Plan de control de proceso

Introducción:
Se realizará un plan de control de proceso utilizando Las cuatro técnicas para los
planes de control para la normalización de los tiempos de proceso (Normalización,
Documentación, Plan de monitoreo y Plan de respuesta)
Objetivo:
El objetivo de este plan es la mejora del tiempo en las áreas necesarias.

1.-Normalización:
La estandarización de los pasos del proceso se requiere para garantizar la
responsabilidad de la ejecución del mismo entendimiento. La estandarización del
proceso debería ayudar a responder consultas como:
¿Cuáles son los pasos en el proceso y cuándo?

Procesos Actual Procesos Ideal

Actividad Tiempo Actividad Tiempo
Recepción de 3 días de elaboración de Recepción de 3 días de elaboración de
pedido pedido pedido pedido

Ajustes de 2 días mandando a los Ajustes de 2 días mandando a los

pedido proveedores pedido proveedores

Recepción de 1 día de elaboración de Recepción de 1 día de elaboración de

productos pallets de mercancía no productos pallets de mercancía no
perecedera perecedera

Recepción de 0 días Recepción de 0 días

fruta y verdura fruta y verdura

Carga de camión Salida de camión Carga de camión Salida de camión

13 horas de viaje aproximadamente 13 horas de viaje aproximadamente
Recepción de mercancía Recepción de mercancía
Horas muertas 2 a 3 horas Horas muertas 1 hora
en tiempo de en tiempo de
descargas descargas

Descarga de 2 a 3 horas Descarga de 1 hora

camión aproximadamente camión

Firma de 5 minutos Firma de 5 minutos

encuesta de encuesta de
conformidad conformidad

¿Quién hace estos pasos en el proceso?

Nuestro equipo de trabajo actual está determinado por los siguientes integrantes un
empleado por cada proceso;
Donaciano Leyva Compras de artículos no perecederos y pedidos a proveedores.
Andrés Jo Compras fruta y verdura
Jesús Loya Recepción de mercancía
Alejandro Loya Acomodo y entarimado de los productos
Rafael Gasca Salida de mercancía
Oscar rodríguez Acomodo de productos en tarimas y vehículos de transporte
Marcos león Operador de vehiculó donde se transporta la mercancía
Arnoldo moran Supervisor de operación de centro de distribución
Estos son los 4 procesos y responsables que necesitan mejorar
Jesús Loya. - Atraso de proveedor al andén falta de comunicación 40min de perdida
Alejandro Loya. - Demora de descarga 100min de perdida
Rafael Gasca. - Demora en autorización de factura 60min de perdida
Salida tardía del proveedor 340 min de perdida
Al tener una pérdida de tiempo quincenal en estos 4 puntos se buscó la solución
contratando más personas y capacitando a los responsables;
Nuestro equipo de trabajo ideal está determinado por los siguientes integrantes
aumentaremos el número de empleados en las áreas de necesidad. :
Donaciano Leyva Compras de artículos no perecederos y pedidos a proveedores.
Andrés Jo Compras fruta y verdura
Jesús Loya Recepción de mercancía
Alejandro Loya Acomodo y entarimado de los productos (2 empleados extras
Empleado extra 1 para el acomodo, carga y descarga)
Empleado extra 2
Rafael Gasca Salida de mercancía
Oscar rodríguez Acomodo de productos en tarimas y vehículos de transporte
Marcos león Operador de vehiculó donde se transporta la mercancía
Arnoldo moran Supervisor de operación de centro de distribución

Documentación:
La documentación es un paso necesario para asegurar que el aprendizaje obtenido a
través de la mejora se institucionalice y se comparta en todo el equipo haciéndolo
documentar con los procedimientos de trabajo adecuados.
La forma de lograr cada actividad del proceso generalmente se deja en manos de los
individuos y, por lo tanto, gran parte del conocimiento organizacional reside solo en las
mentes de todos los responsables de la ejecución.
Problema;
Función o
Componente del Modo de Fallo Efecto Causas
Servicio

Atraso de los camiones no llegan mala comunicación

proveedor al a tiempo con el proveedor
anden
Tiempos muertos en Demora de tarda mucho la Falta de personal
carga y descarga del descarga descarga
anden
Demora en tarda mucho la Falta de Sistema
autorización de facturación
factura

Salida tardía del tarda mucho el camión falta de

proveedor en salir del andén organización
después de ser entradas y salidas
descargado

Solución;
Acciones recomendadas. Responsible. Acción Tomada

Atraso de proveedor al andén Jesús Loya. - Recepción de Confirmación diaria de la

Contratar mas personal
pre facturación de la lista de
productos
mover el camión al terminar
descarga
mercancía
Alejandro Loya. - Acomodo y
entarimado de los productos
Arnoldo moran. - Supervisor
de operación de centro de
distribución
Rafael Gasca. - Salida de
mercancía
fecha y hora de llegada
Contratación de más
personal
Iniciar la facturación al
llegar el proveedor
La agilización de los
demás procesos para
dejar ir al proveedor más
rápido
Un procedimiento es la secuencia documentada de pasos y otras instrucciones
necesarias para llevar a cabo una actividad:
Jesús Loya - Recepción de mercancía
Nuevo proceso:
Diariamente confirmar la fecha y hora de llegada de los camiones al andén
proporcionando una comunicación efectiva con los proveedores.
Alejandro Loya - Acomodo y entarimado de los productos
Nuevo proceso:
Contratación de 2 personas, entrenarlos para coordinar el proceso de carga y descarga
Arnoldo moran - Supervisor de operación de centro de distribución
Nuevo proceso:
Este supervisor tiene la responsabilidad de iniciar la facturación al llegar el proveedor al
andén.
Rafael Gasca - Salida de mercancía
Nuevo proceso:
Al descargar o cargar el camión se debe de entregar la factura al conductor y no
permitir que el camión se quede en el andén.
Plan de monitoreo:
Monitoreo: ayuda a detectar cambios a medida que ocurren en el proceso y asegura
que las mejoras continúen vigentes para que podamos cumplir con los requisitos del
cliente durante un período de tiempo. Mientras se observa un proceso, un plan de
monitoreo ayuda a definir proceso clave y medidas de tiempo para la medición continua
del nuevo proceso y verificar los nuevos tiempos.
1.-Con nuestro diagrama de flujo gradualmente podremos identificar la integración de
los nuevos procesos en la reducción de tiempos de ciclo de la actividad en la logística
de los procedimientos
2.-Cuando se recopilan datos y con qué frecuencia:

Febrero Marzo Abril

Encargado Proceso Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena
1 2 1 2 1 2
Verificación y
Encargados de análisis de
anden actividades de
anden
Verificación y
análisis de
Administrativo actividades
administrativas y
proveedores
Reunión para
Encargado de análisis de
proyecto, anden verificaciones y
y administrativo determinación de
mejoras
aplicación de
mejoras en el
Encargado de
proyecto
proyecto, anden
y administrativo supervisadas por
los responsables
de áreas
Análisis y
Encargado de verificación de
proyecto, anden resultados en la
y administrativo aplicación de
mejoras

3.-Definir el método para recopilar, registrar e informar datos sobre las medidas
De los movimientos diarios de los andenes contamos con un promedio de 100
movimientos para n que son las 40 muestras dando como resultado 100/40= 2.5 que nos
describe que cada 2.5 movimientos obtenemos un análisis del andén.
Encuesta realizada al personal para así obtener los resultados;40 análisis por Quincena
Proveedor_______________ Fecha______________ Hora de entrada__________
Hora de salida___________

Responde señalando la respuesta real y justificándola según sea el caso

1- ¿El proveedor llego a su cita en tiempo y forma al andén?
SI NO ¿Por qué?_____________________________
2- ¿Se le comunico al proveedor su cita en el andén?
SI NO ¿Por qué?_____________________________
3- ¿Cuánto tiempo se desfaso para descargar el camión?
30-90 Min 91-120 Min 121-180Min 181-340 Min
4- ¿Cuánto tiempo se demoraron en autorizarle le factura?
30-90 Min 91-120 Min 121-180Min 181-340 Min
5-¿Considera que la estructura actual es suficiente para su descarga?
SI NO ¿Por qué?_____________________________
6- ¿Considera que el personal actual es el necesario para descargar el camión?
SI NO ¿Por qué?_____________________________
Comentarios_________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
___
Aplico la encuesta______________________

Aquí tenemos el desempeño actual y la perdida del tiempo registrada en 2 meses.

Atraso de Demora en Salida tardía

Demora en
QUINCENAS proveedor al autorización del Total
descarga
anden de factura proveedor
Qna 01 40 100 60 340 680
Qna 02 210 80 45 300 635
Qna 03 120 90 40 320 650
Qna04 240 81 35 210 566
Este es el diseño ideal donde se ve el tiempo tolerable de perdida quincenal dando el
tiempo de error

Atraso de Demora en
Demora en Salida tardía
QUINCENAS proveedor al autorización Total
descarga del proveedor
anden de factura
Qna 01 20 50 30 25 125
Qna 02 15 40 20 30 105
Qna 03 60 45 15 35 155
Qna04 60 40 12 10 122

Plan de respuesta:
El plan de respuesta ayuda a identificar los próximos pasos sobre lo que se debe hacer
si se detecta un cambio en el proceso mientras se monitorea. Para cada una de las
medidas en el plan de monitoreo, el plan de respuesta ayuda a definir:
 Objetivo se debe de tener un plan de acción en casos que sucedan en el
proceso
En cada quincena se debe hacer una reunión para llevar acabo un reporte de los
cambios sucedidos quien es el responsable y que se debe hacer en caso de no ver
mejoras.
Reunión numero 1
Encargados de anden
Se implementan los nuevos métodos en los sistemas del andén con las personas
responsables.
Reunión numero 2
Administrativo
Se verifica que los sistemas se hayan aplicado
Reunión numero 3
Encargado de proyecto, anden y administrativo
Reunión para análisis de verificaciones y determinar las mejoras que se han
registrados
Reunión numero 4
Encargado de proyecto, anden y administrativo
Reporte de mejoras en el proyecto supervisados por los responsables de áreas
Reunión numero 5
Encargado de proyecto, anden y administrativo
Análisis y verificación de resultados en la aplicación de mejoras.