17/8/2017 4.

Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS)

4. Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS)

El objetivo de este módulo es que comprender la importancia de la EDT, aprender a construir tareas resumen y
tareas subordinadas para la configuración de la EDT, mostrar y evaluar la estructura de desglose, crear notas,
hipervínculos y objetos vinculados a la tarea, así como crear tareas recurrentes

4.1. Utilidad de la Estructura de Desglose de Trabajo (ETD)

Como primer tema de este módulo veremos qué es la EDT. La EDT o estructura de desglose de trabajo es una
estructura jerárquica orientada a los entregables que se generarán en el proyecto. La EDT desglosa un proyecto
en partes más pequeñas hasta obtener la unidad mínima de planificación que se conoce como paquete de
trabajo. Tomamos un proyecto que será nuestro elemento cero y este elemento lo desglosaremos en los
entregables necesarios para construir la totalidad del proyecto. Cada entregable puede ser divido en sub-
entregables y esos sub-entregables en paquetes de trabajo.. El nivel de desglose o descomposición de cada uno
de los entregables depende de la complejidad del proyecto. En la EDT tenemos el nivel del proyecto que en
Project le llamaremos tarea resumen. A los entregables en Project se conocen como macro tareas y las tareas
agrupadoras en Project son los paquetes de trabajo. Cada elemento o cada cuadro de la EDT tendrá un
identificador que nos servirá para distinguir cada uno de los entregables y la familia a la que pertenece. La
definición de la EDT es un proceso creativo, se realiza con el aporte de los expertos de cada una de las áreas de
conocimiento de la dirección de proyecto, los expertos técnicos o los expertos en la materia harán su aportación
sobre lo que es necesario realizar para completar el proyecto; es un elemento de planificación que no se hará de
un momento a otro sino a lo largo del análisis y de la planificación del proyecto. Al finalizar nuestro análisis
tendremos este árbol de familias que tendrá cada uno de los elementos que vamos a entregar con sus paquetes
de trabajo que son diferentes hijos o sub paquetes o sub entregables que en conjunto completarán el proyecto.

¿Para qué nos sirve la estructura de desglose de trabajo?, En primer lugar recalcar que la EDT es un proceso
creativo que se hace para determinar todo el trabajo necesario para completar un proyecto. Es importante que
tengamos hasta el más mínimo elemento de trabajo agrupado en este gráfico, por lo tanto, se hace con la
aportación de los diversos expertos de la materia y debe estar representado el 100% del trabajo a realizar para el
éxito del proyecto. La EDT sirve para generar las responsabilidades de los equipos de trabajo, comunicar qué se
debe hacer en el proyecto y evitar ambigüedades; cada paquete de trabajo debe tener una fecha de inicio y fin
derivada de las actividades que lo componen.

4.2. Construir y usar tareas resumen y tareas subordinadas

Ahora veremos cómo ingresar los datos de la EDT en nuestra herramienta. Hay varias maneras de hacer la EDT y
después evaluarla. La primera que vamos a ver consiste en insertar tareas resumen. Para esto iremos al menú
tarea, submenú resumen, damos un clic y vemos que aparece una tarea resumen o tarea agrupadora y las tareas
que lo componen. Aparece ya como agrupación sin identificar qué tipo de tarea es. Vamos a ir agregando la tarea
o el entregable que hemos determinado, en este caso electricidad que está compuesta por el acondicionamiento
y la iluminación. Podemos ver cómo se ha colocado esta última tarea, aunque no había un campo
predeterminado para ello, Project puso la tarea indexada a electricidad, es decir le agregó una sangría a la altura
de acondicionamiento y dentro del entregable de electricidad. Si agregamos otras tareas estas tareas aparecerán
al mismo nivel que acondicionamiento e iluminación. Esta es una forma de insertar las tareas resumen.

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La otra manera de crear la EDT es ingresando las tareas agrupadoras y después indexar las tareas. El siguiente
entregable que tenemos es seguridad. Project automáticamente lo coloca al nivel de iluminación, así que tenemos
que indicarle a Project que esta tarea no es parte de electricidad, sino que es una nueva tarea agrupadora. Lo que
hacemos en desindexar o quitar la sangría de tarea, doy clic en este botón del menú tarea que tiene una flecha
hacia la izquierda y se anula la sangría. Vamos a seguir con otras tareas como el análisis, este sí es un entregable
pues haremos un análisis del lugar y del hardware que vamos a instalar. Estas dos tareas que hemos ingresado
son parte del análisis por lo tanto tenemos que agregarles una sangría, seleccionamos ambas tareas con la tecla
shift y damos clic en este botón que tiene una flecha que apunta a la derecha y que aplica una sangría. De la
misma manera vamos a crear las otras tareas, como son instalación pues vamos a instalar la red y la
infraestructura.

En este formato podemos ver todas las tareas que tenemos y además pudimos detectar este error en la
instalación pues la instalación no es parte del análisis sino que es una tarea aparte por lo cual debemos
desindexarla dando clic al botón que quita la sangría de la instalación y de manera automáticamente se aplica
esta configuración a las tareas subordinadas.

4.3. Configurar la EDT

En una sección anterior revisamos la EDT y vimos cómo indexar cada una de las tareas a una tarea agrupadora.
En esta sección vamos a ver otra forma de hacer este movimiento de indexación cuando necesitamos poner más
tareas debajo de las tareas que ya están registradas.. Vamos a agregar una nueva tarea, puede ser por ejemplo
documentación. Esta tarea de documentación es una tarea que no tiene nada que ver con instalación, es una
tarea que corresponde a una familia de tareas totalmente aparte y necesito desindexarla para que no sea parte de
esa familia. Una forma de hacerlo es con estos botones de anula y poner sangría. Otra manera es con un camino
corto o atajo, que consiste en al mismo tiempo las teclas ALT SHIFT y la flecha hacia la izquierda, y lo que pasa
es que la tarea se recorre hacia la izquierda eliminando la sangría para que la tarea documentación quede fuere de
la tarea agrupadora. Dentro de la tarea documentación pondré otras tareas que son miembros de esta familia. Por
ejemplo documentos sobre los procesos, documentos sobre la memoria técnica y además un manual. Estos tres
son componentes de la documentación; presiono ALT SHIFT y la flecha hacia la derecha y el contenido del
campo avanza hacia la derecha dejando una sangría lo que indica que forma parte de la familia de
documentación.

Cuando estemos trabajando en nuestra EDT tal vez nos demos cuenta que ese grupo de tareas que organizamos
en nuestra cabeza con cierto orden, debería tener un orden diferente, un orden lógico. Por ejemplo en este caso
análisis. El análisis es algo que debe empezar antes que cualquier tarea de electricidad o de instalación,
entonces es necesario que cambiemos esta actividad hasta arriba de las tareas. Seleccionamos esta fila de
análisis, esperamos a que el cursor tome la forma de una flecha con norte sur este y oeste, damos clic y sin soltar
el botón del mouse arrastramos el renglón hacia el lugar donde queremos insertar la tarea. Automáticamente se
lleva no solamente la tarea de análisis sino toda su familia hasta el lugar donde la queramos poner. La queremos
poner en este caso hasta arriba de las tareas, suelto el mouse y entonces ahora el análisis queda hasta arriba,
antes de las tareas electricidad, instalación y documentación.

¿Qué pasa si de repente nos damos cuenta que nos faltó una tarea o una tarea resumen? Por ejemplo, dentro de
las actividades de seguridad nos faltó considerar el control de acceso y ahora queremos agregar esta nueva
tarea. Vamos al renglón de abajo del lugar donde quiero colocar esta tarea, en este caso debajo de seguridad
pero arriba de instalación. Vamos al menú Tarea, submenú Insertar y damos clic en este botón de tarea y
seleccionamos Tarea para que insertar una nueva tarea. Esta nueva tarea se llamará control de accesos que
como dijimos es parte de la familia de seguridad, así que tenemos que indexarla a seguridad. De la misma
manera, ¿qué sucedería si tenemos que insertar no solo una tarea sino una nueva familia de tareas? Por ejemplo,
una tarea importante en el análisis es la tarea entregables de dirección del proyecto. Esta tarea no la queremos
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al final de mi lista de tareas sino en medio de las tareas, específicamente antes de Electricidad. Nos colocamos
en la tarea electricidad y damos clic al botón Resumen para insertar una nueva tarea resumen que será la de
dirección de proyectos. Ahora electricidad quedó como parte de la familia de dirección de proyectos, eso es
incorrecto, así que le quitamos la sangría.

De esta forma vamos configurando nuestra EDT hasta que quede tal como la necesitamos.

4.4. Asignar criterios de evaluación de la EDT

Al hablar de la EDT mencionamos que cada elemento de la EDT debería tener un identificador único, que muestre
la división en diferentes familias y sub familias en la gráfica de entregables. Para poner estos identificadores en
Project vamos al menú formato y en el extremo derecho, en el submenú mostrar/ocultar encontraremos esta
opción que es el número de esquema.

El número de esquema coloca un número identificador a cada una de las tareas. Este número nos sirve porque en
un cronograma o en un proyecto tenemos tantas tareas que podemos perder el control del árbol de familia o del
padre de las tareas y este número nos ayuda a identificarlas. Otra opción del menú formato dentro del submenú
mostrar u ocultar es la tarea de resumen de proyecto. La tarea resumen del proyecto es una tarea que se agrega
al principio de todo el cronograma y cuyo nombre es el nombre del proyecto.. En este caso es la implementación
del sait y es la tarea cero como se muestra aquí; es la tarea que abarca todo el proyecto. Esta tarea resumen del
proyecto contiene la suma de los días que puede durar nuestro proyecto, por ejemplo si hacemos un cambio en
la dirección de proyectos y ponemos que dura 20 días, automáticamente se modifican la suma de la tarea
resumen y algunos datos de la EDT.

Al momento de establecer los criterios de seguimiento de nuestro cronograma es muy útil agregar notas a cada
una de las tareas. Para agregar una nota a la tarea tenemos que estar sobre la tarea y en el menú Tarea, submenú
propiedades está este icono de notas de la tarea. Damos clic y aparece el cuadro de información de la tarea
dentro de la pestaña notas, donde vamos escribir una nota, por ejemplo, “la aprobación debe estar firmada por el
área de TI y por el jefe de obras”. Esta es una nota que vamos tener asociada a la tarea. Al darle aceptar, al lado
izquierdo de la tarea en la columna de indicadores, aparece este icono de nota donde al pasar el mouse por
encima vemos el contenido de la nota. Otra forma de llegar a las notas de la tarea es dar doble clic en la tarea
para que aparezca el cuadro de información de la tarea y ahí seleccionamos la pestaña Notas, ya sea para
modificar una nota existente o crear una nueva nota. Podemos cambiar la fuente de las letras incluso el color de
las letras o el tamaño, por ejemplo podemos poner las notas importantes en rojo, también podemos poner bullets
o viñetas que nos permiten resaltar los puntos importantes que deben considerar el área de TI y el jefe de área.
Esta nota también nos permite insertar objetos. Al darle clic a este botón aparece el cuadro para insertar un
objeto, que puede ser un nuevo documento que aparecerá en la nota, ya sea de Excel, de PowerPoint, de Visio o
de Word.

Por ejemplo, vamos a insertar un documento nuevo de Word, damos clic en esa opción y se abre un documento
de Word en blanco, escribimos el contenido del documento, por ejemplo “autorización del hardware utilizado,
autorizado por, pongo un espacio para poner el nombre y firma de autorización, por ejemplo, para tener aquí la
autorización correspondiente. Cerramos el documento y automáticamente queda pegado a la nota. Si damos
doble clic sobre ese objeto, se abrirá el documento en Word. Esta opción es muy útil para crear y adjuntar
documentos, imágenes, diagramas o cualquier otro objeto válido a un cronograma.. Así como ahora creamos un
documento y lo asociamos a la tarea, también tenemos la opción de adjuntar un archivo existente, seleccionando
la opción crear desde un archivo y luego buscamos el archivo en nuestro equipo, lo seleccionamos y nuestro
documento aparece en la nota de la tarea. De esta forma podemos tener toda la información necesaria sobre las
tareas

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Otra forma de agregar información a cada una de las tareas que nos ayude en la planificación, ejecución, o
control de nuestro proyecto es la facilidad de crear hipervínculos a archivos o sitios web necesarios para lo el
correcto desempeño de las tareas. Por ejemplo, en esta tarea de seguridad vamos a poner un hipervínculo.
Damos clic derecho en la tarea y aparece este menú y hasta abajo está la opción de hipervínculo. Esta opción nos
permite poner una liga a una página, a algún lugar dentro de nuestro cronograma o a un documento externo que
sea necesario para el proyecto, por ejemplo un manual de consulta, un diagrama o una tabla de precios. Vamos a
vincular un documento de nuestro equipo, lo buscamos dentro de nuestros documentos en la carpeta
correspondiente, por ejemplo, tengo aquí todos los archivos, recuerden siempre poner todos los archivos, vamos
a seleccionar este documento y damos clic en aceptar. Ahora en la columna de indicadores aparece un icono que
representa un hipervínculo, al darle clic aparece un mensaje que dice que este vínculo puede ser no seguro y
entonces abre los espacios necesarios para mostrar el documento, el centro de cómputo en esta caso y abre el
documento correspondiente.

Otro elemento dentro de un proyecto son las tareas recurrentes. ¿Qué son tareas recurrentes? Son tareas que se
va a hacer de manera periódica, por ejemplo reuniones de seguimiento, revisiones, juntas informativas, cualquier
cosa que tengamos que hacer de manera recurrente. Estas tareas podemos ponerlas al final de todas las demás
tareas o puedo ponerlas en medio de las tareas, es importante recordar que al insertarla tenemos que estar un
renglón debajo de donde la queremos. En este caso la vamos a poner al final de las tareas que ya tenemos y
vamos al menú tarea, submenú insertar y damos clic en Tarea para que abra sus opciones y ahora
seleccionamos tarea periódica. La tarea periódica que vamos a poner es juntas de seguimiento, que va a ser
una reunión semanal, todos los lunes, que comienza el día de hoy y termina en septiembre. Damos aceptar y
entonces aparece una tarea resumen y todas las tareas correspondientes a juntas de seguimiento que durarán un
día y que estarán programadas en la fecha correspondiente. Podemos ver que hubo una afectación a las tareas
de documentación, pues al momento de agregar esta tarea periódica quedó indexada a la tarea de
documentación. Quitamos la sangría y ahora las juntas de seguimiento quedan dentro de su propia tarea
agrupadora. Vamos a dar doble clic para determinar la duración de esta tarea, no serán juntas de un día, solo de
una hora, damos aceptar y ya quedó que todos los lunes habrá una junta de una hora en los meses
correspondientes.

4.5. Entender y usar los hitos

Ahora vamos a ver qué es un hito. Un hito es un indicador de avance en el camino. En una carretera es un
marcador que indica la distancia recorrida o cuánto falta para llegar a nuestro destino. Anteriormente estos
marcadores se ponían al lado del camino en las carreteras antiguas por lo general estaba grabado en una piedra y
servía para que los viajeros conocieran la distancia que habían recorrido, la distancia que faltaba o los posibles
caminos que podían tomar y hacia dónde o a qué poblados los llevaría e incluso cuántos poblados faltaban por
recorrer. En nuestra Project un hito, que se representa con un rombo, es una marca que se coloca cuando ya se
completaron una serie de tareas importantes y se usa normalmente para reportar el avance del proyecto sin entrar
a mucho detalle. Este reporte de hitos generalmente se constituye en un informe de avance para la dirección
general.

¿Cómo ponemos un hito en nuestra herramienta? Cuando tenemos una serie de tareas o de actividades que
estamos llevando a cabo, tal vez es necesario completar algunas o hacer pruebas en algún punto importante. En
este caso vamos a poner un hito cuando aprueben el análisis del lugar y de hardware en el proyecto. El hito lo
ponemos después de que tengamos el hardware. Para hacerlo colocamos el cursos en la línea siguiente a donde
se quiere insertar el hito ya que el programa lo insertará arriba de la fila en laque que está el cursor. Vamos al
menú tarea y en el submenú insertar damos clic en hito para que se inserte un nuevo hito. Un hito que va a ser
una marca después de la aprobación del lugar y del hardware que vamos a utilizar. Por definición, un hito tiene
una duración de cero, aunque Project sí nos permite ponerle duración, sin embargo en este ejemplo lo dejaremos
como una aprobación de duración cero. Puede tener una fecha diferente e incluso un responsable y en el
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diagrama de Gantt aparecerá este rombo indicando la fecha de finalización de este hito que nos indica que
cuando terminemos y tengamos la aprobación de lugar y el hardware vamos a llevar cierto avance en el proyecto.
Cuando terminemos por ejemplo la instalación de la red y de la infraestructura también tendremos un grado de
avance en el proyecto y podríamos poner otro hito..

Otra forma de poner un hito es establecer una tarea cualquiera como hito, por ejemplo completar la instalación,
podemos ver que lo puso con una barra, pero si ahora le indicamos en el campo de duración que esta actividad
tendrá una duración de cero días, automáticamente la pone como un hito.

Si quisiera poner otro hito podemos hacerlo de otra manera. Nos colocamos directamente en la tarea y damos
doble clic sobre la tarea y aparece este cuadro de información de la tarea, ahí vamos a la pestaña avanzado y
en esta pestaña de avanzado al final del cuadro del lado izquierdo tenemos esta opción de marcar la tarea como
hito, aceptamos y la tarea nos aparece como hito pero sin que se haya modificado su duración. Es correcto que
dure un día pero aún así es un hito o un logro dentro del cronograma.

4.6. Guardar y usar plantillas

Guardar y usar una plantilla. Cuando estamos haciendo nuestras configuraciones en Microsoft Project 2016, es
probable que cambiemos la vista, ocultemos o mostremos, alguna columna o cambiemos los colores del
diagrama de Gantt e incluso modifiquemos algunos datos de los recursos de acuerdo a estándares definidos
dentro de la empresa. Si hacemos una configuración en un archivo y esta configuración es un estándar
corporativo, no me gustaría tener que hacer esa misma configuración en cada proyecto nuevo. Para evitarlo,
Project tiene la opción de guardar una configuración como plantilla y a partir de esa plantilla crear futuros
proyectos. Vamos a ver un ejemplo. Vamos a modificar el color del diagrama de Gantt, desde el menú formato
seleccionamos un color diferente para los elementos, y también vamos a ocultar algunas columnas, las
seleccionamos y con clic izquierdo las voy a ocultar para que no sea vean. Si esto es lo que queremos en todos
los proyectos entonces vamos al menú archivo, opción guardar como y lo guardamos en una carpeta como
Plantilla del proyecto y se llamará “plantilla uno”. Al guardarlo me pregunta qué datos quiero guardar como
plantilla. Queremos que guarde todos los valores. Cerramos este cuadro y ahora vamos a abrir un proyecto nuevo
a partir de uno existente, lo selecciono y queremos que nos muestre las plantillas del proyecto. Tenemos buscar
en dónde las guardamos, aquí está la selecciono y aplica al archivo nuevo todas las características de la plantilla,
es decir, siempre se usarán los mismos colores algunas de las columnas ya están modificadas u ocultas, ya está
la tarea resumen del proyecto y otras características. Esto es muy útil para estandarizar nuestros cronogramas,
además de ahorrarnos tiempo en la configuración inicial

Ejercicio 4: Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o

WBS)

Instrucciones:

1. Abra el archivo de Project 2016 llamado “Crear EDT”

2. Este archivo tiene tareas que no están agrupadas en familia, configure el Archivo para
que se vea similar a la siguiente imagen

3. Debe mostrar las sangrías, los números de esquema y el nombre de la tarea resumen del
proyecto.

https://skillpipe.com/es-ES/Book/BookPrintView/7e5b9e40-13c4-4626-98ed-9e718f4b68e5?DocumentId=6 5/6
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4. Agregue una nota en la tarea 2 en la que indique que: “Evitar estar expuestos al peligro
por sismos, contaminación, incendios, explosión, inundación, radiaciones e interferencia
de radar”

5. Agregue el siguiente vínculo a la tarea 11 el siguiente vínculo:

http://www.netec.com.mx/conducting-cisco-unified-wireless-site-survey

6. Agregue una reunión semanal de avance de las tareas con duración de una hora y que se
lleve a cabo todos los jueves y termine después de 10 repeticiones.

https://skillpipe.com/es-ES/Book/BookPrintView/7e5b9e40-13c4-4626-98ed-9e718f4b68e5?DocumentId=6 6/6