CARTA DE PEDIDO Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envío de algún

producto que se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas

peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de información
a través de las cuales las empresas dan a conocer sus productos. En estos casos,
los clientes tienen la información necesaria sobre los precios y las
características de los artículos demandados. Los datos que habitualmente aparecen
en una carta de pedido son los siguientes:

    

Mercancía que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario sobre el

producto (clase, tamaño, precio...) y nombrar los artículos según la denominación
de los catálogos o los muestrarios recibidos. Se debe señalar exactamente el número
de productos que solicitamos. Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido,
se debe indicar la forma de pago elegida. La mayoría de las empresas establecen las
condiciones de pago más adecuadas, así como las posibles formas de financiación.
Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercancía se produzca en una
fecha concreta, hemos de señalarlo en la carta. Dirección. Debemos incluir la
dirección completa a la que ha de efectuarse el envío. Forma de transporte. En
ocasiones, se especifica cómo se desea que se realice el transporte de la mercancía
que se solicita y quién correrá con los gastos de envío. Después de enviar una
carta de pedido generalmente nos llegará una carta de remisión en la que se
comunica a la persona que ha hecho el pedido que este ha sido efectuado. En esa
carta se alude normalmente a los detalles del despacho de las mercancías o de los
documentos que se envíen.También es corriente enviar una última carta de recepción
en la que se confirma el recibimiento de las mercancías solicitadas en un primer
momento en perfectas condiciones, se devuelven documentos firmados, etc.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para
entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por
una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie
con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los
siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y dirección de la
compañía que hace el pedido - Número de orden de compra - Nombre y dirección del
proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Términos de entrega y
de pago - Cantidad de artículos solicitados - Número de catálogo - Descripción -
Precio unitario y total - Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
Costo total de la orden. - Firma autorizada El original se envía al proveedor y las
copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la
cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
GUÍA DE REMISIÓN
·Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra
impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el
comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones
solicitadas y aprobado por el departamento de ventas. Este documento se extiende
por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es
práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la
empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la
tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica
haber recibido conforme. ·Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son
los siguientes:

1.

Membrete o razón social de la casa vendedora 2. Numeración correlativa 3. Lugar y

fecha 4. Nombre o razón social de comprador 5. Dirección del cliente 6. Detalle de
los artículos 7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.) 8. Precio
unitario y total 9. Firma del vendedor 10. Firma del cliente, comprador o persona
que recibe los artículos. ·Importancia.- Con la guía de remisión se materializa el
derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las
mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.