El Jenga de tus Procesos

 24 Marzo, 2016
 Escrito por Super User
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Por Sergio Pardo y Vanessa Amaya

Si alguna vez has sentido como en tus proyectos no hay caminos bien formados para
coordinar, para conversar, para solicitar, para crear y de repente una acción ocasiona que
todo se venga abajo, continúa leyendo este artículo ya que de diremos por qué y te daremos
algunas sugerencias para que no te pase con tanta frecuencia o para que los impactos se
minimicen.
Introducción por Sergio Pardo:

No hay plazo que no se cumpla y fecha que no se llegue, hoy hago una pausa en mis
actividades para dar una mirada atrás y por fin resolver esa pregunta que en los últimos cuatro
meses veía cada vez más intimidante mientras se acercaba el cierre de mi proyecto de mejora
de procesos, la cual pretendo despejar en este artículo y que de alguna manera contenga
valor para usted y su trabajo. Como líder de procesos en la compañía para la cual laboro, un
año atrás recibí como asignación el implementar el modelo CMMI para el área de prestación
de Servicios y alcanzar un nivel de madurez 3. Es muy gratificante recibir un voto de confianza
frente a algo tan representativo para los objetivos estratégicos de la organización, a título
personal y profesional igualmente un desafío que asumiría con la pasión que acostumbro
hacer todo en mi vida. Hoy finalizado con éxito ese proyecto, tengo el escenario perfecto para
resolver mi pregunta. Primero cuento con la perspectiva de la compañía, donde visualizo una
zona de confort para cada individuo de la organización por comentarios como “ya está,
estamos evaluados CMMI Servicios nivel 3”, “Es una gran oportunidad para nuestra empresa”,
“Esto será muy prometedor para todos”; ahora mi perspectiva personal “Me siento cargado de
energía y felicidad por el deber cumplido, pero intrigado por el mañana”.

A la mitad de este proyecto me preguntaba ¿Cuando termine el proyecto que pasará con mis
procesos?; ahora esa duda tiene una connotación mucho más compleja que desarrollaré
siguiendo el juego de Jenga como patrón.

Introducción por Vanessa Amaya:

Sergio y yo coincidimos en muchas filosofías profesionales y desde mi posición como

Consultora de Scrum y ex Consultora de CMMI sigo encontrando en los procesos la esencia
de mucho pero en las personas la esencia de aún más porque es precisamente esa
combinación la que mantiene en pie o destruye los proyectos de desarrollo de software. Estén
escritos o no, estén institucionalizados o no, los procesos son la base donde las personas
montan sus prácticas de gestión, son la base sobre las cuales las decisiones fluyen o se
colapsan. Puedes ver a los procesos como un camino, como un conjunto de prácticas, como
cultura organizacional, toman muchas formas pero al final siguen siendo la esencia del
funcionamiento de los equipos y la esencia de los negocios sobre los cuales desarrollamos
sistemas.
El juego del Jenga – La expectativa del modelo perfecto

Si algo comprobé es que en este mundo de modelos

de proceso y guías de referencia no se puede pensar
en competencia ni la verdad absoluta. Cuando me
hablaron del modelo CMMI se tenía de alguna manera
criterios de peso para aplicar ese modelo en la
organización, pero no quiere decir que sea mejor que
otros ni tampoco exista dependencia que te haga
seguir solo uno; cada vez fui atendiendo necesidades
e incorporando buenas prácticas de otros modelos.
Así que el modelo que sea no lo veas como un
producto empaquetado que en su envoltura asegura
que te brindará la solución que tanto estabas
buscando, es una herramienta que si bien la sabes
aprovechar te puede aportar el valor que necesitas.
La razón principal por la que no puede haber un solo
modelo y una sola verdad para aplicar al desarrollo de
software es que no hay una torre de jenga igual a otra,
hay diferentes reglas, diferentes jugadores y diferentes
circunstancias en el momento en el que las formas.

Las piezas listas – Mejores prácticas

Imagina que te encuentras reunido con tus amigos,

desempacas el Jenga y que tienes… un conjunto de
piezas con una serie de características, para las cuales
entiendes su función y conoces su fin.
De igual manera sucede con los modelos de proceso,
si desempacas cada cual, te encontrarás una serie de
mejores prácticas para que en tu labor ejecutes
actividades para cumplir tus funciones de una manera
más encaminada en productividad, eficiencia, felicidad,
entre otros posibles atributos.
Ahora podemos ver lo que diferencia el uno del otro y
es que en el caso del Jenga tienes las piezas
completas “No necesitas nada más para armar tu
torre”, muy distinto sucede para el caso del modelo de
procesos “Nunca te sobrará una buena práctica de
otros modelos para detallar tu proceso”
Las piezas de jenga del desarrollo de software nunca
vienen en blanco, siempre traen escritos
 requerimientos, consideraciones, dependencias,
prioridades, y por ello, podemos tener las piezas listas
pero la clave es como acomodamos cada una de ellas.
No confundas tener una pieza, con tenerla lista.

Conociendo las piezas – Entender el contexto y propósito del modelo

Sigues con tu grupo de amigos y ahora te fijas que

todas las piezas resultan ser iguales, calculado el
número de piezas te puedes llevar una idea de que tan
grande será tu torre.
En los procesos, cada pieza que incorporas la puedes
ajustar a la necesidad, beneficio y entorno que la
requiere de tal manera que genere valor para tus
actividades. Tu proceso deberá ser tan grande como lo
necesites para generar valor.
Conocer las piezas, priorizarlas y conocer a los
jugadores hará que la torre sea más fuerte. Se deben
ordenar con la plena conciencia de que las piezas se
van a mover, que la torre va a sufrir pérdidas, pero que
las pérdidas no derrumben la torre y dure lo suficiente
de pie para soportar todo el ciclo de vida de tu
proyecto.

Primeros pasos – La base de la torre, la base del modelo

Ahora imagina que cada uno de tus amigos toma una

pieza y la ubica de tal manera que cada quien suma
para en conjunto poder construir la torre.
Aquí la esencia de la mejora de procesos. Ya vimos
que no siempre tenemos las piezas completas ni
suficientes. Cada persona, cada rol en tu compañía
deberá contribuir para definir tus procesos, caso
contrario es muy probable que te represente un riesgo
en tu plan de mejora. Supón que tu proceso es una
torre como la del dibujo, y esos espacios representan
conocimientos que faltan, actividades que no se
conocen o actividades esenciales que en un futuro no
se realizarán.
Los cimientos no deben moverse, las piezas que lo
formen deben estar relacionadas a las fortalezas y
certezas de la organización, del equipo y del proyecto.
Cada pieza en su lugar – Flexibilidad del modelo

Sigues con tu grupo de amigos construyendo la torre

con el propósito de preparar el juego, cada pieza por
sus características y su fin tiene solo dos posibles
ubicaciones de forma vertical u horizontal. Cada pieza
que tomas del juego te sirve de una manera u otra
para armar el nivel e ir ascendiendo en la torre. Por
eso cada pieza tiene valor.
En los procesos tú debes tomar cada buena práctica,
entender su propósito, incorporar conocimiento y
experiencia, detallar la necesidad que tienes y adaptar
al entorno previsto para que esta tenga valor. No te
limites a lo que te dice la pieza original.
Si un modelo o método te obliga a poner las piezas
siempre en el mismo lugar para todos los tipos de
proyectos, el modelo está mal o no estás aplicándolo
bien. La flexibilidad debe de ser parte de la estrategia,
entre más rígidos somos menos capacidad de reacción
tendremos y con ello la agilidad es inalcanzable.

Formar la torre – Adaptando el modelo al proceso

En la medida que avanzas con tus amigos en la

construcción de la torre, cada quien conoce como
ubicar cada pieza, sabe si la posición debe ser vertical
u horizontal y puede ver que tan pronto estará lista
para iniciar el juego.
Cuando tomas un modelo para definir o mejorar tus
procesos puedes ver cómo estos van tomando forma,
pero a diferencia del Jenga, no te deberías apurar por
ubicar la última pieza como tampoco esperar a que
esté lista para iniciar el juego. Puedes priorizar y
aplicar prácticas en tu proceso y así ponerlas en
marcha para generar aprendizaje y cambio cultural de
la manera que haces las cosas, adquirir nuevos
hábitos y ganar destreza.
Los modelos deben adaptarse a los procesos reales,
no a los procesos deseables. Entender la realidad de
las prácticas y cultura que rigen a las empresas, las
circunstancias más frecuentes y más probables, las
pesadillas constantes, las fortalezas y diferenciadores,
 todo eso hace que las piezas caigan en el lugar
adecuado.

Retirar cada pieza – Mejora continua de procesos

Finalmente comienza el juego. Con tus amigos

comienzan a retirar una a una las piezas de la torre,
con la intensión que se mantenga firme al menos para
la persona que tiene el turno. Cada participante busca
retirar las piezas que no son esenciales para mantener
la integridad de la torre.
Finalmente, ya tienes tus procesos definidos según el
modelo o modelos que seleccionaste. Siempre debes
pensar que la mejora continua nunca termina, puedes
realizar variantes, pero asegurar que se mantenga
estable y no pierda el propósito y valor que tenía. Cada
involucrado sabe en la práctica lo que aporta valor y
las necesidades que tiene.

Momento crítico del juego – Procesos con aporte de valor

Pasado unos minutos y realizados ya varios

movimientos, la torre puede tomar una apariencia
como la de la imagen. Donde nadie quiere tocarla y
mucho menos intentar retirar una pieza por miedo a
derribarla.
Es la deducción más simple que puedes tener de tus
procesos. Si nadie quiere conocerlos, mejorarlos y
mucho menos utilizarlos, allí tienes un problema. Tu
definición de procesos debe ser acorde a la necesidad
de quien la usa y atractivo para su beneficio en razón
de oportunidad, productividad, usabilidad, felicidad,
etc. Recuerda que pretendes facilitarle el trabajo a un
individuo y no atormentar su labor.
En el Jenga del Software los primeros problemas
ponen a prueba tu esquema de planeación y
estrategia, si al primer problema tu equipo se quiebra,
sus tiempos se disparan, tus recursos parecen
insuficientes, malas noticias: tu torre no está bien
armada y se caerá.
Si tus proyectos son planeados para ser inamovibles
ya perdiste: el movimiento y el cambio es parte natural
del desarrollo.
Torre abajo – Constancia

¡Finalmente, JENGA! Unos movimientos de más y tu

amigo más próximo realizan un movimiento poco sutil a
una pieza esencial y la torre cuesta abajo.
Es normal tener dificultades en la institucionalización
de los procesos, finalmente estas realizando un cambio
en la cultura de la organización. Por lo anterior es
mejor pilotear tus procesos y realizar seguimiento, de
tal manera que estos contratiempos se presenten lo
antes posible, sin generar impacto en tu negocio y tú
Cliente, que entiendan las causas y que estos no se
presenten justo el día de tu auditoría o evaluación
externa.

Miedo a perder – Confiabilidad

Construida de nuevo la torre, vamos para una ronda

más de nuestro juego. Ahora tu estas en una situación
difícil, la torre se ve algo inestable y es tu turno para
retirar una pieza, pretendes cuidar la torre del
movimiento anterior y que ahora no seas tú quien la
derribe.
También es normal que te preocupe que las personas
no cumplan sus procesos y que afecte tu proyecto de
mejora, pero no puedes pretender ser un custodio en
la operación que controla toda actividad o terminarás
por asustar a cada involucrado. Debes transmitir
confianza, servir de apoyo sin abusar.
A diferencia del juego tradicional, en el que los
jugadores compiten y hasta sientes gusto cuando
alguien más tira la torre, en el caso del desarrollo de
software, los jugadores son todos los involucrados en
el equipo y con sus decisiones quitan y reacomodan
piezas. No importa si no fue tu decisión lo que tiró o
puso en riesgo a la torre, no importa si no fuiste tu
quien dañó el proyecto, porque el proyecto es de
todos. La confianza mutua es la base de la
comunicación y de la buena gestión de riesgos, y eso
es la base de la agilidad.

Aprender de los errores – Lecciones aprendidas

 Construida de nuevo la torre, vamos para una tercera
ronda de nuestro juego. Si te fijas cada movimiento
que realiza uno de tus amigos es realizado de manera
más sutil, más estratégica y sin apresurarse.
De la misma manera deben ser tus proyectos de
mejora y de igual forma la operación de tus procesos.
Debes siempre aprender de la experiencia, replicar
acciones ejemplares y aprender de las dificultades
tratadas. El conocimiento y la experiencia deben ser el
principal activo de tus procesos.
Si sientes que estás viviendo los mismos problemas
una y otra vez, es que el enfoque de construir la torre
no se está tomando en serio ni con los criterios
adecuados. Cada proyecto y cada caída nos deben
dejar una lección y con ello una acción para cambiar, si
no aprendemos la torre seguirá cayendo durante los
primeros movimientos.

Fin del juego – Procesos Sostenibles

Construida de nuevo la torre, vamos para la ronda final

de nuestro juego de Jenga. Qué pasaría si después de
realizados algunos movimientos, tu equipo decide
hacer una pausa e ir a la nevera por unas cervezas.
Crees que la torre tendrá la solides como para
mantenerse en firme y no caer por condiciones del
entorno.
Esa misma pregunta te debes hacer para tus procesos.
Terminas con éxito un plan de mejora, se usan tus
procesos en un par de proyectos, pero ¿serán
sostenibles en el tiempo?; deberás considerar que
estos deben madurar y evolucionar según las
condiciones del entorno y habilidades que adquieren
y/o requieren quienes lo usan. No pretendas que por
una vez fue suficiente porque puede ser una bomba de
tiempo.