número importante de organizaciones
internacionales. Sobre la documentación jurídica comunitaria puede verse el
capítulo octavo de este Manual.

En España se producen anualmente innumerables documentos jurídicos

(normas generales, autonómicas. normas administrativas estatales y
autonómicas, jurisprudencia del Tri-[23] bunal Constitucional, Tribunal
Supremo, Tribunales Superiores y Tribunales Inferiores). Toda esta
documentación se publica y recopila de dos formas:

- De forma oficial y por imperativo legal en el Boletín Oficial del

Estado, boletines y diarios oficiales de las Comunidades
Autónomas y Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
 - De forma privada en numerosas publicaciones con estructura y
contenido variado, abarcando en general toda la documentación
jurídica.

Además de estos documentos, existen bastantes publicaciones, tanto

monografías como artículos de revista, de contenido jurídico. La bibliografía
jurídica es una parte importante de la producción editorial.

A pesar de la existencia de unas publicaciones oficiales, las publicaciones

jurídicas privadas cuentan con una larga tradición en España. Tienen varias
características, entre las que podemos destacar:

- Cubren las lagunas o tardanzas de la recopilación oficial, tanto

en legislación como en jurisprudencia.

- Representan a un sector en evolución constante, tendente hacia

formas de publicación que facilitan un consulta rápida y
exhaustiva de su contenido, con actualizaciones periódicas. En
los últimos años puede apreciarse una evolución constante y
creciente hacia la difusión en soportes y medios informáticos:
bases de datos en línea, disquetes, CD-ROM e Internet.

Estas publicaciones recogen de forma distinta toda la documentación, tanto en

lo referente a normas como a sentencias. Bien recopilando todo los textos y
constituyendo los llamados repertorios, o también recopilando sólo de forma
especializada determinadas materias o disciplinas del Derecho que son de una
gran utilidad para los profesionales.

El profesional del Derecho tiene acceso a la información jurídica, esto es, a la

legislación, jurisprudencia y doctrina a través de las publicaciones jurídicas.
Éstas recogen todo aquello que aporta la ciencia del Derecho y tiene que ser
conocido por quienes lo aplican, investigan, estudian y necesitan. Otra de sus
características es la exhaustividad en los contenidos, que es lo que busca el
jurista, pues la inseguridad de no contar con todos los datos referentes a un
caso produce cuando menos un análisis incorrecto y, en algunos casos,
indefensión.

La forma tradicional de publicación jurídica es el repertorio. Son obras que

recogen de forma exhaustiva las normas o las sentencias, constituyendo
publicaciones de consulta obligada para el jurista. La exhaustividad debe ser
total en lo referente a la legislación; por el contrario, en jurisprudencia se tiende
más a recoger toda la doctrina que establezca el Tribunal Supremo de forma
reiterada, aunque el incremento de los procesos judiciales hace que ya no sólo
sean de interés las sentencias del Tribunal Supremo, sino también las de otros
tribunales.

Otra forma de publicación, en el ámbito normativo, son los códigos que recogen
una colección de normas referida a una determina materia o disciplina del
Derecho. La doctrina jurídica o científica ha preferido como medio de difusión la
publicaciones periódicas, dejando las monografías para manuales, tratados,
etc.

1.4.1. Publicaciones oficiales

Son publicaciones oficiales aquellas editadas por una institución oficial y cuya
publicación es preceptiva de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes
en el momento [24] de la edición. En este sentido, el artículo 91 de la
Constitución Española de 1978 establece que "El Rey sancionará en el plazo
de quince días las leyes aprobadas por las Cortes Generales, y las promulgará
y ordenará su inmediata publicación". De este precepto -y de los similares en
los Estatutos de Autonomía- se deriva la necesidad de la existencia de los
llamados boletines oficiales.

La existencia de publicaciones oficiales constituye una constante en el mundo

jurídico. El acceso a la información contenida en las mismas -el derecho
positivo- es, por tanto, uno de los temas centrales de la documentación jurídica.
En la actualidad, los sistemas de información jurídica se orientan más hacia los
medios de tratamiento electrónico de la información que hacia las
recopilaciones, los códigos o los diccionarios impresos, tres de las vías más
tradicionales de acceso a los documentos jurídicos. Ello no impide que los
medios electrónicos sean generalmente subsidiarios respecto a las
publicaciones oficiales cuya información recogen y controlan. Así, la base de
datos Iberlex permite hoy no sólo el acceso a la información publicada en el
Boletín Oficial del Estado, sino también a la de otros boletines oficiales, como el
Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DOCE) -que se analiza en este
trabajo- e indirectamente -a través de las leyes autonómicas que se publican en
la Sección I Disposiciones Generales- a los boletines oficiales de las
Comunidades Autónomas.

En el momento actual resulta especialmente oportuno abordar la cuestión de la

definición de publicación oficial. Entendemos por publicaciones oficiales en
sentido estricto aquellas editadas por una institución oficial y cuya publicación
es preceptiva de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes en el
momento de la edición. Esta atribución debe ser específica, y no genérica.

Sobre publicaciones oficiales -que es el nombre que da la Administración en

algunos textos reglamentarios a todas sus publicaciones, sean éstas por
imperativo legal o no- se han dictado en los últimos años a nivel estatal normas
importantes. El Real Decreto 379/1993, de 12 de marzo, de ordenación de las
publicaciones oficiales (BOE núm. 67, de 19 de marzo de 1993) dispone la
elaboración de un Plan General de Publicaciones Oficiales de la Administración
del Estado elaborado por la Junta General de Publicaciones Oficiales y que
será elevado por el Ministro de Relaciones con las Cortes y de la Secretaría del
Gobierno al Consejo de Ministros para su aprobación. Este plan se basará en
los programas editoriales anuales de los distintos departamentos, que habrán
de comprender tanto las publicaciones unitarias como las periódicas, así como
el material audiovisual e informático. Los servicios de publicaciones se ubican
en las Secretarías Generales Técnicas o en otros centros directivos que tengan
atribuida esta competencia.

La aprobación de los programas semestrales de publicaciones corresponde a

los titulares de los departamentos, a propuesta de la subsecretaría del
ministerio, previo informe de la Junta de Coordinación de Publicaciones
Oficiales. Esta última, según el decreto, "es un órgano colegiado de carácter
interministerial con las misiones, entre otras, de informar los proyectos de
normas generales que afecten a las publicaciones oficiales, preparar el
proyecto de Plan General de Publicaciones Oficiales y coordinar los programas
editoriales departamentales, proponer criterios generales y elaborar una
Memoria anual de publicaciones oficiales. Dentro de la Junta se crea una
Comisión especializada de imprentas oficiales, de la que forman parte el
Director general del Instituto Geográfico Nacional, el Director general del
Boletín Oficial del Estado y el Director de la Fábrica Nacional de Moneda y
Timbre.

El primer decreto de ordenación de publicaciones oficiales (Real Decreto

1434/1985, de 1 de agosto de ordenación de las publicaciones oficiales, BOE
núm. 194, de 14 de agosto de 1985) había previsto ya en su artículo 7 que
todas las publicaciones oficiales editadas a partir del 1 de enero de 1986
llevaran un número de identificación. Dicho número [25] fue regulado por orden
de 22 de noviembre de 1985 (BOE núm. 281, de 23 de noviembre de 1985). A
raíz de la publicación del decreto de 1993 se dictó una segunda orden con
fecha 30 de diciembre de 1993 por la que se regula el número de identificación
de las publicaciones oficiales y se deroga la anterior. La denominación precisa
del número de identificación es "Número de Identificación de Publicaciones
Oficiales" (NIPO) y está formado por nueve dígitos distribuidos en cuatro
grupos separados por guiones que identifican el organismo editor (los tres
primeros), el año (los dos siguientes), el de la obra (los tres siguientes) y el
dígito de comprobación. Las publicaciones periódicas o series y el material
audiovisual también deberán llevar este número. El NIPO parece responder
sobre todo a la necesidad de la Administración de controlar de manera efectiva
las publicaciones y el presupuesto gastado en ellas. La orden de 30 de
diciembre de 1993 señala que para la asignación del número de identificación
la obra de que se trate habrá de estar incluida en el programa editorial
aprobado semestralmente del ministerio correspondiente y sólo por razones de
necesidad y urgencia podrá asignarse a otros títulos. Las publicaciones
periódicas tienen un NIPO para toda la publicación.

1.5. Bases de datos jurídicas

Las primeras experiencias de aplicación de la informática a la documentación

jurídica se realizaron poco después del final de la II Guerra Mundial. Se intentó
demostrar, de manera experimental, que esta documentación era susceptible
de recuperación por medios electrónicos. Las bases de datos jurídicas mas
antiguas surgen en los años cincuenta en los Estados Unidos y Gran Bretaña.
Son experiencias de carácter fundamentalmente universitario, pero que
contribuyeron a sentar las bases para el desarrollo del sector.

A partir de los años setenta se empiezan a crear las grandes bases de datos
jurídicas. Estados Unidos será el primer productor. Los países europeos sufren
un cierto retraso en el desarrollo de este sector, debido sobre todo a dos
circunstancias:

- Diversidad geográfica, que conlleva lógicamente unas

dimensiones de mercado inferiores a las americanas.

- La práctica jurídica anglosajona es diferente a la europea, es

más abierta y ágil. Ello hace necesaria una mayor disponibilidad
de la información y que ésta sea más puntual.

Las editoriales, públicas y privadas, han "volcado" la información de sus

publicaciones de legislación y jurisprudencia en los nuevos soportes
electrónicos. Las bases de datos, por tanto, parten de un concepto igual al del
repertorio en papel, esto es, documentos ordenados cronológicamente a los
que se accede a través de índices. El tipo de información al que se tiene
acceso es el texto completo del documento. Las bases de datos de tipo
referencial o de resúmenes no son habituales.

Si en un principio el acceso a las bases de datos era en línea, lo que

representaba un coste económico importante, la aparición posterior de los
llamados CD-ROM permite, con un coste mucho menor, tener acceso a un gran
volumen de información.

Bases de datos de legislación, jurisprudencia, parlamentarias, administrativas,

etc .. aspectos que serán tratados a largo de este Manual, son accesibles para
los profesionales. No tanto la doctrina jurídica, de la que sólo se disponen
contadas bases de datos y de contenido referencial. Sin embargo, en este
momento la red Internet posibilita la edición electrónica de revistas a bajo
coste, en la medida en que es el usuario final el que imprime -si así lo desea- el
producto. [26]

1.6. Características de los documentos jurídicos

De acuerdo con el artículo 49.1 de la Ley 16/85 de Patrimonio Histórico

Español, "se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas
en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos".

Documento jurídico es la expresión de la información jurídica con un contenido

en legislación, jurisprudencia o doctrina jurídica.
El documento jurídico tiene unas características propias, exceptuando los de
doctrina, que lo distinguen de otros tipos de documentos y de información.
Éstas son las siguientes:

A) Fuentes

El documento jurídico tiene unas fuentes muy concretas, que pueden

identificarse, bien de acuerdo con el órgano de origen del documento:

- Parlamento.

- Ejecutivo.

- Administración.

- Tribunales de Justicia.

Bien por unas publicaciones especializadas en este tipo de información:

- Publicaciones Oficiales: boletines y diarios oficiales.

- Publicaciones Privadas: repertorios, colecciones, etc.

B. Documento tipificado

La tipicidad del documento vendrá dada por su contenido. Hay una gran
variedad de tipos de documentos jurídicos, como se verá en los capítulos
siguientes. Si la ley y la sentencia son los tipos más destacados, no debe
olvidarse la diversidad de documentos fruto de una actividad administrativa,
pública o judicial, entre los que destacan las resoluciones que tienen como
objetivo la ordenación material de un procedimiento.

C. Estructura definida

Cada uno de los documentos tipificados, en legislación y jurisprudencia, tiene

una estructura de acuerdo con su contenido.

Un documento normativo cuenta con la estructura siguiente:

 - Título, que comprende el número oficial, rango, fecha de
aprobación y título de la norma.

- Exposición de Motivos, donde se manifiestan las razones por las

que se aprueba la norma.

- Articulado, en él se recoge el texto positivo de la norma. Según

el rango y extensión de ésta, se estructurará en títulos, capítulos,
secciones y artículos.

- Disposiciones adicionales, derogatorias, transitorias y finales,

que señalan el régimen de aplicación y sus efectos. [27]

- La sentencia tiene los apartados siguientes:

- Encabezamiento, que recoge los datos referentes a las partes

litigantes, magistrado ponente, asunto del litigio y fecha.

- Antecedentes de hecho: señala el asunto de que se trata y sus

visicitudes procesales.

- Fundamentos de Derecho: se indican los principios doctrinales y

legales que se consideran aplicables.

- Fallo o sentencia propiamente dicha. Es la parte dispositiva.

D) Documento controlado

Sobre el documento jurídico se ejerce un control, principalmente en lo que se

refiere a la seguridad de su contenido, fiabilidad del texto, y a que éste sea
conocido. Este control afecta tanto a su elaboración como a su aprobación y
difusión.

El proceso de elaboración de las leyes -que tienen su origen en proyectos y

proposiciones- y su debate y aprobación están sujetos a los Reglamentos del
Congreso y del Senado. Esto constituye una garantía y control respecto a los
documentos y su contenido.

En principio hay un control por el órgano de producción. Así, una vez

aprobadas las normas, la Secretaría del Gobierno se encarga de su archivo,
según rango, número de norma y orden cronológico. En el caso de las leyes, el
archivo de los originales firmados por el Rey corresponde al Congreso de los
Diputados. Una vez aprobada, y para que entre en vigor, la norma deberá
publicarse según su ámbito en una publicación oficial: Boletín Oficial del
Estado, boletines o diarios oficiales de las Comunidades Autónomas y Diario
Oficial de las Comunidades Europeas. También aquí se ejerce un control en lo
referente a que el texto publicado sea el mismo que el aprobado. Si esto no
ocurriese, se salvaría el texto publicado con una corrección de errores
posterior.

La propia ordenación del proceso judicial lleva implícito un control. Así, las
sentencias firmes se consignarán en un documento público y solemne
denominado ejecutoria. Una vez extendidas y firmadas serán depositadas en la
Secretaría del Juzgado o Tribunal, donde se llevará un libro de sentencias.

Las sentencias no podrán modificarse una vez firmadas, aunque sí se podrá

aclarar algún concepto oscuro o suplir cualquier omisión que contengan. Los
errores materiales manifiestos y los aritméticos podrán ser rectificados en
cualquier momento. Estas aclaraciones o rectificaciones podrán hacerse de
oficio dentro del día hábil siguiente a la publicación de la sentencia

En las disposiciones administrativas y las resoluciones judiciales existe también

un control sobre el órgano de origen. Control que actúa en dos direcciones:

- Sobre la jurisdicción o competencia objetiva o funcional.

- Observación de las normas de procedimiento establecidas.

La falta de alguna de ellas supone la nulidad de todo lo actuado y por

consiguiente de los documentos que recojan dichas actuaciones.

E. Vigencia limitada

La vigencia del documento jurídico estará limitada en el:

- Tiempo, por derogación; la retroactividad es la excepción.

- Espacio: vigencia limitada a un ámbito estatal, autonómico o local.[28]

Las leyes, según el artículo 2.2 del Código Civil, sólo se derogan por
otras posteriores. La derogación tendrá el alcance que expresamente se
disponga y se extenderá siempre a todo aquello que en la ley nueva sea
incompatible con la anterior. Por la simple derogación de una ley no
recobran su vigencia las que ésta hubiese derogado. No tendrán efecto
retroactivo si no disponen lo contrario. Las leyes penales, las
 excepcionales y las de ámbito temporal no se aplicarán a supuestos ni
en momentos distintos de los comprendidos expresamente en ellas.

Las resoluciones judiciales sólo podrán dejarse sin efecto en virtud de los
recursos previstos en las leyes. Al notificarse la resolución a las partes se
indicará si la misma es o no firme y en su caso, los recursos que procedan,
órgano ante el que deben interponerse y plazo para ello. Son sentencias firmes
aquellas contra las que no quepa recurso alguno.

F) Lenguaje jurídico

El contenido de un documento jurídico se expresa en un lenguaje con un léxico

especial y propio de este tipo de información. Hay una separación entre el
lenguaje natural y el jurídico al adquirir éste un sentido técnico especializado. V.
Iturrralde señala que tomando como referencia el lenguaje natural podemos
clasificar al lenguaje legal como especial. Si bien los textos tienen su
fundamento en el lenguaje común, en ocasiones se apartan de éste adoptando
una terminología específicamente jurídica.

Desde hace unos años, tanto en Estados Unidos como en Europa, hay una
demanda en favor de una mayor compresión de los documentos jurídicos y a
que éstos vayan abandonando su arcaísmo. En nuestro país ha sido
significativo el avance que se ha dado en la redacción de documentos jurídico-
administrativos. Así, la orden de 7 de julio de 1986 establecía que en la
"elaboración de los documentos ... se debe disponer el texto de forma clara y
concisa ... evitando la aparición de apartados cuya extensión o complejidad
dificulte innecesariamente la interpretación de su contenido".

En lo que se refiere a las sentencias, la ley establece que deben ser claras,
precisas y congruentes con las pretensiones de las partes, y así lo debe
recoger el magistrado ponente, dejando la forma literaria a la voluntad de éste.
El articulo 248.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al señalar la estructura
de una sentencia, ha modificado la forma de redacción tradicional de éstas, que
exigía el uso de gerundios, resultando y considerando, que contribuían, según
González Navarro, a oscurecer la redacción.

En todas las actuaciones judiciales se usará el castellano, lengua oficial del

Estado. Podrá utilizarse también la lengua oficial propia de la Comunidad
Autónoma, si ninguna de las partes se opusiese. Las actuaciones judiciales
realizadas y los documentos presentados en el idioma oficial de una
Comunidad Autónoma tendrán, sin necesidad de traducción al castellano, plena
validez y eficacia.

G. Publicidad

El documento jurídico hay que dado a conocer y para ello se crean unos
medios que garantizan su publicidad. Ahora bien, la forma de publicidad es
diferente según el tipo de documento.
Los documentos normativos exigen para su aplicación la publicación previa e
íntegra en

algún Boletín o Diario Oficial. Así, el artículo 2.1 del Código Civil dice que las
leyes entran en vigor a los veinte días de su completa publicación en el Boletín
Oficial del Estado. [29]

La Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común, establece la forma de publicidad de las
disposiciones administrativas. Para que éstas produzcan efectos, habrán de
publicarse en el Diario Oficial que corresponda. Los actos administrativos serán
objeto de publicación en un Diario Oficial cuando así lo establezcan las normas
reguladoras de cada procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés
público apreciadas por el órgano competente, según el artículo 60.1. La
publicación sustituye, en algunos casos, a la notificación en el procedimiento
administrativo. A veces no se necesita la publicación íntegra del contenido sino
sólo una somera indicación de éste.

En lo referente a la publicidad de los documentos judiciales, ésta puede

realizarse por diversos procedimientos. Las sentencias, una vez extendidas y
firmadas por el juez o por todos los magistrados que las hubieran dictado, son
perfectas, porque desde entonces vinculan al tribunal que las ha dictado. A
partir de aquí se inician los mecanismos de publicidad.

Por una parte, de acuerdo con el artículo 120.3 de la Constitución, las

sentencias se pronunciarán en audiencia pública y serán depositadas en la
Secretaría del Juzgado o Tribunal, permitiéndose a cualquier interesado el
acceso al texto de las mismas (artículo 266 de la Ley Orgánica del Poder
Judicial). Por otra parte, y cuando así lo autorice la ley, las sentencias podrán
dictarse de viva voz.

Las Sentencias del Tribunal Constitucional se publican siempre en el Boletín

Oficial del Estado, en fascículo aparte y dentro de los treinta días siguientes a
la fecha del fallo.

Nos hemos referido a la publicidad de los documentos jurídicos a partir de su

entrada en vigor, en el caso de la norma, o cuando vincula a las partes, como
en las sentencias. Otra cuestión es la publicidad que tienen estos documentos
en el proceso de su elaboración.

También, en estos momentos, la publicidad de los futuros documentos jurídicos

está garantizada a través de publicaciones concretas como son los Diarios de
Sesiones de los Parlamentos, para los proyectos de ley. Sin olvidar los
períodos de información pública que se pueden acordar por las
Administraciones Públicas para que se formulen alegaciones -por parte de los
ciudadanos directamente o a través de organizaciones y asociaciones
reconocidas por la ley- en el procedimiento de elaboración de las disposiciones
y actos administrativos.
La propia ordenación material de un proceso judicial requiere dar publicidad a
determinados actos a través de edictos que deberán publicarse en los
Boletines Oficiales que señalen las leyes procesales. La publicación en otro
medio podrá acordarse a petición y a costa de la parte que lo solicite. Hay que
destacar, además, que la publicidad queda garantizada, puesto que las
actuaciones judiciales serán públicas, salvo excepciones.

Las diligencias de ordenación, providencias, autos y sentencias se notificarán a

todos los que sean parte en el pleito o la causa o a quienes puedan verse
afectados. Esta notificación podrá practicarse por medio de correo, telégrafo o
cualquier otro medio. La publicidad de los edictos se entenderá cumplida
mediante la inserción, según proceda, en los boletines oficiales que señalen las
leyes procesales. También se permite la publicación en cualquier otro medio.

La bibliografía jurídica sigue una difusión diferente a través de editoriales y

revistas especializadas en esta clase de Documentación. Su publicidad y
referencia se logra por medio de catálogos oficiales y privados (editoriales y
librerías especializadas).

1.7. Tratamiento de la documentación jurídica

El tratamiento de la documentación comprende las operaciones necesarias

para realizar el proceso documental, por el cual un fondo de información
determinado es analizado en sus diferentes niveles para permitir su difusión y
consulta por diferentes usuarios. [30]

En el ámbito jurídico existe una gran tradición de analizar la documentación

que le es propia. Un buen análisis de cada documento facilita su acceso y en
definitiva ayuda a su difusión. Recopilar documentos, clasificarlos y analizarlos,
son actividades ligadas desde muy antiguo al mundo jurídico. Todo ello con un
objetivo claro: difundirlo a través de una publicación.

La publicación jurídica, o base de datos, tiene que estar bien estructurada y

contar con unos índices que permitan a los usuarios un acceso fácil y rápido al
contenido, y que éste sea fiable y riguroso. Por tanto no basta con una mera
reproducción literal, y mucho menos extractada, de los documentos jurídicos.

Por ello el tratamiento documental es necesario, aunque con particularidades.

El profesional jurídico contará para acceder a la documentación jurídica con
una serie de fuentes secundarias como índices, resúmenes y bibliografías.

Los sistemas de análisis o tratamientos documentales, es decir, el conjunto de

técnicas basadas en la catalogación, clasificación, resúmenes, etc., empleados
en la documentación jurídica deben conseguir que el jurista consagre mayor
tiempo al estudio de los documentos obtenidos que a la búsqueda de éstos.

El tratamiento de la documentación jurídica tiene sus particularidades, dadas

por la clase de documentación. La legislación y la jurisprudencia tienen un
tratamiento parecido, aunque con diferencias. El análisis de la legislación debe
ser riguroso sobre el contenido completo del texto de la norma. En la
jurisprudencia el texto tiene también su importancia, aunque el análisis de la
sentencia ofrece menos problemas. Para la bibliografía jurídica se utilizan
técnicas basadas en la descripción bibliográfica, siguiendo las reglas de
catalogación.

Las particularidades con las que se encuentra el tratamiento documental

jurídico se refieren por un lado a los lenguajes documentales y por otro a los
resúmenes.

1. 7.1. Lenguajes documentales

El lenguaje documental es la herramienta fundamental para la descripción,

almacenamiento y recuperación de los documentos en un sistema de
información, tanto publicación impresa como base de datos. Se trata de extraer
del documento jurídico la materia o materias más significativas que definan su
contenido para su consulta por el profesional.

El problema está entre el lenguaje jurídico y el lenguaje documental. La

elección del término que parece más representativo de la materia del
documento es un asunto complejo. Como señala André Dunes, la legislación es
"rebelde al análisis". La mayoría de los autores descarta la posibilidad de
utilizar un tesauro para el análisis documental, ya que la información que
contienen constituye un todo -signos de puntuación incluidos- en el que todas
las palabras tienen o deberían tener su importancia. Los juristas están
vinculados de una forma estrecha al verbum de la ley. El jurista utiliza para
acceder a la información jurídica palabras concretas de los textos jurídicos.
Esto significa que al formular su consulta se mueve en un lenguaje conocido,
sin necesidad de llevar el lenguaje jurídico a un lenguaje documental.

El desarrollo de sistemas informáticos con programas más potentes y las

nuevas autopistas de la información permiten una recuperación de la
información de forma rápida y sin estar sujeto el texto de la base de datos a un
previo análisis documental.

En un sistema clásico de elaboración de índices el inconveniente es el excesivo

número de consultas para localizar los documentos. En las bases de datos se
produce lo que se denomina ruido, esto es, el excesivo número de documentos
en las respuestas. [31]

1.7.2. Tesauros

Los tesauros son propios de grandes organizaciones que generan

mucha información. Su difusión se vio favorecida por el advenimiento de
la informática documental, pero como lenguaje de consulta para base de
datos es bastante complejo.
Se trata de un lenguaje documental de estructura combinatoria. El análisis se
efectúa a nivel de concepto elemental, expresándose cada uno de esos
conceptos mediante una palabra clave o descriptor. El tesauro es el conjunto
controlado y dinámico de términos que mantienen entre sí relaciones
semánticas y genéricas y se aplican a un campo particular del conocimiento.
En España se presentó por primera vez un tesauro jurídico completo,
elaborado por el Instituto de Ciencias Sociales del Consejo Superior de
Investigaciones Científicas, en 1997.

1.7.3. Resúmenes

El gran volumen de información que el jurista tiene disponible hace que sea
materialmente imposible acceder a ella. Se utilizan, por tanto, técnicas
documentales como los resúmenes o abstracts. Los resúmenes, en líneas
generales, deben recoger únicamente la contribución original que se produzca
al conocimiento en el documento primario y con las mínimas palabras posibles.
Es conveniente seguir el mismo orden en el que se contiene la información en
el documento original y destacar lo mismo que destaca el autor. Hay que
mantener criterios constantes en cuanto a la terminología. Deben tener una
redacción gramaticalmente normal, no telegráfica.

En este punto sólo señalaremos la problemática de uso de resúmenes en la

Documentación Jurídica.

La ley se presenta bajo una forma general y abstracta. Se trata de un

documento en el que toda palabra y al límite toda coma, tienen su propio peso.
La leyes fruto de una larga reflexión y toda la actividad del jurista gira en tomo a
su interpretación. Por ello es bastante reacia al resumen.

En el tratamiento de la jurisprudencia sí se utiliza el resumen, y ello por

dos razones:

- Por el volumen de información generada por los Tribunales. Muchas

publicaciones recogen sólo partes esenciales de las sentencias,
obviando otras.

- Porque es posible realizar un resumen de la doctrina expresada en la

sentencia.

La práctica europea es el resumen de la jurisprudencia. En Italia se redacta la

"massima", es decir, el resumen de las sentencias emanadas de otras
secciones. Se crea así un documento ex novo que de forma sucinta condensa
páginas y páginas del documento original. En Francia, por el contrario, se
extraen del documento las partes más significativas, esto es, las fases que
especifiquen mejor el contenido de la decisión de que se trate. Pero sólo se
publican partes del documento original. En Bélgica se sigue una forma de
resumen.

En la documentación referente a la doctrina jurídica, la elaboración de

resúmenes no plantea ningún problema y permite a los juristas y demás
personas interesadas tener una visión amplia ante determinados casos a tratar.

1.8. Datos identificadores del documento jurídico

Los datos identificadores del documento jurídico nos permiten extraer de éste
los datos significativos para su posterior indización. [32]

A) Documento normativo.

Siguiendo su estructura podemos establecer los datos identificadores

siguientes:

- Área de Título:

 Título: entradilla que precede al texto de la norma. Incluye normalmente

los datos siguientes, colocados por orden:
 Rango: Ley, Decreto-ley, Decreto, Orden, Resolución.
 Número Oficial: que por su rango requieran. Se computa en ciclo anual,
colocándose el año inmediatamente después del número oficial
separado por una barra. Cada rango tiene su numeración independiente.
 Fecha de aprobación: de la norma. Va después del rango, señalando
primero el día y después el mes. En el caso de normas sin rango se
indica también el año.

- Área de Exposición de Motivos y Articulado:

• De ella se extraen las informaciones referidas al contenido de la

norma.

- Área de Disposiciones adicionales, derogatorias, transitorias y finales:

• Vigencia de la norma.
 - Área de publicación:

 Fecha de publicación de la norma. Siempre será la fecha de publicación

en el Boletín o Diario Oficial preceptiva para su entrada en vigor.
 Marginal: número de referencia de la norma en la publicación, boletín o
repertorio. Secuencial anual. Se recogerá en todos los índices.

B) Documento judicial (sentencia).

Si bien en el documento normativo no existen diferencias en cuanto al texto y

su estructura de una publicación a otra, sí la hay en la jurisprudencia, sobre
todo en lo que se refiere al texto de la sentencia. Pese a estas diferencias, en
la sentencia pueden señalarse con carácter general los datos siguientes:

- Área de encabezamiento:

 Litigantes: partes en el proceso.

 Magistrado ponente de la sentencia. El magistrado ponente es el que,
una vez votado el asunto, redacta la sentencia recogiendo el parecer del
tribunal y dándole forma literaria y jurídica.
 Asunto del litigio.
 Fecha de emisión de la sentencia.

- Área de Antecedentes y Fundamentos de Derecho:

 Materia: descriptores del contenido.

 Índice Legal: normativa citada en la sentencia.

- Área de publicación:

 Fecha de publicación de la sentencia.

 Marginal: número de referencia de la sentencia en la publicación.
 Sala a la que corresponde la sentencia.

C) Documento bibliográfico.
En este caso se aplican las normas de catalogación usuales en
Documentación, que incluyen los datos siguientes:

a. Monografías: - Autor.

- Título. [33]

- Número de edición.

- Lugar de edición.

- Editor.

- Año de edición.

- ISBN (International Standard Book Nwnber o Número

internacional normalizado de libro).

b. Publicaciones periódicas:

- Autor.

- Título del artículo.

- Titulo de la revista.

- Volumen.

-Año.

- Número de la revista.

- Páginas.

- ISSN (International Standard Serials Number o Número

Internacional Normalizado de Publicación Seriada).

1.9. Índices
 Entendemos por índice el conjunto de referencias ordenadas de
encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos
contenidos en los propios documentos; se utilizan como instrumento de
referencia y consulta.

En Documentación Jurídica se elaboran distintos tipos de índices, pues la

norma es referenciar toda la información. Dependiendo de la clase de
documentación así serán los tipos de índices. Hay algunos que son de
características parecidas, con las diferencias que la legislación, la
jurisprudencia o la bibliografía les impone. Señalamos a continuación los
diferentes tipos de índices que nos podemos encontrar a la hora de consultar
documentación jurídica.

La indización de un documento jurídico, norma o sentencia, se inicia a partir del

título o del encabezamiento del documento. Después se analiza el contenido
del texto para elegir el término o términos que indiquen la materia o materias.

La indización en derecho tiende a establecer una ordenación de

carácter:

- Cronológico, referido a fechas de aprobación de las

normas o en que se dictan las sentencias y fechas en que
estos documentos son publicados.

- Rango de la norma.

- Materias: extraídas del documento. Éste se podrá analizar a través del título del
documento o del encabezamiento. También puede hacerse a partir
del resumen o del texto del documento.

Índices principales.

a. Legislación:

- Índice cronológico:

Ordena las normas por fecha de aprobación, en días, meses y años. Dentro del
mismo día la norma se ordena por rango y número oficial. Para que una norma
entre a formar parte de este índice debe estar publicada. Si es publicada en
año posterior al de su aprobación se coloca en el índice cronológico anual
antes que las del año posterior.[33]

- Índice numérico:

Ordena las normas por rango y dentro del rango por la numeración oficial de
las normas.

- Índice analítico:

Ordena las normas por su contenido de acuerdo con una lista de voces,
conceptos, materias o descriptores propios de cada publicación o base de
datos. Se estructura de forma alfabética.

- Índice de disposiciones derogadas:

Algunos repertorios incluyen un apartado o índice anual de disposiciones

derogadas en ese año. Se estructura por años y dentro de éste por fecha de
aprobación de la norma derogada además de señalar la norma que la deroga.

b. Jurisprudencia:

- Índice cronológico: Ordena las sentencias según la fecha

en que se emiten por el Tribunal correspondiente. Se
estructura por secciones, según jurisdicción. Dentro de
cada sección se ordenan por año, mes y día.

- Índice legal:

Recoge, por riguroso orden cronológico, las disposiciones

legales que han sido objeto de estudio en las sentencias.
Recoge el título de la norma estudiada y, en su caso, el o
los artículos citados.

- Índice alfabético:

Ordena las sentencias por su contenido según una lista

alfabética de voces y conceptos. Se presenta dividido por
secciones según jurisdicción.

c. Bibliografía:
 - Índice de autores: Ordena los trabajos, monografías,
artículos de revistas, ponencias, etc., por los autores.
Catálogo alfabético de autores.

- Índice de materias:

Ordena el catálogo alfabético de autores por materias o

conceptos.

Bibliografía

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documental: el tesauro jurídico". III Encuentro sobre la informática en las
Facultades de Derecho (Madrid 1989), Davara, M. A. (coord.), Madrid, pp. 63-
77.

Dunes, A. (1969): Esquisse d'une théorie des abstrats. París.

González Navarro, F. (1987): "De las jurisprudencias y de las líneas

jurisprudenciales". Actualidad Administrativa, 39, pp. 2225-2240.

Iturralde, V. (1987-1988): "Elementos semántico-sintácticos de indeterminación

de los enunciados normativos en el lenguaje legal". Theoria, III, 7-8, pp. 157-
190.

Losano, M. G. (1987): Curso de informática jurídica, Madrid.

Maciá, M. (1988): Los abstracts en Documentación Jurídica. Boletín de la

ANABAD, XXXVIII, núm. 4, pp. 533-539.

Ministerio para las Administraciones Públicas (1993): Manual de estilo del

lenguaje administrativo. Madrid.

Muñoz Merino, A. (1995): "La evolución de la información jurídica". Actualidad

informática Aranzadi, 16, pp. 1-3.
Páez Mañá, J. (1995): "Comentarios sobre algunas particularidades de las
bases de datos jurídicas". Actualidad informática Aranzadi, 16, pp. 1,4-9.