UNIDAD – TAREAS

Agregar una pestaña de Planner

Crear tareas a un plan
Asignar tareas
Etiquetar tareas
Agregar fechas a una tarea
Progreso de las tareas
Comentarios de las tareas
Adjuntar recursos a una tarea
Listas de comprobación para una tarea
Crear cubos para ordenar las tareas
Vistas de las tareas
 Agregar una pestaña de Planner

Para gestionar tareas en Teams es necesario agregar Planner en una ficha del equipo donde
queramos usarlo.

Para agregar una pestaña de Planner al canal de un equipo, seleccionamos la opción agregar una
ficha.

De las herramientas que aparecen elegimos Planner.

 Cuando insertamos Planner en una ficha tenemos que elegir si creamos un plan nuevo o usamos un
plan existente.
 Si seleccionamos la opción crear un nuevo plan, después tenemos que decidir si queremos publicar
en nuestro canal sobre esta pestaña.

La pestaña se agrega junto a las demás en el canal.

Podemos agregar tantos planes como deseemos a un canal.

También podemos acceder a Planner desde la columna izquierda del menú general.
 Crear tareas a un plan

Para agregar una tarea en un plan pulsamos en el signo más.

En el cuadro de dialogo que aparece escribimos el nombre de la tarea y pulsamos “Agregar tarea”
para crear la tarea.
 De cada tarea tenemos un botón más opciones desde donde podemos poner una etiqueta de color,
asignar, copiar tarea, copiar vinculo a la tarea.

Entre las opciones disponibles tenemos eliminar, que nos permite eliminar nuestra tarea.
 Asignar tareas

Para asignar una tarea a un miembro del equipo, desde más opciones tenemos el menú asignar, al
abrirlo podemos ver los miembros del equipo para seleccionar a quien queremos asignarle la tarea.

Cada miembro recibe una notificación de correo electrónico de la tarea que le ha sido
encomendada. Es posible asignar más de una persona a cada tarea.
 Para borrar una persona asignada a una tarea acedemos al menú asignar y desde la “x” borramos a
la persona de la tarea asignada.

Cuando asignamos una persona a una tarea aparecerá su avatar en la tarea.

Etiquetar tareas

Cuando creamos una tarea podemos etiquetarla según una organización de los tipos de tareas que
hallamos realizado.
 Para ello seleccionamos la tarea y los cuadros de color de la parte superior derecha de la tarea.

Seleccionamos el marcador y le ponemos un nombre, lo ideal es poner un nombre que se

representativo de lo que queremos calificar.
 Cuando definimos las etiquetas estas ya están disponibles para todo el plan. Las etiquetas se
muestran en la zona superior derecha de la tarea.

Agregar fechas a una tarea

Cuando creamos una tarea es muy probable que queramos poner fechas de inicio y fin a las tareas
para que todo el equipo este al tanto de lo que ocurre con la tarea y el estado en el que se encuentra.

Podemos poner la fecha de vencimiento a una tarea cuando la creamos, es necesario poner el
nombre de la tarea y la fecha en la que debería estar terminada y a quien se la asignamos.
 Si queremos poner la fecha de vencimiento a la tarea debemos abrir la tarea, desde aquí podemos
agregar una fecha de inicio y de vencimiento de la tarea.
 Cuando la fecha de vencimiento de una tarea se muestra en rojo significa que la tarea esta
retrasada.

Progreso de las tareas

Cuando creamos una tarea al ponerle una fecha de inicio y una fecha de fin, para que todo el mundo
del equipo sepa en qué estado se encuentra la tarea es necesario indicar el progreso de la tarea.

Para indicar el progreso de una tarea debemos abrir la tarea, y agregar el progreso de la tarea.
 Existen tres opciones no se ha iniciado, en curso, se ha completado. Cuando ponemos la tarea con
el progreso en curso en la ventana de la tarea se muestra un icono que indica que la tarea ya se ha
iniciado.

También se puede marcar una tarea como completada desde la ventana exterior de la tarea.

Si la tarea está finalizada desaparece de la pantalla de navegación pero podemos acceder a ella
desde la opción completadas, las tareas completadas se muestran inactivas y tachadas.
 Comentarios de las tareas

Cuando estamos en nuestro plan de trabajo y tenemos un grupo de tareas asignadas a los miembros
del equipo es muy probable que necesitemos realizar comentarios sobre la realización de alguna tarea
en concreto.

Para ello seleccionamos la tarea para ver sus detalles y podemos escribir los detalles en el cuadro
de comentarios. Realizado el comentario hacemos clic en enviar.

Después de agregar un comentario, la tarea muestra un símbolo de comentario para avisar al

equipo de que tiene algo nuevo que leer. Los comentarios se muestran en la tarea con el comentario
más reciente en la parte superior.
 Adjuntar recursos a una tarea

Podemos adjuntar a una tarea diferentes recursos, desde SharePoint o un vínculo para que todo el
equipo pueda colaborar y realizar su trabajo.

Para adjuntar un archivo o un vínculo, seleccionamos la tarea y abrimos sus detalles, en la opción
agregar datos adjuntos.

Es necesario seleccionar la opción vinculo o SharePoint.

• Vínculo: rellenamos una dirección URL y el texto que queremos que se muestre en Planner.

• SharePoint: nos permite elegir un archivo de los existentes en la biblioteca de documentos

de SharePoint del sitio de nuestro equipo.
 La primera vez que adjuntamos una foto o un archivo a una tarea esta se convertirá
automáticamente en vista previa de la tarea.

Si queremos poner un documento como la imagen de vista previa de la tarea, hacemos clic en
Mostrar en la tarjeta del documento que queremos mostrar La vista previa de imagen se muestra en
el panel y ofrece una manera rápida de identificar la tarea y empezar a trabajar.
 Listas de comprobación para una tarea

Es posible que tengamos tareas que necesiten que realicemos un seguimiento de una lista de cosas
que son necesarias para llevar a cabo la tarea. Para hacerlo podemos crear una lista de comprobación.

Al seleccionar la opción agregar un elemento en lista de comprobación, se abre el cuadro de dialogo

en el que podemos comenzar a escribir la lista, cada vez que pulsamos la tecla entrar se agrega un
nuevo elemento a la lista.
 Tenemos varias opciones para mostrar la lista:

Establecer la lista de comprobación como la vista previa de la tarea para que sea más fácil ver cómo
está evolucionando la tarea.

Usar una lista de comprobación o una vista previa de la imagen del documento, pero no en ambas
cosas.

Podemos marcar las tareas de la lista como completadas desde la vista del panel.
 Si un elemento de lista de comprobación empieza a complicarse, es posible convertirlo en una
tarea, seleccionamos la tarea para ver sus detalles, elegimos el elemento de lista de comprobación y,
elegimos la opción promover. La lista pasa a convertirse en una tarea.

Si queremos eliminar un elemento de lista de comprobación, seleccionamos la tarea para ver sus
detalles, elegimos el elemento de lista de comprobación y, elegimos la opción eliminar. El elemento
desaparece de la lista.

Crear cubos para ordenar las tareas

Cuando creamos nuestras tareas de equipo es posible que necesitemos ordenarlas por cubos, que
nos ayuden organizar las tareas por ejemplo por fases, por tipos de trabajo, por departamentos o por
lo que necesitemos.

Para crear un nuevo cubo en el panel elegimos agregar nuevo depósito.

Damos nombre al cubo.

 Podemos crear tanto cubos como necesitemos por ejemplo para las fases de un proyecto en espera,
en desarrollo, en pruebas.

Vistas de las tareas

La ficha tareas dispone de tres tipos de forma de visualizar las tareas.

• En panel

• En gráficos

• En programación.

El modo panel nos permite ver las tareas organizadas de forma agrupada según diferentes
opciones que tenemos en el menú superior derecho, podemos agrupar las tareas por depósito, por
asignación a los miembros del equipo, por estado de progreso, por fecha de vencimiento o por las
etiquetas definidas.
 El modo gráficos, nos permite ver además de las tareas, diferentes gráficos que muestran el estado
de las tareas, las tareas por depósito y las tareas organizadas según la agrupación que seleccionemos.
 En la vista de programación podemos ver un calendario mensual con todas las tareas que tenemos
y el estado en el que se encuentran de un solo vistazo, las tareas se muestran ocupando los días del
calendario de inicio a fin. Si alguna tarea aún no tiene fecha puede verse en el listado de sin programar.