Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
TRABAJO EN EQUIPO
LIDERAZGO Y NEGOCIACIÓN
Índice
1 Resumen Ejecutivo ................................................................................ 4
2 Introducción. equipo y liderazgo ............................................................. 6
3 Que es un equipo .................................................................................. 7
3.1 Definición ............................................................................................................. 7
3.2 Qué es un equipo ................................................................................................. 7
3.3 Ventajas del trabajo en equipo ............................................................................ 8
3.4 Dimensiones de un equipo ................................................................................... 9
4 La construcción del equipo ................................................................... 11
4.1 Pasos previos ...................................................................................................... 11
4.2 Condiciones básicas para el trabajo en equipo .................................................. 13
4.3 Cómo facilitar la cohesión de un equipo ............................................................ 16
4.4 El equipo como un ente dinámico...................................................................... 19
4.4.1 Creación del equipo ............................................................................................................... 19
4.4.2 Momentos de un equipo ....................................................................................................... 21
4.4.3 CASO: LA EMPRESA CITY.COM ........................................................................................... 21
Actualmente los mercados son cada vez más globalizados y más abiertos, y esto
provoca que los empleados deban ser cada vez más multidisciplinares y flexibles.
Además el valor que aportan los empleados ha pasado de ser individual a ser el valor
que aporta como equipo.
En este contexto las empresas se expanden no sólo en sus países de origen, sino
que se expanden a nivel internacional y es aquí donde las comunicaciones tienen un rol
fundamental. Ya el trabajo en equipo no es directo, surge el uso de las tecnologías como
internet, la tecnología móvil, etc.
En una negociación están presentes los intereses, los recursos en juego, los
valores con que cada parte enfrenta el proceso y, por esto último, los aspectos éticos y
morales tendrán también su influencia en la misma
3 QUE ES UN EQUIPO
3.1 Definición
• Está organizado
• Tiene un objetivo común
¿Cómo puede tener éxito un proyecto si cada uno de los miembros del grupo
trabajan por su cuenta?. La simple adición de individuos no forma un equipo. Si no
Un ejemplo sería una orquesta: Los instrumentos deben estar sincronizados, bajo
la coordinación de un director y siguiendo una misma partitura. De otra manera, el
resultado podría ser un fracaso.
Todos los miembros deben tener muy claro cuál es el objetivo, compartirlo y
sentirse partícipes de todo el proceso que desemboca en su logro.
Es posible que a la hora de tomar la imagen, y con la finalidad de que ésta fuera
lo más fidedigna posible, nos preguntemos: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Cómo y
dónde? ¿Quién nos dirige?
• Los miembros
El equipo está formado por unos miembros con unos perfiles profesionales que
se complementan. De sus aptitudes técnicas, de sus habilidades interpersonales, de su
personalidad, dependerá el tipo de relaciones que se establezcan y la calidad del
trabajo.
Me es imposible trabajar con Phil, es egocéntrico y no respeta mis opiniones. Con Jane formamos
un buen tándem, tenemos un estilo de trabajo parecido, nos gusta planificar previamente las tareas, nos
repartimos equitativamente el trabajo y coincidimos en la manera de abordar los temas. La verdad es que
confiamos profundamente el uno en el otro y esto nos da seguridad.
• El proyecto
La existencia de una tarea común será la que marcará el objetivo del equipo. Es
necesario que se trate de un proyecto motivador con el que cada miembro del equipo se
identifique de manera que se potencie la ilusión, que el personal se enganche a la tarea.
La persona que ejerza la coordinación o dirección del equipo tendrá un papel relevante
en este aspecto.
Odio los lunes, no soporto llegar a la oficina y encontrarme con ese grupo de gente que sólo se
preocupa de contentar al jefe... Me estoy intoxicando con el humo de esos cigarrillos, mis compañeros se
pasan la mañana fumando.
• El liderazgo
El equipo necesita de un líder que coordine las distintas funciones y tareas que
se establecen para conseguir la meta fijada. El papel del líder, el cómo lleva a cabo su
función, es decisivo para el buen funcionamiento del equipo y consecuentemente para
lograr su cohesión o disgregación.
Todos tenemos muy claro cuál es nuestra función en el equipo, para nosotros es importante saber
que Laura siempre está allí resolviendo cualquier duda que podamos tener.
Es un descontrol, Ignacio no sabe por dónde navega, es incapaz de tomar una decisión...
En esta lección vamos a analizar los pasos para construir un equipo de trabajo.
Ante todo debemos tener muy claro un objetivo de trabajo común que será el
que dará sentido al equipo como tal y guiará todas las funciones y tareas.
La empresa Karch Ltd. quiere realizar un estudio sobre las causas que influyen en las bajas
laborales. Dicho estudio lo encargará a un equipo de trabajo formado por personal interno.
• Seleccionar el personal
Lucy tiene una gran habilidad para comunicarse con los demás. Será la persona que se
entrevistará con cada uno de los trabajadores.
• Empezar a trabajar
Según el tipo de tareas que se van a llevar a cabo, se dará más importancia a
unas que a otras, de aquí el valor de:
¿Por qué equipos con un gran potencial técnico y con recursos más que
suficientes no pasan de ser equipos mediocres? ¿Qué aspectos favorecen que un equipo
se convierta en un gran equipo?
Hacer equipo es comunicar con cada persona. Sólo nos comunicamos con cada
persona cuando nos interesamos por conocerla y compartir información, esfuerzos,
éxitos e ilusiones.
Vamos a ver cómo evaluar las condiciones que deben darse para trabajar en
equipo de una forma adecuada.
Parece que Angel siente que Helen invade algunas tareas que son competencia de él. Las
reuniones de trabajo son especialmente tensas...
Un objetivo común
¿Busca Helen un éxito personal? En ese caso, quizá debería recordársele a Helen
qué significa trabajar en equipo.
Las tareas que cada uno de los miembros del equipo desempeña deben estar
claramente definidas. Esto evitará posibles conflictos por invasión de funciones,
duplicación de tareas, tareas que quedan sin cubrir...
En nuestro caso parece que entre Angel y Helen hay un problema de división de
funciones. Rose deberá constatar qué es lo que verdaderamente ocurre y,
posteriormente, dejar muy claro qué tareas son competencia de cada uno de ellos.
Comunicación
¿Existe comunicación entre los miembros del equipo? Es importante que los
individuos expresen sus opiniones, desacuerdos e inquietudes. La comunicación alimenta
la vida de equipo en todos los aspectos. Es necesario que la comunicación se lleve a
cabo bajo una actitud de respeto de todos y hacia todos los miembros del equipo.
Motivación
A consecuencia de todo esto, es posible que los resultados del proyecto puedan
verse negativamente afectados.
Los miembros de uno y otro se identifican más con la pertenencia a su respectivo departamento
que con la pertenencia a la organización en su conjunto. El equipo de trabajo se empieza a resentir, los
conflictos son frecuentes, no se respetan opiniones.
Ann, la coordinadora, sospecha incluso que algún miembro se está guardando información para
obstaculizar el trabajo de los demás.
Crear un producto adecuado y lanzarlo con éxito al mercado. Pero hay que
asumir que el consecuente éxito o fracaso no deberá recaer sobre el departamento de
marketing o el departamento de investigación, sino sobre la organización en su
conjunto.
¿Confiamos mutuamente?
• Una expectativa: Confiamos en que la otra persona actuará de cierta manera, tal
como queda establecido en un compromiso previo.
• Un riesgo: Confiar implica asumir el riesgo de que la otra persona no cumpla con
el compromiso establecido.
• Una actitud de sinceridad y cooperación: El grado de confianza hacia el otro será
directamente proporcional al grado de sinceridad y cooperación que exista, y a la
inversa.
¿Existe comunicación?
En nuestro caso será relevante que los miembros del grupo asuman esta actitud
desde el primer momento. Este hecho aliviará indudablemente cualquier tensión.
La manera como el grupo resuelve los posibles conflictos tiene una gran
importancia en el logro de la cohesión del grupo. Sin duda alguna, en el caso de la
empresa BabyLike, este aspecto deberá ser trabajado prematuramente en el equipo.
Recaerá en la figura del coordinador recoger la información necesaria para poder
resolver de forma exitosa el conflicto establecido entre los miembros de ambos grupos.
¿Me aceptan? ¿Se me reconoce el rol que me corresponde por mis capacidades y
expectativas?
Mía se siente extraña, está a la expectativa. Así mismo, cada miembro hace una radiografía de los
otros integrantes y del posible rol que van a desarrollar en el grupo.
2. Crecimiento
En esta fase, los miembros del equipo tienen una ubicación clara en el equipo. Se
construyen relaciones más profundas de colaboración, subordinación y liderazgo. Las
normas formales: funcionamiento, responsabilidades concretas, acuerdos básicos... ya
están claramente diferenciadas.
3. Maduración
Existe una manera de hacer y un código de valores propios que serán los que le
otorguen personalidad al equipo.
El papel del coordinador del grupo ya no es tan decisivo como en la primera fase.
El equipo cobra mayor protagonismo cuando tiene una identidad propia y un rodaje
importante.
Es importante resaltar que los distintos momentos por los que pasa un equipo no
forman un ciclo ni tienen porqué seguir un orden correlativo, sino que pueden darse en
algún momento determinado de la vida de un equipo.
La empresa City.com es una empresa de publicidad. Se creó hace 5 años con un proyecto muy
innovador. Desde su creación hasta nuestros días la empresa ha seguido una trayectoria concreta.
Mía y Eric son dos miembros del equipo de producción. Eric es de los trabajadores más antiguos,
Mía entró hace 3 años, cuando el equipo ya estaba plenamente cohesionado.
Equipo estable
En su primer día de trabajo como miembro del equipo de producción, Mía dice:
"Acabo de entrar a formar parte de un equipo donde todos parecen conocerse muy bien.
Parece que todos sean muy conscientes del papel que deben desempeñar".
Equipo en expansión
El equipo de producción, ha sido dotado con una gran suma de dinero para llevar
a cabo el nuevo proyecto.
Equipo en pugna
Para llevar a cabo este nuevo proyecto, la dirección de la empresa ha optado por
crear un nuevo equipo de trabajo con personal de producción y personal de marketing,
dos departamentos históricamente enfrentados.
Equipo en regresión
Por una desestabilización del mercado, las demandas externas han bajado en
picado, el equipo de producción refleja una realidad común a toda la empresa.
• Las demandas externas, superan el nivel de esfuerzo que se puede dar por falta
de recursos, o a la inversa.
• Existe un potencial importante de recursos humanos y poca demanda,
consecuentemente puede caerse en la monotonía y en la desmotivación. Este
sería el factor que ha incidido negativamente en el equipo de trabajo de City.com
2. Ligadas a emociones:
¿Por qué nos cuesta tanto trabajar en equipo? No es extraño en el mundo laboral
o universitario oír esta pregunta. Muchas veces hemos reflexionado al respecto y hemos
invertido gran cantidad de energía en el aspecto organizativo del equipo y, sin embargo,
algo sigue fallando.
Al cabo de un mes de trabajar duro, se encuentra con la ingrata sorpresa de que dos de los
miembros del equipo piden la baja laboral por estrés. Argumentan que las demandas que se les hacen son
desmesuradas y que no sienten que su esfuerzo sea reconocido.
Roger ya no trabaja con nosotros, desde que la empresa se fusionó el periodo de contratación no
supera los dos años.
En el caso de este laboratorio parece que exista una presión externa intensa.
Debería averiguarse si es cierto y, en tal caso, saber quién la ejerce.
La falta de apoyo puede venir dada por diferentes miembros de una misma
empresa:
Situación personal
¿Cómo actuar?
Inadaptación de estilo
Puede haber algún factor interno que haya favorecido esta situación. ¿Por qué en
equipos sometidos a igual presión, hay individuos que se ven seriamente afectados y
otros no? ¿Cómo prevenir este aspecto?
Luego hay que anotar posibles soluciones para prevenir que afecten al
rendimiento del equipo y ponerlas en práctica. Por último hay que tomar conciencia de
que la prevención es la mejor arma para luchar contra los problemas.
Objetivos
Las situaciones ficticias que se plantean aquí intentan ser un reflejo de un posible
entorno laboral basado en el trabajo en equipo. Se trata de potenciar ante todo la
capacidad de reflexión y centrarse en aspectos como las actitudes, las habilidades que
se ponen en juego e intentar transferirlas a un escenario real. No se trata de quedarse
sólo con los hechos; nuestro objetivo es incidir en el terreno de las actitudes.
Jon es muy extrovertido, sabe ilusionar, y con gran seguridad también sabe cómo organizar
sistemáticamente el trabajo en equipo. Luis es reservado, pero se comunica con sus compañeros, ellos no
dudan en acudir a él.
He aquí dos tipologías de líder de los que se han destacado aspectos muy
distintos. Se percibe que ambos desempeñan óptimamente el rol de líder en su equipo
de trabajo. Todas las características destacadas en ambos personajes deberían estar
presentes en la figura del líder, sin embargo su gradación puede ser distinta.
• Teoría personalista. Es la que defiende que el líder nace. Sólo pueden ser líderes
aquellas personas que tienen una personalidad determinada.
• Teoría situacional. Es la situación la que hace que una persona sea líder en un
momento determinado.
Compare los dos casos expuestos al inicio y analice a qué deben su liderazgo.
Ésta es una posible clasificación del líder según el tipo de rol que ejerce en un
grupo:
Desmitificar un concepto
Mike es una persona reservada. Se relaciona cordialmente con sus compañeros pero guarda las
distancias. Es trabajador, organizado y posee elevados conocimientos técnicos. El director de la empresa le
ha pedido que coordine un proyecto de creación de un nuevo producto electrónico.
Los resultados han sido todo un éxito. El equipo ha trabajado de forma muy
eficaz, cada uno de los miembros tenía muy bien definida cuál era su función. La
cooperación entre ellos se ha hecho efectiva a cada momento, Mike siempre estaba
disponible para solucionar cualquier duda o pequeño conflicto.
2. Estilo participativo
Este estilo podría ser apropiado para dirigir: Un equipo de alto nivel profesional.
Un equipo con una organización muy definida. Cuando por el tipo de tarea es necesaria
una descentralización del poder a fin de potenciar la autonomía de los miembros.
Todo directivo debe tomar decisiones. Las decisiones pueden referirse a aspectos
del propio proceso de trabajo. Por ejemplo cuándo poner en marcha lo que previamente
se ha planificado.
Antes de tomar cualquier decisión hay que asegurarse de que contar con
suficiente información. Las posibilidades de tomar una buena decisión son directamente
proporcionales a la cantidad de información de la que disponemos
Pablo posee una gran capacidad para organizar la tarea, es muy sistemático, es tan riguroso que
con él es imposible no cumplir los plazos. Luisa tiene una gran capacidad para analizar las situaciones y
tomar decisiones ajustadas. Sin embargo le cuesta delegar...
Habilidades interpersonales
Ramón tiene una gran habilidad para inyectar grandes dosis de ánimo y apoyar al equipo incluso
en momentos de flaqueza.
María ha ido evaluando las diferentes actitudes de los miembros del equipo. Una vez hecho el
listado de competencias básicas necesarias deberá proceder a la selección de los candidatos.
Ella sabe que las competencias se desarrollan, y que ocupar una función
adecuada a nuestro perfil y que nos motive es el mejor instrumento para potenciar dicho
desarrollo.
Una formación técnica adecuada, junto con las habilidades necesarias para
gestionar y liderar un grupo son fundamentales para dirigir con éxito un equipo.
A María la trasladan dos años a la filial que su empresa tiene en Chile. María lidera un equipo de
trabajo muy eficiente. Estaban a punto de iniciar un interesante proyecto de informatización en un área
rural, pero ahora ella no podrá hacerse cargo, debe buscar a alguien que la sustituya.
Antes de ponerse a pensar en posibles candidatos, se plantea una pregunta: ¿Qué competencias
debe reunir la persona que se haga responsable de la dirección y gestión de este proyecto?
Quien dirige un equipo debe saber transmitir esta actitud a todos los miembros.
Habilidades personales
Siempre ha habido una comunicación abierta y eficaz entre nosotros. Sara, la coordinadora, lo ha
cuidado mucho, así que cuando vi que Luisa iba por libre, no dudé en hacérselo saber. Me pidió disculpas y
ahora entre las dos valoramos cada decisión.
Empatía y autoestima
Conocer a los demás nos permite tener una percepción correcta del otro. Esto
será importante tanto desde el punto de vista técnico como personal.
Interesarse por todos los miembros, comprenderlos, preocuparse por ellos, saber
cómo responder a cada persona es importante para conseguir un buen clima de trabajo.
No te preocupes si hoy no acabas tu trabajo. Hace poco que estás en este lugar y aprender lleva su
tiempo.
Pedro, deja lo que estás haciendo, porque lo haces fatal, ya se encargará Maite de ello.
¿No es mejor?
Pedro, necesito que me eches una mano con estos documentos, Maite te sustituirá en lo que estás
haciendo?.
Las relaciones interpersonales que se crean dentro del equipo de trabajo son
muy importantes.
Vamos a valorar algunas actitudes y habilidades que nos pueden ayudar a cuidar
las relaciones interpersonales dentro del equipo.
1.No soporto a José Luis, va de sobrado. Sé qué con su última decisión va a estrellarse, porque yo
conozco a este cliente y además trabajé en un proyecto similar hace un año. Pero no voy a pasarle
información. No me importa si el proyecto fracasa. Lo único que quiero es ver cómo se le bajan los humos.
2. Hoy voy a quedarme a comer en el trabajo. Ana necesita que le eche una mano con el tema de la
evaluación de proyectos.
Comunicación o información?
Clarificar el objetivo
En la oficina, para decirle cualquier cosa a Carlos, debo medir con cuidado cada una de mis
palabras, sobre todo en momentos de tensión. Es una persona ultrasensible
En unos cuantos segundos nos podemos comunicar con ese amigo que tenemos
al otro lado del Atlántico...
Asertividad
• Defienda sus opiniones, ideas y deseos, pero respetando al mismo tiempo los de
los demás
• Documente siempre las razones que nos llevan a adoptar una determinada
posición. No trate de imponer ni exigir sin argumentar ni escuchar a los demás.
• Huya de actitudes pasivas. Un buen líder debe transmitir seguridad y
entusiasmo. Debe ser convincente.
Empatía
La comunicación eficaz
No hay que dejarse llevar por afinidades personales o por las emociones.
Acababa de tener con Raúl una dura discusión por un tema ajeno a la empresa. Más tarde, cuando
di mi opinión en la reunión, pensaba que él no la apoyaría. Sin embargo, me escuchó atentamente, supo
apreciar mi idea y la defendió."
Raúl supo diferenciar la tarea de un posible conflicto personal con este individuo.
Esto no siempre es fácil de conseguir, dado que las emociones se encuentran muy
ligadas a nosotros y condicionan muchas de nuestras respuestas.
Autoconfianza equilibrada
Raúl es un líder valorado por su equipo. Además, él confía en su propia capacidad, pero a la vez
admite los errores cometidos y se plantea a menudo cómo mejorar su actuación.
Se trata de una cualidad básica cuando lo que se pretende es ser respetado por
nuestro equipo de trabajo. Ante los compañeros de trabajo, es importante:
“Raúl, como líder, mide cada uno de sus actos; nunca he podido captar incoherencia entre lo que
dice y lo que hace. Es una persona que imprime confianza”
Ilusión
Vivir con pasión cada nuevo reto es muy importante y estaría ligado a la
motivación, pero siempre guiado por un componente reflexivo.
Todos nosotros hemos sentido en alguna ocasión algo similar por no habernos
comportado coherentemente con nuestra manera de ser, condicionados por una
situación, un contexto determinado.
Imaginemos que el mundo es un gran teatro y que cada uno de nosotros tiene
asignado un papel que le toca representar. Pero ese papel ¿nos ha sido asignado o lo
hemos ido creando nosotros paso a paso? Posiblemente ambas cosas son ciertas.
Este teatro especial está formado por una diversidad de escenarios y en no pocas
ocasiones el papel que representamos en cada uno de ellos es distinto, aunque habrá
una parte esencial de nosotros mismos que se mantendrá siempre presente.
Definamos cada uno de nosotros qué entendemos por rol y enumeremos los
distintos tipos que pueda tener asignados: estudiante, hijo, padre o madre, amigo,
docente, líder, animador del grupo, etc.
Reflexionemos cómo cada uno de nosotros puede asumir un tipo u otro de rol en
función de una determinada situación o contexto, de un escenario en particular.
El rol nos permite clasificar a las personas, nos facilita nuestra percepción del
entorno social y nos la simplifica.
Voy a una entrevista de trabajo. Identifico a la chica vestida de motorista como una mensajera y a
la persona sentada detrás de un mostrador como al administrativo que me podrá indicar dónde debo
esperar.
Esta categorización es siempre subjetiva ya que en todo momento hay una parte
de información sobre el otro que se nos escapa; categorizamos en función de ciertas
características (manera de vestir, de expresarse, etc.).
Rol e identidad
El rol guía nuestra actuación. Cuando asumimos un rol, debemos clarificar qué
somos y que se espera de nosotros; esto es lo que determina nuestra identidad. Cuando
tenemos problemas para realizar este proceso, aparecen los conflictos de rol.
Todos esperaban que yo diera una solución al conflicto que estalló entre María y Pedro.
Este papel conciliador que me han asignado a veces me hace sentir incómoda.
Rol y creación
Adaptamos nuestra acción según las reacciones que provocamos en los demás.
Esto implica que la asunción del rol puede sufrir importantes modificaciones.
Al iniciarme en mi puesto de director de proyecto, asumí un rol autoritario. Pensé que así
impondría respeto y orden en el equipo y eso optimizaría la organización del trabajo.
Con el tiempo he aprendido que los individuos rinden más cuando se sienten responsables y
partícipes de las decisiones. Ahora mi talante es mucho más democrático.
El doble rol
Es importante tomar conciencia del papel que cada uno de nosotros representa
dentro del equipo.
En la pasada reunión debía decidirse la idea base para llevar a cabo el proyecto a
partir de las aportaciones de todo el equipo. Todas las miradas estaban puestas en
Carlos, el diseñador gráfico, ya que él siempre tiene en mente nuevas y creativas
propuestas. Este hecho hizo relajar al grupo en el momento de aportar esas nuevas
ideas, y provocó que Carlos se mostrara algo molesto.
Además Jorge, que también forma parte del equipo, siempre encuentra muchos
inconvenientes en las propuestas que hace Carlos. María es una persona muy
sistemática y organizada en su trabajo y suele apoyar las propuestas de Carlos,
poniendo siempre calma en los momentos de tensión dentro del grupo.
Por otro lado, podemos señalar el rol de elaborador de propuestas. Hay una
expectativa, el equipo espera que Carlos haga propuestas. Este rol viene impuesto por la
percepción que los otros tienen de Carlos. Y es lo que identificaríamos como rol
informal.
Se ha confiado en Carmen para dirigir este proyecto por su buena gestión de equipos.
La percepción que el otro tenga de nosotros. No basta con tener o creer que
tenemos una determinada actitud. Es fundamental la manera como los demás perciben
esa actitud.
Carlos participa y los demás perciben que lo que él dice es coherente e interesante.
• Mediador: aquel que se caracteriza por ser un buen líder, de discurso tranquilo y
de talante abierto.
Al dirigir un equipo hay que reconocer posibles roles informales que les han sido
asignados. Esto ayuda a prever posibles problemas que pueden surgir e identifique
habilidades que potenciar.
Ese tiempo de reflexión y análisis aporta una información muy valiosa y útil sobre
la dimensión social del equipo.
Todos hemos podido comprobar que, dentro de un grupo, nos sentimos más
llamados a relacionarnos con unos miembros que con otros. En la mayoría de ocasiones,
ese sentimiento es recíproco y es frecuente la utilización de la expresión ¡Conectamos!,
ya que sin causas aparentes tendemos hacia un tipo de personas que nos hacen sentir
más cómodas.
Hoy Jorge se ha parado a pensar sobre la importancia que tienen las relaciones
dentro del departamento en la empresa que trabaja. Yoel es una persona abierta, que
tiene una relación cordial con todos los miembros.
Sin embargo, hay ciertas personas del equipo con las que les une una sensación
especial. Ha tratado de analizar a qué es debido. Piensa que este proceso puede
ayudarle a conocerse más a fondo, y con ello optimizar su relación con los demás.
Proximidad
¿Cómo empezó mi relación con Yoel? Le conocí en un viaje en tren que hice estas vacaciones y
hablando resultó que vivíamos en la misma ciudad. En septiembre volvimos a quedar para vernos, aunque
durante las épocas que por trabajo no podemos vernos nos hablamos por e-mail.
Nos sentimos atraídos hacia personas que coinciden con nosotros en temas
fundamentales de tipo ideológico, valores... Esto otorga coherencia entre nuestro
pensamiento y nuestro comportamiento.
Jorge y yo siempre hemos sido muy afines, coincidimos en nuestra forma de pensar. Por ejemplo,
para ambos es fundamental la política social de la empresa, y esto se nota en el funcionamiento del
departamento.
Aceptación
Tendemos a aproximarnos a personas con las que intuimos que nos aceptarán de
forma positiva. De manera recíproca esto también hace que el otro sea apreciado por
nosotros.
Cuando exponía mis ideas, había miembros del grupo que se limitaban a mirarme sin ninguna
expresión en el rostro y de vez en cuando desviaban la mirada hacia la mesa. Helena, sin embargo, me
escuchaba con atención y asentía con convencimiento a mi discurso. Pronto supe que con ella me
entendería.
Dar y recibir
Por otro lado, los conocimientos que tengo de la profesión hacen que Jorge esté también
interesado en trabajar conjuntamente.
Si pensamos en personas con las que tenemos mucha relación, podemos analizar
lo siguiente:
Hacerse estas preguntas nos ayuda a concienciarnos acerca de los aspectos que
nos atraen de otras personas, y a la vez a descubrir qué aspectos nuestros atraen a las
otras personas.
Hay unos roles muy marcados, parece que el personal es reacio a cualquier
cambio o innovación...
Déficit de información
El primer día de trabajo me encontré sentado en mi despacho con una mesa vacía delante y sin
que nadie me informara de qué se esperaba de mí. Todos daban por hecho que eso es lo que yo debía
demostrar.
Por ejemplo: ¿qué política sigue la empresa?, ¿se espera que reformemos algún
aspecto?, ¿qué nivel de maniobra tenemos?, ¿con qué recursos contamos? etc. •
Cité a los distintos cargos directivos para informarles de los resultados que había extraído de mi
estudio sobre las relaciones laborales en la empresa y ver de qué manera podíamos llegar a una solución
conjunta.
Cuando se percibe que el rol que ocupamos es poco valorado por los demás, la sensación de
inseguridad puede abrumarnos: "¡Hago un trabajo inútil! ¡No sirvo para esto!".
Invasión de rol
Ocurre cuando existe una mala división de funciones entre los miembros de un
grupo o equipo de trabajo. Ésta puede estar originada por:
Al ir a buscar las fichas de candidatos a ese nuevo puesto de trabajo, Luisa, la secretaria del
antiguo director de recursos humanos, me dijo que ella ya había realizado la primera selección de posibles
candidatos.
Una comunicación fluida entre los miembros del equipo puede resolver estos
conflictos de invasión de rol.
Distancia de rol
Ocurre cuando existe contradicción entre nuestros valores y la función que nos
toca ejercer.
Según el estudio de riesgos laborales, debemos invertir una determinada suma de dinero en
mejorar las condiciones de trabajo. El gerente de la empresa nos bombardea constantemente con
mensajes de contención del gasto.
Percibimos a las personas influidos por una gran multitud de factores. En muchas
ocasiones la percepción que tenemos de los demás está distorsionada, ya sea por una
mala primera impresión o por falta de información del otro. ¿A qué es debido? ¿Cómo
podemos llegar a percepciones más objetivas de los demás?
Categorización
La primera impresión
La motivación
Cuando supe que nos tocaría trabajar juntas en el mismo proyecto, pensé que debía intentar
acercarme a ella. Empezamos con encuentros casuales en la cafetería, a medida que la fui conociendo,
descubrí que su presunta altivez no era más que una máscara que cubre una personalidad tímida y un
tanto insegura.
El contexto
La imagen que tenemos del otro está influida por el contexto en el que nos
encontramos. Para conocer de una forma objetiva a alguien deberíamos verle actuar en
Cuando mi amigo Luis me dijo que conocía a Jane por su implicación en la ONG en la que él
colaboraba, no me lo podía creer. No me imaginaba a Jane colaborando en tareas de cooperación y ayuda.
El efecto de halo
Podemos responder a estas preguntas para reflexionar sobre los elementos que
influyen en la manera de percibir a cualquier otra persona:
Veremos cuáles son los distintos factores que mueven al individuo a actuar y de
aquellos aspectos y habilidades que pueden favorecer la motivación dentro de un
equipo.
¿Qué es la motivación?
¿Qué impulsa a una persona a beber agua de esa fuente? Posiblemente una
necesidad de calmar su sed. Aplicándolo a un entorno laboral, un individuo se sentirá
motivado por su trabajo si el cumplimiento de la tarea que realiza se identifica con la
satisfacción de sus necesidades.
Nuestra actuación
Un caso extremo sería el de personas que dejan de comer porque han caído en
una depresión.
Hacia un objetivo
Esta meta va a ser múltiple y diversa, dependiendo del tipo de necesidad y de las
posibilidades que tengamos de satisfacerla totalmente. Desde ganar más dinero, a
trabajar menos, o a trabajar más para conseguir un puesto mejor...
Veamos qué tipos de factores nos influyen a la hora de sentirnos motivados por
una tarea y la importancia que pueden tener estos factores para alcanzar la satisfacción.
Carlos no tiene satisfechas las necesidades relacionadas con los factores de higiene : relaciones
interpersonales, condiciones de trabajo... Esto le provoca tanto malestar que opta por cambiar de trabajo.
Los estímulos positivos externos deben reservarse para ocasiones que exigen un
esfuerzo excepcional. Sirven para motivar, pero su efecto no es duradero
Susana esta cómoda en el trabajo, pero no se siente plenamente satisfecha. Cree que su empleo
es poco interesante, quizá sean las escasas expectativas de progresar en ese puesto lo que la está tentando
a cambiar de ocupación.
¿Cómo favorecerlo?
Necesidades divergentes
Para motivar a una persona hacia un trabajo, es necesario que la tarea que
realice satisfaga sus necesidades. Pero, ¿cuáles son esas necesidades?
Las necesidades están ordenadas partiendo desde las primarias hasta llegar a las
de autorrealización.
Necesidades básicas
Necesidades de seguridad
Protección ante el peligro, las amenazas, las privaciones. Toda acción que origine
incertidumbre hacia la continuidad del empleo o que refleje favoritismos puede activar la
necesidad de seguridad en la persona.
Para Pedro la máxima motivación hacia este puesto de trabajo estriba en que puede dar cobertura
a este tipo de necesidad.
Necesidades sociales
Necesidades del yo
¿Es posible motivar? ¿Puedo influir en la motivación de los demás con mi forma
de actuar? Pero, ¿la motivación no es algo muy personal?
Los individuos que dirigen un equipo de personas se han hecho estas preguntas
en un momento u otro. Podríamos responder afirmativamente a todas. Si bien es cierto
que la motivación es un proceso individual y que implica una voluntad para querer
actuar, también es verdad que la conducta de la persona que lidera el equipo puede
favorecer dicha voluntad.
Julián ha sabido cómo hacer que este equipo perciba su trabajo como algo
estimulante, desafiante e importante.
Saber comunicar
Adopte una actitud empática. Demuestre interés por la persona a título individual
y por el tipo de trabajo que realiza con frases como ¿Cómo estás? ¿Cómo va todo? La
persona siente que se le valora, que se le tiene en cuenta, y esto mejora su autoestima
y consecuentemente su motivación.
Saber elogiar
Los elogios son muy útiles a la hora de motivar. Es importante hacerlos cuando
una persona ha realizado un esfuerzo.
No presuponga que el trabajo bien hecho es un deber y que para eso se paga.
No elogie con un simple bien hecho, haga explícito cómo el trabajo de esa
persona ha contribuido al éxito del proyecto.
Me parece magnífico cómo has enfocado el tema, sé que has trabajado duro, pero ha merecido la
pena.
Los miembros del equipo deben tener la confianza de que su líder les apoyará
incluso en momentos delicados y de que se responsabilizará de las acciones del equipo
La tarea
La participación
Una plantilla bien pagada no basta. El trabajador debe sentir que forma parte del
proyecto general, es importante que se sienta copartícipe de los posibles éxitos o
fracasos. El trabajador debe percibir que no trabaja para un jefe, sino que lo hace para
un proyecto del que es parte activa.
Irene tiene muy claro que debe concienciar a cada miembro del sentimiento de pertenencia a un
equipo que trabaja para un proyecto común.
La responsabilidad
La información
La información debe fluir libremente entre todos los componentes del equipo de
trabajo.
Decimos que estamos realmente motivados cuando realizamos una tarea porque
estamos convencidos de que es lo más adecuado y lo hacemos con tenacidad,
optimismo y ganas.
Nos ofrecen una tarea muy atractiva. Sabemos que realizarla con éxito nos
comportará reconocimiento y satisfacción, aparte de una buena remuneración
económica.
¿Por qué hay personas que ante estas perspectivas dudan en aceptar y otras lo
hacen sin pestañear? Descarte circunstancias de índole personal, incompatibilidad con
otras tareas, por ejemplo, o posibles conflictos.
Hay personas que con idéntica preparación técnica que otras no se sienten
motivadas porque piensan que van a fracasar en el intento, creen que no están a la
altura. Sin duda, este tipo de reacciones viene condicionado por experiencias negativas
anteriores. Reflejo de esto es la justificación que ellas mismas aportan para explicar la
razón del fracaso de su comportamiento.
Imagina que vas a una prueba de selección para un puesto que parece diseñado
para ti. Finalmente, no eres la persona seleccionada.
¿Qué explicación das a este hecho? Nos podemos encontrar con personas que
dirán: "el candidato escogido cayó mejor a la persona encargada de la selección" o
"seguro que el escogido ha entrado por enchufe, y las pruebas han sido un montaje".
Perfiles humanos
Una misma persona puede utilizar distintos perfiles según sea la situación, la cual
vendrá marcada por experiencias de éxitos y fracasos anteriores.
Tanto el éxito como el fracaso son atribuidos a causas internas percibidas como
controlables.
El éxito se atribuye a causas externas: "la prueba era muy fácil, era mi día de
suerte".
"Me han escogido porque le caí bien a la persona que seleccionaba, si me llega a
tocar la otra, quizá no me hubiesen seleccionado".
• Por la mañana lo primero que debe pensar al llegar al trabajo es: "hoy terminaré
todo lo que tengo pendiente", "hoy va a ser un día muy productivo".
• Cada vez que se le encargue una nueva tarea. Repítase: "puedo hacer todo lo
que hace falta para terminar este encargo" o "no lo abandonaré hasta terminarlo
con éxito".
• Anote sus reafirmaciones motivadoras en carteles y dispóngalos de forma visible:
"sé lo que tengo que hacer para empezar y terminar con éxito este trabajo" o
"adelante, puedo hacerlo". Lea las frases cada vez que sienta que su motivación
flaquea.
Objetivo
Convocamos una reunión para evaluar cómo se está llevando a cabo el proyecto
de edición de los nuevos fascículos sobre la serie televisiva El Príncipe de Egipto.
Participantes
Vamos a aplicar las distintas fases de las que consta una reunión, a fin de
ofrecerle una serie de pautas para seguir en cada una de ellas.
1. Fase de apertura
Una tercera vía nada recomendable sería por imposición, pero debería dejarse
únicamente para situaciones extremas.
Juan, ya sé que el tema es delicado y todos estamos algo sensibles, pero intenta suavizar tu tono
de voz. No creo que tu opinión sea tan distinta de la de Manuel.
Creo que en el fondo Manuel y tú estáis expresando lo mismo. Vamos a hacer una síntesis.
¿Estáis de acuerdo, Juan y María? ¿No creéis que de esta manera también se responde a vuestra
demanda?
• Cohesionar al equipo: El primer aspecto que hay que tener en cuenta es reforzar
la idea de que los participantes en la reunión forman parte de un equipo y tienen
unos objetivos comunes.
• Potenciar la participación de todos los miembros.
• Asegurarse de que todo el mundo expone su opinión.
• Evitar la monopolización de la reunión por parte de unos pocos.
• Fijarse en quién no participa y animarle a hacerlo: Susana, tú estuviste
trabajando en un tema similar, ¿qué opinas al respecto? Es importante no forzar
la situación e intentar buscar puntos en los que creamos que la persona pueda
tener seguridad.
• Hacer respetar el turno de palabra.
• Potenciar el respeto entre los miembros. Es importante crear un clima en el que
todos los miembros se sientan valorados.
• Al hablar mirar a todos los reunidos, no es conveniente personalizar los
comentarios siempre sobre las mismas personas.
• Escuchar a todos los participantes.
• Utilizar un tono cordial y relajado. La agresividad en los comentarios se contagia.
• Centrar el tema
• Ceñirse a los puntos previstos en el orden del día, corrija con firmeza todo
intento de salirse del tema.
• Tener un horario de inicio y de fin de la reunión y estar alerta a los silencios
tensos, porque éstos incomodan a los participantes y paradójicamente, inhiben la
participación.
• Ser capaz de dejar temas que se encallan y bloquean la reunión
1. Antes de empezar
Ser puntual. El horario está marcado con alguna finalidad. Llegar tarde, si no es
por una causa irremediable, es una falta de respeto hacia los demás.
2. Durante la reunión:
4. Al terminar
Ana no decía nada. Sé que es buena trabajando y, sin embargo, le cuesta expresarse.
Ana, aquella idea de diseño floral que me comentaste es buena, ¿por qué no la presentas
brevemente a los demás?
• Por desmotivación
• Por cohibición
Hay que prestar especial atención a los comentarios informales, que fácilmente
enganchan a la gente y desubican todo el discurso.
Por cierto, hablando de ajardinamiento, ¿sabéis que el otro día me regalaron unas rosas
preciosas?
El contralíder
Raúl intentaba ejercer el rol de coordinador. Al principio pensé que quería echarme una mano,
pero pronto vi que su intención era liderar la reunión. Con buenas palabras le recordé que ésa era mi
función.
Hubo un momento en que la tensión entre Rosa y Cristian llegó a límites extremos. Actué
inmediatamente quitándole leña al asunto. Me centré en el tema de fondo y transcribí en la pizarra las
ideas clave, las cuales fuimos analizando una a una. Al final conseguimos llegar a un consenso.
Descubrí que en el fondo había un tema de rencillas personales y creí oportuno aplazar el tema
para otro lugar y momento más adecuados. Debo convocar una reunión privada entre los tres.
Todo proyecto es, por encima de todo, el equipo humano que lo sustenta; la
cohesión y la aportación al objetivo común de cada uno de sus miembros son elementos
básicos para alcanzar con éxito las metas trazadas. Las empresas que triunfan no son
las que disponen de más recursos económicos e infraestructura, sino las que han sabido
valorar la riqueza de su capital humano.
Características de un proyecto.
Imaginemos un proyecto editorial; es posible que deba contratarse personal externo (expertos en
temáticas concretas, ilustradores, etc.) al que habrá que coordinar. La complejidad de algunos proyectos
puede verse aumentada por la separación geográfica existente entre las empresas que intervienen.
Un investigador de mercado sólo produce datos; para que éstos sean efectivos,
necesitará la intervención del especialista en marketing, en producción, en servicios.
¿Cuántos proyectos han fracasado por una mala gestión de recursos o por una
mala definición de competencias?
Vamos a identificar cuáles son los componentes básicos sobre los que debe
descansar cualquier tipo de proyecto.
Componente técnico
Gestión de personas
¿Qué deben hacer y ser las personas para poder conseguir los objetivos
marcados?
Es necesario tener claras las competencias que precisamos para tener éxito en el
proyecto. La premisa que se ha de recordar es:
Vamos a ver cuáles son las principales fases que componen el proceso de gestión
de un proyecto y su aplicación práctica.
2. Planificación
¿Qué se pretende?
3. Implantación
Vamos a aportar una serie de pautas que nos permitan evaluar la viabilidad y el
interés de un proyecto.
• Estimación de recursos.
• Estimación de costes directos e indirectos; ¿es rentable?
• Estimación de plazos; ¿qué plazo de entrega tenemos?, ¿es viable?
Propuesta
Deben intervenir especialistas de todas las áreas, ellos son los que tienen
conocimientos específicos de su campo de actuación. El objetivo es dar una respuesta
coherente y viable a una demanda o necesidad, por tanto tras su lectura debemos
valorar que así sea.
Es preciso una preparación adecuada de esta fase: Tener muy claros los temas
de la negociación. Es posible que el cliente pretenda recortar plazos de entrega y
precios, que nos pida especificaciones más concretas de la propuesta...
Saber exactamente qué podemos aceptar y que no. Aportar información paralela
a la propuesta que pueda otorgar amplitud al contenido.
Vamos a ver cuáles son las características que deben tener los objetivos de un
proyecto para que sean efectivos.
Mónica convoca una reunión de trabajo a la que acude con un esquema con
todos los pasos previos a la planificación, sabe que lo primero que deben realizar es el
diseño de objetivos.
La participación en el diseño
Ester dice que ha estado agradablemente sorprendida de que todo el equipo haya participado en
el diseño de objetivos; en otros proyectos ella ya se los encontraba hechos.
Es necesario fijar los objetivos por escrito y asignar metas específicas a cada
individuo.
• Específicos; identificar claramente lo que se tiene que lograr, sin margen para la
ambigüedad. Adaptar cada entrada a un texto de entre 200 y 300 palabras, con
al menos un link.
• Cuantificables; que puedan medirse objetivamente, que permitan su control.
Transformar 200.000 entradas en papel a un formato apto on-line.
• Pactados; todos deben estar de acuerdo con ellos y ser capaces de cumplirlos.
• Realistas; han de poderse llevar a cabo con los recursos de que se disponga en
ese momento, tanto en lo relativo al tiempo como a la capacidad. Ambiciosos
pero no condenados al fracaso... duplicar el número de suscriptores en seis
meses.
• Acotados; debe explicitarse en cuanto tiempo se pretenden conseguir.
Incrementar un veinte por ciento la facturación en el primer año.
Hay que priorizar por importancia, no por urgencia; con frecuencia percibimos
como urgentes elementos que no son realmente importantes.
También hay que evitar la dispersión sin querer abarcar muchos objetivos a la
vez.
Vamos a analizar los elementos que se deben tener en cuenta para preparar
adecuadamente la planificación de un proyecto.
Comic Look es una empresa editorial que pretende lanzar al mercado el próximo
año un cómic basado en la historia de un personaje medieval.
Nos permite comunicar a todos los participantes cómo se van a desarrollar las
actividades previstas en el proyecto.
Una buena planificación debe ser flexible, se deben llevar a cabo revisiones y
adaptaciones son condiciones "sine qua non" de la planificación.
¿Cómo planificar?
Hay que tener en cuenta que los recursos son limitados y deben optimizarse.
También hay que asegurarse de asignar las tareas, los recursos y la responsabilidad a
los miembros en función de sus competencias.
Diagrama de Gantt
Sirve para planificar los programas, controlar los progresos y prever los períodos
conflictivos, o para permitir un cierto margen para las tareas que se deben cumplir o
para retrasarlas.
Nos muestra el principio y fin de cada actividad, y las actividades que pueden
realizarse simultáneamente.
El control es una de las funciones directivas por excelencia. Todo proyecto debe
ceñirse a un proceso de seguimiento y control que permita verificar si se está
cumpliendo la planificación previa.
Determinar el tipo de información que debe aportar cada recurso y con qué
periodicidad. Debe definirse el papel del responsable de cada tarea en la revisión y la
información que ha de ofrecer.
Es importante que se integre toda la información para tener una visión holística
del seguimiento del proyecto.
También veremos cuál debe ser la conducta del buen negociador destacando los
aspectos que contribuyen a garantizar un buen proceso de negociación como pueden
ser la escucha activa, la propuesta de alternativas o las preguntas.
De cara a obtener los mejores resultados hay que saber fijar los límites, planificar
las secuencias posibles y definir el objetivo principal de la negociación. Qué elementos
se pueden modificar durante la negociación y cuál es el punto de ruptura para no
modificarlos durante la negociación.
Por último haremos hincapié en que saber escuchar forma parte de todo proceso
comunicativo y a la hora de negociar se convierte en parte esencial del proceso.
La persona que se sienta incómoda con este tipo de juego debe evitarlo y no
negociar. Se entiende por negociación el proceso en el que dos o más partes, con cierto
grado de poder, con intereses comunes y en conflicto, se reúnen para proponer y
discutir propuestas explícitas con el objetivo de llegar a un acuerdo.
Vamos a analizar con más detalle esta definición, sin embargo es importante
señalar dos cuestiones básicas:
Conocer lo que significa el poder puede ser útil aunque, sin duda, será más útil
saber cómo se consigue el poder. Tradicionalmente se ha propuesto la existencia de
siete bases de poder como vías en las que se sustentan las relaciones de poder:
Por otro lado, todas las partes en conflicto de una negociación no tienen
necesidades obligatoriamente, aunque siempre encontraremos deseos. Los deseos son
aquellas fantasías sobre acuerdos esperados que cubrirían ampliamente nuestras
expectativas.
Tal como señalan Fisher y Ury (1991 pág. 26), discutir sobre posiciones no produce acuerdos
inteligentes, ya que cuando las partes negocian sobre posiciones tienden a encerrarse en ellas, olvidando
que esos objetivos no son más que una plasmación de unas necesidades y deseos que, posiblemente,
podrían ser cubiertos de otras maneras.
Ante todo afecta un factor clave: nuestra relación con la otra parte. La
desconfianza mutua, el temor a ser engañado y sobre todo el sentimiento de desear
ganar la batalla.
Un turista de viaje por un país del Magreb, había comprado unos espejos de
artesanía regateando con éxito con el vendedor. Consiguió una rebaja del 40% del
precio inicial, aunque al cambio sólo representaban unas 100 ptas. De regreso al hotel
encontró a otro compañero de viaje con los mismos espejos comprados unas 20 ptas
más baratos que él. El comprador se enfureció. ¿Antes estaba contento por haber
conseguido una rebaja de 100 ptas o porque tenía la sensación de haber ganado? y por
contra ¿le disgustaba haber pagado 20 ptas más que su amigo o sentirse vencido por el
vendedor?
Las posiciones que nos quedan para negociar son las de:
• Ganar/Ganar
• Ganar/Perder
Lo más normal es una situación en la que las dos partes están dispuestas a
luchar para conseguir sus ganancias a costa de las pérdidas del otro, por lo que lo más
Pero ¿cómo podemos conseguir un acuerdo beneficioso para todas las partes?
Primero evitando negociar únicamente una variable, ya que si negociamos sobre un sólo
parámetro cualquier ganancia estará provocada por la pérdida directa del otro. Por
ejemplo, si negocia con una imprenta y lo único que está en juego es el precio, por cada
peseta que consiga rebajar se producirá una pérdida del mismo valor para el impresor.
Una vez descritas todas las variables que son susceptibles de ser intercambiadas
(considerando tanto los valores tangibles como los intangibles), debemos analizar cada
variable en función de su coste y de su valor.
Hay concesiones de gran valor para la otra parte y escaso coste para quien las
realiza, por ejemplo redactar una carta de recomendación para un colaborador o para
un proveedor, mientras que en otras concesiones ocurre lo contrario.
No todas las negociaciones se realizan para cubrir necesidades, sino que algunas
sólo quieren cumplir deseos. Así, si negociamos la compra de un vehículo, posiblemente
nuestra necesidad sea disponer de un medio de transporte, mientras que el interés por
ese modelo concreto no es más que un deseo.
Al realizar este tipo de análisis hay que tener en cuenta que las estimaciones que
hagamos sobre las necesidades y recursos de la otra parte pueden ser, en muchas
ocasiones, sólo unas conjeturas, con el consiguiente margen de error que esto puede
Tal como señala Samfrits Le Poole (1989, pág. 21), el deseo de definir al
negociador ideal viene de antiguo. Callières, en un ensayo publicado en 1716 y titulado
Sobre el modo de negociar con los príncipes; sobre los usos de la diplomacia, la elección
de ministros y enviados y las cualidades personales necesarias para triunfar en las
misiones extranjeras, da la siguiente descripción:
«El negociador ideal tiene una mente rápida, pero una paciencia sin límites; sabe cómo ser
modesto y sin embargo firme, cómo despistar sin ser mentiroso, cómo inspirar confianza sin confiar él
mismo en los demás, cómo encantar a los demás sin sucumbir a sus encantos, y tiene mucho dinero y una
bella esposa para que pueda permanecer indiferente a todas las tentaciones de la riqueza y las mujeres».
Sin duda, una persona que cumpla todas estas características será un buen
negociador, pero ¿quién se atreve a definirse con todos estos atributos?. Es más, si cada
uno de nosotros no reconoce como nuestras virtudes lo que acabamos de ver ¿significa
que estamos condenados a ser malos negociadores?. Nada más lejos de la realidad,
cualquier persona puede mejorar su habilidad como negociador.
Lo importante no es cómo uno es, la clave está en cómo actúa, y todos podemos
mejorar nuestras actuaciones mediante un adecuado entrenamiento.
• Mentir. Tal como indica Callières en su ensayo, «el negociador ideal sabe cómo
despistar sin ser mentiroso». Hay que evitar en todo momento mentir sobre
datos o cosas, es innecesario y se puede volver fácilmente en contra. Si la otra
parte negociadora averigua que en algún momento que hemos mentido
habremos perdido todas nuestras armas. Por contra, podemos confundir a través
de opiniones, intereses y sentimientos. Son pensamientos personales que
siempre podemos modificar sin que por ello quede perjudicada nuestra imagen.
• Agradar. No se trata de evitar agradar a la otra parte, sino que hay que evitar
el ansia de agradar, de ser apreciado por los demás. En una negociación puede
verse obligado a contrariar a otras personas y si buscamos en exceso que nos
valoren y aprecien podemos sentirnos confundidos.
• Rigidez. Durante una negociación es necesario modificar las posiciones,
comprender las razones que llevan al otro a actuar como lo hace, buscar
creativamente nuevas vías de solución a las situaciones conflictivas, etc. Si nos
mostramos excesivamente rígidos provocaremos que muchas puertas se cierren
y será más difícil llegar a acuerdos.
• Emociones. Si en las negociaciones sentimos presión hacia nuestra persona y
no a lo que representamos y si vemos que la tensión nos puede hacer decir
cosas de las que después nos vamos a arrepentir o que los acuerdos a los que
llegamos son más fruto de la presión que de nuestra propia voluntad, no hay que
negociar. No hay que dejar que las emociones condicionen nuestro
comportamiento negociador, para evitarlo, el mejor sistema es planificar a fondo
las negociaciones.
Un dicho popular dice que "Dios nos hizo con dos orejas y una boca para
escuchar el doble de lo que hablamos". Parece sencillo, pero probemos a hacerlo... en
una negociación.
La finalidad consiste en comunicar que, sean cuáles sean la calidad de las ideas,
acontecimientos, actitudes y valores de la persona que habla, el que escucha no evalúa
a esa persona por sus ideas o sentimientos.
La persona que escucha acepta a la persona que habla tal como es, sin emitir
juicios morales, de bien y de mal, sin tacharla de lógica o ilógica. Cuando escuchamos se
activan dos tipos de mecanismos de relación:
• Estar de acuerdo con el otro o no, es decir, ¿opino lo mismo que el otro?, en
esencia: ¿pienso que su manera de entender el problema es correcto?. ¿Yo haría
o pensaría lo mismo?
• Ponerse en el lugar del otro: ¿entiendo cuál es la posición del otro?. ¿Soy capaz
de pensar qué haría yo en su lugar, cómo se siente, qué desea?
En los dos casos no escuchamos lo que el otro intenta decirnos, simplemente nos
vemos proyectados e interpretamos sus palabras según nuestra realidad. ¡Ojo! Es una
gran trampa que nos impide escuchar y que provoca que el otro deje de transmitir
información.
Para ello es necesario ir un poco más allá del contenido de lo que el otro está
diciendo, e indicar a la persona que habla que se cae en la cuenta de la dirección a que
apunta el contenido. Puede tomar la forma de una ampliación o explicación de las ideas
de la persona que habla, utilizando frases como:
Esta técnica va todavía más allá del contenido manifiesto de lo que se está
diciendo, y saca a la luz algunos sentimientos, actitudes, creencias o valores que quizás
están influyendo a la persona que habla para hablar de la manera que lo hace. Se
pretende empatizar, ponerse en el lugar de la persona que habla, experimentar lo que
debe sentirse en su situación. Entonces el que escucha expresa de manera tentativa los
sentimientos, utilizando frases como:
En este contexto las peticiones abiertas de que el otro siga hablando son
preferibles a las preguntas precisas. Las preguntas exigentes pueden conducir a que el
que habla haya de exponerse cada vez más, sin que pueda conocer la manera en que el
que escucha recibe y evalúa la comunicación.
Con frecuencia la escucha activa se comunica tanto por las posturas y los
movimientos no verbales como por lo que se dice. Respuestas como las siguientes
comunican interés y comprensión.
Una vez se hayan definido los límites de la negociación de cada una de las
variables no se deben modificar. En el calor de la negociación, las presiones y el deseo
de llegar con prontitud a un acuerdo pueden tentarnos a aceptar acuerdos por debajo
del su límite de ruptura. Antes de hacer esto es mejor pedir un aplazamiento y volver a
analizar fríamente fuera del marco negociador.
Aparentemente será fácil llegar a un acuerdo entre 125 y 150, sin embargo,
cuando el proveedor nos plantea una oferta que supera en más del doble su posición
inicial es fácil pensar que nos desanimemos y pensemos que muy difícilmente lleguemos
a un acuerdo y renunciamos a seguir negociando.
Negociar en terreno del otro no nos permite controlar tan bien la situación
pero nos ofrecerá una valiosa información que de otro modo sería imposible obtener.
Pisar la empresa de nuestros proveedores o clientes, conocer sus sistemas internos de
relación, observar los indicadores de estatus de la otra parte y captar el estilo y los
signos externos de los demás proporciona una gran cantidad de información indirecta
que puede ayudar a entender los intereses y deseos del otro negociador.
Existe la creencia extendida de que es mejor esperar a que la otra parte realice
su oferta inicial, ya que de esta manera conoceremos sus intenciones y podremos
condicionar nuestra táctica a la suya. De hecho, esta creencia intenta evitar el tercer
Esta táctica es, sin duda, aconsejable cuando tengamos que negociar y
desconozcamos los parámetros en los que nos hemos de mover, aunque en estos casos
deberíamos informarnos antes de negociar.
Por contra, lo más habitual es que tengamos bien definidos nuestro límites de
negociación y nuestros objetivos. En este caso lo más aconsejable es que seamos
nosotros quienes realicemos la primera oferta, de esta manera, si conseguimos que la
negociación se inicie y tenga como punto de referencia nuestra oferta inicial obligaremos
a la otra parte a pedirle que le haga concesiones y que modifiquemos nuestra postura,
mientras que él no podrá ofrecernos nada a cambio.
De la misma manera que la de fuerza que hay que utilizar para evitar moverse al
ser empujado es menor que la que utiliza quien empuja, el negociador que consigue
convertir su posición en el punto central de negociación tendrá un desgaste menor.
A pesar de todo, si el otro negociador nos plantea su oferta antes que nosotros,
no pasa nada, nos limitaremos a plantear nuestro límite de salida sin modificar lo que
teníamos pensado hacer antes de empezar a negociar.
• No empezar.
• Lo toma o lo deja (marcar una única opción posible y o negociar).
• Regateo (discutir según una única opción en juego).
• Negociación (buscar el máximo beneficio mutuo).
• El salami. Las concesiones hay que darlas de la misma forma en que se sirve
este embutido, a lonchas bien finas. ¿Qué concesiones realizaría en nuestro
caso?, ¿Cómo las dosificaría?
o Aconsejarles que las acepten (es un alto riesgo pero le permitirá ver si es
un engaño).
o Pedirles que las muestren.
o Entonces mi oferta está bien, lo único que quiere es que justifique el
precio.
• El atractivo que se desvanece. Una oferta que a primera vista parecía
maravillosa suscitó nuestro interés, pero, posteriormente, va resultando menos y
menos atrayente.
• El bueno y el malo. En negociaciones en las que interviene más de un
negociador por banda, en un equipo observa que una de las personas es
terriblemente dura, rígida y obstinada mientras que la otra se muestra abierta y
razonable, aunque incapaz de convencer a su compañero. Esta táctica, de las
más usadas, tiene versiones más complejas cuando los negociadores van
alternando en sus papeles o cuando se deja el papel del malo a «las
circunstancias, el sistema o las normas internas de funcionamiento».
• Facultades limitadas. Una vez llegado a un acuerdo, una de las partes se
declara incompetente para firmar él mismo el acuerdo y lo condiciona a la
aprobación de su superior.
• La posición cerrada. Una de las partes hace que le resulte imposible ceder,
aunque entienda que su posición es negativa, sus actuaciones previas le impiden
modificar su posición.
La presión del tiempo hace inevitable que los negociadores rebajen sus
exigencias e incrementen sus concesiones y, además.
Vamos a analizar en los siguientes puntos algunas de las situaciones en las que
el tiempo acostumbra a jugar un papel importante.
¿Qué ocurre cuando tenemos que ceñirnos a una fecha límite para cerrar unas
negociaciones?
En primer lugar es bueno recordar que las fechas límite tienden a ser
autoimpuestas, quizás es que empezamos demasiado tarde a negociar.
En segundo lugar tenemos que establecer la diferencia entre las fechas límite
objetivo y las arbitrarias. Las fechas límite objetivas vienen determinadas por las
circunstancias, como por ejemplo la finalización de un contrato, una citación judicial, la
caducidad de una garantía, etc.
Las fechas límite determinadas arbitrariamente por una de las partes entran
dentro de una categoría diferente y tienen distintas implicaciones. Si nuestro oponente
dice que las negociaciones quedan rotas a no ser que aceptemos sus condiciones antes
de determinada fecha, estamos ante una fecha límite que es negociable.
En estos casos no hay que alarmarse. Los límites arbitrarios vienen y se van si se
tratan con cuidado, sin presionar a la otra parte e intentando averiguar, mediante
preguntas y técnicas de la escucha activa, la veracidad de la presión.
De todas maneras, en estos casos, quien recibe la mayor presión es el que viaja,
aunque, a veces, la presión juega en sentido contrario, dependiendo del grado de
necesidad de llegar a un acuerdo, tal como describíamos en el primer capítulo de este
curso.
Una buena metodología para preparar una negociación es tener siempre a mano
una lista de preguntas que nos ayuden a centrar la planificación. Es posible que cada
negociación precise de una información diferente, y sin duda, cada negociador debería
crear su propia batería de preguntas.
Toda negociación tiene unas fases que se repiten siempre. Vamos a analizar
brevemente cada una de ellas, haciendo especial énfasis en la primera, ya que las otras
se extraen de lo que hemos analizado hasta el momento.
Ya hemos visto que es posible negociar tanto en su casa como en casa del otro o
en un terreno neutral. En todos los casos tendrá ventajas e inconvenientes. De todas
maneras, es importante considerar los siguientes aspectos, que nos pueden ayudar en la
consecución de un clima de trabajo agradable y de confianza.
En esta fase hay que ir dando pasos concretos hacia el acuerdo, hay que hacer
concesiones que permitan al otro hacerlas también; pero, sobre todo, hay que explorar
las necesidades que están detrás del posicionamiento de cada uno. Preguntas del tipo
¿qué hará él con lo que yo le dé? o ¿con quién hablará del acuerdo al que lleguemos?
Le pueden orientar sobre las necesidades ocultas que, a lo mejor sin ser
primordiales, pueden estar condicionando el acuerdo.
Tener una mente rápida pero una paciencia sin límite, ser modesto y sin
embargo firme, favorecer que el otro confíe en nosotros, mostrarse encantador y, no lo
olvide jamás, nunca mienta.
• Resultados esperados.
Anotar los resultados que deseamos conseguir en esta negociación. Anotar las
cosas que hay que conseguir y las cosas que nos gustaría lograr. Incluir resultados
"intangibles" si son importantes en este caso.
Ordenar lo que hay que conseguir por orden de importancia. Destacar sobre todo
dos o tres puntos clave.
Se trata de completar todos los cuadrantes según los costes y valores conocidos
o, simplemente, supuestos según la siguiente figura.
• Equilibrio de poder.
• Elección de estrategias.
• Orientación táctica.
En este punto será necesario identificar los límites y las posiciones de salida de
cada uno de los elementos que van a ser negociados.
El cuadro siguiente le ayudará a concretar y prever las distintas fases de las que
se compone toda negociación.
• No buscar información.
• No priorizar.
• No escuchar activamente.
• No haberlos priorizado.
• Empezar la negociación por los puntos más complejos, en lugar de por los más
fáciles.
• Iniciar la negociación por las concesiones que significan mayor coste para
nuestros oponentes y menor valor para nosotros y no a la inversa.
• Competir para ganar en lugar de buscar un acuerdo válido para ambas partes.
• No hacer concesiones.
• Mentir.