C.P.C.C. Rafael J.

Aguilar Salinas Documentacin Contable

DOCUMENTACIN MERCANTIL

Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma tcnica a todos

los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de
constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las
empresas.(1)

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la

operacin se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre
las dos partes que han efectuado una operacin comercial. Puede ser el ticket que
emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho
una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo
al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso
describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las
posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no

solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que
puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con los
documentos internos que utiliza la empresa.

Estos documentos mercantiles se envan al departamento de contabilidad

donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la
empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos.

En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de

las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al
banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.
Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible
que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos
de naturaleza mercantil.

(1) GIRALDO JARA, Demetrio Documentacin mercantil teora y prctica, Editora Fecat 2007 p. 15
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En conclusin, podemos decir que: documentacin mercantil es toda

constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que servir
para: certificar o probar un hecho desde el punto de vista legal.

Importancia

La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas

especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y
conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles.

An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre

dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o
exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como
pudiera ser la de reclamar al departamento de compras, haciendo mencin de la
fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido
dentro del plazo establecido.

a. Sirve para contabilizar las operaciones realizadas.

b. Constituye el orden y la organizacin de las empresas.
c. Sirve para conocer al dueo de los bienes, derechos y valores.
d. Sirve de prueba en casos de juicio entre dos o ms personas.
e. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

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PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES

Documentos internos

Recibos ingresos y egresos.

Vale de entrada y salida.
Solicitud de compra.
Orden de compra.
Proforma.
Notas de pedido.
Tarjetas de control de almacn.

Comprobantes de pago

Factura.
Recibo por honorarios.
Boletas de venta.
Liquidacin de compra.
Ticket o cinta emitida por mquina registradora.
Nota de Crdito y Dbito.
Gua de Remisin - Remitente.
Gua de Remisin - Transportista.
Comprobante de Retencin.
Comprobante de Percepcin.

Ttulos valores

Letras de cambio.
Pagar.
Factura Conformada.
Cheque

Documentos bancarios

Nota de dbito bancario.

Nota de crdito bancario.
Estado de cuenta corriente.

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