TIPOS DE TEXTOS FUNCIONALES: EL ACTA DE SESIONES

EL ACTA
El acta es un documento en el que se registra en forma sucinta el desarrollo de los
acuerdos tomados en una sesión o asamblea, ya sea dentro de una institución o en
cualquier organismo público o privado. Es un documento de gran importancia y
valor, razón por la cual lo que se registra debe estar legalizado por un notario
público.

LA SESIÓN
Se llama sesión a una reunión de socios o miembros de una institución o asociación
en la que se discuten asuntos importantes para su buen funcionamiento.
Debe convocarse por citación escrita y de manera anticipada. En algunos casos la
citación se hará por medio de algún órgano de prensa (diario, televisión, radial, etc.)

CLASES DE SESIONES
Las sesiones son de dos clases: ordinarias y extraordinarias.

Las sesiones ordinarias .se realizan en intervalos regulares, en fechas acordadas

por los integrantes de la entidad y casi siempre establecidos por los respectivos
estatutos.

Las sesiones extraordinarias: cuando se lleva en casos urgentes o especiales, y

son convocadas en cualquier día por iniciativa del presidente, director, secretario
general, o a petición de los integrantes de la institución que conforman.

En el desarrollo de una sesión o asamblea se emplea una serie de conceptos y

términos que son necesarios conocerlos:

1.-Quórum: es el número mínimo requerido de asistentes para que pueda realizarse

la sesión. Generalmente es la mitad más uno. A la tercera citación, que puede estar
fijada incluso para la misma fecha, la sesión se realiza con cualquier número de
socios o integrantes asistentes.
Si los miembros abandonan la sesión de modo que ya no existe quórum, se
suspende la reunión, pues de lo contrario los acuerdos son nulos.

2.-Mayoría absoluta: Es la mitad más uno de los socios de la institución. La

mayoría relativa es la mitad más uno de los asistentes, número mínimo con el que
se toman los acuerdos.

3.-Voto: Es el pronunciamiento personal de cada asistente frente a una situación

propuesta y una vez agotado el debate. Puede optarse las siguientes modalidades:

a. Voto nominal: Cuando se expresa de manera oral y personal .Se acostumbra

computar según el orden de lista.
b. Voto dirimente: Es el voto del presidente o director de debates que se ejerce
sólo en caso de empate de la votación. En ninguna otra circunstancia el
presidente tiene derecho a voto, como tampoco puede emitir opiniones, pues su
función es orientar, dirigir, encauzar el debate según el reglamento.
c. Voto secreto: Es el que se emite por escrito en cédulas .Para el cómputo se
designa escrutadores de entre los asistentes.

La aprobación de un asunto puede ser por mayoría o por unanimidad .También se

emplea el voto por aclamación, que se expresa mediante aplausos.
4.-Rectificación de la votación: Procede a solicitud de alguno de los participantes
en sesión, cuando los votos han sufrido algún vicio.

5.-Bajar al llano: Cuando el presidente desea intervenir en algún debate para

exponer sus puntos de vista, debe dejar momentáneamente la conducción de la
sesión a su reemplazante (Vicepresidente, o por ausencia de éste al secretario de
organización o secretario de cultura…)

6.-Cuarto intermedio: es la suspensión de la reunión por algunos minutos .Procede

cuando es necesario que los asambleístas se pongan de acuerdo sobre un asunto
planteado en sesión. En lo posible no debe abandonar el recinto de la reunión.

7.-Reconsideración: Es el planteamiento formulado para que se discuta

nuevamente un asunto ya sancionado por la sala .Debe formularse en la siguiente
sesión .Entonces el presidente someterá a voto para determinar si procede o no la
reconsideración, requiriéndose para esto las dos terceras partes de votos de los
asistentes.

8.-Cuestión Previa: Es el planteamiento que se considera básico para la solución

del asunto principal del debate. La fórmula cualquier asistente .El presidente
consultará a la sala si está de acuerdo para admitir a debate la cuestión previa. Se
requiere también la aprobación por los dos tercios de votos.

9.-Suspensión de la sesión: Por diversas causas, el presidente tiene la facultad de

suspender la sesión antes de haberse concluido, debiendo indicarse la fecha y hora
en que se continuará y para lo cual no es necesario una nueva citación. Puede ser
una causal de suspensión lo avanzado de la hora del desarrollo de la sesión.

10.-Levantamiento de la sesión: Se efectúa cuando se han agotado todos los

temas de la agenda y los que han surgido durante la sesión o reunión.

11.-Prioridad: Es el pedido que se hace para que se dé preferencia en la discusión

a un asunto, sin considerar el orden de la agenda o de los pedidos formulados
previamente.

12.-Dispensa del trámite de lectura y aprobación del acta: Para que los acuerdos
tomados se puedan ejecutar es necesario la aprobación del acta respectiva que se
efectúa en la sesión siguiente; pero como el lapso entre una sesión y otra es más o
menos largo, entonces en la misma fecha en que se toman los acuerdos, el
Presidente solicita la dispensa de lectura y aprobación del acta, hecho que es
determinado por votación de los asistentes.