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Manual Project 2010 PDF
Manual Project 2010 PDF
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
1.1 ¿QUÉ ES UN PROYECTO? .................................................................................. 1
1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO .............................................. 1
1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO ... 2
1.4 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ............................................................... 2
1.5 CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN .............................................................. 3
1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS ............................................ 3
1.6.1 MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC) ........................................................ 3
1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4
2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5
2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7
2.2 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................ 8
3. TAREAS........................................................................................................................ 1
3.1 TAREAS REPETITIVAS....................................................................................... 3
4. FASES E HITOS ........................................................................................................... 6
4.1 FASES .................................................................................................................... 6
4.2 HITOS ..................................................................................................................... 8
5. REALIZACIÓN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
(PROGRAMACIÓN DE TAREAS) ..................................................................................... 1
5.1 RELACIÓN ENTRE TAREAS .............................................................................. 2
5.2 RELACIÓN ENTRE FASES ................................................................................. 7
5.3 ASOCIACIÓN DE TAREAS POR FECHAS ........................................................ 8
5.4 ESPECIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS LABORALES .................................. 12
6. CALENDARIO DE TRABAJO .................................................................................. 15
7. REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1
7.1 ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS ......................................... 5
7.2 ACUMULACIÓN DE COSTOS ............................................................................ 8
8. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................... 10
9. EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ............................................................. 16
9.1 MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN ............. 16
9.2 LA EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ................................................ 16
9.3 VERIFICACIÓN DE LA RELACIÓN ENTRE TAREAS .................................. 17
9.4 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA ..................................................... 17
9.5 BÚSQUEDA DE MÁRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIÓN..... 19
9.6 REVISIÓN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS ........................... 19
9.7 BÚSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS
ASIGNACIONES DE TAREAS ..................................................................................... 20
9.8 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ......................................................... 21
10. COSTO DEL PROYECTO ...................................................................................... 23
10.1 COSTO DE UNA TAREA ............................................................................... 24
11. SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS .................................................................. 1
11.1 ELIMINAR LA SOBREASIGNACIÓN ............................................................ 3
11.2 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS ...................... 4
I
11.3 REASIGNACIÓN DEL RECURSO................................................................... 7
11.4 DISMINUCIÓN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN
RECURSO ......................................................................................................................... 7
11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIÓN LABORAL ........................................... 8
11.6 RESOLUCIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE
ASIGNACIONES .............................................................................................................. 8
11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO ..... 8
11.8 REDUCCIÓN DE COSTOS ............................................................................... 9
11.8.1 REDUCCIÓN DE LOS COSTOS POR USO ................................................. 9
11.8.2 REDUCCIÓN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9
11.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE CAJA .......................................... 9
12. INFORMACIÓN DEL PROYECTO ....................................................................... 10
12.1 TABLAS Y FILTROS ...................................................................................... 10
12.2 TABLAS ........................................................................................................... 10
12.3 FILTROS ........................................................................................................... 20
13. CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................ 30
13.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA LÍNEA BASE ............................................. 30
14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................................ 35
14.1 ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 37
15. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ................................................................... 38
15.1 COMPARTIR INFORMACIÓN ...................................................................... 38
15.2 FONDO DE RECURSOS ................................................................................. 38
II
Project 2010
1. INTRODUCCIÓN
Tiempo
Costo
Ámbito
Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.
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Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto Misiles
Polares, un sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review
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El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios
de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y
sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos
llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos
puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas
gráficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco.
Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo
desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto es
denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la duración
total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas
críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que
comenzar por ellas. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un
comienzo y una terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta
complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.
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Grupo de
vistas
Diagrama
de Gantt
Barra de
vistas
Tabla de
entrada
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3. TAREAS
Automatico ó Manual.
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Revisar bienes
Consolidación de la información
Revisión de la información
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Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva.
Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que
ocurre.
1. En la pestaña Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic
en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).
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8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes:
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Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha
de inicio del proyecto.
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4. FASES E HITOS
4.1 FASES
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Diagnostico institucional
Tarea de resumen
Barra de tarea de resumen
Ejercicio
Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades:
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La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las
siguientes actividades:
a) Consolidación de la información
b) Revisión de la información
4.2 HITOS
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto,
por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí
no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas
con duración cero.
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El Hito se distingue
por la forma de
rombo de color
negro y una fecha
en la parte
derecha
Ejercicio
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Para crear relaciones entre tareas, establezca vínculos entre las tareas.
Las tareas 2 y 3 serán vinculadas con una relación fin a inicio. Nótese que
ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 3 al siguiente día de trabajo
una vez completada la tarea 2.
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La línea de vínculo
indica una relación
de fin a Inicio entre
la tarea 3 y 4
Los identificadores
de las tareas
predecesoras
De la misma forma se puede vincular las tareas con los diferentes tipos. Por
ejemplo si deseamos vincular la tarea 5 con la 4 con el tipo Inicio a Inicio (Start to
Start) (SS).
La línea de vínculo
indica una relación
de Inicio a Inicio
entre la tarea 4 y 5
Los identificadores
de la vinculación
de tareas Start to
Start (SS)
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La línea de
vínculo
indica una
relación de
Fin a Inicio
entre la fase
1y2
Identificador
de la tarea
predecesora
Ejercicio
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Ingrese la
duración de
la tarea
Otra forma:
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Escriba el valor de
duración en la celda
de la tarea
seleccionada
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Escriba el valor
de duración en la
celda de la tarea
seleccionada
Recuerde también que la duración de una tarea especial tomada como hito tiene
0 días.
Ejercicio
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6. CALENDARIO DE TRABAJO
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Calendario
1 creado
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3. Elija la opción Día laborable (Workins times) y luego pulse el botón Aceptar
(OK).
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7. REGISTROS DE RECURSOS
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El valor ingresado en el campo Capacidad máxima (Max. Units) del 100% expresa
que el Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para
trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertirá si
asigna a Mario Barahona más tareas de las que puede llevar a cabo en la
capacidad máxima, es decir si Mario fue sobre asignado.
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Recurso humano
Recurso material
Ejercicio
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1. Haga clic en el campo Tasa estándar (Std. Rate) del recurso 1, Mario
Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
2. Escriba el valor 7 y pulse La tecla Enter. Los honorarios a pagarse por cada
hora de trabajo normal para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa
estándar (Std. Rate).
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Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados.
Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador: tiene un costo fijo de $ 40 y
un costo por su uso y mantenimiento de $10 cada vez que lo utilicemos. A
continuación ilustraremos como se realizaría el ingreso de este costo:
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Microsoft Project realiza el cálculo del valor del costo total del material
computador, sumando el costo de la tasa estándar con el valor del costo por uso
cada vez que se asigne este recurso en una tarea.
Ejercicio
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No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una
parte del equipamiento arrendado (Computador), podría requerir el pago de una
tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los
empleados normalmente acumularán el pago a medida que transcurra el tiempo.
En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el modo en que Microsoft
Project trata la acumulación del costo de un recurso.
El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de utilizar
el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto
como la tarea comience.
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Calendario1
aplicado al
proyecto.
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(Resource)
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Costo de
asignación para
Marca de comprobación
Mario Barahona 2
indicando que ha sido días (16 horas)*$7
asignado Mario
Barahona a la tarea
Reunión de trabajo
Marca de
comprobación
indicando que ha sido
asignado a la tarea
Reunión de trabajo a
Mario Barahona
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Gráfico #53 “Aumentar las unidades del recurso material a una tarea”
Cambio de
unidades
asignadas
Costo del
computador
asignado
Gráfico #54 “Costo al aumentar las unidades del recurso material a una tarea”
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Recurso de
trabajo asignado
Para asignar los recursos a las diferentes tareas en forma adecuada, realizamos
lo siguiente:
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Disponibilidad
de José López
Ejercicio
Realice la asignación de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.
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9. EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las
tareas en la ruta crítica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que
el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica
provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la
fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación de las tareas
críticas.
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Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las
fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en
las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para
cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones
pueden reducir la flexibilidad de la programación.
Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la
programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.
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Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación.
Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto.
1. Haga clic en Más vistas (More Views) en la barra de Vistas (View bar)
Opción
más vistas
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Las tareas críticas aparecen de color rojo en la pantalla, y las tareas no críticas en
color azul.
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Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más
precisa empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones
también pueden restringir la flexibilidad de la programación. Si se produce un
conflicto de programación entre una delimitación y una relación entre tareas,
Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación.
En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas
de la programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para cerciorarse de
que efectivamente son necesarias. Toda delimitación que requiere del ingreso de
una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que
Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
cambiar la programación y además restringen la posibilidad de distribuir los
recursos reasignados.
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Recurso de trabajo
sobre asignado
Si el recurso de trabajo está de color rojo, significa que este recurso está sobre
asignado.
Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir en
subtareas. Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que algunas
de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podrá reducir la
ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas.
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También es importante, si es posible asignar más recursos a una tarea, por lo que
quizá será conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos
esenciales asignados a la tarea de manera que trabajen mayor cantidad de horas.
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El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos
fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el
usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para
completar una tarea.
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3. Mueva el botón del cursor del formulario hasta llegar a los datos de
sobreasignación que deben estar de color rojo.
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El formulario nos indica que el recurso de trabajo Mario Barahona esta sobre
asignado en las tareas Entrega de horario de reuniones y entrega de
procedimiento a seguir.
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Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén
asignados. Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el
recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso
esencial.
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crítica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la
programación.
Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los
utiliza, además de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
consolidación de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas
programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso
de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso
disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. También se
puede dividir la tarifa entre las dos tareas.
Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. En otras
palabras, sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja
prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignación. También se
puede reducir la extensión del proyecto mediante la reducción de trabajo en
tareas individuales.
Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de
los recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en acumular los costos
cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un
proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este
cambio puede reflejarse en la programación mediante la acumulación del costo de
esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del recurso,
asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al
comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.
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12.2 TABLAS
Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentación similar a la de
una hoja de cálculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas y filas.
Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila
representa una única tarea o recurso. La intersección de una columna y una fila
se le denomina campo (en términos de base de datos) o celda (en términos de
una hoja de cálculo).
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2. En el cuadro de diálogo más vistas (More Views). Elija Hoja de tareas (Task
Sheet) y después pulse el botón Aplicar (Apply).
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Opción
Eliminar
7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual
a la que se muestra a continuación:
8. Podemos añadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botón de flecha
junto a la celda o campo vacío debajo de Comienzo en la columna Nombre
de campo (Field Name) o pulse el botón Insertar Fila (Insert Row) y
después seleccione Texto9 en la lista desplegable.
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17. Pulse el botón Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de diálogo. La nueva
tabla aparecerá en el cuadro de diálogo Más tablas (More Tables)
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18. Pulse el botón aplicar (Apply). Microsoft mostrará la nueva tabla en la vista
Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla será similar a la
siguiente:
Ejercicio
Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados
anteriormente.
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12.3 FILTROS
Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o
aplicando un auto filtro a una vista.
2. Pulse la flecha del botón Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta
de opciones Vista (View). Seleccione la opción Desplegar Autofiltro (Display
AutoFilter)
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11. Pulse el botón Salvar (Save) para cerrar el cuadro diálogo Definición de
filtro en Prueba1 (Filter Definition). El nuevo filtro aparecerá en el cuadro de
diálogo Más filtros (More Filters).
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Condición 1 Condición 2
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Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos
de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a
continuación:
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3. Elija Más vistas (More View) en el grupo Vista de recursos (Resource View)
en la cinta de menú Ver (View) . El cuadro de diálogo Más
vistas (More Views) será visualizado.
5. Pulse el botón Aplicar (Apply). La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece
un mayor espacio para la visualización de los campos de la tabla, ya que
no incluye el diagrama de Gantt. A continuación activaremos la
visualización de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.
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Ejercicio
Guarde el proyecto Prueba 1 con línea de base con el nombre LB1 y evalué el
desarrollo del mismo.
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Tareas
terminadas al
7/08/2010
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Porcentaje
realizado de
tareas
Ejercicio
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4. Elija Guardar como (Save As) en el menú Archivo (File) para crear
un nuevo proyecto.
5. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1
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12. Pulse el botón Aceptar (Ok). Podrá ver los recursos del archivo Prueba 1 en el
archivo Fondo recursos 1.
13. Haga clic en la barra de título Proyecto musical1 y seleccione la vista Hoja de
recursos (Resource sheet)
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