GENERALIDADES DEL PROTOCOLO

El 19 de marzo de 2002, la Sala de Ceremonial de Medellín realizó un Seminario

en el cual se dejaron claros importantes puntos acerca de las normas de
protocolo. Los conferencistas fueron reconocidos estudiosos del tema: Humberto
López, Norha Amalia Ángel L., Francisco Javier Álvarez L., Jorge Daniel Mejía C.,
Jenny Tamayo M., Capitán Rogelio Ernesto Echeverri P. y Monseñor Luis
Fernando Rodríguez V.
BBCE estuvo presente en dicho Seminario y por eso hoy hace entrega de una
síntesis con algunos aspectos puntuales tratados, importantes de recordar en el
momento de acompañar y/u orientar un acto que exija protocolo.

Definiciones
 Amabilidad y respeto hacia el otro.
 Ceremonial establecido por decreto o por costumbre. En Colombia lo
establece el Decreto 770 de 1982, en el cual se indican las normas de
protocolo para actos con uno o varios integrantes con jerarquía, o con los
que es necesaria una precedencia.
 Ritos y ceremonias
 Conjunto de normas ceremoniales que rigen las relaciones con y entre
determinadas personas, en razón del cargo y la dignidad.

Aspectos generales
Existen algunos aspectos generales que se deben tener en cuenta en todo acto
que exija protocolo:

1. Para la ubicación de los invitados especiales o personas que estarán en la

mesa principal, el cargo se tiene en cuenta sólo mientras la persona lo está
ejerciendo.
2. La derecha de la mesa es más importante que la izquierda. Siempre debe ir el
personaje principal en el centro y a su derecha el segundo con mayor rango.
Se debe tener en cuenta que una mujer nunca puede estar en la punta de una
mesa, si por precedencia le pertenece, el hombre que está a su lado debe cederle
el puesto.
3. Nunca realizar actos ni en los ‘días 13’, ni en los ‘pisos 13’ debido a los agüeros
que existen por costumbre en las personas. Esto puede entorpecer el evento, ya
que las personan supersticiosas no asistirán.
4. Los esposos nunca van juntos en la mesa principal.
5. La puntualidad es muy importante, todos los invitados merecen respeto. El
tiempo máximo de espera debe ser de 15 minutos.

6. Una persona pierde su cargo al salir de su distrito. Por ejemplo, si el alcalde

sale fuera del país, pierde su cargo y es tratado como cualquier persona.
7. La persona con el rango más alto extiende primero la mano.
8. El beso es social, no es protocolario.
9. Siempre en una lista de protocolo se debe leer primero el cargo y luego el
nombre de la persona.

Precedencias
Es la norma que determina la ubicación y el nombramiento de las personas según
su cargo e importancia. En Colombia está regido por el decreto 770 de 1982 y
establece que según su jerarquía, el que está en la cabecera es el poder ejecutivo,
siguiéndolo en orden la Iglesia, el estamento militar, el cuerpo diplomático, el
poder legislativo y el poder judicial, respectivamente.
Según las precedencias es importante tener en cuenta que en un evento los
ministros se organizan por la antigüedad de creación de su ministerio, los
premios Nóbel de acuerdo con su edad y en el caso de las empresas, por orden
de constitución.
Así mismo es importante aclarar que un anfitrión tiene el deber, según el
protocolo, de cederle el puesto al Presidente de la
República, pero no a los jefes de otros estados.

Invitaciones
Son la carta de presentación de un evento, razón por la cual es necesario que
causen impacto e indicar categoría. Las invitaciones deben ser envidadas con un
mínimo de 7 días de anticipación y en caso de que sean para un evento del ámbito
nacional, deben enviarse 30 días antes para facilitar la consecución de transporte
y alojamiento.

Las invitaciones deben ser elegantes y sobrias, se recomienda utilizar cartulina

fina blanca con tinta negra. Ésta debe incluir toda la información que la
persona pueda necesitar para asistir al evento, así como información general
sobre el anfitrión, carácter del acontecimiento, hora y lugar, tipo de traje,
duración, teléfono, logotipo y escudo si existen, y las iniciales R.S.V.P. (iniciales
en Francés que traducen por favor confirmar).
Según el evento se le manda al invitado una carta anexa donde se explican todas
sus características, lo que también se hace con el objetivo de comprometer a la
persona.
Cuando se recibe una invitación es importante confirmar la asistencia, ya que esto
facilita la organización. De la misma forma cuando el evento termina, los invitados
deben llamar y agradecer a los anfitriones.

Se envían dos tarjetas en caso de que la invitada sea una mujer que ocupa el
cargo y es casada. A su esposo se le manda por separado. Si en una misma
familia hay invitados mayores de 16 años, debe enviárseles invitaciones
individuales.

Sólo se trata de doctor a las personas que en realidad poseen el cargo que
otorgan las universidades al último grado de estudios.
Actos sociales
Los actos sociales deben ser memorables más no interminables. Dentro de su
organización deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
 Los símbolos patrios deben ser utilizados adecuadamente y sin excesos.
Sólo se colocan los himnos cuando está presente alguna persona con
jerarquía, siempre empezando con el de Colombia y terminando con el de
Antioquia. Dado el caso de que haya sólo un país invitado, se coloca
primero su himno, y si hay más de una nación invitada, no se coloca
ninguno.
 Se debe hacer una lista para que no se quede ningún invitado por fuera.
 El presentador es diferente al maestro de ceremonias, el primero sólo
presenta, y el segundo está involucrado dentro de la organización.
 Es importante la realización de una lista de chequeo para que no se olvide
nada.
 Es necesario realizar una visita ocho o quince días antes del evento y a la
misma hora, al lugar determinado, para saber qué inconvenientes puedo
tener, así como clima, congestión vehicular o posibles olores que
perjudiquen el buen desarrollo del evento.
 Se debe adecuar una mesa principal, en la cual se ubican las personas
que presiden el acto. El mantel debe ser de color verde para efectos de
fotografía y por la tranquilidad que dicho color inspira. Hay que utilizar
portanombres para señalar cada puesto y así evitar confusiones. Todas las
personas de la mesa principal se deben sentar por el lado izquierdo.
 Sólo se coloca agua en la mesa, si los demás invitados van a tener. De lo
contrario se coloca en una mesa que no sea vista por el público.
 Los arreglos florales dan elegancia, pero deben ser bien colocados para
que no interfieran entre las personas de la mesa principal.
 Si poseo dos atriles, ( presentador y conferencistas) el del lado derecho es
el de mayor importancia.
 Los cócteles se celebran de pie, tienen una duración aproximada de dos
horas (lo cual se anota en las invitaciones) y sólo se deben servir licores
puros. Debe haber un mesero para cada 10 invitados.
 Dentro de los eventos es mejor evitar la cristalería de color porque le resta
importancia al licor servido.
 En las mesas no se debe hablar de temas religiosos ni políticos u otros que
puedan prestarse para discusiones.
 Ninguno de los invitados puede darle la espalda a los anfitriones.
 Nunca sentar juntas a personas que hablen diferentes idiomas.
 Nunca entrar al sitio del evento con el celular en la mano.
 Tanto en los autos como en los ascensores la máxima autoridad entra de
primera y sale de última. En los barcos y aviones entra de último y sale de
primero. Esto es así por cuestiones de seguridad.

Saludos
A todas las personas se les debe saludar de mano, pues el beso es social.
Tampoco los abrazos están permitidos. El beso es permisible sólo en aquellas
culturas en las cuales está establecido, por ejemplo en Rusia, España y Francia
entre otras. La mujer nunca se para, a menos que sea el Presidente de la
República o un embajador el que la salude. Tampoco se quita el sombrero ni los
guantes para saludar. El hombre en cambio, siempre se pone de pie, se quita el
sombrero y los guantes.

Trajes
Corbata blanca o frac: se usa en las ceremonias que siguen a un banquete. Las
características de este vestido son: camisa blanca, pantalón negro con galón
brillante, chaqueta negra corta adelante y larga atrás, solapas de seda, zapatos de
charol sin plataforma, corbatín blanco, chaleco negro, cubilete negro y tirantes
blancos.
Este es el vestido adecuado para la máxima ceremonia nocturna, y corresponde
al uniforme número uno de ceremonias y condecoraciones de las fuerzas
armadas. La mujer utiliza vestido largo de cualquier color.

Sacoleva o chaqué: es la máxima gala del día. Corresponde al uniforme número

dos de las ceremonias para las fuerzas armadas.
Incluye pantalón rayado, camisa blanca, chaqueta negra larga atrás, corbata o
moño gris en cualquier tono, tirantas negras y zapatos negros.
Con este vestido se pueden recibir condecoraciones.

Corbata negra o smoking: se usa para eventos formales en la noche. Es el

segundo traje nocturno de gala. Las damas pueden usar traje largo o corto y
corresponde al uniforme número dos de las fuerzas armadas. Este vestido
incluye pantalón negro con galón de seda, camisa blanca, chaqueta negra con
solapa redonda forrada en seda, corbatín negro, banda, faja o fajín negro o del
mismo color del corbatín, chaleco, tirantas y zapatos negros.

Smoking tropical: se caracteriza por la chaqueta de color blanco. Los demás

elementos son iguales a los del vestido anterior. Su uso es, entre otros, para
ciudades de clima caliente. La mujer sigue utilizando vestido largo o de moda,
pero siempre elegante.

Traje de calle: para toda invitación protocolaria, por sencilla que sea, el hombre
debe asistir con traje oscuro, ojalá distinto al que ha usado en el trabajo. Durante
algunas horas del día es posible asistir con traje claro (saco y pantalón del mismo
color).
Algunas situaciones permiten utilizar el blazer (chaqueta azul oscura cruzada con
6 botones dorados), pero no es usual para actos protocolarios.

Traje típico del país: en muchos actos solemnes, los diplomáticos usan el traje
típico de su país, elevándolo a la categoría de máxima gala. Por eso suple
perfectamente la corbata blanca o negra.
Otros aspectos: se utiliza traje negro sólo para actos después de las seis de la
tarde. Nunca un traje oscuro puede ir con camisa de colores, únicamente puede
ser blanca. Sólo hasta las cuatro de la tarde se permite traje claro. La magia de un
buen vestido está en saber combinar traje, camisa, corbata y zapatos.
Símbolos patrios
 El himno nacional se debe escuchar de pie y nadie puede ingresar al
recinto cuando esté sonando. Todos deben quitarse los sombreros. Los
brazos deben ir sueltos. Los himnos se utilizan en ceremonias solemnes,
oficiales. Nunca se aplaude. Además se deben entregar escritos tanto a los
invitados como a las personas que presiden el acto.
 Las banderas deben ir en orden alfabético en cualquier evento. No deben
cubrir placas a menos de que sea el presidente el encargado de
descubrirlas. Las banderas encima de los ataúdes, deben ser autorizadas
por el presidente de la República o el Ministro de Defensa. Si la bandera
toca el piso, se cobrará una multa de $150.000 y si es izada después de las
6:00 p.m. la multa es de $600.000. Las banderas en los parques sólo se
pueden bajar cuando están destruidas.

A continuación recomendamos algunas publicaciones que pueden ser

consultadas para complementar, aclarar o simplemente empezar a conocer qué
es y dónde nació el protocolo.
 Ceremonial Diplomático y Etiqueta, Eduardo Restrepo del Corral. En
este libro podrán encontrar el origen y la historia del ceremonial, el
ceremonial diplomático internacional, el ceremonial diplomático en
Colombia, y algunas normas de etiqueta.
 El Arte de la Etiqueta, Evelia Porto de Mejía. En esta obra se agrupan
temas como buenos modales, etiqueta, el arte de la mesa, reuniones
sociales, ceremonias y acontecimientos, matrimonios, correspondencia,
atenciones, y normas para el comportamiento en público.
 Manuel Pratique de Protocole, Jean Serres. Este libro se refiere
básicamente, al protocolo y a la diplomacia.
 Lo que Usted Cree que Sabe acerca del Ceremonial y el Protocolo,
Francisco Javier Álvarez y otros. Esta obra trata sobre el ceremonial, las
precedencias, símbolos patrios, invitaciones, anfitriones, invitados y
visitantes, actos sociales, condecoraciones, trajes, y clases de protocolo.
Síntesis realizada por:
María Teresa Barreneche A.
Estudiante de Comunicación Social de la UPB
Actualmente Practicante en BBCE

Medellín, abril de 2002

El término protocolo, procede del latín "protocollum", que a su vez procede del griego
(en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja
pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la
primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas
instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero
significado del término protocolo.

Pero otros autores, como Escriche, indican como origen vocablo que viene del griego,
protos viene de primero en su línea y de origen latino collium o collatio que significaría
cotejo.

Según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, entre otros

significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por
decreto o por costumbre.

Algunos historiadores indican que existían términos y expresiones protocolarias en

documentos tan importantes como el Código de Hammurabi, en los geroglíficos del
antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas.

Si algo ha hecho evolucionar al hombre, amén de los inventos, esto ha sido la educación.
Desde los tiempos más remotos se conoce la existencia de pautas sociales y normas de
comportamiento. Desde que el hombre está sobre la tierra siempre ha tenido ciertas
formas de comportamiento ante determinados eventos. Aunque todas estas reglas las
encontramos repartidas a lo largo de toda la historia, hay un hecho definitivo y claro que
nos da un punto de partida importante: la creación de la corte. Esto dará un auge
definitivo a las buenas maneras.

La nobleza, se comentaba en esa época, no se lleva solamente en la sangre sino en la

forma de comportarse ante el Rey y ante el pueblo. Un hecho que debemos tener
siempre presente en nuestra vida. Se puede ser rico, culto e incluso un genio, pero todos
somos personas y hay que comportarse educadamente con los demás. El auge de la
buenas maneras era glosado por trovadores y novelas de caballería donde se daban
consejos sobre como ser una dama o un caballero educado.

Entre los libros publicados destacamos "El Cortesano" de Baltasar de Castiglione, un

punto de referencia en el mundo de las buenas maneras.
Podemos decir, que fue el primer libro con profusa información sobre el comportamiento
educado. En él se hace referencia de forma detallada a muchos aspectos del protocolo
de aquella época.
Aunque muchas de la reglas queden obsoletas o deban transformarse, la buena
educación nunca pasa de moda. Ser educado no es un moda, es algo inherente a nuestra
condición humana. Nos hace mas libres y más tolerantes.
Ser educado no es una moda, aunque algunos piensen lo contrario.
Ahora bien, tampoco se debe abusar, y caer en la pedantería. Todos los excesos son
malos. La buena educación abre muchas puertas y dice mucho de las personas. Dice una
conocida frase de Tayllerand, Príncipe de Benevento: "Solo los tontos se ríen de la buena
educación".
Hay que ser natural en sus modales, y no forzarlos. Una frase que será muy utilizada en
esta Web: si no sabe, es mejor no fingir (puede caer en un ridículo espantoso); observe
al resto de la gente como se comporta (o lo que es lo mismo "donde fueres haz lo que
vieres", aludiendo a la capacidad de observar como se comportan el resto de personas).
Y en cualquier caso, siempre es mejor preguntar, que actuar por nuestra cuenta, a
riesgo de hacerlo mal, pues las costumbres son muy diversas, y podemos "molestar" sin
darnos apenas cuenta. Lo que para algunas culturas tiene un determinado significado
para otras nos parece totalmente extraño, pero no por ello debemos dejar de actuar de
un modo respetuoso. Un talante abierto, nos permitirá actuar en cada momento de la
forma más adecuada. Precisamente el protocolo trata de aunar esfuerzos para que estos
"problemas" no surjan en grandes actos o eventos con diferentes culturas y
participantes.

Para poder comprender mejor las materias de protocolo, vamos a ver los principios que
pensamos son fundamentales en el ejercicio del protocolo:

Principio de ordenación.
Antes de organizar un acto, este debe ser perfectamente clasificado según el tipo o
naturaleza del mismo: un acto privado, oficial, público, etc. Puede ampliar información
en nuestra sección de ceremonial sobre los tipos de actos.

Principio de jerarquización.

Establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de elementos y personas.

La jerarquización puede ser:

a) Material: La que ordena símbolos e instrumentos.

b) Personal: La que ordena personas dentro de los espacios que se establezcan.

Principio de armonización.

Tratar de suavizar y solucionar situaciones nuevas y desconocidas, que se nos pueden

presentar en determinados actos y ocasiones.

Este principio, no es más que un "amortiguador" en las relaciones cada vez más
complejas, con distintos pueblos, razas, religiones y culturas. La base de este principio
de armonización es el respeto.

Cualquier Organismo, Entidad o Empresa, de una cierta magnitud, debería contar con un
servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la organización y
desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de encuentro.

Un esquema básico para un departamento de este tipo podría ser similar a este, que
ahora proponemos: Dirección General de Protocolo, del que dependen los siguientes
grupos: Asesores de Protocolo, Administrativos, Personal Auxiliar, Relaciones Públicas y
Secretaría.

La Dirección General de Protocolo será la encargada de organizar la celebración y buen

desarrollo de cualquier acto que se de en su empresa/organización, y cuenta con la
inestimable ayuda de los asesores de protocolo, que pueden hacerse cargo de una
determinada fase del acto, compartiendo responsabilidades con la Dirección de
Protocolo.

Los administrativos, serán encargados de la parte "númerica" en la organización de

eventos (cuestiones económicas, presupuestos, etc.), así como de los trámites
meramente administrativos y de papeleo. Algunas de estas tareas pueden ser
compartidas con la Secretaría de Protocolo (quien se suele encargar de trámites más
especializados, coordinación de equipos y grupos de trabajo, contactos generales con
Organismos y/o Empresas, etc.)

El personal auxiliar, es aquel que no siendo fijo en la plantilla (al menos no suelen
contar con este tipo de personal en plantilla muchos Organismos y Empresas) suele ser
necesario en determinado tipo de actos o encuentros. Traductores, azafatas, asesores
técnicos en determinadas especialidades, etc.
El departamento de Relaciones Públicas se encarga de crear un clima agradable y
comunicativo entre los asistentes a un acto, así como de las relaciones con la prensa y
otros medios de comunicación. En cualquier acto son un nexo o lazo de unión entre los
asistentes, cuidando de su "comodidad" durante el desarrollo del evento.

La Dirección General de Protocolo, y en su caso los asesores, deberán contar en todo

momento con información completa y actualizada sobre autoridades y personalidades
relevantes de todos los ámbitos (cultura, empresa, iglesia, etc.). Para ello, al igual que
para otras actividades en el mundo de la empresa, es bueno contar con ficheros o bases
de datos, fácilmente actualizables sobre autoridades del Estado, de las Comundades
Autónomas, de los Ayuntamientos y Diputaciones, y cualquier otra Entidad Local; se
debe incluir un apartado para las autoridades militares y religiosas (nacionales y
locales); también es conveniente tener al día el fichero de personalidades del mundo de
la empresa (tanto a nivel nacional como local), del espectáculo (lo mismo a todos los
niveles) y cualquier otra personalidad en el campo que sea, pero que tenga un papel
relevante o destacado en su país, comunidad o localidad.

Pero no solo con medios humanos se logra organizar y desarrollar de forma correcta
cualquier acto, sino que el departamento de protocolo deberá contar un stock de
material suficiente para cubrir las necesidades básicas en la organización de cualquier
evento: planos de mesa, tarjetas de invitaciones, tarjetones, saludas, sobres, mobiliario
diverso, banderas, escudos, reposteros, alfombras, equipos de luz, sonido, equipos
multimedia, etc. Y en su caso, un fichero actualizado de proveedores de todos estos
materiales, tanto para la adquisición de cualquier material necesario como para su
alquiler.

Protocolo estructural.

Protocolo encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo de

un acto a celebrar, en el que aún no interviene ningún tipo de formalidad o protocolo,
propiamente dicho.

Este tipo de protocolo, podemos decir, es la parte más "material" del protocolo, ya que
se trata de "crear" la organización de los elementos necesarios para que el evento se
desarrolle según lo previsto y de la forma más correcta posible.

Selección de mobiliario para el acto, del lugar necesario para acoger este evento, etc.
Protocolo de gestión.

Apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las acciones
que se van a llevar a cabo. Es la gestión humana que tiene lugar durante el desarrollo
del acto.

Podríamos también definirlo, como una serie de apoyos logísticos que son necesarios
para un correcto desarrollo del acto.

Donde se colocan los participantes, el envío de las correspondientes invitaciones, los

discursos, etc.

Protocolo de atención o asesoramiento personal.

Especialización consistente en un desarrollo de actividades, acciones y gestiones, cuya

finalidad es la atención completa de la persona o personas a nuestro cargo.

Programación de visitas de interés, asignación de personal de seguridad, etc.

Este asesoramiento personal, le ayuda en cuestiones como costumbres del país, saludos,
comportamientos, etc. Es, en definitiva, su servicio de asesoría personal en temas de
protocolo.

D. José Antonio de Urbina, hace de este asesoramiento personal una cuarta categoría
del protocolo que llama, "Protocolo de la eficacia personal". Nosotros hemos preferido
dejarla englobada en la tercera.