GSO-P-RL-002

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Área responsable del documento

Vicepresidencia Administrativa
inicial:
Aprobación del documento inicial: Decisión de Presidencia No. 111/08
Aprobación(es) de Decisión de Presidencia No. 119/08 - 084/09 - 028/10 - 048/10 –
actualización(es): 076/10 – 015/11
Decisión de Presidencia No. 0000007
Aprobación de última
Actualización No. 9
actualización:
Fecha: Enero 23 de 2012
Actualización Nombre Cargo Área

Preparada
Carlos A. Agudelo G. Asesor Vicepresidencia Administrativa
por:

Nombre Cargo Área

Revisada
por: Marielly moya
Vicepresidente Vicepresidencia Administrativa
espinosa

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la identificación, actualización y verificación de los

requisitos legales y otros requisitos relacionados con los riesgos de seguridad y salud
ocupacional (SySO) de EEB y definir los mecanismos para su continua verificación y
evaluación del cumplimiento.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los procesos, actividades y proyectos que realice la

Empresa de Energía de Bogotá, y que sean parte de su Sistema de Gestión, que exijan
la aplicación de requisitos legales, reglamentarios y otros compromisos de carácter
voluntario.

3. DEFINICIONES

3.1 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (1) u obligatoria.

(1) Nota: “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus
clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita

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3.2 Requisito legal: Exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales,

reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la
empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar
en responsabilidades penales o civiles.

3.3 Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones

derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e
internacionales, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los
riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO) de EEB

3.4 Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso

voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones,
entidades, empresas y organizaciones.

3.5 Riesgo: Posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño o lesión

derivados del trabajo que realiza, con consecuencias negativas para su salud y/o
integridad física y mental.

3.6 COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional. Organismo de promoción y

vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa

4. RESPONSABLES

4.1 El Asesor de la Vicepresidencia Administrativa encargado de la gestión de

seguridad y salud ocupacional (SySO), con el apoyo de las dependencias, es el
responsable de: (i) Estructurar la matriz de identificación de requisitos legales y otros
requisitos relacionados con los riesgos de SySO de la Empresa, (ii) mantener
informada a la empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente aplicable en
materia de seguridad y salud ocupacional, y de (iii) realizar el seguimiento al
cumplimiento de los requisitos legales de SySO.

4.2 Los Asesores de Secretaría General son responsables de mantener informada a la

empresa sobre las normas, leyes y reglamentación vigente, a través de mecanismos
como Notifax y Diario Oficial.

4.3 El Asesor de Calidad de la Vicepresidencia Administrativa es responsable de

mantener disponible la actualización de la matriz de identificación de requisitos legales
de SySO dentro de la herramienta del Sistema de Gestión en el Lotus Notes, cuando
así lo solicite el Asesor encargado de SySO.

4.4 El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del

requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales de seguridad industrial y salud ocupacional aplicables a las actividades que

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realice la Empresa. Así mismo, los interventores y/o supervisores a través de sus
contratistas.

4.5 En proyectos nuevos de la infraestructura de transmisión, el Director de Proyecto

es el responsable de asegurar que se identifiquen los requisitos legales asociados a la
seguridad y salud ocupacional que le aplican.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1 Consideraciones Generales

5.1.1 En caso que existan dudas sobre la interpretación y aplicación de algún requisito,
se solicitará la asesoría de Secretaría General o de un experto en asuntos legales en el
tema relacionado.

5.1.2 La información sobre requisitos legales y otros requisitos en SYSO que sean
aplicables a los contratistas se da a conocer a estos, por parte de la dependencia
responsable de la contratación y/o interventor o supervisor.

5.1.3 El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecución de los contratos, le

corresponde a los interventores o supervisores, según sea el caso, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 “Gestión de proveedores”.

5.2 Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos

Tomando la matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO existente en EEB,

se identifican los requisitos legales generales que son aplicables a la EEB.

Esta información se registra en la Matriz de requisitos legales y otros requisitos de

SySO que específica:

 El peligro o riesgo,
 El componente o tema de gestión,
 El tipo de requisito y número,
 La fecha de expedición,
 El responsable de expedición,
 El título
 La síntesis,
 El (los) artículo(s) aplicable(s)
 El cumplimiento
 La ubicación del requisito

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 El(los) registro(s) de cumplimiento

 El responsable del control, actualización y distribución

Conocidos y agrupados estos elementos, se establece la reglamentación relacionada

para posteriormente determinar si EEB tiene la responsabilidad de aplicarlo en el
desarrollo de sus actividades y/o proyectos.

Los colaboradores de EEB tienen acceso a estos requisitos legales, los cuales pueden
consultar en los sitios en donde se encuentran ubicados en el Sistema de Gestión
según lo que se indica en la casilla correspondiente de la matriz. Los requisitos legales
pueden estar en medios físicos o digitales.

5.3 Criterios para determinar la aplicabilidad

La aplicación de un determinado requisito de carácter general se evalúa frente a la

matriz de identificación de peligros y riesgos de SySO para establecer si está
relacionado con alguno de los peligros existentes en la Empresa. El Asesor comunica
esta información a la Vicepresidencia Administrativa.

Cuando se trata de requisitos legales relacionados con temas técnicos de la operación

de la infraestructura de EEB, la Vicepresidencia de Transmisión es la encargada de su
revisión y análisis desde el punto de vista técnico.

5.4 Divulgación externa de requisitos

La dependencia designada para implementar un requisito legal, se encarga de

divulgarlo a los Inspectores, Interventores, Supervisores y/o Contratistas, según sea el
caso, y le asigna un responsable que verifique periódicamente su cumplimiento.

Para el caso de las actividades realizadas a través de contratistas, los requisitos

legales aplicables son comunicados desde la etapa de selección, como parte de las
condiciones de la solicitud de oferta. Al momento de suscribir el contrato u orden de
servicio, el Interventor o Supervisor designado incorporará las obligaciones particulares
del caso, que estén relacionadas con la gestión de seguridad y salud ocupacional,
dentro del texto del contrato.

5.5 Seguimiento y evaluación del cumplimiento legal

Periódicamente, se evalúa el cumplimiento de los requisitos para detectar la necesidad

de tomar acciones como resultado de dicha evaluación. El seguimiento y evaluación
del cumplimiento legal, podrá llevarse a cabo por diferentes mecanismos como:

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 Inspecciones: Los responsables de la inspección verifican y documentan el

cumplimiento de la normatividad a través de listas de chequeo y aplican las
instrucciones del procedimiento GSO-P-IP-004 “Inspecciones y
Observaciones Planeadas”.
 Auditorías internas: mediante la aplicación del procedimiento ASG-P-AI-001
“Gestión de auditorías”.

Cuando el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos depende del

contratista, el Interventor o Supervisor del contrato realiza el seguimiento periódico al
cumplimiento y el desempeño del contratista lo plasma cualitativamente en la
evaluación de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002
“Gestión de proveedores”.

5.6 Actualización de la matriz

La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza en los siguientes

casos:

 Cada vez que se expida un nuevo requisito o se elimine uno existente

 Cuando se conozcan modificaciones en los requisitos identificados
 Cuando se crea una nueva unidad de negocio en la cual le aplique requisitos
legales en SySO.
 Cuando se genere cambios en la matriz de identificación de peligros y riesgos
en SySO que tenga implicación legal.

En todo caso, aunque no se llegue a presentar alguna de las anteriores opciones se

revisará la matriz semestralmente.

Los cambios en los requisitos legales y otros requisitos de SySO, son comunicados por
la Vicepresidencia Administrativa quien los divulgara al personal involucrado en el
cumplimiento y de esta manera evitar incumplimientos por desconocimiento de los
mismos.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código del documento Título del documento

GBS-P-GP-002 Gestión de proveedores
ASG-P-AI-001 Gestión de auditorías
GSO-P-IP-004 Inspecciones y Observaciones Planeadas

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7. REGISTROS

7.1 Matriz de requisitos legales y otros requisitos de SySO.

8. ANEXOS

No aplica.

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