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Asociación Colombiana de Ingenieros

Capítulo Cundinamarca

Optimización de inventarios de repuestos:


más allá de los cálculos del punto óptimo
(hay que retar los paradigmas)

Daniel Ortiz Plata

Optimización de Inventarios de Repuestos Daniel Ortiz Plata


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PARADIGMAS
“If we want to make relatively minor changes
in our lives, we can perhaps appropriately focus
on our attitudes and behaviors. But if we want
to make significant, quantum change, we
need to work on our basic paradigms.”

Stephen R. Covey

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VALOR BODEGAS
OPTIMIZACIÓN
PARÁMETROS DE
TRADICIONAL
REPOSICIÓN
BÁSICA
SISTEMA DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN

?
INTERACCIONES
PROCEDIMIENTOS
POLITICAS

CONOCIMIENTO

PARADIGMAS

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¿Estamos gerenciando los Repuestos de la misma


manera que los demás recursos, esto es vulgarmente:
“le paramos las mismas bolas”?

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Repuestos, uno de los recursos claves para las intervenciones de


mantenimiento

Costos Directos para


Ejecución de
Procesos de
Mantenimiento mantenimiento

Paradas de Planta
Personal Materiales Herramientas

mantenimiento
Proyectos de
Rutinario
Propio Repuestos Mayores

Contratado Consumibles Menores

¿Se ha analizado el pronóstico de la demanda si Mantenimiento Basado en Condición


tenemos nuestro mantenimiento basado en condición
o todavía con alto nivel de correctivos?
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¿Reconocemos el contexto de nuestra empresa frente al


manejo de los materiales, entre ellos los Repuestos?

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Clasificaciones claves para la definición del inventario

Tipos de Empresa: Tipos de Materiales


Por cantidad de Por tipo de proceso Directo del Asociado al
activos productivos productivo Producto proceso
• Intensiva • Continuo • Materia Prima • Insumos
• Intermedia • Manufactura • En proceso • Repuestos
• Baja • Servicio • Terminado
• Uso General
• Otros

Tipos de Inventarios Tipos de Manejo de Inventarios


y abastecimiento
• Especulativo • Estratégico • Consignación • Bodega propia
• Perecederos • Rotativo • Gestión del • Justo a tiempo
cliente “No stock”
• En tránsito • Seguridad
• Gestión del • Centros de
• “No stock” • Consumibles
vendedor distribución
• Otros • Otros
• Otros

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¿Nuestro paradigma para la gestión de inventarios está


basado en el manejo que se tiene para las materiales
denominados Materia Prima y Producto Terminado?

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Comparación Inventarios de Repuestos con Inventarios de Manufactura


Aspecto Repuestos MP y PT Observación
la cantidad de repuestos es muy alta
Cantidad de ítems catalogados Muy alto Pocos
comparados con MP y PT
Hay muchos repuestos que no tienen
Posibilidad de Proyección de demanda media alta
precisión en la demanda
Cantidad de códigos en demanda no
alta-media baja
planeada
Múltiples proveedores por la
Cantidad de proveedores alta baja
multiplicidad de repuestos, no por ítem
baja alta El cliente interno es mantenimiento, el
Cantidad de clientes
(interno) (externo) cliente externo son los compradores
Variedad en la Especialidad de los las tecnologías de una planta son muy
alta baja
materiales variadas
Cantidad de ítems (códigos) a
muy alta baja
almacenar
Tipo de embalaje y empaque para Cada repuesto requiere un tipo de
muy alta baja-media
almacenar embalaje y empaque
Se almacenan pocas cantidades de un
Cantidad a almacenar por ítem baja alta
repuesto
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Aspecto Repuestos MP y PT Observación


Movimiento (rotación del media- Los repuestos rotan muy poco, las
alta
inventario) baja MP y PT deben rotar muchisimo más
En la manufactura se cambia
Cambios por renovación de rápidamente de tecnología. Las
baja alta-media
tecnología plantas de proceso son lentas en
cambio de equipos
Tiempos por obsolescencia en Hay repuestos que deben
altos bajos
inventario permanecer por muchos años.
ERP's especializados en su
bajo alto
manejo
Necesidad de especialización en
muy alta media-alta
la inspección al recibo
Costo de preservación medio bajo
Los técnicos acostumbran guardar
Control de bodegas "satélite" alto muy bajo
repuestos hasta en su oficina
Procedencia de los materiales (por
medio bajo
paises)
Cantidad de posibles proveedores baja-
alta
interesados media

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Aspecto Repuestos MP y PT Observación


Bajo un esquema de poca cercanía de
Costo y complejidad en la toma
media baja proveedores - alta necesidad de tener en
del inventario
bodega
Costo y complejidad para No solo por la cantidad de repuestos sino
identificar la criticidad de los media baja por la definición del impacto del repuesto y
materiales del equipo en el proceso operativos
Posición del administrador de
baja media
inventarios en la organización
Complejidad de la matriz de
alta media-baja
aprovisionamiento
Interacción con proveedores para
alta baja
actualizar el catálogo
alto- Los proyectos introducen muchos nuevos
Impacto de los proyectos medio-bajo
muy alto repuestos e igualmente sobrantes.
Complejidad en la optimización Requiere un buen sistema de información y
alto medio
del inventario muy bien documentado,
Riesgos en el manejo de Los excedentes pueden ser un peligro por el
alto medio
excedentes reciclaje inadecuado
MP&PT puede ser hasta el 40% del capital,
Capital invertido en materiales bajo alto
Repuestos puede ser el 5%
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Estas diferencias llevan a pensar que:


Lo óptimo no es un punto
COSTO

COSTO IMPACTO
AREA EN EL NEGOCIO POR
OBJETIVO ABASTECIMIENTO

COSTO DE TENER

Costo de abastecer
Inventarios muy bajos Óptimo Inventarios muy altos

NIVEL DE INVENTARIO
t
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Visión EVA

EVA = NOPAT – Costos de Capital


(Economic Value Added) (Net Operating Profits After Taxes) WACC = Weighted Average Cost of Capital

(Ventas – Costos) – (Capital invertido x WAAC)

Efecto sobre las ventas al no Valor de los inventarios como


poder operar las plantas por parte del capital invertido por
falta de repuestos los dueños de la Empresa.

¿Cuál es el impacto que tienen los inventarios de repuestos sobre cada


uno de los elementos del indicador?

Costos = Costos de producción + Gastos operacionales + Otros gastos + Impuestos operativos + Otros Activos

Capital invertido = Equipos + Inversiones + Obras en ejecución + Inventario Materia Prima + Inventario Materiales +
Gastos pagados por anticipado + Cuentas por Pagar + Otros pasivos + Otros Activos

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ELEMENTOS CLAVES PARA UNA EFECTIVA


OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIOS, ALINEADOS CON:

• LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA


• LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
• EL GERENCIAMIENTO DE ACTIVOS
• LOS MODELOS DE PROCESOS
• LA ORGANIZACIÓN Y EL MODELO DE
LIDERAZGO

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Estructura administrativa Control de Gestión


Importancia en la empresa y su Reuniones
visualización en los Planes de trabajo
organigramas Aseguramiento Reportes, Árbol de Indicadores
Definición de roles y responsabilidades.
Gestión integral
Equipos de trabajo

Organización Liderazgo, GENTE


Asegurar: Aptitud, Actitud, Conocimiento
Calidad,
Oportunidad y Plan de Competencias
Datos en Contexto
Conocimiento Entrenamiento, Gestión del
Conocimiento
Códigos de empresa, Datos Procesos Compromiso, plan de carrera
códigos de
proveedores,
descripciones,
parámetros, datos de Tecnología
transacciones, Políticas, Procedimientos,
clasificadores internos, Instructivos
clasificadores externos Declaración, Definición,
Documentos Formalización, implementación
Blandas y Duras
Sistemas de información,
redes y equipos,
aseguramiento de la
información

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1. Liderazgo, GENTE: aptitud, actitud, gestión del conocimiento

Aptitud Actitud
• Preparación académica formal • Compromiso
• Aplicación del Conocimiento • Alineación proyecto de vida
• Plan de competencias con proyecto laboral
• Plan de entrenamiento basado • Aspectos sicológicos
en competencias • Relaciones laborales
• Condición física • Compensación laboral

Gestión del conocimiento


• Manejo del conocimiento tácito:
• Incentivos
• Valoración y aprovechamiento
• Manejo del conocimiento explícito,
• Lecciones aprendidas,
• Redes de trabajo,
• Páginas amarillas,
• Gestión documental

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2. Procesos: Política, procedimientos, instructivos

Política dentro del marco de Gestión de Activos (Asset Management)


• Definición: estrategia para optimizar el impacto total en costos, desempeño, y
riesgo en el ciclo de vida de los activos del negocio, para asegurar el logro de
sus metas y cumplir regulaciones externa e internas (ambientales, salud
ocupacional, seguridad).
• Objetivo: Agrupar todas las herramientas / guías existentes (mas algunas
nuevas) en un proceso de gestión integral coherente.
• Cubrimiento: Operación, Mantenimiento, Confiabilidad, Inspección de planta y
equipos, Proyectos.
• Referenciación: Gestión de HSE, Gestión de Calidad, Gestión del Riesgo
• Sistema de Gestión: - Políticas y objetivos, - Organización, Responsabilidades,
Recursos, - Procedimientos y normas, - Monitoreo de desempeño, - Auditorías, -
Revisión gerencial, - Corrección y Mejoramiento
• Procesos comprometidos: Operación, Mantenimiento, Inventarios, Compras,
Financiero, Proyectos, Contratación, Logística, Presupuesto.

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Definición desde la Política para el uso del Modelo para Valoración del Riesgo

Riesgo = Consecuencia X Probabilidad X Exposición


CONSECUENCIAS PROBABILIDAD
Probable Probable Varias
Personas Economía Ambiental GoodWill 1 Improbable 2 Posible 3 próximos 4 próximos 5 veces al
10 años año año

Primeros
Efecto A nivel
auxilios/ <$X 1
leve personal
MTC

Acc. con $10X - Efecto A nivel


Tperdido menor interno 2
100X
Incapacida
$100X- Efecto
d A nivel
localizad 3
permanen 1000X local
te o
$1000X- Efecto Import. a
Una sola
important nivel 4
víctima 10000X e nacional
Import. a
Varias Efecto
>10000X nivel 5
víctimas masivo
internal.

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Definición desde la Política para el relacionamiento con Abastecimiento

MATRIZ DE POSICIÓN DE SUMINISTRO MATRIZ DE GESTIÓN DEL SUMINISTRO


VALOR DE COMPRA COMPLEJIDAD MERCADO
BAJO ALTO BAJO ALTO
Cuello de botella Críticos Cuello de botella Críticos
A A
L L
T I T
I O
M M O
P P
A A
C Rutinario Apalancamiento C Rutinario Apalancamiento
T B T
O A O B
J A
O J
O

Por ejemplo: ¿Cómo cruzar la matriz de riesgos con estas matrices para la
definición de las criticidades de los repuestos? O ¿Cómo definir los Acuerdos a
Nivel de Servicio en Abastecimiento y Mantenimiento?
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Definición desde la Política para el referenciamiento de los procesos de


mantenimiento que requieren los materiales

PLANES DE MEJORAMIENTO

PLANES PROACTIVOS (PROGRAMDOS O POR CONDICIÓN)

PLANES DE INSPECCIÓN GENERAL DE PLANTA

CORRECTIVOS

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Definición y estructuración de los procesos y procedimientos que manejan


los repuestos

PLANEACIÓN
DE LA OPTIMIZACIÓN
DEMANDA

REPOSICIÓN COMPRA ALMACENAM/TO

INV.
CATÁLOGACIÓN EXCEDENTES
FISICO

¿DEBEMOS CONCENTRAR LOS ESFUERZOS SOLO EN EL CÁLCULO DE LOS


PARÁMETROS DE REPOSICIÓN PARA LOS MÚLTIPLES MATERIALES?.

Hoy con la ayuda del sistema de información podríamos plantearlo y calcularlo sin
que por ello aseguremos la optimización de los inventarios ni su buen manejo.
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Ilustración 1 de los procesos: Reposición

EOQ: MODELO LOTE ECONOMICO


Nota: modelo aplicable en repuestos que cumplan con este modo de demanda.
Sin embargo, la mayoría de los repuestos (críticos) no se comportan así.

Cantidad • C1 = Costo de tener


• C3 = Costo de comprar
• R = Consumo Anual
• LT = Tiempo de reposición
EOQ
ROQ • K = Constante ( Nivel de
servicio)
• MAD = Desviación media
absoluta de la demanda
ROP • ROP = Punto de reorden:
K(MAD) + (FU x LT) / 30.42
L
T
SS • ROQ = Cantidad a pedir (Lote
económico) = 2 R C3
C1
Tiempo • SS = Stock de Seguridad
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Ilustración 2 de los procesos: Planeación


¿Cuando tener inventario?
Se recomienda tener inventario si la siguiente desigualdad se cumple:

N*CTP < fR*LC*T


Costo de Tener < Costo de no tener

N = factor de inventario asociado al precio del producto


(alrededor de 0,25).
CTP = Costo total del producto
fR = Frecuencia de los requerimientos en un año
LC = Lucro cesante por día, debido a la no disponibilidad del repuesto
T = tiempo en días que demoraría el repuesto desde que es requerido.
¿Cuanto tener?:
regla simple “de dedo gordo” si no se tiene historia de consumos (equipos
recién instalados, sin historia y sin referencias)
“Raiz cuadrada de las instalaciones del material que haya sido definido
para tener en stock.”

Si se tiene una buena información del consumo, es recomendable usar un


algoritmo de acuerdo con el tipo de demanda.
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Ilustración 3 de los procesos: Planeación

Reliability Centered Spare (RCS)

•Metodología para la gestión de materiales que utiliza los principios de RCM


•Logra importantes ahorros aplicando el método a las partes críticas de baja rotación de
inventarios
•RCS determina el nivel de inventarios para repuestos
•No se basa en las recomendaciones del fabricante, ni en los juicios subjetivos del
nivel de servicio
•Se basa en los requerimientos actuales del equipo, la operación y el mantenimiento
que los inventarios soportan

LAS PREGUNTAS PARA EL PROCESO RCS


1. Cuáles son los requerimientos de mantenimiento para el equipo?
2. Qué pasa si no hay repuestos disponibles?
3. Los repuestos requeridos se pueden predecir?
4. Cuál es el inventario de repuestos que se necesita?

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Ilustración 4 de los procesos: Optimización

OPTIMIZAR CONDICIONES PARA


FUTURO ABASTECIMIENTO

Actualización de:
Punto de Reorden + Cantidad a reordenar + Estrategia de Abastecimiento

Análisis unitario Análisis grupal Análisis masivo

Evaluación por el Evaluación por el Equipo Evaluación por Equipo de


Administrador de núcleo de confiabilidad Optimización con el
Inventarios con el apoyo de aplicando RCM y RCS: apoyo de herramienta de
la herramienta informática Materiales de equipos Optimización: Materiales
básica. Materiales únicos críticos … afines

BASE BASE BASE


/DATOS /DATOS /DATOS

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3. Tecnología

Sistemas de información: SAP, JD EDWARDS, MINCOM, PEOPLESOFT,


ORACLE, DATASTREAM, … + de 200 ADICIONALES (ESTRATEGIA
INFORMÁTICA)

¿Cuál es el más adecuado para la empresa?, ¿Quién participa en la selección?


¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?

Computadores: CAPACIDAD, TECNOLOGÍA, POLÍTICA DE ACTUALIZACIÓN


¿Cuál es la actual instalación en la empresa?, ¿Es la adecuada?¿Cómo son sus costos?
¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?

Telecomunicaciones: TELÉFONO, RADIO, CELULAR, INTERNET …


¿Cuál es la actual instalación en la empresa?, ¿Es la adecuada?
¿Cómo está definida la estrategia informática en la empresa?

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4. Datos

Por ejemplo: ¿cuáles son los mínimos para un catálogo óptimo

• Identificador único • Análisis


•Código único •Fechas
• Identificadores de referencia •Datos de Modificaciones
•Códigos del proveedor • Utilización
(número de parte) •Equipos
• Descriptor único •Planes
•Texto único descriptivo •Preferencias
•Unidad de medida • Manejos
• Descriptores de referencia •Compra
•Nombres coloquiales internos •Recibo
•Nombres de proveedores •Almacén
• Clasificadores •Despacho
•Internos
•Regionales
•Nacionales ¿Cómo está definido su catálogo?
•Internacionales ¿Qué está utilizando de ese potencial?

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5. ORganización: Estructura administrativa para la


administración de inventarios y bodegas

¿Piramidal? ¿Jerárquicas?
¿Aplanada? ¿Funcional?
¿Matricial? ¿Procesos?

CONDICIONES
EXTERNAS


PROCESO (ACTIVIDADES)

INSUMOS

RECURSOS
PRODUCTO

?
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6. Aseguramiento:
Elementos de una Estructura de control

Planes Elementos
Pronósticos estándar para una
Programas organización
Planeación/ Ejecución /
Pronóstico Reporte
Programación Control
Semestral

Reuniones
Annual

Retroalimentación
Largo
De
Plazo
Evaluación
Elementos
Plan a
Reuniones culturales que
Semanal

Reuniones
Mensual

Retroalimentación
Mediano De
Plazo Evaluación impiden su
efectividad
Semanal

Programa Reporte
Diario

Corto Ejecución Con


Plazo Indicadores

Benchmarking /
Indicadores Empresa /
Proceso

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Pirámide de indicadores (ejemplo)


¿Cuál es la pirámide en
Objetivos y Metas su empresa?
del Negocio EVA Empresa
Resultados
Estratégico

Táctico

Operativo

Despliegue Disponibilidad
de objetivos de Plantas
Planeación
Inventarios vs
activos
Nivel de Programación
servicio Rotación

Transacción
Entradas Salidas Excedentes Activos

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Indicadores globales del proceso

Widely used maintenance benchmarks


Low range High range Best practice
Indicator
Asset value based

Maintenance cost/ERV* 2% 5% 2%
Stores investment/ERV 0.8% 1.2% 1%

Spare parts inventory turns 0.5 1.4 Varies


Stores service level 80% 99% 95%-97%

*ERV = total plant estimated replacement value

• Benchmarking or performance measurment, Terry Wireman, Plant Engineeering, 2004/01, www.Terrywireman.com

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Resumen
Construyendo un nivel de inventarios de repuestos óptimo

INVENTARIOS ÓPTIMOS:
Oportunidad, Cantidad, Costo

Costo de no
Costo y tiempo
tener: Costo de
de
Oportunidades tener:
aprovisionar
del negocio + Almacen/mto
Abast/nto
RRM
Pronóstico de la Demanda
Gestión de activos y Confiabilidad Operacional:
Previsible, Inesperado, Proyectos
Asociación a Equipos (Lista de partes):
Materiales de Configuración, de Mantenimientos

Catalogo General de materiales y por Negocio:


Aplicación de la política de Stock, No stock y cargo directo
Organización, Políticas, Procesos:
Políticas, procedimientos e instructivos para manejo de Inventarios…
Interrelaciones, ANS, ECG

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Resumen
Construyendo un nivel de inventarios de repuestos óptimo

INVENTARIOS ÓPTIMOS:
Oportunidad, Cantidad, Costo

Costo de no
Costo y tiempo
tener: Costo de
de
Oportunidades
del negocio +
¿Cuánto vale aplicarlo vs
tener:
Almacen/mto
aprovisionar
Abast/nto
RRM cuánto beneficio se
Pronóstico de la Demanda
obtiene?
Gestión de activos y Confiabilidad Operacional:
Previsible, Inesperado, Proyectos
Asociación a Equipos (Lista de partes):
Materiales de Configuración, de Mantenimientos

Catalogo General de materiales y por Negocio:


Aplicación de la política de Stock, No stock y cargo directo
Organización, Políticas, Procesos:
Políticas, procedimientos e instructivos para manejo de Inventarios…
Interrelaciones, ANS, ECG

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MUCHAS GRACIAS
Daniel Ortiz Plata
ortplad@hotmail.com

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BIBLIOGRAFÍA
• Diccionario de la Real Academia Española.
• Mejoramiento de los procesos de la empresa, H. J. Harrington, McGrawHill, 1993
• Model for an Asset Management Sistem, Shell Global Solution International.
• Strategic Asset Management Inc., www.samicorp.com
• Norma ISO 9001-2000
• Seven Habits of Higly Effectiv People, Stephen Covey
• Gerencia Moderna de Materiales, Fane Atkinson, 1995.
• RCS, Information Science Consultants Ltd, www.infoscience.co.uk
• MINCOM ELLIPSE, www.mincom.com
• Benchmarking or performance measurment, Terry Wireman, Plant Engineeering, 2004/01, www.Terrywireman.com
• Economic Value Added EVA, Stern Stewart & Co.
• Estudio de la gestión de la cadena de suministro en España. IESE Business School, Flaviano Moreira, ALG
(famoreira@alg.es)
• Guide for contracting, Procurement and Warehousing for asset management, Shell Global Solution
• Sistema Modular de Formación en Gestión de Compras y Aprovisionamiento Internacional, Centro de Comercio
Internacional UNCTAD/OMC, Módulo 11, Gestión de Existencias y Almacenes, 2000.
• www.unspsc.org
• Análisis y Diseño de Sistemas de Información, James Senn.

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