El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,

con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja
esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta
operación es realizada diariamente por el Cajero

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas
por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la
cuenta de control del libro mayor.

Para poder comprender el arqueo de caja primero se tiene que definir lo que significa recuento de caja, ya
que se tiende a denominar a las dos operaciones por igual:

Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metálico (billetes y monedas) que existe en
caja al finalizar el período, obteniendo la suma total, y verificar los documentos de cobro y pago
justificativos de las anotaciones de libro de caja.

Arqueo de caja: es la comprobación de que los totales del recuento de caja coinciden con los saldos
finales que figuran en el libro de caja.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del
fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha
relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso
indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

EJEMPLO

DESCRIPCION Valor Cantidad Importe Total

Efectivo en Caja
 ¨ Moneda fraccionaria $ 0.01 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 0.02 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 0.05 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 0.10 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 0.20 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 0.40 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 1.00 xx xxx.xx
 ¨ Moneda fraccionaria 3.00 xx xxx.xx
 ¨ Billetes de $ 1.00 1.00 xx xxx.xx
 ¨ Billetes de $ 3.00 3.00 xx xxx.xx
 ¨ Billetes de $ 5.00 5.00 xx xxx.xx
 ¨ Billetes de $ 10.00 10.00 xx xxx.xx
 ¨ Billetes de $ 20.00 20.00 xx xxx.xx
  ¨ Billetes de $ 50.00 50.00 xx xxx.xx xxx.xx
Comprobantes número
 ¨ xxx.xx
 ¨ xxx.xx
 ¨ xxx.xx
 ¨ xxx.xx xxx.xx
Total xxx.xx
Importe de la Caja Chica xxx.xx
Faltante o sobrante xxx.xx

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

v ¨ Cobrarle el faltante al Cajero.

v ¨ Considerar como un gasto para la empresa.
Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros
ingresos.

 Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día

 La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

 La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

 El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por ende el cuadre de caja,
pero nada más lejos de esta idea.

Vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que problemas pueden
surgir.

 MÉTODO TRADICIONAL:
Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien
está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el
fin de no parar la actividad).
En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo
(en ocasiones muy mal controlado).
- Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe
coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

 VENTAJAS:
- Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.
- Cambio rápido de cajero en el mismo terminal
 - Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

 INCONVENIENTES:
- No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para un posible descuadre
- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino
susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja
- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco = ventas es poco
menos que imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien
necesitar el proceso de ingreso a caja

 CONCLUSIÓN:
- Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja
- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona
- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco
CARTA RESPONSIVA

AZUL, S.A.

Carta responsiva de fondo fijo de cajaCJD-AHB-U-012-03

México, DF. A 02 de febrero del 2007

A quien (es) corresponda: Por medio de la presente, hago constar que yo, C. Álvaro Rojas, quien desempeño el
puesto de asistente, colaboro en la administración de recursos financieros de “Azul S.A.” como responsable del
fondo fijo de caja. El fondo fijo asciende a la cantidad de $ 5,000.00 (cinco mil pesos 00/100 M.N.); cuya finalidad
única es cubrir pagos imprevistos de nuestra unidad de negocio. Asimismo hago constar que además de la
custodia, contribuiré al óptico manejo de recursos de la unidad de negocios, a través de lo siguiente:

1) Seguir el procedimiento establecido para el manejo del fondo fijo de caja

2) Conservar integro el importe total del fondo, respaldado por efectivo y comprobantes, así como responder en
caso de faltantes.3) Solicitar asesoría y dar sugerencias a mi Administrador o a
la Administración de empresa, respecto al manejo del fondo.

4) Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado.

5) Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos

6) Efectuar los reembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna

7) No mezclar fondos personales con el fondo de la unidad de negocios

8) Colaborar en la realización de los arqueos periódicos del fondo, realizados por la propia institución, por la
empresa, por los auditores internos y/o por los auditores externos.

9) Si por cualquier causa concluye mi responsabilidad sobre el fondo, haré entrega del mismo al contador o al
administrador; cubriendo el importe total del fondo, con el efectivo y comprobantes que lo formen en ese
momento. Sin más por el momento, quedo de usted (es).

A t e n t a m e n t e,

_______________________________

Nombre y firma del responsable del fondo

Un acta de inventario físico es un documento que tiene por objeto dejar constancia de la existencia, palpable y
tangible, de los productos, bienes o materiales diversos que se hayan en un lugar determinado, dando fe de la
existencia física de aquello que se ha inventariado, describiendo las condiciones físicas de lo inventariado, y dando
detalles de los siguientes puntos:

 Ubicar en tiempo y espacio los pormenores del inventario físico al que el acta hace referencia.
 Describir si el inventario cumplió con las reglas establecidas (por leyes o reglamentos).
 Ubicar la terminación del inventario en tiempo (horas y día).
 Asentar en el acta de inventario físico el resultado del mismo, para ser entregado en un plazo
determinado a la autoridad que pidió el acta (gubernativa o directiva de empresa).

Ejemplo de Acta de inventario físico:

Acta de inventario físico

Acta N° 8888 de inventario físico.

En la ciudad de México D.F siendo las 11:00 horas del día 1 de Febrero del 2014, en las instalaciones “bodega de
insumos” de la cadena de tiendas comestibles baratos. S. A .de C.V.

Se hace constar mediante esta Acta de inventario físico que:

El inventariado de los diferentes productos contenidos en la bodega N° 2 de la cadena de tiendas comestibles para
todos S.A. de C.V.

Se a llevado a cabo conforme a los estatutos y márgenes marcados en las noras de…

Tomando inconsideración el cumplimiento de los siguientes puntos:

Contabilización exacta de todos los productos de la bodega referida arriba.

Estantería número 1:

 Azúcar 590 paquetes de 1 kilo Marca Dulzón.

 Azúcar 454 paquetes de 1 kilo Marca Dulce Corazón.

Estantería número 2:

 Harina 674 paquetes de 1 kilo Marca Tía Laura

 Harina 824 paquetes de 1kilo Marca La harinera de Pueblo.
 Harina 234 paquetes de 1 kilo Marca Molino Viejo.

Refrigerador número 1:

 Leche 439 cajas de 1 litro Marca Leche Muuuy Rica.

 Leche 231 cajas de ½ litro de Leche Muuuy Rica.
 Leche 212 cajas de ¼ litro de Leche Muuuy Rica Sabor Chocolate.
 Leche 123 cajas de ¼ litro de Leche Muuuy Rica Sabor Fresa.
 Leche 132 cajas de ¼ litro de Leche Muuuy Rica Sabor Vainilla.

Refrigerador número 2:

 324 barras de mantequilla de 90 g Marca La vaquita feliz.

 156 barras de mantequilla de 250 g m Marca la vaquita feliz.
 126 barras de mantequilla de 500 g Marca la vaquita feliz.
  56 barras de mantequilla de 1k Marca la vaquita feliz.
 324 barras de margarina de 500 g Marca La cocinera.
 453 barras de margarina de 250 g Marca La cocinera.

Estantería número 3:

 676 paquetes de arroz extra de 1 k Marca el arrozal del oriente.

 568 paquetes de arroz súper extra Marca el arrozal del oriente.
 456 paquetes de 1 kilo de frijol ballo Marca El campesino.
 768 paquetes de fajol negro de 1 kilo Marca El campesino.
 788 paquetes de 900 g de frijol flor de mayo Marca El campesino.
 656 paquetes de 1k de frijol peruano Marca El granjero contento.
 234 paquetes de ½ kilo de lentejas Marca el granjero contento.

Estantería número 4:

 436 paquetes de 1kilo de lentejas Marca El campesino.

 1546 botellas de refresco de 1litro de la Marca Gaseoso de distintos sabores.
 3424 botellas de refresco de ½ de la Marca Gaseoso de distintos sabores.
 5646 botellas de refresco de ¼ de litro Marca Gaseoso de distintos sabores
 6909 botellas de refresco de 200 Mililitros Marca Gaseoso de distintos sabores.

Refrigerador numero 3:

 536 botes de crema de 500 g Marca El establo.

 324 botes de crema de 1Litro Marca El establo.
 689 botes de crema de 200 g Marca El establo.
 768 envases de 120g de la Marca El camello.
 343 envases de yogurt de ¼ de litro de la Marca El camello
 89 envases de yogurt de ½ litro de la Marca El camello.

 100 envases de yogurt de 1 Litro de la Marca El camello.

Mediante esta acta se toma nota y se da fe de la existencia de los productos mencionados en la misma, y que los
mismos se encuentran en excelentes condiciones, sin que se hayan pasado las fechas de caducidad.

Hecho lo anterior y siendo las 17 horas con 3 minutos del día primero de febrero de 2014, se cierra el presente
inventario para todos los efectos a que haya lugar.