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Fase de aná
Normas para actas e informes

t a s e i n f o r m e s
s p a r a l a e l ab oración de ac
Norm a

a l a e l a b o ra ción
Normas par
Año 2012 - Edición 01

t a s e i n f o r m es
de a c
El acta
El acta y sus elementos

El informe
Activid ad de proyecto Estructura
Fase de Análisis

Elaboración de la Propuesta
Multimedia
El plan de trabajo
Actividad de Etapas del proceso
aprendizaje
la propuesta
Elaboración de
acuerdo con El diagrama de Gantt
multimedia de
Producción en multimedia

cnicos
los criterios té Cronograma de actividades
Sena

Fase Análisis Sena Producción en multimedia 1

 id o
Ta bl a de co nt en
id o Ta bl a de co nt en

Contenido Normas para la elaboración de actas e informes

01 02 03 04

Introducción El acta El informe El Plan de trabajo,

Propuesta o Anteproyecto
page page page page
04 05 08 12

05

El Diagrama de
Gantt o Cronograma
de Actividades

page
14

Este material puede ser distribuido, co-

piado y exhibido por terceros si se mues-

tra en los créditos. No se puede obtener

ningún beneficio comercial y las obras

derivadas tienen que estar bajo los mis-

mos términos de licencia que el trabajo

original.

page
15 Glosario page
16 Bibliografía page
17 Créditos page
18 Adjunto

2 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 3
 pa ra la
e in fo rm es

s
El ac ta
No rm as ac ta s

Norm a nicación esc

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El acta dejar consta

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elab o
y sucedido
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de lo tratado
Según la Real Academia Española Acta es la relación

s
m

form e
escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.

ein o de la mul timedia es enriquecer

También certificación, testimonio, asiento o constancia
oficial de un hecho. (Del lat. acta, pl. de actum, acto).
r

Sus elementos son:

cipal objet iv
El prin iere comunicar
o

u e s e qu
el contenido q Razón social Hora

L
N

a norma NTC 1486, establece las reglas En el margen superior o área del encabezado de Se anotan la hora de inicio y la de finalización de
para la presentación de un trabajo escrito, las páginas va la razón social. la reunión. Lugar en donde se efectuó la reunión.
01 Introducción cualquiera que sea su nivel de profundi-
dad. Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar Título de la junta o comité Asistentes

02
bajo las pautas de presentación de esta norma son:
El Acta
Trabajos de introducción a la investigación, Trabajo
de grado, Trabajo de investigación profesional, En-
03 El Informe sayo, Monografía, Tesis, Informe científico y téc-
nico y Otros del mismo tipo dentro de los cuales
se enmarcan el acta, el informe, el plan de trabajo,
04 El Plan de trabajo,
la propuesta, anteproyecto y el diagrama de gantt.
Propuesta o Anteproyecto
Con base en la normatividad técnica colombia-
05 El Diagrama de Gantt o na emitida por el ICONTEC y al modelo educati-
Cronograma de Actividades vo institucional del SENA de Formación basada en
Competencias y la estrategia didáctica de formación
por proyectos, dentro de las cuales están las estra-
tegias para el aprendizaje autónomo se abordaran
las normas para la elaboración de actas, informes,
propuesta, anteproyectos y toda la documentación
necesaria y requerida para cumplir con las exigen-
cias de las etapas o fases de los proyectos de for-
mación en los diferentes ámbitos formativo, produc-
tivo, práctico, investigativo aplicado y científico.
Ejemplo: Consejo Académico, Comité de Eva- Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los fun-
luación y Seguimiento. cionarios que participaron. El cargo que desempeñe
cada uno en la reunión se separa del nombre con
Denominación del documento coma (,) y se sigue el orden jerárquico estableci-
y número correspondiente do para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
orden alfabético por apellidos.
Después de título, a tres interlíneas y centrada,
se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, se-
En reuniones o comités, integrados por perso-
guida del número consecutivo que le corresponda.
nas de igual jerarquía y pertenecientes a diferen-
El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA
tes empresas, se seguirá un orden alfabético por
1 corresponde a la primera reunión de cada año.
entidades.
Se suprime el signo de número.
Fecha
Ciudad y fecha completa en que se efectuó la
reunión.

4 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 5
 r
El ac ta El ac ta
o
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El act lgo dicho d eja cl aro y por
tata r a El ac ta
f
hora de co ns
it o to do lo sucedido
escr
n

Invitados Convocatoria
i

• Toda acta expresa lo tratado en una reunión Se anexa formato de documento

Si los hubo, deben relacionarse con indicación Si se programa una nueva reunión, se escribe la
sin describir detalles intrascendentes. Word 93/2000 Actas Grupo Proyecto
de nombre y cargo. palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija
e

Los párrafos deben ser concisos, claros y Formación.doc como plantilla para el
y seguida de punto. A continuación se anotan la
que hagan énfasis en las determinaciones diligenciamiento.
Ausentes fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
tomadas. Sin embargo, por solicitud
Se anotan las personas que no asistieron a la expresa se anotan las discrepancias.
s

Firma, nombre y cargo

reunión. Se indica el motivo de la ausencia y si • En actas registradas, y en las que por
es justificada o no. El nombre completo de los firmantes respon- seguridad se considere conveniente, el
a

• Se indica el nombre de la persona que

sables se escribe con mayúscula fija. El cargo se presenta una moción, pero no es necesario presidente coloca su rúbrica en la parte
Orden del día anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. anotar a quienes adhieren a ella. inferior izquierda de cada hoja.
t

Los firmantes del acta son, generalmente, todos

Recoge la agenda que efectivamente se desa-
c

los participantes a la reunión o comité. • Cuando sea necesario mencionar la • Junto con el acta se recomienda elaborar
rrolló. Se enumeran los temas motivo de la re-
intervención de uno de los asistentes, se un resumen de compromisos en el cual se
unión, identificándolos con números arábigos.
para a

hace con nombre propio. consignen acciones, responsables de las

Desarrollo
Se escribe la palabra DESARROLLO en ma-
yúscula fija, contra el margen izquierdo. El desa-
rrollo anota los asuntos que se trataron, según el
orden del día, con sus respectivas conclusiones.
El primer tema es, generalmente, Verificación
del quórum. En el tema “Lectura, discusión y
aprobación del acta anterior”, se indica si fue
aprobada, y se anotan las modificaciones que
se presentan.
s
Nota
Los datos anteriores, resaltados
con negrita, se escriben todos, en
al acta, con mayúscula fija, seguida
de dos puntos. Por estética, se
recomienda que formen columnas
debidamente alineadas.
• Cuando haya lugar a votaciones, se
indica el número de votos emitidos en
favor, en contra y en blanco. En caso de
nombramientos se registran los resultados
y los nombres propios.
• En el caso de acta registrada, se escribe el
nombre de la persona que de acuerdo con
los estatutos debe presidir la reunión, así
como la persona que opera como secretario
de la misma.
mismas y fechas límite de cumplimiento.
• Cuando en una reunión se presentan
documentos que sustentan una información,
éstos se detallan en el desarrollo y se
adjuntan al acta. A dos interlíneas de los
firmantes, contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra Anexo, o Anexos,
seguida de dos puntos (:) y con mayúscula
inicial y se aclara el número de hojas.
• Cuando el acta es extensa y se hace

necesario utilizar hojas complementarias,

• En el caso de acta no registrada, es preciso éstas deben ir identificadas en la parte
a

que quede constancia del nombre de quien superior con el nombre del Comité, el
preside la sesión y de quien actúa como número del acta y el número de orden de
m

secretario. la hoja.
r

6 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 7
o
 El in fo rm e El in fo rm e c os o
e s p u e d e n ser públi
Los inform a menudo
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t u ra d e l i n f o privados y tr
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Estruc
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El informe resultados y n
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ción
dar cuenta de
Su objetivo es los o la ciencia
ue condujo a el
so detallado q
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar infor-
mación dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. Es un
documento que describe el avance o los resultados de investigaciones científicas o técnicas, así Portada Análisis
como el resultado de un problema científico o técnico. Es un texto elaborado para informar, sobre
Contiene el título del informe. Nombre del au- Exposición de los hechos, circunstancias y de-
hechos o actividades concretas, a un determinado lector o lectores. Generalmente contiene tablas,
tor o autores, ciudad y fecha. talles que constituyen la verdadera razón de ser
cuadros, gráficos y otros elementos que sirven para la organización, clasificación y presentación
del trabajo.
de los datos
Índice
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el in-
Recursos
Es igual al que se usa en un libro.
forme da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el Recursos financieros, desembolsos, adiciones
cual está comprometida la empresa dentro de una fecha determinada, la periodicidad y el conte- Programa de actividades presupuestales
nido técnico son característicos de un informe. Las directivas de una empresa no toman una deci-
Cronograma propuesto inicialmente
sión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las Conclusiones, recomendaciones
alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.
Resumen e implicaciones
En esta parte se derivan conclusiones, se ha-
Constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
cen recomendaciones, bien sea para la toma de
Estructura del informe Comparar con el cronograma
decisiones operativas o para nuevas investiga-
Son las partes que componen el informe propia- Introducción ciones, y se analizan las implicaciones de la in-
mente dicho. A diferencia del informe de inves- vestigación.
tigación para un contexto académico, el informe Incluye los antecedentes del problema, los ob-
técnico se caracteriza por la concisión del texto. jetivos, la justificación y el contexto general, esto Bibliografía
No quiere ello decir que carezca de los elemen- es, cómo y dónde se realizó la investigación o
Sustento teórico en libros, documentos, revis-
tos básicos de la investigación científica, sino se desarrolló el proyecto.
tas especializadas u otro tipo de publicación.
que su objetivo es dar cuenta de los resultados
Método
y no del proceso detallado que condujo a ellos. Apéndices
Los elementos estructurales de este informe son: Es una explicación de las técnicas que se usa-
Tablas o gráficos que amplían la información,
ron para la realización del trabajo.
glosario de términos y otros elementos que acla-
Resultados ren o refuercen el contenido del informe.

Resumen los datos recolectados y el tratamien-

to que se les dio.

8 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 9

rm
Clases de info
se r de t
xto puede
Este tipo de te ativo y de mo strativo.
erpret
Expositivo, int
Informe Demostrativo
Es aquel en el cual se presenta
una tesis planteada por el autor
del informe, la descripción de
todos los pasos que se han se-
guido para su demostración y las
conclusiones obtenidas. Tiene
un contenido amplio y detalla-
do, y se usa en casos y plazos
ya establecidos por la empresa
o institución.
10 Sena Producción en multimedia
e
re s clases:
Informe Interpretativo
Este informe no contiene sola-
mente narración de unos hechos,
sino que interpreta y analiza esas
situaciones para obtener conclu-
siones y dar recomendaciones.
Intenta retomar la posición in-
édita de los hechos. La venta-
ja es que los destinatarios de la
información pueden aprovechar
plenamente los conocimientos,
experiencia y criterio de los ex-
pertos, autores del informe. Son
aquellos que utilizando abun-
dantes datos y documentación
de apoyo, tratan de demostrar
o probar determinados hechos,
situaciones, fenómenos, eficien-
cia o ineficiencia de procesos.
El in fo rm e El in fo rm e
Recomendaciones para su Elaboración
Informe Expositivo 1 Exponga en forma concreta y precisa sus con-
clusiones y recomendaciones.
Debe intentar dejar una idea
clara y concisa de los resultados
obtenidos, así como de la ima-
gen y capacidad de la empresa.
2 Tenga en cuenta las normas del ICONTEC para
su presentación formal.
Es aquel que narra un hecho o
una secuencia de hechos sin aná-
lisis ni interpretaciones del au- 3 Use párrafos cortos.
tor y por consiguiente, sin con-
clusiones ni recomendaciones.
Este tipo de informe debe incluir
antecedentes para que ayuden a 4 Elimine toda subjetividad; opiniones, afectivi-
dad, sentimientos, etc.
comprender el hecho o hechos
narrados. Estos informes, tam-
poco contienen conclusiones. Su
ventaja es que los destinatarios
5 Presente toda la información necesaria.
de la información tienen abso-
luta libertad para tomar decisio-
nes, sin peligro de que influya
en ellos la opinión del funcio-
6 Cite las fuentes de información consultadas.
nario informante.
7 Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el
cualitativo.
8 Preséntelos en forma organizada y jerarquizada.
9
Utilice al escribir la tercera persona o la forma
impersonal (se encontró, se realizó, etc.). Los
pronombres yo y nosotros no tienen cabida en
la redacción de un informe.
Fase Análisis Fase Análisis Sena
Sena
Producción
Producción
en en
multimedia
multimedia 11 11
 jo
El pl an de tra ba
jo El pl an de tra ba

03 El Plan de Trabajo,
Propuesta y/o Anteproyecto El Proyecto El Documento Final
Documento que presenta los presupuestos teóri- El documento final pone en común, los resul-
cos, metodológicos y financieros para la ejecución tados del proceso de investigación par su discu-
Las etapas del proceso de investigación pueden ser: planeación, organización, ejecución o de-
de la investigación o proyecto. Puede constar de: sión y aplicación.
sarrollo del proyecto y elaboración del documento final. Las fases de un proyecto de formación
o proyecto productivo de etapa práctica pueden ser: planeación, análisis, desarrollo y evaluación.
• Titulo Requisitos para la presentación del documen-
Cualquiera que sea el tipo de proyecto en el área de Multimedia a realizarse se debe aplicar alguna
• Definición del problema (antecedentes del to final:
metodología de pasos o etapas en la cual se formalice el trabajo realizado mediante un documen-
problema, formulación, descripción)
to. Por tal motivo en la fase de planeación se pueden generar documentos como la Propuesta, el
• Justificación. • Todo documento debe elaborarse en hojas
Anteproyecto y el Proyecto y al término un trabajo escrito denominado Documento o Tesis Final.
• Objetivos general y específicos. tamaño carta o A4 por una sola cara.
• Marco referencial (teórico, histórico, • Se deben conservar los siguientes
La Propuesta El Anteproyecto conceptual, estado actual, científico y márgenes: Superior 3 cm, Izquierdo 4 cm,
tecnológico, entre otros). Derecho 2 cm e Inferior 3 cm.
Documento que expresa o consigna la idea ini- Informe que contiene la estructura formal de • Se debe utilizar el tipo de letra arial,
• Diseño Metodológico. Definición de
cial de un trabajo de investigación o proyecto. la propuesta para el inicio de una investigación tamaño 12.
hipótesis, variables e indicadores, universo,
Puede constar de: o proyecto. Puede constar de: • La separación entre las líneas de un párrafo
población, muestra e instrumentos, y
estudio piloto, si la investigación lo debe hacerse a una interlinea (Distancia
• Tema. • Titulo
requiere. vertical entre dos renglones).
• Título provisional. • Formulación del problema
• Método o estructura de la unidad de análisis, • La separación entre párrafos y entre título
• Breve descripción general del problema. • Justificación
criterios de validez y confiabilidad. y texto se hará doblando la separación de
• Justificación inicial o preliminar. • Objetivos general y específicos.
• Esquema temático (capítulos provisionales líneas, es decir, con doble interlinea.
• Objetivo provisional. • Marco referencial (teórico, histórico,
del informe de investigación). • El titulo de cada capítulo comienza en
• Clase de investigación (modelo teórico) o conceptual, estado actual, científico y
• Personas que participan en el proyecto. una hoja independiente, a 4 cm del borde
trabajo propuesto. tecnológico, entre otros)
• Recursos disponibles (materiales, superior.
• Posibles colaboradores en la investigación • Diseño metodológico preliminar
institucionales y financieros) • Después de punto seguido se deja
o en el proyecto. • Nombres de las personas que participan
• Cronograma un espacio; y de punto aparte dos
• Recursos disponibles (materiales, en el proceso.
• Bibliografía interlineas.
institucionales y financieros). • Recursos disponibles (materiales,
• Posibilidades de publicación. • Los dos puntos se escriben inmediatamente
• Bibliografía. institucionales y financieros).
después de la palabra, seguidos de un
• Cronograma.
espacio y el texto con minúsculas.
• Bibliografía.
• Se debe redactar en forma impersonal.
• Para resaltar, puede usarse letra cursiva o
negrilla. Los términos de otras lenguas que
aparezcan dentro del texto se escriben con
negrilla.

12 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 13
 Ga nt t
El di ag ra m a de

04 El Diagrama de Gantt o Glosario

Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades hace parte de la estrategia operativa del proyecto de investigación. Es
la descripción de las actividades en relación con el tiempo en el cual se van a desarrollar, para esto,
primero hay que determinar con precisión cuáles son esas actividades, a partir de los aspectos téc-
Acta
nicos presentados en el proyecto. De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano
con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual abran de ser desarrolladas. Relación escrita de lo sucedido, tratado o acor-
Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, los cuales permiten vi- dado en una junta, comité o reunión.
sualizar el tiempo de cada actividad sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en
un mismo tiempo. Si se está ejecutando proyectos sencillos el diagrama de uso más común es el de Informe
Gantt o diagrama de barra, para proyectos de mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas
Descripción, oral o escrita, de las características
de flechas o de redes como el PERT o CPM.
y circunstancias de un suceso o asunto. Conjun-
to de datos o instrucciones sobre algo o alguien.
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt es una po-
pular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar Cronograma
Guion el tiempo de dedicación previsto para diferentes Calendario de trabajo.
tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
Desarrollo animación determinado. A pesar de que, en principio, el dia- Cliente
grama de Gantt no indica las relaciones existentes
entre actividades, la posición de cada tarea a lo Persona que utiliza con asiduidad los servi-
Investigación
largo del tiempo hace que se puedan identificar cios de un profesional o empresa. Persona que
dichas relaciones e interdependencias. habitualmente compra en un establecimiento o
Contenidos
requiere sus servicios.

Programación Usuario
Que usa ordinariamente algo. Dicho de una
Ejecución
persona: Que tiene derecho de usar de una cosa
ajena con cierta limitación.

Time

14 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 15
 Equipo de Exper tos temáticos y de
Diseño para Producción de
Bibliografía, Referencias y Fuentes Créditos de editorial Multimedia SENA

Magal, T., Tortajada, I., Morillas, S., (2008). Preproducción Multimedia, Comunicación Audiovisual.
Revisión, Preparación y Líder de produccíon
Mexico, DF: Alfaomega-UPV.
Compilación.
Iliana Eneth Molina Cuartas
Castro M., Colmenar A., Losada, P., Arroba, J. (2003). Diseño y Desarrollo Multimedia: Sistemas,
Imagen, Sonido y Video. Mexico, DF: Alfaomega – Rama. Freddy Oswaldo Ovalles Pabón Profesional grado 10
Instructor Multimedia SENA Regional Norte de ilmocu@sena.pedu.co
Sarmiento, B., (2004). Estrategias para el Aprendizaje Autónomo: El Informe. Bucaramanga
Santander Centro CIES.
(Colombia): Servicio Nacional de Aprendizaje.
fovalles@misena.edu.co
Revisión Temática
ICONTEC (2002). Compendio: Tesis y otros Trabajos de Grado: Norma Técnica Colombiana NTC
1486. Bogota: Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Diseño editorial
Dorian sully munera rua
dsmunera@misena.edu.co
Rafael. (2008, 07 de Mayo). Normas ICONTEC. Recuperado el 20 de diciembre de 2011 de http://
literafa.obolog.com/normas-icontec-82811 Alejandro Orozco Escobar
Diseñador visual Profesional
Revisión Metodológica y
designifrit@gmail.com Corrección de Estilo

Diagramación Adriana Marcela Bedoya V

abedoya@misena.edu.co

Alejandro Orozco Escobar

Ilustración
Diseñador visual Profesional

Alejandro Orozco Escobar

Diseñador visual Profesional

Mario Andrés Sepulveda Mazo

Diseñador visual Profesional
m_sepulveda@misena.edu.co

16 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 17
 Ejemplo de acta An ex o An ex o

REUNION EQUIPO DE GESTION DE PROYECTOS DE FORMACIÓN COMPROMISOS ESTABLECIDOS

PROGRAMA TECNÓLOGO EN PRODUCCIÓN DE MULTIMEDIA
COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA
ACTA # 

FECHA: __ de ___________ de 2011
HORA: De __:__ a __:__ CONVOCATORIA
LUGAR: _______________________ La siguiente reunión se realizará el día __ de ______ de 20xx a las __ de la _______.

PARTICIPANTES: Se firma la presente acta por quienes en ella intervinieron.

No. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO No. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA

1 1
3 2
4 3
5 4
5
INVITADOS:
ANEXOS:
No. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
1
2
3

AUSENTES:

No. NOMBRES Y APELLIDOS MOTIVO

1
2

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum.

2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
3. Revisión y programación de actividades
4. Comentarios y varios

DESARROLLO DE LA REUNION:


18 Sena Producción en multimedia Fase Análisis Fase Análisis Sena Producción en multimedia 19
 An ex o

lisis
Fase de aná

20 Sena Producción en multimedia Fase Análisis