Manual de Usuario

Sistema de Información Univalle

Versión 1.0.0.4

DEPARTAMENTO DE TI NETVALLE ®

Sistema de Información Univalle

Universidad Privada del Valle
Cochabamba – Bolivia
2013
 Manual de Usuario
Sistema de Información Univalle

Descripción de l a apli cación.

El Sistema de Información Univalle SIU permite al personal administrativo/docente gestionar información referente
a distintos aspectos relacionados con la Universidad, como ser: materias, avisos, guías y otros. Así mismo, permite
realizar tareas o ingresar a otras aplicaciones más específicas dependiendo de las necesidades o funciones del
usuario (estudiante, docente, administrativo, etc.) en la Universidad.

Descripc ión de l as opciones de l a aplicación.

El inicio de s esión.
Para iniciar sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU), existen dos opciones, de forma directa o a través
de la página web de la Universidad del Valle.

Acceso directo
Para acceder de forma directa al Sistema de Información Univalle (SIU), debe ingresar a la siguiente dirección:
https://enlace.univalle.edu/san, inmediatamente podrá visualizar la página inicial del Sistema de Información
Univalle (SIU), Pantalla2.
Cabe resaltar que el sitio se encuentra protegido y certificado por VeriSign, lo que garantiza mayor seguridad para
iniciar sesión y realizar operaciones.
Para verificar que el sitio está protegido y certificado por VeriSign, ingrese a la dirección del sitio:
https://enlace.univalle.edu/san, observe que la barra de navegación toma un color verde (1). Pantalla 2 y el sello

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

de VeriSign se encuentra en una esquina de la página (2). Pantalla 2.

Acceso a tr avés de la página pri ncipal de Univalle

Para iniciar sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU) a través de la página web de la Universidad del Valle,
ingrese a la dirección: http://www.univalle.edu .
Seleccione el menú La Universidad (1), Pantalla 1, a continuación la opción Sistema de Información Univalle (S.I.U.)
(2).Pantalla 1.

1
 1

Pantalla 1. Acceso al SIU a través de la Página Web de Univalle

Esta acción permitirá visualizar la página principal de Inicio de Sesión al Sistema de Información Univalle (SIU),

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Pantalla 2.

2
 1

Pantalla 2. Inicio de sesión en el Sistema de Información Univalle (SIU)

Para iniciar sesión en el sistema debe tener una cuenta como docente o administrativo con los permisos

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

correspondientes y el PIN, introducir esta información Cuenta y PIN respectivamente.
Primero introduzca la Cuenta (1).Pantalla 3, a continuación el PIN (2). Pantalla 3. a través de los botones numerados
que presenta la aplicación (3), Pantalla 3.
Para borrar el PIN que estaba ingresando y volver a comenzar, debe hacer clic en el botón Limpiar (4).Pantalla 3.
Finalmente después de introducir la información correspondiente para el inicio de sesión, debe hacer clic en el
botón Iniciar Sesión (5). Pantalla 3.
Si la autenticación es exitosa, inmediatamente visualizará la nueva interfaz con la información correspondiente.
Pantalla 4. De lo contrario, si la cuenta y /o PIN son incorrectas, se visualizará un mensaje de error (6).Pantalla 3.
Debe tomar en cuenta que, si excede el número de intentos (5), el sistema bloqueará su cuenta. Para recuperar
nuevamente la información Cuenta y PIN de usuario, se debe dirigirse a las oficinas de Plataforma o Recursos
Humanos de la Universidad del Valle.

3
 1

4
6
5
7

Pantalla 3. Iniciar sesión

En caso de no recordar su PIN, el sistema proporciona al usuario una ayuda para recuperar este (7), Pantalla 3., en
el apartado Restablecer PIN, se describe detalladamente los pasos a seguir para recuperar el PIN de la cuenta.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

4
Restablecer PIN
Para restablecer su PIN, debe hacer clic en la opción ¿No puedes acceder a tu cuenta? (7), Pantalla 3., visualizará
una ventana de ayuda en la cual debe introducir la cuenta (1). Pantalla 4. Una vez introducida la cuenta, debe hacer
clic en el botón Verificar Cuenta (2). Pantalla 4. Si la cuenta es correcta, se visualizará un mensaje de confirmación
con el nombre completo del usuario y el PIN será enviado al correo electrónico proporcionado por la Universidad a
su persona (4), Pantalla 4. Si la cuenta introducida es incorrecta, visualizará un mensaje especificando el error (4),
Pantalla 4.

Para regresar a la pantalla Inicial, hacer clic en el botón cancelar (3), Pantalla 4.

1 2 3

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Pantalla 4. Restablecer Pin

Página principal de la aplicación
Una vez iniciada la sesión, la aplicación presenta una nueva interfaz, donde se observa en la parte superior, a lado
izquierdo, información del usuario autenticado (1), Pantalla 5. En la parte central la fecha y hora de ingreso a la
aplicación (2), Pantalla 5. En la parte superior, lado derecho, el botón Perfil del Usuario (3), Pantalla 5, donde se
visualiza información personal del usuario. En la parte superior, a lado derecho, el botón Cerrar Sesión, lo cual le
permite salir de la aplicación (4), Pantalla 5. En la parte inferior del botón Cerrar Sesión, se encuentra el Manual del
Usuario, que le permite al usuario descargar el documento para el uso correcto de la aplicación (12), Pantalla 5.

5
 Finalmente en parte inferior del manual de usuario, se encuentra información de la sede o sub sede académica a la
cual pertenece el usuario autenticado (5), Pantalla 5.
Adicionalmente, podrá visualizar una barra de menú, en la cual podrá observar que las iniciales de cada opción
forman la palabra SMART, que en el transcurso del documento se nominará como Barra SMART (6). Pantalla 5. Las
opciones del menú que ofrece la aplicación son las siguientes:
- Siu: gestión de información personal del usuario (7), Pantalla 5
- Materia: gestión de materias (8), Pantalla 5
- Académica: consulta de información académica (9), Pantalla 5
- Recursos: acceso a recursos (10), Pantalla 5
- Tips: consejos y datos de utilidad (11), Pantalla 5

A continuación se tiene una explicación detallada de cada una de las opciones que presenta la aplicación.

7 8 9 10 11 4

2
1 5
12
3
6

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

7

10

11

Pantalla 5. Página Principal del SMART El Perfil de

Usuario, permite ver información personal del usuario autenticado, para acceder a estos datos hacer clic en Perfil

6
del Usuario (3). Pantalla 5. Inmediatamente se visualizará la información correspondiente y la fotografía del usuario.
Pantalla (6). Para volver a la página principal, hacer clic en el botón Regresar (1). Pantalla 6.

Pantalla 6. Perfil de Usuario

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Menú materi a (8), Pantall a 5
Este menú contiene todas las materias que el docente-administrativo dicta (si está ejerciendo labores de docencia).
Por cada materia se visualizan tres sub opciones:
- Mensajes enviados (1) Pantalla 9: permite acceder a la funcionalidad de mensajería con los estudiantes que
están inscritos a la asignatura
- Lista de estudiantes (2) Pantalla 9: es un listado de estudiantes inscritos donde se indica además la carrera
- Guías (3) Pantalla 9: permite descargar las guías disponibles para la materia

7
 1

Pantalla 7. Menú Materia

Mensajes enviados (1) Pantalla 7

Esta opción permite enviar mensajes a los estudiantes registrados en la asignatura. Para ingresar se debe realizar
un clic sobre la opción Mensajes enviados (1) Pantalla 7.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Al ingresar, la aplicación muestra los mensajes que se han enviado anteriormente (1) Pantalla 8, donde cada
mensaje indica el título (2) Pantalla 8 y la fecha en que fue enviado (3) Pantalla 8.

8
 1

2
3

Pantalla 8. Mensajes Enviados

Si aún no se ha enviado mensajes se visualiza el texto que indica No existen mensajes para la materia, tal como
aparece en la pantalla 9.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

1

9
 Pantalla 9. Materia sin Mensajes Enviados
Nuevo mensaje
Para redactar un nuevo mensaje se debe hacer un clic en la opción Nuevo Mensaje (1) Pantalla 9. Un mensaje consta
de las siguientes partes:

 Título (1) Pantalla 10, que debe ser proporcionado para poder enviar el mensaje
 Archivos adjuntos (2) Pantalla 10, es de uso opcional. Se pueden adjuntar hasta 3 archivos por mensaje. Los
archivos deben tener un tamaño menor a 2 Megabytes (MB).
 Contenido del mensaje (3) Pantalla 10, la longitud máxima es de 400 letras. Para facilitar el recuento del
número de letras que faltan para llegar al límite se tiene un indicador en la parte inferior del cuadro de
texto (4) Pantalla 10.

Para adjuntar un archivo se realiza un clic sobre el botón Examinar (5) Pantalla 10. Seguidamente se elige el archivo
que se pretende enviar y se selecciona la opción Adjuntar (6) Pantalla 10.
El mensaje que envía el docente puede o no requerir respuesta. Para permitir a los estudiantes que envíen una
respuesta se debe marcar la casilla de solicitud de respuesta (7) Pantalla 10.
Si un mensaje requiere respuesta por parte de los estudiantes, se debe configurar las opciones de respuesta:

 Cantidad permitida de archivos (8) Pantalla 10, indica cuántos archivos deberá adjuntar el estudiante en su
respuesta (máximo 3 archivos)
 Tamaño máximo de archivos (9) Pantalla 10, indica el tamaño máximo que podrán tener los archivos que
envíe el estudiante (máximo 2 Megabytes)
 Fecha límite para responder (10) Pantalla 10, indica hasta cuándo el estudiante puede enviar su respuesta

Una vez que todos estos datos hayan sido llenados, se procede a enviar el mensaje mediante un clic en el botón
Enviar (11) Pantalla 10. Si no se desea realizar el envío se selecciona el botón Cancelar (12) Pantalla 10.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

10
 1
2
6

5
3

4
7
8

9
10
11

12

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Pantalla 10. Nuevo Mensaje

Ver mensaje
Para ver el contenido de un mensaje que se ha enviado se debe hacer clic sobre el título del mensaje (2) Pantalla 8.
La aplicación seguidamente visualizará los datos del mensaje: título (1) Pantalla 11, fecha de publicación (2) Pantalla
11, archivos adjuntos (3) Pantalla 11, contenido (4) Pantalla 11.
Si el mensaje requiere una respuesta, se visualiza también la cantidad de archivos que se permite en la respuesta
(5) Pantalla 11, tamaño máximo que puede tener un archivo en la respuesta (6) Pantalla 11 y la fecha límite para
responder el mensaje (7) Pantalla 11.
Para descargar un archivo adjunto se debe hacer clic sobre su nombre (3) Pantalla 11.
Para regresar a la lista de mensajes enviados se selecciona el botón Regresar (9) Pantalla 11.

11
 8
1
2
3

5
6
7

Pantalla 11. Contenido del Mensaje

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Ver respuestas a mensaje
Todo mensaje es enviado a los estudiantes inscritos en el grupo seleccionado. Los estudiantes desde la misma
aplicación pueden enviar sus respuestas. Para ver las respuestas se debe ubicar el mensaje en la lista de mensajes
enviados (1) Pantalla 12. En el mensaje deseado se debe seleccionar la opción Ver estudiantes (2) Pantalla 12.

12
 1

Pantalla 12. Mensajes Enviados

A continuación se visualiza una lista con los estudiantes que recibieron el mensaje. Si un estudiante ha leído el
mensaje se mostrará la fecha de lectura (1) Pantalla 13. De manera similar, si un estudiante ha respondido el
mensaje se mostrará la fecha de respuesta (2) Pantalla 13. Para ver la respuesta se debe hacer clic sobre el nombre

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

del estudiante (3) Pantalla 13.
En la lista de estudiantes se puede visualizar sólo aquellos que han leído el mensaje, o sólo los que han respondido;
para esto es necesario elegir en la lista desplegable de búsqueda (4) Pantalla 13 la opción Han leído o Han
respondido y realizar un clic en el botón de búsqueda (5) Pantalla 13.
Adicionalmente es posible buscar un estudiante en la lista, para ello se debe escribir el nombre o apellido en el
campo de texto (6) Pantalla 13 y realizar un clic en el botón de búsqueda (5) Pantalla 13.
Para actualizar la lista, es decir, volver a cargar las respuestas; se tiene el botón de recarga (7) Pantalla 13.

13
 6 4 5 7

3 2

Pantalla 13. Lista de Estudiantes Destinatarios de un Mensaje Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Lista de Estudiantes
En esta opción se visualizan la lista de estudiantes inscritos en la materia seleccionada. Para ingresar se debe realizar
un clic sobre la opción Lista de Estudiantes (1) Pantalla 14 del sub menú de materias. A continuación se visualiza
una lista con los estudiantes inscritos en la materia seleccionada.
Los datos que se muestran son los siguientes: PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, NOMBRES y CARRERA.

14
 3
2

Pantalla 14. Lista de estudiantes

Ahora bien usted puede exportar esta lista a un archivo Microsoft Excel (.XLSX) o a un archivo Portable Document
Format (.PDF).

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Para exportar la lista a un archivo Microsoft Excel debe presionar el botón (1) Pantalla 14, la aplicación
responderá preguntando si desea guardar (2) Figura 15 o abrir (1) Figura 15 el reporte.

1 2

Pantalla 15. Abrir o guardar reporte.

Si elige guardar debe seleccionar la ubicación y el navegador se encargara de descargar el reporte en la ubicación
seleccionada, si decide abrir el navegador invocara una instancia de Microsoft Excel para mostrar el reporte como
en la Figura 16

15
 Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle
Pantalla 16. Visualización del reporte en Microsoft Excel

Guías
En esta opción se visualizan las guías correspondientes a cada materia. Para ingresar se debe realizar un clic sobre
la opción Guías (1) Pantalla 17 del sub menú de materias. A continuación se visualiza una lista con las guías
disponibles, con el nombre, versión y enlace de descarga (2) Pantalla 17.

Para buscar una guía se escribe el nombre en el campo de texto y se realiza un clic en el botón de búsqueda
(3) Pantalla 17.

16
La descarga de una guía se efectúa mediante un clic sobre el enlace de descarga del archivo (4) Pantalla 17.

1 2

Pantalla 17. Guías

Menú Académico (9), Pantalla 5

En esta opción se encuentran gestiones que puede realizar el docente-administrativo, como:

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

- Consultar su horario (Si es que se encuentra desempeñando labores de docencia) (2), Pantalla 18.

Pantalla 18. Menú Académico

17
Horari o (1), Pantall a 18
Mediante esta opción el usuario puede consultar el horario de las clases que dicta.
Al seleccionar esta opción se visualizan las materias en los días y periodos correspondientes (1), Pantalla 19.

Pantalla 19. Horario de un Docente

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

18
Menú Rec ursos (10), Pantalla 5

1
2

3
4

Pantalla 20. Bibliotecas Virtuales

La primera opción que aparece en la Pantalle 20, tiene como objetivo mostrar las publicaciones disponibles para
toda la comunidad universitaria. Para poder visualizar las publicaciones se debe realizar un clic en Publicaciones
(1), la aplicación SIU mostrará la Pantalla 21.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Pantalla 21. Publicaciones Universitarias

La segunda opción que aparece en la Pantalla 20, tiene como objetivo mostrar el acceso a las más reconocidas
bibliotecas virtuales del mundo. Para acceder a estas bibliotecas virtuales se debe realizar un clic en Bibliotecas
Virtuales (2), Pantalla 20. La aplicación SIU visualizará una lista con enlaces a las dichas bibliotecas, Pantalla 22.

19
 Pantalla 22. Bibliotecas Virtuales

La tercera opción de la Pantalla 20, permite tener acceso a los distintos formularios, que necesita el docente, ya

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

sea en la parte académica como en la investigativa. Para tener acceso a estos formularios se debe realizar un clic
en la opción Formularios (3), Pantalla 20. La aplicación SIU mostrar la Pantalla 23.

Pantalla 23. Formularios Académicos

20
La última opción, con el nombre de Registro de Calificaciones (4), permite acceder a las opciones para el registro
de calificaciones de cada una de las asignaturas asignadas a un docente. Para visualizar la interfaz se debe realizar
un clic en la opción de Registro de Calificaciones (4). La aplicación SIU mostrará la Pantalla 24.

1
2

Pantalla 24. Información del Docente

La Pantalla 24, visualiza información del docente, siendo la fotografía imprescindible, sin esta, el docente no podrá
imprimir el Acta de Calificaciones.
Adicionalmente, la aplicación permite el acceso al manual (1) y al Perfil de Usuario (2). Una vez que el usuario haya
verificado la información, debe realizar un clic en el botón Continuar (3). Este botón mostrará la Pantalla 25.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

21
 1
2

Pantalla 25. Asignaturas habilitadas del Docent e

Para visualizar las asignaturas que han sido asignadas al docente se debe realizar un clic en el botón Transcripción
de Calificaciones (1), Pantalla 25, esta acción permite visualizar todas las asignaturas en una gestión vigente. Una
vez identificada la asignatura e iniciar el proceso de transcripción de calificaciones, se debe realizar un clic en el link
Seleccionar Asignatura (2), Pantalla 25. La aplicación mostrará información sobre la asignatura, como se puede ver
en la Pantalla 26.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

1

2
Pantalla 26. Información de la asignatura

La interacción con la Pantalla 26 se inicia con la selección del Modo de transcripción (1). Este tiene dos opciones:

- Por Parcial y Examen Final. Permite transcribir las calificaciones un parcial a la vez.
- Por Examen Final. Permite transcribir todas las calificaciones de los parciales y del examen final.

Es obligatorio seleccionar un Modo de transcripción, para luego realizar un clic en el botón Introducir
calificaciones (2), Pantalla 26. Una vez realizada esta acción, la aplicación mostrará la Pantalla 27.

22
 2
1 4
1

Pantalla 27. Información de la asignatura

La Pantalla 27, permite registrar las calificaciones. Como se puede ver, se ha seleccionado el modo de transcripción
Por Parcial y Examen Final, por este motivo solo las casillas de Faltas 1°P (Faltas de primer parcial) (3) y el 1° Parcial
(Calificación del primer parcial) (4) están habilitadas para la transcripción. Una vez que el docente entregue el acta
y sea registrada por el departamento de archivos, las otras casillas se habilitarán automáticamente. Caso contrario,
si se ha seleccionado el otro modo de transcripción, se habilitarán todas las casillas.
Dentro de la Pantalla 27, existen dos botones que permiten guardar parcialmente las calificaciones y entregar
(registrar) el acta de examen.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Para guardar parcialmente las calificaciones se debe realizar un clic en el botón Guardar parcialmente (1), Pantalla
27. Una vez realizada esta acción la aplicación mostrará la Pantalla 28.

23
 Pantalla 28. Calificaciones han sido registradas

Para entregar el acta, se debe realizar las siguientes acciones:

- Realizar un clic en el botón Entregar Acta (2), Pantalla 29. Al realizar esta acción la aplicación
mostrará un mensaje de confirmación.
- Realizar un clic en la casilla de confirmación de entrega (1), Pantalla 29.
- Realizar, nuevamente, un clic en botón de Entrega de Acta (2), Pantalla 29.

Una vez realizadas estas acciones, la aplicación boqueará la edición del acta. Es decir, no se podrán modificar las
calificaciones y las faltas, hasta que existe una autorización.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Si la entrega del acta es exitosa, la aplicación mostrará la Pantalla 30.

24
 2

Pantalla 29. Calificaciones han sido registradas

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

1

Pantalla 30. Impresión del Acta de Exam en

Para finalizar con la introducción de calificaciones se debe realizar un clic en el botón Imprimir Acta de Examen (1),
Pantalla 30. Luego de esta acción, la aplicación desplegará un cuadro de diálogo que permite almacenar, de forma
local, un archivo que corresponde al acta de examen. Como se puede ver en la Pantalla 31.

25
La opción de imprimir el acta está condicionada al tipo de asignatura. Si la asignatura es un Sub – Grupo el botón
Imprimir Acta de Examen (1), Pantalla 30, no se visualizará. Solo, la asignatura Grupo podrá imprimir el acta de
examen.

Pantalla 31. Impresión del Acta de Examen

El formato y tipo de archivo que se genera al realizar clic en el botón Imprimir Acta Examen (1), Pantalla 30, es PDF.
Por esta razón el usuario debe instalar, en su computadora, un software que permita la lectura e impresión de este
tipo de archivos.

Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

La Pantalla 32 muestra el contenido del archivo PDF, el cual es el acta de examen.

26
 Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle

Pantalla 32. Acta de Examen de un solo parcial

Cuando el modo de transcripción es Por Examen Final, el Acta de Examen varía, como se puede ver en la Pantalla
33.

27
 Pantalla 33. Acta de Examen de Examen Final

28
Manual de Usuario | Sistema de Información Univalle