PROTOCOLO PARA ASAMBLEAS, COMITÉS O JUNTAS DIRECTIVAS

1. Las reuniones ordinarias siempre deben ser en jornada diurna.

2. Avisar con tiempo sobre la fecha y hora; en caso de variación, debe ser por una buena razón; igualmente,
avisar del cambio y confirmar que todos los invitados hayan sido notificados.
3. El lugar debe ser aislado del resto de las oficinas, tener buena luz, clima agradable, mesa amplia y sillas
cómodas, disponibilidad de agua, café, vasos, pocillos, etc
4. Preparar la lista de los asistentes.
5. Hacer llegar el material sobre el tema a tratar de la Junta, a todos los asistentes.
6. Recordar asistencia el día antes de la reunión
7. Determinar cuánto tiempo se debe esperar en caso de retraso de una persona principal de la Junta
8. Los nuevos invitados de la Junta, deben llegar más temprano para darse a conocer y si es el caso, repartir
sus tarjetas de presentación.
9. Si es la primera vez que asiste a la Junta, esperar que le indiquen su puesto o preguntar qué silla puede
ocupar; en ningún caso, tratar de sentarse a la derecha del Presidente de la Junta, excepto que éste se lo
solicite.
10. Es de cortesía recordar que en caso que todos tengan el mismo rango, estos puestos será para quienes
sean más antiguos.
11. El Secretario de la Junta verifica el quórum, lee el orden del día, además del acta anterior.El Presidente
de la Junta abre la discusión sobre el acta anterior y una vez aprobada, autoriza continuar con el orden
del día.
12. El secretario de la Junta, presentará un resumen a los asistentes que lleguen tarde, quien deben presentar
sus disculpas por el retraso.
13. Si, empezado el acto, llegare tarde algunos de los miembros, se le dará la bienvenida y se le señalará su
respectivo puesto. Si fuera una dama, se deben levantar tanto el presidente, quien la saluda con una
inclinación de cabeza, como el vecino del puesto que ocupará la dama;
14. El presidente de la reunión es quien controla los turnos y otorga la palabra, con una inclinación de cabeza,
indicando el nombre completo de la persona quien le concede dicho turno.
15. Dirigir una Junta requiere: tacto, sentido común y cortesía.
16. Con cortesía, controlar el tiempo de posición de cada uno. Recordar que el tiempo es limitado.
17. No hablar en voz alta, no monopolizar las exposiciones, no interrumpir a quien tiene la palabra.
18. No gesticule al hablar; recoger piernas y codos con cuidado de no estorbar a sus vecinos de mesa.
19. El Secretario, durante la reunión toma nota de las intervenciones; al final, las conclusiones y las
proposiciones. Lee el acta y la cierra, con la aprobación de la Junta.