Manual de Task Coach

ste es el manual del usuario para Task Coach, el gestor de tareas de cdigo abierto. El manual est en
construccin y lejos de completo, y puede ampliarlo Ud. mismo.
Si quiere ayudar, enve un correo a developers@taskcoach.org para que podamos darle permiso de edicin
para esta Wiki.
Contenido
Comienzo
Instalacin
Inicio Rpido
Uso
Trabajar con tareas
Trabajar con categoras
Seguimiento del esfuerzo
Pistas, Trucos y Cmo se hace...
Otras posibilidades
The iPhone companion app
Usar SyncML
Traducciones
German
Finnish
Espaol
Cajn de arena
Esta pgina es un borrador/bloc de notas. Basta aadir una subpgina con su nombre de usuario.
Necesita Ayuda?
Puede editar pginas sin identificarse, pero debe identificarse para crear pginas nuevas.
Haga click en el enlace de ayuda ms arriba para saber cmo usar esta wiki.
Visite taskcoach.org para ayuda adicional como lista de correo y dems.
http://taskcoach.wikispaces.com/Installation
Instalacin
Los enlaces para descargar estn disponibles en taskcoach.org
Windows
Task Coach para Windows viene con un instalador. Despus de la descarga, inicie el instalador haciendo
doble clic en l. El instalador le guiar durante el proceso de instalacin. La primera vez que inicia o
cierra la aplicacin, DEBE definir un lugar donde guardar sus tareas. Si alguna vez tiene que mover sus
datos (tareas) de un ordenador a otro, slo necesitar este fichero.
Alternativamente, puede usar la Versin Portable Apps que no cambia el sistema durante su instalacin y
uso. Es cmoda de usar en dispositivos extarbles como discos USB y memorias flash.
Mac OS X
Task Coach para Mac OS X va empaquetado como imagen de disco (.dmg). Despus de descargarlo, abra la
imagen de disco haciendo doble clic. Arrastre Task Coach a la carpeta Applications.
Linux
Hay paquetes de instalacin para todas las principales distribuciones Linux. Haga clic en los enlaces
siguientes para instrucciones especficas para su distibucin.
Debian para Ubuntu
Debian para Debian
Paquete RPM para Fedora 11 o posterior
Ebuild para Gentoo
Paquete RPM para OpenSuse
Fuente tarball para Redhat Enterprise Linux 4
Paquete RPM para Linux (para todas las distribuciones que admiten RPM)

http://taskcoach.wikispaces.com/Quick+Start
Inicio Rpido
Esta demostracin le ensea en pocos minutos lo bsico para utilizar y personalizar Task Coach, y los

beneficios que le ofrece. Durante las primeras semanas usando Task Coach, tendr que invertir un poco de
tiempo para ajustar Task Coach a sus necesidades y costumbres personales, y para adaptar sus hbitos a
las nuevas posibilidades. Ms adelante, se preguntar cmo se las poda arreglar sin Task Coach.
Primeros pasos
Si todava no ha instalado Task Coach, hgalo ahora.
Mire la hora y memorcela.
Los objetos principales en Task Coach son las tareas mismas. As que aada una tarea para un proyecto en
el que est trabajando (que en adelante llamaremos Proyecto1) eligiengo Nuevo -> Nueva tarea de los
mens desplegables. Dle nombre y haga clic en OK. Aparece en el visor "Tareas". Ahora pulse CTRL+INS
para aadir otra tarea de fondo en marcha, llmela "Admi", dle prioridad -2 puesto que ser menos
importante que las tareas normales, que tienen prioridad 0 por omisin.
Para ver la prioridad, cambie las columnas que se muestran haciendo clic derecho en la cabecera de
columna Asunto y en el men emergente, clic en Prioridad. Haga visible tambin Presupuesto >
Tiempo empleado.
Haga clic una vez en "Admi", pulse CTRL+INS, dle a la nueva subtarea el nombre de "Manejo de tareas".
Aada otra subtarea haciendo clic en el icono correspondiente dentro del visor "Tareas" y llmela "PIM" es
para llevar su correo, agenda, etc.
Ahora, haga clic en la tarea "Manejo de tareas" y pulse CTRL+E, para registrar un nuevo esfuerzo para esta
tarea. Ponga la hora que ha memorizado al principio, aada asiento inicial como descripcin, pulse
CTRL+ENTER o haga clic en OK. El icono de Task Coach en la bandeja ha cambiado a un reloj que se
mueve, el icono de la tarea cambia a un reloj, y en la columna Tiempo empleado el tiempo aumenta, lo
cual le muestra que est registrando un esfuerzo. Haga clic en el icono Parar registro de esfuerzo en la
barra principal de iconos, o en el men emergente de la barra de tareas.
Para ver una lista de todos los esfuerzos, elija la vista Esfuerzos por medio de Men > Vista > Nuevo
Visor > Esfuerzo. Haga clic en la barra de ttulo de la vista de esfuerzo, arrstrela y pngala encima de la
vista Categoras dejndola caer sobre el icono superior del punto de mira que aparece. Este modo de
ordenar vistas es poderoso y rpido cuando se conoce, jugando con l unos minutos.
Para Proyecto1, aada una nueva subtarea Planificacin que empieza ahora y tiene un plazo de 3 das
(puede meter directamente la fecha o hacer clic en el botn desplegable para abrir un calendario) y un
Presupuesto de 10 hours (10:00:00). Aada otra subtarea "Realizacin", use CTRL+TAB para ir a la pestaa
"Fechas", ponga la Fecha de comienzo en maana y la Fecha final en 2 semanas, ponga como
Prerrequisitos la tarea "Planificacin". Ahora, "Realizacin" aparece gris puesto que todava no ha
empezado.
Para ver las tareas en el contexto temporal, haga visible la vista "Calendario" mediante Men > Vista >
Nuevo Visor > Calendario. Haga clic en la barra de ttulo de la vista, arrstrela y colquela en la parte
inferior de la ventana total (no slo la zona derecha), ya que es una vista amplia. En esta vista, haga clic
en Da(s) y elija Mes. Desplace a la derecha y observe las subtareas de Proyecto1. Esta vista es una de
las posibilidades de revisar el orden temporal de las tareas.
Ahora, haga clic en la tarea Manejo de tareas y pulse CTRL+E, para registrar un nuevo esfuerzo para
esta tarea. Puesto que debe registrar la personalizacin de apariencia que acaba de hacer como un
esfuerzo, pero no ha puesto en marcha el reloj al empezar, haga clic en Empezar seguimiento desde la
ltima parada y fjese en el cambio de hora. Haga clic en la marca junto a Stop para que el esfuerzo
acabe ahora, y escriba personalizacin de apariencia como descripcin. Ahora, en la vista de esfuerzo,
haga clic en Detalle de esfuerzo, y elija esfuerzo por da. Ahora tiene el tiempo acumulado para cada
tarea, independientemente de los cambios de tarea durante un da, y pasando en ratn sobre Manejo de
tareas obtiene las descripciones de todos los esfuerzos en forma de globo flotante muy til para el
registro de tiempo.
Ahora ya se ha familiarizado con tareas, fechas, prioridades, esfuerzos, vistas, tabla de columnas y
personalizacin de apariencia. Aunque puede que no lo sienta as, ya sabe cuanto hay que saber para
empezar a trabajar con Task Coach y seguir experimentando por s mismo.
Pasos adicionales
Durante las primeras 1 2 semanas, limtese a un mximo de 10-20 tareas sto le evita gastar tiempo en
manejo de tareas, dado que no tiene que aplicar cambios/reorganizaciones a demasiadas tareas. Adems,
guarde las copias de respaldo en vez de sobreescribirlas.
Personalizar las vistas segn sus necesidades. Por una parte, haga visible una vista desconocida cada pocos
das, hasta que sepa cules le sirven realmente y las tenga ordenadas y escaladas a su gusto. Por otra
parte, haga que se muestren los datos que a Ud. le interesan, p. ej., en la vista de Tareas: Asunto, Fecha

inicial, Fecha final, Prioridad, Tiempo empleado y Presupuesto restante. En las primeras semanas,
cambiar las vistas con ms frecuencia, pero despus lo har menos cuando encuentre su modo personal
de usar Task Coach.
Compruebe los esfuerzos dos veces. Tardar unos das en acostumbrarse al uso de esfuerzos al principio,
olvidar empezar a registrar un esfuerzo, parar el registro cuando sale a comer, parar y arrancar al
cambiar de tarea, parar el registro de una tarea mientras se registra para otra, etc. Ms adelante, lo har
automticamente.
Cada pocos das, pruebe alguna caracterstica, propiedad o forma de interaccin. Por ejemplo, juegue con
fechas de inicio y final en combinacin con recordatorios y prerrequisitos. Se puede encontrar ms
inspiracin en Pistas, Trucos y Cmo...
http://taskcoach.wikispaces.com/Working+with+tasks
Trabajar con tareas
Acerca de las tareas
Las Tareas son los objetos bsicos que Ud. manipula. Una Tarea puede representar cualquier cosa, desde
una cosita pendiente de hacer, hasta un proyecto completo compuesto por diferentes fases y numerosas
actividades (o sea, Subtareas).
Propiedades de las Tareas
Las propiedades de las tareas se agrupan en pestaas. Puede cambiar el orden de las pestaas mediante
arrastrar y colocar. Las Tareas tienen las siguientes propiedades que se pueden cambiar:
Descripcin
Asunto: una nica lnea que resume la tarea.
Descripcin: una descripcin de la tarea en varias lneas.
Apariencia: cambiar el color de texto y fondo, tipografa, elegir icono.
Prioridad: abarca desde infinito negativo (la ms baja), pasando por 0 (valor por omisin, adecuado para
la tarea tpica), hasta infinito positivo (la prioridad ms alta, la que debe hacerse en primer lugar). Se
aumenta/disminuye con CTRL+I / CTRL+D en la lista de tareas.
TBD: prioridad de tarea madre y subtarea, prioridad general
Fechas. Se puede elegir ninguna (casilla sin marcar).
Fecha de comienzo: la primera fecha en que la tarea puede empezar. La fecha de comienzo por omisin es
la fecha de creacin de la tarea. Tambin se puede dejar sin fecha, indicando que Ud. no quiere
realmente empezar esta tarea, por ejemplo, para registrar una baja por enfermedad.
Fecha de vencimiento: la fecha en la cual la tarea debe estar terminada. Puede ser ninguna indicando
que esa tarea no tiene fecha de vencimiento fija.
Fecha de terminacin: su valor es ninguna hasta tanto la tarea no est completa. Toma el valor de la
fecha actual cuando Ud. marca la tarea como completa. Tambin se puede poner manualmente.
Recordar: TBD
El recordatorio para tareas recurrentes a fecha de enero 2011 no funciona como se esperaba:
- cuando la alarma suena y el usuario no la aplaza, la fecha y hora original no se recuerda, y por tanto no
se mueve a la siguiente fecha.
- cuando la alarma suena y el usuario s la aplaza y marca la tarea como completa, de modo que recurra,
el tiempo de aplazamiento se aade tambin a la siguiente recurrencia (no es una funcin de alarma,
simplemente la tarea se ha movido!)
Recurrencia: una tarea recurrente que Ud. marca como completa, se reactiva en una nueva instancia, por
eso no aparece como completa, sino que cambia a la siguiente repeticin. El esfuerzo se acumula al total.
Nmero mximo de recurrencias: TBD
Prerequisitos: son otras tareas que hay que completar antes de poder empezar la tarea actual. Hasta que
se completen todos los prerrequisitos, la tarea se muestra como inactiva.
Presupuesto
Presupuesto: cantidad de horas disponibles para la tarea. En combinacin con el registro de esfuerzo, da
lugar a tiempo empleado y presupuesto restante.
Coste por hora: la cantidad de dinero cobrada por hora de trabajo en la tarea.
Coste fijo: la cantidad de dinero cobrada por la tarea sin importar el tiempo empleado.
Esfuerzo: lista los esfuerzos para esta tarea.
Progreso: define en porcentaje % en que la tarea est hecha, y cmo se comportar el progreso cuando
todas las tareas hijas (subtareas) estn completas.
Categoras: TBD
Notas: TBD
Adjuntos: TBD
Apariencia: TBD

Las propiedades siguientes se calculan a partir de las anteriores:

Das que quedan: es el nmero de das que faltan para la fecha de vencimiento.
Dependencias: son otras tareas que pueden empezar cuando el prerrequisito est completo.
Tiempo empleado: esfuerzo dedicado a la tarea.
Presupuesto restante: igual a presupuesto menos esfuerzo.
Ingresos: igual a esfuerzo por coste horario ms coste fijo.
Estado de las Tareas
Las tareas siempre estn en uno de los siguientes estados:
Activa: cuando la fecha de comienzo es en el pasado, todos los prerrequisitos estn completos, y la fecha
de vencimiento es en el futuro.
Inactiva: la fecha de comienzo es en el futuro, y/o no todos los prerrequisitos se han completado.
Completa: la tarea se ha completado.
Adems, se puede hacer referencia a una tarea como:
Vencida: la fecha de vencimiento est en el pasado.
Vence pronto: la fecha de vencimiento es pronto (se puede cambiar cundo es pronto en
men>editar>preferencias).
Pasada de presupuesto: el esfuerzo registrado es mayor que el presupuesto.
Bajo presupuesto: queda presupuesto.
Sin presupuesto.
Colores de Tarea
El texto de la tarea cambia de color segn las siguientes reglas:
Vencida: rojo
Vence pronto: anaranjado
Activa: negro con icono azul
Futura: gris
Completa: verde.
Todo esto suponiendo que Ud. no haya cambiado el color de texto en Preferencias.
El color de fondo de la tarea se decide segn la categora a que pertenece. Vea la seccin sobre
categoras.
http://taskcoach.wikispaces.com/Working+with+categories
Trabajar con categoras
Categoras
Para crear una categora, use el elemento del men principal Nuevo...>Nueva categora. Obtendr un
dilogo como ste:
Dilogo de edicin de categoras
Para asignar una categora en particular a una Tarea o Nota, edtela y seleccione una o ms categoras en
la pestaa Categoras como sigue:

http://taskcoach.wikispaces.com/Tracking+effort
Registro de esfuerzo (actividad)
Seleccione una tarea y pulse el botn de empezar registro en el botn: en la barra de tareas. Para parar el
registro, pulse el botn: . Si se empieza a registrar para otra tarea, automticamente se para el registro
para la anterior. Para ver la lista de registros de esfuerzo, use el men Ver>Nueva pestaa>Esfuerzo para
abrir un visor de esfuerzo.
Para registrar ms de una tarea a la vez, empiece a registrar la primera como hemos visto antes. Luego
seleccione la segunda y cree un nuevo registro de esfuerzo para ella haciendo clic derecho sobre la tarea y
elija Nueva Actividad del men contextual. No ponga nada en el cuadro parar y pulse cerrar. Task
Coach registrar tiempo de esfuerzo para las dos tareas a la vez. Si ahora pulsa el botn parar se para el
registro para ambas tareas. Si quiere pararlo para una sola de ellas, deber editar el esfuerzo de esa tarea
y marcar tiempo de parada.
TipsTricksHowTos
Pistas, Trucos y Cmo se hace
Tabla de Contenidos
Pistas, Trucos y Cmo se hace
Metodologa de organizacin
Cmo se hace
Trucos y Pistas

Metodologa de organizacin
Task Coach est diseado para ser generalista y flexible, y no para adaptarse a ninguna metodologa de
organizacin especfica. Como resultado, si intenta seguir una tcnica especfica, a menudo necesitar
hacer ajustes previos y hacer corresponder la terminologa y caractersticas de Task Coach a las usadas por
una tcnica particular. A continuacin hay guas (bajo la etiqueta metodologa) que muestran cmo los
usuarios han implementado metodologas de organizacin especficas con Task Coach.
Wikispaces : TaskCoach pginas y ficheros etiquetados methodologa
Getting Tings Done (Alec Clews)
Cmo usar Task Coach para "Getting Things Done" (GTD) (Versin original por Alec Clews) Ajuste: Crear en
Task Coach categoras que reflejen las diversas categoras GTD, Siguiente Accin (Yo la llamo .Siguiente
Accin para que se ordene al principio de la lista...
Cmo se hace
Wikispaces : TaskCoach - pginas y ficheros etiquetados cmo se hace
Comienzo rpido
Este cmo se hace le ensea en unos minutos lo bsico para usar y personalizar Task Coach y los beneficios
que le proporciona. Durante las primeras semanas de uso de Task Coach, deber invertir algn tiempo en
adaptar Task Coach a sus...

Trucos y Pistas
Cmo usar Task Coach para "Getting Things Done" (GTD)
(Versin original por Alec Clews)
Ajuste inicial:
1. Cree categoras en Task Coach que reflejen las correspondientes categoras de GTD:
Siguiente Accin (Yo la llamo .Siguiente Acccin para que se ordene al principio de la lista)
Diferido
Algn da/Tal vez
En espera
2. Bajo Siguiente Accin cree subcategoras para representar sus contextos:
.Siguiente Accin/Recado
.Siguiente Accin/Web
.Siguiente Accin/Porttil
.Siguiente Accin/Telfono etc
3. Cree una subcategora llamada .Siguiente Accin/_Agenda (use guin bajo para que se ordene al final
de la lista de acciones siguientes, o alternativamente, convierta Agenda en una categora de alto nivel).
4. Bajo ella, cree categoras para la gente de su vida
.Siguiente Accin/_Agenda/Esposa
.Siguiente Accin/_Agenda/Jefe
.Siguiente Accin/_Agenda/ElTipoDeVentasDelProyectoActual
etc.
5. Opcionalmente haga .Siguiente Accin mutuamente exclusiva en subcategoras (sugeridas por la lista
de correo)
6. Cree las mismas categoras centradas en personas bajo En Espera
7. En preferencias seleccione lo siguiente:
Utilizar Interfaz con pestaas... desactivado (Ud. necesita ver a la vez la lista de tareas y el contexto)
Permitir notas de tarea activado (opcional pero til)
8. Edite la categora .Siguiente Accin y dele un color diferente (nota: que no sea rojo, ya que esto
ocultara tareas atrasadas)
9. Opcionalmente, cree columnas adicionales en la vista de tareas (sugerido por la lista de correo de
TaskCoach). Puede ser til aadir una columna para categora de forma que las tareas se puedan ordenar
por categora o por contexto.
Cmo usarlo:
1. Cree tareas de alto nivel para sus proyectos actuales. Cree acciones como subcategoras bajo sus
proyectos (puede arrastrar y colocar tareas dentro de o entre proyectos)
2. Aada nuevas acciones a la lista en la forma normal, para que la lista de tareas se convierta tambin en
bandeja de entrada
3. Aada fecha de comienzo y vencimiento segn sea necesario
Acciones diferidas
Acciones delegadas
Tareas con fecha de vencimiento fija
4. Revise las tareas en la lista de tareas (diariamente) como sigue:
Seleccione rbol de tareas/Lista de tareas a medida que avanza para ver el contexto (o no)
Asigne apropiadamente el contexto .Siguiente Accin a las tareas durante la revisin. Nota: debe usar

slo la categora .Siguiente Accin

Arrastre cada nueva accin a su proyecto correspondiente
Elimine la marca de categora .Siguiente Accin de toda tarea completada
Use las dems categoras como sea apropiado
5. Ahora haga clic en la categora .Siguiente Accin de la vista Categoras y slo se vern las siguientes
acciones. Seleccionar una subcategora especfica (y deseleccionar .Siguiente Accin en el nivel
superior) producir una seleccin ms especfica por contexto.