Instituto Politécnico Nacional

Escuela superior de Ingeniería

Química e industrias Extractivas
Grupo: 1IM3
Comunicación oral y escrita
Mejía Medina Israel Áyax

Un discurso es una línea de razonamiento que establece claramente un asunto.

Cuando este se presenta ante un auditorio, tradicionalmente tiene tres
secciones troncales: una introducción o comienzo, un desarrollo o explicación,
y una conclusión o final. Un alumno de Dale Carnegie solía decir: “En la
introducción les digo de qué les voy a hablar; en el desarrollo les hablo de lo
que les dije que les iba a hablar; y en la conclusión les hablo de lo que les dije
que les iba a decir”. Una forma graciosa de armar un discurso.

Pero es cierto: La introducción sirve para anticipar el tema; el desarrollo, para

explicar el asunto; y la conclusión, para motivar o mover a acción.

Aunque tanto en la introducción, el desarrollo y la conclusión les hablamos de

lo mismo, lo hacemos desde diferentes puntos de vista. Por ejemplo, en la
introducción solo presentamos un breve anticipo de lo que diremos después.
Es solo para que sepan de qué vamos a hablar. En el desarrollo presentamos el
argumento, con sus pruebas, evidencias, testimonios y demás recursos para
convencer y persuadir. Y en la conclusión les damos una orientación específica
junto con una razón de peso que sirva de incentivo para actuar en armonía con
lo que hemos explicado. Un resumen de un ejemplo de discurso sería, por
ejemplo:

Introducción: ¿Sabe usted por qué en cierto país los suicidas escogieron
principalmente el día lunes y el mes de mayo para quitarse la vida?

Desarrollo: ¿Qué conexión hay entre los problemas, la frustración, el estrés y

la depresión? ¿Qué soluciones han propuesto los especialistas? ¿Cómo manejar
la ansiedad en el futuro?

Conclusión: Por eso, 1) Haga todo lo posible por entender el problema, 2)

Tome una decisión al respecto y 3) Aplique la solución teniendo en cuenta su
bienestar y el de los demás.´

Ahora bien, tu pregunta fue: ¿Cómo se hace una conferencia? Al respecto es

importante que notes la diferencia entre un discurso y una conferencia. Como
dijimos, un discurso es una línea de razonamiento que uno presenta ante un
auditorio. Pero una conferencia es un discurso presentado a manera de
diálogo, es decir, conversando con el auditorio o entre miembros de un panel o
grupo de oradores. Una conferencia es una conversación.

Para preparar un discurso debes armar una línea de razonamiento para

presentarla ante el auditorio; pero para preparar una conferencia tienes que
tener, además, una lista de preguntas bien pensadas, para proponerlas al
auditorio en el debido momento y provocar una lluvia de comentarios y
opiniones que enriquezcan la consideración. También debes hacer una lista de
respuestas a todas las probables preguntas y objeciones que te propongan tus
oyentes.

De modo que para preparar una conferencia tienes que pensar en las
preguntas y respuestas que intercambiarás con tus oyentes a modo de
conversación. No es que presentas un discurso y dejas un tiempo breve al final
para preguntas y respuestas, sino una sesión que se caracteriza por el diálogo
desde el comienzo hasta el final. Recuerda: Si no hay diálogo, se trata de un
discurso; pero si hay un diálogo, es una conferencia, y tú la diriges mediante
preguntas y respuestas bien pensadas.
Las líneas que dividen y diferencian a una agencia de relaciones públicas de
una demedios es tan delgada como aquella que separa el amor del odio, por
ello que resulte común confundir cuales son las labores que realiza una y otra,
incluso no es de extrañarse que en su propia dinámica tenga que suplir
funciones.

De inicio, una agencia de RRPP se caracteriza por brindarle el soporte

estratégico a las marcas para realizar una buena comunicación, interna y/o
externa, para establecer relaciones positivas y de proyección con sus
trabajadores, la comunidad donde se encuentra instalada e incluso con los
inversores, sin olvidar por supuesto al consumidor; además de respaldar sus
estrategias de marketing como la introducción de productos,
reposicionamientos, organizar eventos y conferencias de prensa, entre otras
actividades.

Es decir, realizar una gestión profesional de la comunicación para alcanzar los

objetivos planteados, al aportar una mirada externa a la empresa y soluciones
sin prejuicios a las diversas necesidades internas y externas de la
organización.

Por otro lado, la agencia de medios se dedica a seleccionar los sitios en donde
las marcas se pueden comunicar mejor con sus consumidores, tarea que hace
tres o cuatro décadas parecía sencilla al no haber la diversidad de medios y
canales de comunicación que hoy predominan en el siglo XXI.

Y es precisamente la evolución de los medios y la llegada de las nuevas

tecnologías lo que ha obligado a estas dos áreas a enfrentar una revolución en
sus formas de trabajo y sus actividades, e incluso en los atributos que debe
tener para ganarse la cuenta de una granmarca.

Hoy, por ejemplo, no basta con tener conocidos en los medios de comunicación
para externar los valores de una empresa, se requieren mayores aptitudes y
esfuerzos para hacer contrapeso al empoderamiento del consumidor gracias a
las nuevas tecnologías y las redes sociales, que hoy le permiten con un solo
clic estar al tanto de que compañía no cumple con los compromisos
medioambientales, su situación en la bolsa bursátil, si trata bien o mal a sus
trabajadores y si es o no socialmente responsable, entre otros defectos o
virtudes.

Por ello, el perfil del publirrelacionista tradicional, alguien simpático con

muchos conocidos en los medios de comunicación, está mudando hacia
elementos que tengan la capacidad de administrar la forma cómo es percibida
la empresa por la comunidad y encaminarla hacia el objetivo en este rubro.

Entre otras características, hoy las empresas buscan gente que pueda manejar
una crisiscon todos los elementos: desde la sorpresa, el hecho que la noticia
negativa recorra el país de un día para otro y se convierta en un tema de
dominio público, se debe resolver con mucho orden y en muy poco tiempo.
Esto último es vital para todo tipo de organización, y más si ésta es de
renombre.

Ya que la selección y contratación de una agencia de relaciones públicas es una

tarea que no debes realizar a la ligera, te compartimos algunas
recomendaciones para ello:

* Determina tus necesidades.

No solo en cuestión de relaciones públicas y comunicación de tu empresa, sino
también la conveniencia de un asesoramiento estratégico externo, si requieres
una agencia o ejecutora o ambas cosas, y si planeas distribuir el trabajo en
diversas firmas o contarás exclusivamente con una para que se encargue de
tus diferentes requerimientos.

* Prepárate.
Conseguir una propuesta detallada también depende de ti, pues entre más
claro expreses a las agencias convocadas tus objetivos y les aportes elementos
(dossier de presentación, acciones de relaciones públicas anteriores, presencia
en Internet, etcétera) los proyectos que te presenten serán más acercados a lo
que estás buscando. Además, tienes que decidir quién o quiénes serán los
responsables de seleccionar a la agencia, que bien pueden ser los directores de
relaciones públicas, de comunicación, de marketing, por mencionar algunos.

* Concursa y gana.
Una manera efectiva de atraer la mejor oferta y obtener la mejor opción es
convocar a diversas agencias a un concurso, donde lo recomendable es invitar
a aquéllas de las que se tengan referencias previas. La invitación la puedes
realizar a través de una llamada telefónica o correo convencional o
electrónico, y estar atento a las respuestas de las firmas que deseen
participar.

* Enlista tus opciones.

La clave de una buena selección puede estar en tu libreta, pues si bien la
invitación al concurso se realizó a seis u ocho agencias, que comprenden
tu long list, serán tres o cuatro las que darán el salto a tu short list, que son a
las que proporcionarás las bases del concurso y esperarás sus propuestas.
* Observa, escucha y pregunta.
La presentación oral y el documento estratégico son vitales a la hora de tomar
una decisión, ya que estos deben reflejarse el conocimiento, por parte de la
agencia, el sector y de los productos de la empresa, objetivos, estrategia,
acciones, medición de resultados, presupuesto y equipo que desarrollará el
programa. No dudes en pregunte tus inquietudes a las agencias, por ejemplo,
cuántas horas le dedicarán al mes a tu empresa.

* Evalúa y decide.
Una vez concluidas las presentaciones, la persona o el equipo designado para
la selección de la agencia deberá decidir si la información presentada por los
candidatos empata con los criterios previamente establecidos como los
objetivos planteados, capacidad y experiencia del equipo, estrategia,
creatividad, eficacia y estilo de dirección, integración del equipo, resultados
estimados y forma de medición, entre otros puntos. Una vez que tenga su
decisión, lo mejor es establecer las condiciones de contrato con la agencia
seleccionada, incluso antes de comunicar al resto el resultado del concurso.

¿Cómo preparar el auditorio para un discurso? ¿En qué posición colocar el

atril? ¿Cómo distribuir las sillas y mesas? ¿Cuántos micrófonos y pedestales se
necesitan? ¿Dónde colocarlos? ¿Qué equipo de sonido se requiere? ¿Cuántos
metros de cable? ¿De qué potencia será el amplificador? ¿Quién supervisará la
calidad del sonido? ¿Cómo distribuir la iluminación? ¿Quién supervisará el
escenario? Algunos llaman a esto la 'logística' de la conferencia.

En primer lugar, ¿qué significa la palabra 'logística'? Según la acepción más

cercana a lo que nos interesa, un diccionario lo define como el movimiento y
avituallamiento de las tropas cuando están en campaña. En otras palabras, a la
preparación y entrega oportuna del alimento que necesitan los soldados. Con
tel tiempo, nació la expresión que se refiere, en general, a las cosas que se
necesitan y disponen convenientemente para llevar a cabo cualquier otra
actividad. Por lo tanto, en este caso, logística es el conjunto de elementos que
se consiguen para llevar a cabo una conferencia. Sin embargo, eso da pie a
muchas preguntas e inquietudes.

¿Por qué se necesita la conferencia? ¿Con qué presupuesto se cuenta? ¿Quién

organizará la sesión? ¿Una persona o un equipo? ¿Qué plazo fijará? ¿Cuándo se
llevará a cabo? ¿En qué lugar? ¿Cuánto tiempo durará? ¿Se servirán comidas?
¿Se proveerá alojamiento a algunos delegados? ¿Habrá un tour como muestra
de hospitalidad? ¿La estación del año afectará la organización? ¿Qué clase de
auditorio se necesita? ¿Se necesitará estacionamiento para automóviles? ¿De
qué tamaño? ¿Cuántos asistentes se espera? ¿En qué horario? ¿Qué asuntos se
tratarán? ¿Quién o quiénes serán los conferenciantes? ¿Necesitarán
hospedaje? ¿Quienes los atenderán a nivel individual? ¿Habrá que recogerlos y
dejarlos en el aeropuerto? Y sobre los discursos, ¿cuánto tiempo se concederá
a cada uno para agotar su tema? ¿Qué discursos conviene presentar como
simposio (varios oradores que tratan, cada uno, una porción de un mismo
asunto)? ¿Serán necesarias discusiones para tomar decisiones? ¿Se dará
amplia o poca publicidad a la convención? ¿Será necesario habilitar un
ambiente reservado para periodistas? ¿Será necesario un departamento de
relaciones públicas? ¿Quién supervisará los contenidos?

Como puedes darte cuenta, el aspecto de la oratoria (cómo preparar un

discurso, cuánto durará, cómo presentarlo) es solo un detalle más. ¡El más
importante! Nada de la logística serviría para nada si nadie hablara. De todos
modos, en este artículo veremos solo los elementos más importantes
relacionados con el auditorio mismo.

Partiendo de los principios que dicen que ' el producto o servicio ha de cumplir
el fin para el cual se diseña' y 'al cliente hay que darle lo que necesita',
podemos decir que para que una convención tenga éxito comenzaremos por lo
que los asistentes necesitan y que enfocaremos toda la 'logística' hacia ese fin.
Por lo tanto, el comienzo es el marketing o sondeo de la necesidad.

¿Qué tipo de auditorio necesitan los asistentes?

La comodidad es lo principal, porque un oyente tenso o aburrido es un oyente

'ausente'. Los asientos han de ser funcionales, aunque de ninguna manera tan
cómodos que fomenten el descanso. Una ventilación adecuada permitirá que el
cerebro se oxigene adecuadamente para prestar atención. Los baños han de
cumplir bien su propósito. Estos reflejan el sentido de responsabilidad de los
presentes.