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ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.
Servicio al Cliente
Instituto Colombiano de Aprendizaje
Elaborado por:
Marinella Carvajal Fernández
Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Avenida Caracas No. 63-66
Bogotá – Colombia
Versión 04 - Enero 2001
CONTENIDO
UNIDAD UNO
1. EL CLIENTE
1.1. PRINCIPIOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE
1.2. TIPOS DE CLIENTES
1.2.1 El cliente polémico
1.2.2 El cliente minucioso
1.2.3 El cliente hablador
1.2.4 El cliente indeciso
1.2.5 El cliente grosero
1.2.6 El cliente impulsivo
1.2.7 El cliente desconfiado
1.3 CLIENTE INTERNO
1.4 CLIENTE EXTERNO
1.5 VISITANTES
1.5.1 Visitantes frecuentes o conocidos
1.5.2 Miembros de la familia y amigos personales del patrono
1.5.3 Ejecutivos de otras empresas
1.5.4 Visitantes desconocidos o casuales
1.5.5 Visitantes que esperan
1.6 EL OBJETIVO DEL CLIENTE
1.6.1 ¿Qué busca obtener el cliente cuándo compra?
1.7 PÉRDIDA DEL CLIENTE
1.7.1 ¿Por qué se pierden los clientes?
1.7.2 Manual para perder clientes
UNIDAD DOS
2. EL SERVICIO
2.1 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO
2.1.1 Intangible
2.1.2 Inseparable
2.1.3 Variable
2.1.4 Perecedero
2.2 CALIDAD EN EL SERVICIO
2.3 SERVICIO AL CLIENTE
2.4 HABILIDADES Y ACTITUDES PARA OFRECER UN BUEN SERVICIO
2.4.1 Pida disculpas, no discuta
2.4.2 Pida retroalimentación, para no perder el rumbo
2.4.3 Sea flexible
2.4.4 Diga siempre que “Sí”
2.4.5 Prometa poco, entregue mucho
2.5 APRENDER A CONOCER A NUESTROS CLIENTES
2.6 EL MANEJO DE QUEJAS
2.6.1 Afrontar quejas y reclamos de los clientes
2.6.2 La comunicación como factor clave
2.6.3 Consejos para gestionar las quejas
2.7 MEDICIÓN DEL SERVICIO
2.7.1 Alternativas de medición
UNIDAD TRES
3. LA CALIDAD
3.1 CALIDAD Y EXCELENCIA EN EL SERVICIO AL CLIENTE
3.2 COMPONENTES DEL SERVICIO DE CALIDAD
3.2.1 Seguridad
3.2.2 Credibilidad
3.2.3 Comunicación
3.2.4 Comprensión del cliente
3.2.5 Accesibilidad
3.2.6 Cortesía
3.2.7 Profesionalismo
3.2.8 Capacidad de respuesta
3.2.9 Fiabilidad
3.2.10 Elementos tangibles
3.3 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
3.3.1 ¿Por qué administrar el tiempo?
3.3.2 ¿Cómo administrar el tiempo?
3.3.3 Elementos básicos para controlar el tiempo
3.3.3.1 Conozca como utilizar su tiempo
3.3.3.2 Establezca sus objetivos
3.3.3.3 Organice su tiempo
3.3.3.4 Sobrecargar su horario
3.3.3.5 Asumir tareas de otros
3.3.3.6 Perdedores de tiempo
3.4 Puntos para mejorar las habilidades en la administración del tiempo
3.5 MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
3.6 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
3.6.1 Reseña histórica
3.6.2 Misión
3.6.3 Visión
3.6.4 Los objetivos
3.6.5 Los productos y/o servicios
3.6.6 Relación de clientes
3.6.7 Datos de contacto
3.7 PROTOCOLO EMPRESARIAL
3.7.1 Tono de voz
3.7.2 Inflexión y nivel
3.7.3 Elija las palabras adecuadas
3.7.4 Acentúe lo positivo
3.7.5 Técnicas para escuchar activamente
3.7.6 Consejos para contestar el teléfono
3.7.7 Impresiones telefónicas
3.7.7.1 Articule con claridad
3.7.7.2 Llame al cliente por su nombre
3.7.7.3 Proyecte confianza
3.7.7.4 Responda visualmente
3.7.7.5 Elimine las distracciones
3.7.7.6 Hacen falta dos
3.7.8 Protocolo para contestar el teléfono
3.7.8.1 Conteste el teléfono cuando suene una a tres veces
3.7.8.2 Salude a quien llame
3.7.8.3 Diga como se llama usted
3.7.8.4 Preguntar al cliente si lo puede ayudar
3.7.8.5 Desarrollo de la conversación con espera
3.8 ENCUESTA
3.8.1 Fases del planteamiento de una encuesta
3.8.2 Tipos de encuestas
3.8.2.1 Encuestas telefónicas
3.8.2.2 Encuestas personales
3.8.2.3 Encuestar por correo
3.8.3 Ventajas e inconvenientes de los distintos tipos de encuestas
3.8.4 Tabulación de respuestas
UNIDAD CUATRO
PROYECTO FINAL
Apreciado Estudiante:
El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se
haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de
evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.
Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está
distribuido de la siguiente manera:
AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo
descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la
concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su
formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).
VALORACIÓN DE EVIDENCIAS
BIBLIOGRAFÍA
PRESENTACIÓN
Frente a las exigencias de las diferentes empresas de fidelizar al cliente por medio de
acciones estratégicas, hemos dejamos de lado al cliente interno el cual cumple un rol
fundGamental para obtener una cultura orientada a servir a los clientes. Por otra parte se
nos dificulta el control o manejo de nuestras emociones, punto que afecta seriamente
nuestro desempeño en nuestras funciones asignadas y opaca el ambiente laboral en
nuestra compañía.
En este módulo encontrará una guía completa para conocer los conceptos básicos de
cliente, servicio, calidad y sus principios fundamentales, así como reconocer los
diferentes tipos de clientes en una organización.
EL CLIENTE
INDICADORES DE LOGRO
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
1. EL CLIENTE
Dar una buena respuesta a sus demandas y resolver cualquier tipo de sugerencia o
propuesta es imprescindible. El cliente es, por muchos motivos, la razón de existencia y
garantía de futuro de la empresa.
Ellos son los protagonistas principales y el factor más importante que interviene en el
juego de los negocios.
Si la empresa no satisface las necesidades y deseos de sus clientes tendrá una existencia
muy corta. Todos los esfuerzos deben estar orientados hacia el cliente, porque él es el
verdadero impulsor de todas las actividades de la empresa.
Un cliente:
El Cliente es:
Este es el más importante de todos los principios, en este caso es el cliente a quien
debemos tener presente antes que nada, solo logrando su fidelidad y reconocimiento
podremos mantenernos en el mercado, no importa que tantos recursos tengamos, si no
tratamos al cliente como lo merece, no regresará.
A pesar de que muchas veces los clientes solicitan cosas casi imposibles, con un poco de
esfuerzo y ganas de atenderlo muy bien, se puede conseguir lo que él desea, la mejor
forma es lograr empleados capacitados y recursivos que puedan con ingenio salir al
paso de las curiosas exigencias de nuestros clientes.
Son muchas las empresas que tratan, a partir de engaños, de efectuar ventas o retener
clientes, pero ¿qué pasa cuando el cliente se da cuenta? No solo se perderá el cliente
sino podríamos pasar un mal rato.
Las personas que tienen contacto directo con los clientes tienen una gran
responsabilidad, pueden hacer que un cliente regrese o que jamás quiera volver, ellos
hacen la diferencia. Puede que todo "detrás de bambalinas" funcione a las mil
maravillas pero si uno de sus empleados o usted mismo falla en la atención,
probablemente la imagen que el cliente se lleve de todo el negocio será deficiente.
Como se expresaba en el punto anterior, puede que todo funcione a la perfección, que
tengamos controlado todo, pero ¿qué pasa si fallamos a la hora de entregar la factura
hay un error y se cobre de más algo que no consumió?... todo se va al piso. Las
experiencias de los clientes deben ser totalmente satisfactorias.
Los empleados propios son "el primer cliente" de una empresa, si no se les satisface a
ellos, cómo pretender satisfacer a los clientes externos? por ello las políticas para que
los empleados estén trabajando a gusto deben ir de la mano con lo que esperamos del
servicio al cliente.
Aunque existan formas de medir la calidad del servicio, la única verdad es que son los
clientes quienes, en su mente y su sentir, lo califican; si es bueno vuelven y no regresan
si no lo es.
Aunque se hayan alcanzado las metas propuestas de servicio y satisfacción del cliente,
es necesario plantear nuevos objetivos, "la competencia no da tregua".
Los equipos de trabajo no sólo deben funcionar para detectar fallas o para plantear
soluciones y estrategias, cuando así se requiera, todas las personas de la organización
deben estar dispuestas a trabajar en pro de la satisfacción del cliente, trátese de una
queja, de una petición o de cualquier otro asunto.
1.2 TIPOS DE CLIENTES
Presentamos una breve tipología de los caracteres que nos podemos encontrar y que nos
son más difíciles de manejar. Esta tipología se acompaña de referencias sobre los rasgos
característicos, situaciones que facilitan la aparición de dichos rasgos y consejos de
tratamiento.
Los clientes internos son aquellos que se encuentran en estrecha relación con la
empresa, son consumidores también de productos y servicios y se les debe tomar en
cuenta en la toma de decisiones.
Pero… ¿cómo reconozco y abordo a los que están a mi lado, y que también son clientes
iguales a nosotros? Nuestros jefes y compañeros, a ellos los conocemos como clientes
internos.
A cada uno de nosotros nos gusta que cuando llegamos a algún lado nos muestren una
actitud de ayuda, respeto, comodidad, empatía, satisfacción, apoyo o una cara amiga;
cada una de ellas es lo que debemos ofrecerle a nuestro cliente interno.
¿Qué necesidades tiene un cliente interno y cómo lo podemos satisfacer? Para tal efecto
tenga presente los siguientes puntos:
Que se sienta cómodo; darle la seguridad psicológica de ser atendido y que sus
necesidades serán cubiertas.
Los clientes externos son la sociedad en general, cada individuo y grupo que se
encuentra o no en situación de ser consumidor.
La empresa privada que como nosotros tiene necesidades que satisfacer, proveedores y
clientes potenciales.
1.5 VISITANTES
Se llama visitante a la persona que llega a la empresa por alguna causa o motivo. El
recepcionista que se entrevista diariamente con el público puede aprender a
clasificarlo, por ejemplo, puede dividirlo de la siguiente manera:
1.5.1 Visitantes frecuentes o conocidos. Son aquellas personas que van a menudo a la
empresa. Por lo general una persona se siente halagada si la recepcionista lo reconoce
inmediatamente y le llame por su nombre. Esta es una manera de buenas relaciones
públicas y ayuda a dejar en el visitante una impresión agradable de la empresa.
1.5.2 Miembros de la familia y amigos personales del patrono. Son los familiares del
patrono y los relacionados con el negocio. Seria conveniente tener un tarjetero separado
con los nombres de estas personas y en relación con el patrono y aprenderá a reconocer
a los visitantes dentro de este grupo.
1.5.3 Ejecutivos de otras empresas. Son los funcionarios y administradores de otras
empresas que visitan nuestra oficina para un encuentro con el patrono. Cuando ocurren
estos casos es probable que el patrono no deba trastornar su horario de trabajo porque
estas personas se toman más del tiempo señalada para una entrevista, entonces el
recepcionista puede llamar a ese patrono por el intercomunicador y recordarle su
próximo compromiso.
1.5.5 Visitantes que esperan. Al visitante que llega temprano para una entrevista o que
tiene que esperar hasta que el patrono este libre para verlo, el recepcionista debe
procurar que este se sienta cómodo, aunque la oficina sea pequeña, debe haber sillas
para las personas y un sitio para poner los bultos, el recepcionista debe procurar que el
salón de recibo este iluminado y con revistas y/o periódicos para entretener al visitante.
Un precio razonable
Una adecuada calidad por lo que paga
Una atención amable y personalizada
Un buen servicio de entrega a domicilio
Un horario cómodo para ir a comprar (corrido o tener abierto también el fin de
semana)
Cierta proximidad geográfica, si fuera posible
Posibilidad de comprar a crédito (tarjeta o cheques)
Una razonable variedad de oferta, (marcas poco conocidas junto a las líderes)
Un local cómodo y limpio
1.7 PÉRDIDA DEL CLIENTE
Porque se mueren 1%
Porque se mudan a otra parte 3%
Porque se hacen amigos de otros 5%
Por los precios bajos de la competencia 9%
Por la mala calidad de los 14%
productos/servicios
Por la indiferencia y la mala atención
del personal de ventas y servicio, 68%
vendedores, supervisores, gerentes,
telefonistas, secretarias, despachantes,
repartidores, cobradores y otros en
contacto con clientes.
Como se puede apreciar el problema central no está solamente en la deuda que tenemos
con los bancos, los impuestos atrasados, dificultades con los proveedores u otras
cuestiones que nos preocupan a diario: "el fondo de la cuestión pasa siempre por la
atención y satisfacción del cliente".
ACTIVIDAD 1
1. Describa cuáles son las actitudes que cada empleado de poseer para tratar al cliente.
4. Analice y saque sus propias conclusiones según la siguiente frase: “Yo solamente
discuto con un cliente cuando sé positivamente que tengo la razón”.
5. ¿Usted piensa que todas las personas integrantes de una empresa deben empaparse
de las técnicas de manejo del servicio al cliente o sólo los empleados que pertenecen a
este departamento?
ACTIVIDAD 2
1. Vamos a suponer que usted desempeña el cargo de Asesor Comercial dentro de una
empresa que ofrece a la venta productos para el cuidado del cabello. Entra uno de los
clientes más importantes del establecimiento a comprar uno de los productos
acostumbrados con un refresco en su mano y al finalizar la compra le obsequia el
refresco de forma espontánea. ¿Usted lo recibiría? ¿Por qué?
EDH
Estudiante dice y hace
ACTIVIDAD 3
1. Elabore un collage con recortes de periódicos o revistas en dos hojas diferentes donde
se diferencien los clientes internos de los externos.
EL SERVICIO
INDICADORES DE LOGRO
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
2. EL SERVICIO
Un servicio es una actividad o conjunto de actividades de naturaleza casi siempre
intangible que se realiza a través de la interacción entre el cliente y el empleado y/o
instalaciones físicas de servicio, con el objeto de satisfacerle un deseo o necesidad.
Es exceder las expectativas del cliente, a través del conocimiento de los servicios,
mercancías e información en general; además de la cordialidad, respeto y empatía hacia
el cliente.
La mejor estrategia para conseguir la lealtad de los clientes se logra evitando sorpresas
desagradables a los clientes por fallas en el servicio y sorprendiendo favorablemente a
los clientes cuando una situación imprevista exija nuestra intervención para rebasar sus
expectativas.
Para comprender de manera clara lo que significa servicio al cliente, estudiemos los diferentes
conceptos que sobre éste se tienen:
El servicio al cliente se puede definir, como el deseo y la convicción de ayudar a otra persona
en la solución de un problema o en la satisfacción de una necesidad.
2.4.2 Pida retroalimentación, para no perder el rumbo. Pida a sus clientes calificar su
servicio periódicamente. Esto se puede hacer mediante un breve cuestionario incluido en
cada producto vendido o enviado por correo a los principales clientes.
Haga el cuestionario breve para que no les resulte pesado de responder, y asegúrese de
que los clientes sepan que pueden negarse a participar. Dígales siempre a los clientes que
el objetivo de la encuesta es atenderlos mejor. Si completan la encuesta y no tienen
problemas, les servirá de recordatorio acerca del buen servicio que ofrece. Si surgen
problemas, se pueden tratar.
2.4.3 Sea flexible. Debe ser flexible cuando se trate de sus consumidores y clientes. Esto
significa hacer un proyecto para un cliente en un abrir y cerrar de ojos, organizar una
reunión a primera hora de la mañana aunque le guste dormir hasta tarde y reunirse el
sábado incluso si generalmente se reserva los fines de semana para usted. La flexibilidad
también puede significar obtener información para su cliente, aunque no sea en el área
de su especialidad.
2.4.4 Diga siempre que "Sí". Esto no significa renunciar a su voluntad personal a
nombre del cliente, sino que implica buscar la forma de ayudar a satisfacer las solicitudes
de los clientes. Si administra una empresa de regalos podría envolver un obsequio en
papel de regalo para un cliente importante, aunque por lo general no preste ese servicio.
Decir siempre que sí significa que utilizar las palabras "eso no es posible" está prohibido
en su empresa. No puede darse el lujo de usarlas. Si esto suena caro e inconveniente,
claro que lo es, pero es menos caro que perder un cliente y tener que gastar dinero y
tiempo para atraer a uno nuevo.
2.4.5 Prometa poco, entregue mucho. Haga creer a sus clientes que son importantes
para usted dando siempre la impresión de hacer un esfuerzo adicional. Incluya un
pequeño margen de tiempo adicional en sus plazos y entregue anticipadamente. Calcule
que un trabajo costará más de lo que piensa, y rebájelo.
Muchas pequeñas empresas cometen el error de invertir esta máxima: prometen mucho
y entregan poco. Esto es sin duda una forma de buscarse problemas. Probablemente
consiga el trabajo, pero su nivel de servicio hará difícil que compita.
2.5 APRENDER A CONOCER A NUESTROS CLIENTES
Cada empresario debe responder preguntas tales como: ¿Para qué mejorar la atención a
mis clientes?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Con quién?, ¿Me traerán ventajas o desventajas esos
cambios?
Por otra parte, al consumidor ya "no le venden" nada sino que él decide y exige
libremente dónde, qué, cómo y cuánto comprar.
Si uno abre simplemente la puerta del local y espera a que vengan los clientes, ¿Vendrán
a comprarme? ¿Seguirán viniendo? ¿Por qué deberían hacerlo?
Estas y otras muchas reflexiones son las que nos permiten conocer a nuestros clientes,
crear valor, mejorar la calidad del servicio, lograr fidelidad, crecer, etc.
Confíe en sus empleados. Los usuarios irritados tampoco quieren escuchar, dale el
poder a sus empleados para que resuelvan el reclamo inmediatamente; ellos
agradecerán la confianza y responsabilidad que usted depositó.
UNA QUEJA ES UN REGALO, es una oportunidad para mejorar y conocer la opinión del
cliente sobre nuestro servicio, porque puede haber clientes insatisfechos que no se
quejan, y solo conocemos su malestar cuando se van.
Nos sirve de guía para mejorar, pues nos sirven para corregir defectos o errores que
repetimos sistemáticamente sin darnos cuenta.
Son una oportunidad para afianzar nuestra relación con el cliente, se sentirá atendido,
escuchado, y como parte valiosa que aporta información de mejora a la empresa.
La clave de una gestión óptima de las quejas es que sirvan para reducir al máximo los
motivos que las producen.
Gestionar bien las quejas es la mejor manera de fidelizar clientes, puesto que
transmite una imagen de empresa interesada en la atención y servicio al cliente.
Como reaccionar ante una queja…
Cuanto más rápida sea la respuesta de la empresa y más personal sea el método
para comunicarla a las personas perjudicadas, mayor satisfacción conseguirá la
clientela por el trato recibido.
Agradecer que nos manifieste su queja, hacerle saber que lo entendemos, que lo
vamos a valorar, y que se le va a solucionar y no se va a volver a repetir. Hacerle ver que
comprendemos cómo se siente.
No pueden darse excusas (es que no sabía, es que creía, es que pensaba) eludir
responsabilidades, echar la culpa a otros o replicar con agresividad.
El registro de las quejas debe contener como mínimo los siguientes datos:
Fecha producción
Cliente que reclama
Exposición de los motivos y del hecho causante
Área de trabajo o departamento al que se refiere
Quien atiende la queja
Si va dirigida hacia una persona concreta identificarla
Causas de la queja (porque se ha producido)
Efectos o consecuencias
Solución propuesta y adoptada, plazo para llevarla a cabo
Confirmación de la resolución
Las personas queremos que nos escuchen y que nos comprendan, que nos atiendan como
si fuéramos los únicos, y que nos resuelvan. Una queja puede ser una llamada de atención
en este triple sentido.
Para todo tipo de empresas es de gran importancia medir “La Calidad del Servicio” que
brinda a sus clientes, y lograr su satisfacción, además de esforzarse en exceder sus
expectativas.
FDH
Formador dice y el
Estudiante hace
ACTIVIDAD 1
1. ¿Qué habilidades posee usted que le pueden servir para ofrecer un buen servicio al
cliente?
2. ¿Usted considera que las quejas o reclamos le hacen bien a la empresa u organización
en la que usted labora?
3. ¿Le molesta cada vez que recibe una llamada de una empresa que le ofrece un
servicio, para que responda algún tipo de encuesta?
EDH
Estudiante dice y hace
ACTIVIDAD 2
LA CALIDAD
INDICADORES DE LOGRO
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
3. LA CALIDAD
El significado de esta palabra puede adquirir múltiples interpretaciones, ya que todo
dependerá del nivel de satisfacción o conformidad del cliente. Sin embargo, la calidad es
el resultado de un esfuerzo arduo, se trabaja de forma eficaz para poder satisfacer el
deseo del consumidor. Dependiendo de la forma en que un producto o servicio sea
aceptado o rechazado por los clientes, podremos decir si éste es bueno o malo.
Encerrar la definición de calidad en un solo significado resultaría escaso, por tal motivo
podemos decir que:
La calidad es:
Diagnosticar el nivel de calidad actual. ¿Qué calidad percibe el cliente? ¿qué errores se
están cometiendo y por qué? ¿cómo afectan al negocio?, ¿los procedimientos están
dirigidos al cliente?, ¿qué piensan los empleados de la empresa? ¿cuál es la imagen de la
empresa en el exterior? ¿existe competencia?
Crear y popularizar una cultura fuerte. Que todo empleado se sienta parte del
programa de calidad y pueda ejecutarla dentro de sus actividades cotidianas.
Montar y mantener el carnet de los detalles. Transmitir en forma escrita los detalles
que se espera que cada empleado cuide y ejecute cuando se preste servicio, nadie puede
cumplir con algo que no se le ha dicho que haga.
Organizar las formas de medir la opinión del cliente. Se pueden hacer encuestas
directas o buzones de sugerencias para tener retroalimentación de los clientes en cuanto
a lo que perciben como calidad dentro de la organización.
Marcar prioridades. Un programa no puede iniciarse tratando de cubrir todo, por lo
que habrá que establecer prioridades, las cuales al ser alcanzadas generarán espacio
para otras y así continuar hasta lograr que toda la empresa trabaje bajo un proceso de
calidad continua.
Medir los progresos. Que los integrantes del grupo puedan ver los logros alcanzados y
esforzarse por los no alcanzados.
Premiar y presionar. Establecer mecanismos para que todo el equipo se esfuerce y que
no existan indultados que sin esfuerzos ni éxitos salen ilesos, hay que premiar, reconocer
y presionar.
La calidad del servicio es el fundamento sobre el cual se le ofrece valor a los clientes, las
estrategias que se incorporen deben llevar esta consigna.
No basta con que sepamos qué servicios ofrecer, a qué nivel lo debemos hacer y cuál es la
mejor forma de ofrecerlos, un servicio de calidad incorpora todos los componentes en él
para obtener la máxima satisfacción en la experiencia del cliente.
Los siguientes son los diez componentes básicos del buen servicio, si no están bien
cubiertos difícilmente se alcanzará una calidad de servicio adecuada.
3.2.1 Seguridad. Sólo está bien cubierta cuando podemos decir que brindamos al
cliente cero riesgos, cero peligros y cero dudas en el servicio.
3.2.5 Accesibilidad. Para dar un excelente servicio debemos tener varias vías de
contacto con el cliente, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, tanto físicamente
como en el sitio web (si se cuenta con él), línea 800,... además, hay que establecer un
conducto regular dentro de la organización para este tipo de observaciones, no se trata
de crear burocracia sino de establecer acciones reales que permitan sacarles provecho a
las fallas que nuestros clientes han detectado.
3.2.6 Cortesía. Atención, simpatía, respeto y amabilidad del personal, como dicen por
ahí, la educación y las buenas maneras no pelean con nadie. Es más fácil cautivar a
nuestros clientes si les damos un excelente trato y brindamos una gran atención.
Es un recurso escaso
Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas
al máximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer
uso del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.
La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma
regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
3.3.3.1 Conozca cómo utilizar su tiempo. Durante un par de días (mejor aún, una
semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en
categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes,
comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se
corresponde con sus responsabilidades.
3.3.3.2 Establezca sus objetivos. Con base en lo que es importante para usted,
determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas,
asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
LISTA DE CHEQUEO (cosas por hacer). Esta herramienta utiliza preguntas orientadas
a identificar problemas por áreas y sirven para motivar posibles soluciones o la
detección de oportunidades de mejora.
CALENDARIO. Un calendario es un sistema inventado por el ser humano para dividir
el tiempo en periodos regulares: años, meses, semanas, días. Es una cuenta sistematizada
del tiempo para la organización de las actividades humanas en el diario vivir.
MANEJO DE
AGENDA. La Agenda es una aplicación de escritorio que permite planificar citas y
actividades, crear avisos, crear e imprimir listas de citas y actividades, examinar otras
agendas y planificar citas de grupo.
Al usar una agenda no solamente se favorece el recuerdo de las actividades diarias, sino
también el funcionamiento de la memoria.
Nos hace prestar atención en las cosas que queremos recordar. Focaliza la atención
más activamente en la información que queremos recordar, tanto sea verbal como visual.
- Cosas que realmente necesitamos recordar, como nombres de las personas o teléfonos
de uso frecuente.
- Cosas que necesitamos recordar pero no memorizar, como por ejemplo que el médico
durante enero solo atiende los lunes.
Nos posibilita ser más organizados. Si somos más organizados es más fácil encontrar y
recordar la información que necesitamos.
Nos ayuda a sentirnos mejor. Si estamos organizados y nos olvidamos de menos cosas
somos más efectivos y más productivos. También aprovechamos más el tiempo y
podemos hacer más cosas que deseamos.
OU
TLOO
K. Es
una
palab
ra
que
perte
nece al idioma inglés y que puede traducirse como “pronóstico” o “perspectiva”. Su
utilización en la lengua castellana, sin embargo, está asociada a programas informáticos
desarrollados por Microsoft Corp.
3.3.3.5 Asumir tareas de otros. Por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su
trabajo.
Aprenda a decir No
Esta información debe ser breve pero concisa, de tal manera que el cliente la tenga en
cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.
Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea lo más presentable y
llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.
3.6.2 Misión. Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa
u organización. Se debe definir lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social
en el que actúa, lo que pretende hacer, y el para quién lo va a hacer; y es influenciada en
momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las
preferencias de la gerencia y/o de los propietarios.
3.6.3 Visión. Se refiere al camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y en qué se
deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas
condiciones del mercado. Sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad.
3.6.4 Los objetivos. Son los resultados que una empresa pretende alcanzar, o
situaciones hacia donde ésta pretende llegar. Establecer los objetivos es esencial para el
éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de
motivación para todos los miembros de la organización.
3.6.5 Los productos y/o servicios. Un portafolio sin la información de los productos
y/o servicios que la empresa ofrece no tendría sentido, ya que estos datos son los más
importantes y de mayor interés para los clientes al concretar alguna negociación.
El producto es tangible y es el objeto que puede ser comprado o vendido, y que responde
a una necesidad propia de un grupo de consumidores. Por otro lado, los servicios tienen
relación con un grupo humano que se presta para satisfacer una necesidad de los
consumidores, sin la necesidad de la existencia de un objeto o bien físico involucrado.
3.7.1 Tono de voz. El tono de voz es muy importante. El tono de voz y la inflexión
pueden cambiar el significado de las palabras. Las actitudes se expresan con el tono de
voz. Las conversaciones que empiezan de una forma agradable pueden terminar siendo
difíciles si uno de los interlocutores se pone tenso o se disgusta por alguna razón.
Intente leer la siguiente pregunta expresando una actitud diferente cada vez
Enfadado
Molesto
Preocupado
Seguro de sí mismo
Servicial
Tenso
Disgustado
Intente leer las siguientes oraciones poniendo el énfasis sobre la palabra que aparece
subrayada. Grabe su voz y escuche cómo la inflexión puede cambiar el significado.
3.7.3 Elija las palabras adecuadas. La elección de las palabras puede ejercer mucha
influencia. La lengua española contiene cientos de miles de palabras. Se puede decir lo
mismo utilizando palabras distintas. Cite, por ejemplo, tantas palabras como pueda cuyo
significado sea similar al de la palabra cliente.
La lista probablemente podría ser mucho más larga, pero seguramente se le han ocurrido
las siguientes: comprador, consumidor, parroquiano, suscriptor.
Dé a las siguientes frases negativas respuestas que acentúen lo positivo, que demuestren
su actitud responsable, o que ofrezcan distintas opciones.
Positiva: __________________________________________________________________________________
Positiva: __________________________________________________________________________________
Positiva: __________________________________________________________________________________
Negativa: No sé
Positiva: __________________________________________________________________________________
No interrumpir
Tomar nota
3.7.7 Impresiones telefónicas. Lo único que hace falta para formarse una opinión sobre
la calidad del servicio que le están ofreciendo por teléfono es la calidad de la voz. Utilice
el teléfono a su favor practicando algunos principios básicos.
3.7.7.1 Articule con claridad. Debido a que el teléfono distorsiona la calidad de su voz,
es necesario que articule sus palabras con claridad. Practique el saludo: Buenos días
señora… Intente hablar despacio con un volumen lo suficientemente bajo como para que
pueda entenderle su interlocutor. No fume, ni beba, ni mastique chicle mientras habla
por teléfono.
3.7.7.2 Llame al cliente por su nombre. Pregunte al cliente por su nombre y utilícelo
con frecuencia. Los clientes quieren ser tratados como individuos; utilizar su nombre da
un toque personalizado a la conversación.
3.7.7.3 Proyecte confianza. Utilice el tono de su voz para transmitir confianza al cliente.
Hablar utilizando un tono monótono puede sonar mecánico, forzado o demasiado
ensayado. Haga que el volumen de su voz varíe, ello despertará interés y entusiasmo.
3.7.7.4 Responda visualmente. Intente visualizar al cliente con el cual hable. Ponga a
dicha persona un rostro imaginario. Ello le puede ayudar a responder a un individuo en
ves de a una voz anónima. Aún cuando no le puedan ver, ellos oirán muchas cosas en su
voz. Sonría mientras hable y ellos podrán oír su sonrisa. Las expresiones faciales
cambian automáticamente la calidad de la voz y ayudan a transmitir el interés que se
siente por el cliente. Utilice su personalidad para animar sus conversaciones.
3.7.7.5 Elimine las distracciones. Hacer dos cosas al mismo tiempo no es imposible,
pero es difícil. Baje el volumen de la radio, deje de utilizar su PC y no intente llevar otra
conversación simultáneamente mientras está hablando por teléfono. Sus clientes
esperan y merecen su atención total.
3.7.7.6 Hacen falta dos. Hacen falta al menos dos personas para que se dé una
conversación telefónica. Si a usted le parece que es el único que habla, haga una pausa y
deje a su interlocutor que le pregunte o que le dé información adicional. Si se da el caso
contrario, muestre a su interlocutor que le está escuchando haciéndole preguntas o
insertando frases como “entiendo”, etc., siempre que sea apropiado.
3.7.8 Protocolo para contestar el teléfono. Las reglas básicas son las siguientes:
3.7.8.1 Conteste el teléfono cuando suene una a tres veces. La norma generalmente
aceptada es no dejar que el teléfono suene más de tres veces antes de contestar. Después
de tres veces, la tolerancia de los clientes decae y empiezan a interpretar la falta de
respuesta de diversas maneras, casi todas desagradables.
3.7.8.2 Salude a quien llama. “Que tal” u “hola” también son formas de saludar, pero no
las recomendamos, porque son demasiado informales.
Cuidado… No prolongue demasiado el saludo, ni lo exagere. Una irritante tendencia que
estamos tratando de eliminar es emplear ese saludo que incluye cosas que no
necesitamos ni queremos oír, como por ejemplo: “¡Hola!, está haciendo un bonito día
aquí en la empresa. ¿En que podemos servirle?”
Esta forma de saludar molesta incluso al cliente mas positivo y sólo provoca burla y
sarcasmo especialmente en nuestra oficina).
3.7.8.3 Diga como se llama usted. La manera de identificarse frente al cliente depende
de las circunstancias:
Línea directa: “Buenos días, habla Rodrigo, ¿en qué lo puedo ayudar?
Empresa: “buenos días, open box producciones, habla Rodrigo ¿en que lo puedo
ayudar?
Departamento: “buenos días, servicio técnico, habla Rodrigo ¿En que lo puedo ayudar?
Si usted va a meter a sus clientes en esta situación, no importa cuan breve sea el tiempo,
lo menos que puede hacer es pedirles permiso
Espere a que le contesten. Apenas el cliente diga que sí, conteste “muchas gracias”
antes de proceder.
Dígales por qué les pide que esperen. La respuesta a su pregunta se demorará unos
momentos porque tengo que consultar con el gerente.
Cuando al cliente se le dice cuanto tendrá que esperar, disminuye el factor “me
olvidaron” y se produce un efecto calmante. Cuan específico se pueda ser depende
mucho de las circunstancias. Si no es por mucho tiempo, no es tan importante ser exacto.
Pero si han de esperar un largo rato, es mejor darles un cálculo lo mas exacto posible.
· Simplemente gracias…
· O bien… Muchas gracias por esperar, ¿En que puedo servirle?
3.8 ENCUESTA
1. Identificación y
Definición del problema y discusión del diseño. Formulación
definición del
de los objetivos y de la metodología aplicada.
problema
4. Valores de
Comprobación o refutación de la hipótesis. Conclusiones.
resultados
3.8.2 Tipos de encuestas. Por la forma de realización, cabe distinguir varios tipos de
encuestas:
1.8.2.3 Encuestas por correo: donde se envía al encuestado el cuestionario por carta.
Las preguntas totalmente cerradas son las de tipo test y respuesta única (de estilo
sí/no, o de elección entre un número predefinido de respuestas posibles).
ACTIVIDAD 1
EDH
Estudiante dice y hace
ACTIVIDAD 2
1. Elabore una lista de chequeo de las cosas pendientes por hacer para el día de mañana
y adjúntela a esta actividad.
4. Diseñe una encuesta sobre la calidad del servicio que ofrece el INCAP a sus
estudiantes. Luego imprímala y hágasela a un alumno de un área diferente a la que
usted estudia.
INDICADORES DE LOGRO
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
4.1.5 Accesibilidad. La alta dirección de la organización debe asegurarse que existen los
mecanismos suficientes y necesarios para ser contactado por el cliente cuando así lo
necesite. De esta manera podrá brindarle una atención oportuna y directa a sus
requerimientos. Medios tales como: teléfonos, correos electrónicos, radios, localizadores
y otros similares deberán ser puestos a la disposición del cliente.
4.1.7 Comunicación eficaz. La Comunicación eficaz con el cliente es la base para una
relación fructífera y duradera. Cuando nos comunicamos con nuestros clientes con
respeto y creatividad, ambos aprendemos, se profundiza la relación y se pueden
encontrar mejores soluciones a los conflictos.
4.1.10 Reciprocidad. Atienda a su cliente como usted espera ser atendido. Si una
organización aspira obtener el respeto, la lealtad y la confianza de su cliente, debe
tratarlo de manera recíproca.
Saludar al cliente con calidez. Esto hará que el cliente se sienta bienvenido.
Ser precisos. No se deben utilizar frases como "Haré lo que más pueda". El cliente
no entiende que es "lo que más podemos".
No omitir ningún detalle. Cuando le diga a un cliente que el producto cuesta $4.000;
eso es lo que él espera que le cobren. Si existen cargos adicionales hay que decírselo
por anticipado.
Pensar antes de hablar. Cuanto más sepamos acerca del cliente, mejor lo vamos a
atender. Pensar en lo que se va a decir antes de comenzar a hablar nos dará la
posibilidad de transmitir nuestro mensaje.
4.2.2 Comunicación no verbal. La comunicación es mucho más que las palabras que
utilizamos; éstas, en realidad, constituyen un canal relativamente débil o menos
impactante para dar y recibir mensajes.
El teléfono viene siendo utilizado desde 1877 pero aún hay muchos de nosotros que
tenemos una serie de reticencias en su utilización.
Parece que las dificultades que tenemos en comunicarnos con los otros, se exageran
cuando esta comunicación es establecida a través del teléfono. No podemos ver y no
vemos las expresiones de la cara, no sabes si realmente nos están escuchando. A veces, se
nos queda la mente en blanco y no sabemos exactamente qué era lo que íbamos a decir
con lo que tendríamos que volver a llamar unos minutos después y decir: "Disculpe, pero
olvidé preguntarle....."
A pesar de todo esto, ¿por qué razones utilizamos el teléfono? Veamos algunas razones:
La velocidad: Es mucho más rápido descolgar un teléfono y marcar un número que
dictar o escribir una carta. El problema está en encontrar con que está comunicando, o
no contestan, pero pueden ser salvados mediante el uso de las teclas: redial; memoria;
contestadores, etc.
El costo: Puede sorprender que hablemos de ahorro de costo cuando vemos la cuenta
de teléfono, pero estamos hablando de negocios. Para la compañía es mucho más
económico una llamada que invertir el tiempo del personal.
Contacto personal: No hay contacto visual, pero a través de la voz podemos obtener
información muy valiosa acerca de nuestro interlocutor, incluso podemos hacernos una
imagen de la persona que estamos hablando. Lo mismo ocurre en el caso opuesto.
Establecer una comunicación es, no solamente enviar un mensaje a otra persona, sino
que también debemos estar seguros de que esta persona lo ha recibido y entendido.
Mediante el feedback se puede tener la certeza de que esto ha sucedido.
Para conseguir que nuestra conversación se escuche claramente, sea muy cuidadoso en
la elección de sus palabras. La comunicación se facilita si usted emplea palabras sencillas
y frases fáciles de entender. Hay que evitar la jerga y las expresiones locales, ya que
pueden no ser fácilmente entendidas por sus clientes.
Por este motivo puede resultar una pequeña desventaja tener algún acento al hablar.
Emplee su acento sacándole el máximo partido, hablando claramente y empleando una
pronunciación correcta; los acentos pueden dar a su conversación un auténtico estímulo,
ya que son únicos y pueden parecer muy atractivos.
Al hablar por teléfono tenemos que tratar de no ser monótonos en el tono (subir y bajar
el tono), pues puede ser un claro reflejo de tu desinterés por el tema.
4.3.1.1 Los tipos de tonos. Es importante adaptar el tono de voz a las diferentes
circunstancias para establecer una relación de coherencia entre lo que se dice y la forma
en se dice:
Independientemente de las reglas que cada empresa o compañía tengan, vamos a dar
unas pautas básicas de comportamiento al teléfono:
La respuesta debe ser educada y con una frase similar a: "Buenos días, le habla
Carolina ¿en qué puedo ayudarle?, o bien "Servicios Empresariales, dígame, habla usted
con Jaime". Siempre debe responder con algunas palabras o frase amable, sencilla y
directa.
Siempre debe tratar de usted a todo el mundo. La persona que hace la llamada será
quien debe indicarle si se pueden tutear.
Si tiene que "mentir" cuidado con el orden de las palabras: "De parte de quien... no
está en estos momentos", es un error; al identificarse primero se puede dar la impresión
de que no está para él. Lo correcto sería: "Un momento que voy a comprobar si está... ¿de
parte de quién? Con esta frase indicamos que no sabemos si está con independencia de
quien sea el que llama. Es muy importante cuidar estos detalles.
Paciencia. Las secretarias y otras personas que reciben muchas llamadas (centros de
soporte, de atención al cliente, etc.) tienen que "aguantar" a todo tipo de personas. Hay
que tener paciencia y nunca perder ni los nervios ni los buenos modales.
Si la cosa se pone muy complicada, puede optar por avisar o pasar la llamada a uno de
sus jefes o supervisores.
4.3.2.2 Llamadas salientes. Siempre debe preguntar por una persona de forma
educada, anteponiendo el tratamiento de Señor o de Don.
Hable con un tono de voz adecuado y de forma clara, que le pueda entender bien la
otra parte.
Identifíquese cuando llama para que la otra persona sepa con quien está hablando. Lo
mismo puede pedir a la otra parte.
Aunque sea usted amigo de la persona a la que llama debe preguntar por ella de forma
educada aunque después le trate de una forma más cercana.
Si su llamada tiene como objetivo devolver una comunicación anterior, debe hacerla
en los términos que le hayan especificado (día, hora, etc.).
4.4.1 El uso del teléfono. Una de las formas de tomar contacto con el cliente es
mediante el uso del teléfono. Es muy importante la forma en que establecemos la
comunicación y el tono de la conversación.
Antes de iniciar el tratamiento del tema, el diálogo con la persona que está del otro lado
de la línea debe iniciarse siguiendo estos pasos elementales:
Saludar al interlocutor
Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento
Decir nuestro nombre (habla Sandra.....)
Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "¿en que le podemos ayudar?...)
La buena atención telefónica tiene una serie de requisitos que se deben cumplir
para lograr ese objetivo.
El cliente no necesita saber que el dueño de la empresa tiene su mujer enferma o fue a
buscar a su hijo al colegio.
No hay que decirle al cliente que el encargado de ventas "debería llegar en una hora" si
no estamos seguros.
No se puede excusar diciendo, "no puede ayudarlo, ahora está atendiendo otra queja...".
La habilidad de escuchar
Una de las partes esenciales de la comunicación es saber escuchar. Va más allá de lo que
nosotros oímos con nuestros oídos. Significa escuchar con la mente.
Hay que escuchar los hechos y los sentimientos. Porque la gente se expresa con ambos
elementos. Por ejemplo: "La videofilmadora que compré se descompuso durante el viaje
de vacaciones y perdí la oportunidad de grabar paisajes y situaciones que jamás voy a
tener la posibilidad de repetir".
Mientras se atiende al cliente, no hay que distraerse. Ni tampoco permitir que otros
empleados, clientes o cosas que estén sucediendo dispersen nuestra atención. Eso
muestra al cliente que "él" es importante y nos estamos ocupamos de su problema.
Hay que esperar que el cliente termine de hablar antes de formular la respuesta. Se debe
evitar interrumpir y contestar apresuradamente. No hay que perder ni una palabra de lo
que el cliente tiene para decirnos.
4.4.2 La habilidad de preguntar. En todos los casos hay que escuchar lo que el cliente
"dice" pero también lo que "no dice".
Muchas veces los clientes tienen dificultad para expresarse, nuestra responsabilidad es
llegar al verdadero asunto. ¿De qué forma?, indagando. ¿Cómo?, formulando preguntas
ABIERTAS o generales o CERRADAS específicas.
Establecer necesidades
Definir problemas
Comprender pedidos
Obtener más información
Un Call Center es aquel servicio que provee a la empresa de los elementos necesarios
para que, con un servicio centralizado vía telefónica, establezca relaciones de mutuo
beneficio, con sus clientes, proveedores, etc.”
Un Call Center es un centro de servicio telefónico que tiene la capacidad de atender altos
volúmenes de llamadas, con diferentes objetivos. Su principal enfoque es el de la
generación de llamadas de salida y la recepción de llamadas, cubriendo las expectativas
de cada una de las campañas implementadas”
Un elemento importante es ser humano. Las personas que contestan las llamadas en un
Call Center reciben el nombre de operador (a) o agente de Telemercadeo, ya que se
encargan no sólo de contestar las llamadas, también tienen la capacidad de asesorar y
atender cualquier inquietud de los usuarios.
Atención rápida: A nadie le agrada esperar o sentir que se lo ignora. Si llega un cliente y
estamos ocupados, dirigirse a él en forma sonriente y decirle: "Estaré con usted en un
momento".
Confiabilidad: Los cliente quieren que su experiencia de compra sea lo menos riesgosa
posible. Esperan encontrar lo que buscan o que alguien responda a sus preguntas.
También esperan que si se les ha prometido algo, esto se cumpla.
Atención personal: Nos agrada y nos hace sentir importantes la atención personalizada.
Nos disgusta sentir que somos un número. Una forma de personalizar el servicio es
llamar al cliente por su nombre.
Personal bien informado: El cliente espera recibir de los empleados encargados de
brindar un servicio, una información completa y segura respecto de los productos que
venden.
Simpatía: El trato comercial con el cliente no debe ser frío y distante, sino por el
contrario responder a sus necesidades con entusiasmo y cordialidad.
FDH
Formador dice y hace
ACTIVIDAD 1
EDH
Estudiante dice y hace
ACTIVIDAD 2
¿Que cualidades tenía la voz de esta persona para darle la imagen que menciona?
¿Que cree usted que estaba haciendo esta persona mientras estaba hablando con
usted?
EDH
Estudiante dice y hace
ACTIVIDAD 3
1. De acuerdo con los temas vistos en la unidad dos, debe conformar un grupo de trabajo
de 4 alumnos y preparar una representación de las diferentes formas de atender al
cliente, ya sea telefónica o personalizada. El rol de cada estudiante debe ser totalmente
diferente. Deben elegir situaciones o casos reales en el que se enfrenten los diferentes
tipos de clientes. Para tal efecto su formador les guiará en cada uno de los grupos de
trabajo. Esta representación debe ser grabada o capturada por medio de fotografías
como evidencia.
PROYECTO FINAL
http://www.promonegocios.net/clientes/cliente-definicion.html
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/acliente.htm#_Toc5479
4520
http://www.gestiopolis.com/canales5/emp/pymecommx/35.htm
http://www.mujeresdeempresa.com/management/090601-atencion-al-cliente-manejo-
de-quejas.asp
http://www.cesc-la.com/med-cal.htm
http://nocruceselrioconbotas.blogspot.com
http://www.hiru.com/es/matematika/matematika_06800.html
WWW.GOOGLE. Imágenes.