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Actividad 3 Administracion Documental
Actividad 3 Administracion Documental
Curso.
Administración Documental
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso
a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización;
los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicación interna).
Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe “Administración Documental”.
EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3.
Informe Administración Documental.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla
para su emisión.
SALIDA
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través
de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial
de este informe “Administración Documental”