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Capitulo 1 PDF
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CONTROL INTERNO
1.1 Definicin
Esta definicin refleja que es un proceso que constituye un medio para un fin, que es
el de salvaguardar los bienes de la entidad. Es y debe ser ejecutado por todas las
personas que conforman una organizacin, no se trata nicamente de un conjunto de
manuales de polticas y formas, sino de personas que ejecutan actividades en cada
nivel de una organizacin. El control interno proporciona solamente seguridad
razonable, no seguridad absoluta, acerca del desarrollo correcto de los procesos
administrativos y contables, informado a la alta gerencia y al consejo de una entidad.
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Norma Internacional de Auditora N 6 evaluacin del riesgo y Control interno, prrafo 8, Sec 400
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Se puede definir al Control Interno tambin como un sistema conformado por un
conjunto de procedimientos, reglamentos y normativa que interrelacionadas entre s,
tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin.
Importancia
Es el plan de organizacin que est adoptado por cada entidad, tomando en forma
independiente un conjunto de procedimientos y acciones preventivas y correctivas
los cuales, establecidos en forma adecuada, apoyan al logro de los objetivos
administrativos como; permitir a la gerencia mantenerse informado de la
administracin de la empresa, coordinar funciones del personal en general, controlar
el logro de los objetivos establecidos, definir que los funciones se estn ejecutando
en forma eficiente y determinar si la entidad y sus colaboradores estn cumpliendo
con las polticas establecidas.
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El Control Interno Contable
1.2 Objetivos
Lo que se espera del Control Interno es que brinde la mayor seguridad para la
consecucin de los objetivos, a travs de la correcta aplicacin de los reglamentos,
polticas y procedimientos establecidos por la alta direccin, quien a su vez debe
actuar como un supervisor para que dichos lineamientos sean cumplidos.
El Control Interno no puede evitar que se realicen malas prcticas por parte de los
colaboradores de una organizacin, sin embargo permite tomar medidas correctivas a
tiempo evitando prdidas importantes a la entidad.
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ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Control Interno y fraudes con base los ciclos transaccionales:
Anlisis del Informe COSO I y II; 2. Edicin, ECOE Ediciones, Bogot Colombia 2006, pag. 19
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Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que
son utilizados por la direccin para una adecuada toma de decisiones.
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prcticas decretadas por la gerencia.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad la mejora continua de
todos los procesos en general.
Adoptar medidas de proteccin para los activos fsicos en forma adecuada.
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las
adecuadas autorizaciones
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organizacin
1.3 Principios
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Preservar el medio ambiente a travs de prcticas amigables con la naturaleza
en los procesos de toda entidad.
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ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Op. Cit., pag. 26
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La eficiencia del ambiente de control depender de los factores que lo determinan.
El grado de desarrollo y excelencia de stos generar la fortaleza o debilidad del
ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organizacin.
El Control Interno por muy bien diseado este slo puede aportar un grado de
seguridad razonable de la consecucin de los objetivos de la entidad, sin embargo
estos se ven afectados por las limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de
control interno.
Ambiente de Control
Valoracin del riesgo
Actividades de Control
Informacin y Comunicacin
Monitoreo
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1.5.1 Ambiente de Control.
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad,
que a su vez genera conciencia de control de sus empleados y dems colaboradores.
En este elemento se fundamentan los dems componentes del control interno,
generando parmetros de disciplina y estructura. Incluyen aspectos como la
integridad, valores ticos y competencia en el personal de la compaa
Los principales factores del ambiente de control son, la integridad y los valores
ticos, los incentivos y las tentaciones, la comunicacin con orientacin moral,
compromisos para la competencia, estos puntos reflejan la filosofa y estilo de la
direccin, la estructura y el plan organizacional. Dentro de estos tambin
encontramos al Consejo de directores o comit de auditora, la asignacin de
autoridad y responsabilidades que estn estrechamente ligadas con los reglamentos y
los manuales de procedimiento; las polticas y objetivos establecidos; y el grado de
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MANTILLA B. Samuel Alberto, Control Interno: Informe COSO, ECOE Ediciones, Bogot -
Colombia 2007, p.25
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documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que
contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
Integridad y valores ticos.- Tiene como propsito establecer los valores ticos y
de conducta que se espera de todos los miembros de la organizacin durante el
desempeo de sus actividades, ya que la efectividad del control depende de la
integridad y los valores del personal que lo disea, y le da seguimiento5
Estos valores compartidos por la direccin, deben ser comunicados con el ejemplo,
estos van a enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su
integridad y su compromiso personal. Estos son esenciales para el Ambiente de
Control ya que el sistema de Control Interno se sustenta en los valores ticos, que
definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores se enmarcan en la moral de
los colaboradores de una entidad por lo que van ms all del solo cumplimiento de
las leyes, reglamentos y normativa en general.
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ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Op. Cit., pag. 27
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Incentivos y tentaciones: Segn estudios acerca de comportamiento organizacional
realizados, la posibilidad que la informacin financiera contenga datos fraudulentos
se deben a factores organizacionales, como el ofrecimiento de fuertes sobornos, esto
depende en gran parte de la direccin con la que cuenta la entidad. Muchas veces
esto se produce por la alta exigencia de generar altos resultados, presentacin de
informacin muy favorable para conseguir mayor valor de la entidad, otorgamiento
de prstamos por parte de las entidades financieras, o mostrar una informacin cuya
rentabilidad sea menor a la real para generar inferiores a los legales en el pago de
impuestos.
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MANTILLA B., Samuel Alberto, Op. Cit., p.29
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Que la alta direccin pueda ensear con el ejemplo tampoco es un tema sencillo,
muchas personas cometen grandes errores, sin embargo, lo importante es que puedan
comunicar las acciones ticas a travs de la correccin de esos errores, cuyo pas es
admitirlo y reflejarse como seres humanos que pueden fallar, y por ltimo tomar
medidas para que estos problemas no se vuelvan a suscitar.
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El Directorio debe contar con miembros que deben ser objetivos, capaces e
inquisitivos, tener un alto grado de conocimiento de las actividades que desarrolla
entidad y del medio en que acta y aplicar el tiempo necesario para satisfacer las
responsabilidades del Directorio. Deben utilizar los recursos en la medida necesaria
para investigar cualquier punto de inters para la entidad que consideren importante
y tener un amplio nivel de comunicacin abierto con todo el personal de la empresa,
auditores internos y externos, y asesores legales.
Los directores o miembros de la alta direccin muchas veces realizan sus funciones a
travs de comits o comisiones, los cuales tienen a su cargo tareas especficas de la
entidad, estas tareas deberan contar con el suficiente grado de complicacin como
para ser tratados a este nivel. Bajo su responsabilidad estn las medidas adoptadas las
cuales deben ser adecuadas y coherentes.
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ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Op. Cit., pag. 28
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Toda actividad influir de forma diferente a la entidad dependiendo del estilo que
sta adopte. Este estilo puede ser prudente o imprudente, o tambin puede decirse
que una direccin es conservadora o agresiva en su actuar
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ESTUPIANB.,
MANTILLA GAITN,
Samuel Rodrigo, Op.Cit.,
Alberto, Op. Cit.,p.31
pag. 28
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Con este proceso se agrupan actividades de trabajos anlogos y se combinan de
manera lgica, para esto hay diferentes criterios, por funcin, por producto y en
forma matricial. El criterio que adopte cada empresa depender del tamao de la
organizacin y el campo en que se de desarrolla. Realizada la departamentalizacin
se deben asignar actividades a esos departamentos; esto puede ser definido por
diferentes criterios como semejanza, por el mximo uso, por oposicin de intereses o
tambin por el inters de la alta direccin. Estas actividades se dividen en
financieras, administrativas y operacionales.
Estas prcticas se llevan a cabo cuando se crea la necesidad por una de las reas de la
entidad, posterior se realiza un proceso de reclutamiento donde se receptan las
solicitudes de varios aspirantes, a los cuales se les efecta entrevistas formales, se les
realiza evaluaciones aptas para las funciones que realizarn, y se procede a realizar la
contratacin. Una vez realizada la contratacin se le debe dar una adecuada
capacitacin en lo referente a la ejecucin de sus funciones as como las polticas y
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MANTILLA B., Samuel Alberto, Op. Cit., p.33
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principios establecidos por la administracin. El proceso no termina all es
importante realizar evaluaciones peridicas, en caso de merecimientos realizar
promociones y entregar una adecuada remuneracin.
De acuerdo con la NIA 6 Evaluacin del riesgo y control interno, se debe elaborar
una evaluacin de los riesgos inherente y de control para los puntos importantes que
se presentan ya sea a nivel de estados financieros, como de procesos administrativos
y financieros.
Para la valoracin del riesgo se deben tener establecidos los objetivos, ya que los
riesgos amenazan el cumplimiento de estos, por lo que la gerencia deber tomar las
acciones necesarias para identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para
manejarlos.
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Existen diferentes categoras de objetivos, de acuerdo a lo que explica Samuel
Mantilla en su libro Control Interno - informe Coso, los cuales son:
Los controles internos efectivos generan una seguridad razonable de que los
objetivos de informacin financiera y de cumplimiento sern alcanzados, ya que la
administracin los puede controlar.
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cumplimiento y xito y la manera en que se reporta el avance de los resultados y se
implementa las acciones para corregir errores.
Identificacin de Riesgos:
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de Deteccin
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Riesgo Inherente.- Es la ausencia de procesos o la mala aplicacin de los
mismos en los procedimientos de la empresa que pueden provocar errores de carcter
significativo, suponiendo que no hubo controles internos relacionados.
Los entornos econmico, industrial y legal cambian y las actividades de las entidades
lo hacen en conjunto a travs de una evolucin. Se deben implementar mecanismos
para detectar tales cambios y reaccionar ante ellos
Las actividades de control son las polticas y procedimientos, son acciones de las
personas para implementar las polticas para ayudar a asegurar que se estn llevando
a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los
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riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categoras, basadas en la
naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones,
informacin financiera, o cumplimiento.12
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MANTILLA B., Samuel Alberto, Op. Cit., p.59
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Norma Internacional de Auditora N6 Evaluacin del riesgo y Control interno, prrafo 20, Sec 400
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Actividades Administrativas.- Son revisiones que realiza la administracin a las
actividades que son desarrolladas por el personal de la compaa, a travs de
indicadores de desempeo, los cuales indican el aporte de estas actividades a la
consecucin de los objetivos generales.
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procedimientos establecidos, que hace posible controlar las actividades de la entidad
tanto internas como las externas que le puedan afectar.
Informacin.
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MANTILLA B., Samuel Alberto, Op. Cit., p.71 - 72
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Toda informacin obtenida debe mantenerse guardada por un tiempo prudente,
especialmente si es una entidad que est sujeta a cambios continuos, el tiempo ser
determinado por las necesidades de revisiones pasadas o comparaciones que posea la
compaa.
Las nuevas estrategias pueden representar un gran beneficio para las entidades,
generalmente les ofrecen utilidad no solamente para la compaa si no para sus
usuarios o clientes, quienes se ven beneficiados por el valor agregado. As tambin
le permite generar ahorros en compras, obtencin de candidatos para proveedores, y
ventas.
La integracin con las operaciones se genera por el avance tecnolgico, esto se puede
observar cuando las operaciones desarrolladas por una unidad se interrelaciona con
las que realiza otra, por ejemplo, las ejecutadas por el departamento de logstico con
las realizadas por el rea financiera, lo que permitir que el proceso de las
importaciones sea ms eficiente, que la mercadera se libere en forma oportuna de
aduana, asegurando la disponibilidad de los inventarios para la venta, logrando una
mejor programacin en la venta y distribucin del producto lo que permitir
planificar la rotacin de inventario y as disminuir el nmero de das de inventario,
generando ahorro para la compaa.
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Comunicacin.
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conocer en forma palpable los requisitos de los clientes o usuarios, y tambin las
posibles mejorar que se pueden implementar en la compaa.
Es importante que todos los colaboradores de una entidad adicional del conocimiento
de sus funciones, sepan tambin como repercute su trabajo en el desempeo de otras
personas o departamentos, esto sensibiliza a las personas con las necesidades de los
dems y en post de la concesin de los objetivos generales.
1.5.5 Monitoreo
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La evaluacin debe conducir a la identificacin de los controles dbiles,
insuficientes e innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su
robustecimiento e implantacin. Esta evaluacin puede llevarse a cabo de tres
formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la
organizacin; de manera separada por personal que no es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades y mediante la combinacin de las dos formas
anteriores.16
Esta es una importante tarea para la administracin, para medir la eficiencia de las
acciones tomadas y determinar el grado de aporte que gener la implementacin o
mejora del Sistema de Control Interno.
Ongoing
Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control
interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actores regulares de
administracin y supervisin, comparaciones, conciliaciones y otras acciones
rutinarias17
El monitoreo debe ser realizado por personas que tengan a su carga una funcin de
supervisin dentro de la entidad, quienes determinan la efectividad de los controles
para las actividades a su cargo, que se da en el transcurso de las operaciones. Este
monitoreo incluye actividades normales de direccin y supervisin, como otras
actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones.
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ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Op. Cit., pag. 38
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MANTILLA B., Samuel Alberto, Op. Cit., p.83
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En el caso de un hallazgo, estos deben ser documentados adecuadamente e
informados de forma inmediata a la administracin con el fin de que esta tome
medidas correctivas y a la vez preventivas para evitar vuelva a suceder.
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Norma Internacional de Auditora N6 Evaluacin del riesgo y Control interno, Sec 400
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Segn el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la informacin
informalmente pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad
implicada como las autoridades superiores. Pero siempre el informe debe estar
dirigido a la administracin.
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